Cómo contratar a los mejores asistentes virtuales para tu agencia y crecer

Si alguna vez has pasado por una mala racha en el trabajo, no eres el único. La sobrecarga de trabajo es la causa principal del agotamiento laboral, y UiPath ha descubierto que dos tercios de los trabajadores de oficina consideran que las tareas repetitivas ocupan la mayor parte de su jornada.

Esto podría parecer tu trabajo como propietario o gerente de una agencia. Siempre hay más datos que analizar, clientes potenciales que seguir y KPI que supervisar. Pero los detalles de la introducción de datos o asegurarse de que todas las tareas se desarrollan según lo previsto le impiden centrarse en hacer lo que le gusta.

Ahí es donde entran en juego los VA para agencias (asistentes virtuales). Son profesionales altamente cualificados cuyo único trabajo es facilitarte la vida aliviándote de tareas que no tienes tiempo o experiencia para realizar rápidamente.

Sin embargo, es posible que hayas tenido una experiencia negativa al intentar contratar a un asistente virtual en línea y descubrir que no podía realizar eficazmente el trabajo que le pedías. Aunque eso es sin duda una posibilidad, la realidad es que solo en Ziprecruiter hay cerca de 100 000 ofertas de trabajo para asistentes virtuales. Eso significa que otras agencias están buscando activamente asistentes virtuales.

Entonces, ¿qué hace que este puesto sea tan lucrativo? Vamos a averiguarlo.

Asistentes virtuales para agencias: cuando es necesario

Las agencias deben manejar una gran cantidad de información. Clientes. Informes. Tendencias actuales. Últimas investigaciones. A pesar de los avances en inteligencia artificial, sigue siendo necesario contar con seres humanos. Necesitan examinar cuidadosamente la información que proporcionan los asistentes de IA y crear contenido útil para que la empresa lo utilice.

Veamos las necesidades más comunes de muchas agencias en las que un asistente virtual puede encajar perfectamente.

Gestión del calendario

En esencia, la función del asistente virtual es una extensión natural —y una evolución— de la función tradicional del asistente personal que se desempeña en persona. Aunque un asistente virtual no puede ir a buscarte el café ni recoger la ropa de la tintorería, sí puede gestionar a distancia tus tareas diarias relacionadas con el negocio. Tomemos, por ejemplo, la gestión de su agenda, como citas, reuniones y preparativos de viajes.

Con la llegada de aplicaciones en línea que ofrecen una integración perfecta con el calendario, como Bonsai, puedes dar acceso a tu calendario a un asistente virtual y dejar que gestione o programe la jornada de tu equipo según tus necesidades y la disponibilidad de los miembros.

Comunicaciones

Un asistente virtual puede ser un excelente puente entre sus empleados y sus clientes. Pueden gestionar tu cuenta de correo electrónico empresarial, asegurándose de que te reenvíen las cuestiones más urgentes y eliminando todo el spam que sin duda recibes como empresa. Además, si se encuentran en una zona horaria diferente a la suya, pueden dar la impresión de responder las 24 horas del día y responder a las consultas de sus clientes o proporcionarles información actualizada.

Organización

Mantener tus archivos y documentación organizados es una habilidad en sí misma. La llegada del almacenamiento en la nube significa que puede digitalizar de forma constante los registros críticos de su empresa. También te permite enviar versiones digitales de los contratos de la agenciaa tus clientes y guardar los archivos de tus proyectos en una unidad en línea.

Si trabajas en proyectos que requieren una amplia colaboración entre los miembros del equipo, un asistente virtual puede realizar un seguimiento de las versiones de los documentos y almacenarlos por separado para facilitar su archivo.

Investigación y presentación de informes

Una de las partes más importantes de ser propietario de un negocio es tener un plan de negocios sólido y objetivos comerciales claramente definidos. Sin ellos, corres el riesgo de tomar decisiones ambiguas que no harán crecer tu agencia y pueden acarrearte problemas financieros. De hecho, una planificación y un seguimiento deficientes son algunas de las razones más comunes por las que las empresas fracasan en sus primeros años de existencia.

Sin embargo, a menudo no tienes tiempo para analizar las cifras de tus proyectos y la contabilidad para determinar si estás en números verdes y si los KPI de tu agencia están en línea con tus objetivos. Afortunadamente, si dispone de un software de CRM y gestión de proyectos altamente eficiente, esa información suele encontrarse en algún lugar de sus bases de datos. A continuación, solo tienes que pedir a tu asistente virtual que introduzca más información necesaria basándose en las tendencias que pueda detectar y que la recopile en un informe legible.

Añádele las maravillas del procesamiento de datos asistido por IA y podrás ahorrar horas de tu valioso tiempo. Los asistentes virtuales para agencias pueden ser personas altamente cualificadas y con un alto nivel de formación. Pero tendrás que reservar un presupuesto mayor para el puesto y dedicar más tiempo a encontrar al candidato adecuado para la empresa.

Revisión y finalización del proyecto

A veces, lo único que necesitas es una segunda opinión para asegurarte de que los proyectos que envías a los clientes están a la altura. No es una tarea que requiera muchos recursos, pero es posible que tu mente esté puesta en otras cosas. Que otra persona revise tus materiales puede ofrecer una perspectiva diferente y evitar que se cuelen errores en el trabajo de tu equipo.

Si tienes una cartera de proyectos bien estructurada, gracias a un software que realiza un seguimiento eficiente de tus tareas, puedes crear una lista de verificación final completa para tu asistente virtual. Pueden revisar y asegurarse de que se tengan en cuenta todos los requisitos del cliente. Entonces, solo queda enviar el producto terminado y tu agencia habrá completado otro proyecto con éxito.

Gestión de proyectos

Gestionar adecuadamente los proyectos de tu equipo suele ser un trabajo a tiempo completo en sí mismo. Es tan importante que el 59 % de los gestores de proyectos trabajan en más de un proyecto a la vez y el 89 % de las organizaciones cuentan con una oficina de gestión de proyectos.

Si eres una agencia pequeña, es probable que no tengas el presupuesto ni las necesidades para un puesto de gestión de proyectos a tiempo completo. Por suerte, puedes encontrar asistentes virtuales para trabajos de agencia que sean expertos en gestión (a veces incluso con un título en el campo en el que trabajas). Pueden trabajar a tiempo parcial para tu empresa con el fin de garantizar que todos los miembros del equipo estén en sintonía en todos los proyectos que estés llevando a cabo actualmente.

Generación de clientes potenciales

Es posible que necesites ayuda para encontrar al próximo gran cliente que llevará a tu agencia a la fama. Si tu sitio web está generando cierto interés, puedes pedirle a tu asistente virtual que localice a esos clientes potenciales e introduzca toda la información relevante sobre ellos y sus empresas en tu software CRM. Una vez hecho esto, puedes dejar que tu equipo de ventas se encargue del resto.

Contratación

Cuando publicas una nueva oferta de trabajo en LinkedIn u otras bolsas de empleo online, es probable que recibas muchas solicitudes que no parecen estar relacionadas con el puesto que realmente has publicado. Si no dispone de los recursos necesarios para contar con un departamento de RR. HH. completo, puede recurrir a un asistente virtual para que revise las solicitudes. Eliminarán lo superfluo y crearán una base de datos con los candidatos prometedores. También puede proporcionarles un resumen aproximado del puesto, y ellos mismos pueden encargarse de parte del proceso de selección o realizar la prueba de selección inicial.

Además, una vez que tu asistente virtual haya estado más tiempo en el equipo, probablemente aprenderá los entresijos de la cultura de la empresa. Entenderán los requisitos específicos de tus funciones que no figuran en la descripción oficial del puesto. Estos asistentes virtuales pueden ser eficaces defensores de su negocio y garantizar que usted consiga el talento que mejor se adapte tanto a los aspectos técnicos como culturales de su empresa.

Pruebas de productos

Si estás probando un nuevo software de gestión de proyectos para agencias de publicidad, suele ser una buena idea probar todas sus funciones. Esto es especialmente importante antes de comprometerse por completo y conseguir que todos los miembros del equipo se sumen al proyecto. Para evitar la pérdida de productividad que supone que tus empleados se familiaricen con un sistema que quizá ni siquiera vayas a utilizar, puedes probar el software con un asistente virtual. Podrán informar si las funciones funcionan según lo previsto y cómo gestiona la herramienta la colaboración (pista: Bonsai es excelente en eso).

Luego, cuando realice las pruebas preliminares, su asistente virtual puede ayudarle a resolver cualquier problema de integración y proporcionar una asistencia y formación más personalizadas a los miembros de su equipo. Esto le libera tiempo para asegurarse de que el nuevo sistema funciona bien y no interrumpe sus proyectos en curso si se están transfiriendo.

Marketing en redes sociales

No tener presencia en las redes sociales en la era digital es uno de los mayores errores que puede cometer una empresa. Pero es posible que no tengas todos los conocimientos necesarios para manejar la plataforma de redes sociales más novedosa y de moda. Por suerte, muchos asistentes virtuales que trabajan para agencias tienen habilidades y experiencia en marketing en redes sociales y están ahí para ayudar.

Puedes delegarles la mayor parte del trabajo de divulgación en redes sociales y sitios web y centrarte en lo que tu equipo hace mejor: ayudar a tus clientes a obtener resultados.

Asistencia para comercio electrónico

Si tu agencia gestiona una plataforma de comercio electrónico activa, tendrás que vigilar de cerca el inventario y los listados de productos para garantizar que los usuarios puedan encontrar tus productos y comprarlos. Dado que el comercio electrónico está en constante cambio, necesitas a alguien que se dedique a analizar el mercado y se asegure de que tus productos aparezcan en los primeros resultados de las páginas web.

Los asistentes virtuales también pueden encargarse del servicio de atención al cliente, especialmente si aprovechas el hecho de que viven en una zona horaria diferente y pueden responder cuando el resto de tu equipo está fuera.

Cómo encontrar asistentes virtuales para trabajos de agencia

Hay varias vías principales que puedes seguir a la hora de buscar un nuevo asistente virtual para tu agencia:

• Portales de empleo (LinkedIn, Indeed, ZipRecruiter, Glassdoor)
• Plataformas de «gig» (Upwork, Fiverr, Toptal, Jooble, People Per Hour, etc.)
• Redes sociales
• Asistentes virtuales y agencias de externalización

Cada enfoque tiene sus propias ventajas y retos que superar.

Los tablones de anuncios de empleo son quizás el método más «tradicional» para encontrar un nuevo asistente virtual. Sin embargo, la mayoría de las bolsas de empleo están adaptadas al mercado estadounidense. mercado, ya que las opciones de descripción de puestos de trabajo remoto de LinkedIn son un poco escasas. Si quieres encontrar un nativo de EE. UU. Asistente virtual para asegurarte de que estás más o menos en la misma zona horaria, es una de las mejores opciones. Como ventaja adicional, la mayoría de las juntas directivas cuentan con un proceso de solicitud simplificado y muy regulado que permite identificar inmediatamente a los mejores candidatos y simplificar el proceso de selección.

Los sitios web de Gig y freelancer son quizás lo primero que se nos viene a la mente cuando queremos contratar a personas fuera de nuestro país. La mayoría de los sitios web populares cuentan con muchas personas dispuestas a trabajar como asistentes virtuales para usted. Sus sistemas de puntuación, clasificación y reseñas te permiten hacerte una idea de su trabajo incluso antes de pulsar el botón «Contactar».

Sin embargo, no existe un sistema de selección real que garantice que se va a contratar a un buen candidato, por lo que es posible que se acabe pasando varias semanas probando con un asistente virtual tras otro. Por otro lado, los autónomos más noveles están más dispuestos a trabajar por menos dinero si no tienen un perfil desarrollado para entrar en el sector.

El análisis de las redes sociales sigue un patrón similar al de las recomendaciones boca a boca. Es posible que puedas conseguir un asistente virtual estrella a través de algunos de tus conocidos. Pero lo más probable es que la mayoría de las personas que conoces no vayan a renunciar a su asistente virtual si pueden evitarlo. En cambio, es más probable que te den pistas sobre a quién no contratar.

Por último, existe la opción de trabajar con una agencia de asistentes virtuales. Es una de las opciones más fiables, ya que las agencias supervisan de cerca a todos los asistentes virtuales que trabajan con ellas. También pueden recomendar más fácilmente a personas que se ajusten a las necesidades de su negocio. Las agencias se quedan con una parte de los beneficios, por lo que los asistentes virtuales contratados a través de una agencia probablemente te costarán más que si encontraras a un autónomo independiente.

Aunque esto pueda hacer que parezca una opción poco atractiva si tienes un presupuesto limitado, ten en cuenta que las buenas agencias suelen tener una trayectoria probada por una razón. Su reserva de talento también es mucho más amplia que la que puedes encontrar en los sitios web de trabajos temporales.

Al final, todo depende del presupuesto que tengas para el puesto y de las necesidades de tu empresa. Las responsabilidades de los asistentes virtuales en el trabajo de agencia pueden variar mucho. Por lo tanto, puede resultar un poco difícil encontrar la opción perfecta a la primera si decides hacerlo por tu cuenta. Sin embargo, si se describen claramente los requisitos del puesto y se invierte un poco de tiempo en conocerse mutuamente, puede ser una inversión que valga la pena.

¿Debería contratar a EE. UU.? ¿O asistentes virtuales extranjeros?

Existe un debate en curso sobre las ventajas y desventajas de contratar asistentes virtuales extranjeros en comparación con el uso de estadounidenses nativos para realizar el trabajo.

La ventaja más citada de los asistentes virtuales extranjeros para el trabajo de agencia es que, en promedio, son mucho más baratos que sus homólogos estadounidenses. homólogos. Si te esfuerzas en encontrar un profesional independiente, puedes pagar tan solo 2 dólares por hora a un asistente virtual extranjero de Filipinas. Esta cifra es un poco atípica, pero normalmente necesitarás gastar menos de 10 dólares por hora en trabajos de asistente virtual no especializados desde un país extranjero. Esto es una fracción del salario mínimo en los Estados Unidos. y solo es posible gracias a que otros países tienen un coste de vida considerablemente más bajo.

Sin embargo, esto no significa que los asistentes virtuales de otros países no sean tan buenos como los estadounidenses nativos. De hecho, más de la mitad de ellos tienen un título universitario y, a menudo, cuentan con habilidades adicionales que los hacen muy codiciados.

Como ventaja adicional, si contratas a un asistente virtual de cualquier parte del mundo, tendrá un horario de trabajo diferente al tuyo. Si las necesidades de su negocio no exigen una cooperación total con otros miembros del equipo en tiempo real, un asistente virtual puede responder a las solicitudes urgentes de los clientes fuera del horario laboral. En última instancia, esto significa mantener su negocio en funcionamiento durante todo el día.

Otros países también suelen tener días festivos diferentes a los de Estados Unidos. Por lo tanto, un asistente virtual extranjero, por ejemplo, de Filipinas, puede realizar un seguimiento de sus proyectos mientras el resto de su equipo está de vacaciones. Se aseguran de mantenerse en contacto con sus clientes internacionales cuando el resto de la oficina está cerrada.

Por otro lado, es posible que surjan problemas de sincronización si tu agencia necesita que un asistente virtual esté conectado con el resto del equipo. Aunque el teletrabajo se adapta bien a los horarios irregulares, no es un modelo de negocio sostenible para muchas personas. Es posible que acabes pagando más a un extranjero si le exiges que trabaje por la noche.

Además, aunque la mayoría de los países han adoptado el inglés como idioma comercial preferido, no todos los asistentes virtuales lo dominan a la perfección. Es posible que no detecten algunos matices del idioma a los que los nativos están acostumbrados. Por consiguiente, es posible que se encuentre con una barrera comunicativa que ralentice su trabajo y le impida transmitir conceptos específicos del sector a un asistente virtual sin formación.

Consejos para encontrar los mejores asistentes virtuales para el trabajo de agencia

Si ha decidido que contratar a un asistente virtual es lo más adecuado para las necesidades actuales de su empresa, aquí tiene algunos consejos para que el proceso sea más sencillo.

1. Defina claramente sus objetivos

Si le das al VA una declaración general sobre lo que se supone que deben hacer en la empresa, es más probable que los confundas. Es posible que los demás miembros de tu equipo tampoco tengan claro quién es responsable de qué parte de la tarea. Cree una lista definida de tareas o asignaciones que el asistente debe completar o en las que debe participar. Además, ayuda a comunicar sus responsabilidades al resto del equipo para que todos estén en sintonía.

2. Documenta tu trabajo

Ni siquiera el mejor asistente virtual del mundo podrá ayudarte mucho si no cuentas con un buen sistema de gestión de proyectos. Sin una plataforma adecuada para documentar tus tareas diarias y herramientas de colaboración claras, un asistente virtual dedicará gran parte de su tiempo a averiguar qué debe hacer. Al final, esto te costará más dinero.

3. Hacer un contrato

Un asistente virtual suele manejar información importante de la empresa, por lo que es importante proteger la privacidad de su empresa con un acuerdo de confidencialidad (NDA) y una cláusula de confidencialidad. Aunque no tengas experiencia en derecho contractual, puedes consultar ejemplos de contratos y ver cómo podrías modificarlos para adaptarlos a tus necesidades.

4. Invierte tiempo en la formación

Aunque un asistente virtual no suele realizar el tipo de trabajo de alto riesgo que realizan tus empleados estrella, sigue siendo una parte fundamental de la empresa. No escatimes en formarles sobre los procedimientos adecuados de documentación de proyectos, o podrías estar perjudicando tanto a ellos como a tu empresa.

5. No tengas miedo de cortar lazos

Aunque puede que tengas suerte y encuentres un asistente virtual excelente para tu agencia a la primera, el proceso a veces puede llevar bastante tiempo. Incluso si trabajas con una agencia, es posible que la persona que te envíen inicialmente no cumpla con los requisitos de tu equipo. Sería útil que empezaras más despacio con algunas tareas de prueba antes de dar más responsabilidad al nuevo empleado. Si las cosas no están funcionando, tal vez sea mejor terminar pronto y empezar a buscar un nuevo asistente virtual.

6. Utilizar software de colaboración

La forma más fácil de asegurarse de que el nuevo miembro de su equipo va por buen camino es disponer de una plataforma de gestión de proyectos unificada. Ahí es donde entra en juego Bonsai. Con la capacidad de realizar un seguimiento de las relaciones con tus clientes, tareas, horarios e incluso la contabilidad y las facturas, Bonsai es una solución integral de gestión del trabajo para hacer crecer tu negocio. Puedes dar a tu nuevo asistente virtual acceso a tus tableros de clientes y proyectos y ayudarte a coordinar al equipo. También es posible asignar proyectos al asistente directamente a través de la plataforma y realizar un seguimiento de sus horas facturables.

Puedes empezar hoy mismo con una prueba gratuita de 7 días en Bonsai y contratar a tu nuevo asistente virtual en cuestión de minutos.