¿Qué es una factura proforma? ¿Por qué y cómo utilizarlo?

El comercio internacional puede parecer un laberinto con muchos documentos y pasos que seguir. Puede resultar confuso y es fácil cometer errores. Pero hay una herramienta que puede ayudar a aclarar las cosas y establecer directrices claras para todos los involucrados. Esta es la factura proforma. Es un documento que describe los detalles de un acuerdo antes de que sea definitivo, garantizando que todo sea transparente y que la comunicación entre las partes sea fluida.

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es una factura preliminar que proporciona a los compradores los costes estimados y las condiciones de venta antes de que se comprometan a adquirir bienes o servicios. Sirve como guía para reducir el riesgo de malentendidos o errores en el proceso de compra.

Sin embargo, tenga en cuenta que una factura proforma es solo orientativa y no es legalmente vinculante.

¿Cómo funciona una factura proforma?

Considere sus facturas proforma como un marcador de posición. Establece expectativas explícitas entre las partes y mantiene el lugar en los libros hasta que se emite la factura final. Las facturas proforma suelen emitirse en el momento en que se realiza un pedido, proporcionando un punto de referencia para que el comprador pueda resolver cualquier duda que pueda tener sobre el coste o la fecha de entrega. Para crear una factura proforma, es esencial disponer de información precisa sobre la transacción. Para cualquier aclaración adicional, puede consultar las preguntas frecuentes sobre facturas proforma.

¿Quién prepara una factura proforma?

El vendedor o proveedor de servicios tiene la tarea de crear una factura proforma. Implica enumerar los artículos de la factura, calcular el precio y las condiciones de venta, y proporcionar todos los detalles relevantes.

El uso de herramientas o software de facturación sencillos, como Bonsai, puede simplificar este proceso, garantizando que toda la información esencial, como las condiciones de pago, se incluya y se muestre de forma clara y sistemática.

¿Cuándo se emite una factura proforma?

Como propietario de una pequeña empresa, emitir facturas proforma puede ser beneficioso en varios casos. Si estás tratando con un cliente nuevo que aún no ha establecido condiciones de crédito con tu empresa, una factura proforma puede ayudar a garantizar que se realice el pago. También resulta útil cuando el precio final de venta no se puede determinar en el momento del pedido, como en el caso de pedidos personalizados o servicios. Además, si exporta mercancías, puede utilizar una factura proforma para proporcionar información detallada sobre la transacción a efectos aduaneros. En general, una factura proforma puede aportar claridad y seguridad en diversas transacciones comerciales y debería formar parte de la estrategia de su pequeña empresa.

Finalidad de una factura proforma

Al igual que una navaja suiza, una factura proforma tiene varios usos. Se utiliza como documento preliminar para proporcionar a los compradores una estimación de los costes y un desglose detallado de los bienes o servicios. Aunque no tiene carácter vinculante, ayuda a agilizar las operaciones comerciales y a mitigar los riesgos, retrasos o confusiones en las operaciones aduaneras.

Examinemos estos propósitos más detenidamente.

Fines contables

En contabilidad, las facturas proforma pueden ayudar a obtener una imagen clara de las transacciones futuras, incluidas las cuentas por pagar. No se registran como cuentas por cobrar en la contabilidad, ya que no son registros completos de una transacción como las facturas formales. Sin embargo, proporcionan una fuente fiable de estimaciones de costes y una previsión de las transacciones futuras, lo que permite a las empresas tomar decisiones informadas y planificar sus finanzas en consecuencia.

Solicitud de pago

Aunque una factura proforma podría parecer una solicitud de pago, en realidad sirve más bien como un recordatorio amable. Proporciona una estimación de los costes, pero no es una demanda de pago legalmente vinculante.

Por el bien de la forma

Por último, las facturas proforma tienen una finalidad formal, ya que consolidan el acuerdo sobre las condiciones de venta entre ambas partes. Es como un apretón de manos al comienzo de una reunión de negocios, que establece un tono cordial y garantiza que ambas partes compartan la misma comprensión de la transacción propuesta.

Estatus legal de las facturas proforma

Es posible que se cuestione la validez legal de una factura proforma. ¿Es una factura proforma legalmente vinculante? En pocas palabras, no. Una factura proforma, similar a un acuerdo entre caballeros, no es legalmente vinculante y no puede exigir el pago. Es un acuerdo verbal, no un contrato firmado.

Diferencia entre una factura proforma y otros tipos de facturas

Al igual que las monedas, que tienen diferentes valores y cumplen diferentes funciones, las facturas también varían. Comparemos una factura proforma con otros tipos de facturas habituales.

Factura comercial

Al igual que el pasaporte se utiliza para verificar la identidad de una persona en la aduana, la factura comercial es un documento de envío obligatorio que utilizan las aduanas, los bancos y otras entidades para documentar la venta real y solicitar el pago de bienes o servicios. Se genera después de que los productos se hayan entregado o enviado, y varias facturas comerciales pueden denominarse colectivamente facturas comerciales.

Factura de venta

Una factura de ventas, por otro lado, se parece más a la cuenta de un restaurante. Se emite tras la entrega de los bienes o servicios y es legalmente vinculante, lo que marca el final oficial de una transacción y el inicio del cobro del pago en el proceso de venta.

Factura fiscal

Luego tenemos la factura fiscal, que es como un recibo que se obtiene después de una compra. Se utiliza para cobrar el pago por los servicios prestados e incluye los datos fiscales, por lo que sirve como prueba de una transacción de venta.

Factura preliminar

Una factura preliminar, muy similar a una factura proforma, se envía al cliente antes de la factura real y sirve como estimación del coste de los bienes o servicios. Sin embargo, existen sutiles diferencias entre ambos. Aunque ambos son documentos preliminares y no son legalmente vinculantes, una factura preliminar suele ser más detallada y más cercana a la factura final en cuanto a los detalles de la transacción. Por lo general, incluye un desglose detallado de los bienes o servicios, junto con sus costes. Se utiliza a menudo en situaciones en las que aún no se conoce el coste total, pero se necesita una estimación aproximada para elaborar presupuestos o planificar.

Por otro lado, una factura proforma es un documento menos detallado, que se utiliza a menudo en el comercio internacional para declarar la intención del vendedor de entregar bienes o prestar servicios al comprador a un precio determinado. Proporciona una visión general de cómo será la factura final y se utiliza a menudo con fines aduaneros en situaciones de importación y exportación. Cabe señalar que, aunque ambos documentos sirven como estimaciones, ninguno garantiza el precio final, que aún puede variar en función de la factura definitiva.

Factura regular

Una factura normal es como la cuenta final que recibe una persona al terminar de comer en un restaurante. Es un documento legalmente vinculante que obliga al cliente a pagar al vendedor por los bienes o servicios.

Factura oficial

Por último, una factura oficial es un documento que proporciona un registro completo de una transacción entre un comprador y un vendedor. Al igual que un acuerdo escrito, incluye todos los detalles importantes de una transacción y se utiliza con fines contables y fiscales.

Si no sabes por dónde empezar, Bonsai tiene varias plantillas de factura entre las que puedes elegir, incluida una plantilla de factura proforma:

• Plantilla de factura en Word
• Plantilla de factura de Google Docs
• Plantilla de factura para autónomos
• Plantilla de factura de construcción
• Factura detallada Plantilla de factura
• Plantilla de factura imprimible
• Plantilla de factura de fotografía
• Plantilla de factura de alquiler
• Plantilla de factura imprimible
• Plantilla de factura de consultoría
• Plantilla de factura de contratista
• Plantilla de factura en PDF
• Plantilla de factura de Excel
• Plantilla de factura de diseño gráfico

Componentes de una factura proforma

Una factura proforma, similar a un plano de construcción, consta de varios elementos que conforman su estructura general. El uso de una plantilla de factura proforma puede ayudar a agilizar este proceso, ya que garantiza que se incluyan todos los componentes necesarios, ya que una factura proforma de muestra suele incluir estos elementos.

Analicemos estos componentes integrales.

Detalles del vendedor

La sección de datos del vendedor de una factura proforma es como la dirección del remitente en una carta. Incluye el nombre, la dirección y la información de contacto del vendedor. Esta información es crucial para establecer la confianza y facilitar la comunicación entre el vendedor y el comprador.

Datos del comprador

Por otro lado, tenemos los datos del comprador. También es fundamental para establecer la confianza y mejorar la comunicación entre el comprador y el vendedor.

Fecha y número de factura

La fecha de la factura y el número de factura proforma en una factura proforma son como la fecha y el número de referencia en una carta. Proporcionan un calendario y una referencia fácil para realizar el seguimiento de la factura. Sin embargo, a diferencia de una factura normal, una factura proforma a menudo carece de un número de factura único.

Descripción de los productos o servicios

La descripción detallada de los bienes o servicios en las facturas proforma ofrece una visión general completa de lo que el comprador está adquiriendo. Esta lista detallada ayuda a garantizar una comprensión clara de la transacción.

Cantidad de artículos

La cantidad de artículos que figuran en una factura proforma indica el número exacto de cada artículo que se compra. Esto garantiza que no haya confusión sobre la cantidad de cada artículo y ayuda a evitar malentendidos.

Precio unitario y precio total

El precio unitario y el precio total que figuran en una factura proforma permiten comprender claramente el coste de cada artículo y el coste total de todos los artículos juntos. Esta información permite al comprador calcular su gasto total.

Detalles de envío y entrega

Los detalles de envío y entrega incluyen:

• Método de envío
• Condiciones de envío
• Dirección de entrega
• Fecha estimada de entrega
• Gastos de envío

Estos detalles son cruciales para garantizar un proceso de entrega sin contratiempos.

Condiciones de pago

Las condiciones de pago de las facturas proforma son similares a los términos y condiciones de un contrato. Especifican las condiciones en las que el comprador debe realizar el pago, evitando así malentendidos o desacuerdos.

Fecha de validez

Por último, la fecha de validez de las facturas proforma es similar a la fecha de caducidad de un cupón. Proporciona información sobre el plazo de validez de la factura, lo que garantiza que ambas partes tengan claro el plazo límite para la transacción.

Ventajas de utilizar una factura proforma en el comercio internacional

Una factura proforma agiliza diversos aspectos del comercio internacional, funcionando como una máquina bien engrasada, y ofrece una gran cantidad de ventajas. Ayuda a:

• Optimización de la comunicación
• Definición de términos
• Simplificación de los procedimientos aduaneros
• Garantizar la financiación.

Comunicación clara

En el mundo del comercio internacional, la comunicación clara es fundamental. Al igual que un traductor universal, una factura proforma facilita una comunicación clara y transparente al proporcionar toda la información necesaria sobre la transacción. Garantiza que ambas partes estén en sintonía, lo que reduce el riesgo de malentendidos y disputas.

Resumen de los términos

Una factura proforma es como un anteproyecto de una transacción. Describe los términos y condiciones de la venta, proporcionando una comprensión clara de:

• los costes
• los productos
• los servicios
• el plazo de entrega

Esto no solo ayuda a evitar posibles disputas, sino que también promueve la transparencia en la transacción.

Facilita los trámites aduaneros.

Al igual que un pasaporte facilita los viajes internacionales, una factura proforma agiliza los trámites aduaneros en el comercio internacional. Al proporcionar toda la información necesaria sobre las mercancías que se envían, se ayuda a las autoridades aduaneras a determinar los aranceles e impuestos aplicables.

Ayuda a garantizar la financiación

En el mundo de los negocios, la financiación puede suponer a menudo un reto. Pero con una factura proforma, es como tener un billete dorado. Proporciona un marco para las negociaciones y puede utilizarse para garantizar la financiación o las cartas de crédito.

Presupuestación y planificación

Para los propietarios de pequeñas empresas, una factura proforma puede ser una herramienta muy valiosa para la elaboración de presupuestos y la planificación. Le permite anticipar el coste de los bienes o servicios antes de que llegue la factura final, lo que le permite gestionar sus finanzas de forma más eficaz. Al proporcionar una vista previa detallada de las próximas transacciones, ayuda a tomar decisiones informadas, lo que garantiza que las operaciones de su empresa se desarrollen sin problemas.

Prevenir malentendidos

Para los propietarios de pequeñas empresas, las facturas proforma actúan como una red de seguridad, ayudando a evitar malentendidos en el comercio internacional. Proporciona una hoja de ruta clara y consensuada con los detalles de la transacción, lo que garantiza que todas las partes estén en sintonía. Al definir los términos del acuerdo por adelantado, se minimiza el riesgo de disputas y se garantiza el buen funcionamiento de las operaciones comerciales. Esto lo convierte en una herramienta valiosa para tu kit de herramientas de pequeña empresa.

Confirmación de los detalles de la transacción

Para el propietario de una pequeña empresa, una factura proforma sirve como confirmación concreta de los detalles de la transacción antes de la finalización de un acuerdo. Describe meticulosamente las condiciones de venta, los precios y los detalles de entrega, proporcionando una hoja de ruta clara para la transacción prevista. Esta claridad puede reducir significativamente los posibles malentendidos o disputas, lo que garantiza un funcionamiento más fluido de las operaciones comerciales y fomenta relaciones más sólidas con los clientes en el comercio internacional.

Factura proforma frente a factura final

Como propietario de una pequeña empresa, es posible que se pregunte cuál es la diferencia entre una factura proforma y una factura final. Una factura proforma es como un boceto preliminar de la transacción: describe los costes estimados y las condiciones de venta antes de que se cierre el trato. Por otro lado, una factura final es como un cuadro terminado: es el documento legalmente vinculante que se emite después de que se hayan entregado los bienes o prestado los servicios, en el que se indican los costes reales y se consolidan los términos de la transacción.

Cómo crear una factura proforma: guía para propietarios de pequeñas empresas

Crear una factura proforma puede parecer una tarea abrumadora, pero es más sencillo de lo que parece, especialmente cuando se utiliza un software de facturación como Bonsai. Estos son los pasos para crear una factura proforma:

1. Identifique su empresa: Comience indicando claramente el nombre de su empresa, la información de contacto y el logotipo de su empresa, si lo tiene. Esto ayuda a que tu factura sea profesional y fácilmente identificable.
2. Identifique a su cliente: incluya el nombre y la información de contacto del cliente. Esto garantiza que la factura llegue a la persona adecuada y proporciona un punto de contacto para cualquier consulta.
3. Incluya la fecha y el número de factura: esto le ayudará a mantener sus facturas organizadas y facilitará tanto a usted como a su cliente el seguimiento de los pagos.
4. Describa los productos o servicios: Proporcione una descripción detallada de los productos o servicios que se venden, incluyendo cualquier detalle relevante como el tamaño, la cantidad, el color, el modelo, etc.
5. Incluya el precio: Indique el coste de cada artículo y el coste total de la factura. Si se aplican impuestos o tasas adicionales, estos también deben incluirse.
6. Especifique las condiciones de pago: Indique claramente las condiciones de pago, incluyendo cómo y cuándo debe realizarse el pago. Esto ayuda a evitar cualquier confusión o malentendido.
7. Incluya una fecha de validez: es la fecha hasta la cual la factura es válida. Establece un plazo claro para que el cliente realice el pago.

Crear una factura proforma resulta aún más fácil cuando se utiliza un software de facturación como Bonsai. Automatiza muchos de los pasos anteriores, lo que le ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores. Además, facilita el seguimiento de tus facturas y pagos, para que puedas mantener tus finanzas en orden.

¿Es legal una factura proforma?

Como propietario de una pequeña empresa, es posible que se pregunte si una factura proforma es legalmente vinculante. La respuesta es no, no es un documento legalmente vinculante, sino más bien un acuerdo preliminar que describe los costes estimados y las condiciones de una venta.

Puntos clave

• Una factura proforma es una factura preliminar que resume los costes estimados y las condiciones de venta, y se utiliza para aclarar los detalles del coste y la entrega antes de la factura final.
• Proporciona una estimación de las transacciones futuras, lo que ayuda a optimizar las operaciones comerciales y mitigar los riesgos.
• Una factura proforma ofrece ventajas tales como una mejor comunicación, términos más claros, procedimientos aduaneros simplificados & y financiación segura en el comercio internacional.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el propósito de la factura proforma?

Una factura proforma es una factura preliminar que se utiliza para solicitar el pago al comprador antes de suministrar los bienes o servicios. Garantiza que ambas partes hayan aceptado los términos desde el principio y ayuda a evitar cargos o impuestos inesperados.

¿Cuál es la diferencia entre una factura y una factura proforma?

Una factura proforma es un presupuesto del coste de los bienes o servicios, que se utiliza para garantizar el pago antes de la entrega. Por otro lado, una factura comercial es un documento legalmente vinculante en el que se indica el importe total adeudado y se solicita el pago una vez entregada la mercancía.

¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y una factura de compra?

Una factura proforma es un presupuesto de una venta, no una confirmación oficial de la misma, y las condiciones que incluye aún están sujetas a cambios. Por el contrario, una factura de compra es un acuerdo legalmente vinculante entre el comprador y el vendedor.

¿Debe pagar una factura proforma?

Es importante recordar que una factura proforma no requiere pago, ni significa que el vendedor deba enviar los productos. Por lo tanto, no se debe realizar el pago con una factura proforma, ya que no cumple los requisitos de una factura formal.

¿Cómo funciona una factura proforma?

Una factura proforma sirve como acuerdo entre el comprador y el vendedor, en el que se describen los bienes o servicios que se proporcionarán y se establecen las expectativas de pago para la transacción. Funciona como un marcador de posición hasta que se emita la factura final.