Software de gestión de despachos de contabilidad

En 2023, hay casi 90 000 empresas de contabilidad en Estados Unidos. Es una opción atractiva para quienes desean iniciar un pequeño negocio; se puede gestionar una exitosa asesoría contable con una inversión relativamente pequeña.

Sin embargo, el gran número de clientes y tareas que implica la gestión de una empresa de contabilidad puede resultar abrumador incluso para los empresarios más organizados. La mayoría de las empresas consideran que la única forma de garantizar el buen funcionamiento de sus operaciones es utilizando un software de gestión de prácticas contables.

¿Qué es el software de gestión de prácticas contables?

En cualquier empresa de contabilidad, las operaciones contables se dividen en dos partes: la parte frontal y la parte trasera.

El front-end es la parte de las operaciones que está en contacto con el cliente, donde los contables interactúan con los clientes y gestionan sus cuentas. El back-end es el trabajo entre bastidores de gestionar los procesos internos de una empresa de contabilidad, como nóminas, facturación, declaración de impuestos, contabilidad y presentación de informes.

El software de gestión de despachos contables agiliza estas dos facetas de las operaciones contables al proporcionar herramientas que ayudan a las empresas a gestionar tanto las actividades de cara al público, como la comunicación con los clientes, como las tareas administrativas, como la facturación. También ofrece una serie de funciones diseñadas para facilitar a las empresas el cumplimiento de las normativas estatales y federales, al tiempo que prestan un servicio de alta calidad a sus clientes.

El propósito del software de gestión contable

Durante muchos años, tanto las empresas como los contables independientes se vieron obligados a utilizar herramientas muy arcaicas, como Excel, por ejemplo, que simplemente no estaban a la altura de las exigencias de la gestión de una empresa de contabilidad moderna.

Sin embargo, con la llegada del software de gestión de prácticas contables basado en la nube, las empresas ahora tienen acceso a una serie de potentes herramientas diseñadas para su uso en entornos profesionales.

Estas soluciones están diseñadas pensando en la eficiencia y la precisión; ayudan a las empresas a automatizar tareas rutinarias como la facturación y la contabilidad, de modo que el personal pueda centrarse en cuestiones más importantes, como las relaciones con los clientes y las estrategias de crecimiento. También proporcionan paneles de informes completos para que los usuarios puedan obtener una visión general de su rendimiento en tiempo real.

Por último, muchas soluciones ofrecen funciones específicamente diseñadas para cumplir con las normativas estatales y federales. Esto puede ayudar a las empresas a garantizar que mantengan una buena reputación ante el IRS y otros organismos reguladores, evitando multas costosas o incluso procesos penales.

Ventajas para las pequeñas empresas de utilizar software de gestión de prácticas contables

Las pequeñas empresas suelen tener recursos limitados en lo que respecta a la tecnología, y el software de gestión de prácticas contables puede ayudarles a sacar el máximo partido de lo que tienen. Las funciones automatizadas que ofrecen estas soluciones permiten a las empresas hacer más con menos personal, lo que les permite aceptar clientes más importantes y aumentar sus beneficios.

Además, este tipo de software ayuda a optimizar las operaciones para que las empresas puedan centrarse en ofrecer un mejor servicio a sus clientes. Pueden ofrecer tiempos de respuesta más rápidos para consultas o solicitudes y proporcionar a los clientes acceso a actualizaciones en tiempo real sobre sus cuentas a través de portales seguros. Las herramientas APM también permiten a las empresas ofrecer servicios de valor añadido, como asesoramiento en planificación financiera o asistencia en la elaboración de presupuestos, con el fin de ayudar a los clientes a tomar mejores decisiones sobre sus finanzas.

Características principales del software de gestión de prácticas contables

Gestionar eficazmente tus cuentas es fundamental para cualquier negocio; con el software de gestión de operaciones adecuado, puedes optimizar el proceso, lo que te permitirá centrarte en otros aspectos importantes de tu negocio.

El software de gestión de despachos contables puede incluir una serie de funciones diseñadas para ayudar a las empresas a mantenerse organizadas y eficientes. Veamos algunas de las características más comunes.

Tiempo y facturación

Es fundamental que cualquier empresa facture a sus clientes con precisión, eso es obvio. Para que tus facturas sean correctas, es fundamental que el registro de tus horas de trabajo sea preciso. Con el software APM, normalmente tendrás acceso a útiles herramientas de seguimiento del tiempo y facturación que automatizan todo el proceso, incluida la generación de facturas y el cobro de pagos.

Gestión de clientes

¿Sabías que el 65 % de tus ventas provendrá de clientes existentes? Cuesta mucho más captar nuevos clientes que retener a los ya existentes, por lo que es fundamental contar con las herramientas adecuadas para la gestión de clientes.

El software de gestión de prácticas contables también puede ser útil en este sentido, ya que permite a las empresas ver toda la información de sus clientes en un solo lugar, lo que facilita la identificación de oportunidades potenciales y la rápida toma de medidas al respecto.

Gestión de documentos

Los contables manejan miles de documentos. Entre contratos, facturas, declaraciones de impuestos y otros materiales, es fácil que los papeles se pierdan en el revoltijo. Con el software APM, todos estos documentos se pueden almacenar en una ubicación segura para que las empresas puedan acceder a ellos rápidamente cuando sea necesario.

Muchas plataformas (como la nuestra, Bonsai) también proporcionan útiles plantillas de documentos revisadas por abogados para agilizar aún más el proceso de creación de nuevos contratos y documentos.

Gestión del flujo de trabajo

Independientemente de si eres un profesional independiente o una empresa de contabilidad con varios empleados, es fácil sentirse abrumado por el gran volumen de tareas que hay que gestionar. Las soluciones APM suelen incluir herramientas de gestión del flujo de trabajo que permiten a los usuarios crear y asignar tareas, priorizarlas según su importancia y realizar un seguimiento de su progreso hasta su finalización.

Informes y análisis

Es absolutamente crucial realizar un seguimiento de las métricas como contable, o como cualquier negocio, para el caso. ¿Por qué? Porque una información precisa puede ayudarle a tomar decisiones fundamentadas sobre cómo abordar su negocio.

Con el software de gestión de prácticas contables, las empresas pueden acceder a datos financieros en tiempo real y a indicadores clave de rendimiento, lo que les permite comprender mejor su situación actual.

Integración con otros sistemas

No siempre podrás gestionar todo tu negocio con una sola herramienta. Por eso es importante buscar soluciones que se integren con otros sistemas y servicios.

De esta manera, puede utilizar su software de gestión de la práctica contable como un centro desde el que acceder a todas las herramientas que necesita, en lugar de tener que cambiar constantemente entre diferentes programas. El software de gestión de prácticas contables suele integrarse con herramientas como QuickBooks, Xero o Salesforce.

Tipos de software de gestión de prácticas contables

En un pasado no muy lejano, todo el software se almacenaba en las instalaciones, lo que significa que se almacenaba físicamente en centros de datos propiedad de la organización que lo utilizaba y gestionados por ella. Hoy en día, sin embargo, tenemos más opciones para el software y el almacenamiento de datos. La opción que elija dependerá en gran medida del tamaño de su empresa, así como de sus requisitos técnicos.

Software basado en la nube

A principios de la década de 2000, Amazon Web Services (AWS) fue uno de los primeros servicios basados en la nube en llegar al mercado y, desde entonces, la computación en la nube se ha convertido en algo habitual. El software basado en la nube se almacena en un servidor ubicado fuera de las instalaciones, lo que significa que no es necesario alojarlo usted mismo ni gestionar sus propios centros de datos físicos.

La idea es que un proveedor externo se encargue del almacenamiento de su software y sus datos. Simplemente accede a él a través de Internet. A menudo, esta es una excelente opción para las empresas más pequeñas, ya que elimina la necesidad de mantener costosos equipos informáticos y personal de TI.

Software local

Para las empresas de contabilidad más grandes con requisitos más complejos, el software local podría ser la mejor opción. Con este tipo de solución, puede alojar su software y sus datos en sus propias instalaciones físicas, lo que significa que todos los aspectos relacionados con la seguridad dependen de usted (y de cualquier otro proveedor externo que contrate).

Las soluciones locales suelen ser más caras que las basadas en la nube, pero pueden proporcionar un mayor control sobre cómo se almacenan y utilizan los datos.

Software híbrido

Por último, existe la opción del software híbrido, una combinación de soluciones basadas en la nube y locales. Este tipo de APM suele ofrecer lo mejor de ambos mundos: puede almacenar sus datos en una ubicación segura y, al mismo tiempo, aprovechar la flexibilidad que ofrece la computación en la nube.

A menudo, esto consistirá en almacenar los datos de su empresa en una nube local o en un disco duro, pero accediendo a la plataforma APM a través de la nube. Las soluciones híbridas pueden resultar especialmente útiles para aquellas empresas que requieren un alto grado de personalización y control, pero que no disponen de los recursos necesarios para gestionar el alojamiento o el mantenimiento por sí mismas.

Elegir el software adecuado para la gestión de la práctica contable

Mientras gestiona sus prácticas contables con este software, es igualmente importante considerar la gestión de sus otros proyectos de TI. Esto se puede hacer de manera eficaz con el uso de un software competente de gestión de proyectos de TI. Ambos programas pueden optimizar significativamente las operaciones de su negocio.

Como contable, ya tienes bastante experiencia en la gestión de finanzas, pero elegir el software de contabilidad adecuado puede resultar complicado. No existe una solución única que sea perfecta para todas las empresas, por lo que es importante tener en cuenta el tamaño de su organización, sus requisitos técnicos y las medidas de seguridad que necesita a la hora de tomar una decisión.

Afortunadamente, hay muchas opciones disponibles, desde soluciones basadas en la nube hasta soluciones híbridas, por lo que seguro que encontrarás algo que te sirva. Exploremos algunos de los factores clave que hay que tener en cuenta a la hora de tomar una decisión.

Identifique sus necesidades

Independientemente de su tamaño, cada empresa tendrá sus propias necesidades específicas en lo que respecta al software de gestión de prácticas contables. Antes de empezar a comparar precios, tómate tu tiempo para identificar cuáles son esas necesidades:

• ¿Qué características son innegociables? Por ejemplo, ¿necesita un sistema que se integre con otros programas de software? ¿Necesita un portal de clientes para el autoservicio?
• ¿Necesitas funciones de colaboración como compartir documentos o gestionar tareas?
• ¿Qué tipo de asistencia necesita del proveedor?
• ¿Qué conocimientos tecnológicos tienen tus empleados? ¿Necesitas una herramienta con una curva de aprendizaje suave y una interfaz muy básica?

Es mejor estar demasiado preparado que poco preparado a la hora de encontrar la solución APM adecuada, y si prepara una lista de sus requisitos imprescindibles antes de consultar con los proveedores, estará en una posición mucho mejor para seleccionar la herramienta adecuada.

Investiga y compara diferentes opciones de software.

La fase de investigación de su compra es fundamental. No se deje llevar por características llamativas o promesas: tómese el tiempo necesario para leer opiniones de usuarios, consulte con expertos del sector y haga muchas preguntas antes de tomar una decisión.

Los sitios web imparciales como Capterra son un excelente recurso para comparar precios, ya que ofrecen reseñas y valoraciones de usuarios reales que te ayudan a tomar una decisión informada.

Analiza detenidamente las ventajas y desventajas de cada opción (no solo las que aparecen en los sitios web de reseñas, sino también las opiniones reales de los clientes) para comprender mejor qué es lo que les gusta y lo que no les gusta a los usuarios del producto.

Asegúrese también de tener en cuenta la escalabilidad: ¿el software podrá crecer al ritmo de su negocio o tendrá que invertir en una solución completamente nueva tan pronto como su empresa crezca? Es fácil seleccionar una herramienta excelente y luego descubrir que no tiene suficientes funciones para empresas más grandes.

Ten en cuenta tu presupuesto

Los programas de software son sin duda una inversión, algunos más que otros. Estás pagando por funciones, asistencia y seguridad, todos ellos aspectos importantes para el éxito de tu empresa. Pero también hay que tener en cuenta el coste de implementación y mantenimiento a lo largo del tiempo.

Al seleccionar un software de gestión de prácticas contables, asegúrese de comparar los precios de diferentes proveedores y seleccione uno que se ajuste a su presupuesto. No olvides tener en cuenta los costes adicionales, como la formación, la integración con otras herramientas o servicios, etc., ya que pueden acumularse rápidamente.

Las soluciones basadas en la nube suelen ser más rentables que las soluciones locales, pero también conllevan una serie de consideraciones. El precio no es el único factor a tener en cuenta.

Evaluar las características de seguridad

Los contables son responsables de cantidades significativas de datos confidenciales. Tienes datos de pago, declaraciones de impuestos, finanzas de la empresa, información de clientes y mucho más. Es muy fácil que estos valiosos datos caigan en manos equivocadas si no se tiene cuidado.

Al seleccionar un software de gestión de prácticas contables, preste atención a las características de seguridad que ofrece. Busca herramientas que incluyan cifrado de nivel bancario, autenticación de dos factores y otras medidas para proteger tus datos frente a los piratas informáticos.

A menudo se da por sentado que el software instalado en el propio equipo es más seguro que las soluciones basadas en la nube, pero no siempre es así. Ambos tipos de software pueden ser seguros siempre y cuando se seleccione un proveedor de confianza que cuente con protecciones sólidas.

Buscar asistencia del proveedor

El servicio al cliente es absolutamente esencial a la hora de elegir un software de gestión de despachos de contabilidad. Lo último que quieres es quedarte atascado con un programa que no sabes cómo usar o sobre el que tienes dudas. En caso de un apagón total o una violación de datos, es necesario saber que el proveedor estará ahí para ayudar.

Busque proveedores que ofrezcan servicio al cliente y asistencia técnica las 24 horas del día. Pregunte por sus tiempos de respuesta y cómo gestionan la recuperación de datos en casos de emergencia. Si un proveedor no está dispuesto o no es capaz de proporcionar respuestas satisfactorias, probablemente sea mejor buscar soluciones de software en otra parte.

Una vez más, las opiniones de los clientes son muy reveladoras en este sentido. Echa un vistazo a lo que otros usuarios opinan sobre el software y su servicio de atención al cliente antes de invertir en él. Si el servicio al cliente es malo, es una de las primeras cosas de las que se quejará la gente.

El mejor software de gestión de prácticas contables

Antes de salir a buscar el mejor software de gestión de despachos de contabilidad, tenemos algunas recomendaciones para ti. Aquí tienes un resumen de nuestras mejores opciones.

Bonsái: el mejor todoterreno

Fuente: Bonsái

En Bonsai, no hacemos las cosas a medias. Nuestra plataforma está diseñada para ser una solución empresarial integral, no solo para contables, sino para todo el mundo. Incluye funciones como facturación, procesamiento de pagos y seguimiento del tiempo que le ayudan a gestionar su consulta de forma más eficaz, así como herramientas de gestión de clientes y proyectos para mantener todo organizado.

Los contables trabajan con montones de documentos en su día a día, y nosotros les ayudamos proporcionándoles una biblioteca de plantillas y contratos revisados por abogados. Además, contamos con un equipo de atención al cliente dispuesto a responder a tus preguntas las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

En cuanto a las funciones orientadas al cliente, Bonsai te permite crear un portal de marca para clientes que les facilita el acceso a su información, el seguimiento del progreso y la realización de pagos. Gestiona todas tus cuentas desde un sencillo panel de control y accede a informes detallados que te muestran exactamente cómo está funcionando tu negocio.

Interfaz de usuario

Bonsai ha sido diseñado con una interfaz de usuario sencilla pero potente que facilita a los contables su puesta en marcha. Además, nuestra aplicación móvil te permite gestionar tu consulta desde cualquier parte del mundo, lo que resulta perfecto para profesionales ocupados que desean acceder a sus datos las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Seguridad

Bonsai cuenta con tres proveedores de pago principales: Stripe, PayPal y Plaid, todos ellos emplean un cifrado de alto nivel para proteger tus datos. Stripe es, de hecho, un proveedor de servicios certificado PCI de nivel 1.

Precios

Puedes empezar a utilizar Bonsai de forma gratuita para probar sus funciones. Tras la prueba, los niveles de precios son los siguientes:

• Inicial: 17 $ al mes
• Profesional: 32 $ al mes
• Negocios: 52 $ al mes

Como servicio basado en la nube, Bonsai es considerablemente más asequible que otras soluciones, ¡pero sin sacrificar las funciones!

Keap: lo mejor para la gestión de las relaciones con los clientes

‍

Keap CRM es una plataforma diseñada para ayudar a las pequeñas empresas a gestionar sus relaciones de alto valor. Ofrece un conjunto de herramientas que le ayudan a comprender mejor y atender a sus clientes, incluyendo canales de ventas, seguimientos automatizados y segmentación de clientes.

Keap te ayuda a crear correspondencia personalizada para cada cliente en función de sus necesidades específicas. Ya sea un recordatorio para enviar información fiscal o un correo electrónico de marketing para promocionar un producto, puedes crear mensajes personalizados que sin duda causarán impacto.

Dado que Keap es principalmente un CRM, probablemente necesitarás integrarlo con otras plataformas utilizando la API. Hay otras soluciones integrales que puedes considerar (como Bonsai) si no quieres unir varias aplicaciones.

Interfaz de usuario

Algunas reseñas sobre esta plataforma mencionan que, si aún no estás familiarizado con ella, la interfaz de usuario puede requerir un poco de tiempo para acostumbrarse. Afortunadamente, existe una animada comunidad online de usuarios que están más que dispuestos a ayudar a los recién llegados.

Seguridad

Keap es una plataforma totalmente encriptada que cuenta con diversas certificaciones de seguridad. Utiliza el protocolo Transport Layer Security (TLS) versión 1.2; todos los datos personales se cifran con AES-256 (como mínimo).

Precios

Después de una prueba gratuita, hay dos opciones de precios para Keap:

• Pro: 149 $ al mes
• Máximo: 199 $ al mes

También existe la opción de negociar una suscripción Max Classic, cuyo precio dependerá de tus necesidades. Las pequeñas empresas estarán más que satisfechas con los planes Pro o Max.

KarbonHQ: lo mejor para el análisis y la inteligencia empresarial

Fuente: KarbonHQ

La plataforma KarbonHQ es conocida principalmente por su estética moderna y llamativa, pero también ofrece un conjunto de funciones muy útiles para los contables. Es una solución basada en la nube con herramientas para el análisis de datos y la inteligencia empresarial, la elaboración de presupuestos y previsiones, la comunicación con los clientes y mucho más.

Karbon está configurado para ser una solución integral, pero probablemente sea más preciso llamarlo una solución front-end. Cubre aspectos como la gestión de las relaciones con los clientes, el envío de correos electrónicos, el portal de clientes y el intercambio de documentos, pero no es tan completa como una solución como Bonsai.

Interfaz de usuario

KarbonHQ tiene una interfaz moderna y fácil de usar que facilita la navegación por la plataforma. Se tarda más tiempo en familiarizarse con ella que con otras plataformas, por lo que es recomendable dedicar un tiempo a explorarla y acostumbrarse a su diseño.

Seguridad

Karbon cuenta con la certificación SOC 2 Tipo 2 y utiliza el cifrado Transport Layer Security (TLS v1.2, v1.1 y v1.0) para las solicitudes de cliente a servidor.

Precios

Con KarbonHQ, las empresas pagan en función del número de usuarios.

• Equipo: 59 $ al mes por usuario
• Negocios: 79 $ al mes por usuario
• Empresa: precios personalizados

Desafortunadamente, estos planes solo se pueden pagar anualmente, por lo que no es el plan de precios más flexible. Sin embargo, es ideal si no vas a añadir o eliminar usuarios con frecuencia.

Ignition: lo mejor para la administración

Fuente: LinkHQ

Mientras que Keap y KarbonHQ son principalmente soluciones front-end, Ignition es una plataforma de contabilidad en toda regla. Se encarga de cuestiones como propuestas, contratos, pagos e inteligencia empresarial.

Ignition es una solución basada en la nube destinada a reducir la carga de trabajo manual de los contables. Las potentes funciones de automatización, como la conciliación automática y la generación de facturas, permiten a los contables centrarse en sus competencias principales.

Interfaz de usuario

Ignition tiene una interfaz limpia y fácil de navegar. También ofrece visualizaciones útiles para conjuntos de datos complejos, lo que facilita la interpretación rápida de la información.

Seguridad

Ignition emplea los últimos protocolos de seguridad, incluido el cifrado SSL de 256 bits para todos los intercambios de datos con los clientes. Los datos se copian diariamente y se almacenan en centros de datos seguros.

Precios

Puedes aprovechar al máximo una breve prueba gratuita antes de elegir una de las tres opciones:

• Inicial: 89 $ al mes
• Profesional: 199 $ al mes
• Escala: 499 $ al mes

Todos se pagan anualmente; el plan Starter debería ser suficiente para la mayoría de las pequeñas empresas, pero considere cuidadosamente qué funciones necesita antes de comprometerse con un plan.

Intuit (QuickBooks): lo mejor para las finanzas

Fuente: QuickBooks

QuickBooks es conocido por sus herramientas asequibles y completas basadas en la nube. Una de estas herramientas es Intuit, una popular solución de contabilidad para pequeñas empresas.

Intuit está diseñado para facilitar a los contables y propietarios de empresas el seguimiento de las finanzas, la creación de facturas y la gestión de nóminas. También ofrece funciones útiles como la conciliación bancaria automática, el seguimiento de gastos y la previsión de flujo de caja.

Interfaz de usuario

La interfaz de QuickBooks es sencilla e intuitiva. Es una de las plataformas más populares que existen, por lo que, a estas alturas, se han añadido numerosas integraciones y se han perfeccionado sus funciones.

Seguridad

Intuit cuenta con un Centro de seguridad con múltiples capas y facetas de seguridad. Utiliza autenticación de dos factores, medidas antifraude, detección de estafas, alertas y cifrado de alto nivel.

Precios

Intuit es probablemente la más flexible en cuanto a opciones de precios:

• Autónomos: 15 $ al mes
• Inicio sencillo: 30 $ al mes
• Essentials: 55 $ al mes
• Más: 85 $ al mes
• Avanzado: 200 $ al mes

También cabe destacar que Intuit ofrece configuraciones guiadas gratuitas para ayudarte a empezar.

Nuestra mejor elección

Bonsai es, con diferencia, el sistema de gestión de prácticas contables más completo del mercado. Somos parciales, pero también somos sinceros, y conocemos nuestra plataforma como la palma de nuestra mano.

La plataforma Bonsai está diseñada para facilitarte la vida al combinar funciones de gestión de proyectos, interacción con los clientes y contabilidad en una solución optimizada y fácil de usar. Está basado en la nube, por lo que puedes acceder a tus datos desde cualquier lugar.

Las demás opciones de esta lista también son excelentes, pero no son tan completas como Bonsai. Si buscas una solución integral, Bonsai es la mejor opción.

Conclusión

El software de gestión de prácticas contables es su pasaporte hacia una contabilidad eficiente y optimizada. Simplifica los procesos, reduce las cargas de trabajo manuales, mantiene sus datos seguros y facilita la previsión del flujo de caja.

Con el software adecuado, podrá centrarse en las tareas que aportarán valor a su negocio. Nuestra lista de los mejores sistemas de gestión de despachos contables debería ayudarle a encontrar una solución que se adapte a sus necesidades.

Ten en cuenta que todas las plataformas tienen una curva de aprendizaje. Lo mejor que puedes hacer es impartir formación a tu equipo, para que todos puedan aprovechar al máximo las funciones y ventajas, y dejar margen en tu presupuesto para la inversión inicial de tiempo. Pruébanos gratis durante 7 días y descubre el valor que Bonsai puede aportar a tu negocio.

‍