La guía del flujo de trabajo de las agencias creativas y de publicidad en 2025

Todas las agencias tienen flujos de trabajo.

Puede que no lo sepas, y puede que no hayas definido esos flujos de trabajo, pero están ahí y tus empleados los utilizan a diario. Estos flujos de trabajo también son fundamentales para el éxito de nuestra agencia. Sin ellos, tus procesos no tienen estructura y tu trabajo no se lleva a cabo.

Entonces, ya tienes flujos de trabajo.

La pregunta ahora es cómo se pueden optimizar esos flujos de trabajo, utilizando estándares establecidos, para mejorarlos aún más.

Esa es la pregunta que este artículo pretende responder, ya que te guía sobre cómo crear flujos de trabajo y ofrece ejemplos que puedes implementar hoy mismo.

¿Qué es un proceso de flujo de trabajo de una agencia de publicidad?

En el negocio de las agencias, una distribución eficaz de las funciones de la agencia es una parte esencial para el éxito del flujo de trabajo de la misma. La delegación de tareas depende de estas funciones. Comprender estas funciones puede transformar un flujo de trabajo caótico en una máquina bien engrasada.

Hay muchas descripciones de flujos de trabajo circulando por la web. Sin embargo, una de las mejores y más concisas definiciones proviene de TechTarget, que define un flujo de trabajo de la siguiente manera:

Un flujo de trabajo es la serie de actividades necesarias para completar una tarea.

Por lo tanto, puede considerar sus flujos de trabajo como listas de verificación para las tareas que realiza su agencia. Solo que son un poco más estructurados que eso. Con una lista de verificación, es posible que descubras que los pasos se pueden completar fuera de secuencia y aún así obtener el mismo resultado.

No es así con el flujo de trabajo de una agencia.

Cada paso, excepto el primero y el último, tendrá un paso previo que deberá completarse antes de poder continuar. También tendrá un paso posterior, que solo podrás completar una vez que hayas terminado el paso actual. Al menos, ese es el caso con un flujo de trabajo lineal. Los flujos de trabajo más complejos, que pueden permitir saltarse pasos, suelen parecerse más a diagramas de flujo.

Sin embargo, el concepto detrás de estos flujos de trabajo no lineales es el mismo:

Son tus hojas de ruta para completar tareas específicas.

La creación de estos flujos de trabajo es casi siempre manual. Tiene que ser así: necesitas a alguien que documente los pasos necesarios para completar una tarea. Sin embargo, la ejecución es otra cuestión. A menudo descubrirás que hay pasos dentro del flujo de trabajo de una agencia que puedes automatizar, tal vez utilizando software de automatización de flujos de trabajo.

El bonsái es un buen ejemplo de ello.

Aunque el flujo de trabajo real se creará por separado (aunque se puede documentar en el software), este ofrece herramientas para la automatización. Por ejemplo, supongamos que utilizas Bonsai para programar reuniones. Es un flujo de trabajo con pasos. Hay que preparar el calendario, el cliente tiene que inscribirse, hay que organizar las reuniones, etc. Una automatización del flujo de trabajo podría encargarse de las partes manuales de ese proceso, como organizar la reunión una vez que el cliente introduce los detalles en un calendario.

Pero eso es solo un ejemplo del flujo de trabajo de una agencia.

Hay docenas que implementarás en toda tu agencia para mantenerla en funcionamiento, y ahora la clave es documentar esos flujos de trabajo.

Creación de un proceso de flujo de trabajo de marketing digital: paso a paso

En el ámbito de la gestión de una agencia de éxito, es fundamental optimizar las tareas y armonizar la coordinación del equipo, imitando el funcionamiento de una máquina bien engrasada. Parte de este éxito puede atribuirse al flujo de trabajo de marketing adecuado, que garantiza una coordinación eficiente entre los departamentos de marketing, ventas y servicios. Con una gestión adecuada del flujo de trabajo, las agencias pueden alcanzar una productividad óptima, lo que se traduce en un aumento de los márgenes de beneficio y la satisfacción de los clientes.

Entonces, ¿cómo se crea un flujo de trabajo para una agencia?

La respuesta irónica a esa pregunta es que, básicamente, se crea un flujo de trabajo que define cómo se crean otros flujos de trabajo. ¡Es el inicio del flujo de trabajo! O, quizás de forma más realista, se trata simplemente de un proceso, con pasos definidos que seguirás para garantizar que todos los flujos de trabajo de tu agencia sean sólidos.

El objetivo de crear estos flujos de trabajo es sencillo:

Creas coherencia en tu vida laboral, lo que facilita que tu agencia complete las tareas.

Teniendo esto en cuenta, pasemos directamente a…

Paso 1: definir el objetivo y el alcance del flujo de trabajo.

El comienzo de cualquier viaje empieza con el final.

En otras palabras, tienes que decidir adónde quieres ir antes de poder embarcarte. En términos de flujo de trabajo de la agencia, eso significa establecer un objetivo para el proceso que estás a punto de crear.

Entonces, ¿qué quieres conseguir?

Supongamos que diriges una agencia de marketing de contenidos, con un flujo de trabajo obvio que sigues para crear una entrada de blog publicable. Ahí está tu objetivo: crear una entrada de blog. El alcance de ese objetivo depende totalmente de las expectativas de tu cliente. ¿Qué longitud debe tener la publicación? ¿Cuánto tiempo tienes para entregar la pieza?

Al final, obtendrás un objetivo que dirá algo así:

«Crea una entrada de blog de 2000 palabras para <NOMBRE DEL CLIENTE> una vez cada dos semanas».

Y eso es todo: ya sabes qué se supone que debe lograr el flujo de trabajo, lo que significa que puedes pasar al siguiente paso.

Paso 2: crear una lista de tareas

Una vez fijado el objetivo, el siguiente paso es crear una lista de tareas que tu agencia debe completar para alcanzar ese objetivo.

Este puede ser el paso más importante, ya que define cómo se desarrollará el flujo de trabajo de tu agencia y te prepara para asignar responsabilidades para cada tarea. Este último punto es especialmente crucial: casi la mitad de los estadounidenses, un porcentaje e . Los empleados no saben qué se espera de ellos en el trabajo.

Quieres dejar claras tus expectativas.

Entonces, crearás una lista de tareas.

En nuestro ejemplo de entrada de blog, esa lista podría tener un aspecto similar al siguiente:

1. Recibir la tarea y el tema del blog.
2. Redacta un borrador del esquema del blog.
3. Recibir aprobación para el esquema del blog.
4. Completa el primer borrador y envíalo a edición.
5. Completa el proceso de edición.
6. Revisión basada en los comentarios recibidos.
7. Editar y finalizar.
8. Enviar la entrada del blog al cliente para su aprobación.
9. Publicar entrada de blog en el sitio web del cliente.

Puede haber otros pasos en ese proceso, como la investigación de palabras clave, dependiendo de su agencia. Pero con esos nueve pasos, ya tienes creado un flujo de trabajo básico que puedes seguir para cada blog. Antes de continuar, comprueba esos pasos para ver si hay tareas que puedas automatizar. Por ejemplo, contar con un sistema de gestión de proyectos con un portal para clientes podría permitirle automatizar el envío del blog a un cliente. Solo tienes que subirlo cuando hayas terminado la edición y el propio software notificará al cliente que es necesario revisarlo.

Paso 3: documenta cuánto tiempo lleva cada tarea.

Tienes una lista básica de tareas, pero también tienes una fecha límite que cumplir. Si alguna de esas tareas se prolonga o tarda más de lo previsto en completarse, es posible que el trabajo se retrase. Por eso, el siguiente paso es documentar cuánto tiempo suele llevar cada tarea.

Por lo general, esto significa una cosa:

Hablar con las personas de tu agencia que realizan cada tarea.

Por ejemplo, un editor puede decirte que le lleva una hora editar un documento de 2000 palabras. El redactor de contenidos puede necesitar tres o cuatro horas para crear el artículo. Otras tareas pueden estar fuera de su control, y ahí es donde los datos de un software de gestión de proyectos podrían ser de ayuda.

Tomemos como ejemplo la aprobación del cliente.

Solo tienes control sobre cuándo enviar la entrada del blog finalizada. Es el cliente quien debe aprobar ese documento para que puedas pasar a la fase de publicación en este flujo de trabajo de la agencia. Es posible que tengas un historial de aprobaciones de clientes, registrado en tu software de gestión de proyectos, que indique cuánto tiempo tardan en aprobar. Incorpore ese plazo en su flujo de trabajo y, al mismo tiempo, transmita al cliente la importancia de las aprobaciones rápidas.

Por supuesto, todo esto se aplica específicamente al flujo de trabajo de redacción de blogs que estamos utilizando como ejemplo para estos pasos. Las tareas de tu flujo de trabajo pueden tener diferentes plazos, pero es fundamental que las registres todas.

Paso 4: asignar la responsabilidad de las tareas

Con el siguiente paso, pasarás a la parte de gestión de recursos de tu flujo de trabajo:

¿Quién hace qué en tu agencia?

A menudo, la respuesta es sencilla: la persona con la que hablaste al documentar el calendario de una tarea suele ser la responsable de la misma.

Puede que no siempre sea así. En el ejemplo de la entrada del blog, es posible que tengas todo un equipo de redactores de contenido. Por lo tanto, es posible que tengas que añadir tareas al proceso para un responsable de contenidos, que se encarga de asignar publicaciones a los miembros del equipo. Y eso nos lleva a un punto importante:

Las conversaciones con tu equipo pueden llevarte a modificar tu flujo de trabajo inicial en función de sus aportaciones.

En realidad, eso es algo bueno para tu agencia. La frustración surge cuando los empleados no se sienten escuchados, y el 86 % afirma que las organizaciones rara vez escuchan todas las opiniones en una empresa. El proceso de recopilación de información sobre el flujo de trabajo de su agencia disipa ese posible problema. Y la información que recopiles te será útil a la hora de asignar la responsabilidad de cada tarea.

Paso 5: Crear un protocolo de comunicación

Incluso en el flujo de trabajo básico de una agencia de creación de blogs, que estamos utilizando como ejemplo, probablemente se pueden observar varios puntos en los que es necesaria la comunicación.

Incluso se podría argumentar que la comunicación es necesaria en todas las tareas.

Después de todo, completar una tarea es esencial para poder comenzar la siguiente. Alguien tiene que comunicar esa finalización para desencadenar la siguiente acción. De ahí la necesidad de un protocolo de comunicación, es decir, un conjunto de normas que dicten cómo deben comunicarse entre sí los empleados que participan en el flujo de trabajo.

La creación de este protocolo suele implicar una serie de pasos propios:

1. Definición de una plataforma o software de comunicaciones
2. Descripción de cómo se comunican los miembros del equipo
3. Aplicación del protocolo

El último paso es clave, ya que es fácil que los empleados se salgan de tu protocolo de comunicación sin darse cuenta. Por ejemplo, es posible que tengas la necesidad de comunicar la finalización de un blog a un cliente a través de tu software de gestión de proyectos. Sin embargo, el editor envía un mensaje de texto en su lugar. Siguen comunicándose. Pero no lo están haciendo de la manera que usted, o su cliente, esperan, lo que introduce inconsistencias en el flujo de trabajo.

Esos pequeños fallos podrían causar problemas graves si un cliente no recibe un mensaje porque no lo esperaba.

Por lo tanto, establezca un protocolo de comunicación y asegúrese de que todas las personas involucradas en el flujo de trabajo de la agencia lo comprendan.

Paso 6: documentar el flujo de trabajo

Hasta este momento, has recopilado información y has ideado métodos para garantizar el cumplimiento satisfactorio de un objetivo.

Pero aún no has formalizado nada.

Ahí radica el peligro: muchos procesos se fragmentan porque «viven en la cabeza» de las personas que los siguen.

Tu solución es simplemente documentar el nuevo flujo de trabajo de tu agencia. Una vez más, programas como Bonsai pueden ser de ayuda en este sentido. Su suite de gestión de proyectos le permite crear proyectos, como flujos de trabajo, y asignarles tanto tareas como personas. Utiliza ese software para consolidar todo lo que has trabajado hasta ahora, haciendo que el flujo de trabajo sea accesible para todos los que necesiten verlo.

¿Por qué molestarse en hacer esto?

Las tasas de retención de personal en las agencias son sorprendentemente bajas, y The Drum señala que en el Reino Unido solo alcanzan el 42%. Imagina que el flujo de trabajo de tu agencia no está documentado, dadas estas altas tasas de rotación. Te estás exponiendo a la posibilidad de que un empleado se vaya y se lleve consigo su conocimiento del flujo de trabajo.

Documenta todo en una fuente centralizada.

Garantizarás la continuidad del flujo de trabajo asegurándote de que siga existiendo aunque los empleados asignados a él ya no estén.

Paso 7: Ejecutar el flujo de trabajo

Por fin, el momento de la verdad:

¿Funciona realmente el nuevo flujo de trabajo de tu agencia?

La única forma de averiguarlo es mapear el flujo de trabajo en tu software de gestión de proyectos para que tu personal pueda ejecutarlo. No hay mucho más que decir sobre este paso. Sus empleados tienen sus instrucciones y saben qué tareas deben completar. Tu trabajo aquí es poner en marcha el flujo de trabajo de la agencia para que puedas ver los resultados.

Paso 8: Realice ajustes según lo que vea.

En un mundo perfecto, tu nuevo flujo de trabajo funcionará a la perfección. No habrá contratiempos y todas las tareas se completarán a tiempo, con todos los empleados siguiendo su protocolo de comunicación.

Pero no vivimos en un mundo perfecto.

Es probable que surjan pequeños contratiempos en el flujo de trabajo que no habías previsto. A veces, son pequeñas. Por ejemplo, es posible que un empleado no haya seguido el protocolo de comunicación, lo que solo indica que es necesario reforzar su aplicación.

En otras ocasiones, es posible que falten pasos completos en el flujo de trabajo. O un paso lleva más tiempo del previsto —quizás el escritor necesita seis horas en lugar de cuatro—, lo que retrasa todo el proceso.

La única forma de detectar estos problemas es supervisar tu flujo de trabajo en acción.

Manténgase al tanto de lo que ocurre en su nuevo proceso ( el software de seguimiento del tiempo resulta especialmente útil en este caso) y realice los ajustes necesarios. Considera la creación de tu flujo de trabajo como un proceso iterativo. La primera ronda es una prueba para indicar lo que hay que perfeccionar para optimizar el flujo de trabajo.

Ejemplos de flujos de trabajo de marketing

Ahora ya dispone de un proceso para crear un flujo de trabajo en la agencia gracias a estos pasos. Incluso hemos cubierto un ejemplo básico, la creación de un blog, que indica cómo podría ser un posible flujo de trabajo. Pero hay muchos más que puedes implementar en tu agencia, y a continuación te ofrecemos algunos ejemplos más detallados.

Ejemplo de flujo de trabajo 1: marketing por correo electrónico

Tu agencia puede tener un doble propósito para el marketing por correo electrónico. Usted mismo lo utiliza para atraer clientes (al fin y al cabo, el correo electrónico puede reportarle 42 dólares por cada dólar gastado ) y está llevando a cabo campañas para sus clientes. Por lo tanto, es buena idea establecer un flujo de trabajo para tus correos electrónicos, que podría ser algo así:

1. Elige un tema: selecciona el elemento de valor que deseas priorizar en el correo electrónico. Esto dependerá del propósito del correo electrónico: ¿buscas vender o fidelizar al destinatario?
2. Crea el diseño del correo electrónico: ¿cómo debería ser el correo electrónico en cuanto al diseño del texto y, posiblemente, las imágenes que utilices?
3. Imágenes de diseño (opcional): aquí tenemos un ejemplo de una tarea que puede omitir dependiendo de la campaña. Si necesitas imágenes, tendrás que contratar a un diseñador gráfico para esta tarea. Si no es así, simplemente pasa a la siguiente tarea.
4. Redactar el texto del correo electrónico: aquí entra en juego un redactor de contenidos, que se encargará de redactar el correo electrónico. Es posible que incluso disponga de plantillas, gracias a su software de gestión de proyectos, que puede utilizar para agilizar esta tarea.
5. Revisar el correo electrónico: con la ayuda de un editor, revise el correo electrónico para asegurarse de que cubre todos los puntos necesarios para el público objetivo. Es probable que esta revisión también incluya la comprobación de datos básicos y gramaticales.
6. Programa el correo electrónico: el hecho de que tengas el correo electrónico listo no significa que vayas a enviarlo inmediatamente. Puede ser para una oferta de temporada, por ejemplo, por lo que debe enviarse en un momento específico. Esta tarea solo implicaría utilizar su software de correo electrónico para programar el envío.
7. Enviar y analizar: una vez que el correo electrónico está en circulación, tu última tarea es analizar los resultados. ¿Cuáles son las tasas de apertura? ¿Qué hay de las tasas de conversión? Estas métricas te indican si el correo electrónico fue eficaz en cuanto al logro de su objetivo.

Ejemplo de flujo de trabajo 2: flujo de trabajo de una campaña publicitaria de pago

Aunque los anuncios de pago por clic (PPC) no son tan eficaces como el correo electrónico (generan 2 dólares por cada dólar gastado ), es probable que su agencia los utilice. O, si te especializas en marketing digital, puedes ofrecer servicios PPC a tus clientes.

Ya sabes lo que eso significa:

¡Necesitas otro flujo de trabajo!

1. Determinar los objetivos de la campaña: en colaboración con su cliente, o con el director de marketing de su agencia, determine el objetivo de la campaña. ¿Quieres aumentar tus ventas? ¿Crear conciencia de marca? Necesitas la respuesta porque influye en el resto de la campaña.
2. Defina su público: esta tarea se centraría en determinar los datos demográficos y las ubicaciones ideales para los anuncios. Aquí entra en escena un especialista en búsquedas pagadas.
3. Palabras clave de búsqueda: ¿qué palabras clave utilizará (y cuáles debería evitar) para obtener la máxima cobertura para sus anuncios? También puede utilizar esta tarea para determinar si necesita utilizar las funciones de palabras clave generales que ofrecen algunas herramientas publicitarias.
4. Crea un presupuesto: ¿cuánto quieres gastar en la campaña publicitaria? Fundamentalmente, esta cifra también determina cuál es un buen rendimiento de la inversión. Después de todo, una campaña publicitaria de 1000 dólares no significa gran cosa si atrae mucho tráfico pero no genera conversiones, si tu objetivo es vender.
5. Crear el texto del anuncio: un paso sencillo: redacta el contenido que aparecerá en el anuncio.
6. Diseñar elementos publicitarios (opcional): puede que tengas que hacer este paso si el anuncio necesita elementos visuales. Piensa en los anuncios carrusel de Facebook o en la Red de Display de Google.
7. Vincular el anuncio a la página de destino: cada anuncio necesita una página de destino para atraer clientes, y aquí es donde decidirás cuál de las tuyas utilizar.
8. Lanzamiento: publique la campaña publicitaria y comience a atraer tráfico a su página de destino.
9. Realice un seguimiento y analice: supervise los resultados de la campaña mediante el seguimiento por palabras clave para comprobar la eficacia del anuncio a la hora de convertir clientes potenciales.

Empieza a trabajar en los flujos de trabajo de tu agencia.

La dinámica del flujo de trabajo de una agencia puede variar considerablemente, dependiendo a menudo del alcance y la complejidad de los proyectos. Una parte importante de la gestión estratégica de este flujo de trabajo consiste en responder eficazmente a las solicitudes de propuestas. Con una respuesta bien estructurada a la solicitud de propuesta, puede conseguir más clientes y garantizar que los recursos de su agencia se aprovechen al máximo.

Al ampliar nuestro debate sobre las operaciones de la agencia, es importante tener en cuenta las estructuras y los procesos del flujo de trabajo de aprobación. Una buena estrategia operativa debe tener en cuenta todos los microprocesos, incluidos los procedimientos de aprobación, para garantizar un funcionamiento diario fluido. Al optimizar los flujos de trabajo de aprobación, las agencias pueden minimizar los retrasos y aumentar la eficiencia operativa.

Los ejemplos anteriores son flujos de trabajo de agencias de marketing algo simplificados, pero aún así demuestran el punto clave:

Necesitas flujos de trabajo para mantener tu agencia en funcionamiento.

Sin ellos, se cae en el caos, y cada tarea se completa de una manera diferente cada vez que se realiza. Con los flujos de trabajo, se crea coherencia. Normas. Y una vez que haya documentado esos flujos de trabajo en el software de gestión de su agencia, estarán disponibles siempre que su personal los necesite.