Objetivos estratégicos de la agencia: guía completa para establecer y alcanzar el éxito

Toda agencia que se precie necesita algo por lo que luchar. Los objetivos son una parte esencial de la vida, ya que dan sentido a nuestras acciones y nos proporcionan una sensación de logro cuando finalmente los alcanzamos. Una agencia no es diferente. Ya sea para aumentar la cuota de mercado o para lograr una mayor participación en las redes sociales a través de una campaña, los objetivos pueden marcar la dirección a seguir en todos los niveles de una agencia y aumentar las posibilidades de éxito.

Una agencia puede tener varios objetivos para diferentes áreas, ya sea la gestión de proyectos, las relaciones con los clientes o lo que impulsa a la propia agencia. Este artículo explorará estas diferentes áreas y los métodos más populares para crear y perseguir objetivos sostenibles.

Objetivos del proyecto

Los objetivos del proyecto son aquellos establecidos para una tarea determinada. Una agencia establece un conjunto claro de objetivos que deben alcanzarse con los recursos y el tiempo asignados. Estos objetivos ayudarán a definir el proyecto y darán forma a las acciones y expectativas. La tarea de establecer objetivos puede llevarse a cabo de forma colaborativa o ser definida por un gestor de proyectos.

Lo más importante es que estos objetivos estén claramente definidos y establecidos antes de que comience un proyecto. Los objetivos mal definidos o que no están al alcance de todos los actores clave pueden generar fácilmente confusión y un choque de propósitos.

Puede ser útil contar con una estrategia de gestión de proyectos bien definida antes de decidir los objetivos. Una estrategia sólida proporciona bases sólidas y debe analizar:

• El alcance y la escala de un proyecto.
• El mercado y cualquier competencia.
• Plazos y calendarios.
• El presupuesto asignado.
• La composición deseada del equipo.

Los buenos objetivos nunca deben existir únicamente como ideas elevadas, sino que siempre deben estar respaldados por una lista clara de metas. Los objetivos son las tareas cuantificables que deben completarse para alcanzar una meta. Pueden adoptar la forma de determinadas acciones o incluso de hitos del proyecto. Mientras que la meta define el «qué» del proyecto, los objetivos serán el «cómo».

Una vez definida la estrategia, es el momento de crear una lista de objetivos que garanticen el éxito del proyecto.

Trabajar de forma INTELIGENTE

Sin objetivos claros por los que trabajar, un proyecto puede perder rápidamente el enfoque y las personas asignadas a él pueden perder la dirección. Un proyecto cuyos objetivos están mal definidos o son inexistentes corre el riesgo de sufrir innumerables problemas. Entre ellos se incluyen:

• Retrasos en el cumplimiento del plazo del cliente
• Un proyecto que supera su presupuesto por exceso de servicios.
• Un choque de objetivos y direcciones individuales como resultado de la falta de objetivos generales.
• La falta de puntos de referencia y hitos, lo que provoca incumplimientos de plazos y cuellos de botella en la producción.

El sistema SMART para establecer objetivos es quizás el método más famoso y fiable para crear objetivos de proyecto que se puedan alcanzar y medir. Introducido en 1981 por George T. Doran, el sistema ha sido objeto de diversas mejoras y rápidamente se ha popularizado en una amplia gama de escenarios, desde la gestión empresarial global hasta el tratamiento de casos individuales de depresión.

Este método puede ser una base fiable para empezar a esbozar los objetivos más adecuados para el proyecto de una agencia. Cada letra del sistema SMART se refiere a un requisito específico de los objetivos sólidos:

1. Específico: un proyecto que intenta abarcarlo todo a menudo no consigue nada. Los objetivos deben definirse claramente en términos precisos, dejando poco margen para la confusión o la ambigüedad. Cuanto más específico sea un objetivo, más refinada será la idea que lo impulsa y más fácil será ejecutarlo.
2. Medible: en el mundo empresarial, el éxito de un proyecto debe medirse en términos cuantificables. Los datos y cifras cuantificables de un objetivo no solo ayudan a proporcionar una mayor especificidad, sino que también proporcionan a todos los actores clave indicadores útiles del progreso y el éxito. Le da a la agencia algo concreto a lo que aspirar y al cliente algo que buscar.
3. Alcanzable: claro, una agencia pequeña podría prometer el oro y el moro a sus clientes, pero la realidad de cumplirlo puede resultar más difícil. Los objetivos siempre deben estar lo más fundamentados posible en las realidades financieras y físicas de su situación. Una agencia debe considerar cuidadosamente los recursos, las habilidades y el mercado antes de hacer cualquier promesa a los clientes. Un proceso estratégico sólido previo (incluso un análisis DAFO) puede contribuir en gran medida a garantizar que incluso los objetivos más ambiciosos tengan una base sólida.
4. Realista/Relevante: cada objetivo debe tener una razón de ser claramente definida. Este requisito proporciona el «por qué» de un objetivo. Los objetivos deben estar en consonancia con la estrategia de la agencia, las necesidades del cliente y la realidad del mercado para seguir siendo relevantes. ¿Qué se logrará con este objetivo? ¿Es importante en el contexto general?
5. Time-Bond: la perfección es algo por lo que vale la pena luchar. Sin embargo, si se esfuerza demasiado, el proyecto nunca se completará. Los plazos son una realidad del mundo empresarial y la creatividad debe equilibrarse con la entrega puntual. Los objetivos siempre deben crearse teniendo en cuenta el tiempo, ya sea a corto, medio o largo plazo. Estos pueden medirse en términos de fechas concretas o incluso de hitos del proyecto. Un objetivo bien definido debería ayudar a los equipos a priorizar los objetivos y los flujos de trabajo, al tiempo que proporciona a los clientes parámetros claros para sus expectativas.

El sistema SMART, y de hecho cualquier método de establecimiento de objetivos, es útil no solo para la gestión de proyectos, sino también para establecer objetivos en cualquier situación. Las agencias pueden utilizarlos para definir sus propios objetivos, por ejemplo.

Otros sistemas de objetivos

Aunque el sistema SMART es sin duda la forma más popular de establecer objetivos, no es la única. Muchos han señalado los fallos del sistema en los años transcurridos desde su lanzamiento. Algunas deficiencias percibidas incluyen:

• El sistema SMART no fomenta lo suficiente la ambición ni la innovación, sino que actúa más bien para reforzar y perfeccionar el statu quo en lugar de superarlo.
• El sistema, aunque es eficaz para ayudar a desarrollar metas, se queda corto a la hora de definir los objetivos necesarios para alcanzarlas.
• La adhesión rígida a los objetivos a menudo puede tener como coste el hecho de pasar por alto nuevas oportunidades durante el proceso.
• Los objetivos del proyecto a menudo no están bien definidos o no son transparentes para todos los miembros del equipo cuando comienza un proyecto, lo que provoca confusión y visiones contradictorias.

Por estas y otras razones, existen muchos métodos alternativos para establecer objetivos. Algunos pueden complementar el método SMART, mientras que otros lo sustituyen por completo. Hay demasiados para enumerarlos todos, pero aquí están algunos de los más populares.

El sistema OKR

El sistema OKR tiene sus orígenes en Intel en la década de 1970. Su estructura sencilla permite utilizarlo en diversos escenarios y a distintos niveles. OKR son las siglas de «Objective Key Results» (objetivos y resultados clave). El objetivo es la meta y los resultados clave son las medidas tomadas para alcanzarla y medirla.

Las agencias que utilizan el sistema OKR suelen hacerlo de forma descendente y siguen el modelo aspiracional. Al igual que el sistema SMART, un objetivo puede definirse claramente mediante sus criterios. Sin embargo, la formulación imprecisa de las responsabilidades clave ofrece mucha más libertad a la hora de definir estos objetivos, lo que puede ser tanto bueno como malo.

Objetivos ambiciosos

Los objetivos ambiciosos son una respuesta a la aparente falta de ambición presente en el sistema SMART y sirven para remediarla. Aunque no constituyen un sistema completo en sí mismas, las metas ambiciosas pueden añadirse a un proyecto para fomentar la asunción de riesgos y la innovación.

Una vez que se ha alcanzado un objetivo determinado, se puede animar a los empleados a esforzarse aún más. Como resultado, el fracaso en un objetivo ambicioso no hundirá el proyecto, pero el éxito puede llevarlo a nuevas cotas.

El sistema PACT

El sistema PACT ofrece una forma útil de completar tareas más pequeñas, al tiempo que garantiza que se ajusten a los objetivos generales del proyecto. Esto resulta útil para coordinar todas las tareas menores y evitar que un proyecto se vea afectado por retrasos innecesarios, al mantener los plazos definidos. PACT significa:

• Propósito: ¿Cuál es el propósito que subyace al objetivo?
• Acciones: ¿Qué medidas hay que tomar para garantizar la consecución de este objetivo?
• Continuo: la coherencia de las medidas adoptadas para alcanzar un objetivo.
• Seguimiento: ¿Se han completado todas las tareas y acciones a tiempo?

El sistema FAST

Alrededor del 57 % de las empresas afirman tener dificultades para generar una cultura de innovación entre sus empleados. Al trabajar en proyectos, pueden surgir nuevas ideas y oportunidades que desafíen o mejoren los objetivos ya establecidos. El sistema FAST proporciona la flexibilidad y la apertura necesarias para implementar cambios rápidos. Sitúa los objetivos como elemento central de un proyecto y los somete a una evaluación constante. FAST significa:

• Frecuentemente discutido: los objetivos siempre deben ser el tema central de todas las discusiones durante el proyecto para garantizar su relevancia y alineación estratégica.
• Ambicioso: los objetivos audaces animarán a los empleados a superar sus límites y salir de lo convencional. Los empleados deben desafiarse constantemente entre sí.
• Específico: incluso los objetivos más ambiciosos deben estar claramente definidos y ser fácilmente cuantificables.
• Transparentes: para poder revisarlas y mejorarlas constantemente, las metas deben ser transparentes y visibles para todos los miembros del equipo. Esto también garantiza la alineación durante el trabajo.

El sistema CLEAR

Este sistema pone la colaboración en primer plano. El sistema CLEAR está diseñado para motivar a los empleados y fomentar su creatividad, lo que lo convierte en una opción ideal para el entorno de una agencia. Su naturaleza basada en el trabajo en equipo hace que sus objetivos sean flexibles y susceptibles de mejora. CLEAR significa:

• Colaboración: un equipo funciona mejor cuando todos los miembros pueden expresar su opinión.
• Limitado: los objetivos deben estar claramente definidos en cuanto a su alcance y limitarse a la capacidad de la agencia. También deben estar claramente priorizados.
• Emocional: los miembros del proyecto deben sentir un interés emocional por todos los objetivos y estar motivados para conseguirlos.
• Apreciable: los objetivos deben dividirse en pasos y metas más pequeños para que sean más fáciles de manejar a lo largo del tiempo. El logro regular de hitos ayuda a motivar a los miembros.
• Refinable: un objetivo puede ponerse a prueba en el fuego del proceso y debe refinarse y ajustarse a medida que avanza el proyecto.

Implementación exitosa de los objetivos del proyecto

Para que los objetivos de un proyecto sean eficaces, es necesario planificarlos minuciosamente. Dado que representan el motor general de todo un proyecto, los objetivos desempeñan un papel importante a la hora de determinar los resultados. Independientemente del sistema de establecimiento de objetivos que elija su agencia, los factores que se tengan en cuenta para un proyecto también deben aplicarse a sus objetivos. Entre ellos se incluyen:

• Colaboración: un gestor de proyectos debe consultar frecuentemente con los miembros del equipo de todos los niveles a lo largo de todo el proceso. Es una buena forma de definir objetivos y evaluar su eficacia en contexto.
• Transparencia: asegúrese de que todos conozcan los objetivos del proyecto. Además, mantenga abiertos canales de comunicación eficaces durante todo el proyecto para recibir comentarios y garantizar la coordinación con todos los actores clave.
• Identificar los problemas: nadie debería emprender una aventura sin conocer primero los riesgos. La agencia y el gestor del proyecto deben anticipar los posibles riesgos y dificultades con objetivos definidos y esbozar las medidas iniciales para hacerles frente cuando y si surgen.
• Ten en cuenta la carga de trabajo: el exceso de compromisos puede ser un gran problema para las agencias con tiempo y recursos limitados repartidos entre varios trabajos. Una agencia siempre debe fijar objetivos teniendo en cuenta sus recursos y su calendario actuales.
• Aprobar los objetivos: las metas deben dividirse en objetivos más pequeños, cuanto más detallados, mejor. Proporciona los pasos que debe seguir el equipo y las casillas que debe marcar el gerente.

Establezca y realice un seguimiento de los objetivos del proyecto utilizando un software de gestión de proyectos.

Otra forma importante de establecer objetivos de manera abierta y fácilmente alcanzable es mediante el uso de software de gestión de proyectos. Bonsai es una de esas ofertas que presenta una solución integral no solo para las necesidades de gestión de proyectos de una agencia, sino también para la gestión empresarial en general.

Bonsai viene equipado con varias herramientas para ayudar a alcanzar los hitos, independientemente del sistema de establecimiento de objetivos. ¿Cómo? Estas son algunas de las formas en que lo consigue:

• Mantener los proyectos por buen camino: Bonsai funciona como un servicio integrado de gestión de proyectos para agencias. Divide los proyectos realizados en varias tareas en un tablero kanban o vista de lista, lo que permite a todos los miembros del equipo realizar un seguimiento del progreso de los distintos objetivos. Los gestores de proyectos pueden asignar fácilmente tareas a los miembros del equipo sin perder de vista los recursos y los plazos.
• Gestión eficaz del tiempo: los objetivos siguen siendo ideas ambiciosas sin un marco temporal concreto. Las herramientas de gestión del tiempo de Bonsai proporcionan a las agencias una forma visual de realizar un seguimiento de los hitos y plazos en varias plataformas diferentes y optimizar la eficiencia del equipo.
• Colaboración y transparencia: la naturaleza basada en la nube de Bonsai es perfecta para la colaboración, ya que toda la información del proyecto se encuentra centralizada y es accesible desde cualquier lugar. Se pueden compartir archivos, debatir trabajos y otorgar diferentes permisos a los miembros del equipo para que puedan acceder a distintos recursos del proyecto.
• Alineación con los clientes: es importante mantener a los clientes informados sobre los proyectos y sus hitos. Bonsai ofrece un software de control horario que se integra perfectamente en los informes de los clientes. Además, un portal dedicado a los clientes garantiza una comunicación abierta y un fácil acceso a los recursos.

Un buen software de gestión de proyectos debe hacer algo más que gestionar proyectos. Bonsai también ofrece facturación, miles de plantillas de documentos y software de generación de informes como parte de su oferta.

¿Cómo crear un proyecto en Bonsai?

Para gestionar un proyecto de manera eficiente, es necesario realizar un seguimiento preciso del presupuesto a fin de evitar costes inesperados y garantizar la rentabilidad. Bonsai ofrece funciones mejoradas para ayudarte a configurar y supervisar proyectos de forma eficaz.

Crear un proyecto en Bonsai es muy sencillo y te permite configurar tus preferencias presupuestarias desde el principio. Aquí tienes una descripción general de cómo hacerlo:

1. Comience por iniciar sesión en su cuenta de Bonsai.

2. Haga clic en la pestaña «Proyectos» del menú principal y seleccione «Crear proyecto».

3. Selecciona el cliente para el proyecto.

4. Decida entre un presupuesto basado en tarifas o un presupuesto basado en tiempo. Por ejemplo, el presupuesto basado en tarifas está configurado para renovarse mensualmente. Comprender los tipos de presupuestos que se pueden configurar en Bonsai es fundamental para una gestión eficaz de los proyectos. Hay dos tipos principales de presupuesto:

• Presupuestos basados en tarifas: Son ideales para proyectos con una tarifa fija. Por ejemplo, un presupuesto con cuota mensual renovable se adapta a los contratos recurrentes con una fecha de finalización opcional.
• Presupuestos basados en el tiempo: Estos presupuestos registran las horas trabajadas en un proyecto, lo que garantiza que se mantenga dentro de la asignación de tiempo.

Echa un vistazo al vídeo a continuación para ver cómo configurar y realizar un seguimiento de los presupuestos de los proyectos en Bonsai.

¿Cómo realizar un seguimiento del tiempo & y controlar el presupuesto de su proyecto?

1. Controlar el tiempo dedicado a las tareas: un control preciso del tiempo es esencial para la gestión del presupuesto. Bonsai facilita el seguimiento de las horas facturables y no facturables trabajadas en el proyecto.

2. Controlar tu presupuesto te garantiza mantenerte al día y evitar excesos. Bonsai ofrece herramientas robustas para esto:

• Las vistas de tablero y lista realizan un seguimiento del uso del presupuesto en múltiples proyectos.
• Las actualizaciones en tiempo real en el panel de control de tu proyecto te ayudan a supervisar el estado del presupuesto.

3. Actualiza los presupuestos si cambian los cambios del alcance del proyecto. Bonsai permite ajustes presupuestarios flexibles:

• Actualiza la configuración de tu presupuesto en cualquier momento durante el proyecto.
• Cambios en tiempo real para que tu seguimiento sea preciso.

4. Habilitar el seguimiento del presupuesto para los proyectos existentes. Si tienes proyectos en curso que no han estado realizando un seguimiento de los presupuestos, Bonsai te facilita la tarea de habilitar el seguimiento presupuestario:

1. Navega hasta la configuración del proyecto y activa el seguimiento del presupuesto.
2. Tu proyecto comenzará a realizar un seguimiento del uso del presupuesto de inmediato, integrándose con los datos existentes.

La configuración y gestión de los presupuestos de proyectos en Bonsai está diseñada para ser intuitiva y eficiente, ayudándote a alcanzar los objetivos de tu agencia sin el estrés de la incertidumbre financiera. Utiliza estas funciones para mantener tus proyectos al día.

Objetivos del cliente

Una agencia no es nada sin sus clientes, y construir una relación duradera se basa en una visión compartida y un entendimiento mutuo. Los objetivos son una forma fantástica de lograrlo. Muchos de los sistemas de establecimiento de objetivos pueden aplicarse con la misma facilidad a las relaciones con los clientes. Además, toda relación debe basarse en los siguientes principios:

• Comprensión mutua de los objetivos: los clientes y las agencias tendrán sus propias visiones que perseguir. Incluso cuando puedan diferir, la clave para una relación sólida para ambas partes es expresar claramente sus objetivos y esforzarse por comprender al otro.
• Confianza: los clientes deben confiar lo suficiente en las agencias como para que estas alcancen sus objetivos a su manera, mientras que las agencias deben confiar en los comentarios y opiniones de los clientes. Esta confianza también debe manifestarse en prácticas honestas, como la presentación de informes precisos y el cumplimiento de los horarios.
• Comunicación abierta: los clientes y las agencias deben reunirse periódicamente y ofrecer comentarios sobre su relación. La comunicación abierta es fundamental y siempre deben existir canales para ello, a fin de evitar desajustes y confusiones. Además, los proyectos y procesos deben ser transparentes y estar abiertos a las aportaciones de los clientes.

Objetivos de la agencia

Establecer objetivos alcanzables para tu agencia es fundamental para impulsar el éxito y el crecimiento. Una parte integral de este proceso es la gestión eficaz de los recursos de la agencia, que ayuda a optimizar sus recursos y maximizar la productividad. Por lo tanto, un plan sólido para la gestión de recursos puede conducir directamente al logro de los objetivos establecidos.

Más allá de los proyectos y el trabajo diario, una agencia debe tener su propia razón de ser y una visión que perseguir. Los objetivos son una parte fundamental de lo que hace funcionar a una agencia y la mantiene en marcha, siendo las otras dos partes su identidad y su filosofía subyacente. Los dos primeros pueden estar sujetos a revisiones y reinvenciones constantes, mientras que el último siempre debe ser el corazón palpitante de una agencia.

Una agencia puede tener varios objetivos en varios niveles, y estos suelen ser jerárquicos, de modo que cada objetivo da sentido al que se encuentra por debajo. A la hora de fijar los objetivos de una agencia, siempre es mejor empezar por lo más alto:

• Objetivo de la misión: toda agencia necesita una razón fundamental para existir, además de los beneficios económicos. ¿Qué es lo que realmente lo impulsa? El objetivo de una misión es amplio y filosófico, y describe el propósito de una agencia y su visión para el futuro.
• Objetivo estratégico: el objetivo estratégico respalda las elevadas aspiraciones del objetivo de la misión con un plan de acción más claro. Este objetivo debería proporcionar una base sólida para la agencia mediante el análisis no solo de sí misma, sino también del panorama del sector y del mercado. Por lo tanto, requerirá una gran cantidad de R&D.
• Objetivos tácticos: todos los equipos o departamentos de la agencia deben tener objetivos tácticos operativos. Estos se centran en la misión y los objetivos estratégicos de la agencia y los implementan en el contexto de los procesos y proyectos. Por lo general, son a corto plazo, con resultados tangibles y plazos específicos.
• Objetivos operativos: son objetivos básicos que dictan el funcionamiento diario de la agencia. Los objetivos operativos también son a corto plazo, con plazos diarios, semanales o mensuales. Ayuda a los equipos a llevar a cabo las operaciones diarias y a los supervisores a supervisar el progreso de las tareas. Los objetivos tácticos pueden desglosarse en varios objetivos operativos para lograr una mayor eficiencia.

Al igual que con los proyectos, las agencias deben consultar con todos los empleados para definir mejor y modificar estos objetivos, con el fin de aumentar las posibilidades de que sean adoptados y tengan éxito. Las investigaciones demuestran que las empresas que consultan a sus empleados sobre la transformación tienen un 65 % más de probabilidades de tener éxito.

La visión correcta

Los buenos objetivos llevan tiempo, pero siempre vale la pena perseguirlos. Una agencia debe asegurarse de tener una visión clara de sí misma, de sus relaciones con los clientes y de los proyectos en los que trabaja. Saber en qué dirección dar el primer paso es la mejor manera de garantizar que se alcance el destino final.

A la hora de elegir los objetivos de tu agencia, tómate tu tiempo para utilizar el sistema adecuado de establecimiento de objetivos y mantén todo bajo control con el software y las herramientas adecuadas. Siempre manténgase abierto a la innovación y no tema preguntar a los demás ni cometer errores.