Maximize o crescimento do seu negócio com ferramentas instantâneas para agências

Conquistar novos clientes e construir relacionamentos duradouros são aspectos importantes para o crescimento da agência. À medida que você amplia suas operações, precisa encontrar maneiras de expandir suas estratégias de crescimento, mantendo um serviço excelente para seus clientes atuais. Os softwares e aplicativos certos podem ajudar nisso, mas escolher as melhores soluções pode ser um desafio.

Especialistas em software estimam que cada empresa investe atualmente em cerca de 300 aplicativos SaaS (software como serviço) distintos. Surpreendentemente, 53% deles permanecem sem uso. Em outras palavras, as empresas, incluindo as agências, estão estourando seus orçamentos com a compra de softwares que não atendem às suas necessidades. Felizmente, existem muitas ferramentas instantâneas para agências que você pode obter gratuitamente. Você pode explorar essas ferramentas e descobrir se elas são adequadas para suas equipes antes de decidir investir mais recursos nelas.

Este artigo destaca a importância das ferramentas de agência instantânea e algumas das melhores para você começar.

Compreender a importância das ferramentas de agência instantâneas

A saúde do seu negócio depende da capacidade de equilibrar as vendas da agência, o marketing e várias outras métricas importantes. Depender de pessoas para acompanhar todos os aspectos dessas métricas em bancos de dados ou planilhas separados é insustentável. Isso leva ao esgotamento dos funcionários e à desmotivação dos membros da equipe, que passam mais tempo com tarefas administrativas do que com interações com os clientes. Além disso, o trabalho fica sujeito a erros humanos sem ferramentas como automação e preenchimento automático.

As ferramentas de agência instantâneas oferecem soluções rápidas e acessíveis para esses desafios. São ferramentas disponíveis instantaneamente, geralmente baixáveis gratuitamente ou com uma versão gratuita que pode ser atualizada posteriormente. As agências ganham a flexibilidade de recursos adicionais com um investimento mínimo de tempo e sem custos.

O papel das ferramentas de agência instantânea no crescimento dos negócios

Como as ferramentas gratuitas impulsionam o crescimento dos negócios? Em grande parte, protegendo os orçamentos das agências até que pesquisas suficientes tenham sido concluídas para tomar decisões de investimento em software. Se uma agência quiser saber se o pacote de design Canva pode ajudá-la a criar gráficos para blogs, ela pode experimentá-lo gratuitamente. Isso não é exatamente o mesmo que uma avaliação gratuita. Não há limite de tempo aqui, apenas pequenas restrições nos recursos. Com o Canva, por exemplo, a versão gratuita não tem tantas fontes e modelos quanto a versão paga.

Se a equipe criativa da agência decidir que o Canva é a ferramenta certa para eles, eles podem incentivar um investimento na versão premium. Por outro lado, se decidirem que não é para eles, podem experimentar diferentes ferramentas de agência instantânea até encontrarem a mais adequada.

Benefícios de usar ferramentas de agência instantâneas

É ótimo saber que existem ferramentas gratuitas disponíveis para sua agência. Mas quais são os principais benefícios de usá-los?

Maximizando os orçamentos das agências

A primeira vantagem óbvia de utilizar ferramentas de agência gratuitas e instantâneas é que elas não afetam seu orçamento. Embora as versões posteriores possam exigir um investimento, essas versões gratuitas permitem que você maximize seu orçamento atual com um compromisso mínimo. Não há dependência de fornecedores, portanto a flexibilidade da sua agência permanece inalterada.

Liberando horas dos funcionários

Ferramentas de negócios que auxiliam no agendamento, na criação de reuniões estruturadas e no alinhamento da equipe geram mais horas de trabalho livres. Você pode usar esse tempo para trabalhar em projetos ou interagir com clientes. Você pode até incentivar suas equipes a tirar um pouco mais de tempo para descansar, uma tática comprovadamente eficaz para melhorar a criatividade e a produtividade.

Explorando várias opções

A variedade de ferramentas instantâneas disponíveis significa que sua agência não está limitada a fornecedores específicos. Você pode experimentar vários aplicativos até encontrar o ideal.

Aumentando a democracia e a colaboração

Por democracia, entendemos a capacidade de todas as vozes da sua equipe serem ouvidas. Ao lançar um novo software e coletar feedback de forma proativa, você mostra a todos que a opinião deles é valorizada. Novas ferramentas também podem melhorar a comunicação e a colaboração, aumentando ainda mais o moral da equipe.

Melhorando a experiência do cliente

Quando seus processos internos funcionam melhor, suas interações externas melhoram. Os clientes perceberão quando você se tornar mais organizado e apreciarão qualquer coisa que você puder fazer para simplificar as experiências deles.

Impulsionando o crescimento da agência

Isso, é claro, é um benefício fundamental. Quando você encontra ferramentas de agência instantâneas nas quais pode confiar, pode realocar permanentemente segmentos do seu orçamento. Você poderia investir mais dinheiro na melhoria dos serviços ou na geração de leads.

Como alternativa, você poderia investir o tempo e o dinheiro economizados em treinamento e desenvolvimento. Aprender novas habilidades e aprimorar as já existentes pode ajudar os membros da sua equipe a proporcionar experiências melhores, o que leva a um aumento na reputação da marca. Além disso, integrar oportunidades de aprendizagem e desenvolvimento no local de trabalho ajuda a construir uma força de trabalho mais inclusiva e diversificada.

Todos esses fatores ajudam a expandir sua agência e podem até mesmo apoiar suas ambições de expansão para mercados adjacentes.

Explorando as melhores ferramentas instantâneas para agências

Agora que você já entende por que é uma boa ideia procurar ferramentas instantâneas para agências, vamos dar uma olhada em algumas das opções mais populares. Todos esses aplicativos estão disponíveis online para download rápido. Verifique sempre os termos e condições antes de se inscrever em qualquer novo aplicativo ou software.

Bonsai: Uma solução empresarial completa para agências

A Bonsai oferece um conjunto de ferramentas que inclui um CRM intuitivo, ferramentas de gerenciamento de projetos e software financeiro. A versão paga desbloqueia todos os benefícios, mas as agências podem criar uma conta gratuita e explorar vários recursos sem compromisso.

Algumas dessas funcionalidades incluem:

• Criação de faturas a partir de uma variedade de modelos
• Criação de formulários, novamente, usando dezenas de modelos pré-construídos
• Soluções de controle de tempo
• Registro de pagamentos
• Ferramentas para elaboração de propostas e orçamentos
• Elaboração de contratos
• Documentos específicos do setor para áreas que vão desde contabilidade até planejamento de casamentos

O Bonsai também foi desenvolvido a pensar nas agências, com ferramentas que ajudam a maximizar a produtividade, melhorar a eficiência e proporcionar melhores experiências aos clientes.

SocialBee: Solução completa para uma gestão mais inteligente das redes sociais

O SocialBee é uma plataforma de gerenciamento de mídias sociais completa e baseada em inteligência artificial que permite criar, programar e publicar conteúdo de forma integrada em todos os principais canais sociais a partir de um único painel.

Esqueça o incômodo de postar manualmente e economize tempo usando os principais recursos do SocialBee. Com o suporte da IA, você pode criar legendas e imagens atraentes ou contar com o Copilot, seu gerenciador de mídias sociais com IA, para criar uma estratégia de conteúdo personalizada com base nas suas informações.

Categorize conteúdos sem esforço, agende publicações e defina conteúdos atemporais para serem republicados automaticamente. Aproveite as coleções de hashtags, gere novas ideias de hashtags, colabore com sua equipe, acompanhe métricas com análises e mantenha-se responsivo com a caixa de entrada social unificada.

Além disso, o SocialBee integra-se perfeitamente com ferramentas como Canva, Unsplash, GIPHY, Bitly, Zapier e muito mais para melhorar e otimizar seu fluxo de trabalho.

Canva: Simplificando o design para sua agência

Se você é uma agência de design gráfico, provavelmente já possui ferramentas avançadas para criar imagens, logotipos e outras formas de comunicação visual. Para todos os outros, existem pacotes de design gratuitos, como o Canva.

A versão gratuita do Canva oferece vários recursos para empresas de todos os tamanhos. Isso inclui:

• Criação de conteúdo através do Magic Studio
• Modelos, incluindo apresentações, quadros brancos e publicações nas redes sociais
• Produtos impressos, por exemplo, catálogos, malas diretas e panfletos
• Ferramentas de criação de vídeo
• Soluções para organização de projetos

A Canva também oferece uma solução específica para agências, mas trata-se de um produto pago com um período de teste gratuito. É possível inspirar-se na página da web relacionada com a agência e utilizar as ferramentas gratuitas para obter resultados semelhantes. A versão paga inclui modelos de branding e controles para um controle mais rigoroso sobre o processo criativo. No entanto, para a maioria das agências que precisam de imagens atraentes para redes sociais e sites, a versão gratuita é mais do que suficiente.

Slack: Simplificando a comunicação dentro de suas equipes

O Slack é uma plataforma de comunicação empresarial que funciona inteiramente na nuvem. Os recursos incluem a possibilidade de realizar “reuniões de equipe” e integrar recursos divertidos, como questionários e jogos. Quanto maior sua equipe fica, menos a versão gratuita atende às necessidades da sua agência. No entanto, o plano pago começa em US$ 7,25 por funcionário, por mês, o que pode ser acessível à medida que sua agência cresce.

O Slack utiliza IA para fornecer soluções adicionais de produtividade, como resumir longas conversas ou pesquisar palavras-chave específicas nas conversas. Como todas as conversas ficam claramente visíveis nos canais apropriados, este aplicativo ajuda a melhorar a responsabilidade e a transparência. É fácil comunicar as necessidades individuais e da equipe, desde agendar reuniões semanais até sincronizar as tarefas em toda uma área.

Grammarly: Criando conteúdo que gera leads para sua agência

O Grammarly é um “parceiro de escrita”alimentado por inteligência artificial que redatores, blogueiros e especialistas em comunicação podem usar para aprimorar seu conteúdo. O Grammarly, como a maioria das nossas ferramentas, possui uma versão premium. No entanto, a versão gratuita oferece muitos recursos ideais para criadores de conteúdo regulares. Esses recursos ajudam sua equipe de conteúdo a evitar erros, aprimorar textos existentes e alterar o tom quando necessário.

Para agências que se perguntam por que não podem simplesmente continuar usando o corretor ortográfico integrado, aqui estão algumas razões principais pelas quais as agências adquirem o Grammarly:

• Dicas de redação persuasiva, ideais para equipes de vendas e marketing
• Assistência integrada de IA para ajudar com bloqueios criativos
• Uma abordagem “centrada no ser humano” que torna a redação tão coloquial quanto você desejar.
• Segurança para proteger seu conteúdo ao usar o aplicativo ou a plataforma online deles
• Uma interface acessível que torna o Grammarly fácil de usar, mesmo para pessoas com problemas sensoriais ou dificuldades de leitura, como dislexia.

As agências podem integrar o Grammarly às suas soluções de processamento de texto existentes. Como alternativa, existem aplicativos para desktop e baseados na web para atender a diferentes necessidades. A principal vantagem do Grammarly é que ele ajuda você a parecer profissional para clientes e outras partes interessadas, como investidores.

Google Analytics: acompanhamento e análise do desempenho da sua agência

O Google Analytics é uma plataforma online que se conecta e coleta dados do site e dos aplicativos da sua agência. É gratuito criar uma conta e muito simples adicionar o rastreamento de dados a qualquer uma de suas páginas da web ou aplicativos baseados na nuvem.

Existem muitos casos de uso aqui. O Google Analytics pode, por exemplo, ajudar as agências nas suas estratégias de segmentação de público. A coleta de dados sobre quais grupos demográficos se envolvem com determinados tipos de conteúdo pode ajudar a aprimorar as campanhas de marketing e direcioná-las mais especificamente a determinados grupos. O Google Analytics ajuda ainda mais, coletando e visualizando dados sobre essas campanhas. As agências podem compreender rapidamente o impacto de seus esforços, utilizando os resultados na criação de campanhas.

Existem até maneiras de conectar o Google Analytics às suas contas de mídia social. Você pode descobrir quantos comentários uma determinada publicação está recebendo ou quais vídeos são mais compartilhados. O Google Analytics é uma das melhores ferramentas instantâneas para agências, permitindo obter informações essenciais para os negócios que impulsionam a expansão.

À medida que sua agência cresce, você pode perceber que a versão gratuita do Google Analytics se torna limitada em comparação com suas necessidades. Quando você chega a esse estágio, o Google oferece variantes pagas de seus serviços por meio da Plataforma de Marketing do Google.

Escolhendo as ferramentas de agência instantâneas certas para o seu negócio

Estas são apenas seis ferramentas instantâneas para agências — ferramentas que ajudam você a melhorar as estratégias da sua agência com um investimento mínimo de tempo ou dinheiro. Existem muitos outros no mercado e pesquisá-los pode se tornar exaustivo sem alguns parâmetros claramente definidos. Use as dicas a seguir para restringir rapidamente sua pesquisa de software.

Compreenda as necessidades da sua agência

Por que você está adquirindo este novo software? É simplesmente para economizar dinheiro, ou seus aplicativos atuais estão limitando você de alguma forma? Reúna cuidadosamente suas necessidades antes de começar a pesquisar novas ferramentas. Isso poupará seu tempo e frustração ao longo do caminho.

Avalie os recursos e capacidades do software

Antes de baixar o software e começar a trabalhar com ele, analise bem os recursos para garantir que ele atenda às suas necessidades. Considere consultar avaliações e depoimentos de clientes existentes em diversas fontes.

Considere seu orçamento e ROI

Embora você possa estar considerando apenas ferramentas gratuitas neste momento, talvez queira investir em uma versão paga no futuro. Lembre-se disso ao pesquisar suas ferramentas de agência instantânea. Você pode determinar que tem apenas R$ 50 por mês para investir em uma ferramenta de planejamento estratégico com organogramas. Se for esse o caso, escolher uma versão gratuita com uma versão paga que custa US$ 200 por mês pode levar a uma decepção no futuro. Você teria que ser muito criativo com seu orçamento para justificar o custo do plano premium.

Uma maneira de justificar isso seria provar que o retorno sobre o investimento (ROI) foi significativo. É por isso que é fundamental monitorar e registrar todas as melhorias de eficiência e economias de custos que os novos aplicativos trazem para sua agência.

Implementando ferramentas de agência instantânea em sua empresa

Instalar e usar um novo software raramente é tão simples quanto parece. Você pode ter membros da equipe que estão acostumados a fazer as coisas de uma determinada maneira e resistentes à mudança. Também pode haver céticos que não acreditam que uma ferramenta gratuita possa fornecer o nível adequado de serviço. No entanto, existem maneiras de enfrentar esses desafios e garantir a implementação e integração bem-sucedidas de suas ferramentas de agência instantânea.

Planejamento para uma implementação bem-sucedida

Todos os aspectos da transformação da agência precisam de um plano — mesmo um aspecto tão mínimo como a implementação de um novo software. Em vez de baixar aplicativos ad hoc e esperar que as equipes os experimentem, considere criar uma lista de verificação de implementação:

• Liste os aplicativos e ferramentas que você deseja experimentar.
• Defina claramente quais recursos beneficiarão sua agência e por quê.
• Crie um cronograma para testar esses aplicativos.
• Antes da implementação, divulgue a mudança aos membros da sua equipe — seja claro sobre o motivo pelo qual decidiu experimentar essa ferramenta. Use sua lista de benefícios.
• Implemente o aplicativo em segmentos e avalie os níveis de aceitação.
• Monitore e registre o sucesso — mais detalhes sobre isso mais adiante neste artigo.

Se você receber críticas ou comentários, aceite tudo. Especialistas em comparação de software sugerem que a implementação é mais bem-sucedida quando os usuários finais são envolvidos no processo.

Treinar sua equipe em novas ferramentas

É claro que é fundamental treinar sua equipe nas ferramentas que você deseja que eles utilizem. Com ferramentas gratuitas, é improvável que você receba uma ligação ou videochamada de boas-vindas. No entanto, ainda existem recursos que você pode aproveitar para criar um treinamento de software significativo.

Confira o YouTube para vídeos instrutivos. Existem muitos vlogs sobre tecnologia com centenas de tutoriais sobre todos os tipos de software. Verifique primeiro cada vídeo para garantir que o conteúdo esteja alinhado com os valores da sua empresa.

Você também pode perguntar se outros membros da equipe têm alguma experiência com o uso do aplicativo ou da ferramenta. Você pode se surpreender ao descobrir que já tem um especialista entre vocês. Se for esse o caso, considere trabalhar com esse funcionário, oferecendo horas extras ou outros benefícios em troca de sua ajuda.

Muitos fornecedores de software têm repositórios online de recursos de suporte — até mesmo alguns dos melhores gratuitos. Consulte os centros de ajuda e fóruns da comunidade para obter assistência quando necessário.

Medindo o impacto das ferramentas de agência instantânea em seus negócios

Para compreender a eficácia dessas ferramentas, é necessário comparar os resultados atuais da agência com os resultados anteriores à instalação do novo aplicativo. Portanto, é fundamental que você tenha maneiras de medir o desempenho e uma compreensão clara de quais aspectos do sucesso são mais importantes para sua agência.

Acompanhamento dos indicadores-chave de desempenho (KPIs)

Essas medições de desempenho são chamadas de indicadores-chave de desempenho ou KPIs. A menos que você esteja apenas começando, provavelmente já terá uma ótima estratégia para medir esses indicadores. Defina metas com sua equipe de estratégia ou especialistas — por quanto tempo você deseja experimentar a nova ferramenta e quais resultados espera obter? Escolha quais KPIs você medirá especificamente e mantenha gráficos detalhados dos aumentos ou reduções. Defina um prazo para a apresentação de relatórios e discuta os resultados com os membros da equipe e as partes interessadas relevantes.

Ajustar estratégias com base em dados

Como em todas as estratégias de agência, é importante mudar de rumo quando as coisas não funcionam — e redobrar os esforços quando funcionam. Considere qual das suas ferramentas gratuitas oferece o melhor retorno sobre o investimento e se você poderia aumentá-lo ainda mais investindo na versão paga. Reúna todos os dados relevantes e utilize ferramentas analíticas para obter as melhores informações e tomar uma decisão informada. Lembre-se: se uma ferramenta não estiver funcionando para você mesmo depois de procurar suporte, não custa nada procurar uma alternativa confiável.

Se você deseja obter mais informações sobre ferramentas instantâneas que podem ajudar sua agência a crescer, entre em contato ou clique aqui para ver o que a Bonsai pode oferecer gratuitamente.