Como contratar os melhores assistentes virtuais para sua agência e crescer

Se você já passou por um momento difícil no trabalho, saiba que não está sozinho. A sobrecarga de trabalho é a principal causa de esgotamento no trabalho, e a UiPath descobriu que dois terços dos funcionários de escritório acreditam que as tarefas repetitivas ocupam a maior parte do seu dia.

Isso pode parecer ser sua função como proprietário ou gerente de uma agência. Você sempre tem mais dados para analisar, leads para acompanhar e KPIs para monitorar. Mas as minúcias da entrada de dados ou garantir que todas as tarefas estejam ocorrendo dentro do prazo impedem você de se concentrar em fazer o que ama.

É aí que entram em cena os VAs para agências (assistentes virtuais). São profissionais extremamente qualificados cuja única função é facilitar a sua vida, assumindo tarefas que você não tem tempo ou experiência para realizar rapidamente.

No entanto, você pode ter tido uma experiência negativa ao tentar contratar um assistente virtual online, apenas para descobrir que ele não conseguia realizar efetivamente o trabalho que você solicitou. Embora isso seja certamente uma possibilidade, a realidade é que existem cerca de 100.000 vagas de emprego para assistentes virtuais somente no Ziprecruiter. Isso significa que outras agências estão procurando ativamente por assistentes virtuais.

Então, o que torna essa posição tão lucrativa? Vamos descobrir.

VAs para agências: quando as necessidades exigem

As agências precisam lidar com uma grande quantidade de informações. Clientes. Relatórios. Tendências atuais. Pesquisas mais recentes. Mesmo com o avanço da IA, ainda é necessário o ser humano. Eles precisam analisar cuidadosamente as informações fornecidas pelos assistentes de IA e criar conteúdo útil para a empresa usar.

Vamos analisar as necessidades mais comuns de muitas agências nas quais um assistente virtual pode se encaixar perfeitamente.

Gerenciamento de calendário

Em sua essência, a função do assistente virtual é uma extensão natural — e uma evolução — da função tradicional do assistente pessoal, realizada pessoalmente. Embora um assistente virtual não possa buscar seu café e suas roupas na lavanderia, ele pode gerenciar remotamente suas tarefas diárias relacionadas ao negócio. Considere, por exemplo, o gerenciamento de sua agenda, como compromissos, reuniões e planos de viagem.

Com o advento de aplicativos online que oferecem integração perfeita com calendários, como o Bonsai, você pode dar a um assistente virtual acesso ao seu calendário e permitir que ele gerencie ou programe o dia da sua equipe de acordo com suas necessidades e a disponibilidade dos membros.

Comunicações

Um assistente virtual pode ser uma excelente ponte entre seus funcionários e clientes. Eles podem gerenciar sua conta de e-mail comercial, garantindo que você receba as perguntas mais urgentes e removendo todo o spam que você, sem dúvida, recebe como empresa. Além disso, se eles estiverem em um fuso horário diferente do seu, podem dar a impressão de respostas 24 horas por dia e responder às perguntas do seu cliente ou fornecer atualizações.

Organização

Manter seus arquivos e documentos organizados é uma habilidade em si. O advento do armazenamento em nuvem significa que você pode digitalizar gradualmente os registros críticos da sua empresa. Ele também permite que você envie versões digitais dos contratos da agênciapara seus clientes e mantenha os arquivos do projeto em um drive online.

Se você trabalha em projetos que exigem ampla colaboração entre os membros da equipe, um assistente virtual pode acompanhar as versões dos documentos e armazená-las separadamente para facilitar o arquivamento.

Pesquisa e relatórios

Uma das partes mais importantes de ser proprietário de uma empresa é ter um plano de negócios sólido e objetivos comerciais claramente definidos. Sem eles, você corre o risco de tomar decisões ambíguas que não farão sua agência crescer e podem levá-lo a problemas financeiros. Na verdade, o planejamento e o acompanhamento inadequados são algumas das razões mais comuns pelas quais as empresas fracassam nos primeiros anos de existência.

Mas, muitas vezes, você não tem tempo para analisar os números dos seus projetos e da contabilidade para determinar se está no azul e se os KPIs da sua agência estão alinhados com suas metas. Felizmente, se você tiver um software de CRM e gerenciamento de projetos altamente eficiente, essas informações geralmente podem ser encontradas em algum lugar em seus bancos de dados. Então, tudo o que você precisa fazer é pedir ao seu assistente virtual para inserir mais informações necessárias com base nas tendências que ele consegue identificar e compilá-las em um relatório legível.

Adicione as maravilhas do processamento de dados assistido por IA e você poderá economizar horas do seu valioso tempo. Os assistentes virtuais para agências podem ser pessoas altamente qualificadas e com formação superior. Mas você precisará reservar um orçamento maior para a função e mais tempo para encontrar a pessoa certa para a empresa.

Revisão e finalização do projeto

Às vezes, tudo o que você precisa é de um segundo par de olhos para garantir que os projetos que você envia aos clientes estejam à altura. Esta não é uma tarefa que exija muitos recursos, mas sua mente pode estar focada em outras coisas. Ter outra pessoa revisando seus materiais pode oferecer uma perspectiva diferente e evitar que erros apareçam no trabalho da sua equipe.

Se você tiver um pipeline de projetos bem estruturado — graças a um software que rastreia suas tarefas com eficiência —, poderá criar uma lista de verificação final abrangente para o seu assistente virtual. Eles podem analisar e garantir que todas as exigências do cliente sejam consideradas. Então, basta enviar o produto finalizado e sua agência terá concluído mais um projeto com sucesso.

Project Management

Gerenciar adequadamente os projetos da sua equipe geralmente é um trabalho em tempo integral. É tão importante que 59% dos gerentes de projeto trabalham em mais de um projeto ao mesmo tempo e 89% das organizações têm um escritório de gerenciamento de projetos.

Se você é uma agência pequena, provavelmente não tem orçamento ou necessidade para um cargo de gerente de projetos em tempo integral. Felizmente, você pode encontrar assistentes virtuais para trabalhos em agências que são especializados em gestão (às vezes até com diploma na área em que você trabalha). Eles podem trabalhar em tempo parcial para sua empresa, a fim de garantir que todos os membros da equipe estejam em sintonia em todos os projetos que você estiver executando no momento.

Geração de leads

Você pode precisar de ajuda para encontrar o próximo grande cliente que levará sua agência ao sucesso. Se o seu site estiver gerando algum tráfego, você pode pedir ao seu assistente virtual para rastrear esses leads e inserir todas as informações relevantes de contato e da empresa no seu software de CRM. Depois disso, você pode deixar sua equipe de vendas cuidar do resto.

Recrutamento

Quando você publica um novo anúncio de emprego no LinkedIn ou em outros sites de emprego online, é provável que receba muitas candidaturas que não parecem estar relacionadas com a função que realmente publicou. Se você não dispõe de recursos para um departamento de RH completo, pode contratar um assistente virtual para analisar as candidaturas. Eles eliminarão os candidatos inadequados e criarão um banco de dados com os candidatos promissores. Você também pode fornecer a eles um esboço geral do trabalho, e eles podem fazer parte do recrutamento ou realizar o teste de triagem inicial.

Além disso, depois que seu assistente virtual estiver na equipe por mais tempo, ele provavelmente aprenderá os meandros da cultura da empresa. Eles compreenderão os requisitos específicos para suas funções que não constam na descrição oficial do cargo. Esses assistentes virtuais podem ser defensores eficazes do seu negócio e garantir que você obtenha os talentos que se encaixam tanto nos aspectos técnicos quanto culturais da sua empresa.

Teste de produtos

Se você está experimentando um novo software de gerenciamento de projetos para agências de publicidade, geralmente é uma ótima ideia testar todos os seus recursos. Isso é especialmente importante antes de se comprometer totalmente e envolver todos os membros da sua equipe. Para evitar a perda de produtividade causada pela necessidade de seus funcionários se familiarizarem com um sistema que talvez você nem venha a usar, você pode testar o software com um assistente virtual. Eles poderão relatar se os recursos funcionam conforme o esperado e se a ferramenta lida bem com a colaboração (dica: o Bonsai é excelente nisso).

Então, quando você fizer os testes preliminares, seu assistente virtual poderá ajudá-lo a resolver quaisquer problemas de integração e fornecer assistência e treinamento mais personalizados para os membros da sua equipe. Isso libera seu tempo para garantir que o novo sistema funcione bem e não interrompa seus projetos em andamento, caso eles estejam sendo transferidos.

Marketing nas redes sociais

Não ter presença nas redes sociais na era digital é um dos maiores erros que uma empresa pode cometer. Mas talvez você não tenha todo o conhecimento necessário para operar a mais nova plataforma de mídia social da moda. Felizmente, muitos assistentes virtuais para agências são qualificados e experientes em marketing de mídia social e estão disponíveis para ajudar.

Você pode delegar a maior parte do trabalho de divulgação nas redes sociais e no site a eles e se concentrar no que sua equipe faz de melhor: ajudar seus clientes a obter resultados.

Assistência em comércio eletrônico

Se sua agência estiver operando uma plataforma de comércio eletrônico ativa, será necessário acompanhar de perto o estoque e as listas de produtos para garantir que as pessoas possam encontrar seus produtos e comprá-los. Com o estado do comércio eletrônico em constante mudança, você precisa de uma pessoa dedicada para analisar o mercado e garantir que seus produtos estejam nos primeiros resultados da página da web.

Os assistentes virtuais também podem lidar com o atendimento ao cliente, especialmente se você aproveitar o fato de que eles vivem em um fuso horário diferente e podem responder quando o resto da sua equipe está fora.

Como encontrar assistentes virtuais para trabalhos em agências

Existem algumas rotas principais a seguir ao procurar um novo assistente virtual para sua agência:

• Quadros de anúncios de emprego (LinkedIn, Indeed, ZipRecruiter, Glassdoor)
• Plataformas de “gig” (Upwork, Fiverr, Toptal, Jooble, People Per Hour, etc.)
• Redes sociais
• Assistentes virtuais e agências de terceirização

Cada abordagem traz consigo um conjunto de benefícios e desafios a serem superados.

Os sites de anúncios de emprego são talvez o método mais “tradicional” para encontrar um novo assistente virtual. No entanto, a maioria dos sites de emprego é voltada para os Estados Unidos. mercado, com as opções de descrição de cargos remotos do LinkedIn sendo um pouco insuficientes. Se você deseja encontrar um nativo dos EUA assistente virtual para garantir que você esteja aproximadamente no mesmo fuso horário, essa é uma das melhores opções. Como bônus, a maioria dos conselhos tem um processo de candidatura simplificado e altamente regulamentado, que permite identificar imediatamente os melhores candidatos e simplificar o recrutamento.

Os sites de trabalhos temporários e freelancers são talvez a primeira coisa que vem à mente quando você deseja contratar pessoas fora do seu país. A maioria dos sites populares tem muitas pessoas prontas e dispostas a serem seus assistentes virtuais. Os sistemas de pontuação, classificação e avaliação deles podem lhe dar uma ideia do trabalho deles antes mesmo de você clicar no botão “Contato”.

Ainda assim, não existe um sistema de seleção real para garantir que você esteja contratando um ótimo candidato, então você pode acabar passando algumas semanas experimentando um assistente virtual após o outro. Por outro lado, os freelancers mais novos estão mais dispostos a trabalhar por menos dinheiro se não tiverem um perfil desenvolvido para entrar no mercado.

A triagem nas redes sociais segue um padrão semelhante ao das recomendações boca a boca. Você pode conseguir um assistente virtual excelente por meio de alguns de seus conhecidos. Mas é provável que a maioria das pessoas que você conhece não vá abrir mão de seu assistente virtual, se puderem evitar. Em vez disso, é mais provável que eles lhe deem dicas sobre quem não contratar.

Por último, existe a opção de trabalhar com uma agência de assistentes virtuais. É uma das opções mais consistentes, uma vez que as agências acompanham de perto todos os assistentes virtuais que trabalham com elas. Eles também podem recomendar mais facilmente pessoas que correspondam às necessidades da sua empresa. As agências ficam com uma parte do lucro, por isso os assistentes virtuais contratados por meio de uma agência provavelmente custarão mais do que se você encontrasse um freelancer independente.

Embora isso possa fazer com que pareça uma opção pouco atraente se você estiver com o orçamento apertado, lembre-se de que as boas agências geralmente têm um histórico comprovado por um motivo. O seu leque de talentos também é muito mais vasto do que aquele que poderá encontrar em sites de trabalhos temporários.

No final das contas, tudo depende do orçamento que você tem para a função e das necessidades da sua empresa. As responsabilidades dos assistentes virtuais no trabalho em agências podem variar bastante. Portanto, pode ser um pouco desafiador encontrar o ajuste perfeito na primeira tentativa se você optar por seguir o caminho independente. Mas, se você definir claramente os requisitos do trabalho e investir um pouco de tempo para conhecer um ao outro, pode ser um investimento que vale a pena.

Você deve contratar os EUA? ou assistentes virtuais estrangeiros?

Há um debate em curso sobre as vantagens e desvantagens de contratar assistentes virtuais estrangeiros em comparação com o uso de americanos nativos para realizar o trabalho.

A vantagem mais citada dos assistentes virtuais estrangeiros para o trabalho em agências é que eles são, em média, muito mais baratos do que os seus equivalentes nos Estados Unidos. contrapartes. Se você for diligente na busca por um freelancer independente, poderá pagar apenas US$ 2 por hora por um assistente virtual estrangeiro das Filipinas. Este valor é um pouco atípico, mas normalmente você precisará gastar menos de US$ 10 por hora em trabalhos de assistente virtual não especializados realizados em um país estrangeiro. Isso representa uma fração do salário mínimo nos Estados Unidos. e só é possível porque outros países têm custos de vida drasticamente mais baixos.

No entanto, isso não significa que os assistentes virtuais de outros países não sejam tão bons quanto os americanos nativos. Na verdade, mais da metade deles possui diploma universitário e, muitas vezes, habilidades adicionais que os tornam muito procurados.

Como benefício adicional, se você contratar um assistente virtual do outro lado do mundo, ele terá um horário de trabalho diferente do seu. Se as necessidades da sua empresa não exigem cooperação total com outros membros da equipe em tempo real, um assistente virtual pode responder às solicitações urgentes dos clientes fora do horário comercial. Em última análise, isso significa manter sua empresa funcionando durante todo o dia.

Outros países também costumam ter feriados diferentes dos dos EUA. Assim, um assistente virtual estrangeiro — por exemplo, das Filipinas — pode acompanhar seus projetos enquanto o resto da sua equipe está de férias. Eles garantem que você permaneça em contato com seus clientes internacionais quando o resto do escritório estiver fechado.

Por outro lado, você pode enfrentar problemas de sincronização se sua agência precisar ter um assistente virtual online com o resto da sua equipe. Embora o trabalho remoto seja ideal para manter horários irregulares, não é um modelo de negócios sustentável para muitas pessoas. Você pode acabar pagando mais a um estrangeiro se exigir que ele trabalhe à noite.

Além disso, embora a maioria dos países tenha adotado o inglês como idioma preferencial para negócios, nem todos os assistentes virtuais são altamente proficientes nessa língua. Eles podem não perceber algumas nuances da língua com as quais os nativos estão acostumados. Consequentemente, você pode encontrar uma barreira de comunicação que pode retardar seu trabalho e impedir que você transmita conceitos específicos do setor a um assistente virtual sem treinamento.

Dicas para encontrar os melhores assistentes virtuais para o trabalho em agências

Se você decidiu que contratar um assistente virtual é a opção certa para as necessidades da sua empresa no momento, aqui estão algumas dicas para tornar o processo mais tranquilo.

1. Defina claramente seus objetivos

Se você der aos VA uma declaração genérica sobre o que eles devem fazer na empresa, é mais provável que isso os confunda. Os outros membros da sua equipe também podem estar inseguros sobre quem é responsável por qual parte da tarefa. Crie uma lista definida de tarefas ou atribuições que o assistente deve realizar ou nas quais deve participar. Além disso, ajuda a comunicar suas responsabilidades ao resto da equipe para que todos estejam em sintonia.

2. Documente seu trabalho

Mesmo o melhor assistente virtual do mundo não poderá ajudá-lo muito se você não tiver um bom sistema de gerenciamento de projetos em vigor. Sem uma plataforma adequada para documentar suas tarefas diárias e ferramentas de colaboração claras, um assistente virtual passará grande parte do tempo tentando descobrir o que fazer. No final das contas, isso vai custar mais dinheiro.

3. Fazer um contrato

Um assistente virtual geralmente lida com informações importantes da empresa, por isso é importante proteger a privacidade da sua empresa com um acordo de confidencialidade (NDA) e uma cláusula de confidencialidade. Mesmo que você não tenha experiência em direito contratual, pode consultar modelos de contratos e ver como pode alterá-los para se adequarem às suas necessidades.

4. Invista algum tempo em treinamento

Embora um assistente virtual geralmente não realize o tipo de trabalho de alto risco que seus funcionários estrela realizam, eles ainda são uma parte vital da empresa. Não economize no treinamento sobre os procedimentos adequados de documentação de projetos, ou você poderá prejudicar tanto eles quanto sua empresa.

5. Não tenha medo de cortar laços

Embora você possa ter sorte e encontrar um ótimo assistente virtual para sua agência na primeira tentativa, o processo às vezes pode demorar um pouco. Mesmo que você trabalhe com uma agência, a pessoa que eles enviam inicialmente pode não atender aos requisitos da sua equipe. Seria útil se você começasse mais devagar, com algumas tarefas de teste, antes de dar mais responsabilidades ao novo contratado. Se as coisas não estiverem dando certo, talvez seja melhor encerrar o contrato mais cedo e começar a procurar um novo assistente virtual.

6. Use software de colaboração

A maneira mais fácil de garantir que o novo membro da sua equipe esteja no caminho certo é ter uma plataforma unificada de gerenciamento de projetos. É aí que entra o Bonsai. Com a capacidade de acompanhar suas relações com clientes, tarefas, agendas e até mesmo contabilidade e faturas, o Bonsai é uma solução holística de gerenciamento de tarefas para expandir seus negócios. Você pode dar ao seu novo assistente virtual acesso aos painéis de clientes e projetos e ajudá-lo a coordenar a equipe. Também é possível atribuir projetos ao assistente diretamente através da plataforma e acompanhar suas horas faturáveis.

Você pode começar hoje mesmo com uma avaliação gratuita de 7 dias do Bonsai e integrar seu novo assistente virtual em poucos minutos.