Maximice el crecimiento de su negocio con las herramientas instantáneas de la agencia.

Conseguir nuevos clientes y establecer relaciones duraderas son aspectos importantes para el crecimiento de una agencia. A medida que amplía sus operaciones, necesita encontrar formas de expandir sus estrategias de crecimiento sin dejar de ofrecer un servicio excelente a sus clientes actuales. El software y las aplicaciones adecuadas pueden ayudar en este sentido, pero elegir las mejores soluciones puede ser todo un reto.

Los expertos en software estiman que cada empresa invierte actualmente en unas 300 aplicaciones SaaS (software como servicio) independientes. Sorprendentemente, el 53 % de ellos permanecen sin usar. En otras palabras, las empresas, incluidas las agencias, están malgastando sus presupuestos al comprar software que no se ajusta a sus necesidades. Afortunadamente, hay muchas herramientas de agencia instantáneas que puedes obtener de forma gratuita. Puedes explorar estas herramientas y averiguar si son adecuadas para tus equipos antes de decidir invertir más fondos en ellas.

Este artículo destaca la importancia de las herramientas de agencia instantánea y algunas de las mejores para empezar.

Comprender la importancia de las herramientas de agencia instantánea

La salud de su negocio depende de la capacidad de equilibrar las ventas de la agencia, el marketing y otras métricas clave. Depender de personas para realizar un seguimiento de todos los aspectos de estas métricas en bases de datos o hojas de cálculo independientes es insostenible. Esto provoca el agotamiento de los empleados y la desmoralización de los miembros del equipo, que dedican más tiempo a tareas administrativas que a interactuar con los clientes. Además, sin herramientas como la automatización y el rellenado automático, el trabajo se vuelve propenso a errores humanos.

Las herramientas de agencia instantánea proporcionan soluciones rápidas y accesibles a estos retos. Son herramientas disponibles al instante, que normalmente se pueden descargar de forma gratuita o con una versión gratuita que se puede actualizar más adelante. Las agencias obtienen la flexibilidad de funciones adicionales con una inversión mínima de tiempo y sin ningún coste.

El papel de las herramientas de agencia instantánea en el crecimiento empresarial

¿Cómo impulsan el crecimiento empresarial las herramientas gratuitas? En gran medida, protegiendo los presupuestos de las agencias hasta que se haya completado la investigación suficiente para tomar decisiones de inversión en software. Si una agencia quiere comprobar si el paquete de diseño Canva puede ayudarla a crear gráficos para blogs, puede probarlo de forma gratuita. Esto no es exactamente lo mismo que una prueba gratuita. Aquí no hay límite de tiempo, solo ligeras limitaciones en las funciones. Con Canva, por ejemplo, la versión gratuita no tiene tantas fuentes y plantillas como la versión de pago.

Si el equipo creativo de la agencia decide que Canva es la herramienta adecuada para ellos, es posible que recomienden invertir en la versión premium. Por el contrario, si deciden que no es lo que buscan, pueden probar diferentes herramientas de agencia instantánea hasta encontrar la adecuada.

Ventajas de utilizar herramientas de agencia instantánea

Es fantástico saber que hay herramientas gratuitas disponibles para tu agencia. Pero, ¿cuáles son las principales ventajas de utilizarlos?

Maximizar los presupuestos de las agencias

La primera ventaja evidente de utilizar herramientas de agencia gratuitas e instantáneas es que no suponen ningún gasto para tu presupuesto. Aunque las versiones posteriores pueden requerir una inversión, estas versiones gratuitas le permiten maximizar su presupuesto actual con un compromiso mínimo. No hay dependencia de un proveedor concreto, por lo que la flexibilidad de su agencia no se ve afectada.

Liberar horas de trabajo de los empleados

Las herramientas empresariales que ayudan a planificar, crear reuniones estructuradas y coordinar al equipo permiten disponer de más horas de trabajo libres. Puedes aprovechar ese tiempo para trabajar en proyectos o interactuar con los clientes. Incluso podrías animar a tus equipos a tomarse un poco más de tiempo libre, una táctica que ha demostrado mejorar la creatividad y la productividad.

Explorar múltiples opciones

La gran variedad de herramientas de agencia instantánea disponibles significa que su agencia no está limitada a proveedores concretos. Puedes tomarte tu tiempo probando varias aplicaciones hasta que encuentres la adecuada.

Aumentar la democracia y la colaboración

Por democracia entendemos la capacidad de que se escuchen todas las voces de tu equipo. Cuando lanzas un nuevo software y recopilas opiniones de forma proactiva, haces saber a todo el mundo que su opinión es importante. Las nuevas herramientas también pueden mejorar la comunicación y la colaboración, lo que aumenta aún más la moral del equipo.

Mejorar la experiencia de los clientes

Cuando tus procesos internos funcionan mejor, tus interacciones externas mejoran. Los clientes notarán cuando te vuelvas más organizado y apreciarán cualquier cosa que puedas hacer para simplificarles la experiencia.

Impulsar el crecimiento de la agencia

Esto, por supuesto, es una ventaja clave. Cuando encuentras herramientas de agencia instantáneas en las que puedes confiar, puedes reasignar permanentemente segmentos de tu presupuesto. Podría invertir más dinero en mejorar los servicios o en la generación de clientes potenciales.

Como alternativa, podrías invertir el tiempo y el dinero que has ahorrado en formación y desarrollo. Aprender nuevas habilidades y mejorar las ya existentes podría ayudar a los miembros de su equipo a ofrecer mejores experiencias que impulsen un aumento de la reputación de la marca. Además, integrar oportunidades de aprendizaje y desarrollo en el lugar de trabajo te ayuda a crear una plantilla más inclusiva y diversa.

Todos estos factores contribuyen al crecimiento de su agencia e incluso podrían respaldar sus ambiciones de expandirse a mercados adyacentes.

Explorando las mejores herramientas de agencia instantánea

Ahora que ya sabes por qué es buena idea buscar herramientas de agencia instantáneas, echemos un vistazo a algunas de las opciones más populares. Todas estas aplicaciones están disponibles en línea y se pueden descargar rápidamente. Comprueba siempre los términos y condiciones antes de registrarte en cualquier nueva aplicación o software.

Bonsai: una solución empresarial integral para agencias

Bonsai ofrece un conjunto de herramientas que incluye un CRM intuitivo, herramientas de gestión de proyectos y software financiero. La versión de pago desbloquea todas las ventajas, pero las agencias pueden crear una cuenta gratuita y explorar numerosas funciones sin compromiso.

Algunas de estas características incluyen:

• Creación de facturas a partir de una variedad de plantillas
• Creación de formularios, de nuevo, utilizando docenas de plantillas prediseñadas.
• Soluciones para el seguimiento del tiempo
• Registro de pagos
• Herramientas para elaborar propuestas y presupuestos
• Contrato de construcción
• Documentos específicos del sector para campos que van desde la contabilidad hasta la organización de bodas.

Bonsai también se ha diseñado pensando en las agencias, con herramientas que ayudan a maximizar la productividad, mejorar la eficiencia y proporcionar una mejor experiencia al cliente.

SocialBee: solución integral para una gestión más inteligente de las redes sociales.

SocialBee es una plataforma integral de gestión de redes sociales basada en inteligencia artificial que te permite crear, programar y publicar contenido de forma fluida en todos los principales canales sociales desde un único panel de control.

Olvídate de las molestias de publicar manualmente y ahorra tiempo utilizando las mejores funciones de SocialBee. Con la ayuda de la IA, puedes crear pies de foto e imágenes atractivas, o recurrir a Copilot, tu gestor de redes sociales con IA, para crear una estrategia de contenido personalizada basada en tus aportaciones.

Clasifica fácilmente el contenido, programa publicaciones y configura contenido atemporal para que se vuelva a publicar automáticamente. Aprovecha las colecciones de hashtags, genera nuevas ideas de hashtags, colabora con tu equipo, realiza un seguimiento de las métricas con análisis y mantén la capacidad de respuesta con la bandeja de entrada social unificada.

Además, SocialBee se integra perfectamente con herramientas como Canva, Unsplash, GIPHY, Bitly, Zapier y muchas más para mejorar y optimizar tu flujo de trabajo.

Canva: Simplificando el diseño para tu agencia

Si eres una agencia de diseño gráfico, probablemente ya dispones de herramientas avanzadas para crear imágenes, logotipos y otras formas de comunicación visual. Para todos los demás, existen suites de diseño gratuitas como Canva.

La versión gratuita de Canva ofrece múltiples funciones para empresas de todos los tamaños. Entre ellos se incluyen:

• Creación de contenido a través de Magic Studio
• Plantillas que incluyen presentaciones, pizarras y publicaciones en redes sociales.
• Productos impresos, por ejemplo, catálogos, folletos publicitarios y panfletos.
• Herramientas de creación de vídeos
• Soluciones para la organización de proyectos

Canva también ofrece una solución específica para agencias, pero se trata de un producto de pago con una prueba gratuita. Es posible inspirarse en su página web relacionada con la agencia y utilizar las herramientas gratuitas para emular resultados similares. La versión de pago incluye plantillas de marca y controles para un mayor control sobre el proceso creativo. Sin embargo, para la mayoría de las agencias que necesitan imágenes llamativas para redes sociales y sitios web, la versión gratuita es más que suficiente.

Slack: Optimización de la comunicación dentro de sus equipos

Slack es una plataforma de comunicación empresarial que funciona íntegramente en la nube. Entre sus características se incluyen la posibilidad de realizar «reuniones de equipo» e integrar funciones divertidas, como concursos y juegos. Cuanto más grande sea tu equipo, menos te servirá la versión gratuita para tu agencia. Sin embargo, el plan de pago comienza en 7,25 dólares por empleado al mes, lo que puede resultar asequible a medida que su agencia crece.

Slack utiliza la inteligencia artificial para proporcionar soluciones adicionales de productividad, como resumir hilos largos o buscar palabras clave específicas en las conversaciones. Dado que todas las conversaciones son claramente visibles en sus canales correspondientes, esta aplicación ayuda a mejorar la responsabilidad y la transparencia. Es fácil comunicar las necesidades individuales y del equipo, desde programar reuniones semanales hasta sincronizar las tareas pendientes en toda un área.

Grammarly: Creación de contenido que genera clientes potenciales para tu agencia

Grammarly es un«compañero de escritura»basado en inteligencia artificial que los redactores publicitarios, blogueros y expertos en comunicación pueden utilizar para perfeccionar sus contenidos. Grammarly, como la mayoría de nuestras herramientas, tiene una versión premium. Sin embargo, la versión gratuita ofrece numerosas funciones ideales para los creadores de contenido habituales. Estas funciones ayudan a tu equipo de contenido a evitar errores, pulir los textos existentes y cambiar el tono cuando sea necesario.

Para las agencias que se preguntan por qué no pueden seguir utilizando su corrector ortográfico integrado, aquí hay algunas razones clave por las que las agencias utilizan Grammarly:

• Consejos para escribir textos persuasivos, ideales para equipos de ventas y marketing
• Asistencia con IA integrada para ayudar con los bloqueos creativos.
• Un enfoque «centrado en las personas» que hace que la redacción suene tan coloquial como usted desee.
• Seguridad para proteger tu contenido cuando utilizas su aplicación o plataforma en línea.
• Una interfaz accesible que hace que Grammarly sea fácil de usar, incluso para aquellas personas con problemas sensoriales o dificultades de lectura, como la dislexia.

Las agencias pueden integrar Grammarly en sus soluciones de procesamiento de textos existentes. Como alternativa, existen aplicaciones de escritorio y basadas en la web que se adaptan a diferentes necesidades. La principal ventaja de Grammarly es que te ayuda a dar una imagen profesional ante los clientes y otras partes interesadas, como los inversores.

Google Analytics: seguimiento y análisis del rendimiento de tu agencia

Google Analytics es una plataforma en línea que se conecta y recopila datos del sitio web y las aplicaciones de su agencia. Crear una cuenta es gratis y añadir el seguimiento de datos a cualquiera de tus páginas web o aplicaciones basadas en la nube es muy sencillo.

Aquí hay muchos casos de uso. Google Analytics puede, por ejemplo, ayudar a las agencias con sus estrategias de segmentación de audiencia. Recopilar datos sobre qué grupos demográficos interactúan con determinados tipos de contenido podría ayudar a perfeccionar las campañas de marketing y a dirigirse a grupos concretos de forma más precisa. Google Analytics ayuda aún más recopilando y visualizando datos sobre esas campañas. Las agencias pueden comprender rápidamente el impacto de sus esfuerzos, incorporando los resultados en la creación de campañas.

Incluso hay formas de conectar Google Analytics a tus cuentas de redes sociales. Puedes averiguar cuántos comentarios tiene una publicación concreta o qué vídeos se comparten más. Google Analytics es una de las mejores herramientas instantáneas para agencias que permite obtener información crítica para el negocio que impulsa la expansión.

A medida que tu agencia crezca, es posible que la versión gratuita de Google Analytics se te quede pequeña en comparación con tus necesidades. Cuando llegas a esta etapa, Google ofrece variantes de pago de sus servicios a través de Google Marketing Platform.

Elegir las herramientas de agencia instantánea adecuadas para tu negocio

Estas son solo seis herramientas instantáneas para agencias, herramientas que te ayudan a mejorar las estrategias de tu agencia con una inversión mínima de tiempo y dinero. Hay muchos más en el mercado e investigarlos puede resultar agotador sin unos parámetros claramente definidos. Siga estos consejos para acotar rápidamente su búsqueda de software.

Comprenda las necesidades de su agencia.

¿Por qué está adquiriendo este nuevo software? ¿Es simplemente para ahorrar dinero, o tus aplicaciones actuales te limitan de alguna manera? Analice cuidadosamente sus necesidades antes de comenzar a investigar nuevas herramientas. Esto le ahorrará tiempo y frustraciones a lo largo del proceso.

Evaluar las características y capacidades del software.

Antes de descargar el software y empezar a trabajar con él, examínelo detenidamente para asegurarse de que se ajusta a sus necesidades. Considere la posibilidad de consultar las opiniones y testimonios de clientes existentes procedentes de diversas fuentes.

Ten en cuenta tu presupuesto y el retorno de la inversión.

Aunque en este momento solo estés considerando herramientas gratuitas, es posible que en el futuro quieras invertir dinero en una versión de pago. Asegúrate de tenerlo en cuenta mientras investigas tus herramientas de agencia instantánea. Es posible que decidas que solo dispones de 50 dólares al mes para invertir en una herramienta de planificación estratégica con organigramas. Si ese es el caso, elegir una versión gratuita con una versión de pago que cuesta 200 dólares al mes podría llevar a una decepción más adelante. Tendrías que ser muy creativo con tu presupuesto para justificar el gasto del plan premium.

Una forma de just ificar esto sería demostrar que el retorno de la inversión (ROI) fue significativo. Por eso es fundamental supervisar y registrar cualquier mejora en la eficiencia y ahorro de costes que las nuevas aplicaciones aporten a su agencia.

Implementación de herramientas de agencia instantánea en su negocio

Instalar y utilizar un nuevo software rara vez es tan sencillo como parece. Es posible que haya miembros del equipo que estén acostumbrados a hacer las cosas de una determinada manera y se resistan al cambio. También puede haber detractores que no crean que una herramienta gratuita pueda proporcionar el nivel adecuado de servicio. Sin embargo, existen formas de abordar estos retos y garantizar la implementación e integración satisfactorias de sus herramientas de agencia instantánea.

Planificación para una implementación exitosa

Todos los aspectos de la transformación de la agencia necesitan un plan, incluso un aspecto tan mínimo como la implementación de un nuevo software. En lugar de descargar aplicaciones ad hoc y esperar que los equipos las prueben, considere la posibilidad de crear una lista de verificación para la implementación:

• Enumera las aplicaciones y herramientas que deseas probar.
• Defina claramente qué características beneficiarán a su agencia y por qué.
• Crea un calendario para probar estas aplicaciones.
• Antes de la implementación, comunique el cambio a los miembros de su equipo: explique claramente por qué ha decidido probar esta herramienta. Utiliza tu lista de beneficios.
• Implemente la aplicación por segmentos y evalúe los niveles de aceptación.
• Supervise y registre el éxito; encontrará más información al respecto más adelante en este artículo.

Si recibes críticas o comentarios, acéptalos todos. Los expertos en comparación de software sugieren que la implementación tiene más éxito cuando se involucra a los usuarios finales en el proceso.

Formación de tu equipo en nuevas herramientas

Por supuesto, es fundamental formar a tu equipo en el uso de las herramientas que quieres que utilicen. Con las herramientas gratuitas, es poco probable que recibas una llamada o un chat de vídeo de bienvenida. Sin embargo, aún hay recursos que puedes aprovechar para crear una formación significativa en materia de software.

Echa un vistazo a YouTube para ver vídeos instructivos. Hay muchos vlogs tecnológicos con cientos de tutoriales sobre todo tipo de software. Revisa primero cada vídeo para asegurarte de que el contenido se ajusta a los valores de tu empresa.

También podrías preguntar si otros miembros del equipo tienen experiencia en el uso de la aplicación o herramienta. Quizás te sorprenda descubrir que ya tienes un experto entre vosotros. Si ese es el caso, considere trabajar con ese empleado, ofreciéndole horas extras u otros beneficios a cambio de su ayuda.

Muchos proveedores de software tienen repositorios en línea de recursos de asistencia, incluso algunos de los mejores gratuitos. Consulte los centros de ayuda y los foros de la comunidad para obtener asistencia cuando sea necesario.

Medir el impacto de las herramientas de agencia instantánea en su negocio

Para comprender la eficacia de estas herramientas es necesario comparar los resultados actuales de la agencia con los obtenidos antes de instalar la nueva aplicación. Por lo tanto, es fundamental que disponga de métodos para medir el rendimiento y comprenda claramente qué aspectos del éxito son más importantes para su agencia.

Seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI)

Estas mediciones del rendimiento se denominan indicadores clave de rendimiento o KPI. A menos que estés empezando, probablemente ya tengas una buena estrategia para medirlos. Establezca objetivos con su equipo estratégico o especialistas: ¿durante cuánto tiempo desea probar la nueva herramienta y qué resultados espera obtener? Elige qué KPI medirás específicamente y lleva un registro detallado de los aumentos o descensos. Establezca una fecha límite para la presentación de informes y analice los resultados con los miembros del equipo y las partes interesadas pertinentes.

Ajustar las estrategias basándose en los datos

Al igual que con todas las estrategias de agencia, es importante cambiar de rumbo cuando las cosas no funcionan, y redoblar los esfuerzos cuando sí lo hacen. Considera cuál de tus herramientas gratuitas ofrece el mejor retorno de la inversión y si podrías aumentarlo aún más invirtiendo en la versión de pago. Recopile todos los datos relevantes y utilice herramientas de análisis para obtener la mejor información y tomar una decisión informada. Recuerda, si una herramienta no te funciona incluso después de solicitar asistencia, no te cuesta nada buscar una alternativa de confianza.

Si desea obtener más información sobre las herramientas instantáneas para agencias que pueden ayudar a su agencia a crecer, póngase en contacto con nosotros o haga clic aquí para ver lo que Bonsai puede ofrecerle de forma gratuita.