Todo lo que necesitas saber sobre el software de facturación para agencias de marketing en 2025

Probablemente, la mayor parte de tus esfuerzos como gerente o propietario de una agencia se centrarán en garantizar que tus proyectos se realicen a tiempo y satisfagan los requisitos de tus clientes. Después de todo, es lo que hace que tu empresa gane dinero y siga funcionando.

Sin embargo, es solo una parte del éxito de tu negocio. La forma real en que su empresa puede prosperar es facturando a los clientes por el tiempo y la experiencia de su equipo.

Ahí es donde entra en juego el software de facturación. Sin él, tendrás que calcular manualmente cuánto cobrar a tus clientes y, lo que es peor, llevar un control de si te pagan o no. El software de facturación para agencias de marketing te permite automatizar la mayoría de las tareas relacionadas con la facturación y reducir el tiempo que pasas revisando los horarios.

En este artículo, aprenderás por qué deberías adquirir un software de facturación, cuáles son las mejores funciones que debes buscar e incluso algunas herramientas excelentes para empezar.

Software de facturación frente a software de emisión de facturas

En muchos casos, verás que los términos «facturación» y «emisión de facturas» se utilizan indistintamente. Un software puede afirmar que es para facturación, mientras que otro especificará que es para cobros. Esto se ve agravado por el hecho de que los términos «facturas» y «recibos» han adquirido un uso coloquial diferente.

Por lo general, el software de facturación le permite crear y enviar facturas a los clientes, quienes luego las pagan de forma independiente, como ocurre con las facturas de servicios públicos. Por otro lado, el software de facturación crea una plataforma de punto de venta en la que los clientes pagan directamente por tus servicios, de forma similar a como se paga en una tienda de comestibles.

Sin embargo, la mayoría de los programas de facturación de las agencias de marketing cumplen ambas funciones.

Ventajas del software de facturación para agencias de marketing

Una consideración importante para cualquier agencia de marketing es la facturación, y esto se puede optimizar con un software de facturación de calidad para agencias de marketing. Con esta herramienta, las empresas pueden realizar un seguimiento eficiente de las tarifas de los clientes, los gastos y la gestión financiera general. Esto se traduce en más tiempo y energía dedicados a crear estrategias de marketing ganadoras para los clientes.

Encontrar el software de facturación adecuado para tu agencia de marketing puede ser complicado, pero no imposible. Quizás le interese considerar programas que no solo se centren en la facturación, sino que también integren funcionalidades como el seguimiento del tiempo. Le ayudará a optimizar sus procesos y garantizar la rentabilidad de sus proyectos.

Al utilizar nuestro software de gestión de recursos para agencias, encontrará funciones de facturación y cobro que son fundamentales para una agencia de marketing eficiente.

El software de facturación ya debería resultarle familiar en cierta medida. En esencia, el software de facturación agiliza la creación y el envío de facturas a sus clientes. Aunque probablemente podrías gestionar la facturación manualmente, utilizar un software es el siguiente paso natural en el crecimiento de tu agencia. He aquí el motivo.

Facturación optimizada

Las facturas son la principal forma de pago de tu agencia, y no puedes permitirte enviar una factura incorrecta a un cliente. Sin embargo, hay tantos detalles diferentes que hay que recordar, desde los datos personales del cliente hasta el método de pago que utiliza.

Por lo general, esto se almacena en hojas de cálculo o, en un escenario mucho más probable y peor si se trata de una pequeña empresa, en la cabeza, mientras se intenta recordar qué datos de facturación utilizar para un cliente en particular.

Con un software de facturación, el problema prácticamente se resuelve solo. Gracias a un sistema inteligente de introducción de información, puede introducir los datos de sus clientes, consultarlos cuando lo desee y modificarlos si es necesario.

Además, algunos sistemas permiten configurar pagos recurrentes. Esto funciona muy bien si tu modelo de negocio principal utiliza servicios de suscripción mensual. El software puede generar una factura una vez al mes para un cliente específico y solicitarle que la envíe o hacerlo directamente.

Además, no tendrás que preocuparte por números de factura que no coincidan. El software almacena todas las facturas anteriores y puede generar automáticamente el siguiente número de factura.

Las facturas automatizadas también pueden ser útiles para el cliente. Si la plantilla es conocida o fácil de leer, el cliente podría configurar pagos recurrentes en el software de su cuenta comercial y simplificar enormemente el procesamiento del pago para ambas partes.

Mejores cálculos de facturas

Dependiendo de cómo configures tus condiciones de pago, es posible que tengas problemas a la hora de facturar a tus clientes por el tiempo dedicado por tu equipo. Si no tienes un método claro de pago por proyecto, es posible que estés recurriendo a un modelo de pago por hora.

Esto puede resultar difícil de implementar si su software de gestión de proyectos no puede realizar un seguimiento preciso del tiempo que le ha llevado a su equipo completar sus tareas. Sin embargo, si su software de facturación puede integrarse con su software de gestión del tiempo, o tiene sus propias funciones de seguimiento del tiempo, podrá obtener una visión general precisa del tiempo que ha llevado completar los proyectos.

Si la integración del software lo permite, su herramienta de facturación también puede mostrar las condiciones de pago relevantes del cliente (como la tarifa por hora acordada). A continuación, puede combinarlo automáticamente con la información para crear una factura precisa o presentar esos detalles en su plataforma de clientes.

Recibir el pago a tiempo

Una de las mayores preocupaciones de las pequeñas empresas es la gestión del dinero. Aunque puedes utilizar un software de contabilidad para llevar un control de tus ingresos y gastos, y luego elaborar un plan de negocio en función de ese presupuesto, ese plan no funcionará si tus ingresos no llegan a tiempo.

Como era de esperar, cobrar a tiempo es uno de los mayores problemas para las pequeñas empresas. Algunos clientes siempre parecen estar tratando de evadir el pago o crear nuevas excusas por las que no han recibido su factura. Si eso continúa, su negocio podría quedarse atrás en sus costos, y usted se habrá convertido en parte de un ciclo de deuda que puede salirse de control. En última instancia, esto puede costarle todo el negocio.

La métrica para calcular cuántos días tardas en cobrar se denomina «días de ventas pendientes» (DSO, por sus siglas en inglés), y lo mejor es mantenerla lo más baja posible. Según la Credit Research Foundation, el periodo medio de cobro de las empresas estadounidenses es de 36 días. Esto significa que pueden pasar 36 días entre el cierre de una venta o el envío de una factura y el momento en que el dinero realmente llega a tu cuenta. Peor aún, alrededor del 0,5 % de las empresas tienen plazos medios de cobro superiores a 91 días. Son tres meses completos de incertidumbre.

Aunque el software de facturación no te ayuda directamente a cobrar (ya que no puede obligar al cliente a hacerlo), sí que puede contribuir en gran medida a que cobres más rápido. Hay dos ventajas principales para los pagos más rápidos.

En primer lugar, dado que puede elaborar facturas detalladas, tiene menos riesgo de olvidar información importante sobre los pagos. Además, puedes ofrecer múltiples plataformas de pago, lo que facilita a los clientes pagarte lo antes posible.

En segundo lugar, el software de facturación puede integrarse con sus herramientas de gestión de clientes. Puede configurar recordatorios para los clientes que aún no hayan pagado sus facturas y detallar explícitamente las condiciones de pago acordadas y los recargos por demora.

Relaciones con los clientes y marca

Hoy en día, los clientes se han acostumbrado a que se les corteje. Y, como resultado, se han vuelto más exigentes. Si algo parece estar mal en su oferta de productos, es más probable que se echen atrás y se vayan con su competidor. Aunque pueda parecer contradictorio, lo mismo puede ocurrir con las facturas que envías.

Si todavía envías las facturas a mano, es posible que se te escape algún detalle. Un pequeño error de formato de una muestra anterior puede colarse y arruinar el aspecto de una tabla. Hace que la factura parezca poco profesional o apresurada. Y probablemente al cliente no le impresionará demasiado.

Como probablemente ya sabrá, la coherencia es clave para la imagen de marca, y el software de facturación puede extender ese concepto a sus facturas. Puede incluir automáticamente el logotipo de su marca, utilizar colores temáticos a juego e incluso incluir notas de agradecimiento y recordatorios detallados y personalizados para el cliente. En algunos casos, también puede utilizar la factura para anunciar próximos cambios en el servicio e incluso vender al cliente una nueva oferta que haya lanzado.

En última instancia, una experiencia de cliente unificada a través de la marca reduce significativamente las tasas de disputas y ayuda a su agencia a cobrar a tiempo.

Además, el software de facturación también puede crear una plataforma de pago orientada al cliente. Todo lo que el cliente tiene que hacer es iniciar sesión, introducir sus datos de pago y obtener una descripción detallada de lo que está pagando. No tienen que pasar por la molestia de acceder al software de su cuenta comercial e introducir manualmente los datos de la factura. Todo el proceso de pago se realiza de forma interna, y tanto usted como el cliente reciben una copia de la factura.

En algunos casos, también se puede personalizar el software para ofrecer diferentes plataformas o servicios de pago, divisas e incluso idiomas. Permite a tus clientes utilizar el método de pago con el que se sienten más cómodos, al tiempo que evita malentendidos debidos a diferencias lingüísticas y terminológicas.

Esto elimina por completo la necesidad de crear y enviar facturas que podrían perderse en la bandeja de entrada del correo electrónico del cliente. Te permite tener un mayor control sobre el proceso de pago y garantiza que el cliente se comprometa plenamente a trabajar contigo.

Informes sin fisuras

El mejor software de facturación para agencias de marketing también almacena tus pagos entrantes y combina esos datos con el resto de tu información contable. A continuación, el software puede generar informes precisos y accesibles que le permiten realizar un seguimiento de los KPI (indicadores clave de rendimiento) fundamentales de la agencia.

Sin un software que le ayude, alguien de su equipo tendría que revisar minuciosamente los extractos bancarios y comparar varias cuentas comerciales para comprobar cómo le va a la empresa. Aunque puede ser beneficioso verificar dos veces tus datos, puede llevar demasiado tiempo como para que valga la pena. Es probable que un equipo pequeño no pueda permitirse pagar a otra persona para que haga esto. El software de facturación puede ahorrarle tiempo y dinero, y garantizar resultados precisos.

Coherencia y cumplimiento

Países (e incluso EE. UU.) Los estados tienen diferentes leyes y reglamentos sobre lo que debe incluirse en una factura. Además, la nomenclatura utilizada para la facturación puede variar entre una jurisdicción y otra.

El software de facturación moderno suele actualizarse periódicamente para garantizar que cumple con los cambios más recientes en las leyes y normativas. Esto puede resultar especialmente beneficioso si su empresa trabaja principalmente con clientes extranjeros. El sistema de facturación puede tener en cuenta los requisitos de ambos países y garantizar que las condiciones de pago sigan siendo claras.

Cómo elegir un software de facturación para agencias de marketing

No todos los programas de facturación son iguales, y algunas herramientas pueden no ofrecer todas las ventajas, o incluso las funciones básicas, que necesitas para gestionar tu negocio con éxito. Cuando busque su próxima solución de facturación, preste atención a las siguientes características.

Almacenamiento en la nube y escalabilidad

Centralizar su sistema de facturación con almacenamiento en la nube facilitará considerablemente el seguimiento de sus pagos entrantes y salientes. También garantiza que su equipo de contabilidad trabaje con la documentación más actualizada, evitando errores humanos que podrían resultar costosos.

Además, el almacenamiento en la nube suele incluir copias de seguridad periódicas, lo que garantiza que sus facturas estén seguras durante los cortes de servicio o protegidas contra accidentes como violaciones de datos.

Además, debe asegurarse de que el sistema pueda adaptarse al crecimiento de su empresa. Quizás no necesites facturas automatizadas si solo trabajas con unos pocos clientes o tienes contratos de retención específicos. Sin embargo, es probable que la función sea bien recibida si decides ofrecer servicios por suscripción.

Facilidad de uso

Si necesita dedicar varios minutos de su tiempo cada día a rellenar una factura, está perdiendo un tiempo muy valioso en una tarea repetitiva que el software de facturación puede realizar por usted. Esto contribuye rápidamente a la insatisfacción de los empleados y puede suponerle un coste significativo a largo plazo. Sin embargo, eso no importará si la herramienta es increíblemente compleja o poco intuitiva.

Por suerte, la mayoría de las opciones de software de facturación del mercado te permiten probarlo, normalmente con una vista previa de las funciones más avanzadas. Puede utilizar la versión de prueba para comprobar las operaciones de facturación y cobro más básicas que necesitará.

Presupuestario

El coste puede ser uno de los factores más prohibitivos a la hora de elegir un nuevo software. Ni siquiera el mejor software de facturación del mundo te servirá de nada si su mantenimiento resulta demasiado caro. Debes planificar y predecir con precisión el presupuesto y las necesidades de tu equipo en comparación con lo que ofrece el software.

Ten en cuenta que la mayoría de las herramientas se vuelven más rentables a medida que creces, por lo que puede valer la pena invertir un poco en la herramienta si te permite optimizar tu trabajo.

Personalización e integración

Las agencias son de distintos tamaños y tienen diferentes objetivos, y lo mismo ocurre con los productos y las herramientas de software que utilizan. Es posible que no necesites todas las funciones y prestaciones que ofrecen algunas de las soluciones de facturación más caras del mercado, y eso está bien. Busque un software que le permita introducir los datos necesarios para crear soluciones de facturación concisas y eficaces sin necesidad de una formación exhaustiva.

Además, sería de gran ayuda que las herramientas que elijas también pudieran integrarse con otros programas populares del mercado. La integración con el software de gestión de relaciones con los clientes y de gestión de proyectos puede acelerar considerablemente la elaboración de informes y generar resultados más completos para su empresa y sus clientes.

En algunos casos, el propio software puede funcionar también como herramienta de gestión de proyectos o CRM, lo que le permite trabajar en una única plataforma unificada. Esto reducirá considerablemente la carga que supone incorporar a nuevos miembros a múltiples plataformas y garantizará que los datos no se alteren al transferirlos de una herramienta a otra.

Recordatorios automáticos

Independientemente de si envías facturas o proporcionas una plataforma de facturación a la que acceden los clientes, debes asegurarte de que tu agencia reciba los pagos a tiempo. Si gestionas tu contabilidad manualmente, las facturas impagadas pueden pasar desapercibidas y es posible que no cobres por un proyecto durante meses.

El mejor software de facturación para agencias de marketing deberá recordar tanto a usted como al cliente los pagos pendientes. Busque un software que se pueda integrar con su plataforma CRM para proporcionar una visión general detallada del historial de pagos de un cliente. De esta manera, puede crear un plan de pago y recordatorios personalizado para garantizar una relación sólida a largo plazo o reevaluar si vale la pena mantener al cliente en la lista de clientes habituales.

Operación multidivisa

Ya hemos abordado la personalización de la factura para el cliente, y esto se aplica doblemente a la moneda y al método de pago proporcionados al cliente. Según PayU, aproximadamente la mitad de los clientes abandonan sus carritos cuando se les presentan métodos de pago desconocidos o que tienen divisas diferentes.

Lo mismo ocurre con los clientes de tu agencia. Si no pueden pagar en su moneda local, es posible que les preocupen las comisiones por cambio de divisas y busquen otras opciones.

Por eso, tu solución de facturación debe implementar diferentes opciones de divisas y una plataforma de pago clara y unificada que cubra la mayoría de las opciones de pago disponibles (tarjetas, PayPal, transferencia bancaria, etc.).

Seguridad

Dado que el software de facturación gestiona tanto su dinero como el de sus clientes, la seguridad de los datos es fundamental. Busca un software de facturación que implemente los procesadores de pago más populares, como PayPal, Square o Stripe.

Además, comprueba cómo se gestionan los datos que procesa el software. Algunas de las normas más comunes que debe cumplir el software son PCI DSS, GDPR, HIPAA y SOC 2 (esto puede depender del sector y la ubicación).

Por último, consulte al proveedor cómo se gestiona la autenticación de usuarios, por ejemplo, la recuperación de contraseñas, los métodos de autenticación adicionales y el control de acceso.

Atención al cliente

Si diriges una agencia de marketing digital, es posible que tus clientes se encuentren repartidos por todo el mundo. Por eso necesita una solución de software que ofrezca un tiempo de actividad constante y pueda resolver rápidamente cualquier problema técnico al que usted o sus clientes puedan enfrentarse.

Aunque mantener una base de conocimientos amplia sobre problemas comunes puede resultar beneficioso, a menudo no es suficiente para los clientes que desean saber qué ocurre exactamente con su dinero cuando falla un pago. Ahí es donde el software de facturación para agencias de marketing con chat en tiempo real puede agilizar enormemente la resolución de problemas y mejorar la experiencia del cliente.

¿Por qué elegir Bonsai como su software de facturación para agencias de marketing?

Claro, hay algunas plataformas de facturación excelentes en el mercado. ZOHO, FreshBooks, Wave, Xero... La lista es interminable. Sin embargo, todas estas herramientas tienen una cosa en común. Son solo herramientas contables.

Aún así, es necesario integrarlos con el software existente y asegurarse de que la información que se introduce en el software de facturación coincida con la que se tiene en la herramienta CRM. Si estás atendiendo a varios clientes, necesitas una herramienta única y personalizable que te garantice una centralización completa.

Ahí es donde entra en juego Bonsai.

Bonsai es una herramienta integral de contabilidad, facturación, gestión de proyectos y CRM. Te permitirá gestionar tu agencia mientras pasas de ser un emprendedor en solitario a una corporación internacional.

Como solución de facturación, Bonsai se encarga de todas tus necesidades de facturación. Puede configurar facturas automáticas y recurrentes, con la información extraída directamente de los datos del CRM. La plataforma proporciona acceso a una amplia base de plantillas de facturación que puede utilizar para crear facturas atractivas, concisas e informativas, con el fin de garantizar que sus clientes comprendan perfectamente lo que están pagando. Además, Bonsai utiliza Stripe para gestionar todas las transacciones, y puedes elegir si eres tú o el cliente quien paga los gastos de transferencia, lo que aporta una mayor transparencia a los pagos. Gracias a la incorporación de Stripe, la plataforma ofrece múltiples opciones de pago y puede realizar transacciones en más de 100 divisas de todo el mundo.

Bonsai también te permite crear facturas basadas en la cantidad real de trabajo realizado y el tiempo que has dedicado al proyecto, gracias a sus integraciones de seguimiento del tiempo dentro de tus herramientas de gestión de proyectos. Sus clientes también pueden pagar las facturas a plazos, lo que le permite planificar sus ingresos y evitar retrasos importantes en los pagos de forma más eficaz.

Además de gestionar tus pagos, Bonsai también puede actuar como una herramienta completa de contabilidad para tu agencia. Puede realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos y crear análisis detallados de los costes de sus proyectos. Además, la plataforma puede ayudarte a distribuir tus ingresos en categorías como nóminas, ahorros y costes de proyectos, lo que te permitirá planificar el futuro financiero de tu agencia.

Sin embargo, donde Bonsai destaca es en su sistema de centralización, que cuenta con capacidades completas de CRM y gestión de proyectos. Puede introducir datos valiosos de los clientes en el CRM, y esa información estará rápidamente disponible para la gestión de proyectos y la contabilidad. Bonsai también cuenta con una amplia base de datos de modelos de contratos y propuestas de proyectos, lo que le permite incorporar fácilmente a nuevos clientes y garantizar una relación sólida a largo plazo con una supervisión mínima por parte de un abogado especializado en contratos.

Por último, Bonsai te permite colaborar fácilmente con autónomos y contratistas independientes. Al añadirlos a tu plataforma, puedes asignar funciones detalladas e implementar limitaciones de acceso, proporcionando a cada miembro del equipo información específica y vital sobre el proyecto, así como una plataforma unificada para supervisar los hitos importantes.

Prueba la versión de prueba gratuita de siete días de Bonsai, con acceso ilimitado a funciones y muestras, y descubre cómo puede ayudar a tu agencia a alcanzar su máximo potencial.