Modelo de fatura por horas trabalhadas

A fatura é um documento essencial para que freelancers e agências possam administrar seus negócios corretamente. Além de ser organizado e garantir que os clientes paguem em dia, as autoridades podem insistir que você prepare e mantenha registros de suas faturas para fins de relatórios financeiros.

As faturas são utilizadas para detalhar e registrar uma transação entre um comprador (cliente) e um vendedor (consultor freelancer). Uma fatura típica por horas trabalhadas contém um resumo dos serviços prestados e o valor cobrado por esses serviços.

Normalmente, seus clientes esperariam receber uma fatura sua quando você concluísse um projeto. Muitas vezes, porém, você terá clientes com os quais assinará um tipo diferente de contrato. O contrato pode estipular que você só envie uma fatura pelas horas trabalhadas. Isso tem suas vantagens. Isso também traz alguns riscos. É importante que você se familiarize com esse tipo de acordo para obter o máximo benefício dele.

1. O que deve constar em uma fatura por horas trabalhadas?

Existem diferentes modelos e formatos de faturas para freelancers disponíveis online à sua escolha. No entanto, alguns podem conter informações menos críticas do que outros. Portanto, para selecionar uma fatura adequada para horas trabalhadas, por exemplo, você precisa saber o que uma boa fatura deve conter.

Abaixo estão algumas informações que compilamos para você a partir de nossas descobertas.

• Serviço prestado – O campo “Serviço prestado” é importante porque permite organizar suas contas de uma forma que o cliente possa entender facilmente. Substitui o campo do produto em outros tipos de faturas, como faturas de comércio eletrônico. Outros nomes para isso são nome do projeto ou nome da tarefa.
• Unidade de medida – O campo unidade de medida substitui o campo quantidade em outras faturas. Geralmente é em horas de trabalho.
• Horas trabalhadas – Este campo é usado para registrar o tempo dedicado ao trabalho em um projeto. É registrado em horas, mas depende do acordo com seus clientes.
• Taxa horária – Este campo registra a taxa acordada com seu cliente pelos seus serviços freelance.
• Valor líquido – Este campo é o valor faturado ao cliente antes dos impostos. É calculado a partir da multiplicação das horas trabalhadas pela taxa horária.
• IVA – O campo é onde você registra o imposto sobre o valor agregado, que depende do seu país. Procure descobrir a taxa aplicável no seu país.
• Valor total – Este é o valor real que seu cliente deverá pagar. É obtido pela adição do IVA ao valor líquido.

2. Duas dicas importantes sobre modelos de fatura para horas trabalhadas

Antes de prosseguir com a preparação de uma fatura como freelancer, você pode usar as dicas abaixo. Essas dicas são importantes, mesmo que você esteja usando uma fatura por horas trabalhadas, exemplo ou modelo.

2.1. Escolhendo uma taxa horária

Escolher a taxa horária para seus serviços freelance pode ser muito desafiador. Embora você queira permanecer competitivo no setor, também deseja cobrar honestamente por seus esforços. Além das horas faturáveis, você pode querer cobrar pelo seu esforço durante as horas não faturáveis.

Por exemplo, você pode aprimorar habilidades adicionais durante as horas não faturáveis para poder oferecer serviços de qualidade aos seus clientes. É uma boa prática levar isso em consideração na sua taxa horária.

2.2. Usando um rastreador de tempo

Uma tarefa importante que preocupa os consultores freelancers é o controle das horas faturáveis. Muitos freelancers têm diferentes meios que empregam para fazer isso. Embora alguns desses meios sejam manuais, outros são automatizados. Embora você possa obter o mesmo resultado independentemente do método utilizado, é importante compreender que o método manual (anotar as horas trabalhadas e usar o MS Excel para registrá-las) não é o mais adequado.

Você pode esquecer de anotar algumas horas faturáveis ou até mesmo cometer erros ao inserir dados no MS Excel ou no Google Sheets. Portanto, nosso conselho é que você utilize um software de controle de tempo que rastreie automaticamente o tempo que você dedica a cada tarefa. Observe que softwares como esse podem até mesmo calcular a conta dos seus clientes, desde que você forneça a tarifa. Assim, torna-se fácil preparar uma fatura usando um exemplo de fatura por horas trabalhadas.

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3. Controle o tempo antes de criar uma fatura pelas horas trabalhadas

A primeira coisa que você precisa fazer é encontrar uma ferramenta confiável para controlar o tempo gasto em cada projeto. Essa é a sua melhor opção para converter as tarifas horárias na fatura que você precisa enviar ao cliente. Encontre essas ferramentas na Internet. Caso não consiga encontrar as ferramentas, você sempre pode anotar tudo manualmente em um pedaço de papel. Como alternativa, você sempre pode contar com uma planilha do Excel para ajudá-lo a manter registros precisos.

4. Calcule as horas faturáveis ao preparar um modelo de fatura para as horas trabalhadas.

Também é importante saber como calcular as horas faturáveis. Isso requer que você compreenda o valor do seu tempo. Caso contrário, você pode acabar deixando algumas horas sem faturamento, o que afetaria negativamente seus ganhos. Uma hora faturável refere-se ao tempo que você reserva, dedica e gasta no projeto, que você pretende cobrar dos clientes. Obviamente, a taxa nunca pode ser diferente daquela que consta no contrato que você assinou com o cliente.

5. Separe as horas dedicadas aos projetos de todas as outras atividades ao preparar a fatura pelas horas trabalhadas.

Pode ser difícil para você preparar a fatura pelas horas trabalhadas, especialmente se for a primeira vez. No entanto, você pode tomar algumas medidas para tornar a tarefa muito mais fácil e simples para você. Primeiro, você deve controlar as horas dedicadas ao projeto do cliente. Separe essas tarefas do tempo que você dedica a outras atividades. Por exemplo, não cobre dos clientes sempre que ligar para pedir esclarecimentos. Cobre apenas pelo tempo que você dedicar ao trabalho propriamente dito.

6. Escolha como cobrar os clientes usando o modelo de fatura por horas trabalhadas.

Também seria crucial para você determinar como pretende cobrar o cliente. Mais uma vez, o contrato que vocês dois assinaram deve ser claro sobre essa questão para evitar mal-entendidos, confusão e frustrações entre vocês. Suas opções incluem cobrança por hora. A outra opção é cobrar por projeto. Alguns projetos são mais bem cobrados por hora. Cobre outros projetos somente depois de concluí-los a contento do cliente.

• Os prestadores de serviços preferem cobrar taxas por hora.
• As tarifas por hora são as melhores para a rentabilidade. Eles também aumentam a transparência.
• Cobrar por projeto mostra aos clientes que você sabe o que tem a oferecer.
• As taxas não são fixas. Altere-os com base nos clientes que você conquistar, à medida que o negócio crescer.

7. Considere o trabalho não faturável ao preparar sua fatura pelas horas trabalhadas.

Agora que você está preparando uma fatura pelas horas trabalhadas, também seria prudente saber o que fazer com as horas não faturáveis. Antes de decidir o que fazer, seria bom entender que sua empresa precisa continuar prestando serviços semelhantes ou melhores aos clientes hoje e no futuro. Para que isso aconteça, você teria que ganhar dinheiro. Portanto, talvez seja necessário incluir uma pequena fração do trabalho não faturado na fatura.

8. Estude diferentes modelos de fatura para horas trabalhadas

Encontre o maior número possível de modelos de fatura por horas trabalhadas. Estude-os. Familiarize-se com o conteúdo deste tipo de fatura. Pesquise na Internet para ver se consegue encontrar modelos gratuitos, caso não tenha condições de comprar os modelos premium. Você se lembra do ponto sobre o controle de tempo? Facilite seu trabalho automatizando esse processo para evitar erros associados ao registro manual das horas.

Aprenda a preparar uma fatura pelas horas trabalhadas, pois elas podem sustentar e fazer crescer o seu negócio.

9. Como criar um modelo de fatura para horas trabalhadas

Os freelancers são prestadores de serviços individuais que trabalham por hora e precisam enviar aos clientes uma fatura pelas horas trabalhadas para receberem o pagamento. Se você é um especialista que cobra por hora, cada minuto do seu tempo é valioso e deve ser recompensado. A fatura com tarifa horária detalha as horas úteis dedicadas a uma determinada tarefa em troca de uma compensação monetária. Você deve ter acordado com o cliente uma taxa horária justa pelo seu serviço antes de enviar a fatura pelas horas trabalhadas.

Você deve considerar o acompanhamento das horas trabalhadas com uma ferramenta confiável para converter o tempo gasto em um projeto em taxas. Um software freelancer de controle de tempo e faturamento ajudaria você a organizar seus projetos nos mínimos detalhes, enquanto você fatura seus clientes com facilidade.

10. Requisitos de uma fatura por horas trabalhadas

Todo o tempo dedicado a uma tarefa por freelancers que trabalham por hora deve ser contabilizado. Portanto, é essencial aprender a formatar e enviar rapidamente as faturas aos clientes. Baixar um modelo de fatura por horas trabalhadas é outra opção para economizar tempo e se concentrar nas atividades principais do seu negócio. No entanto, você deve estar familiarizado com um modelo de fatura adequado para ajudá-lo a selecionar um. Consulte as seções relevantes de um modelo que você deve usar.

10.1. Cabeçalho

É aqui que você insere o nome da sua empresa e o endereço de contato. Inclua a data em que criou a conta e um número de fatura exclusivo.

10.2. Detalhes do cliente

A fatura deve conter um campo para o endereço de contato do cliente, endereço de e-mail, número de telefone e site.

10.3. Detalhes do serviço

Este campo é onde você descreve os detalhes da oferta de serviços em sua fatura por horas trabalhadas, em oposição aos detalhes do produto para faturas de comércio eletrônico.

10.4. Horas trabalhadas

As horas faturáveis são registradas neste campo.

10,5. Tarifa horária & valor líquido

Aqui é onde você inclui a taxa por hora e soma as taxas antes dos impostos.

10.6. IVA

Você registra a taxa de imposto sobre valor agregado neste campo, e o valor é específico para cada país.

11. Dicas para criar uma fatura por horas trabalhadas

Um dos muitos desafios que os freelancers enfrentam é quanto cobrar por uma hora de trabalho. Desde o início de um projeto, você precisa decidir um valor justo a cobrar pelo seu trabalho, mantendo-se competitivo para atrair mais clientes.

11.1. Use um rastreador de tempo antes de preparar a fatura pelas horas trabalhadas.

A primeira coisa que vem à mente antes de trabalhar em um projeto deve ser como controlar as horas trabalhadas de forma eficaz. Embora o MS Excel e outros métodos manuais possam ajudar, o uso de um aplicativo inteligente eliminaria as chances de erros, especialmente quando você trabalha por muitas horas. Existem rastreadores de tempo online e softwares de faturamento para ajudar a organizar seu trabalho e converter seu esforço em uma taxa horária em uma fatura pelas horas trabalhadas. Alguns desses aplicativos geralmente possuem modelos integrados para automatizar cálculos de horas e impostos, deixando você com mais tempo para se concentrar no seu trabalho.

11.2. Calcule as horas faturáveis ao elaborar a fatura pelas horas trabalhadas.

Também é fundamental que você entenda como cobrar seu cliente quando se trata de horas faturáveis. Uma hora faturável é o tempo que você dedicou a um projeto pelo qual cobra do cliente. A hora faturável e a taxa cobrada são baseadas em um acordo contratual entre você e seu cliente. Profissionais como advogados e contadores frequentemente assinam contratos que definem métodos de cobrança com os clientes no início de um projeto. Nesses casos, uma hora faturável pode não ser uma hora real em si, mas a soma das horas registradas arredondadas para o incremento de tempo mais próximo acordado.

11.3. Considere as horas não faturáveis para sua fatura de horas trabalhadas.

Alguns freelancers utilizam as horas não faturáveis para investir e aprender novas habilidades, para que possam oferecer serviços de alta qualidade aos clientes. Sua taxa e, consequentemente, a fatura pelas horas trabalhadas devem refletir essas horas para sustentar seu negócio. No entanto, essa é uma decisão comercial que você deve tomar, dependendo do seu objetivo e da sua estratégia de preços.