Tudo o que você precisa saber sobre software de faturamento para agências de marketing em 2025

A maior parte dos seus esforços como gerente ou proprietário de uma agência provavelmente será dedicada a garantir que seus projetos sejam concluídos dentro do prazo e satisfaçam as exigências dos seus clientes. Afinal, é isso que faz sua empresa ganhar dinheiro e manter as portas abertas.

No entanto, isso é apenas uma parte do sucesso do seu negócio. A maneira real pela qual sua empresa pode prosperar é cobrando dos clientes pelo tempo e pela experiência de sua equipe.

É aí que entra o software de faturamento. Sem ele, você precisará calcular manualmente quanto cobrar de seus clientes e, pior ainda, controlar se eles pagam por serviço ou por tempo. O software de faturamento para agências de marketing permite automatizar a maioria das tarefas relacionadas ao faturamento e reduzir o tempo gasto analisando cronogramas.

Neste artigo, você aprenderá por que deve adquirir um software de faturamento, os melhores recursos a serem procurados e até mesmo algumas ferramentas excelentes para você começar.

Software de faturamento vs. software de emissão de faturas

Em muitos casos, você verá os termos cobrança e faturamento sendo usados de forma intercambiável. Um software pode alegar ser para faturamento, enquanto outro especificará cobrança. Isso é agravado pelo fato de que os termos contas e faturas receberam usos coloquiais diferentes.

Normalmente, o software de faturamento permite criar e enviar faturas aos clientes, que depois pagam de forma independente, como acontece com as contas de serviços públicos. Por outro lado, o software de faturamento cria uma plataforma de ponto de venda onde os clientes pagam diretamente pelos seus serviços, semelhante à forma como você pagaria em um supermercado.

No entanto, a maioria dos softwares de faturamento para agências de marketing desempenha ambas as funções.

Benefícios do software de faturamento para agências de marketing

Uma consideração importante para qualquer agência de marketing é o faturamento, e isso pode ser simplificado com um software de faturamento de qualidade para agências de marketing. Com essa ferramenta, as empresas podem acompanhar as taxas dos clientes, as despesas e a gestão financeira geral de forma eficiente. Isso resulta em mais tempo e energia direcionados para a criação de estratégias de marketing vencedoras para os clientes.

Descobrir o software de faturamento certo para sua agência de marketing pode ser desafiador, mas não é impossível. Você pode considerar programas que não se concentram apenas no faturamento, mas também integram funcionalidades como controle de tempo. Isso ajudará a otimizar seus processos e garantir a rentabilidade de seus projetos.

Ao utilizar nosso software de gerenciamento de recursos para agências, você encontrará funcionalidades de faturamento e cobrança que são essenciais para uma agência de marketing eficiente.

O software de faturamento já deve ser familiar para você de alguma forma. Em essência, o software de faturamento simplifica a forma como você cria e envia faturas aos seus clientes. Embora você provavelmente consiga lidar com o faturamento manual, usar um software é o próximo passo natural para o crescimento da sua agência. Eis o motivo.

Faturamento simplificado

As faturas são a principal forma de pagamento da sua agência, e você não pode se dar ao luxo de enviar uma fatura errada a um cliente. No entanto, há tantos detalhes diferentes que você precisa lembrar, desde os dados pessoais do cliente até o método de pagamento que ele usa.

Normalmente, isso fica armazenado em planilhas ou — em um cenário muito mais provável e pior, se você for uma pequena empresa — na sua cabeça, enquanto você tenta lembrar quais detalhes da fatura usar para um determinado cliente.

Com um software de faturamento, o problema praticamente se resolve sozinho. Graças a um sistema inteligente de entrada de informações, você pode inserir os dados do seu cliente, visualizá-los quando quiser e alterá-los, se necessário.

Além disso, alguns sistemas permitem configurar pagamentos recorrentes. Isso funciona muito bem se o seu modelo de negócio principal utiliza serviços de assinatura mensal. O software pode gerar uma fatura uma vez por mês para um cliente específico e solicitar que você a envie ou fazê-lo diretamente.

Além disso, você não precisará se preocupar com números de fatura incompatíveis. O software armazena todas as faturas anteriores e pode simplesmente gerar o próximo número de fatura automaticamente.

As faturas automatizadas também podem ser úteis para o cliente. Se o modelo for bem conhecido ou fácil de ler, o cliente poderá configurar pagamentos recorrentes no software da sua conta comercial e simplificar significativamente o processamento do pagamento para ambas as partes.

Melhores cálculos de faturas

Dependendo de como você definir suas condições de pagamento, você pode encontrar problemas ao cobrar seus clientes pelo tempo de sua equipe. Se você não tiver um método claro de pagamento por projeto, talvez esteja recorrendo a um modelo de pagamento por hora.

Isso pode ser difícil de implementar se o seu software de gerenciamento de projetos não conseguir rastrear com precisão quanto tempo sua equipe levou para concluir suas tarefas. Mas, se o seu software de faturamento puder se integrar ao seu software de gerenciamento de tempo ou tiver seus próprios recursos de controle de tempo, você poderá obter uma visão geral precisa do tempo que levou para concluir os projetos.

Se a integração do software permitir, sua ferramenta de faturamento também pode exibir as condições de pagamento relevantes do cliente (como a taxa horária acordada). Em seguida, ele pode combiná-las automaticamente com as informações para criar uma fatura precisa ou apresentar esses detalhes na plataforma do cliente.

Receber o pagamento em dia

Uma das maiores preocupações das pequenas empresas é a gestão financeira. Embora você possa usar um software de contabilidade para controlar suas receitas e despesas e, em seguida, elaborar um plano de negócios com base nesse orçamento, esse plano não funcionará se suas receitas não forem recebidas em dia.

Não é de surpreender que receber pagamentos em dia seja uma das maiores preocupações das pequenas empresas. Alguns clientes parecem estar sempre tentando evitar o pagamento ou inventando novas desculpas para justificar o não recebimento da sua fatura. Se isso continuar, sua empresa poderá ficar atrasada nos pagamentos e você acabará entrando em um ciclo de dívidas que pode sair do controle. Em última análise, isso pode custar-lhe todo o negócio.

A métrica para calcular quantos dias você leva para receber o pagamento é chamada de Dias de Vendas Pendentes (DSO) e é melhor mantê-la o mais baixa possível. De acordo com a Credit Research Foundation, o prazo médio de recebimento das empresas americanas é de 36 dias. Isso significa que podem levar 36 dias entre o fechamento de uma venda ou o envio de uma fatura e o dinheiro realmente chegar à sua conta. Pior ainda, cerca de 0,5% das empresas têm DSOs acima de 91 dias. São três meses inteiros de incerteza.

Embora o software de faturamento não ajude diretamente você a receber seus pagamentos (já que não pode obrigar um cliente a fazê-lo), ele pode ajudar muito na rapidez com que você recebe seus pagamentos. Existem duas vantagens principais para pagamentos mais rápidos.

Primeiro, como você pode criar faturas detalhadas, o risco de esquecer informações importantes sobre o pagamento é menor. Além disso, você pode oferecer várias plataformas de pagamento, o que facilita aos clientes pagarem o mais rápido possível.

Em segundo lugar, o software de faturamento pode ser integrado às suas ferramentas de gerenciamento de clientes. Você pode configurar lembretes para os clientes que ainda não pagaram suas faturas e detalhar explicitamente as condições de pagamento acordadas e as multas por atraso.

Relações com clientes e branding

Hoje em dia, os clientes se acostumaram a ser cortejados. E, como resultado, eles se tornaram mais exigentes. Se algo parecer errado com a sua oferta de produto, é mais provável que eles desistam e optem pelo seu concorrente. Talvez de forma um pouco contraintuitiva, o mesmo pode acontecer com as faturas que você envia.

Se você ainda está enviando faturas manualmente, pode acabar deixando passar um ou outro detalhe. Um erro de formatação de uma amostra anterior pode se infiltrar e arruinar a aparência de uma tabela. Isso faz com que a fatura pareça pouco profissional ou apressada. E o cliente provavelmente não ficará muito impressionado com isso.

Como você provavelmente já ouviu antes, a consistência é fundamental para a marca, e o software de faturamento pode estender esse conceito às suas faturas. Você pode inserir automaticamente o logotipo da sua marca, usar cores temáticas correspondentes e até mesmo incluir notas de agradecimento detalhadas e personalizadas, além de lembretes para o cliente. Em alguns casos, você também pode usar a fatura para anunciar mudanças futuras no serviço e até mesmo fazer uma venda adicional ao cliente com uma nova oferta que você lançou.

Em última análise, uma experiência unificada do cliente por meio da marca reduz significativamente as taxas de disputas e ajuda sua agência a receber seus pagamentos em dia.

Além disso, o software de faturamento também pode criar uma plataforma de pagamento orientada para o cliente. Tudo o que o cliente precisa fazer é fazer login, inserir seus dados de pagamento e obter uma visão geral detalhada do que está pagando. Eles não precisam se dar ao trabalho de acessar o software de contabilidade da empresa e inserir manualmente os dados da fatura. Todo o processo de pagamento ocorre nos bastidores, e tanto você quanto o cliente recebem uma cópia da fatura.

Em alguns casos, você também pode personalizar o software para oferecer diferentes plataformas ou serviços de pagamento, moedas e até mesmo idiomas. Permite que seus clientes utilizem o método de pagamento com o qual se sentem mais confortáveis, ao mesmo tempo que evita falhas de comunicação devido a diferenças linguísticas e terminológicas.

Isso elimina completamente a necessidade de criar e enviar faturas que podem se perder na caixa de entrada do e-mail do cliente. Permite-lhe um maior controle sobre o processo de pagamento e garante que o cliente está totalmente comprometido em trabalhar consigo.

Relatórios contínuos

O melhor software de faturamento para agências de marketing também armazena seus pagamentos recebidos e combina esses dados com o restante das suas informações contábeis. Em seguida, o software pode gerar relatórios precisos e acessíveis que permitem acompanhar os KPIs (indicadores-chave de desempenho) essenciais da agência.

Sem um software para ajudar, alguém da sua equipe precisaria vasculhar extratos bancários e comparar várias contas comerciais para verificar o desempenho da empresa. Embora possa ser benéfico verificar novamente seus dados, isso pode levar muito tempo e não valer a pena. Uma equipe pequena provavelmente não tem condições de pagar alguém para fazer isso. O software de faturamento pode economizar tempo e dinheiro e garantir resultados precisos.

Consistência e conformidade

Países (e até mesmo os EUA) Os estados têm leis e regulamentos diferentes sobre o que deve ser incluído em uma fatura. Além disso, a nomenclatura utilizada para a faturação pode variar entre uma jurisdição e outra.

Os softwares de faturamento modernos são normalmente atualizados regularmente para garantir que estejam em conformidade com as alterações mais recentes nas leis e regulamentações. Isso pode ser especialmente benéfico se sua empresa trabalha principalmente com clientes estrangeiros. O sistema de faturamento pode levar em consideração os requisitos de ambos os países e garantir que as condições de pagamento permaneçam claras.

Como escolher um software de faturamento para agências de marketing

Nem todos os softwares de faturamento são iguais, e algumas ferramentas podem não oferecer todos os benefícios — ou mesmo os recursos essenciais — de que você precisa para administrar um negócio de sucesso. Ao procurar sua próxima solução de faturamento, fique atento aos seguintes recursos.

Armazenamento em nuvem e escalabilidade

Centralizar seu sistema de faturamento com armazenamento em nuvem facilitará muito o acompanhamento de seus pagamentos recebidos e efetuados. Isso também garante que sua equipe de contabilidade esteja trabalhando com a documentação mais atualizada, evitando erros humanos que podem custar caro.

Além disso, o armazenamento em nuvem geralmente inclui backups regulares, garantindo que suas faturas fiquem seguras durante interrupções ou protegidas contra acidentes, como violações de dados.

Além disso, você precisa garantir que o sistema possa se adaptar ao crescimento da empresa. Talvez você não precise de faturas automatizadas quando trabalha com poucos clientes ou tem contratos de prestação de serviços específicos. No entanto, o recurso provavelmente seria bem-vindo se você decidir oferecer serviços baseados em assinatura.

Facilidade de uso

Se você precisa dedicar alguns minutos do seu tempo todos os dias para preencher uma fatura, isso é tempo precioso desperdiçado em uma tarefa repetitiva que um software de faturamento pode assumir. Isso contribui rapidamente para a insatisfação dos funcionários e pode custar-lhe somas significativas a longo prazo. No entanto, isso não terá importância se a ferramenta for extremamente complexa ou pouco intuitiva.

Felizmente, a maioria das opções de software de faturamento disponíveis no mercado permite que você experimente o produto, geralmente com uma prévia dos recursos mais avançados. Você pode usar a versão de avaliação para verificar as operações mais básicas de faturamento e cobrança de que precisará.

Orçamento

O custo pode ser um dos fatores mais restritivos na escolha de um novo software. Mesmo o melhor software de faturamento do mercado não terá importância para você se custar muito para manter. Você precisa planejar e prever com precisão o orçamento e as necessidades da sua equipe em relação ao que o software oferece.

Lembre-se de que a maioria das ferramentas se torna mais econômica à medida que você cresce, portanto, pode valer a pena investir um pouco na ferramenta se ela otimizar seu trabalho.

Personalização e integração

As agências têm tamanhos variados e objetivos diferentes, e o mesmo se aplica aos produtos e ferramentas de software que utilizam. Talvez você não precise de todos os recursos extras que algumas das soluções de faturamento mais caras do mercado podem oferecer, e isso é normal. Procure um software que permita inserir os detalhes necessários para criar soluções de faturamento e cobrança sucintas, mas eficazes, sem a necessidade de treinamento intensivo.

Além disso, seria muito útil se as ferramentas escolhidas também pudessem ser integradas a outros softwares populares no mercado. A integração com softwares de gestão de relacionamento com o cliente e gestão de projetos pode acelerar significativamente a geração de relatórios e criar resultados mais abrangentes para sua empresa e seus clientes.

Em alguns casos, o próprio software pode funcionar como uma ferramenta de gerenciamento de projetos ou CRM, permitindo que você trabalhe em uma plataforma única e unificada. Isso reduzirá significativamente o trabalho de integrar novos membros em várias plataformas e garantirá que os dados não sejam misturados ao serem transferidos de uma ferramenta para outra.

Lembretes automáticos

Independentemente de você enviar faturas ou fornecer uma plataforma de faturamento acessível aos clientes, é necessário garantir que sua agência receba os pagamentos em dia. Se você gerencia sua contabilidade manualmente, as faturas não pagas podem passar despercebidas e você pode ficar meses sem receber pelo trabalho realizado.

O melhor software de faturamento para agências de marketing precisará lembrar você e o cliente sobre quaisquer pagamentos em atraso. Procure um software que possa ser integrado à sua plataforma de CRM para fornecer uma visão geral detalhada do histórico de pagamentos de um cliente. Dessa forma, você pode criar um plano personalizado de pagamentos e lembretes para garantir um relacionamento sólido e duradouro ou reavaliar se vale a pena manter o cliente na carteira.

Operação com várias moedas

Já abordamos a personalização da fatura para o cliente, e isso vale ainda mais para a moeda e o método de pagamento fornecidos ao cliente. De acordo com a PayU, cerca de metade dos clientes abandona seus carrinhos quando se depara com métodos de pagamento desconhecidos ou que utilizam moedas diferentes.

O mesmo se aplica aos clientes da sua agência. Se não puderem pagar na moeda local, eles podem ficar preocupados com as taxas de câmbio e procurar outro lugar.

É por isso que sua solução de faturamento precisa implementar diferentes opções de moeda e uma plataforma de pagamento clara e unificada que abranja a maioria das opções de pagamento disponíveis (cartões, PayPal, transferência bancária, etc.).

Segurança

Como o software de faturamento lida com o seu dinheiro e com o dos seus clientes, a segurança dos dados é fundamental. Procure um software de faturamento que implemente os processadores de pagamento mais populares, como PayPal, Square ou Stripe.

Além disso, verifique como os dados que o software está processando estão sendo tratados. Algumas das normas mais comuns que o software precisa cumprir incluem PCI DSS, GDPR, HIPAA e SOC 2 (isso pode depender do setor e da localização).

Por fim, consulte o provedor sobre como a autenticação do usuário é tratada, como recuperação de senha, métodos adicionais de autenticação e controle de acesso.

Suporte ao cliente

Se você administra uma agência de marketing digital, seus clientes podem estar localizados em todo o mundo. É por isso que você precisa de uma solução de software que ofereça tempo de atividade constante e possa resolver rapidamente quaisquer problemas técnicos que você ou seus clientes possam enfrentar.

Embora manter uma base de conhecimento rica para problemas comuns possa ser benéfico, muitas vezes isso não é suficiente para os clientes que querem saber exatamente o que está acontecendo com seu dinheiro quando um pagamento falha. É aí que o software de faturamento para agências de marketing com chat em tempo real pode agilizar significativamente a resolução de problemas e melhorar a experiência do cliente.

Por que escolher o Bonsai como seu software de faturamento para agências de marketing?

Claro, existem excelentes plataformas de faturamento e cobrança disponíveis no mercado. ZOHO, FreshBooks, Wave, Xero — a lista é interminável. No entanto, todas essas ferramentas têm uma coisa em comum. São apenas ferramentas contábeis.

Você ainda precisa integrá-los ao seu software existente e garantir que as informações que você está inserindo no software de faturamento correspondam às que você tem na ferramenta de CRM. Se você está lidando com vários clientes, precisa de uma ferramenta única e personalizável para garantir a centralização completa.

É aí que entra o Bonsai.

O Bonsai é uma ferramenta completa de contabilidade, faturamento, gerenciamento de projetos e CRM. Isso permitirá que você gerencie sua agência enquanto cresce de um empreendedor solo iniciante para uma corporação internacional.

Como solução de faturamento, o Bonsai cuida de todas as suas necessidades de faturamento. Você pode definir faturas automáticas e recorrentes, com as informações extraídas diretamente dos dados do CRM. A plataforma oferece acesso a uma rica base de modelos de faturamento que você pode usar para criar faturas atraentes, concisas e informativas, garantindo que seus clientes entendam completamente o que estão pagando. Além disso, a Bonsai utiliza o Stripe para processar todas as transações, e você pode escolher se você ou o cliente pagam as taxas de transferência, criando uma maior transparência nos pagamentos. Graças à adição do Stripe, a plataforma oferece várias opções de pagamento e pode realizar transações em mais de 100 moedas mundiais.

O Bonsai também permite criar faturas com base na quantidade real de trabalho realizado e no tempo que você dedicou ao projeto, graças às suas integrações de controle de tempo nas ferramentas do seu pipeline de projetos. Seus clientes também podem pagar as faturas em parcelas, permitindo que você planeje sua receita e evite atrasos significativos nos pagamentos de forma mais eficiente.

Além de gerenciar seus pagamentos, o Bonsai também pode atuar como uma ferramenta completa de contabilidade para sua agência. Você pode acompanhar suas receitas e despesas e criar análises detalhadas de custos para seus projetos. Além disso, a plataforma pode ajudá-lo a alocar sua renda em categorias como folha de pagamento, poupança e custos de projetos, auxiliando no planejamento do futuro financeiro da sua agência.

No entanto, onde o Bonsai se destaca é em seu sistema de centralização, que possui recursos completos de CRM e gerenciamento de projetos. Você pode inserir dados valiosos dos clientes no CRM, e essas informações ficam rapidamente disponíveis para o gerenciamento de projetos e contabilidade. A Bonsai também possui uma rica base de amostras de contratos e propostas de projetos, para que você possa facilmente integrar um novo cliente e garantir um relacionamento saudável e duradouro com o mínimo de supervisão de um advogado especializado em contratos.

Por fim, o Bonsai permite que você colabore facilmente com freelancers e prestadores de serviços independentes. Ao adicioná-los à sua plataforma, você pode atribuir funções detalhadas e implementar limitações de acesso, fornecendo a cada membro da equipe informações específicas e vitais sobre o projeto, além de uma plataforma unificada para visualizar marcos importantes.

Experimente a versão de avaliação gratuita de sete dias do Bonsai, com acesso ilimitado a recursos e amostras, e descubra como ele pode ajudar sua agência a atingir o seu melhor desempenho.