Como o software de controle de tempo da agência criativa cria uma equipe mais coesa

As agências criativas têm registado um enorme aumento em relação às agências de publicidade e campanhas tradicionais, com um crescimento de cerca de 9% no mercado em relação ao ano anterior. Sua capacidade de fornecer uma variedade maior de serviços, incluindo mídia interna e design de campanhas, permite que ofereçam um serviço holístico a um preço mais atraente. Isso cria uma relação mais sólida entre a empresa e o cliente, permitindo que as agências se concentrem em entregar resultados consistentes para alguns clientes selecionados.

No entanto, as agências criativas normalmente sofrem com o aumento do escopo e a colaboração insuficiente entre os principais membros da empresa. Combine isso com a necessidade de conciliar vários projetos em diferentes estágios do pipeline e você terá uma receita para um acompanhamento inadequado do tempo que um projeto leva para ser concluído. Como resultado, a agência pode estar vendendo seus serviços por um preço muito abaixo do valor real e perdendo dinheiro, apesar de ter projetos ativos.

Felizmente, é aí que o software de controle de tempo da agência criativa pode ajudar. Continue lendo para descobrir como integrar essa ferramenta ao seu sistema de gerenciamento de projetos pode otimizar seu fluxo de trabalho e ajudar a elevar o moral da sua equipe.

Benefícios do software de controle de tempo para agências criativas

Operar uma agência criativa envolve inúmeras tarefas comerciais, incluindo o acompanhamento das horas de trabalho, a gestão de projetos e o tratamento das taxas da agência. A implementação de um sistema de software adequado pode otimizar esses processos, liberando mais tempo para o trabalho criativo. Uma dessas soluções é um software de controle de tempo feito sob medida para a indústria criativa.

Descubra como uma gestão de projetos eficaz pode otimizar o fluxo de trabalho da sua agência criativa. Fornecemos um software eficiente de controle de tempo que se baseia nos princípios descritos na gestão de projetos com controle de tempo. Esta ferramenta irá ajudá-lo a manter-se a par de todos os projetos da sua agência, garantindo que nada fica por fazer.

À primeira vista, você pode pensar que o software de controle de tempo permite apenas verificar quanto tempo seus funcionários estão dedicando aos projetos. No entanto, isso é apenas uma pequena parte do que o controle de tempo pode oferecer a uma agência criativa.

Vamos nos aprofundar um pouco mais em todos os benefícios que você pode obter com isso.

Orçamento e estimativas de custos aprimorados

Uma das principais questões para as pequenas empresas é o planejamento inadequado do fluxo de caixa. Dedicar muito tempo a um grande projeto sem solicitar uma remuneração adequada pode prejudicar gravemente a capacidade da sua agência de pagar aos funcionários e encontrar outros clientes.

Com uma ferramenta de gerenciamento de tempo conectada ao seu software de gerenciamento de projetos, você pode ver quanto tempo cada aspecto de um projeto realmente leva para ser concluído. Você pode usar esses dados para criar faturas mais precisas para seus clientes.

Você também pode usar essas informações cruciais para planejar o futuro da sua empresa. Os dados de projetos anteriores podem orientar propostas orçamentárias precisas para projetos futuros. Com isso, será muito mais fácil estimar o ROI (retorno sobre o investimento) esperado de cada cliente e seu valor de vida útil (CLV). Esses parâmetros de referência são essenciais para garantir que sua empresa esteja maximizando o uso de seus recursos.

Gerenciamento de projetos aprimorado

Em sua essência, o gerenciamento de projetos baseia-se na gestão dos recursos disponíveis para sua empresa. Isso pode ser software, hardware, espaço de escritório e até mesmo pessoas. Ao aproveitar o controle de tempo em seu trabalho diário, você rapidamente perceberá padrões que podem afetar positiva ou negativamente a conclusão do projeto, os custos e até mesmo o moral dos funcionários.

Você pode usar os dados para tomar decisões mais informadas sobre a alocação de prazos de projetos e garantir que as equipes possam se concentrar nos marcos críticos do projeto sem se preocupar com projetos de menor prioridade. Por exemplo, se sua empresa criativa está produzindo conteúdo de vídeo internamente, o estúdio de filmagem pode se tornar um grande gargalo em suas operações. Provavelmente, são necessárias algumas pessoas para gerenciar, e você só pode gravar vídeos para um projeto por vez. Com as informações de controle de tempo, você pode criar uma programação para maximizar o tempo de estúdio e evitar conflitos de projetos e tempo de inatividade excessivo.

Se sua empresa for maior, você pode aproveitar os dados sobre o tempo que determinados designers levam para concluir tarefas para atribuí-los a projetos que melhor se alinhem com suas habilidades e interesses. Ao fazer isso, você pode melhorar o moral (e a produtividade) deles, garantindo que trabalhem em algo que já gostam de fazer, em vez de apenas irem trabalhar para receber o salário.

Melhores relações com os clientes

Embora o software de controle de tempo para agências criativas seja essencial para criar faturas mais precisas, para que você receba o que merece, ele também pode beneficiar seus clientes. Com uma visão geral melhor dos custos e do tempo necessário para concluir determinadas etapas do projeto, eles obtêm uma imagem detalhada do que sua empresa oferece.

Como resultado, suas relações com os clientes são apoiadas por informações precisas e oportunas. Isso cria um nível de transparência que seus clientes irão apreciar. Se você aproveitar os dados de projetos anteriores para estimar o escopo e os custos do projeto, é muito mais provável que o cliente o escolha como seu prestador de serviços. Como tudo é definido desde o início, você pode entrar nas negociações do projeto com menos incertezas e garantir que ambas as partes saiam com os melhores acordos possíveis.

O aprimoramento das relações com os clientes e a confiança na marca tornaram-se ainda mais importantes com as recentes mudanças na adoção do trabalho remoto e nos modelos de negócios adaptáveis. De acordo com uma pesquisa realizada pela Edelman, mais de 60% dos consumidores são movidos por crenças, o que significa que são mais propensos a trabalhar com marcas em que confiam. Com a concorrência crescendo ao seu redor, sua marca precisa transmitir confiança e transparência em todos os aspectos do trabalho, incluindo preços e estimativas.

Coordenando equipes remotas

A pandemia mostrou que muitas pessoas não precisam ficar sentadas em um escritório oito horas por dia e se deslocar por mais algumas horas para criar sites, desenhar logotipos ou escrever conteúdos. E as agências geralmente melhoraram e lucraram com isso. Independentemente da sua opinião sobre se o trabalho remoto melhora a produtividade (já que ainda há algum debate sobre isso), as agências agora podem contratar profissionais de praticamente qualquer lugar do mundo. O trabalho remoto melhorou significativamente o número de candidatos disponíveis e garantiu que as equipes se alinhassem à cultura e às expectativas da empresa.

No entanto, trabalhar remotamente também apresenta um conjunto único de desafios. Com pessoas espalhadas por diferentes fusos horários e projetos, você deve fazer um esforço conjunto para gerenciar a logística envolvida na coordenação dos membros da equipe em tarefas essenciais e na participação em reuniões importantes.

Com um software de controle de tempo para agências criativas, você elimina a maioria dessas preocupações. Você pode obter relatórios atualizados sobre o andamento de cada etapa dos seus projetos e saber quais horários e cronogramas funcionam melhor para os membros da sua equipe e como alinhá-los para maximizar a produtividade.

Diferenciar entre horas faturáveis e não faturáveis

Uma das principais razões pelas quais as empresas podem falhar em orçar adequadamente seus projetos é subestimar como as operações internas entram em conflito com as atividades relacionadas ao projeto.

Sua agência criativa ainda precisa de alguém para cuidar da folha de pagamento, criar cronogramas precisos e gerenciar as reuniões da equipe. Se você estiver administrando uma empresa rigorosa, algumas dessas tarefas administrativas cruciais podem recair sobre as mesmas pessoas que são essenciais para garantir que as etapas do projeto sejam cumpridas e que as tarefas sejam delegadas às pessoas mais adequadas para realizá-las.

Além disso, uma agência criativa pode precisar de algum tempo entre os projetos para atender às suas próprias necessidades. Por exemplo, se sua empresa cria conteúdo para clientes, provavelmente você precisará reservar algum tempo e pessoal para criar conteúdo para o site da sua empresa. Se você é especialista em marketing orgânico, não pode se dar ao luxo de perder clientes em potencial por perder o controle dos esforços de marketing da sua própria empresa.

Seu software de gerenciamento de projetos e controle de tempo pode ajudá-lo a entender melhor como suas horas faturáveis se comparam a esses “projetos” vitais, mas essenciais, que você deve concluir sem remuneração. Com essas informações, você pode criar uma estratégia de trabalho mais adaptável e otimizar seus custos operacionais. Em última análise, isso pode ajudá-lo a projetar processos mais eficientes — tanto internos quanto relacionados ao cliente — e ajudá-lo a navegar por estimativas orçamentárias de longo prazo para projetar o crescimento da sua empresa.

Faturamento e cobrança automatizados

Se você usa um software automatizado de controle de tempo, esses dados podem ficar rapidamente disponíveis para uso pelo seu software de faturamento. Com base nisso, você pode criar contas ou faturas precisas para enviar aos clientes. Se o seu software se integra ao software de gestão de relacionamento com o cliente (CRM), o processo é ainda mais simplificado.

Correlacionar o controle de tempo com o faturamento permite que sua agência gaste muito menos tempo tentando descobrir como cobrar os clientes. Elimina quase todos os erros cometidos devido a falhas humanas durante a entrada de dados.

Tenha em mente que seu software de controle de tempo pode não ser perfeito na detecção das horas de trabalho ativas. Por exemplo, a maioria dos esforços criativos ocorre em rajadas, o que pode distorcer bastante os dados se o software rastrear apenas a atividade do usuário.

Nesses casos, é útil ter um software que possa informar com mais precisão há quanto tempo uma pessoa está trabalhando e até mesmo permitir a inserção manual e a reescrita de dados anteriores de forma integrada. No entanto, a ferramenta também precisa ser segura o suficiente para evitar o uso indevido. Caso contrário, pode tornar-se cúmplice de roubo de salários, o que prejudica os funcionários em todos os Estados Unidos. mais de US$ 50 bilhões por ano.

Análise aprimorada dos membros da equipe

Um dos maiores desafios que você pode enfrentar ao administrar uma agência de criação é o moral da equipe e a gestão do tempo individual.

Infelizmente, a natureza do trabalho criativo raramente combina bem com a capacidade de gerenciar o tempo com precisão e trabalhar bem dentro de uma equipe maior. Ao contratar um designer para criar um logotipo perfeito, você precisa encontrar o equilíbrio entre uma pessoa que tenha as melhores habilidades e outra que possa fazer o trabalho dentro do prazo.

Com um software de controle de tempo, você pode entender melhor os picos de produtividade dos membros da equipe e como suas personalidades, habilidades e preferências se alinham com as especificidades e os requisitos do projeto. Com base nesses dados, você pode criar planos mais personalizados que permitem que os membros da sua equipe permaneçam focados, garantindo que você cumpra seus prazos e permaneça dentro do orçamento do projeto.

Decisões baseadas em dados

O melhor software de controle de tempo para agências criativas permite que a gerência crie relatórios detalhados sobre a produtividade de cada membro da equipe ao longo de períodos mais longos. É uma ferramenta inestimável para identificar padrões e inconsistências na conclusão de projetos, gestão de marcos e alocação de recursos.

Com o apoio de informações baseadas no tempo, sua equipe pode fazer previsões mais precisas sobre os marcos do projeto. Quando combinado com relatórios altamente detalhados do seu software de gerenciamento de projetos e CRM, você pode projetar pipelines de projetos mais abrangentes. Você pode alocar com mais precisão os principais membros da equipe para procedimentos cruciais do projeto e sincronizá-los bem o suficiente para garantir o mínimo de sobreposição ou tempo de inatividade.

Essas práticas baseadas em dados acabarão por criar uma experiência de usuário mais integrada e aumentar sua taxa de rendimento e conclusão de projetos. Isso também libera mais espaço na sua agenda para lidar com o aumento gradual de recursos, que às vezes pode parecer uma parte inevitável do processo criativo. Em alguns casos, você pode prever possíveis adições e oportunidades de vendas adicionais para o cliente, garantindo que você esteja preparado para a próxima fase em um relacionamento de longo prazo com o cliente, aumentando ainda mais o CLV esperado.

Você também pode usar as informações recebidas do seu software de controle de tempo para combiná-las com suas ferramentas de contabilidade e CRM. Você pode usar isso para alocar tempo e recursos suficientes para seus clientes de longo prazo mais valiosos. De acordo com o Princípio de Pareto, uma empresa normalmente recebe 80% de sua receita de apenas 20% de seus clientes. Ao utilizar um software de controle de tempo, você pode garantir que a maior parte dos seus esforços seja direcionada aos clientes que são responsáveis pela maior parte do sucesso da sua empresa. Isso pode criar um ciclo positivo que permite que sua empresa se expanda e se diversifique.

O que procurar em um software de controle de tempo

Em geral, os softwares de controle de tempo vêm com recursos suficientes para garantir que você possa usar confortavelmente qualquer ferramenta e obter um aumento sólido na produtividade. Basicamente, ele precisa monitorar quanto tempo seus funcionários dedicaram a determinadas tarefas ou projetos.

No entanto, as ferramentas generalistas frequentemente não levam em consideração as necessidades específicas do seu setor e nem mesmo o escopo dos projetos que sua empresa está gerenciando. Fique atento aos seguintes recursos ao restringir sua lista de opções.

Simplicidade e acessibilidade

Em sua essência, o software de controle de tempo precisa se tornar algo natural. Se seus funcionários não o utilizarem de forma eficaz, eles podem precisar inserir dados manualmente muito tempo depois de o projeto ter sido concluído. Como cada funcionário provavelmente trabalha em vários projetos menores ao mesmo tempo e precisa alternar rapidamente entre eles, isso pode levar a informações muito distorcidas que precisariam ser corrigidas.

Na melhor das hipóteses, isso faz com que a administração precise dedicar mais tempo à análise de dados históricos. Na pior das hipóteses, sua agência pode não receber o que merece.

No entanto, a ferramenta também deve ser simples o suficiente para garantir que os membros da equipe possam organizar rapidamente seus horários e inserir manualmente o controle de tempo, caso ainda não o tenham feito.

Uma das maneiras mais simples de usar um software de controle de tempo é ativá-lo no início do turno ou sessão e, em seguida, fazer com que a ferramenta pare automaticamente e registre os dados assim que você a desativar. Após alguns dias, seus funcionários e colaboradores poderão desenvolver isso como um hábito.

Opções de automação

Se você deseja ter mais controle sobre o controle de tempo, uma ferramenta que rastreia automaticamente as atividades será uma excelente escolha. Não é uma solução perfeita, devido ao fato de que muitas ferramentas dependem simplesmente da atividade do mouse e podem ser falsificadas com emuladores. Ainda assim, é uma das maneiras mais fáceis de obter dados tangíveis sem depender da inserção manual dos membros da equipe.

Esta pode ser uma excelente ferramenta para acompanhar a gestão de recursos não relacionados com o pessoal. O controle ativo do tempo para itens como software ou ferramentas de hardware exclusivas pode ajudá-lo a criar cronogramas que limitam o tempo de inatividade e evitam conflitos entre vários membros da equipe ou divisões que precisam usar o mesmo recurso.

Integração de faturamento e contabilidade

Uma das maneiras mais simples de usar um software de controle de tempo, se você for uma pequena agência, é controlar diretamente suas horas de trabalho e convertê-las em horas faturáveis para o cliente. Com as ferramentas corretas de integração e automação de faturamento, o software pode acumular suas sessões e rapidamente somá-las em horas efetivas faturáveis para cada projeto. Se você tem experiência no uso da ferramenta para projetos específicos, provavelmente precisará fazer apenas um mínimo de administração para garantir que não esteja cobrando a mais (ou a menos) de seus clientes.

No que diz respeito à contabilidade, uma ferramenta que possa ser integrada ao seu software de contabilidade ou escrituração pode ser inestimável na hora de determinar ou delinear orçamentos e realizar análises de custos.

Opções de colaboração

Aproximadamente 40% das agências nos EUA. que prestam serviços relacionados com publicidade têm menos de cinco funcionários. Assim sendo, é provável que sua equipe não esteja preparada para lidar com todos os requisitos de um trabalho criativo completo para um cliente maior. Em vez disso, você precisará contar com freelancers para preencher essa lacuna e melhorar sua produtividade, minimizando os custos de integração.

Com isso em mente, sua ferramenta de controle de tempo também pode se tornar indispensável para garantir que freelancers e prestadores de serviços independentes que trabalham com você recebam sua parte justa da renda. Se a ferramenta puder se integrar perfeitamente com outras ferramentas de gerenciamento de projetos, ou se você puder dar aos freelancers acesso granular a ela, você poderá permitir que eles controlem seu tempo em seu aplicativo nativo. Isso eliminará discórdias sobre horas extras e garantirá que você possa acompanhar com precisão os freelancers, assegurando que eles se encaixem bem nos projetos e na cultura geral da sua empresa.

Acessibilidade offline e móvel

Devido à natureza intermitente dos trabalhos criativos, isso também pode ajudar a garantir que seus funcionários possam se afastar dos computadores e ainda assim serem considerados responsáveis pela resolução de problemas que não exigem conexão com a internet. É por isso que uma ferramenta que possa rastrear atividades ou ser ativada exclusivamente por meio de uma plataforma móvel é indispensável.

Isso pode funcionar bem em um ambiente de escritório se os membros da sua equipe precisarem acessar equipamentos especializados que não estão disponíveis em suas estações de trabalho regulares ou usar ferramentas de design adicionais. O software provavelmente sincronizará instantaneamente essa atividade quando eles acessarem sua plataforma principal novamente, garantindo que você obtenha uma medida mais confiável e precisa do tempo que eles gastaram em cada fase do projeto.

Custo e escalabilidade

É claro que, antes de se inscrever no primeiro software de controle de tempo que encontrar online, você precisa garantir que os benefícios que receberá com ele superem seus custos.

Em geral, procure um software que seja multifuncional (como um que também funcione como ferramenta de gerenciamento de projetos ou CRM), tenha planos de pagamento escaláveis ou ambos. Isso garantirá que você não fique sobrecarregado com softwares altamente especializados que esgotam seu orçamento e têm muitos recursos voltados para o gerenciamento de agências muito maiores. Você pode começar com as ferramentas básicas de controle de tempo necessárias para obter relatórios melhores e usar essas informações para criar um plano de crescimento personalizado que permitirá que você alcance o próximo nível de recursos.

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É essencial que uma agência criativa gerencie corretamente seu tempo com a ajuda de um software eficaz. Uma ferramenta incrível que discutimos anteriormente é um software de gerenciamento de projetos de SEO, especializado em organizar cronogramas e tarefas de projetos. É um recurso valioso para acompanhar projetos de SEO e deve ser considerado por agências que lidam com esse campo complexo.

Se você é uma pessoa criativa, provavelmente não tem tempo para ficar alternando entre várias ferramentas de software para gerenciar seus negócios e realmente produzir o conteúdo que seus clientes precisam. Você quer uma solução simplificada e sem complicações que permita que você se concentre em fazer o trabalho que o trouxe para o setor em primeiro lugar.

É aí que entra o Bonsai.

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As opções de controle de tempo não poderiam ser mais simples: basta abrir a plataforma, escolher o projeto em que você está trabalhando e iniciar o cronômetro. O Bonsai rastreará sua atividade e sincronizará automaticamente o tempo que você dedicou ao trabalho com sua taxa horária para o projeto, permitindo que você adicione isso à sua fatura. Você pode fazer alguns ajustes manuais, se necessário, e estará pronto para enviar um relatório detalhado ao cliente.

O Bonsai também permite que você acompanhe seus projetos e a documentação dos seus clientes no mesmo aplicativo. Ele simplifica seus processos e ajuda você a manter o foco na conclusão dos projetos, deixando as preocupações com orçamentos e prazos para depois. Com as ferramentas de relatórios selecionadas do Bonsai, você pode obter informações precisas sobre os marcos e a produtividade do seu projeto.

As ferramentas de rastreamento também permitem que você contrate colaboradores facilmente. Você pode adicionar um colaborador diretamente à plataforma, criar acesso personalizado às funções dos seus projetos e ajudá-los a controlar o tempo de forma mais eficaz. Quando suas tarefas forem concluídas, eles podem exportar rapidamente essas informações para uma fatura, ajudando você a controlar seus custos operacionais.

Além disso, a Bonsai possui uma extensa coleção de modelos de faturas, contratos de agência e propostas de projetos. Você pode aproveitar essa base de conhecimento para personalizar a experiência do cliente e garantir que ambas as partes tenham total transparência sobre o escopo do projeto e as expectativas.

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