O guia de fluxo de trabalho para agências de publicidade e criativas em 2025

Todas as agências têm fluxos de trabalho.

Você pode não saber disso – e pode não ter definido esses fluxos de trabalho –, mas eles estão em vigor e são usados pelos seus funcionários todos os dias. Esses fluxos de trabalho também são essenciais para o sucesso da nossa agência. Sem eles, seus processos não têm estrutura e seu trabalho não é realizado.

Então, você já tem fluxos de trabalho.

A questão agora é como você pode otimizar esses fluxos de trabalho – usando padrões estabelecidos – para torná-los ainda melhores.

Essa é a questão que este artigo pretende responder, ao orientá-lo sobre como criar fluxos de trabalho e oferecer exemplos que você pode implementar hoje mesmo.

O que é um processo de fluxo de trabalho de uma agência de publicidade?

No ramo das agências, uma estrutura eficaz de funções é parte essencial de um fluxo de trabalho bem-sucedido. A delegação de tarefas depende dessas funções. Compreender essas funções pode transformar um fluxo de trabalho caótico em uma máquina bem lubrificada.

Existem muitas descrições de fluxos de trabalho disponíveis na web. No entanto, uma das melhores e mais sucintas definições vem da TechTarget, que define um fluxo de trabalho da seguinte forma:

Um fluxo de trabalho é a série de atividades necessárias para concluir uma tarefa.

Portanto, você pode pensar nos seus fluxos de trabalho como listas de verificação para as tarefas que sua agência realiza. Só que eles são um pouco mais estruturados do que isso. Com uma lista de verificação, você pode descobrir que as etapas podem ser concluídas fora de sequência e ainda assim obter o mesmo resultado.

Não é assim com um fluxo de trabalho de agência.

Cada etapa – exceto a primeira e a última – terá uma etapa anterior que precisa ser concluída antes que você possa prosseguir. Haverá também uma etapa seguinte, que só poderá ser concluída depois de terminar a etapa atual. Pelo menos, esse é o caso de um fluxo de trabalho linear. Fluxos de trabalho mais complexos, que podem permitir o salto de etapas, geralmente se parecem mais com fluxogramas.

No entanto, o conceito por trás desses fluxos de trabalho não lineares é o mesmo:

São seus roteiros para concluir tarefas específicas.

A criação desses fluxos de trabalho é quase sempre manual. Tem que ser assim – você precisa de alguém que documente as etapas necessárias para concluir uma tarefa. No entanto, a execução é outra questão. Você frequentemente descobrirá que há etapas no fluxo de trabalho de uma agência que podem ser automatizadas, talvez usando um software de automação de fluxo de trabalho.

O bonsai é um excelente exemplo disso.

Embora você crie o fluxo de trabalho real separadamente – embora possa documentá-lo no software –, ele oferece ferramentas para automação. Por exemplo, digamos que você esteja usando o Bonsai para agendar reuniões. Esse é um fluxo de trabalho com etapas. Você precisa disponibilizar a agenda, o cliente precisa se inscrever, as reuniões precisam ser agendadas e assim por diante. Uma automação do fluxo de trabalho poderia lidar com as partes manuais desse processo, como marcar a reunião assim que o cliente insere os detalhes em uma agenda.

Mas esse é apenas um exemplo do fluxo de trabalho de uma agência.

Existem dezenas de procedimentos que você implementará em toda a sua agência para mantê-la funcionando, sendo que o importante agora é documentar esses fluxos de trabalho.

Criando um processo de fluxo de trabalho de marketing digital – Passo a passo

No âmbito da gestão de uma agência de sucesso, é fundamental otimizar as tarefas e harmonizar a coordenação da equipe, imitando uma máquina bem lubrificada. Parte desse sucesso pode ser atribuída ao fluxo de trabalho de marketing adequado, garantindo uma coordenação eficiente entre os departamentos de marketing, vendas e serviços. Com um gerenciamento adequado do fluxo de trabalho, as agências podem alcançar uma produtividade ideal, resultando em maiores margens de lucro e satisfação do cliente.

Então, como você cria um fluxo de trabalho para uma agência?

A resposta irônica para essa pergunta é que você basicamente cria um fluxo de trabalho que define como você cria outros fluxos de trabalho. É o início do fluxo de trabalho! Ou, talvez de forma mais realista, é simplesmente um processo – contendo etapas definidas que você seguirá para garantir que todos os fluxos de trabalho da sua agência sejam sólidos.

O objetivo de criar esses fluxos de trabalho é simples:

Você cria consistência na sua vida profissional, facilitando a conclusão das tarefas pela sua agência.

Com isso em mente, vamos direto para…

Etapa 1 – Defina o objetivo e o escopo do fluxo de trabalho

O início de qualquer jornada começa com o fim.

Em outras palavras, você precisa descobrir para onde quer ir antes de embarcar. Em termos de fluxo de trabalho da agência, isso significa definir um objetivo para o processo que você está prestes a criar.

Então, o que você deseja alcançar?

Vamos supor que você administra uma agência de marketing de conteúdo, com um fluxo de trabalho óbvio que você segue para criar uma postagem de blog publicável. Aí está o seu objetivo: criar uma postagem no blog. O escopo dessa meta tem tudo a ver com as expectativas do seu cliente. Qual deve ser o tamanho da postagem? Em quanto tempo você precisa entregar a peça?

No final, você terá um objetivo semelhante a este:

Crie uma postagem de blog com 2.000 palavras para <NOME DO CLIENTE> uma vez a cada duas semanas.

E é isso – você sabe o que o fluxo de trabalho deve alcançar, o que significa que pode passar para a próxima etapa.

Passo 2 – Crie uma lista de tarefas

Com sua meta definida, o próximo passo é criar uma lista de tarefas que sua agência precisa realizar para atingir essa meta.

Este pode ser o passo mais crucial, pois define como o fluxo de trabalho da sua agência será executado e prepara você para atribuir responsabilidades para cada tarefa. Este último ponto é especialmente crucial – quase metade d es dos EUA. Os funcionários não sabem o que se espera deles no trabalho.

Você quer deixar suas expectativas bem claras.

Então, você criará uma lista de tarefas.

Em nosso exemplo de postagem no blog, essa lista pode ficar mais ou menos assim:

1. Receba a tarefa e o tema do blog.
2. Escreva um esboço do blog.
3. Receber aprovação para o esboço do blog.
4. Conclua o primeiro rascunho e envie-o para edição.
5. Conclua o processo de edição.
6. Reformulação com base no feedback.
7. Edite e finalize.
8. Envie a postagem do blog ao cliente para aprovação.
9. Publicar postagem no blog do site do cliente.

Pode haver outras etapas nesse processo, como pesquisa de palavras-chave, dependendo da sua agência. Mas com essas nove etapas, você tem um fluxo de trabalho básico criado que pode seguir para cada blog. Antes de prosseguir, verifique essas etapas para identificar tarefas que possam ser automatizadas. Por exemplo, ter um sistema de gerenciamento de projetos com um portal do cliente pode permitir que você automatize o envio do blog para um cliente. Basta fazer o upload quando a edição estiver concluída e o próprio software poderá notificar o cliente de que é necessária uma verificação.

Passo 3 – Documente quanto tempo cada tarefa leva

Você tem uma lista básica de tarefas, mas também tem um prazo a cumprir. Se alguma dessas tarefas se prolongar – ou demorar mais tempo do que o esperado para ser concluída –, você poderá acabar com um atraso no trabalho. É por isso que o próximo passo é documentar quanto tempo cada tarefa normalmente leva.

Normalmente, isso significa uma coisa:

Conversar com as pessoas da sua agência que realizam cada tarefa.

Por exemplo, um editor pode dizer que leva uma hora para editar um documento de 2.000 palavras. O redator de conteúdo pode precisar de três ou quatro horas para criar o artigo. Outras tarefas podem estar fora do seu controle, e é aí que os dados de um software de gerenciamento de projetos podem ajudar.

Veja, por exemplo, a aprovação do cliente.

Você só tem controle sobre quando enviar a postagem finalizada do blog. Cabe ao cliente aprovar esse documento para que você possa prosseguir com a publicação neste fluxo de trabalho da agência. Você pode ter um histórico de aprovações de clientes – registrado em seu software de gerenciamento de projetos – que indica quanto tempo eles levam para aprovar. Incorpore esse prazo ao seu fluxo de trabalho, ao mesmo tempo em que enfatiza ao cliente a importância de aprovações rápidas.

É claro que tudo isso se aplica especificamente ao fluxo de trabalho de redação de blogs que estamos usando como exemplo para essas etapas. As tarefas em seu fluxo de trabalho podem ter prazos diferentes, mas ainda assim é fundamental que você registre todas elas.

Etapa 4 – Atribuir responsabilidades pelas tarefas

Com a próxima etapa, você passa para o aspecto de gerenciamento de recursos do seu fluxo de trabalho:

Quem faz o quê na sua agência?

Muitas vezes, a resposta é simples: quem você conversou ao documentar o cronograma de uma tarefa geralmente é a pessoa responsável por ela.

Isso pode não ser sempre o caso. No exemplo da publicação do blog, você pode ter uma equipe inteira de redatores de conteúdo. Portanto, talvez seja necessário adicionar tarefas ao processo para um chefe de conteúdo, que é responsável por atribuir publicações aos membros da equipe. E isso levanta uma questão importante:

Suas discussões com sua equipe podem fazer com que você ajuste seu fluxo de trabalho inicial com base nas sugestões deles.

Na verdade, isso é algo positivo para a sua agência. A frustração surge quando os funcionários não se sentem ouvidos, com 86% afirmando que as organizações raramente ouvem todas as vozes em uma empresa. O processo de coleta de informações sobre o fluxo de trabalho da sua agência elimina essa possível questão. E as informações que você coleta são úteis ao atribuir responsabilidades para cada tarefa.

Etapa 5 – Crie um protocolo de comunicação

Mesmo no fluxo de trabalho básico de uma agência de criação de blogs, que estamos usando como exemplo, você provavelmente pode ver vários pontos em que a comunicação é necessária.

Pode-se até argumentar que a comunicação é necessária em todas as tarefas.

Afinal, a conclusão de uma tarefa é essencial para que a próxima possa começar. Alguém precisa comunicar essa conclusão para desencadear a próxima ação. Daí a necessidade de um protocolo de comunicação – um conjunto de regras que determinam como os funcionários envolvidos no fluxo de trabalho se comunicam entre si.

A criação desse protocolo geralmente envolve etapas próprias:

1. Definindo uma plataforma ou software de comunicações
2. Descrevendo como os membros da equipe se comunicam
3. Aplicação do protocolo

A última etapa é fundamental, pois é fácil para os funcionários se desviarem do seu protocolo de comunicação sem perceber. Por exemplo, você pode ter a necessidade de comunicar a conclusão de um blog a um cliente por meio do seu software de gerenciamento de projetos. No entanto, o editor envia uma mensagem de texto em vez disso. Eles ainda estão se comunicando. Mas eles não estão fazendo isso da maneira que você – ou seu cliente – espera, introduzindo inconsistências no fluxo de trabalho.

Esses pequenos erros podem causar grandes problemas se um cliente perder uma mensagem porque não estava esperando por ela.

Portanto, defina um protocolo de comunicação e certifique-se de que todos os envolvidos no fluxo de trabalho da agência o compreendam.

Etapa 6 – Documentar o fluxo de trabalho

Até este ponto, você reuniu informações e criou métodos para garantir o cumprimento bem-sucedido de um objetivo.

Mas você ainda não formalizou nada.

É aí que reside o perigo – muitos processos ficam fragmentados porque “vivem nas cabeças” das pessoas que os seguem.

Sua solução é simplesmente documentar o novo fluxo de trabalho da sua agência. Mais uma vez, softwares como o Bonsai podem ajudar nesse sentido. Seu pacote de gerenciamento de projetos permite criar projetos, como fluxos de trabalho, e atribuir tarefas e pessoas a eles. Use esse software para consolidar tudo o que você trabalhou até agora, tornando o fluxo de trabalho acessível a todos que precisam vê-lo.

Por que se dar ao trabalho de fazer isso?

As taxas de retenção de pessoal nas agências são surpreendentemente baixas, com o The Drum a salientar que são de apenas 42% no Reino Unido. Imagine que o fluxo de trabalho da sua agência não esteja documentado, considerando essas altas taxas de rotatividade. Você está se expondo à possibilidade de um funcionário sair, levando consigo seu conhecimento sobre o fluxo de trabalho.

Documente tudo em uma fonte centralizada.

Você garantirá a continuidade do fluxo de trabalho, assegurando que ele ainda estará lá mesmo que os funcionários designados para ele não estejam mais presentes.

Etapa 7 – Executar o fluxo de trabalho

Finalmente, o momento da verdade:

O novo fluxo de trabalho da sua agência realmente funciona?

A única maneira de descobrir é mapear o fluxo de trabalho no seu software de gerenciamento de projetos para que sua equipe possa executá-lo. Não há muito mais a fazer nesta etapa. Seus funcionários receberam instruções e sabem quais tarefas precisam realizar. Sua função aqui é colocar o fluxo de trabalho da agência em ação para que você possa ver os resultados.

Passo 8 – Ajuste com base no que você vê

Em um mundo perfeito, seu novo fluxo de trabalho funcionará como um sonho. Não haverá contratempos e todas as tarefas serão concluídas dentro do prazo, com todos os funcionários seguindo seu protocolo de comunicação.

Mas não vivemos em um mundo perfeito.

É provável que ocorram pequenos contratempos no fluxo de trabalho que você não havia previsto. Às vezes, são pequenos. Por exemplo, um funcionário pode não ter seguido o protocolo de comunicação, o que apenas indica que você precisa reforçar a aplicação das regras.

Em outras ocasiões, você pode descobrir que etapas inteiras estão faltando no fluxo de trabalho. Ou uma etapa leva mais tempo do que o previsto – talvez o redator precise de seis horas em vez de quatro –, o que atrasa todo o processo.

Monitorar seu fluxo de trabalho em ação é a única maneira de identificar esses problemas.

Acompanhe o que está acontecendo em seu novo processo – um software de controle de tempo é especialmente útil aqui – e faça os ajustes necessários. Trate a criação do seu fluxo de trabalho como um processo iterativo. A primeira tentativa é o seu teste para indicar o que você precisa refinar para aperfeiçoar o fluxo de trabalho.

Exemplos de fluxo de trabalho de marketing

Agora você tem seu processo para criar um fluxo de trabalho de agência em vigor graças a essas etapas. Nós até abordamos um exemplo básico – criação de blog – que indica como poderia ser um fluxo de trabalho potencial. Mas há muito mais que você pode implementar em sua agência. A seguir, apresentamos alguns exemplos mais detalhados.

Exemplo de fluxo de trabalho 1 – Marketing por e-mail

Sua agência pode ter um duplo objetivo para o marketing por e-mail. Você mesmo o utiliza para atrair clientes – afinal, o e-mail pode render US$ 42 por cada US$ 1 gasto – e está realizando campanhas para seus clientes. Portanto, é uma boa ideia ter um fluxo de trabalho definido para seus e-mails, que pode ser algo parecido com isto:

1. Escolha um tema – Selecione o item de valor que você deseja priorizar no e-mail. Isso dependerá do objetivo do e-mail – você deseja vender ou cultivar o relacionamento com o destinatário?
2. Crie o layout do e-mail – Como deve ser o e-mail em termos de layout de texto e, potencialmente, quaisquer imagens que você usar?
3. Imagens de design (opcional) – Aqui, temos um exemplo de uma tarefa que você pode pular, dependendo da campanha. Se você precisar de imagens, terá que contratar um designer gráfico para essa tarefa. Caso contrário, basta passar para a próxima tarefa.
4. Escrever o texto do e-mail – Um redator de conteúdo entra em cena e se encarrega de escrever o e-mail. Você pode até ter modelos – graças ao seu software de gerenciamento de projetos – que podem ser usados para agilizar essa tarefa.
5. Revise o e-mail – Com a ajuda de um editor, revise o e-mail para garantir que ele aborde todos os pontos necessários para o público-alvo. Esta revisão provavelmente também incluirá a verificação de fatos básicos e gramática.
6. Agende o e-mail – Só porque você já tem o e-mail pronto, isso não significa que você vai enviá-lo imediatamente. Pode ser para uma oferta sazonal, por exemplo, por isso precisa ser divulgada em um momento específico. Essa tarefa envolveria apenas o uso do seu software de e-mail para agendar o envio.
7. Envie e analise – Depois que o e-mail for enviado, sua última tarefa será analisar os resultados. Quais são as taxas de abertura? E quanto às taxas de conversão? Essas métricas indicam se o e-mail foi eficaz em termos de atingir seu objetivo.

Exemplo de fluxo de trabalho 2 – Fluxo de trabalho de campanha publicitária paga

Embora os anúncios pay-per-click (PPC) não sejam tão eficazes quanto os e-mails – eles geram US$ 2 para cada US$ 1 gasto –, é provável que sua agência os utilize. Ou, se você é especialista em marketing digital, pode oferecer serviços de PPC aos seus clientes.

Você sabe o que isso significa:

Você precisa de outro fluxo de trabalho!

1. Determine os objetivos da campanha – Trabalhando com seu cliente – ou com o gerente de marketing da sua agência – determine o objetivo da campanha. Você está procurando fazer vendas? Construir a notoriedade da marca? Você precisa da resposta porque ela influencia o resto da campanha.
2. Defina seu público-alvo – Essa tarefa se concentraria em determinar os dados demográficos e locais ideais para os anúncios. Um especialista em pesquisa paga entra em cena aqui.
3. Pesquise palavras-chave – Quais palavras-chave você usará – e quais deve evitar – para obter a máxima cobertura para seus anúncios? Você também pode usar essa tarefa para determinar se precisa usar os recursos de palavras-chave amplas oferecidos em algumas ferramentas de anúncios.
4. Crie um orçamento – Quanto você deseja gastar na campanha publicitária? Fundamentalmente, esse número também determina o que é um bom retorno sobre o investimento. Afinal, uma campanha publicitária de US$ 1.000 não significa muito se atrair muito tráfego, mas não gerar conversões, caso o seu objetivo seja vender.
5. Criar o texto do anúncio – Um passo simples: escreva o conteúdo que será incluído no anúncio.
6. Crie elementos do anúncio (opcional) – Você pode realizar esta etapa se o anúncio exigir elementos visuais. Pense nos anúncios em carrossel no Facebook ou na Rede de Display do Google.
7. Vincule o anúncio à página de destino – Todo anúncio precisa de uma página de destino para atrair clientes, e é aqui que você decidirá qual delas usar.
8. Lançamento – Publique a campanha publicitária e comece a atrair tráfego para sua página de destino.
9. Acompanhe e analise – Fique atento aos resultados da campanha – acompanhando por palavras-chave – para ver o desempenho do anúncio na conversão de clientes potenciais.

Comece a trabalhar nos fluxos de trabalho da sua agência

A dinâmica do fluxo de trabalho de uma agência pode variar bastante, dependendo frequentemente do escopo e da complexidade dos projetos. Uma parte importante da gestão estratégica desse fluxo de trabalho envolve responder de forma eficaz às solicitações de propostas. Com uma resposta bem estruturada à solicitação de proposta, você pode conquistar mais clientes e garantir que os recursos da sua agência sejam totalmente utilizados.

Ao ampliar nossa discussão sobre as operações da agência, é importante considerar as estruturas e os processos do fluxo de trabalho de aprovação. Uma boa estratégia operacional deve levar em conta todos os microprocessos, incluindo procedimentos de aprovação, para garantir o bom funcionamento diário. Ao simplificar os fluxos de trabalho de aprovação, as agências podem minimizar atrasos e aumentar a eficiência operacional.

Os exemplos acima são fluxos de trabalho de agências de marketing um tanto simplificados, mas ainda assim demonstram o ponto principal:

Você precisa de fluxos de trabalho para manter sua agência funcionando.

Sem eles, você mergulha no caos, com cada tarefa sendo concluída de uma maneira diferente cada vez que você a realiza. Com os fluxos de trabalho, você cria consistência. Normas. E depois de documentar esses fluxos de trabalho no software de gestão da sua agência, eles estarão disponíveis sempre que sua equipe precisar deles.