Cómo el software de seguimiento del tiempo de las agencias creativas crea un equipo más cohesionado

Las agencias creativas han experimentado un enorme repunte con respecto a las agencias de publicidad y campañas tradicionales, con un crecimiento del mercado de alrededor del 9 % interanual. Su capacidad para ofrecer una mayor variedad de servicios, incluyendo medios internos y diseño de campañas, les permite ofrecer un servicio integral a un precio más atractivo. Esto crea una relación más sólida entre la empresa y el cliente, lo que permite a las agencias centrarse en ofrecer resultados constantes a unos pocos clientes selectos.

Sin embargo, las agencias creativas suelen sufrir desviaciones en el alcance y una colaboración insuficiente entre los miembros clave de la empresa. Si a esto le sumamos la necesidad de compaginar varios proyectos en diferentes fases de su desarrollo, el resultado es una receta perfecta para realizar un seguimiento inadecuado del tiempo que lleva completar un proyecto. Como resultado, la agencia podría estar vendiendo sus servicios muy por debajo de su valor y perdiendo dinero a pesar de tener proyectos activos.

Afortunadamente, ahí es donde puede ayudar el software de seguimiento del tiempo de las agencias creativas. Sigue leyendo para descubrir cómo integrar esta herramienta en tu sistema de gestión de proyectos puede optimizar tu flujo de trabajo y ayudar a mejorar la moral de tu equipo.

Ventajas del software de seguimiento del tiempo para agencias creativas

Dirigir una agencia creativa implica numerosas tareas empresariales, como el control de las horas de trabajo, la gestión de proyectos y el manejo de los honorarios de la agencia. La implementación de un sistema de software adecuado puede agilizar estos procesos, liberando más tiempo para el trabajo creativo. Una de estas soluciones es el software de seguimiento del tiempo diseñado específicamente para la industria creativa.

Descubra cómo una gestión eficaz de proyectos puede optimizar el flujo de trabajo de su agencia creativa. Ofrecemos un software eficiente para el seguimiento del tiempo que se basa en los principios descritos en la gestión de proyectos con seguimiento del tiempo. Esta herramienta te ayudará a estar al tanto de todos los proyectos de tu agencia, asegurándote de que nada se te escape.

Al principio, podrías pensar que el software de seguimiento del tiempo solo te permite comprobar cuánto tiempo dedican tus empleados a los proyectos. Sin embargo, eso es solo una pequeña parte de lo que el seguimiento del tiempo puede aportar a una agencia creativa.

Profundicemos un poco más en todos los beneficios que podrías obtener de ello.

Mejora de las estimaciones presupuestarias y de costes

Uno de los principales problemas de las pequeñas empresas es la planificación inadecuada del flujo de caja. Dedicar demasiado tiempo a un gran proyecto sin solicitar una remuneración adecuada puede mermar gravemente la capacidad de tu agencia para pagar a los empleados y encontrar otros clientes.

Con una herramienta de gestión del tiempo conectada a tu software de gestión de proyectos, puedes ver cuánto tiempo lleva realmente completar cada aspecto de un proyecto. Puede utilizar estos datos para crear facturas más precisas para sus clientes.

También puede utilizar esta información crucial para planificar el futuro de su empresa. Los datos de proyectos anteriores pueden servir de guía para elaborar propuestas presupuestarias precisas para proyectos futuros. Con eso, te resultará mucho más fácil estimar el ROI (retorno de la inversión) esperado de cada cliente y su valor de vida útil (CLV). Estos puntos de referencia son fundamentales para garantizar que su empresa aproveche al máximo sus recursos.

Mejora en la gestión de proyectos

En esencia, la gestión de proyectos se basa en gestionar los recursos disponibles para su empresa. Esto puede ser software, hardware, espacio de oficina e incluso personas. Al aprovechar el seguimiento del tiempo en tu trabajo diario, pronto notarás patrones que pueden afectar positiva o negativamente a la finalización de los proyectos, los costes e incluso la moral de los empleados.

Puede utilizar los datos para tomar decisiones más informadas sobre la asignación de plazos para los proyectos y garantizar que los equipos puedan centrarse en los hitos críticos del proyecto sin preocuparse por los proyectos de menor prioridad. Por ejemplo, si su empresa creativa está creando contenido de vídeo internamente, el estudio de filmación puede suponer un importante cuello de botella en sus operaciones. Probablemente se necesiten varias personas para gestionarlo, y solo es viable grabar vídeos para un proyecto a la vez. Con la información de seguimiento del tiempo, puedes crear un calendario para aprovechar al máximo el tiempo de estudio y evitar conflictos entre proyectos y tiempos de inactividad excesivos.

Si su empresa es más grande, puede aprovechar los datos sobre el tiempo que tardan determinados diseñadores en completar las tareas para asignarlos a proyectos que se ajusten mejor a sus habilidades e intereses. Al hacerlo, puedes mejorar su moral (y productividad) asegurándote de que trabajen en algo que ya les gusta hacer, en lugar de ir al trabajo solo para cobrar un sueldo.

Mejores relaciones con los clientes

Si bien el software de seguimiento del tiempo de las agencias creativas es esencial para crear facturas más precisas y que así se le pague lo que se merece, esto también puede beneficiar a sus clientes. Con una mejor visión general de los costes y del tiempo que se tarda en completar determinados hitos del proyecto, obtienen una imagen detallada de lo que ofrece su empresa.

Como resultado, sus relaciones con los clientes se basan en información precisa y oportuna. Crea un nivel de transparencia que tus clientes apreciarán. Si aprovechas los datos de proyectos anteriores para estimar el alcance y los costes del proyecto, es mucho más probable que el cliente te elija como proveedor de servicios. Como todo está claro desde el principio, puedes entrar en las negociaciones del proyecto con menos incertidumbre y asegurarte de que ambas partes salgan con los mejores acuerdos posibles.

La mejora de las relaciones con los clientes y la confianza en la marca han cobrado aún más importancia con los recientes cambios en la adopción del teletrabajo y los modelos de negocio adaptativos. Según un estudio realizado por Edelman, más del 60 % de los consumidores se guían por sus creencias, lo que significa que son más propensos a trabajar con marcas en las que confían. Con la competencia creciendo a tu alrededor, tu marca necesita transmitir confianza y transparencia en todos los aspectos del trabajo, incluyendo los precios y los presupuestos.

Coordinación de equipos remotos

La pandemia ha demostrado que muchas personas no necesitan estar sentadas en una oficina ocho horas al día y desplazarse otras cuantas más para crear sitios web, diseñar logotipos o redactar contenidos. Y las agencias suelen haber mejorado y obtenido beneficios gracias a ello. Independientemente de tu postura sobre si el teletrabajo mejora la productividad (ya que todavía hay cierto debate al respecto), las agencias ahora pueden contratar personal prácticamente de cualquier rincón del mundo. El teletrabajo ha mejorado enormemente la disponibilidad de candidatos y ha garantizado que los equipos se adapten a la cultura y las expectativas de la empresa.

Sin embargo, trabajar a distancia también presenta una serie de retos únicos. Con personas repartidas por diferentes zonas horarias y proyectos, es necesario realizar un esfuerzo concertado para gestionar la logística que implica coordinar a los miembros del equipo en tareas fundamentales y hacer que participen en reuniones de equipo importantes.

Con el software de seguimiento del tiempo de la agencia creativa, eliminas la mayoría de esas preocupaciones. Puede obtener informes actualizados sobre el progreso de cada fase de sus proyectos y conocer qué horarios y calendarios funcionan mejor para los miembros de su equipo y cómo alinearlos para maximizar la productividad.

Diferenciar entre horas facturables y no facturables

Una de las razones principales por las que las empresas pueden no presupuestar adecuadamente sus proyectos es subestimar cómo las operaciones internas chocan con las actividades relacionadas con el proyecto.

Tu agencia creativa sigue necesitando a alguien que se encargue de las nóminas, cree horarios precisos y gestione las reuniones del equipo. Si gestionas tu empresa con rigor, algunas de estas tareas administrativas cruciales pueden recaer en las mismas personas que son fundamentales para garantizar que se cumplan los hitos del proyecto y que las tareas se deleguen en las personas más adecuadas para ellas.

Además, una agencia creativa puede necesitar dedicar algo de tiempo entre proyectos para satisfacer sus propias necesidades. Por ejemplo, si tu empresa crea contenido para clientes, probablemente necesitarás dedicar tiempo y personal a crear contenido para el sitio web de tu empresa. Si son expertos en marketing orgánico, no pueden permitirse perder clientes potenciales por perder de vista los esfuerzos de marketing de su propia empresa.

Tu software de gestión de proyectos y control del tiempo puede ayudarte a comprender mejor cómo se comparan tus horas facturables con estos «proyectos» vitales, pero esenciales, que debes completar y que no son remunerados. Con esa información, puede crear una estrategia de trabajo más adaptable y optimizar sus costes operativos. En última instancia, esto puede ayudarle a diseñar procesos más eficientes, tanto internos como relacionados con los clientes, y a gestionar las estimaciones presupuestarias a largo plazo para proyectar el crecimiento de su empresa.

Facturación y cobro automatizados

Si utiliza un software de seguimiento automático del tiempo, esos datos pueden estar rápidamente disponibles para que los utilice su software de facturación. Basándose en eso, puede crear facturas precisas para enviar a los clientes. Si su software se integra con un software de gestión de relaciones con los clientes (CRM), el proceso se simplifica aún más.

Correlacionar el seguimiento del tiempo con la facturación permite a tu agencia dedicar mucho menos tiempo a calcular cómo cobrar a los clientes. Elimina casi todos los errores cometidos por fallos humanos durante la introducción de datos.

Ten en cuenta que tu software de seguimiento del tiempo puede no ser perfecto a la hora de detectar las horas de trabajo activas. Por ejemplo, la mayoría de los proyectos creativos se desarrollan en ráfagas, lo que puede sesgar considerablemente los datos si el software solo realiza un seguimiento de la actividad de los usuarios.

En estos casos, resulta útil contar con un software que pueda indicar con mayor precisión cuánto tiempo ha estado trabajando una persona e incluso permita introducir y reescribir manualmente datos anteriores sin problemas. Sin embargo, la herramienta también debe ser lo suficientemente segura como para evitar un uso indebido. De lo contrario, podría convertirse en cómplice del robo de salarios, lo que supone un coste para los empleados de todo Estados Unidos. más de 50 000 millones de dólares al año.

Mejora del análisis de los miembros del equipo

Uno de los mayores retos a los que te puedes enfrentar al dirigir una agencia creativa es la moral del equipo y la gestión del tiempo individual.

Por desgracia, la naturaleza del trabajo creativo rara vez se compagina bien con la capacidad de gestionar el tiempo con precisión y trabajar bien dentro de un equipo más amplio. A la hora de contratar a un diseñador para crear un logotipo perfecto, hay que encontrar el equilibrio entre una persona que tenga las mejores habilidades y otra que pueda realizar el trabajo a tiempo.

Con el software de seguimiento del tiempo, puedes comprender mejor los picos de productividad de los miembros del equipo y cómo sus personalidades, habilidades y preferencias se alinean con las especificaciones y requisitos del proyecto. Con esos datos, puedes crear planes más personalizados que permitan a los miembros de tu equipo mantener los pies en la tierra, asegurándote de cumplir con los plazos y mantenerte dentro del presupuesto del proyecto.

Decisiones basadas en datos

El mejor software de seguimiento del tiempo para agencias creativas permite a la dirección crear informes detallados sobre la productividad de cada miembro del equipo durante periodos de tiempo prolongados. Es una herramienta muy valiosa para detectar patrones e inconsistencias en la finalización de proyectos, la gestión de hitos y la asignación de recursos.

Con el respaldo de información basada en el tiempo, su equipo puede realizar predicciones más precisas sobre los hitos del proyecto. Al combinarlo con informes muy detallados de su software de gestión de proyectos y CRM, podrá diseñar proyectos más completos. Puede asignar con mayor precisión a los miembros clave del equipo para los procedimientos cruciales del proyecto y sincronizarlos lo suficientemente bien como para garantizar un solapamiento o tiempo de inactividad mínimos.

Estas prácticas basadas en datos crearán, en última instancia, una experiencia de usuario más fluida y aumentarán su tasa de rendimiento y la finalización de proyectos. También deja más espacio en tu agenda para tener en cuenta la acumulación de funciones, que a veces puede parecer una parte inevitable del proceso creativo. En algunos casos, se pueden predecir posibles adiciones y oportunidades de venta adicional para el cliente, lo que garantiza que se esté preparado para la siguiente fase en una relación a largo plazo con el cliente, lo que aumenta aún más el CLV esperado.

También puede utilizar la información que recibe de su software de seguimiento del tiempo para combinarla con sus herramientas de contabilidad y CRM. Puede utilizar esto para asignar tiempo y recursos suficientes a sus clientes más valiosos a largo plazo. Según el principio de Pareto, una empresa suele obtener el 80 % de sus ingresos de solo el 20 % de sus clientes. Al aprovechar el software de seguimiento del tiempo, puede asegurarse de que la mayor parte de sus esfuerzos se dediquen a los clientes que representan la mayor parte del éxito de su empresa. Puede crear un círculo virtuoso que permita a su empresa expandirse y diversificarse.

Qué buscar en un software de seguimiento del tiempo

En general, el software de seguimiento del tiempo suele incluir suficientes funciones y prestaciones para garantizar que puedas utilizar cómodamente cualquier herramienta y obtener un aumento sólido de la productividad. En esencia, debe realizar un seguimiento del tiempo que dedican sus trabajadores a determinadas tareas o proyectos.

Sin embargo, las herramientas generalistas a menudo no tienen en cuenta las necesidades específicas de su sector e incluso el alcance de los proyectos que gestiona su empresa. Presta atención a las siguientes características cuando reduzcas tu lista de opciones.

Simplicidad y accesibilidad

En esencia, el software de seguimiento del tiempo debe convertirse en algo natural. Si sus empleados no lo utilizan de manera eficaz, es posible que tengan que introducir datos manualmente mucho tiempo después de que el proyecto haya finalizado. Dado que es probable que cada empleado trabaje en varios proyectos pequeños a la vez y necesite cambiar rápidamente entre ellos, esto puede dar lugar a información muy sesgada que habría que corregir.

En el mejor de los casos, esto lleva a que la dirección tenga que dedicar más tiempo a revisar datos históricos. En el peor de los casos, es posible que su agencia no reciba el pago que se merece.

Sin embargo, la herramienta también debe ser lo suficientemente sencilla como para garantizar que los miembros del equipo puedan organizar rápidamente su calendario e introducir manualmente su seguimiento del tiempo si aún no lo han hecho.

Una de las formas más sencillas de utilizar un software de seguimiento del tiempo es activarlo al inicio del turno o sesión y, a continuación, dejar que la herramienta se detenga automáticamente y registre los datos una vez que se desactive. Después de unos días, tus empleados y colaboradores pueden convertirlo en un hábito.

Opciones de automatización

Si desea tener más control sobre el seguimiento del tiempo, una herramienta que pueda realizar un seguimiento automático de la actividad será una excelente opción. No es una solución perfecta, debido al hecho de que muchas herramientas se basan simplemente en la actividad del ratón y pueden ser falsificadas con emuladores. Aún así, es una de las formas más fáciles de obtener datos tangibles sin depender de la introducción manual de datos por parte de los miembros del equipo.

Esta puede ser una herramienta excelente para realizar un seguimiento de la gestión de recursos no relacionados con el personal. El seguimiento activo del tiempo dedicado a tareas como el software o herramientas de hardware específicas puede ayudarte a crear horarios que limiten el tiempo de inactividad y eviten conflictos entre los distintos miembros del equipo o divisiones que necesitan utilizar el mismo recurso.

Integración de facturación y contabilidad

Una de las formas más sencillas de utilizar un software de seguimiento del tiempo si eres una agencia pequeña es realizar un seguimiento directo de tus horas de trabajo y convertirlas en horas facturables para el cliente. Con las herramientas adecuadas de integración y automatización de facturación, el software puede acumular tus sesiones y sumarlas rápidamente en horas facturables efectivas para cada proyecto. Si tienes experiencia en el uso de la herramienta para proyectos específicos, probablemente solo tendrás que realizar unas tareas administrativas mínimas para asegurarte de que no estás cobrando de más (o de menos) a tus clientes.

En lo que respecta a la contabilidad, una herramienta que se pueda integrar con su software de contabilidad o teneduría de libros puede ser muy valiosa a la hora de determinar o esbozar presupuestos y realizar análisis de costes.

Opciones de colaboración

Aproximadamente el 40 % de las agencias en los Estados Unidos. que prestan servicios relacionados con la publicidad tienen menos de cinco empleados. Por lo tanto, es probable que su equipo no esté preparado para hacer frente a todos los requisitos que conlleva un proyecto creativo integral para un cliente importante. En su lugar, tendrás que recurrir a autónomos para cubrir esa carencia y mejorar tu productividad, al tiempo que minimizas los costes de incorporación.

Teniendo esto en cuenta, tu herramienta de seguimiento del tiempo también puede resultar indispensable para garantizar que los autónomos y contratistas independientes que trabajan contigo obtengan la parte que les corresponde de los ingresos. Si la herramienta se integra perfectamente con otras herramientas de gestión de proyectos, o si puedes dar a los autónomos un acceso detallado a ella, puedes permitirles que hagan un seguimiento de su tiempo en tu aplicación nativa. Esto eliminará la discordia sobre las horas extras y garantizará que puedas realizar un seguimiento preciso de los autónomos, asegurándote de que encajan bien con los proyectos y la cultura general de tu empresa.

Accesibilidad sin conexión y móvil

Debido a la naturaleza intermitente de las tareas creativas, también puede ser útil garantizar que sus empleados puedan alejarse de sus ordenadores y seguir estando disponibles para resolver problemas que no requieran conexión a Internet. Por eso es indispensable una herramienta que pueda realizar un seguimiento de la actividad o activarse únicamente a través de una plataforma móvil.

Esto puede funcionar bien en un entorno de oficina si los miembros de su equipo necesitan acceder a equipos especializados que no están disponibles en sus estaciones de trabajo habituales o utilizar herramientas de diseño adicionales. Es probable que el software sincronice instantáneamente esa actividad cuando vuelvan a acceder a su plataforma principal, lo que garantiza que usted obtenga una medición más fiable y precisa del tiempo que han dedicado a cada fase del proyecto.

Coste y escalabilidad

Por supuesto, antes de registrarse en el primer software de seguimiento del tiempo que encuentre en Internet, debe asegurarse de que los beneficios que obtendrá compensan su coste.

En general, busca software que sea multifuncional (por ejemplo, que sirva también como herramienta de gestión de proyectos o CRM), que ofrezca planes de pago escalables, o ambas cosas. Esto garantizará que no se vea sobrecargado con software altamente especializado que agota su presupuesto y tiene demasiadas funciones orientadas a la gestión de una agencia mucho más grande. Puedes empezar con las herramientas básicas de seguimiento del tiempo que necesitas para obtener mejores informes y utilizar esa información para crear un plan de crecimiento personalizado que te permita pasar a la siguiente escala de funciones.

Elige Bonsai como software de gestión y control del tiempo para tu agencia creativa.

Es esencial que una agencia creativa gestione correctamente su tiempo con la ayuda de un software eficaz. Una herramienta increíble de la que hemos hablado anteriormente es un software de gestión de proyectos SEO, muy útil para organizar los plazos y las tareas de los proyectos. Es una herramienta muy útil para realizar un seguimiento de los proyectos de SEO y las agencias que se dedican a este complejo campo deberían tenerla en cuenta.

Si eres una persona creativa, probablemente no tengas tiempo para estar cambiando entre varias herramientas de software para gestionar tu negocio y producir realmente el contenido que tus clientes necesitan. Quieres una solución optimizada y sin complicaciones que te permita centrarte en hacer el trabajo que te llevó a entrar en el sector en primer lugar.

Ahí es donde entra en juego Bonsai.

Bonsai es una herramienta integral de seguimiento del tiempo, gestión de proyectos, CRM y contabilidad diseñada para ayudarte a hacer crecer tu agencia desde una pequeña empresa hasta una corporación internacional.

Las opciones de seguimiento del tiempo no podrían ser más sencillas: solo tienes que abrir la plataforma, elegir el proyecto en el que estás trabajando y poner en marcha el cronómetro. Bonsai hará un seguimiento de tu actividad y sincronizará automáticamente el tiempo que has dedicado al trabajo con tu tarifa por hora para el proyecto, lo que te permitirá añadirlo a tu factura. Si es necesario, puede realizar algunos ajustes manuales y ya estará listo para enviar un informe detallado al cliente.

Bonsai también te permite realizar un seguimiento de tus proyectos y la documentación de tus clientes en la misma aplicación. Optimiza tus procesos y te ayuda a mantenerte centrado en completar proyectos, dejando para más tarde las preocupaciones sobre presupuestos y plazos. Con las herramientas de informes seleccionadas de Bonsai, puedes obtener información precisa sobre los hitos y la productividad de tu proyecto.

Las herramientas de seguimiento también te permiten contratar colaboradores fácilmente. Puedes añadir un colaborador directamente a la plataforma, crear accesos personalizados a tus proyectos y ayudarles a realizar un seguimiento más eficaz de su tiempo. Cuando terminan sus tareas, pueden exportar rápidamente esa información a una factura, lo que le ayuda a realizar un seguimiento de sus gastos de funcionamiento.

Además, Bonsai cuenta con una amplia colección de ejemplos de facturas, contratos de agencia y propuestas de proyectos. Puede aprovechar esta base de conocimientos para personalizar la experiencia de sus clientes y garantizar que ambas partes disfruten de total transparencia en cuanto al alcance del proyecto y las expectativas.

Prueba Bonsai hoy mismo con una prueba gratuita de siete días para acceder a todas las funciones y a la base de conocimientos, y descubre por qué es uno de los mejores gestores de tiempo que puedes encontrar.