Plano da Agência: Plano Estratégico de Crescimento 2025

Um plano de agência é um projeto estratégico para o crescimento dos negócios, com foco em áreas-chave como gestão do tempo, geração de leads e aquisição de clientes. Um planejamento eficaz da agência envolve definir metas claras, escolher as ferramentas certas e refinar continuamente as estratégias para se adaptar às mudanças do mercado. Investir em um plano bem estruturado garante o sucesso a longo prazo, otimizando as operações e melhorando a experiência do cliente. Em 2025, as agências devem aproveitar as soluções digitais para o planejamento e se concentrar em práticas de crescimento sustentável. Ao fazer isso, as agências podem expandir sua base de clientes e melhorar a rentabilidade, garantindo que permaneçam competitivas no cenário de mercado em constante evolução.

Não importa o tamanho da sua agência no momento, você certamente tem grandes ambições. Querer que sua empresa cresça e amplie sua base de clientes é um impulso natural para os líderes empresariais. No entanto, sem um planejamento cuidadoso da agência e a elaboração de uma estratégia, essas ambições podem fracassar. Da gestão eficaz do tempo às estratégias de geração de leads, há muitos fatores que as agências devem considerar para obter sucesso a longo prazo.

Concentrar-se na sua estratégia desde as fases iniciais da criação da sua agência ajuda a construir uma base sólida para o crescimento. Mas não se preocupe; mesmo que você seja uma agência bem estabelecida, ainda há tempo para melhorar sua estratégia de crescimento usando o seguinte guia de planejamento para agências.

Razões para investir no planejamento e na estratégia da agência

Nem todas as jornadas das agências começam com os melhores planos. “Improvisar” pode ser bastante gratificante, especialmente se você estiver obtendo sucesso com essa abordagem. Você pode ter um excelente método ad hoc para lidar com clientes. Afinal, você conhece melhor suas equipes e suas habilidades. Nos estágios iniciais, pode parecer perfeitamente normal anotar detalhes de contato em blocos de notas e ter várias cadeias de e-mails sobre um projeto.

No entanto, quando você cresce além desses primeiros clientes, esses métodos se tornam insustentáveis. De repente, você não tem acesso a um recurso crítico do projeto porque ele foi enviado usando a conta de e-mail de outra pessoa — e ela está fora do escritório. Você deseja fazer uma ligação de acompanhamento para o seu primeiro cliente, mas ninguém tem as informações de contato dele. É fácil perceber que, sem estratégias claras para lidar com os vários aspectos do seu negócio, ele rapidamente fica fora de controle.

Uma estratégia eficaz da agência tem impacto não só nas tarefas administrativas e na gestão de projetos. Dedicar tempo ao planejamento da agência e à construção de uma estratégia focada no crescimento oferece os seguintes benefícios, entre outros.

Aquisição de clientes

De acordo com relatórios recentes, a principal dificuldade enfrentada pelas agências é a obtenção de leads e a conclusão de negócios. Pelo menos 37% das agências de marketing, por exemplo, afirmam que a aquisição de clientes é o seu maior obstáculo ao crescimento. Sem um planejamento da agência para a geração de leads, você acabará gastando mais tempo atrás de clientes do que agradando aqueles que já conquistou. Isso pode comprometer os orçamentos e não deixar nada para investir nos recursos necessários para concluir os projetos de forma satisfatória.

Considere as maneiras como você fechou negócios com os clientes que já possui. Eles ficaram impressionados com os serviços que você oferece e com o nível de suporte? Eles encontraram sua agência por meio de publicidade online?

Apoiar-se em suas estratégias bem-sucedidas de geração de demanda pode ajudá-lo a planejar o futuro. Se você teve sucesso em encontrar leads no Facebook, talvez seja interessante investir mais do seu orçamento em marketing nas redes sociais. Se os clientes o escolherem após conversarem com um representante de vendas, talvez você possa expandir suas equipes de vendas presenciais e ampliar o treinamento em habilidades interpessoais.

Criar uma estratégia para sua agência significa decidir onde alocar os recursos e monitorar o sucesso desses planos. Isso também significa considerar as ferramentas certas para apoiar sua abordagem de geração de leads.

O Bonsai oferece uma variedade de modelos que podem ajudar na aquisição de clientes, desde propostas e orçamentos até formulários de feedback. Se um cliente decidir não seguir em frente com você, é útil entender o motivo. Você pode usar essas informações para impulsionar a melhoria dos processos ou até mesmo ajustar os serviços que oferece. Registrar tanto os sucessos quanto os fracassos ajuda a aprimorar sua estratégia e incentiva o foco na responsabilidade.

Aquisição e retenção de talentos

Conquistar clientes é importante, mas também é importante ter a equipe certa para atendê-los. Muitas agências começam a fazer o que fazem porque o fundador tem paixão por uma oferta específica. Pode ser web design, renovação de marca ou design de interiores. Seja qual for a sua motivação e quaisquer que sejam as suas habilidades, uma coisa é certa: à medida que sua agência cresce, você não pode fazer tudo sozinho.

É por isso que o planejamento da agência deve envolver estratégias de recrutamento eficazes. Uma fase inicial deste processo pode incluir a contratação de um especialista em recrutamento para impulsionar esses planos. A partir daqui, você pode considerar:

• Salários médios no mercado para o especialista desejado.
• Pacotes de benefícios que atrairão os melhores talentos, por exemplo, horários flexíveis, assistência médica, etc.
• Os canais que você deve utilizar para publicar vagas, por exemplo, LinkedIn, o site da sua agência ou sites de recrutamento.
• O tamanho do seu orçamento versus o aumento da lucratividade que uma nova contratação poderia trazer.

Manter uma estratégia de recrutamento eficaz ajuda a consolidar sua agência como um ótimo lugar para se trabalhar. Peça feedback aos membros da equipe sobre o que eles gostam em suas funções e o que poderia ser mudado. Encontre maneiras de investir no engajamento dos funcionários e registre como isso influencia suas taxas de retenção de pessoal. Você pode até mesmo usar histórias de funcionários satisfeitos para melhorar o reconhecimento da marca, o que se reflete positivamente na contratação de mais talentos de ponta.

Construindo uma marca

O reconhecimento da marca é um aspecto fundamental para o crescimento da agência. Todas as estratégias da agência devem incluir uma estrutura de mensagens da marca. Este documento detalha o que você faz, por que você faz e para quem você faz. Você também pode incluir aspectos da história ou cronologia da sua empresa. A partir daqui, você pode começar a criar o tom de voz e a personalidade da sua empresa. Incorpore isso em todos os seus esforços de marketing para que, eventualmente, seu conteúdo e sua publicidade se tornem instantaneamente reconhecíveis.

Parafraseando o líder da agência de marketing Stephen Gilbert, o marketing de marca impactante ajuda as marcas a se diferenciarem melhor, criando valor a longo prazo em vez de ganhos rápidos. As melhores marcas também ressoam com os clientes em um nível mais profundo. Os leads são atraídos por parceiros potenciais com valores semelhantes aos seus, portanto, trabalhe a ética e os padrões corporativos em todas as mensagens da sua marca.

Cinco estratégias para o crescimento dos negócios da agência

Idealmente, seus objetivos gerais de planejamento e estratégia da agência devem ser divididos em partes gerenciáveis. Assim como os projetos exigem um cronograma e tarefas cuidadosamente alocadas, as estratégias de negócios precisam de objetivos bem definidos e líderes dedicados. As equipes de marketing podem se concentrar em melhorar a marca e o envolvimento digital dos clientes, enquanto as equipes de vendas podem lidar com métodos mais diretos de geração de leads. Os líderes de RH gerenciam formas de reter os funcionários, apoiando os gerentes com abordagens de engajamento aprimoradas.

Embora existam inúmeros fatores que contribuem para o crescimento contínuo da agência, os cinco fatores a seguir são essenciais para a continuidade dos negócios.

Oferecer treinamento e desenvolvimento aos funcionários

Suponha que você esteja se concentrando em maneiras de atrair os melhores talentos e evitar que eles saiam e vão para a concorrência; considere a possibilidade de oferecer treinamento e aperfeiçoamento profissional. Estudos mostram que:

• Segundo relatos, 71% dos funcionários obtêm maior satisfação profissional por meio do aprendizado e do desenvolvimento.
• Mais da metade (61%) afirma que a aprendizagem no trabalho os incentiva a permanecer na empresa.
• Quase metade (48%) dos funcionários relatou que considerará ativamente deixar seus empregos se não receber oportunidades de educação continuada ou aperfeiçoamento profissional.

O treinamento pode ser feito entre colegas, eliminando os custos com a contratação de profissionais externos. As agências também podem investir em aprendizagem baseada em computador por meio de assinaturas de SaaS (Software as a Service).

Um software de colaboração eficaz pode ajudá-lo a compreender onde estão as lacunas de competências nas suas equipes. O Bonsai oferece maneiras para que todas as partes interessadas vejam rapidamente quem está envolvido em um projeto e o progresso da conclusão das tarefas. Se os gerentes perceberem que algumas tarefas estão constantemente ultrapassando o prazo, eles podem abordar essas questões com as pessoas envolvidas.

Embora alguns atrasos possam ser inevitáveis, outros podem ser causados pela falta de compreensão total de determinados sistemas e ferramentas. Os líderes podem oferecer programas de mentoria ou acompanhamento para preencher rapidamente as lacunas de habilidades e considerar oportunidades de treinamento de longo prazo para melhorar as capacidades holísticas de sua força de trabalho.

Pesquise perfis de clientes ideais

Mesmo com a equipe mais bem treinada do setor, você não conseguirá alcançar seus clientes se não souber realmente quem eles são. Utilize pesquisas de mercado para determinar seu público-alvo e criar um Perfil do Cliente Ideal ou ICP.

Um ICP é um cliente imaginário que representa as qualidades do seu cliente ideal. Você pode usar dados como idade, cargo na empresa e pontos fracos para refinar seu ICP. As equipes de marketing podem então usar esses dados demográficos para direcionar melhor suas mensagens de campanha aos clientes potenciais.

Seu ICP não precisa ser estático. As mudanças são inevitáveis à medida que os mercados se transformam e as demandas dos consumidores mudam. Também é possível criar vários ICPs diferentes, dependendo dos serviços que você oferece.

Ofereça serviços relevantes

Depois de criar seu ICP, você pode começar a pensar em otimizar seus serviços para realmente se concentrar nos desafios enfrentados pelo seu público-alvo. Esses serviços podem ser um conjunto de ofertas ou uma lista de produtos individuais que os clientes podem escolher.

Uma agência criativa, por exemplo, pode oferecer uma lista de produtos de design digital, desde logotipos até otimização de sites. No entanto, uma agência de marketing pode oferecer diferentes níveis de apoio ao marketing. Eles podem apresentar um pacote básico que cobre apenas as redes sociais. Para atender a mais necessidades dos clientes, eles também poderiam oferecer um pacote premium com uma abordagem de marketing omnicanal e serviço completo, além de um pacote intermediário.

Seja qual for o nicho da sua agência, é essencial considerar se os serviços que ela oferece realmente resolvem os problemas dos seus clientes. Em última análise, é isso que o diferenciará dos seus concorrentes. Os clientes virão até você e permanecerão com você porque você oferece algo que eles não encontram em nenhum outro lugarou porque você faz o que faz melhor do que qualquer outra pessoa.

Crie conteúdo atraente

Você descobriu quais são seus melhores produtos e serviços e para quem deseja comercializá-los. A próxima etapa no planejamento da agência é considerar como alcançar esses clientes potenciais. Ligar para todas as empresas que possam estar interessadas nos seus serviços pode ter um impacto negativo na reputação da sua marca. Em vez disso, você pode utilizar o poder do marketing de atração.

O marketing de atração é, como o nome sugere, um tipo de marketing que incentiva os clientes a procurarem você. Exemplos de marketing de atração incluem:

• Conteúdo do seu site
• Blogs
• Artigos
• Vídeos
• Postagens nas redes sociais
• White papers e outros recursos comerciais
• Conteúdo de liderança inovadora

Até mesmo descrições de produtos envolventes podem ser consideradas marketing de atração e uma parte essencial da sua estratégia de conteúdo. Se você trabalha em uma agência criativa ou de marketing, você tem uma vantagem inicial na criação de conteúdo. É provável que você já esteja fazendo isso para seus clientes. Para criar conteúdo igualmente atraente para o seu próprio negócio, basta aplicar o mesmo pensamento estratégico ao seu próprio sucesso.

Utilizando soluções de planejamento de agências digitais

Independentemente das suas competências, o planejamento e a elaboração de estratégias da sua agência beneficiarão de ferramentas e software adequados. Vale a pena dedicar tempo para encontrar soluções digitais que possam ajudar a melhorar a eficiência, a produtividade e a comunicação da sua empresa. Você verá que isso beneficia a todos, desde clientes até colegas, e ajuda a colocar seus planos em prática.

O software de planejamento de agências pode incluir um sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM). É comum utilizar um CRM como um repositório único de todas as informações do cliente, desde detalhes de contato até ativos críticos para o projeto. Os CRMs também podem fornecer maneiras de rastrear leads e conversas e conectar perfis de clientes a projetos específicos.

Outro aspecto do planejamento eficaz é o software de controle e gerenciamento de tempo. Depois de criar uma estratégia com a qual você esteja satisfeito, é útil ter maneiras de monitorar o que todos estão fazendo e quanto tempo isso leva. Você aprende a alocar tempo para tarefas específicas e pode usar esses dados para definir as expectativas dos clientes de acordo com isso. Ele também permite que você crie buffers para circunstâncias atenuantes, como ausência de funcionários ou dificuldades técnicas.

O software de controle de tempo também pode mostrar aos clientes sua disponibilidade. O software de agendamento da Bonsai, ilustrado abaixo, permite que os clientes marquem reuniões que nunca se sobrepõem nem interrompem tarefas críticas do projeto. Ferramentas de agendamento como essa ajudam suas equipes a se manterem produtivas, ao mesmo tempo em que promovem uma imagem de disponibilidade e apoio aos seus clientes.

As agências também podem se beneficiar de softwares financeiros que auxiliam na contabilidade, impostos e faturamento. Pergunte ao fornecedor do software de planejamento da sua agência se a solução deles permite faturar clientes automaticamente e oferece formas instantâneas de pagamento. O Bonsai oferece maneiras de criar pacotes de serviços. Você pode usar esses pacotes para criar faturas detalhadas e, em seguida, enviá-las automaticamente assim que o projeto for concluído. Escolher os métodos de pagamento preferidos pelos seus clientes e oferecer links que lhes permitam pagar imediatamente são outras funcionalidades disponíveis na plataforma.

Escolha o software certo para o crescimento sustentável da sua agência

Ao criar um plano para a agência, é fundamental considerar os recursos e a melhor forma de gerenciá-los. Portanto, ter uma gestão sólida dos recursos da agência é essencial para garantir a produtividade e a eficiência da agência. Isso envolve considerar os diferentes recursos disponíveis e as melhores maneiras de utilizá-los.

Como saber qual software é o mais adequado para as necessidades de planejamento da sua agência? Além de verificar se ele oferece os recursos acima, você deve confirmar sua compatibilidade com seus sistemas existentes. Idealmente, a implementação de um software para agências não deve ser um processo excessivamente complexo. Considere também os seguintes pontos.

Suporte ao cliente

Considere o suporte que sua plataforma oferece. Você consegue acessar uma central de ajuda 24 horas por dia, 7 dias por semana? Ou é difícil conseguir ajuda até mesmo para as tarefas mais simples? Você pode dar uma olhada nas avaliações de usuários anteriores para entender como ele se sai em termos de suporte disponível.

Também vale a pena pensar na experiência do usuário do sistema. Interfaces limpas e organizadas com menus lógicos aumentam ainda mais a produtividade e a eficiência. Se a plataforma escolhida oferecer um portal para clientes, isso também pode facilitar a vida deles. É ótimo ser conhecido como uma agência que simplifica tudo para seus clientes.

Preço

Embora o suporte seja fundamental, o custo também é uma questão importante para agências em crescimento. Você pode querer cortar custos sempre que possível. No entanto, o retorno sobre o investimento (ROI) é igualmente importante. Em outras palavras, investir um pouco de dinheiro agora pode trazer grandes retornos no futuro.

Pode ser assustador investir dinheiro em uma entidade desconhecida. Você quer ter certeza de que o software atende às suas necessidades antes de se comprometer definitivamente. Com isso em mente, verifique se os fornecedores oferecem uma avaliação gratuita ou até mesmo uma versão gratuita de sua plataforma. Por exemplo, o Bonsai oferece a todos os usuários acesso a modelos gratuitos, ferramentas de criação de contratos e recursos de faturamento por meio de uma conta totalmente gratuita.

As empresas costumam usar até 130 aplicativos diferentes no dia a dia. Considere adquirir uma solução completa que ofereça um conjunto de recursos para maximizar seu orçamento e promover eficiência e simplicidade em toda a sua organização.

O crescimento da agência deve girar em torno de excelentes experiências dos clientes

Independentemente das ferramentas de planejamento da agência nas quais você investir, lembre-se de manter o cliente no centro de tudo o que você faz. É verdade que essas ferramentas facilitam a vida para você e seus colegas. No entanto, na maioria dos casos, a busca por eficiência e produtividade vem do desejo de impressionar sua base de clientes.

Os clientes que estão satisfeitos com os serviços que você presta provavelmente voltarão e trabalharão com você novamente. Os negócios recorrentes são mais lucrativos do que a aquisição de novos clientes potenciais, mas têm mais benefícios do que o fluxo de caixa imediato. Esses clientes, sem dúvida, compartilharão suas experiências positivas com sua parceria por meio de avaliações, depoimentos e comentários nas redes sociais.

Eles podem até compartilhar os resultados do seu trabalho, criando uma fonte totalmente gratuita de mídia espontânea para impulsionar seus esforços de marketing. Quando isso acontecer, você poderá compartilhar novamente os comentários positivos em seu próprio site e contas de mídia social.

Além disso, muitos clientes terão prazer em fornecer feedback por meio de pesquisas de fim de projeto, portanto, verifique se eles concordam em compartilhar suas opiniões. Dessa forma, você sabe que pode usar ótimas histórias de clientes para atrair novos leads – totalmente com o consentimento do cliente.

Utilize sua solução de software de agência tudo-em-um para um melhor planejamento

Coletar feedback, entender os pontos fracos dos clientes e criar sessões produtivas de planejamento da agência são tarefas muito mais fáceis com o software certo. Nenhuma agência pode desenvolver uma estratégia de crescimento contínuo inteiramente de forma manual — certamente não quando a base de clientes começa a se expandir. Procure plataformas de software que combinem os recursos discutidos acima e, ao mesmo tempo, ofereçam suporte à escalabilidade.

O planejamento da agência consiste em criar uma base estratégica que você possa desenvolver continuamente para obter um crescimento sustentável. O software certo oferece suporte a isso, automatizando tarefas conforme necessário e melhorando a comunicação e a colaboração. Entre em contato com a Bonsai para saber mais sobre como o software certo para agências pode ajudá-lo a expandir e realizar suas ambições.