Software de gestão de práticas contábeis

Em 2023, existem quase 90.000 empresas de contabilidade nos Estados Unidos. É uma opção atraente para quem deseja iniciar um pequeno negócio; você pode administrar um escritório de contabilidade de sucesso com um investimento relativamente pequeno.

No entanto, o grande número de clientes e tarefas envolvidas na gestão de uma empresa de contabilidade pode ser esmagador, mesmo para os empresários mais organizados. A maioria das empresas considera que a única maneira de manter suas operações funcionando perfeitamente é utilizando um software de gestão de práticas contábeis.

O que é um software de gestão de práticas contábeis?

Em qualquer empresa de contabilidade, há uma parte frontal e uma parte traseira das operações contábeis.

O front-end é o lado das operações voltado para o cliente, onde os contadores interagem com os clientes e gerenciam suas contas. O back-end é o trabalho nos bastidores de gerenciamento dos processos internos de uma empresa de contabilidade, como folha de pagamento, faturamento, declaração de impostos, contabilidade e relatórios.

O software de gestão de práticas contábeis simplifica esses dois lados das operações contábeis, fornecendo ferramentas para ajudar as empresas a gerenciar tanto as atividades de front-end, como a comunicação com o cliente, quanto as tarefas de back-end, como o faturamento. Ele também oferece uma variedade de recursos projetados para facilitar às empresas o cumprimento das regulamentações estaduais e federais, ao mesmo tempo em que oferece altos níveis de serviço aos clientes.

O objetivo do software de gestão contábil

Durante muitos anos, tanto as empresas como os contabilistas independentes tiveram de se contentar com ferramentas muito arcaicas – como o Excel, por exemplo – que simplesmente não estavam à altura da tarefa de gerir uma empresa de contabilidade moderna.

Com o advento do software de gerenciamento de práticas contábeis baseado em nuvem, no entanto, as empresas agora têm acesso a uma variedade de ferramentas poderosas projetadas para uso em ambientes profissionais.

Essas soluções foram projetadas com eficiência e precisão em mente; elas ajudam as empresas a automatizar tarefas rotineiras, como faturamento e contabilidade, para que os funcionários possam se concentrar em questões mais importantes, como relacionamento com clientes e estratégias de crescimento. Eles também fornecem painéis de relatórios abrangentes para que os usuários possam ter uma visão geral do seu desempenho em tempo real.

Por fim, muitas soluções oferecem recursos especificamente adaptados para o cumprimento das regulamentações estaduais e federais. Isso pode ajudar as empresas a garantir que permaneçam em boa situação perante o IRS e outros órgãos reguladores, evitando multas onerosas ou mesmo processos criminais.

Benefícios para pequenas empresas ao usar software de gerenciamento de práticas contábeis

As pequenas empresas geralmente têm recursos limitados quando se trata de tecnologia, e os softwares de gestão de práticas contábeis podem ajudá-las a aproveitar ao máximo o que têm. Os recursos automatizados oferecidos por essas soluções permitem que as empresas façam mais com menos funcionários, possibilitando que elas conquistem clientes maiores e aumentem seus lucros.

Além disso, esse tipo de software ajuda a otimizar as operações para que as empresas possam se concentrar em atender melhor seus clientes. Eles podem fornecer tempos de resposta mais rápidos para consultas ou solicitações e dar aos clientes acesso a atualizações em tempo real sobre suas contas por meio de portais seguros. As ferramentas APM também permitem que as empresas ofereçam serviços de valor agregado, como consultoria em planejamento financeiro ou assistência na elaboração de orçamentos, a fim de ajudar os clientes a tomar melhores decisões sobre suas finanças.

Principais recursos do software de gerenciamento de práticas contábeis

Gerenciar suas contas de maneira eficaz é fundamental para qualquer empresa; com o software de gerenciamento de operações certo, você pode otimizar o processo, permitindo que se concentre em outros aspectos importantes do seu negócio.

O software de gestão de práticas contábeis pode vir com uma variedade de recursos projetados para ajudar as empresas a se manterem organizadas e eficientes. Vamos examinar algumas das características mais comuns.

Tempo e faturamento

É fundamental que qualquer empresa cobre seus clientes com precisão – isso é óbvio. A precisão das suas faturas depende muito da exatidão do seu controle de tempo. Com o software APM, você normalmente terá acesso a ferramentas úteis de controle de tempo e faturamento que automatizam todo o processo, incluindo a geração de faturas e a cobrança de pagamentos.

Client Management

Você sabia que 65% das suas vendas virão de clientes existentes? Custa muito mais conquistar novos clientes do que manter os já existentes, por isso é fundamental ter as ferramentas certas para gerenciamento de clientes.

O software de gestão de práticas contábeis também pode ajudar nesse sentido, pois permite que as empresas visualizem todas as informações dos seus clientes em um único lugar, facilitando a identificação de oportunidades potenciais e a tomada de medidas rápidas.

Gerenciamento de documentos

Os contadores lidam com milhares de documentos. Entre contratos, faturas, declarações fiscais e outros materiais, é fácil que os documentos se percam na confusão. Com o software APM, todos esses documentos podem ser armazenados em um local seguro para que as empresas possam acessá-los rapidamente quando necessário.

Muitas plataformas (como a nossa, Bonsai) também fornecem modelos de documentos úteis revisados por advogados para tornar o processo de criação de novos contratos e documentos ainda mais rápido.

Gerenciamento do fluxo de trabalho

Independentemente de você ser um profissional autônomo ou uma empresa de contabilidade com vários funcionários, é fácil se sentir sobrecarregado com o grande volume de tarefas que precisam ser realizadas. As soluções APM geralmente vêm com ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho que permitem aos usuários criar e atribuir tarefas, priorizá-las de acordo com a importância e acompanhar seu progresso até a conclusão.

Relatórios e análises

É absolutamente crucial acompanhar as métricas como contador – ou em qualquer negócio, aliás. Por quê? Porque relatórios precisos podem ajudá-lo a tomar decisões informadas sobre como abordar o seu negócio.

Com o software de gestão de práticas contábeis, as empresas podem acessar dados financeiros em tempo real e indicadores-chave de desempenho para ter uma melhor compreensão de sua situação atual.

Integração com outros sistemas

Você nem sempre poderá administrar todo o seu negócio com uma única ferramenta. É por isso que é importante procurar soluções que se integrem com outros sistemas e serviços.

Dessa forma, você pode usar seu software de gerenciamento de práticas contábeis como um hub a partir do qual acessar todas as ferramentas necessárias, em vez de ter que alternar entre diferentes programas. O software de gestão de práticas contábeis normalmente se integra a ferramentas como QuickBooks, Xero ou Salesforce.

Tipos de software de gestão de práticas contábeis

Em um passado não muito distante, todos os softwares eram armazenados localmente, ou seja, fisicamente armazenados em centros de dados pertencentes e operados pela organização que os utilizava. Hoje, porém, temos mais opções de software e armazenamento de dados. A opção que você escolher dependerá em grande parte do tamanho da sua empresa, bem como de seus requisitos técnicos.

Software baseado em nuvem

No início dos anos 2000, a Amazon Web Services (AWS) foi um dos primeiros serviços baseados em nuvem a chegar ao mercado – e, desde então, a computação em nuvem tornou-se algo comum. O software baseado em nuvem é armazenado em um servidor localizado fora do local, o que significa que você não precisa hospedá-lo nem gerenciar seus próprios centros de dados físicos.

A ideia é que um provedor externo seja responsável pelo armazenamento do seu software e dos seus dados. Você simplesmente acessa pela internet. Essa é frequentemente uma ótima opção para empresas menores, pois elimina a necessidade de manter hardware caro e equipe de TI.

Software local

Para empresas de contabilidade maiores, com requisitos mais complexos, o software local pode ser a melhor opção. Com esse tipo de solução, você pode hospedar seu software e seus dados em suas próprias instalações físicas, o que significa que todos os aspectos de segurança ficam a seu cargo (e de quaisquer outros fornecedores terceirizados que você contratar).

As soluções locais são normalmente mais caras do que as baseadas na nuvem, mas podem proporcionar um controle muito maior sobre como seus dados são armazenados e utilizados.

Software híbrido

Por fim, existe a opção do software híbrido – uma combinação de soluções baseadas na nuvem e locais. Esse tipo de APM geralmente oferece o melhor dos dois mundos: você pode armazenar seus dados em um local seguro e, ao mesmo tempo, aproveitar a flexibilidade que a computação em nuvem oferece.

Muitas vezes, isso significa armazenar os dados da sua empresa em uma nuvem local ou disco rígido, mas acessar a plataforma APM pela nuvem. As soluções híbridas podem ser especialmente úteis para empresas que exigem muita personalização e controle, mas não têm recursos para lidar com hospedagem ou manutenção por conta própria.

Escolhendo o software certo para gerenciamento de práticas contábeis

Ao gerenciar suas práticas contábeis com este software, é igualmente importante considerar o gerenciamento de seus outros projetos de TI. Isso pode ser feito de forma eficaz com o uso de um software competente de gerenciamento de projetos de TI. Ambos os softwares podem otimizar significativamente as operações da sua empresa.

Como contador, você já é bastante experiente quando se trata de gerenciar finanças, mas escolher o software de contabilidade certo pode ser complicado. Nenhuma solução é perfeita para todas as empresas, e é importante considerar o tamanho da sua organização, seus requisitos técnicos e as medidas de segurança necessárias ao tomar uma decisão.

Felizmente, existem muitas opções disponíveis – desde soluções baseadas em nuvem até soluções híbridas – por isso, com certeza encontrará algo que funcione. Vamos explorar alguns dos principais fatores a serem considerados ao fazer sua escolha.

Identifique suas necessidades

Independentemente do tamanho, cada empresa terá suas próprias necessidades específicas quando se trata de software de gestão de práticas contábeis. Antes de começar a procurar, reserve um tempo para identificar quais são essas necessidades:

• Quais recursos são imprescindíveis? Por exemplo, você precisa de um sistema que se integre a outros programas de software? Você precisa de um portal do cliente para autoatendimento?
• Você precisa de recursos de colaboração, como compartilhamento de documentos ou gerenciamento de tarefas?
• Que tipo de suporte você precisa do fornecedor?
• Seus funcionários têm conhecimento técnico? Você precisa de uma ferramenta com uma curva de aprendizado suave e uma interface muito básica?

É melhor estar superpreparado do que mal preparado quando se trata de encontrar a solução APM certa – e se você preparar uma lista dos itens indispensáveis antes de consultar os fornecedores, estará em uma posição muito melhor para selecionar a ferramenta certa.

Pesquise e compare diferentes opções de software

A fase de pesquisa da sua compra é fundamental. Não se deixe influenciar por recursos ou promessas chamativos – reserve um tempo para ler avaliações de usuários, consultar especialistas do setor e fazer muitas perguntas antes de tomar sua decisão.

Sites imparciais como o Capterra são um ótimo recurso para comparar preços, pois fornecem avaliações e classificações de usuários reais para ajudá-lo a tomar uma decisão informada.

Analise cuidadosamente os prós e contras de cada opção (não apenas listados por sites de avaliações, mas também por avaliações reais de clientes) para entender melhor o que os usuários gostam e não gostam no produto.

Certifique-se de considerar também a escalabilidade – o software será capaz de crescer junto com sua empresa ou você precisará investir em uma solução totalmente nova assim que sua empresa crescer? É fácil selecionar uma ótima ferramenta e depois descobrir que ela não tem recursos suficientes para empresas maiores.

Considere seu orçamento

Os programas de software são certamente um investimento, alguns mais do que outros. Você está pagando por recursos, suporte e segurança – todos importantes para o sucesso da sua empresa. Mas você também precisa considerar o custo de implementação e manutenção ao longo do tempo.

Ao selecionar um software de gestão de práticas contábeis, certifique-se de comparar os preços entre diferentes fornecedores e selecione aquele que se encaixa no seu orçamento. Não se esqueça de levar em consideração custos adicionais, como treinamento, integrações com outras ferramentas ou serviços, etc., pois eles podem aumentar rapidamente.

As soluções baseadas em nuvem são normalmente mais econômicas do que as soluções locais, mas também apresentam uma série de considerações específicas. O preço não é o único fator a ter em conta.

Avalie os recursos de segurança

Os contadores são responsáveis por quantidades significativas de dados confidenciais. Você tem detalhes de pagamentos, declarações fiscais, finanças da empresa, informações de clientes e muito mais. É muito fácil que esses dados valiosos caiam nas mãos erradas se você não tomar cuidado.

Ao selecionar um software de gestão de práticas contábeis, preste atenção aos recursos de segurança que ele oferece. Procure ferramentas que ofereçam criptografia de nível bancário, autenticação de dois fatores e outras medidas para manter seus dados protegidos contra hackers.

As pessoas costumam presumir que o software local é mais seguro do que as soluções baseadas na nuvem, mas nem sempre é esse o caso. Ambos os tipos de software podem ser seguros, desde que você selecione um fornecedor confiável com proteções robustas.

Procure suporte do fornecedor

O atendimento ao cliente é absolutamente essencial quando se trata de escolher um software de gestão de práticas contábeis. A última coisa que você quer é ficar preso a um programa que não sabe como usar ou sobre o qual tem dúvidas. No caso de uma paralisação total ou violação de dados, você precisa saber que o fornecedor estará disponível para ajudar.

Procure fornecedores que ofereçam atendimento ao cliente e suporte técnico 24 horas por dia. Pergunte sobre os tempos de resposta e como eles lidam com a recuperação de dados em emergências. Se um fornecedor não estiver disposto ou não for capaz de fornecer respostas satisfatórias, provavelmente é melhor procurar outras soluções de software.

Mais uma vez, as avaliações dos clientes são muito reveladoras neste caso. Verifique o que outros usuários têm a dizer sobre o software e seu atendimento ao cliente antes de investir nele. Se o atendimento ao cliente for ruim, essa será uma das primeiras coisas de que as pessoas reclamarão.

Melhor software de gestão de práticas contábeis

Antes de sair em busca do melhor software de gestão de práticas contábeis, temos algumas recomendações para você. Aqui está uma lista das nossas principais escolhas.

Bonsai – O melhor em todos os aspectos

Fonte: Bonsai

Na Bonsai, não fazemos as coisas pela metade. Nossa plataforma foi projetada para ser uma solução empresarial completa, não apenas para contadores, mas para todos. Ele vem com recursos como faturamento, processamento de pagamentos e controle de tempo que ajudam você a gerenciar sua prática de forma mais eficaz, além de ferramentas de gerenciamento de clientes e projetos para manter tudo organizado.

Os contadores lidam com pilhas de documentos em seu trabalho diário – e nós atendemos a essa necessidade fornecendo uma biblioteca de modelos e contratos revisados por advogados. Além disso, temos uma equipe de atendimento ao cliente pronta para responder às suas perguntas 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Em termos de recursos voltados para o cliente, o Bonsai permite que você crie um portal personalizado que facilita o acesso dos clientes às suas informações, o acompanhamento do progresso e a realização de pagamentos. Gerencie todas as suas contas a partir de um painel simples e tenha acesso a relatórios detalhados que mostram exatamente o desempenho da sua empresa.

Interface do usuário

O Bonsai foi projetado com uma interface de usuário simples, mas poderosa, que facilita a vida dos contadores. Além disso, nosso aplicativo móvel permite que você gerencie sua clínica de qualquer lugar do mundo – perfeito para profissionais ocupados que desejam acessar seus dados 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Segurança

A Bonsai tem três principais provedores de pagamento – Stripe, PayPal e Plaid – todos eles empregam criptografia de alto nível para proteger seus dados. A Stripe é, na verdade, um provedor de serviços certificado PCI Nível 1.

Pricing

Você pode começar a usar o Bonsai gratuitamente para testar os recursos. Após o período de avaliação, os níveis de preços são os seguintes:

• Inicial: $17/mês
• Profissional: $32/mês
• Negócios: US$ 52/mês

Como um serviço baseado em nuvem, o Bonsai é consideravelmente mais acessível do que outras soluções, mas sem comprometer os recursos!

Keap – Ideal para gestão de relacionamento com clientes

‍

O Keap CRM é uma plataforma projetada para ajudar pequenas empresas a gerenciar seus relacionamentos de alto valor. Ele oferece um conjunto de ferramentas que ajudam você a entender melhor e atender seus clientes, incluindo funis de vendas, acompanhamentos automatizados e segmentação de clientes.

A Keap ajuda você a criar correspondências personalizadas para cada cliente com base em suas necessidades específicas. Seja um lembrete para enviar informações fiscais ou um e-mail de marketing para promover um produto, você pode criar mensagens personalizadas que certamente causarão impacto.

Como o Keap é principalmente um CRM, provavelmente você precisará integrá-lo a outras plataformas usando a API. Existem outras soluções completas a serem consideradas (como o Bonsai) se você não quiser unir vários aplicativos.

Interface do usuário

Algumas avaliações desta plataforma mencionam que, se você ainda não estiver familiarizado com ela, a interface do usuário pode levar algum tempo para se acostumar. Felizmente, existe uma comunidade online muito ativa de usuários que ficam felizes em ajudar os novatos.

Segurança

A Keap é uma plataforma totalmente criptografada com várias certificações de segurança em vigor. Ele usa o protocolo Transport Layer Security (TLS) versão 1.2; todos os dados pessoais são criptografados com AES-256 (no mínimo).

Pricing

Após um período de avaliação gratuita, existem duas opções de preços para o Keap:

• Pró: US$ 149/mês
• Máximo: $199/mês

Há também a opção de negociar uma assinatura Max Classic, cujo preço será definido de acordo com suas necessidades. As pequenas empresas ficarão muito satisfeitas com os planos Pro ou Max.

KarbonHQ – Ideal para análise e inteligência empresarial

Fonte: KarbonHQ

A plataforma KarbonHQ é mais conhecida por sua estética moderna e chamativa, mas também oferece um conjunto de recursos úteis para contadores. É uma solução baseada em nuvem com ferramentas para análise de dados e inteligência empresarial, orçamento e previsão, comunicação com o cliente e muito mais.

O Karbon foi criado para ser uma solução completa, mas provavelmente é mais correto chamá-lo de solução front-end. Ele abrange itens como gerenciamento de relacionamento com o cliente, envio de e-mails, portal do cliente e compartilhamento de documentos, mas não é tão abrangente quanto uma solução como o Bonsai.

Interface do usuário

O KarbonHQ possui uma interface moderna e intuitiva que facilita a navegação na plataforma. Leva mais tempo do que outras plataformas para se familiarizar com ela, portanto, reserve algum tempo para explorar e se acostumar com o layout.

Segurança

O Karbon possui certificação SOC 2 Tipo 2 e utiliza criptografia Transport Layer Security (TLS v1.2, v1.1 e v1.0) para solicitações cliente-servidor.

Pricing

Com o KarbonHQ, as empresas pagam de acordo com o número de usuários.

• Equipe: US$ 59/mês/usuário
• Negócios: $79/mês/usuário
• Empresa: preços personalizados

Infelizmente, esses planos só podem ser pagos anualmente, portanto, não é o esquema de preços mais flexível. No entanto, é ótimo se você não for adicionar ou remover usuários com frequência.

Ignition – Ideal para administração

Fonte: LinkHQ

Enquanto o Keap e o KarbonHQ são soluções principalmente voltadas para o front-end, o Ignition é uma plataforma de contabilidade completa. Ele cuida de coisas como propostas, contratos, pagamentos e inteligência empresarial.

O Ignition é uma solução baseada em nuvem que visa reduzir a carga de trabalho manual dos contadores. Recursos poderosos de automação, como reconciliação automática e geração de faturas, permitem que os contadores se concentrem em suas principais competências.

Interface do usuário

O Ignition possui uma interface limpa e fácil de navegar. Ele também oferece visualizações úteis para conjuntos de dados complexos, o que facilita a interpretação rápida das informações.

Segurança

A Ignition emprega os mais recentes protocolos de segurança, incluindo criptografia SSL de 256 bits para todas as trocas de dados com os clientes. Os dados são copiados diariamente e armazenados em centros de dados seguros.

Pricing

Você pode aproveitar ao máximo um breve período de avaliação gratuita antes de escolher uma das três opções:

• Inicial: $89/mês
• Profissional: US$ 199/mês
• Escala: US$ 499/mês

Todos são pagos anualmente; o Starter deve ser suficiente para a maioria das pequenas empresas, mas considere cuidadosamente quais recursos você precisa antes de se comprometer com um plano.

Intuit (QuickBooks) – Ideal para finanças

Fonte: QuickBooks

O QuickBooks é conhecido por suas ferramentas acessíveis e abrangentes baseadas na nuvem. Uma dessas ferramentas é o Intuit, uma solução de contabilidade popular para pequenas empresas.

O Intuit foi concebido para facilitar aos contabilistas e empresários o acompanhamento das finanças, a criação de faturas e a gestão de folhas de pagamento. Ele também oferece recursos úteis, como reconciliação bancária automática, acompanhamento de despesas e previsão de fluxo de caixa.

Interface do usuário

A interface do QuickBooks é simples e intuitiva. É uma das plataformas mais populares do mercado, por isso, neste momento, já foram adicionadas muitas integrações e as funcionalidades foram bem aperfeiçoadas.

Segurança

A Intuit possui um Centro de Segurança com várias camadas e facetas de segurança. Ele usa autenticação de dois fatores, medidas antifraude, detecção de golpes, alertas e criptografia de alto nível.

Pricing

A Intuit é provavelmente a mais flexível em termos de opções de preços:

• Trabalhadores independentes: US$ 15/mês
• Início simples: US$ 30/mês
• Essenciais: US$ 55/mês
• Mais: US$ 85/mês
• Avançado: US$ 200/mês

Também vale a pena mencionar que a Intuit oferece configurações guiadas gratuitas para ajudá-lo a começar.

Nossa melhor escolha

O Bonsai é, de longe, o sistema de gestão de práticas contábeis mais completo do mercado. Somos tendenciosos, mas também somos honestos – e conhecemos nossa plataforma como a palma da nossa mão.

A plataforma Bonsai foi projetada para facilitar sua vida, combinando gerenciamento de projetos, interação com clientes e recursos contábeis em uma solução simplificada e fácil de usar. É baseado em nuvem, então você pode acessar seus dados de qualquer lugar.

As outras opções desta lista também são excelentes, mas não são tão completas quanto o Bonsai. Se você está procurando uma solução completa, o Bonsai é a escolha certa.

Conclusão

O software de gestão de práticas contábeis é o seu passaporte para uma contabilidade eficiente e simplificada. Simplifica os processos, reduz as cargas de trabalho manuais, mantém seus dados seguros e facilita a previsão do fluxo de caixa.

Com o software certo, você pode se concentrar nas tarefas que agregam valor ao seu negócio. Nossa lista dos melhores sistemas de gerenciamento de práticas contábeis deve ajudá-lo a encontrar uma solução adequada para você.

Tenha em mente que todas as plataformas têm uma curva de aprendizagem. A melhor opção é oferecer treinamento à sua equipe, para que todos possam aproveitar ao máximo os recursos e benefícios – e reservar uma parte do seu orçamento para o investimento inicial de tempo. Experimente gratuitamente por 7 dias e descubra o valor que o Bonsai pode agregar ao seu negócio.

‍