Comment les logiciels de suivi du temps utilisés par les agences créatives renforcent la cohésion des équipes

Les agences créatives ont connu une forte croissance par rapport aux agences de publicité et de campagne traditionnelles, avec une croissance du marché d'environ 9 % d'une année sur l'autre. Leur capacité à fournir une meilleure gamme de services, notamment la conception interne de supports médiatiques et de campagnes, leur permet d'offrir un service complet à un prix plus attractif. Cela crée une relation entreprise-client plus solide, permettant aux agences de se concentrer sur la fourniture de résultats constants à quelques clients sélectionnés.

Cependant, les agences de création souffrent généralement d'un élargissement excessif du champ d'application et d'une collaboration insuffisante entre les membres clés de l'entreprise. Ajoutez à cela la nécessité de jongler entre plusieurs projets à différentes étapes de leur cycle de vie, et vous obtenez une recette parfaite pour mal suivre la durée nécessaire à la réalisation d'un projet. En conséquence, l'agence pourrait vendre ses services à un prix nettement inférieur à leur valeur et perdre de l'argent malgré ses projets en cours.

Heureusement, c'est là que les logiciels de suivi du temps des agences créatives peuvent vous aider. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment l'intégration de cet outil dans votre système de gestion de projet peut rationaliser votre flux de travail et contribuer à renforcer le moral de votre équipe.

Avantages des logiciels de suivi du temps pour les agences créatives

La gestion d'une agence de création implique de nombreuses tâches commerciales, notamment le suivi des heures de travail, la gestion des projets et le traitement des honoraires de l'agence. La mise en place d'un système logiciel adapté peut rationaliser ces processus, libérant ainsi davantage de temps pour le travail créatif. Une telle solution est un logiciel de suivi du temps adapté à l'industrie créative.

Découvrez comment une gestion de projet efficace peut rationaliser le flux de travail de votre agence créative. Nous fournissons un logiciel efficace de suivi du temps qui s'appuie sur les principes énoncés dans la gestion de projet avec suivi du temps. Cet outil vous aidera à garder le contrôle sur tous les projets de votre agence, en veillant à ce que rien ne passe entre les mailles du filet.

Au premier abord, vous pourriez penser que les logiciels de suivi du temps vous permettent uniquement de vérifier le temps que vos employés consacrent aux projets. Cependant, ce n'est qu'une infime partie de ce que le suivi du temps peut apporter à une agence créative.

Examinons plus en détail tous les avantages que vous pourriez en tirer.

Amélioration des estimations budgétaires et des coûts

L'un des principaux problèmes des petites entreprises est une mauvaise planification de leur trésorerie. Consacrer trop de temps à un projet important sans demander une rémunération adéquate peut nuire considérablement à la capacité de votre agence à rémunérer ses employés et à trouver d'autres clients.

Grâce à un outil de gestion du temps connecté à votre logiciel de gestion de projet, vous pouvez voir combien de temps chaque aspect d'un projet prend réellement pour être mené à bien. Vous pouvez utiliser ces données pour créer des factures plus précises pour vos clients.

Vous pouvez également utiliser ces informations cruciales pour planifier l'avenir de votre entreprise. Les données issues des projets passés peuvent servir de base à l'élaboration de propositions budgétaires précises pour les projets futurs. Grâce à cela, vous pourrez estimer beaucoup plus facilement le retour sur investissement (ROI) attendu de chaque client et la valeur vie client (CLV). Ces repères sont essentiels pour garantir que votre entreprise exploite au mieux ses ressources.

Amélioration de la gestion de projet

À la base, la gestion de projet repose sur la gestion des ressources dont dispose votre entreprise. Il peut s'agir de logiciels, de matériel informatique, d'espaces de bureau et même de personnes. En exploitant le suivi du temps dans votre travail quotidien, vous remarquerez rapidement des tendances qui peuvent avoir un impact positif ou négatif sur la réalisation des projets, les coûts et même le moral des employés.

Vous pouvez utiliser ces données pour prendre des décisions plus éclairées concernant la répartition des échéances des projets et vous assurer que les équipes peuvent se concentrer sur les étapes critiques du projet sans se soucier des projets moins prioritaires. Par exemple, si votre entreprise créative produit du contenu vidéo en interne, le studio de tournage peut constituer un goulot d'étranglement important dans vos opérations. Il faudra probablement plusieurs personnes pour gérer cela, et vous ne pourrez réaliser des vidéos que pour un seul projet à la fois. Grâce aux informations de suivi du temps, vous pouvez créer un planning afin d'optimiser le temps passé en studio et d'éviter les conflits entre les projets et les temps d'arrêt excessifs.

Si votre entreprise est plus grande, vous pouvez exploiter les données relatives au temps nécessaire à certains designers pour accomplir leurs tâches afin de leur attribuer des projets qui correspondent mieux à leurs compétences et à leurs centres d'intérêt. Ce faisant, vous pouvez améliorer leur moral (et leur productivité) en vous assurant qu'ils travaillent sur quelque chose qu'ils aiment déjà faire plutôt que d'aller au travail uniquement pour être payés.

De meilleures relations avec les clients

Si les logiciels de suivi du temps utilisés par les agences créatives sont essentiels pour établir des factures plus précises et vous permettre d'être rémunéré à votre juste valeur, ils peuvent également profiter à vos clients. Grâce à une meilleure vue d'ensemble des coûts et du temps nécessaire pour franchir certaines étapes du projet, ils obtiennent une image détaillée de ce que votre entreprise propose.

Ainsi, vos relations avec vos clients s'appuient sur des informations précises et actualisées. Cela crée un niveau de transparence que vos clients apprécieront. Si vous exploitez les données issues de projets antérieurs pour estimer la portée et les coûts du projet, le client sera beaucoup plus enclin à vous choisir comme prestataire de services. Comme tout est défini dès le départ, vous pouvez entamer les négociations du projet avec moins d'incertitudes et vous assurer que les deux parties obtiennent les meilleures conditions possibles.

L'amélioration des relations avec la clientèle et la confiance envers la marque n'ont fait que gagner en importance avec les récents changements liés à l'adoption du télétravail et aux modèles commerciaux adaptatifs. Selon une étude réalisée par Edelman, plus de 60 % des consommateurs sont guidés par leurs convictions, ce qui signifie qu'ils sont plus enclins à faire confiance aux marques auxquelles ils accordent leur confiance. Avec une concurrence croissante tout autour de vous, votre marque doit inspirer confiance et transparence dans tous les aspects de son travail, y compris en matière de tarification et d'estimations.

Coordination des équipes à distance

La pandémie a montré que beaucoup de gens n'ont pas besoin de passer huit heures par jour dans un bureau et de faire plusieurs heures de trajet pour créer des sites web, concevoir des logos ou rédiger du contenu. Et les agences s'en sont généralement trouvées améliorées et ont tiré profit de cette situation. Quelle que soit votre opinion sur la question de savoir si le télétravail améliore la productivité (car le débat reste ouvert), les agences peuvent désormais recruter des collaborateurs pratiquement partout dans le monde. Le télétravail a considérablement amélioré le vivier de candidats disponibles et permis aux équipes de s'aligner sur la culture et les attentes de l'entreprise.

Cependant, le travail à distance présente également un ensemble unique de défis. Avec des collaborateurs répartis sur plusieurs fuseaux horaires et projets, vous devez déployer des efforts concertés pour gérer la logistique nécessaire à la coordination des membres de l'équipe sur les tâches essentielles et à leur participation aux réunions importantes.

Grâce au logiciel de suivi du temps de travail pour agences créatives, vous éliminez la plupart de ces soucis. Vous pouvez obtenir des rapports actualisés sur l'avancement de chaque étape de vos projets et découvrir les horaires et les calendriers qui conviennent le mieux aux membres de votre équipe, ainsi que la manière de les harmoniser afin d'optimiser la productivité.

Distinction entre les heures facturables et non facturables

L'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises peuvent échouer à budgétiser correctement leurs projets est qu'elles sous-estiment les conflits entre les opérations internes et les activités liées au projet.

Votre agence créative a toujours besoin de quelqu'un pour gérer les salaires, créer des plannings précis et organiser les réunions d'équipe. Si vous gérez votre entreprise avec rigueur, certaines de ces tâches de gestion cruciales peuvent incomber aux mêmes personnes qui jouent un rôle essentiel dans la réalisation des étapes clés du projet et dans la délégation des tâches aux personnes les plus compétentes.

De plus, une agence créative peut avoir besoin de prendre un peu de temps entre deux projets pour répondre à ses propres besoins. Par exemple, si votre entreprise crée du contenu pour ses clients, vous devrez probablement consacrer du temps et du personnel à la création de contenu pour le site Web de votre entreprise. Si vous êtes experts en marketing organique, vous ne pouvez pas vous permettre de perdre des clients potentiels en perdant de vue les efforts marketing de votre entreprise.

Votre logiciel de gestion de projet et de suivi du temps peut vous aider à mieux comprendre comment vos heures facturables s'additionnent par rapport à ces « projets » vitaux mais non rémunérés que vous devez accomplir. Grâce à ces informations, vous pouvez élaborer une stratégie de travail plus adaptative et optimiser vos coûts d'exploitation. Au final, cela peut vous aider à concevoir des processus plus efficaces, tant en interne qu'en relation avec les clients, et à établir des estimations budgétaires à long terme pour projeter la croissance de votre entreprise.

Facturation et facturation automatisées

Si vous utilisez un logiciel de suivi automatisé du temps, ces données peuvent rapidement être mises à la disposition de votre logiciel de facturation. Sur cette base, vous pouvez créer des factures précises à envoyer à vos clients. Si votre logiciel s'intègre à un logiciel de gestion de la relation client (CRM), le processus est encore plus simplifié.

En corrélant le suivi du temps et la facturation, votre agence passe beaucoup moins de temps à déterminer comment facturer ses clients. Il élimine presque toutes les erreurs dues à l'intervention humaine lors de la saisie des données.

Gardez à l'esprit que votre logiciel de suivi du temps peut ne pas être parfait pour détecter les heures de travail actives. Par exemple, la plupart des activités créatives se déroulent par vagues, ce qui peut fortement fausser les données si le logiciel ne suit que l'activité des utilisateurs.

Dans ces cas-là, il est utile de disposer d'un logiciel capable de déterminer avec plus de précision depuis combien de temps une personne travaille et permettant même la saisie manuelle et la réécriture des données passées en toute transparence. Cependant, l'outil doit également être suffisamment sécurisé pour empêcher toute utilisation abusive. Sinon, elle pourrait se rendre complice de vol salarial, ce qui coûte cher aux employés à travers les États-Unis. plus de 50 milliards de dollars par an.

Amélioration des analyses des membres de l'équipe

L'un des plus grands défis auxquels vous pourriez être confronté lorsque vous dirigez une agence créative est le moral de l'équipe et la gestion du temps individuel.

Malheureusement, la nature du travail créatif s'accorde rarement bien avec la capacité à gérer son temps avec précision et à bien s'intégrer au sein d'une grande équipe. Lorsque vous engagez un designer pour créer un logo parfait, vous devez trouver le juste équilibre entre une personne qui possède les meilleures compétences et une autre qui est capable de réaliser le travail dans les délais impartis.

Grâce à un logiciel de suivi du temps, vous pouvez mieux comprendre les pics de productivité des membres de votre équipe et la manière dont leur personnalité, leurs compétences et leurs préférences s'alignent sur les spécificités et les exigences du projet. Grâce à ces données, vous pouvez créer des plans plus personnalisés qui permettent aux membres de votre équipe de rester concentrés, vous assurant ainsi de respecter vos délais et de ne pas dépasser le budget du projet.

Décisions fondées sur les données

Le meilleur logiciel de suivi du temps pour les agences créatives permet à la direction de créer des rapports détaillés sur la productivité de chaque membre de l'équipe sur des périodes plus longues. C'est un outil précieux pour repérer les tendances et les incohérences dans la réalisation des projets, la gestion des étapes clés et l'allocation des ressources.

Grâce à des informations temporelles, votre équipe peut établir des prévisions plus précises sur les étapes clés du projet. En combinaison avec les rapports très détaillés générés par vos logiciels de gestion de projet et de CRM, vous pouvez concevoir des pipelines de projets plus complets. Vous pouvez affecter plus précisément les membres clés de l'équipe aux procédures cruciales du projet et les synchroniser suffisamment pour garantir un minimum de chevauchement ou de temps d'arrêt.

Ces pratiques basées sur les données permettront à terme d'offrir une expérience utilisateur plus fluide et d'augmenter votre débit et votre taux d'achèvement des projets. Cela vous laisse également plus de temps dans votre emploi du temps pour tenir compte des ajouts de fonctionnalités, qui peuvent parfois sembler inévitables dans le processus créatif. Dans certains cas, vous pouvez anticiper les ajouts possibles et les opportunités de vente incitative pour le client, vous assurant ainsi d'être prêt pour la prochaine étape d'une relation client à long terme, ce qui augmente encore davantage la CLV attendue.

Vous pouvez également utiliser les informations fournies par votre logiciel de suivi du temps pour les associer à vos outils de comptabilité et de gestion de la relation client (CRM). Vous pouvez utiliser cela pour allouer suffisamment de temps et de ressources à vos clients les plus précieux à long terme. Selon le principe de Pareto, une entreprise tire généralement 80 % de ses revenus de seulement 20 % de ses clients. En tirant parti d'un logiciel de suivi du temps, vous pouvez vous assurer que la plupart de vos efforts sont consacrés aux clients qui contribuent le plus au succès de votre entreprise. Cela peut créer une boucle de rétroaction positive qui permet à votre entreprise de se développer et de se diversifier.

Ce qu'il faut rechercher dans un logiciel de suivi du temps

En général, les logiciels de suivi du temps sont dotés de suffisamment de fonctionnalités pour vous permettre d'utiliser confortablement tous les outils proposés et d'obtenir une augmentation significative de votre productivité. Fondamentalement, il doit suivre le temps que vos employés consacrent à certaines tâches ou à certains projets.

Cependant, les outils généralistes ne tiennent souvent pas compte des besoins spécifiques de votre secteur d'activité, ni même de l'ampleur des projets gérés par votre entreprise. Gardez à l'esprit les caractéristiques suivantes lorsque vous réduisez votre liste d'options.

Simplicité et accessibilité

Au fond, les logiciels de suivi du temps doivent devenir une seconde nature. Si vos employés ne l'utilisent pas efficacement, ils pourraient souvent devoir saisir manuellement des données longtemps après la fin du projet. Étant donné que chaque employé travaille probablement sur plusieurs petits projets à la fois et doit passer rapidement de l'un à l'autre, cela peut entraîner des informations fortement biaisées qui devront être corrigées.

Au mieux, cela conduit la direction à devoir passer plus de temps à parcourir les données historiques. Dans le pire des cas, votre agence pourrait ne pas être rémunérée à sa juste valeur.

Cependant, l'outil doit également être suffisamment simple pour permettre aux membres de l'équipe d'organiser rapidement leur emploi du temps et de saisir manuellement leur suivi du temps s'ils ne l'ont pas déjà fait.

L'une des façons les plus simples d'utiliser un logiciel de suivi du temps consiste à l'activer au début du quart de travail ou de la session, puis à laisser l'outil s'arrêter automatiquement et enregistrer les données une fois que vous l'avez désactivé. Après quelques jours, vos employés et collaborateurs pourront en faire une habitude.

Options d'automatisation

Si vous souhaitez mieux contrôler le suivi du temps, un outil capable de suivre automatiquement l'activité sera un excellent choix. Ce n'est pas une solution parfaite, car de nombreux outils se basent simplement sur l'activité de la souris et peuvent être contournés à l'aide d'émulateurs. Il s'agit néanmoins de l'un des moyens les plus simples d'obtenir des données tangibles sans avoir à compter sur la saisie manuelle des membres de l'équipe.

Cela peut être un excellent outil pour suivre la gestion des ressources non humaines. Le suivi actif du temps consacré à des tâches telles que les logiciels ou les outils matériels uniques peut vous aider à établir des calendriers qui limitent les temps d'arrêt et évitent les conflits entre les différents membres de l'équipe ou les divisions qui ont besoin d'utiliser la même ressource.

Intégration de la facturation et de la comptabilité

Si vous êtes une petite agence, l'un des moyens les plus simples d'utiliser un logiciel de suivi du temps consiste à suivre directement vos heures de travail et à les convertir en heures facturables au client. Grâce à des outils d'intégration et d'automatisation de la facturation adaptés, le logiciel peut accumuler vos sessions et les convertir rapidement en heures facturables pour chaque projet. Si vous maîtrisez bien l'utilisation de l'outil pour des projets spécifiques, vous n'aurez probablement besoin que d'un minimum de tâches administratives pour vous assurer que vous ne facturez pas trop (ou pas assez) vos clients.

En matière de comptabilité, un outil pouvant s'intégrer à votre logiciel de comptabilité ou de gestion financière peut s'avérer précieux pour déterminer ou établir des budgets et effectuer des analyses de coûts.

Options de collaboration

Environ 40 % des agences aux États-Unis. qui fournissent des services liés à la publicité comptent moins de cinq employés. De ce fait, votre équipe n'est probablement pas en mesure de répondre à toutes les exigences d'un projet créatif complet pour un client important. Au lieu de cela, vous devrez faire appel à des freelances pour combler ce manque et améliorer votre productivité tout en minimisant les coûts d'intégration.

Dans cette optique, votre outil de suivi du temps peut également devenir indispensable pour garantir que les freelances et les entrepreneurs indépendants qui travaillent avec vous reçoivent leur juste part de revenus. Si l'outil s'intègre parfaitement à d'autres outils de gestion de projet ou si vous pouvez donner aux freelances un accès granulaire à celui-ci, vous pouvez leur permettre de suivre leur temps dans votre application native. Cela permettra d'éliminer les désaccords concernant les heures supplémentaires et de garantir un suivi précis des freelances, en veillant à ce qu'ils s'intègrent bien aux projets et à la culture générale de votre entreprise.

Accessibilité hors ligne et mobile

En raison du caractère généralement sporadique des activités créatives, cela peut également contribuer à garantir que vos employés puissent s'éloigner de leur ordinateur tout en restant disponibles pour résoudre des problèmes qui ne nécessitent pas de connexion Internet. C'est pourquoi un outil capable de suivre l'activité ou pouvant être activé uniquement via une plateforme mobile est indispensable.

Cela peut bien fonctionner dans un environnement de bureau si les membres de votre équipe ont besoin d'accéder à des équipements spécialisés qui ne sont pas disponibles sur leurs postes de travail habituels ou d'utiliser des outils de conception supplémentaires. Le logiciel synchronisera probablement instantanément cette activité lorsqu'ils accéderont à nouveau à leur plateforme principale, vous garantissant ainsi une mesure plus fiable et plus précise du temps qu'ils ont passé sur chaque phase du projet.

Coût et évolutivité

Bien sûr, avant de vous inscrire au premier logiciel de suivi du temps que vous trouvez en ligne, vous devez vous assurer que les avantages que vous en tirerez compensent son coût.

En général, recherchez un logiciel polyvalent (qui peut également servir d'outil de gestion de projet ou de CRM), proposant des plans de paiement évolutifs, ou les deux. Cela vous évitera d'être submergé par des logiciels hautement spécialisés qui grèvent votre budget et offrent trop de fonctionnalités destinées à la gestion d'une agence beaucoup plus grande. Vous pouvez commencer par les outils de suivi du temps de base dont vous avez besoin pour obtenir de meilleurs rapports et utiliser ces informations pour créer un plan de croissance personnalisé qui vous permettra de passer à l'échelle supérieure.

Choisissez Bonsai comme logiciel de gestion et de suivi du temps pour votre agence créative.

Il est essentiel pour une agence créative de gérer correctement son temps à l'aide d'un logiciel efficace. Un outil incroyable dont nous avons déjà parlé est un logiciel de gestion de projets SEO, très efficace pour organiser les calendriers et les tâches des projets. C'est un atout pour suivre les projets SEO et devrait être pris en considération par les agences qui s'attaquent à ce domaine complexe.

Si vous êtes une personne créative, vous n'avez probablement pas le temps de jongler entre différents logiciels pour gérer votre entreprise et produire le contenu dont vos clients ont besoin. Vous voulez une solution simplifiée et sans tracas qui vous permette de vous concentrer sur le travail qui vous a amené dans ce secteur au départ.

C'est là que Bonsai entre en jeu.

Bonsai est un outil complet de suivi du temps, de gestion de projet, de CRM et de comptabilité conçu pour vous aider à faire passer votre agence du statut de petite entreprise à celui de société internationale.

Les options de suivi du temps ne pourraient être plus simples : il suffit d'ouvrir la plateforme, de choisir le projet sur lequel vous travaillez et de démarrer le chronomètre. Bonsai suivra votre activité et synchronisera automatiquement le temps que vous avez passé à travailler avec votre taux horaire pour le projet, vous permettant ainsi de l'ajouter à votre facture. Si nécessaire, vous pouvez procéder à quelques ajustements manuels, puis vous êtes prêt à soumettre un rapport détaillé au client.

Bonsai vous permet également de suivre vos projets et la documentation de vos clients dans la même application. Il rationalise vos processus et vous aide à rester concentré sur la réalisation de vos projets, sans vous soucier pour l'instant des budgets et des délais. Grâce aux outils de reporting sélectionnés par Bonsai, vous pouvez obtenir des informations précises sur les étapes clés et la productivité de votre projet.

Les outils de suivi vous permettent également de recruter facilement des collaborateurs. Vous pouvez ajouter un collaborateur directement sur la plateforme, créer des rôles d'accès personnalisés à vos projets et les aider à suivre leur temps de travail plus efficacement. Une fois leurs tâches terminées, ils peuvent rapidement exporter ces informations dans une facture, ce qui vous aide à suivre vos coûts d'exploitation.

De plus, Bonsai dispose d'une vaste collection d'exemples de factures, de contrats d'agence et de propositions de projets. Vous pouvez tirer parti de cette base de connaissances pour personnaliser l'expérience client et garantir une transparence totale pour les deux parties quant à la portée du projet et aux attentes.

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