Objetivos estratégicos da agência: um guia completo para definir e alcançar o sucesso

Toda agência que se preze precisa de algo pelo qual lutar. As metas são uma parte essencial da vida, dando sentido às nossas ações e uma sensação de realização quando finalmente são alcançadas. Uma agência não é diferente. Seja para conquistar uma maior participação no mercado ou aumentar o engajamento nas redes sociais por meio de uma campanha, as metas podem orientar todos os níveis de uma agência e aumentar as chances de sucesso.

Uma agência pode ter vários objetivos para diferentes áreas, seja gerenciamento de projetos, relacionamento com clientes ou o que motiva a própria agência. Este artigo explorará essas diferentes áreas e métodos populares para criar e perseguir objetivos sustentáveis.

Objetivos do projeto

Os objetivos do projeto são aqueles definidos para uma determinada tarefa. Uma agência define um conjunto claro de objetivos a serem alcançados com os recursos e o tempo alocados. Essas metas ajudarão a definir o projeto e dar forma às ações e expectativas. A tarefa de definir metas pode ser realizada de forma colaborativa ou definida por um gerente de projeto.

O mais importante é que esses objetivos estejam claramente definidos e estabelecidos antes do início do projeto. Objetivos mal definidos ou que não estão disponíveis para todos os principais intervenientes podem facilmente levar a confusão e a um conflito de interesses.

Pode ser útil ter uma estratégia de gerenciamento de projetos bem elaborada antes de definir as metas. Uma estratégia sólida proporciona bases sólidas e deve analisar:

• O escopo e a escala de um projeto.
• O mercado e qualquer concorrência.
• Prazos e cronogramas.
• O orçamento alocado.
• A composição desejada da equipe.

Bons objetivos nunca devem existir apenas como ideias grandiosas, mas devem sempre ter uma lista clara de metas que os sustentem. Os objetivos são as tarefas mensuráveis que precisam ser concluídas para atingir uma meta. Podem assumir a forma de determinadas ações ou mesmo de marcos do projeto. Enquanto a meta define o “o quê” do projeto, os objetivos serão o “como”.

Depois de definir a estratégia, é hora de criar uma lista de metas que garantirão o sucesso do projeto.

Trabalhando de forma INTELIGENTE

Sem objetivos claros a serem alcançados, um projeto pode rapidamente perder o foco e aqueles que estão designados a ele perdem a direção. Um projeto cujos objetivos são mal definidos ou inexistentes corre o risco de enfrentar inúmeros problemas. Isso inclui:

• Atrasos no cumprimento do prazo do cliente
• Um projeto que excedeu seu orçamento devido ao excesso de serviços prestados
• Um conflito de objetivos e direções individuais resultante da falta de objetivos e direções globais
• A falta de referências e marcos, levando ao não cumprimento de prazos e a gargalos na produção

O sistema SMART de definição de metas é talvez o método mais famoso e confiável para elaborar metas de projeto que possam ser alcançadas e medidas. Introduzido em 1981 por George T. Doran, o sistema passou por vários aperfeiçoamentos, tornando-se rapidamente popular em uma ampla gama de cenários, desde a gestão empresarial global até o tratamento de casos individuais de depressão.

Este método pode ser uma base confiável para começar a delinear as metas mais adequadas para o projeto de uma agência. Cada letra do sistema SMART refere-se a um determinado requisito de metas robustas:

1. Específico – Um projeto que tenta alcançar tudo muitas vezes não consegue nada. Os objetivos devem ser definidos de forma clara e precisa, sem margem para confusão ou ambiguidade. Quanto mais específico for um objetivo, mais refinada será a ideia que o impulsiona e mais fácil será executá-lo.
2. Mensurável – No mundo corporativo, o sucesso de um projeto precisa ser medido em termos quantificáveis. Fatos e números mensuráveis em uma meta não só ajudam a fornecer maior especificidade, mas também fornecem a todos os principais participantes indicadores úteis de progresso e sucesso. Isso dá à agência algo concreto para se esforçar e ao cliente algo para procurar.
3. Alcançável – Claro, uma pequena agência poderia prometer o mundo aos seus clientes, mas a realidade de cumprir essas promessas pode ser mais difícil. As metas devem sempre estar o mais fundamentadas possível nas realidades financeiras e físicas da sua situação. Uma agência deve considerar cuidadosamente os recursos, as habilidades e o mercado antes de fazer qualquer promessa aos clientes. Um processo estratégico sólido prévio (mesmo uma análise SWOT) pode contribuir muito para garantir que mesmo as metas mais ambiciosas sejam realistas.
4. Realista/Relevante – Cada objetivo deve ter uma razão claramente definida para existir. Este requisito fornece o “porquê” de um objetivo. As metas precisam estar alinhadas com a estratégia da agência, as necessidades do cliente e as realidades do mercado para se manterem relevantes. O que esse objetivo alcançará e ele é importante no grande esquema das coisas?
5. Time-Bond – A perfeição é algo pelo qual vale a pena lutar. No entanto, se nos esforçarmos demais, o projeto nunca será concluído. Os prazos são uma realidade do mundo dos negócios e a criatividade precisa ser equilibrada com a entrega rápida. As metas devem sempre ser criadas tendo em mente o tempo, seja ele de curto, médio ou longo prazo. Estes podem ser medidos em termos de datas concretas ou mesmo marcos do projeto. Uma meta bem definida deve ajudar as equipes a priorizar objetivos e fluxos de trabalho, ao mesmo tempo em que fornece aos clientes parâmetros claros para suas expectativas.

O sistema SMART, assim como qualquer método de definição de metas, é útil não apenas para o gerenciamento de projetos, mas também para definir metas em qualquer cenário. As agências podem utilizá-los para definir seus próprios objetivos, por exemplo.

Outros sistemas de metas

Embora o sistema SMART seja, sem dúvida, a forma mais popular de definir metas, não é a única. Muitos apontaram as falhas do sistema nos anos desde o seu lançamento. Algumas deficiências percebidas incluem:

• O sistema SMART não incentiva suficientemente a ambição ou a inovação, atuando mais para reforçar e refinar o status quo do que para o superar.
• O sistema, embora seja bom para ajudar a desenvolver metas, fica aquém na definição dos objetivos necessários para alcançá-las.
• A adesão rígida às metas pode muitas vezes impedir a identificação de novas oportunidades durante o processo.
• Os objetivos do projeto muitas vezes não são bem definidos ou transparentes para todos os membros da equipe quando o projeto começa, o que leva a confusão e visões conflitantes.

Por estas e outras razões, existem muitos métodos alternativos para definir metas. Alguns podem complementar o método SMART, enquanto outros o substituem completamente. São muitos para listar, mas aqui estão alguns dos mais populares.

O sistema OKR

O sistema OKR tem suas origens na Intel, na década de 1970. Sua estrutura simples permite que seja usado em diversos cenários e em vários níveis. OKR significa Objetivos e Resultados-Chave. O Objetivo é a meta e os Resultados-chave são as medidas tomadas para alcançá-la e medi-la.

As agências que utilizam o sistema OKR geralmente o fazem de forma descendente e seguem o modelo Aspiracional. Assim como no sistema SMART, uma meta pode ser claramente definida por seus critérios. A formulação vaga das Principais Responsabilidades, no entanto, dá muito mais liberdade na forma como essas metas são refinadas, o que pode ser bom e ruim.

Metas ambiciosas

As metas ambiciosas são uma resposta à aparente falta de ambição presente no sistema SMART e funcionam como uma solução. Embora não sejam um sistema completo por si só, metas ambiciosas podem ser adicionadas a um projeto para incentivar a tomada de riscos e a inovação.

Uma vez que uma determinada meta seja alcançada com segurança, os funcionários podem ser desafiados a se esforçarem ainda mais. Como resultado, o fracasso em uma meta ambiciosa não prejudicará o projeto, mas o sucesso pode levá-lo a novos patamares.

O sistema PACT

O sistema PACT oferece uma maneira útil de concluir tarefas menores, garantindo que elas estejam alinhadas com os objetivos gerais do projeto. Isso é útil para alinhar todas as tarefas menores e evitar que um projeto fique atolado em atrasos desnecessários, mantendo prazos definidos. PACT significa:

• Objetivo – Qual é o objetivo subjacente à meta?
• Ações – Que medidas precisam ser tomadas para garantir a conclusão dessa meta?
• Contínuo – A consistência das ações realizadas para atingir um objetivo.
• Acompanhamento – Todas as tarefas e ações foram concluídas dentro do prazo?

O sistema FAST

Cerca de 57% das empresas afirmam ter dificuldades em criar uma cultura de inovação entre os seus funcionários. Ao trabalhar em projetos, podem surgir novas ideias e oportunidades que desafiam ou melhoram os objetivos já estabelecidos. O sistema FAST oferece a flexibilidade e a abertura necessárias para implementar mudanças rápidas. Coloca as metas como elemento central de um projeto e as submete a uma avaliação constante. FAST significa:

• Frequentemente discutido – Os objetivos devem estar sempre no centro de todas as discussões durante o projeto para garantir sua relevância e alinhamento estratégico.
• Ambicioso – Metas ousadas incentivarão os funcionários a superar seus limites e pensar fora da caixa. Os funcionários devem desafiar-se constantemente uns aos outros.
• Específico – Mesmo objetivos ambiciosos devem ser claramente definidos e facilmente quantificáveis.
• Transparente – Para que possam ser constantemente revistos e melhorados, os objetivos precisam ser transparentes e visíveis para todos os membros da equipe. Isso também garante o alinhamento durante o trabalho.

O sistema CLEAR

Este sistema coloca a colaboração em primeiro plano. O sistema CLEAR foi concebido para motivar os funcionários e incentivar a sua criatividade, tornando-o ideal para um ambiente de agência. Sua natureza baseada em equipe torna seus objetivos flexíveis e abertos a melhorias. CLEAR significa:

• Colaboração – Uma equipe funciona melhor quando todos os membros podem dar sua opinião.
• Limitado – As metas devem ser claramente definidas em seu escopo e limitadas à capacidade da agência. Elas também devem ser claramente priorizadas.
• Emocional – Os membros do projeto devem se envolver emocionalmente em todas as metas e se empenhar para alcançá-las.
• Apreciável – As metas devem ser divididas em etapas e objetivos menores para torná-las mais gerenciáveis ao longo do tempo. O alcance regular de metas ajuda a motivar os membros.
• Refinável – Uma meta pode ser testada no calor do processo e deve ser refinada e ajustada à medida que o projeto avança.

Implementação bem-sucedida das metas do projeto

Metas de projeto eficazes exigem muito planejamento para serem eficazes. Como representam a motivação geral de todo um projeto, as metas desempenham um papel importante na determinação dos resultados. Independentemente do sistema de definição de metas que sua agência possa escolher, os fatores considerados para um projeto também devem se aplicar às suas metas. Isso inclui:

• Colaboração – Um gerente de projeto deve consultar frequentemente os membros da equipe em todos os níveis ao longo de todo o processo. É uma boa maneira de definir metas e avaliar sua eficácia no contexto.
• Transparência – Certifique-se de que os objetivos do projeto sejam conhecidos por todos. Além disso, mantenha canais de comunicação eficazes abertos durante todo o projeto para receber feedback e garantir o alinhamento com todos os principais intervenientes.
• Identifique os problemas – Ninguém deve empreender um projeto sem primeiro conhecer os riscos. A agência e o gerente de projeto devem antecipar riscos e dificuldades potenciais com metas definidas e delinear as etapas iniciais para lidar com eles quando e se surgirem.
• Considere a carga de trabalho – O excesso de compromissos pode ser um grande problema para agências com tempo e recursos limitados distribuídos por vários trabalhos. Uma agência deve sempre definir metas levando em consideração seus recursos e cronograma atuais.
• Aprovar objetivos – As metas devem ser divididas em objetivos menores, quanto mais detalhados, melhor. Ele fornece etapas a serem seguidas pela equipe e caixas a serem marcadas pelo gerente.

Defina e acompanhe as metas do projeto usando um software de gerenciamento de projetos.

Outra maneira importante de definir metas de forma aberta e facilmente alcançável é com um software de gerenciamento de projetos. O Bonsai é uma dessas ofertas que apresenta uma solução abrangente não apenas para as necessidades de gerenciamento de projetos de uma agência, mas também para a gestão empresarial em geral.

O Bonsai vem equipado com várias ferramentas para ajudar a alcançar marcos, independentemente do sistema de definição de metas. Como? Aqui estão algumas maneiras pelas quais ele realiza o trabalho:

• Mantendo os projetos em dia – O Bonsai funciona como um serviço integrado de gerenciamento de projetos para agências. Ele divide os projetos em várias tarefas em um quadro kanban ou visualização em lista, permitindo que todos os membros da equipe acompanhem o progresso de vários objetivos. Os gerentes de projeto podem facilmente atribuir tarefas aos membros da equipe, mantendo o controle dos recursos e prazos.
• Gerenciamento eficaz do tempo – As metas permanecem como ideias grandiosas sem um prazo concreto. As ferramentas de gerenciamento de tempo do Bonsai oferecem às agências uma maneira visual de acompanhar marcos e prazos em várias plataformas diferentes e otimizar a eficiência da equipe.
• Colaboração e transparência – A natureza baseada em nuvem do Bonsai é perfeita para a colaboração, com todas as informações do projeto localizadas centralmente e acessíveis de qualquer lugar. Os arquivos podem ser compartilhados, os trabalhos podem ser discutidos e diferentes permissões podem conceder aos membros da equipe acesso a diferentes recursos do projeto.
• Alinhamento com os clientes – É importante manter os clientes atualizados sobre os projetos e seus marcos. A Bonsai fornece um software de controle de tempo que se integra perfeitamente aos relatórios dos clientes. Além disso, um portal dedicado ao cliente garante uma comunicação aberta e fácil acesso aos recursos.

Um bom software de gerenciamento de projetos deve fazer mais do que apenas gerenciar projetos. A Bonsai também oferece faturamento, milhares de modelos de documentos e software de relatórios como parte de sua oferta.

Como criar um projeto no Bonsai?

Gerenciar um projeto de forma eficiente requer um acompanhamento preciso do orçamento para evitar custos inesperados e garantir a rentabilidade. O Bonsai oferece recursos aprimorados para ajudá-lo a configurar e monitorar projetos de maneira eficaz.

Criar um projeto no Bonsai é simples e permite que você defina suas preferências orçamentárias desde o início. Aqui está uma visão geral de como fazer isso:

1. Comece fazendo login na sua conta Bonsai.

2. Clique na guia “Projetos” no menu principal e selecione “Criar projeto”.

3. Selecione o cliente para o projeto.

4. Decida entre um orçamento baseado em honorários ou um orçamento baseado em tempo. Por exemplo, o orçamento baseado em taxas é definido para ser renovado mensalmente. Compreender os tipos de orçamentos que você pode configurar no Bonsai é fundamental para um gerenciamento de projetos eficaz. Existem dois tipos principais de orçamento:

• Orçamentos baseados em taxas: são ideais para projetos com uma taxa fixa. Por exemplo, um orçamento com taxa de renovação mensal é adequado para contratos recorrentes com data de término opcional.
• Orçamentos baseados em tempo: esses orçamentos acompanham as horas trabalhadas em um projeto, garantindo que você permaneça dentro da sua alocação de tempo.

Confira o vídeo abaixo para ver como definir e acompanhar os orçamentos dos projetos no Bonsai.

Como controlar o tempo & monitorar o orçamento do seu projeto?

1. Acompanhe o tempo gasto nas tarefas: o acompanhamento preciso do tempo é essencial para a gestão do orçamento. O Bonsai facilita o acompanhamento das horas trabalhadas faturáveis e não faturáveis dentro do projeto.

2. Monitorar seu orçamento garante que você permaneça no caminho certo e evite excedentes. O Bonsai oferece ferramentas robustas para isso:

• As visualizações do quadro e da lista acompanham a utilização do orçamento em vários projetos.
• As atualizações em tempo real no painel do seu projeto ajudam você a monitorar o status do orçamento.

3. Atualize os orçamentos se houver alterações no escopo do projeto. O Bonsai permite ajustes flexíveis no orçamento:

• Atualize suas configurações de orçamento a qualquer momento durante o projeto.
• Alterações em tempo real para que seu rastreamento permaneça preciso.

4. Habilite o acompanhamento do orçamento para projetos existentes. Se você tem projetos em andamento que não têm acompanhado os orçamentos, o Bonsai facilita o acompanhamento do orçamento:

1. Navegue até as configurações do projeto e habilite o acompanhamento do orçamento.
2. Seu projeto começará a monitorar o uso do orçamento imediatamente, integrando-se aos dados existentes.

A configuração e gestão de orçamentos de projetos no Bonsai foi concebida para ser intuitiva e eficiente, ajudando-o a atingir os objetivos da sua agência sem o stress da incerteza financeira. Use esses recursos para manter seus projetos em dia.

Objetivos do cliente

Uma agência não é nada sem seus clientes, e construir um relacionamento duradouro depende de uma visão compartilhada e do entendimento mútuo. As metas são uma maneira fantástica de alcançar isso. Muitos dos sistemas de definição de metas podem ser aplicados com a mesma facilidade às relações com os clientes. Além disso, todo relacionamento deve ser construído com base nos seguintes princípios:

• Compreensão mútua dos objetivos – Os clientes e as agências terão suas próprias visões que desejam alcançar. Mesmo quando eles podem diferir, a chave para um relacionamento sólido para ambas as partes é declarar claramente seus objetivos e se esforçar para compreender o outro.
• Confiança – Os clientes devem confiar nas agências o suficiente para que elas alcancem seus objetivos à sua maneira, enquanto as agências devem confiar no feedback e nas percepções dos clientes. Essa confiança também deve se manifestar em práticas honestas, como relatórios precisos e pontualidade.
• Comunicação aberta – Clientes e agências devem se reunir regularmente e oferecer feedback sobre seu relacionamento. A comunicação aberta é vital e os canais para tal devem estar sempre disponíveis para evitar desalinhamentos e confusões. Além disso, os projetos e processos devem ser transparentes e abertos às sugestões dos clientes.

Objetivos da agência

Definir metas alcançáveis para sua agência é fundamental para impulsionar o sucesso e o crescimento. Uma parte integrante desse processo é a gestão eficaz dos recursos da agência, que ajuda a otimizar seus recursos e maximizar a produtividade. Portanto, um plano sólido para a gestão de recursos pode levar diretamente ao cumprimento das metas estabelecidas.

Além dos projetos e do trabalho diário, uma agência deve ter sua própria razão de ser e visão a perseguir. Os objetivos são uma parte vital do que faz uma agência funcionar e a mantém em atividade, sendo as outras duas partes a sua identidade e o seu ethos subjacente. Os dois primeiros podem estar sujeitos a revisões e reinvenções constantes, enquanto o último deve ser sempre o coração pulsante de uma agência.

Uma agência pode ter vários objetivos em vários níveis, e estes são normalmente hierárquicos, com cada objetivo dando sentido ao que está abaixo dele. Ao definir objetivos para uma agência, é sempre melhor começar pelo topo:

• Objetivo da missão – Toda agência precisa de uma razão abrangente para existir, além do lucro. O que, em última análise, o impulsiona? Uma meta de missão é ampla e filosófica, descrevendo o propósito de uma agência e sua visão para o futuro.
• Objetivo estratégico – O objetivo estratégico apoia as aspirações elevadas do objetivo da missão com um curso de ação mais claro. Esse objetivo deve proporcionar uma base sólida para a agência, por meio da análise não apenas de si mesma, mas também do panorama do setor e do mercado. Como tal, será necessário muito R&D.
• Objetivos táticos – Cada equipe ou departamento dentro da agência deve ter objetivos táticos de trabalho. Estes se concentram na missão e nos objetivos estratégicos da agência e os implementam no contexto de processos e projetos. Geralmente são de curto prazo, com resultados tangíveis e prazos específicos.
• Objetivos operacionais – São objetivos básicos que determinam o funcionamento diário da agência. As metas operacionais também são de curto prazo, com prazos diários, semanais ou mensais. Ajuda as equipes a conduzir as operações diárias e os supervisores a monitorar o progresso das tarefas. As metas táticas podem ser divididas em várias metas operacionais para maior eficiência.

Assim como nos projetos, as agências devem consultar todos os funcionários para definir melhor e alterar essas metas, a fim de aumentar as chances de adoção e sucesso. Pesquisas mostram que as empresas que consultam os funcionários sobre a transformação têm 65% mais chances de sucesso.

A visão certa

Boas metas levam tempo para serem alcançadas, mas sempre valem a pena ser perseguidas. Uma agência precisa garantir que tem uma visão para si própria, para as suas relações com os clientes e para os projetos em que trabalha. Saber em que direção dar o primeiro passo é a melhor maneira de garantir que o destino final seja alcançado.

Ao escolher as metas para sua agência, reserve um tempo para usar o sistema correto de definição de metas e mantenha tudo sob controle com o software e as ferramentas adequadas. Esteja sempre aberto à inovação e não tenha medo de perguntar aos outros ou de cometer erros.