Software de faturamento para agências digitais: organize suas finanças

O faturamento pode não ser a tarefa mais emocionante em uma agência. No entanto, desempenha um papel crucial para garantir que uma empresa seja lucrativa e tenha fluxo de caixa suficiente para realizar suas operações. Assim sendo, você precisa estar sempre atualizado para faturar os clientes corretamente e dentro do prazo, além de manter a transparência nas transações financeiras.

Quando a abordagem de faturamento é manual, ela se torna estressante, complexa e propensa a erros humanos. Não é surpresa que 82% das pequenas empresas não sobrevivam ao primeiro ano devido a problemas de fluxo de caixa.

As agências que desejam otimizar seus processos de faturamento optam por utilizar um software de faturamento digital para agências. Além de facilitar o faturamento, melhora a precisão e a eficiência ao automatizar uma parte das tarefas de faturamento. Este guia fornecerá uma compreensão abrangente dos recursos, benefícios, desafios e muito mais do software de faturamento para agências digitais.

Entendendo o software de faturamento para agências digitais

Como agência digital, utilizar o software de faturamento certo é um fator essencial para a eficiência e rentabilidade de suas operações. A compreensão das funções da agência pode ajudar imensamente a simplificar esse processo. Garantir que seu software de faturamento se integre bem ao seu fluxo de trabalho, atendendo a diferentes funções, acaba economizando tempo e recursos.

Quando se trata da parte contábil de uma agência de marketing digital, a importância de um faturamento eficaz não pode ser subestimada. Depois de prestar serviços aos seus clientes, você deve garantir que receberá o pagamento correto e dentro do prazo. Dessa forma, você poderá arcar com as despesas da sua empresa e pagar seus funcionários pelo trabalho realizado.

Um software de faturamento para agências digitais automatiza o processo de criação, envio e acompanhamento de faturas com base em taxas predefinidas ou especificações do projeto. Além disso, essa ferramenta auxilia no gerenciamento de contas de clientes, mantendo registros abrangentes de informações de clientes, históricos de projetos e condições de faturamento. O banco de dados centralizado garante que dados precisos e atualizados estejam prontamente disponíveis, permitindo uma comunicação fluida e processos de faturamento eficientes.

Além disso, muitas ferramentas de faturamento digital hoje em dia possuem recursos de controle de tempo. Assim, você pode determinar as horas gastas em um determinado projeto. Isso aumenta ainda mais a precisão e a transparência do processo de faturamento.

Entendendo como funciona o faturamento digital

Agora que você já sabe o que é um software de faturamento para agências digitais, vamos entrar nos detalhes de como ele funciona.

Normalmente, o software permite que você configure os perfis dos seus clientes e insira informações de contato, condições de faturamento e detalhes do projeto para facilitar a consulta. Quando você conclui uma tarefa ou um marco, o software prepara automaticamente uma fatura com base nos critérios acordados.

Após preparar a fatura, o software permite enviá-la diretamente ao cliente. Caso o cliente se esqueça de pagar a fatura, o software envia um lembrete automático para ele. Dessa forma, você elimina o risco de atrasos nos pagamentos ou de ter que fazer o acompanhamento manual dos clientes.

O software de faturamento para agências digitais integra diferentes métodos de pagamento para facilitar a compensação de faturas, incluindo transferências bancárias, cartões de crédito e transferências online.

A maioria, se não todas, as ferramentas de faturamento de agências digitais permitem a personalização de faturas, incluindo a adição da marca da agência, a discriminação dos serviços e a aplicação de descontos ou impostos. Dessa forma, você pode manter uma imagem profissional e reforçar a identidade da sua marca. Mais importante ainda, você pode criar uma experiência coesa para seus clientes.

Por último, as ferramentas de faturamento armazenam seus dados atuais e passados. Ele usa seus recursos de análise para fornecer informações sobre suas tendências de faturamento, rentabilidade do projeto e saúde financeira geral.

Tipos de sistemas de faturamento compatíveis com o software de faturamento

Cada agência tem suas necessidades e preferências específicas quando se trata de cobrar os clientes. O software de faturamento para agências digitais oferece suporte a vários métodos de faturamento para atender a essas diversas necessidades. Incluem:

Cobrança de taxa fixa

O faturamento com taxa fixa, também chamado de faturamento com taxa fixa ou taxa de projeto, envolve a cobrança de uma taxa específica por um projeto. Uma vez definido o preço, ele não muda, independentemente das horas gastas e dos recursos utilizados. Alguns clientes preferem esse método de cobrança porque sabem exatamente quanto vão gastar em um projeto, sem se preocupar com custos adicionais.

Faturamento por hora

Como o nome sugere, o faturamento por hora cobra dos clientes com base no número de horas dedicadas a um projeto. Normalmente, as empresas que utilizam este método têm uma tarifa horária pré-determinada. Após atingir uma determinada meta ou concluir o projeto, o software de faturamento da agência digital multiplicará as horas e a taxa horária para calcular o valor da fatura.

Para garantir transparência e precisão, a ferramenta de faturamento geralmente inclui um recurso de controle de ponto que os funcionários utilizam para registrar a entrada e a saída do trabalho.

Faturamento baseado em marcos

Os marcos são submetas dentro de um projeto. Ao utilizar este método de faturamento, você cobra o cliente sempre que conclui uma etapa pré-determinada. O software de faturamento da agência digital acompanha o andamento do projeto. Sempre que você atingir um determinado marco, ele preparará automaticamente uma fatura e a encaminhará ao cliente.

Cobrança recorrente

O faturamento recorrente ocorre após um período pré-determinado. Pode ser depois de uma semana, um mês ou um ano. Nesse caso, você deve combinar previamente com o cliente o cronograma de faturamento. Este método é geralmente ideal para projetos em andamento.

Principais recursos do software de faturamento digital

Como mencionado, o faturamento é uma parte vital do sucesso de qualquer negócio. No entanto, nem todos os proprietários são capazes de lidar com as obrigações financeiras de seus negócios de maneira eficaz. Nesse caso, o software de faturamento oferece uma variedade de recursos para facilitar o processo, melhorar a precisão e aumentar a eficiência. Esses recursos incluem:

Faturamento automatizado

A faturação automatizada elimina a necessidade de introdução manual de dados, minimizando erros e poupando tempo. Ele também prepara e envia faturas de forma consistente e pontual, de acordo com o cronograma da sua empresa.

A consolidação de faturas é outro aspecto do faturamento automatizado. Ajuda a reunir várias compras em uma única fatura, em vez de enviar muitas faturas a um cliente.

Pagamento online

O software de faturamento integra-se a métodos de pagamento online, o que permite que as empresas aceitem dinheiro eletronicamente ou diretamente por meio da fatura. Essa flexibilidade torna o processo de pagamento mais fácil e rápido, melhorando o fluxo de caixa.

Alguns dos métodos que o software de faturamento incorpora incluem cartões de crédito ou débito, transferências bancárias, cheques e PayPal.

Acompanhamento das despesas

Atualmente, os softwares de faturamento incluem recursos de acompanhamento de despesas que permitem às empresas monitorar como utilizam suas finanças. Essas despesas podem estar relacionadas ao projeto, caso em que o software as inclui na fatura do cliente. Alternativamente, podem ser relacionados com a atividade empresarial e incluídos nos processos contabilísticos internos.

Ao acompanhar as despesas, você pode obter rapidamente informações sobre a rentabilidade dos projetos dos seus clientes, bem como sobre os custos de gestão do seu negócio.

Compartilhamento de documentos

O software de faturamento digital permite que os funcionários compartilhem documentos com facilidade. Assim, as equipes podem colaborar em tarefas e ter acesso a documentos em formatos prontos para impressão.

Este software também fornece um link através do qual os clientes podem verificar a exatidão de suas informações, bem como adicionar ou remover partes delas.

Segurança e proteção

O software de faturamento lida com informações críticas sobre negócios e clientes. Portanto, eles precisam garantir a segurança desses dados contra hackers e violações. A maioria dos softwares inclui criptografia SSL para impedir o compartilhamento externo, bem como autenticação de usuários e controles de acesso baseados em funções para regular o acesso aos dados.

Recurso multimoedas

O software de faturamento para agências digitais atende empresas que atendem clientes internacionais com um recurso de suporte a várias moedas. Permite um faturamento preciso, atualizando automaticamente as taxas de câmbio entre várias moedas.

Opções de modelo

Opções variadas de modelos são recursos importantes do software de faturamento. Esses modelos pré-concebidos permitem-lhe preencher faturas com diferentes formatos e conteúdos. Exemplos de modelos incluem notas fiscais e notas de crédito ou débito.

Os modelos também permitem a personalização das faturas para refletir a marca da empresa ou atender às preferências dos clientes.

Monitoramento de faturas

Além de gerar faturas, o software de faturamento acompanha o andamento do processo de pagamento. Ele acompanha se as faturas foram enviadas, recebidas pelo cliente, pagas integralmente e quais estão vencidas.

Este recurso também inclui o cálculo de impostos para garantir a conformidade com as leis tributárias e aplicar as deduções fiscais relevantes às faturas.

Registro de auditoria e atividades

O software de faturamento possui registros de auditoria e atividades para garantir transparência e responsabilidade no processo de faturamento. Isso permite a verificação e o rastreamento da atividade do usuário em relação a quaisquer alterações feitas em uma fatura e ao histórico de pagamentos do cliente dentro de um período especificado.

Como escolher um software de faturamento para agências digitais

Para os empresários que estão pensando em integrar um software de faturamento para agências digitais aos seus negócios, escolher o software certo é fundamental para o sucesso financeiro. Mas como selecionar o software adequado às suas necessidades?

Aqui estão alguns fatores a serem considerados.

Facilidade de uso

A maioria dos empresários, a menos que também sejam contadores, não gosta de lidar com a papelada financeira e os cálculos envolvidos. Portanto, escolha um software de faturamento que seja fácil de usar e navegar.

Um bom software simplifica o seu trabalho, automatizando tarefas como o agendamento de faturas e cálculos de impostos. Também deve ter uma interface de usuário (UI) amigável e intuitiva.

A funcionalidade do software

Antes de adquirir um software, verifique se ele possui os recursos necessários para atender às necessidades da sua empresa. No entanto, observe que a funcionalidade e o design do software variam entre si. O software “certo” depende em grande parte da sua preferência pessoal como empresário.

Sincronização com ferramentas existentes

Aplicativos e ferramentas de terceiros, como softwares de contabilidade, incluindo QuickBooks, ferramentas de controle de tempo e sistemas de CRM, são essenciais para a gestão de negócios e projetos. Um software de faturamento confiável deve ser capaz de se integrar a essas ferramentas existentes para simplificar os fluxos de trabalho, minimizar redundâncias e eliminar a duplicação de informações.

Escalabilidade

Todas as empresas aspiram a crescer em tamanho e receita. Portanto, ao escolher um software de faturamento para agências digitais, é fundamental verificar se ele é capaz de lidar com cargas de trabalho de faturamento grandes e exigentes. Adquira um que possa acomodar uma base de clientes maior, mais transações e mais projetos sem necessariamente sacrificar a funcionalidade e o desempenho.

Recursos de segurança

Por mais que informações financeiras precisas sejam importantes, elas podem se tornar um risco se caírem nas mãos erradas. Portanto, uma das principais preocupações deve ser adquirir um software de faturamento para agências digitais com recursos de segurança robustos.

Antes de escolher um, certifique-se de que ele pode garantir a segurança dos seus dados com recursos como criptografia, backup de dados na nuvem e atualizações regulares do sistema.

Suporte ao cliente e treinamento

Nas fases iniciais da incorporação do software de faturamento em sua empresa, é importante contar com suporte técnico para garantir que você resolva rapidamente os problemas que surgirem. Nesse caso, ao selecionar o software certo para você, informe-se sobre o suporte ao cliente do fornecedor ou a disponibilidade de quaisquer acordos de nível de serviço (SLAs).

Você também pode verificar se eles oferecem pacotes de treinamento para ajudar você e sua equipe com o software.

Implementação de software de faturamento para agências digitais

No cenário digital em constante evolução, é fundamental que as agências implementem estratégias eficazes para gerenciar seus recursos. Um aspecto significativo disso é a capacidade de lidar com o faturamento de maneira eficiente por meio de plataformas como o Agency Resource Management. Selecionar o software certo pode otimizar processos, reduzir erros e aumentar a produtividade geral.

A implementação de um software de faturamento para agências digitais requer um planejamento cuidadoso para estabelecer uma base sólida para processos de faturamento sem complicações. Aqui estão os passos para guiá-lo:

Etapa 1: Avalie o processo de faturamento atual

Antes de implementar um software de faturamento digital, é fundamental avaliar minuciosamente o processo de faturamento atual. Isso mostrará as áreas de ineficiência que seu novo software de faturamento deve resolver. Seria útil descrever as etapas que você segue para faturar os clientes.

Ao analisá-los posteriormente, você poderá definir metas claras. É reduzir erros, melhorar a satisfação do cliente ou simplificar as operações de faturamento? Com isso em mente, você saberá como personalizar melhor o software de faturamento escolhido.

Passo 2: Pesquise um software de faturamento confiável para agências digitais

Encontrar um software de faturamento confiável para agências digitais não é tarefa fácil. Isso ocorre porque o mercado está repleto de centenas de opções, todas alegando oferecer resultados excepcionais. Como tal, você terá que dedicar-se a um trabalho de pesquisa intenso.

Primeiro, você pode realizar uma pesquisa online. Visite sites e plataformas de mídia social para ler avaliações sobre as experiências de outras pessoas com o software desejado. Em segundo lugar, peça recomendações a colegas do setor e feedback sincero sobre o que eles gostam ou não gostam em uma determinada ferramenta de faturamento. Por fim, você pode solicitar uma versão de avaliação ou demonstração a um desenvolvedor de software ou se inscrever para uma avaliação gratuita. O objetivo deve ser encontrar uma ferramenta de faturamento que atenda às necessidades da sua empresa.

Etapa 3: Personalizar e transferir os dados do cliente

Depois de encontrar o software de faturamento desejado, é hora de personalizá-lo para atender às suas necessidades. A personalização pode incluir a criação de contas de usuário, a definição de modelos de faturamento, a configuração de impostos, a integração com sistemas de contabilidade ou CRM e a integração de processadores de pagamento.

O que se segue é a transferência dos dados dos seus clientes do sistema antigo. Afinal, sem dados relevantes dos clientes, o software não terá muita utilidade. Os dados a serem migrados incluem:

• Nome comercial do cliente
• Informações de contato do cliente (como nome, e-mail e número de telefone)
• Endereço de cobrança do cliente
• Números ou identificadores de contas de clientes
• Histórico de faturamento, incluindo faturas, pagamentos e saldos pendentes
• Condições de pagamento

Antes de transferir esses dados, é essencial limpá-los. Dessa forma, você se livrará de registros desatualizados e corrigirá quaisquer erros ou inconsistências.

Etapa 4: Treinar e dar apoio

Treinar seus funcionários sobre como navegar no sistema de faturamento é fundamental. Isso lhes dá confiança para abraçar a mudança, minimizando o estresse e a perda de tempo quando você lança o software. Antes que sua equipe se familiarize totalmente com a ferramenta de faturamento, você também deve garantir que eles tenham suporte prontamente disponível.

Etapa 5: Implemente gradualmente o software de faturamento da agência digital

Em vez de fazer um lançamento em grande estilo, considere uma implementação piloto. Escolha um subconjunto de usuários ou um departamento específico para testar o software de faturamento. Isso permitirá que sua equipe se familiarize com a ferramenta de faturamento de maneira mais controlada.

Além disso, você receberá feedback sobre se a ferramenta está funcionando conforme o esperado e quais áreas podem se beneficiar de melhorias. Quando você expandir o software de faturamento para toda a organização, ele estará funcionando perfeitamente, sem problemas.

Etapa 6: Monitorar e otimizar

De vez em quando, você deve monitorar o desempenho e o uso do software de faturamento digital. Avalie se ele está resolvendo os pontos críticos que existiam no sistema de faturamento anterior. Sempre que identificar lacunas, atualize o software com novos recursos, patches e melhorias para se manter alinhado com seus processos de negócios.

Dicas para usar o software de faturamento de forma eficaz

Às vezes, ter o melhor software de faturamento para agências digitais simplesmente não é suficiente. Você precisa otimizar seu uso em sua empresa para obter o máximo de benefícios. Abaixo estão várias dicas sobre como usar o software de faturamento de forma eficaz.

Dica 1: Familiarize-se com o seu software

Para otimizar o uso do seu software de faturamento, você precisa estar familiarizado com ele. Familiarize-se com os conceitos básicos do software consultando os guias do usuário e as equipes de suporte técnico do fornecedor para obter assistência.

Explorar o software proporciona conhecimento prático sobre como usar todos os recursos e opções disponíveis para melhorar o seu negócio. Você pode complementar isso agendando sessões de treinamento para que seus funcionários se familiarizem com a melhor forma de usar o aplicativo.

Dica 2: Aplique as opções automáticas disponíveis

A principal função do software de faturamento é facilitar o trabalho, aumentar a eficiência e melhorar a precisão. Portanto, aplicar os recursos automatizados do software, como modelos predefinidos, faturamento automático, cobranças recorrentes e lembretes de pagamento, facilita o processo de pagamento da sua empresa.

Dica 3: Mantenha-se atualizado com as melhorias

Os fabricantes de software continuam atualizando seus produtos e fazendo melhorias, como correções de bugs, atualizações de segurança e adição de mais recursos. Assim, manter-se atualizado com os desenvolvimentos de software do fornecedor lhe dá uma vantagem e melhora sua experiência com o software de faturamento.

Dica 4: Configure lembretes de pagamentos em atraso

Apesar de seus melhores esforços para enviar as faturas em dia, o cliente pode ficar muito ocupado e esquecer disso. Na verdade, 29% das faturas são sempre pagas com atraso. Assim sendo, há chances de você não receber seu pagamento em dia. Definir lembretes automáticos alguns dias antes da data de vencimento incentiva os clientes a pagarem em dia, sem a necessidade de comunicação de acompanhamento.

Dica 5: Faça backup dos seus dados

A perda ou violação de dados financeiros pode ter um enorme impacto negativo nos seus negócios. O armazenamento em nuvem, que a maioria dos softwares de faturamento utiliza atualmente, oferece armazenamento seguro para suas informações. No entanto, é melhor prevenir e garantir que você faça backup dos seus dados regularmente.

Dica 6: Utilize relatórios e análises

Além de realizar tarefas de contabilidade e escrituração, seu software de faturamento gera relatórios e analisa os dados da sua empresa. Elas contêm informações como seu desempenho de faturamento, lucros e perdas, comportamentos de pagamento dos clientes, estoque e despesas. Ao analisar os relatórios e as análises, você pode tomar decisões mais bem informadas.

Dica 7: Use uma linguagem simples e concisa

Nem todos os clientes têm conhecimento no setor de faturamento. Portanto, é importante evitar jargões e abreviações técnicas e usar uma linguagem fácil de entender. Aproveite todas as opções de personalização disponíveis no software de faturamento para adaptar a linguagem e a terminologia utilizadas às preferências e à marca da sua organização.

Resumindo: a sobrevivência da sua agência depende em grande parte de uma faturação adequada.

Em última análise, o objetivo de oferecer serviços de marketing é receber o pagamento. No entanto, o método de cobrança de pagamentos pode causar muitas dores de cabeça devido às inúmeras tarefas envolvidas. Pior ainda, isso pode fazer com que você tenha prejuízos. Para evitar todos esses inconvenientes, você deve optar por um software de agência digital como o Hello Bonsai.