¿Qué es una factura? Tipos y fines de las facturas

Si eres nuevo en el mundo del trabajo autónomo o acabas de iniciar un pequeño negocio, la facturación puede resultar bastante confusa.

Has trabajado duro y ahora quieres cobrar, pero ¿cómo? En este artículo, responderemos a la pregunta «¿Qué es una factura?» y le proporcionaremos los conocimientos necesarios para crear y enviar una factura a los clientes.

Vamos a ello.

¿Qué es una factura?

Según el Cambridge English Dictionary, una factura es:

«Documento en el que se enumeran los servicios prestados o los trabajos realizados, se indica su coste y se solicita el pago».

¡Eso lo resume bastante bien! Las facturas especifican lo que el comprador debe pagar una vez que el vendedor ha prestado el servicio según las condiciones de pago específicas. Las facturas son una parte integral de los negocios, tanto para compradores como para vendedores.

Una factura de venta se refiere a una factura por la venta de bienes o servicios desde el punto de vista del vendedor. Por otro lado, una factura de compra indica una factura por el coste de los productos o servicios prestados. Sea cual sea el tipo de factura, en ellas se detallan los servicios prestados o proporcionados, el importe total adeudado y las condiciones de pago.

En el pasado, las facturas se enviaban en forma de carta por correo postal o fax. A medida que avanzábamos en el mundo digital, se enviaban como archivos adjuntos en correos electrónicos. Esto sigue siendo habitual hoy en día, sin embargo, cada vez más profesionales están recurriendo a potentes programas de facturación basados en la nube , como Bonsai, para agilizar el proceso de creación, envío y seguimiento de facturas.

Distinción entre factura, recibo y comprobante

A menudo, la palabra factura se utiliza indistintamente con «cuenta» o incluso «recibo». Pero no significan exactamente lo mismo.

Las facturas y los recibos son documentos que, técnicamente, transmiten la misma información. Ambos representan el importe adeudado por la venta de productos o servicios. Sin embargo, las facturas suelen ser enviadas por autónomos o empresas que desean cobrar a sus clientes. En cambio, un cliente utiliza las facturas para llevar un registro de los pagos adeudados a los proveedores. Básicamente, son lo mismo, pero los utilizan diferentes partes implicadas en la transacción comercial.

Por otro lado, un recibo acredita la prueba de una transacción entre un vendedor y un comprador. En otras palabras, confirma que los productos o servicios ya han sido pagados. Una factura o recibo puede utilizarse para solicitar el pago, pero una vez recibido el pago se envía un recibo.

Si eres autónomo, quizá te interese leer sobre cómo facturar a un cliente.

Componentes clave de una factura

Como propietario de un negocio, contratista o autónomo, tienes la importante tarea de crear facturas profesionales para cobrar a tus clientes. Pero diseñar facturas para los clientes puede parecer complicado, especialmente si nunca lo has hecho antes.

Afortunadamente, las plantillas de facturas listas para usar de Bonsai tienen todos los componentes clave que necesitas para crear facturas en cuestión de minutos. ¡Así nunca te perderás ningún detalle!

Nuestra plantilla de factura gratuita incluye campos para:

• número de factura
• resumen de factura
• tu nombre
• el nombre de su empresa
• los datos de contacto de su empresa (número de teléfono, dirección de correo electrónico, dirección y/o enlaces a redes sociales)
• nombre del cliente
• nombre de la empresa del cliente (si procede)
• Información de contacto del cliente
• detalles del proyecto
• detalles del producto
• costes por partida
• costes totales
• saldo final
• instrucciones de pago
• fecha límite de pago / fecha de vencimiento
• detalles de facturación
• métodos de pago aceptados (por ejemplo, tarjetas de crédito, PayPal, efectivo, cheques, etc.)
• los datos de tu cuenta bancaria (si es necesario)
• recargos por demora o condiciones de pago vencidas
• próximos pasos
• Mensaje de agradecimiento

¡Empieza a utilizar nuestras plantillas de factura gratuitas para facturar sin complicaciones!

Tipos de facturas

Con las plantillas de facturas de Bonsai, no estás limitado a las facturas en papel. De hecho, ofrecemos una amplia gama de tipos y formatos de facturas entre los que puede elegir. Así, puedes enviar facturas en el formato que mejor se adapte a ti y a tus clientes.

Facturas por correo electrónico

Quizás el tipo de factura más común sea la factura por correo electrónico. Esto es simplemente cuando envías una factura a un cliente por correo electrónico. Una plantilla de factura por correo electrónico puede facilitar la personalización de su factura, añadir los datos pertinentes, calcular el total, descargar el documento en formato PDF y enviarlo a su cliente por correo electrónico. O bien, puedes crear una factura en Google Docs y enviar a tu cliente un enlace directo a la factura.

Facturas escritas a mano

Las facturas escritas a mano son relativamente anticuadas, pero siguen siendo el método elegido por muchas empresas. Por ejemplo, si usted es un contratista local o propietario de una empresa de construcción, es posible que redacte facturas a mano mientras evalúa el trabajo. No dependes de tener un ordenador cerca para crear una factura en el momento.

Facturas electrónicas

Las facturas electrónicas requieren el uso de herramientas electrónicas, como el software de punto de venta (POS), para crear facturas. Este método es muy popular entre los restaurantes y los comercios minoristas locales, ya que los clientes quieren pagar en el acto (normalmente con su tarjeta de crédito).

Facturas en línea

Las facturas en línea se están convirtiendo rápidamente en el método preferido por las empresas y los proveedores de servicios en línea. Esto se debe a que es fácil crear, enviar y almacenar todas tus facturas directamente en la nube. No es necesario rebuscar en carpetas de archivos ni complicarse con herramientas electrónicas complicadas.

Hay varias plantillas de facturas online que puedes utilizar en tu negocio, según tus preferencias:

• Plantilla de factura de Excel
• Plantilla de factura de Microsoft Word
• Plantilla de factura de Google Docs
• Plantilla de factura en PDF

También puede agilizar su facturación y optimizar el proceso con herramientas de facturación basadas en la nube. Esto le permite realizar un seguimiento del estado de los pagos, enviar recordatorios automáticos, aceptar una amplia gama de métodos de pago y revisar las finanzas de su empresa en línea.

Facturas móviles

Las facturas móviles son simplemente facturas en línea que están disponibles en dispositivos móviles, como teléfonos inteligentes o tabletas. Por ejemplo, si envías una factura a un cliente a través de Google Docs, este podrá abrirla utilizando la aplicación Google Docs en su teléfono. Del mismo modo, si utilizas una herramienta online como Bonsai, los clientes podrán abrir estas facturas en sus dispositivos móviles.

Facturas específicas del sector

También existen facturas específicas para cada sector, que pueden estar disponibles como plantillas manuscritas, documentos en línea o facturas por correo electrónico. Las siguientes plantillas de factura están disponibles en diversos formatos, incluyendo Google Docs, Microsoft Word, Excel, PDF y otros:

• Plantilla de factura para autónomos
• Plantilla de factura de consultoría
• Plantilla de factura de fotografía
• Plantilla de factura de diseño gráfico
• Plantilla de factura de construcción
• Plantilla de factura de contratista
• Plantilla de factura de alquiler
• Plantilla de factura proforma
• Plantilla de factura detallada
• Plantilla de factura imprimible
• Plantillas de facturas profesionales

Tipos comunes de facturas

Además de los distintos formatos disponibles (correo electrónico, PDF, etc.), también hay varios tipos de facturas. Estos varían en función de su finalidad, como facturar a los clientes de forma periódica o cobrar un depósito por adelantado.

Antes de crear una factura, tenga en cuenta los requisitos de su proyecto, el calendario de facturación preferido y los métodos de pago aceptados. Discuta siempre estos detalles con sus clientes por adelantado para establecer expectativas claras.

Factura proforma

Una factura proforma es, básicamente, una factura preliminar que se envía al comprador antes de que se complete realmente la entrega de los bienes o la prestación de los servicios. Describe los productos/servicios que se proporcionarán, los costes estimados y las condiciones de la transacción.

Factura provisional

Este tipo de factura se utiliza para facturar trabajos parciales o provisionales realizados durante el transcurso de un proyecto. Es una forma de facturación progresiva.

Factura recurrente

Una factura recurrente se utiliza para facturar a los clientes a intervalos regulares por servicios continuos. También se pueden utilizar para servicios o productos basados en suscripción.

Factura de crédito

Un vendedor puede emitir una factura de crédito para anular una factura emitida anteriormente. Esto suele deberse a reembolsos, devoluciones o ajustes relacionados con la factura original.

Factura de débito

Se envía una factura de débito para solicitar un pago adicional a un cliente, a menudo debido a costes añadidos, artículos suplementarios o correcciones.

Factura vencida

Se refiere a una factura que permanece impagada después de su fecha de vencimiento. Si todavía estás esperando el pago de un cliente, este es un buen momento para enviarle un recordatorio amistoso.

Factura comercial

Una factura comercial es un documento utilizado en el comercio internacional. Detalla y describe los productos enviados, su valor y otra información esencial para fines aduaneros y de pago.

Por qué las empresas utilizan facturas

A estas alturas, ya debe resultar obvio el importante papel que desempeñan las facturas en la gestión financiera de su negocio. Son esenciales para cobrar los pagos, organizar las finanzas de tu negocio y establecer expectativas claras con los clientes.

Pero hay muchas más ventajas al usar facturas. Estas son solo algunas de las muchas razones por las que las empresas utilizan facturas.

Protección jurídica

Las facturas desempeñan un papel crucial a la hora de proporcionar protección legal a su negocio. Sirven como documentación formal de los términos, precios y servicios acordados entre usted y el cliente. En caso de disputas o discrepancias, las facturas sirven como prueba, protegiéndole de posibles problemas legales. Las facturas detalladas con términos claros ayudan a aclarar los procesos de pago, las transacciones de crédito o débito, las comisiones, los costes y cualquier descuento o rebaja aplicados.

Seguimiento de pagos

Las empresas también pueden utilizar las facturas para realizar un seguimiento eficaz de los pagos. Cada factura lleva un identificador único, lo que permite supervisar fácilmente los importes pendientes, las fechas de vencimiento de los pagos y los pagos recibidos. Este seguimiento ayuda a mantener un flujo de caja saludable al identificar los pagos atrasados, permitir un seguimiento oportuno y garantizar un equilibrio entre los pagos entrantes y salientes. Con un software de contabilidad adecuado, puede optimizar su proceso de seguimiento de pagos, mantener las cuentas al día y reducir el riesgo de errores.

Mantenimiento de registros

Las facturas son registros esenciales para su negocio, ya que documentan todas las transacciones financieras y forman parte de sus registros contables.

Estos registros incluyen detalles tales como cantidades, precios, impuestos, tasas y sumas relacionadas con las ventas o los servicios prestados. Mantener las facturas bien organizadas ayuda a llevar una contabilidad eficaz, lo que le permite realizar un seguimiento preciso de sus actividades financieras. Este registro sistemático facilita la transparencia y proporciona un claro registro de auditoría para los contables y las autoridades reguladoras.

Declaración de impuestos fácil

Las facturas son fundamentales a la hora de presentar la declaración de impuestos. Contienen información vital sobre los ingresos imponibles, los tipos impositivos y cualquier cargo fiscal aplicable: ¡toda la información que necesitarás a la hora de presentar la declaración! Las facturas debidamente documentadas ayudan a calcular con precisión los importes de los impuestos adeudados a las autoridades gubernamentales. Mediante facturas claras y detalladas, es más fácil justificar las deducciones, los gastos y los importes imponibles que se reclaman.

Análisis empresarial

Las facturas anteriores pueden proporcionar información sobre el éxito de su negocio en su conjunto. Al examinar los patrones de precios, volúmenes de ventas, descuentos y montos de transacciones, ¡puede obtener análisis comerciales significativos! Estos datos pueden ayudarle a tomar decisiones informadas sobre precios, identificar canales de venta rentables y evaluar costes y rentabilidad.

Cuándo y cómo enviar facturas

¿Ya has creado una factura y es hora de cobrar? ¿Y ahora qué? ¡Me alegro de que lo preguntes! Hay varios métodos prácticos a su disposición para facilitar el envío de facturas.

Tenga en cuenta estas prácticas recomendadas al enviar facturas por sus productos o proyectos.

Plazos: anticipado, hito, en la entrega, recurrente.

En primer lugar, determine el momento adecuado para enviar su factura (o varias facturas). ¿Desea recibir el pago por adelantado antes de la fecha de inicio del proyecto? ¿Facturarás al cliente en función de determinados hitos? Considera el momento adecuado para ti y tu cliente.

Facturación anticipada: consiste en enviar una factura por los bienes o servicios antes de la entrega, lo que normalmente requiere un pago parcial o total por adelantado para garantizar el pedido o el servicio.

Facturación por hitos: Esto es para cuando desea facturar a los clientes en función de hitos predeterminados del proyecto. Los pagos pueden estar vinculados a logros específicos o etapas de finalización.

Facturación a la entrega: esta facturación se realiza inmediatamente después de entregar los productos o completar el servicio. El pago se efectuará al recibir el pedido o dentro de un plazo determinado tras la entrega.

Facturación recurrente: en este caso, las facturas se generan a intervalos regulares por servicios continuos o suscripciones. Probablemente seguirás un calendario predeterminado, como ciclos de facturación mensuales, trimestrales o anuales.

Facturación electrónica y métodos digitales

Una vez que hayas determinado la fecha de emisión de tus facturas, es hora de elegir el método de entrega. Tienes dos opciones principales:

Facturación electrónica: es decir, facturación electrónica, en la que se utilizan herramientas electrónicas (como un lector de tarjetas o un sistema POS) para facturar a un cliente en persona. Los clientes pueden pagar en el acto, normalmente en efectivo o con tarjeta de crédito.

Métodos digitales: incluyen cualquier solución de facturación en línea o basada en la nube, como enviar una factura en formato PDF por correo electrónico, enviar un enlace a una factura en Google Docs o enviar una factura a través de un software de facturación en línea. Con estos métodos, normalmente podrás aceptar tarjetas de crédito, tarjetas de débito, PayPal, transferencias ACH y mucho más, según tus preferencias.

Mejores prácticas y técnicas modernas de facturación

¡No hace falta ser contable para crear facturas como un profesional! De hecho, con las herramientas y los procesos adecuados, diseñar tus propias facturas será muy fácil.

Afortunadamente, herramientas modernas como el software de facturación de Bonsai facilitan el diseño, la personalización, el envío y el seguimiento de tus facturas. Ahora puedes supervisar la contabilidad, la facturación y la teneduría de libros de tu empresa, todo en un solo lugar.

Asegúrese de seguir estas prácticas recomendadas al crear facturas para su empresa:

1. Asegúrese de que la factura sea emitida por el vendedor y enviada al comprador inmediatamente después de la entrega o finalización de los bienes o servicios.
2. Especifique claramente los detalles de los bienes o servicios prestados, incluyendo descripciones, cantidades, precios y cualquier impuesto aplicable, garantizando la transparencia.
3. Especifique condiciones de pago claras que describan las condiciones acordadas para el pago, como los plazos de pago y los métodos de pago aceptados.
4. Asigne un identificador único a cada factura para facilitar su seguimiento y referencia en los registros de ambas partes.
5. Incluya información fiscal detallada para cumplir con los requisitos normativos y proporcionar claridad sobre los cargos fiscales, si procede.
6. Indique una fecha límite específica para el pago, facilitando así el pago puntual y evitando retrasos.
7. Indique claramente que la factura requiere pago, reforzando la obligación del comprador de liquidar el importe adeudado.
8. Ofrecer flexibilidad en el formato de las facturas, permitiendo la facturación electrónica o en papel según las preferencias del comprador o los canales de comunicación establecidos.
9. Prepárese para posibles disputas manteniendo registros detallados y proporcionando canales accesibles para la resolución de disputas si surgen discrepancias durante la conciliación de pagos.
10. Guarde las facturas completadas como recibos de productos o servicios entregados para tener estos documentos disponibles para una contabilidad empresarial y una declaración de impuestos eficaces.
11. Si es necesario realizar alguna modificación en la factura, guarde la factura original, haga una copia y actualice los datos según corresponda. Guarde todos los borradores de las facturas para sus registros.

Consejos para una facturación eficaz

En Bonsai, nuestro objetivo es ayudar a empresas, pequeños negocios y organizaciones de todos los sectores a optimizar sus procesos de facturación. Tanto si necesitas crear acuerdos de facturación sencillos, automatizar facturas recurrentes o corregir errores en facturas anteriores, nosotros nos encargamos de todo.

Aquí tienes algunos consejos para empezar:

Descripciones claras de los productos

Capte la atención de sus clientes con descripciones de productos claras y precisas en sus facturas. Las descripciones detalladas y comprensibles no solo evitan confusiones, sino que también muestran el valor que reciben los clientes, lo que fomenta la confianza y anima a realizar los pagos puntualmente.

Diferenciar órdenes de compra y facturas

Comprender la diferencia entre órdenes de compra y facturas es fundamental para optimizar las operaciones de su negocio. Utilice órdenes de compra para iniciar transacciones y facturas para solicitar el pago. En caso de duda, discuta con su cliente los distintos métodos de facturación para determinar cuál es el más adecuado para ambas partes.

Ofrecer opciones de pago en línea

Aumente la comodidad y la rapidez en los pagos ofreciendo diversas opciones de pago en línea, como PayPal, Venmo, Stripe o transferencia bancaria, en sus facturas. Es hora de abrazar la era digital y facilitar a los clientes la realización de pagos de forma rápida y segura.

Revisar los detalles finales

En la facturación, los pequeños detalles marcan la diferencia. Antes de finalizar y verificar tu factura, revísala una vez más para asegurarte de que todo esté claro y sea correcto. Esto le ahorrará tiempo en comparación con tener que realizar modificaciones más adelante y le ayudará a garantizar que su cliente le pague correctamente.

No olvides incluir estos campos que suelen pasarse por alto:

• fecha de emisión
• fecha de vencimiento
• número de factura o referencia
• datos del vendedor (número de teléfono, dirección de correo electrónico, etc.)
• datos del comprador
• lista de productos/servicios
• precio unitario
• cantidad
• moneda
• descuentos o ajustes
• subtotal
• total general
• Notas o instrucciones especiales
• estado de pago
• formato de factura
• firma digital (si es electrónica)

También recomendamos guardar copias de sus facturas para sus registros. Si los clientes tienen alguna pregunta sobre facturas anteriores, estos documentos estarán disponibles para que usted los revise.

Ventajas de utilizar un software de facturación

Las plantillas de factura gratuitas son estupendas, pero pueden convertirse en una molestia cuando empiezas a gestionar múltiples clientes y transacciones. ¿Por qué no optimizar el proceso con la automatización?

¡El software de facturación Bonsai es tu herramienta imprescindible para simplificar tu proceso de facturación y llevar tu negocio al siguiente nivel! Con Bonsai, puedes decir adiós a los dolores de cabeza con las facturas y cobrar más rápido. Nuestras plantillas integradas tienen todas las funciones y elementos que necesitas para una facturación precisa y profesional.

Además, con las opciones de pago seguro en línea, recibir pagos es muy fácil. Mantén el orden, cobra más rápido y concéntrate en lo que mejor sabes hacer: hacer crecer tu negocio, con Bonsai.

Ventajas del software de facturación de Bonsai

Al integrar los procesos empresariales de los autónomos, desde la creación de propuestas hasta la gestión de sus cuentas, Bonsai es una herramienta muy valiosa para los autónomos que desean optimizar sus operaciones administrativas en una plataforma unificada.

El uso de software de facturación como Bonsai para crear facturas profesionales tiene muchas ventajas. El generador de facturas gratuito de Bonsai es un salvavidas para los profesionales autónomos que no saben por dónde empezar. Los usuarios pueden elegir entre numerosas plantillas de facturas adaptadas a todos los servicios. El uso de plantillas de factura tiene varias ventajas, entre ellas:

• Puede guardar información esencial para volver a utilizarla más adelante al facturar al mismo cliente o comprador.
• Ahorra tiempo, ya que no tendrás que crear la factura desde cero.
• Garantiza la coherencia en la facturación y reduce los errores que podrían impedir que se le paguen sus facturas.
• Realiza un seguimiento de si las facturas se han visto, están pendientes o se han pagado con un práctico panel de control.
  

La herramienta de facturación fácil de usar de Bonsai elimina las complicaciones de la facturación. Cree facturas en cuestión de minutos, destaque las condiciones de pago y asegúrese de que siempre le paguen a tiempo.

¿Sabías que el bonsái es mucho más que facturación?

Bonsai proporciona a los autónomos todo lo que necesitan para gestionar con éxito su negocio. La suite de productos para autónomos de Bonsai permite a los usuarios crear plantillas de propuestas, contratos y facturas para autónomos, y se integra con herramientas esenciales para realizar un seguimiento y gestionar su cartera de proyectos, proyectos y pagos.

Tanto si eres escritor autónomo, fotógrafo, desarrollador de software u otro profesional del mundo empresarial, la automatización inteligente de Bonsai te libera del estrés que supone la gestión empresarial. Así podrás dedicar menos tiempo a las tediosas tareas de gestión empresarial y centrarte en hacer lo que mejor sabes hacer.

Empieza hoy mismo con el bonsái

Antes de poder empezar a crear y enviar facturas, deberá asegurarse de que sus clientes son fiables. Eso significa crear un contrato profesional y legalmente vinculante.

Bonsai ofrece una sólida funcionalidad de creación de contactos con innumerables plantillas de contratos para autónomos. Una vez que hayas descrito el alcance de tu trabajo, añadido los datos de pago y firmado el contrato, podrás integrar tus facturas para recibir pagos más rápidos y mejorar la seguridad de tu negocio.

Empezar con Bonsai es muy sencillo. Solo tienes que registrarte con tu nombre y dirección de correo electrónico para acceder y crear contratos con un aspecto profesional que te ayudarán a conseguir y mantener clientes.