Plan de la agencia: Plan estratégico de crecimiento 2025

Un plan de agencia es un proyecto estratégico para el crecimiento empresarial, centrado en áreas clave como la gestión del tiempo, la generación de clientes potenciales y la captación de clientes. Una planificación eficaz de la agencia implica establecer objetivos claros, elegir las herramientas adecuadas y perfeccionar continuamente las estrategias para adaptarse a los cambios del mercado. Invertir en un plan bien estructurado garantiza el éxito a largo plazo al optimizar las operaciones y mejorar la experiencia de los clientes. En 2025, las agencias deberían aprovechar las soluciones digitales para la planificación y centrarse en prácticas de crecimiento sostenible. De este modo, las agencias pueden ampliar su base de clientes y mejorar su rentabilidad, lo que les permite seguir siendo competitivas en un panorama de mercado en constante evolución.

Por muy pequeña que sea tu agencia ahora mismo, sin duda tienes grandes ambiciones. Querer que su empresa crezca y amplíe su base de clientes es un impulso natural para los líderes empresariales. Sin embargo, sin una planificación cuidadosa y una estrategia bien definida, estas ambiciones pueden fracasar. Desde la gestión eficaz del tiempo hasta las estrategias de generación de clientes potenciales, hay muchos factores que las agencias deben tener en cuenta para alcanzar el éxito a largo plazo.

Centrarse en su estrategia desde las primeras etapas de la creación de su agencia ayuda a sentar unas bases sólidas para el crecimiento. Pero no se preocupe; incluso si es una agencia bien establecida, todavía hay tiempo para mejorar su estrategia de crecimiento utilizando la siguiente guía de planificación para agencias.

Razones para invertir en la planificación y la elaboración de estrategias de la agencia

No todas las agencias comienzan su andadura con los planes mejor trazados. «Improvisar» puede resultar muy satisfactorio, especialmente si ese enfoque te está dando buenos resultados. Es posible que tengas un método ad hoc excelente para tratar con los clientes. Después de todo, tú eres quien mejor conoce a tus equipos y tus habilidades. En las primeras etapas, puede parecer perfectamente normal anotar los datos de contacto en libretas y mantener múltiples cadenas de correos electrónicos sobre un proyecto.

Sin embargo, una vez que superas esos primeros clientes, estos métodos se vuelven insostenibles. De repente, no tienes acceso a un recurso crítico para el proyecto porque se envió utilizando la cuenta de correo electrónico de otra persona, y esa persona no está en la oficina. Quieres hacer una llamada de seguimiento a tu primer cliente, pero nadie tiene su información de contacto. Es fácil ver que, sin estrategias claras para gestionar los múltiples aspectos de tu negocio, este se descontrolará rápidamente.

Una estrategia eficaz de la agencia tiene un impacto que va más allá de las tareas administrativas y la gestión de proyectos. Dedicar tiempo a la planificación de la agencia y a la creación de una estrategia centrada en el crecimiento ofrece las siguientes ventajas, entre otras.

Captación de clientes

Según informes recientes, la búsqueda de clientes potenciales y el cierre de acuerdos son los principales retos a los que se enfrentan las agencias. Al menos el 37 % de las agencias de marketing, por ejemplo, afirman que la captación de clientes es su mayor obstáculo para el crecimiento. Sin una agencia que planifique la generación de clientes potenciales, acabarás dedicando más tiempo a buscar nuevos clientes que a satisfacer a los que ya tienes. Esto puede mermar los presupuestos y dejar sin recursos para invertir en lo necesario para completar los proyectos de forma satisfactoria.

Piensa en las formas en que has cerrado acuerdos con los clientes que ya tienes. ¿Les impresionaron los servicios que ofreces y el nivel de asistencia? ¿Encontraron su agencia a través de la publicidad online?

Apoyarse en sus exitosas estrategias de generación de demanda puede ayudarle a planificar el futuro. Si has tenido éxito encontrando clientes potenciales en Facebook, tal vez te interese invertir más de tu presupuesto en marketing en redes sociales. Si los clientes te eligen después de hablar con un representante de ventas, tal vez podrías ampliar tus equipos de ventas presenciales y ampliar la formación en habilidades sociales.

Desarrollar una estrategia para su agencia implica decidir dónde asignar los fondos y supervisar el éxito de esos planes. También significa considerar las herramientas adecuadas para respaldar su enfoque de generación de clientes potenciales.

Bonsai ofrece una gama de plantillas que pueden ayudar con la adquisición de clientes, desde propuestas y presupuestos hasta formularios de comentarios. Si un cliente decide no seguir adelante contigo, es útil comprender por qué. Puede utilizar esta información para impulsar la mejora de los procesos o incluso ajustar los servicios que ofrece. Registrar tanto los éxitos como los fracasos ayuda a perfeccionar tu estrategia y fomenta el enfoque en la responsabilidad.

Adquisición y retención de talento

Conseguir clientes es importante, pero también lo es contar con el equipo adecuado para atenderlos. Muchas agencias comienzan a hacer lo que hacen porque el fundador siente pasión por una oferta concreta. Esto podría ser diseño web, renovación de marca o diseño de interiores. Sea cual sea tu motivación y tus habilidades, una cosa es segura: a medida que tu agencia crece, no podrás hacerlo todo tú solo.

Por eso, la planificación de la agencia debe incluir estrategias de contratación eficaces. Una fase inicial de este proceso podría incluir la incorporación de un especialista en selección de personal para impulsar estos planes. A partir de aquí, podrías considerar:

• Salarios medios según el mercado para el especialista que deseas.
• Paquetes de beneficios que atraerán a los mejores talentos, por ejemplo, horarios flexibles, asistencia sanitaria, etc.
• Los canales que debes utilizar para publicar ofertas de empleo, por ejemplo, LinkedIn, el sitio web de tu agencia o sitios web de contratación.
• El tamaño de tu presupuesto frente al aumento de la rentabilidad que podría aportar una nueva contratación.

Mantener una estrategia de contratación eficaz ayuda a consolidar tu agencia como un excelente lugar para trabajar. Recopile opiniones de los miembros del equipo sobre lo que les gusta de su puesto y lo que se podría cambiar. Busque formas de invertir en el compromiso de los empleados y registre cómo esto impulsa sus tasas de retención de personal. Incluso puedes utilizar las historias de empleados satisfechos para mejorar el reconocimiento de la marca, lo que repercute positivamente en la contratación de más talento de primer nivel.

Creación de una marca

El reconocimiento de marca es un aspecto fundamental para el crecimiento de una agencia. Todas las estrategias de las agencias deben incluir un marco de comunicación de marca. Este documento detalla lo que haces, por qué lo haces y para quién lo haces. También puede incluir aspectos de la historia o la cronología de su empresa. A partir de aquí, puedes empezar a crear el tono de voz y la personalidad de tu empresa. Incorpóralo en todas tus iniciativas de marketing para que, con el tiempo, tu contenido y tu publicidad sean fácilmente reconocibles.

Parafraseando al líder de la agencia de marketing Stephen Gilbert, el marketing de marca impactante ayuda a las marcas a diferenciarse mejor al crear valor a largo plazo en lugar de ganancias rápidas. Las mejores marcas también conectan con los clientes a un nivel más profundo. Los clientes potenciales se sienten atraídos por socios potenciales con valores similares a los suyos, así que trabaje la ética y los estándares corporativos en todos los mensajes de su marca.

Cinco estrategias para el crecimiento empresarial de las agencias

Lo ideal es que los objetivos generales de planificación y estrategia de su agencia se dividan en partes manejables. Al igual que los proyectos requieren un calendario y tareas cuidadosamente asignadas, las estrategias empresariales necesitan objetivos bien definidos y líderes dedicados. Los equipos de marketing pueden centrarse en mejorar la imagen de marca y la interacción digital con los clientes, mientras que los equipos de ventas pueden ocuparse de métodos más directos de generación de clientes potenciales. Los responsables de RR. HH. gestionan formas de retener al personal, apoyando a los directivos con enfoques mejorados para fomentar el compromiso.

Aunque existen numerosos factores que influyen en el crecimiento continuo de las agencias, los cinco siguientes son fundamentales para la continuidad del negocio.

Proporcionar formación y desarrollo a los empleados.

Supongamos que te estás centrando en formas de atraer a los mejores talentos y evitar que se vayan a la competencia; considera la posibilidad de ofrecerles formación y reciclaje profesional. Los estudios demuestran que:

• Según los datos, el 71 % de los empleados obtiene una mayor satisfacción laboral a través del aprendizaje y el desarrollo.
• Más de la mitad (61 %) afirma que el aprendizaje en el trabajo les anima a permanecer en la empresa.
• Casi la mitad (48 %) de los empleados afirmaron que considerarían seriamente dejar su trabajo si no recibieran formación continua u oportunidades para mejorar sus habilidades.

La formación se puede realizar entre pares para eliminar los costes de subcontratar a profesionales. Las agencias también pueden invertir en aprendizaje basado en computadoras a través de suscripciones SaaS (Software as a Service).

Un software de colaboración eficaz puede ayudarte a comprender dónde se encuentran las carencias de habilidades dentro de tus equipos. Bonsai ofrece a todas las partes interesadas la posibilidad de ver rápidamente quién participa en un proyecto y el progreso de la finalización de las tareas. Si los gerentes observan que algunas tareas se retrasan constantemente, pueden abordar estos problemas con las personas involucradas.

Si bien algunos retrasos pueden ser inevitables, otros podrían deberse a una comprensión insuficiente de determinados sistemas y herramientas. Los líderes pueden ofrecer programas de acompañamiento o mentoría para cubrir rápidamente las carencias de habilidades y considerar oportunidades de formación a largo plazo para mejorar las capacidades integrales de su plantilla.

Investigar los perfiles de clientes ideales.

Incluso con el personal mejor formado del sector, no se puede llegar a los clientes si no se sabe realmente quiénes son. Utiliza estudios de mercado para determinar tu público objetivo y crear un perfil de cliente ideal o ICP.

Un ICP es un cliente imaginario que representa las cualidades de tu cliente ideal. Puedes utilizar datos como la edad, el puesto dentro de una empresa y los puntos débiles para delimitar tu ICP. Los equipos de marketing pueden utilizar estos datos demográficos para dirigirse mejor a los clientes potenciales con los mensajes de sus campañas.

Tu ICP no tiene por qué ser estático. Los cambios son inevitables a medida que los mercados evolucionan y las demandas de los consumidores cambian. También es posible crear varios ICP diferentes en función de los servicios que ofrezcas.

Ofrecer servicios relevantes

Una vez que hayas creado tu ICP, puedes empezar a pensar en optimizar tus servicios para centrarte realmente en los retos a los que se enfrenta tu público objetivo. Esos servicios pueden ser un conjunto de ofertas o una lista de productos individuales entre los que los clientes pueden elegir.

Una agencia creativa, por ejemplo, podría ofrecer una lista de productos de diseño digital, desde logotipos hasta optimización de sitios web. Sin embargo, una agencia de marketing puede ofrecer diferentes niveles de apoyo en materia de marketing. Pueden presentar un paquete básico que cubra únicamente las redes sociales. Para satisfacer más necesidades de los clientes, también podrían ofrecer un paquete premium con un enfoque de marketing omnicanal y servicio completo, y un paquete de gama media.

Sea cual sea el nicho de mercado de tu agencia, es fundamental plantearse si los servicios que ofrece realmente resuelven los problemas de tus clientes. En última instancia, esto es lo que te diferenciará de tus competidores. Los clientes acudirán a usted y se quedarán con usted porque les ofrece algo que no pueden obtener en ningún otro sitioo porque hace lo que hace mejor que nadie.

Crea contenido atractivo.

Ya has averiguado cuáles son tus mejores productos y servicios y a quién quieres comercializarlos. La siguiente etapa en la planificación de la agencia es considerar cómo llegar a esos clientes potenciales. Llamar a todas las empresas que puedan estar interesadas en tus servicios puede tener un impacto perjudicial en la reputación de tu marca. En su lugar, puedes aprovechar el poder del inbound marketing.

El inbound marketing es, como su nombre indica, un tipo de marketing que anima a los clientes a acudir a ti. Algunos ejemplos de inbound marketing son:

• Contenido de su sitio web
• Blogs
• Artículos
• Vídeos
• Publicaciones en redes sociales
• Informes técnicos y otros recursos empresariales
• Contenido de liderazgo intelectual

Incluso las descripciones de productos atractivas pueden considerarse marketing entrante y una parte fundamental de tu estrategia de contenido. Si trabajas en una agencia creativa o de marketing, tienes una ventaja en la creación de contenidos. Lo más probable es que ya estés haciendo esto por tus clientes. Dar el paso para crear contenido igualmente atractivo para tu propio negocio solo significa aplicar el mismo pensamiento estratégico a tu propio éxito.

Utilización de soluciones de planificación de agencias digitales

Independientemente de tus habilidades, la planificación y la estrategia de tu agencia se beneficiarán del uso de herramientas y software adecuados. Vale la pena dedicar tiempo a buscar soluciones digitales que puedan ayudarle a mejorar la eficiencia, la productividad y la comunicación de su empresa. Verás que beneficia a todos, desde los clientes hasta los compañeros de trabajo, y te ayuda a poner en práctica tus planes.

El software de planificación de agencias puede incluir un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Es habitual utilizar un CRM como único repositorio de toda la información de los clientes, desde los datos de contacto hasta los activos críticos para los proyectos. Los CRM también pueden proporcionar formas de realizar un seguimiento de los clientes potenciales y las conversaciones, y conectar los perfiles de los clientes con proyectos concretos.

Otro aspecto de la planificación eficaz es el software de seguimiento y gestión del tiempo. Una vez que hayas creado una estrategia con la que estés satisfecho, es útil disponer de formas de supervisar lo que hace cada uno y cuánto tiempo le lleva. Aprenderás a distribuir el tiempo para tareas concretas y podrás utilizar estos datos para ajustar las expectativas de los clientes en consecuencia. También le permite establecer medidas preventivas para circunstancias atenuantes, como la ausencia de empleados o dificultades técnicas.

El software de seguimiento del tiempo también puede mostrar a los clientes tu disponibilidad. El software de programación de Bonsai, que se muestra a continuación, permite a los clientes reservar reuniones que nunca se solaparán ni interrumpirán tareas críticas del proyecto. Las herramientas de programación como esta ayudan a sus equipos a mantener la productividad, al tiempo que promueven una imagen de disponibilidad y apoyo hacia sus clientes.

Las agencias también pueden beneficiarse de programas informáticos financieros que les ayudan con la contabilidad, los impuestos y la facturación. Pregunte al proveedor de software de planificación de su agencia si su solución le permite facturar a los clientes automáticamente y ofrecerles formas de pago instantáneas. Bonsai ofrece formas de crear paquetes de servicios. Puede utilizar esos paquetes para crear facturas detalladas y, a continuación, enviarlas automáticamente una vez finalizado el proyecto. Otras funciones disponibles en la plataforma son la posibilidad de elegir los métodos de pago preferidos por tus clientes y ofrecer enlaces que les permitan pagar de inmediato.

Elija el software adecuado para el crecimiento sostenible de su agencia.

Al crear un plan de agencia, es fundamental tener en cuenta los recursos y la mejor manera de gestionarlos. Por lo tanto, contar con una gestión sólida de los recursos de la agencia es esencial para garantizar la productividad y la eficiencia de la misma. Esto implica considerar los diferentes recursos disponibles y las mejores formas de utilizarlos.

¿Cómo saber qué software es el más adecuado para las necesidades de planificación de su agencia? Además de comprobar si ofrece las características anteriores, debe confirmar su compatibilidad con sus sistemas actuales. Lo ideal sería que la implementación del software de la agencia no fuera un proceso excesivamente complejo. Tenga en cuenta también los siguientes puntos.

Atención al cliente

Ten en cuenta el soporte que ofrece tu plataforma. ¿Puedes acceder a un centro de ayuda las 24 horas del día, los 7 días de la semana? ¿O es una lucha conseguir ayuda con las tareas más sencillas? Puedes consultar las opiniones de usuarios anteriores para saber cómo es el servicio de asistencia disponible.

También vale la pena pensar en la experiencia del usuario del sistema. Las interfaces limpias y despejadas con menús lógicos aumentan aún más la productividad y la eficiencia. Si la plataforma que has elegido ofrece un portal para clientes, esto también puede facilitarles la vida. Es fantástico ser conocidos como una agencia que simplifica todo a sus clientes.

Precio

Si bien el apoyo es fundamental, el costo también es un problema para las agencias en crecimiento. Es posible que desee reducir los costes siempre que sea posible. Sin embargo, el retorno de la inversión (ROI) es igualmente importante. En otras palabras, invertir un poco de dinero ahora podría reportar grandes beneficios en el futuro.

Puede resultar intimidante invertir dinero en una entidad desconocida. Quieres saber si el software se adapta a tus necesidades antes de comprometerte definitivamente. Teniendo esto en cuenta, comprueba si los proveedores ofrecen una prueba gratuita o incluso una versión gratuita de su plataforma. Por ejemplo, Bonsai ofrece a todos los usuarios acceso a plantillas gratuitas, herramientas de creación de contratos y recursos de facturación a través de una cuenta totalmente gratuita.

Las empresas suelen utilizar hasta 130 aplicaciones diferentes en su día a día. Considere la posibilidad de adquirir una solución integral que ofrezca un conjunto de funciones para maximizar su presupuesto y promover la eficiencia y la simplicidad en toda su organización.

El crecimiento de la agencia debe girar en torno a una excelente experiencia del cliente.

Independientemente de las herramientas de planificación de agencia en las que inviertas, debes recordar mantener al cliente en el centro de todo lo que hagas. Es cierto que estas herramientas te facilitan la vida a ti y a tus compañeros. Sin embargo, en la mayoría de los casos, el impulso por la eficiencia y la productividad proviene del deseo de impresionar a su base de clientes.

Los clientes que están satisfechos con los servicios que prestas probablemente volverán a trabajar contigo. Los clientes habituales son más rentables que los nuevos clientes potenciales, pero ofrecen más ventajas que el flujo de caja inmediato. Sin duda, estos clientes compartirán sus experiencias positivas sobre su colaboración a través de reseñas, testimonios y comentarios en las redes sociales.

Incluso pueden compartir los resultados de tu trabajo, creando una fuente totalmente gratuita de medios ganados para impulsar tus esfuerzos de marketing. Cuando eso ocurra, puedes volver a compartir los comentarios positivos en tu propio sitio web y en tus cuentas de redes sociales.

Además, muchos clientes estarán encantados de proporcionar comentarios a través de encuestas al final del proyecto, así que comprueba que están de acuerdo en que se compartan sus opiniones. De esta manera, sabrás que puedes utilizar las excelentes historias de tus clientes para atraer nuevos clientes potenciales, siempre con el consentimiento del cliente.

Utilice su solución de software integral para agencias para mejorar la planificación.

Recopilar opiniones, comprender los puntos débiles de los clientes y crear sesiones de planificación productivas para la agencia es mucho más fácil con el software adecuado. Ninguna agencia puede desarrollar una estrategia de crecimiento continuo de forma totalmente manual, y menos aún cuando la base de clientes comienza a expandirse. Busque plataformas de software que combinen las características mencionadas anteriormente y que, al mismo tiempo, admitan la escalabilidad.

La planificación de la agencia consiste en crear una base estratégica sobre la que se pueda construir continuamente para lograr un crecimiento sostenible. El software adecuado respalda esto, automatizando las tareas según sea necesario y mejorando la comunicación y la colaboración. Póngase en contacto con Bonsai para obtener más información sobre cómo el software adecuado para agencias puede ayudarle a expandirse y hacer realidad sus ambiciones.