Como otimizar os pagamentos com um software de faturamento para agências de publicidade

Todas as empresas existem para ganhar dinheiro. Isso se aplica a agências criativas de todos os tipos e tamanhos. Você dedica tempo e trabalho árduo para fornecer aos clientes os serviços de que eles precisam. Naturalmente, você espera receber uma quantia justa, pontualmente e integralmente, como recompensa por seus esforços. No entanto, às vezes, o próprio processo de receber o pagamento pode parecer um desafio em si mesmo.

Você precisa calcular custos, elaborar faturas, gerar relatórios, enviar os documentos certos para as pessoas certas e assim por diante. Há tantas etapas e fases envolvidas que pode parecer desnecessariamente complicado, consumindo tempo e recursos que poderiam ser melhor aproveitados em outras áreas. Mas é aí que entra o software de faturamento para agências criativas.

Projetado com agências criativas em mente e com o objetivo de otimizar e simplificar os pagamentos, o software de faturamento pode ter um grande impacto nas operações da sua agência. Neste guia, exploraremos o que é este software, listaremos alguns recursos essenciais que todo aplicativo precisa ter e analisaremos os benefícios de investir em um software de faturamento.

Uma introdução ao software de faturamento para agências criativas

Primeiro, o básico. Você pode estar se perguntando o que é um software de faturamento e como ele funciona. Então, vamos começar com uma definição simples. O software de faturamento, também conhecido como software de cobrança ou pagamento, é um tipo de software voltado para o processo de pagamento. Normalmente, oferece recursos como geração de faturas e lembretes de pagamento para ajudá-lo a receber pagamentos de seus clientes.

Existem muitos exemplos diferentes de software de faturamento para agências criativas disponíveis no mercado. Alguns são bastante básicos, enquanto outros são significativamente mais complexos. Elas podem diferir em termos de lista de recursos e preços, mas todas têm o mesmo objetivo: ajudar as agências a receberem seus pagamentos com mais facilidade e rapidez. No mundo atual, esse tipo de software é frequentemente considerado um elemento essencial de qualquer conjunto de ferramentas de agências.

Principais recursos do melhor software de faturamento para agências de criação

A seguir, vamos nos aprofundar nos detalhes do software de faturamento para agências de criação e descobrir exatamente o que ele pode fazer. Conforme explicado acima, cada aplicativo será diferente. Alguns deles têm listas de recursos muito mais longas do que outros. No entanto, a lista abaixo abrange as principais funções que um aplicativo de faturamento de agência criativa de alta qualidade deve oferecer.

Geração de faturas

A geração de faturas é a espinha dorsal de praticamente todos os softwares de faturamento de agências criativas. Quase todos os aplicativos no mercado oferecem esse recurso, no mínimo. No entanto, alguns deles fazem isso muito melhor do que outros.

Um aplicativo de faturamento de boa qualidade deve ser capaz de gerar faturas automaticamente com base na quantidade de trabalho realizado e nas tarifas da sua agência. Elimina o incômodo de faturar seus clientes. Em vez de ter que calcular tudo manualmente e preencher cada fatura, uma por uma, seu aplicativo faz tudo isso por você.

Envio automático de faturas

O software de faturamento para agências não só gera faturas, como também é capaz de enviá-las em seu nome. De fato, alguns dos melhores aplicativos podem criar automaticamente uma fatura, identificar os detalhes de contato do cliente e entregá-la, com apenas um mínimo de inserção manual.

Isso economiza muito tempo. Normalmente, você teria que gastar seu próprio tempo e energia procurando os dados de contato do cliente e verificando todas as informações relevantes antes de enviar uma fatura. Mas, com um aplicativo de faturamento, tudo isso é feito para você.

Lembretes de pagamento

Muitas agências têm que lidar com clientes que, de vez em quando, atrasam ou demoram a pagar. Muitas vezes, isso é motivo de frustração, mas os clientes podem ter vários motivos para não pagarem em dia. Às vezes, eles simplesmente se esquecem de agendar ou efetuar um pagamento e precisam de um pequeno lembrete.

Normalmente, isso significa que você teria que enviar um e-mail ou ligar para eles para informá-los sobre o dinheiro devido. Mas, mais uma vez, o software de faturamento certo pode fazer isso por você. É capaz de emitir lembretes de pagamento programados e oportunos para clientes que ainda não pagaram.

Personalização

Os principais aplicativos de faturamento para agências criativas também vêm com uma variedade de recursos de personalização. Por exemplo, eles podem permitir que você personalize suas faturas com a marca da sua agência. Isso pode ajudar a transmitir uma impressão positiva e profissional aos clientes.

Alguns aplicativos vão ainda mais longe, permitindo que você personalize visualizações, tabelas, campos, modelos e assim por diante. Eles até permitem que você configure ciclos de faturamento personalizáveis para determinados clientes. Isso é muito benéfico para agências que desejam manter um forte nível de controle sobre o processo de faturamento e fazer as coisas à sua maneira.

Relatórios financeiros e análises

Além de criar e enviar faturas aos seus clientes, os melhores aplicativos de faturamento também podem rastrear e registrar dados de pagamento. Eles armazenarão relatórios detalhados dos pagamentos que foram feitos, incluindo valores, datas e assim por diante.

Alguns até fornecem análises e insights desses dados. Como alternativa, eles permitem que você leia com calma e faça suas próprias análises e deduções. Isso pode ser muito útil para acompanhar o desempenho financeiro da sua agência, medir o crescimento e encontrar maneiras de potencialmente aumentar os lucros.

Pagamentos recorrentes

Muitas vezes, você terá clientes que podem pagar mais de uma vez em um período relativamente curto. Você pode estar trabalhando em um projeto de longo prazo para eles, por exemplo, e cobrar mensalmente ou trimestralmente pelos seus serviços.

Manualmente, sem o auxílio de software, o processamento de pagamentos recorrentes consome muito tempo. Felizmente, os melhores aplicativos de faturamento facilitam isso. Eles permitem que você configure cronogramas de pagamento semanais, mensais ou trimestrais personalizados de acordo com suas necessidades.

Suporte para vários métodos de pagamento

No passado, a maioria dos pagamentos às agências criativas era feita por cartão ou transferência bancária. Mas hoje em dia, existem muitas formas diferentes pelas quais os clientes podem optar por pagar-lhe. Eles podem usar uma variedade de diferentes provedores de pagamento.

Quanto mais métodos de pagamento você aceitar, mais fácil será receber os pagamentos. Os melhores aplicativos de faturamento oferecem várias opções, desde cartões de crédito e débito até pagamentos ACH, PayPal e muito mais.

Benefícios do software de faturamento para agências criativas

Vimos o que o software de faturamento para agências criativas pode fazer. No entanto, você ainda pode estar se perguntando se isso é adequado para a sua agência. Você pode até se perguntar se realmente vale a pena investir nisso ou se pode simplesmente continuar administrando uma agência sem isso. Para descobrir, vamos dar uma olhada em alguns dos benefícios mais impactantes e notáveis do software de faturamento.

Economizando tempo

A principal vantagem de muitos dos melhores softwares para agências é a quantidade de tempo que eles podem economizar. Isso também se aplica ao software de faturamento. Em vez de ter que digitar e enviar faturas manualmente, você pode contar com sua plataforma de faturamento para cuidar disso para você.

Os melhores aplicativos também automatizam uma série de outros processos, como lembretes e alertas de pagamento. Isso pode economizar dezenas de horas ao longo de um ano normal.

Aumentando a produtividade

Os aplicativos de faturamento não só economizam tempo para sua equipe, como também aumentam a produtividade em toda a sua agência. Com mais tempo livre à sua disposição e menos tarefas tediosas, os trabalhadores poderão dedicar mais tempo e energia a outros assuntos.

Quando combinado com outros softwares de agência, como aplicativos de agendamento, o potencial aumento de produtividade é enorme.

Pagamentos mais rápidos e fáceis

O objetivo do software de faturamento é otimizar e simplificar os pagamentos da sua agência. Portanto, com um aplicativo de boa qualidade instalado e funcionando, você verá que é muito mais fácil receber seus pagamentos.

Você terá muito menos atrasos e pagamentos em atraso com a ajuda de uma plataforma de faturamento. Isso traz uma série de benefícios indiretos, ajudando você a cumprir suas obrigações com a folha de pagamento e a gerenciar o orçamento da sua empresa com mais facilidade.

Reduzindo o risco de erros

Quando você faz as coisas manualmente, há sempre o risco de erros humanos se infiltrarem e causarem confusão. Basta um dígito digitado incorretamente em uma fatura ou documento para que ele seja enviado para o endereço de e-mail errado.

Com uma plataforma de faturamento robusta ao seu lado, o risco de erros é drasticamente reduzido. Desde que seu aplicativo tenha acesso aos dados corretos, ele não cometerá erros. Isso garante que todas as faturas estejam corretas e todos os pagamentos sejam feitos integralmente.

Aumentando a reputação da sua marca

Hoje em dia, nunca foi tão importante construir uma reputação de marca sólida. Os clientes têm inúmeras opções à sua escolha. Eles não tendem a permanecer ou investir em agências que os decepcionam ou têm má reputação.

Um software de faturamento pode ajudar com isso. Isso permite que você dedique mais tempo e energia a outras áreas do seu negócio para oferecer as melhores experiências. Além disso, muitos clientes também ficarão impressionados com empresas que são capazes de gerenciar pagamentos de maneira pontual e profissional.

Melhores relações com os clientes

Muitos dos melhores aplicativos de faturamento não foram projetados apenas para facilitar sua vida. Eles também vêm com recursos importantes voltados para o cliente, para ajudar seus clientes a terem experiências mais fáceis e convenientes.

Eles podem ajudá-lo a criar portais de pagamento intuitivos e seguros, por exemplo. Os clientes podem então inserir de forma rápida e conveniente os dados do seu cartão ou de pagamento e pagar pelos serviços sem qualquer complicação. Isso pode promover a fidelidade do cliente, dando a você uma chance maior de garantir clientes de longo prazo que investem em seu negócio repetidas vezes.

Uma força de trabalho mais feliz

É muito importante ter uma força de trabalho feliz. Pesquisas e inquéritos têm demonstrado repetidamente que os trabalhadores felizes são muito mais propensos a serem produtivos. Quando as pessoas se sentem valorizadas e satisfeitas, tendem a se empenhar mais no trabalho.

Bem, investir em software de faturamento é apenas uma das muitas maneiras de deixar sua equipe mais feliz. Em vez de perderem tempo com tarefas manuais tediosas relacionadas a pagamentos, os funcionários poderão se concentrar em elementos mais interessantes e envolventes do seu trabalho.

Relatórios e análises

É importante poder acompanhar os pagamentos. Você precisa saber quanto sua agência faturou, quais pagamentos ainda estão pendentes e assim por diante. Isso ajuda você a manter o controle das finanças da sua agência e a entender a renda média mensal, os lucros, etc.

Mas gerenciar e rastrear todos esses dados manualmente não é fácil. Felizmente, muitas das melhores plataformas de faturamento vêm com recursos de relatórios integrados. Isso torna muito simples verificar o histórico de pagamentos e a situação financeira da sua agência com apenas um clique.

O que procurar em um software de faturamento para agências

Evidentemente, vale totalmente a pena investir em um software de faturamento para agências. Oferece uma infinidade de benefícios valiosos que podem otimizar as operações da agência de várias maneiras. No entanto, se você deseja obter os melhores resultados, não pode simplesmente mergulhar de cabeça e baixar o primeiro aplicativo que encontrar. Em vez disso, não tenha pressa, avalie as opções e considere os seguintes fatores importantes.

O conjunto certo de recursos

Naturalmente, qualquer aplicativo que você escolher usar precisa ter o conjunto certo de recursos para se adequar à sua agência. Quase todas as agências criativas se beneficiarão dos recursos básicos – geração de faturas, alertas de pagamento e assim por diante.

No entanto, você pode descobrir que sua agência também precisa de alguns recursos mais avançados ou raros que não são encontrados em todos os aplicativos. Talvez você tenha muitos clientes fiéis, por exemplo. Nesse caso, escolha um aplicativo de faturamento que suporte pagamentos recorrentes.

Fácil utilização e implementação

Quanto mais fácil for o uso de um software, mais rápido você poderá implementá-lo e começar a aproveitar os benefícios que ele traz. Por outro lado, quando o software é desnecessariamente complexo e avançado, pode levar mais tempo e ser mais difícil de implementar e usar.

Portanto, pense cuidadosamente sobre o conjunto de habilidades e os níveis de experiência da sua equipe – especificamente das pessoas que usarão o software de faturamento regularmente. Certifique-se de escolher um programa adequado ao nível de experiência e conhecimento deles.

Um preço justo

É claro que você sempre deve levar em consideração o custo ao escolher um novo software para adicionar ao seu conjunto de tecnologias. Isso é particularmente verdadeiro para agências criativas menores, que podem ter orçamentos limitados para trabalhar.

Portanto, antes de escolher um aplicativo de faturamento, pense quanto você está disposto a gastar com ele. Considere o valor que você recebe em troca e quanto dinheiro você pode economizar a longo prazo. Não gaste demais em uma ferramenta que é muito cara. Mas não gaste menos do que o necessário em algo que não vai realmente ajudá-lo.

Integração perfeita com outros aplicativos

O software de faturamento está longe de ser a única tecnologia que impulsiona as agências criativas modernas. Você também pode ter muitos outros elementos que compõem a pilha da sua agência, como um CRM, software de agendamento, controle de tempo, etc.

Idealmente, você deseja que o maior número possível de partes da sua pilha funcionem bem juntas. Isso permite o fluxo livre e fácil de dados entre aplicativos. Portanto, tente se concentrar em um programa de faturamento que funcione bem com outros softwares que você já utiliza.

Uma solução escalável para se adequar a uma agência em crescimento

As agências raramente ficam paradas. Eles estão sempre se desenvolvendo, muitas vezes buscando algum tipo de crescimento ou expansão. A longo prazo, você pode estar esperando transformar sua pequena agência iniciante em uma grande empresa do setor.

Se for esse o caso, você precisa de soluções digitais que não só impulsionem esse crescimento, mas também acompanhem sua expansão. Os melhores aplicativos de faturamento são totalmente escaláveis para continuar trabalhando com sua empresa à medida que você conquista mais clientes e se expande.

Dicas e truques para maximizar o valor do software de faturamento da agência

Se você decidiu adotar um software de faturamento para agências, aqui estão algumas dicas úteis para ajudá-lo a tirar o máximo proveito dele.

Compare suas opções

Primeiro, como mencionado anteriormente, não cometa o erro de se precipitar e comprar o primeiro aplicativo de faturamento que encontrar. Pode não ser adequado para a sua agência.

Dependendo do tamanho e do escopo da sua agência, bem como da experiência e das habilidades da sua equipe, outros aplicativos podem ser mais adequados. Analise as opções disponíveis e encontre aquela que melhor se adapta às necessidades da sua agência.

Treine sua equipe para usar o software de forma eficaz

Uma coisa é ter as ferramentas certas para o trabalho. Mas, se você não souber como usar essas ferramentas corretamente, poderá ter dificuldade em obter qualquer valor delas. A mesma lógica se aplica ao software de agência.

Se sua equipe estiver insegura ou confusa sobre como usar um programa, isso pode prejudicar as operações da sua agência, em vez de ajudar. Certifique-se de treinar e integrar todos os membros da equipe de maneira eficiente ao configurar sua nova plataforma de faturamento.

Considere um pacote completo

Existem duas opções principais ao escolher um software de faturamento para agências. Por um lado, você pode optar por um aplicativo independente e esperar que ele se integre bem com outras partes da sua pilha de tecnologia. Como alternativa, você pode selecionar uma solução de agência completa.

Os pacotes completos tendem a ser os melhores. Eles combinam diversos recursos, funcionalidades e sistemas que toda empresa precisa. Se você escolher um sistema tudo-em-um, não precisará se preocupar com compatibilidade e integração, pois todos os elementos foram projetados para funcionar juntos de maneira fluida.

Automatize o máximo possível de processos

Uma das melhores características do software de faturamento (e da maioria dos softwares para agências) é sua capacidade de automatizar fluxos de trabalho e processos. Cada fluxo de trabalho que você automatiza significa mais tempo economizado para sua equipe.

Portanto, certifique-se de aproveitar ao máximo a automação incluída no software escolhido. Vá até o limite e automatize o máximo possível do processo de pagamento. Esta é uma maneira fantástica de economizar muito tempo no futuro e otimizar os processos diários da sua agência.

Explore todos os recursos e funções

Como mencionado anteriormente, muitos dos melhores programas de faturamento para agências de criação vêm com uma série de recursos diferentes. Geração de faturas. Alertas de pagamento. Configuração de pagamentos recorrentes. Estes são apenas alguns exemplos.

Se você não utilizar plenamente os recursos oferecidos, não obterá o máximo valor do seu aplicativo. Portanto, aprenda tudo sobre o que ele pode fazer e tente fazer com que cada recurso funcione para sua empresa, economizando o máximo de tempo e esforço.

Resumo: receba pagamentos de forma mais rápida e fácil com o software de faturamento para agências criativas.

Não importa o tamanho da sua agência criativa, ela pode, sem dúvida, ser aprimorada com um software de faturamento. Como este guia demonstrou, o aplicativo de faturamento certo faz uma enorme diferença nas operações da agência. Simplifica o processo de pagamento, poupando-lhe horas de trabalho. Ele também desmistifica alguns dos elementos mais complexos do processo de pagamento, com inúmeras outras vantagens.

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