Como dimensionar as operações da agência para aumentar sua receita

Se você administra uma agência, é provável que esteja enfrentando dificuldades para expandir ou que ainda não tenha conseguido expandir.

Isso não é uma crítica severa às suas habilidades de gestão. Isso também não significa que sua agência não seja capaz de crescer. É simplesmente uma probabilidade — comprovada por estatísticas — que a maioria dos proprietários de agências tem de enfrentar em algum momento de suas carreiras.

Em 2021, a McKinsey publicou um relatório sobre as empresas criadas nos últimos 10 anos para verificar quantas delas tinham conseguido crescer com sucesso. O resultado? Apenas 22% conseguiram crescer, apesar de a expansão ser uma das três principais prioridades para 52% deles. As estatísticas do The Economic Times não são animadoras, pois revelam que 92% das empresas não conseguem crescer de forma significativa.

Portanto, se você está enfrentando dificuldades, saiba que não está sozinho.

Mas saiba também que o destino sem escala da maioria das empresas não precisa ser o destino da sua agência. Com o plano certo em vigor, você estabelecerá as bases para a expansão, desde a implementação de um software de agência que se adapta ao crescimento até o desenvolvimento de sua estratégia de crescimento.

O que significa expandir as operações de uma agência digital?

Se você está em processo de expansão de uma agência, isso pode ser uma tarefa difícil. No entanto, ao incorporar um nome exclusivo, você pode aumentar o reconhecimento da sua marca. Precisa de ajuda com isso? Use nosso excelente gerador de nomes de agências para inspirar o próximo nome da sua agência.

Antes de nos aprofundarmos nas três chaves que podem ajudá-lo a expandir sua agência, é importante responder a uma pergunta fundamental:

O que é realmente o escalonamento?

No nível mais básico, escalabilidade tem tudo a ver com crescimento. Você escala com sucesso as operações da agência quando tem “mais” do que tem agora. Isso pode significar mais clientes, mais receita ou mais funcionários – e provavelmente uma combinação dos três. Além disso, você conseguiu alcançar esse crescimento sem enfrentar dificuldades financeiras. Por fim, todos os processos que você implementou, assim como seu software, ajudaram você a gerenciar essa expansão, em vez de serem um obstáculo para ela.

Mas isso não é tudo.

Embora a expansão pareça simples à primeira vista, é necessário encontrar um equilíbrio para ter sucesso. Esse ato se resume a dois “Cs”:

Capacidade e competência.

Começando pela capacidade, trata-se da infraestrutura que você tem disponível na sua agência. Seus sistemas, processos e sua equipe. Pense nesse trio como recursos finitos que você gastará à medida que crescer. Se você ficar sem capacidade, não importará se você tem potencial para crescer.

Isso não vai acontecer.

Como exemplo básico, suponha que você tenha uma equipe de cinco pessoas em sua agência. Coletivamente, essa equipe provou que é capaz de supervisionar projetos distribuídos por 20 clientes. Em seu desejo de crescer, você começa por atrair mais clientes, chegando a 30. Seu pessoal é capaz o suficiente para prestar o serviço que esses clientes desejam. Mas sua equipe é tão pequena que você se depara com um problema de capacidade – você não tem recursos suficientes para entregar projetos para 30 clientes.

Depois, há a questão da capacidade.

Pense nisso como o inverso da capacidade. Você pode ter uma equipe enorme, envolvendo dezenas de pessoas, mas essa equipe pode não ser capaz de proporcionar o crescimento de que você precisa. Por exemplo, você pode operar uma empresa de marketing digital. Como tal, suas capacidades giram em torno de serviços digitais, como SEO, publicidade online e similares.

Ao procurar maneiras de expandir, você identifica a mídia impressa como uma oportunidade.

Sua agência tem capacidade para aceitar mais clientes. Sua equipe é grande o suficiente e você pode financiar o marketing necessário para atrair novos trabalhos. No entanto, sua equipe não está focada no “marketing tradicional”. Todos eles são especialistas em tecnologia digital, o que significa que não são capazes de realizar o trabalho que sua agência oferece.

Portanto, você pode ver como é necessário alcançar um equilíbrio antes de poder expandir com sucesso. Sua equipe (e o restante dos seus recursos) não precisa apenas fornecer capacidade para o crescimento. A agência como um todo também deve ser capaz de crescer na direção que você decidiu.

É a perda do equilíbrio entre esses dois “Cs” que faz com que tantos esforços de expansão fracassem. Muitas agências tentam fazer demais muito rapidamente ou oferecem serviços para os quais não têm experiência.

As três chaves para o crescimento

A expansão de uma agência requer planejamento estratégico e recursos adequados. A implementação de estratégias eficazes de gestão de recursos da agência pode ajudar significativamente nesse processo. Enfatiza a utilização eficiente dos recursos disponíveis e tem um grande impacto no crescimento geral da agência.

Agora que você conhece o problema dos dois “Cs”, está mais bem preparado para dimensionar adequadamente as operações da agência. Em outras palavras, você está ciente do que pode dar errado.

A seguir, vamos garantir que tudo corra bem.

Com essas três chaves para expandir as operações da agência, você descobrirá como melhorar seu marketing, seguido pela criação de uma estratégia para o crescimento.

Escalar o marketing digital

Primeiro, você precisa atrair mais atenção para a sua agência. Afinal, sua empresa pode ter capacidade e competência, mas nada disso terá importância se você não tiver clientes em potencial. O marketing digital é a maneira de atrair esses olhares para o seu negócio.

Por quê?

A Statista não está prevendo que as empresas gastarão mais de US$ 1 trilhão em publicidade digital até 2027 sem motivo. O fato é que digitalizar seu marketing funciona, e essas dicas garantem que ele funcione para você.

Dica 1 – Implemente um CRM

Imaginemos que seus esforços de marketing digital sejam bem-sucedidos. Seu site atrai milhares de visitantes todos os meses, com suas redes sociais apresentando números semelhantes. E as oportunidades estão surgindo em grande quantidade. São tantos leads, na verdade, que é quase impossível para sua equipe de vendas lidar com todos eles.

O motivo: você não possui um software de gestão de relacionamento com o cliente (CRM).

Pense em um CRM como um banco de dados de todos os leads e clientes que você possui. Nessa base de dados, você pode armazenar notas importantes sobre cada entrada. A pessoa é um cliente potencial ou um cliente existente? Se forem os primeiros, onde estão no seu pipeline de vendas? Você precisa dessas informações – e muito mais – para acompanhar os leads que chegarão à sua empresa graças ao seu marketing digital escalonado.

Lembre-se, a capacidade é um dos “Cs”.

Portanto, antes de se concentrar em como você vai expandir seu mercado digital, certifique-se de ter um CRM implementado. Isso garantirá que você não perca o controle de seus novos leads – fazendo com que eles percam o interesse – à medida que você cresce.

Dica 2 – Desenvolva automações de fluxo de trabalho

Ter que realizar um trabalho manual para cada cliente que chega cria outro problema de capacidade.

Pense nisso. Cada interação com o cliente, como um e-mail, que alguém envia manualmente requer tempo para ser concluída. Com dezenas – ou mesmo centenas – de leads chegando, os minutos necessários para cada e-mail se acumulam.

De repente, você fica com uma equipe que não é capaz de lidar com as comunicações com os clientes.

Esse é apenas um exemplo dos muitos gargalos no fluxo de trabalho que podem ocorrer quando você amplia seus esforços de marketing digital. A automação por meio de software é a solução. Ao implementar um software capaz de criar automação de fluxo de trabalho, você faz duas coisas:

1. Liberte o tempo de seus funcionários para aumentar a capacidade da sua agência.
2. Garanta que os clientes – novos e antigos – recebam padrões de trabalho consistentes.

Mais uma vez, você está lidando com um dos “Cs” que podem atrapalhar quando você tenta escalar os processos da agência.

Dica 3 – Use dados para orientar seu marketing digital

Aqui está uma pequena verdade sobre o marketing digital:

Muitas das estratégias ou técnicas que você tentar não vão funcionar.

Tomemos como exemplo os anúncios digitais. Algumas estatísticas sugerem que até 80% das campanhas publicitárias online fracassam. A principal razão para esse fracasso é simples. Na pressa de experimentar tudo, muitas agências deixam de acompanhar os resultados. Eles não percebem quando uma palavra-chave vinculada a uma campanha, por exemplo, custa muito mais para ser veiculada do que gera em conversões. A não utilização dos dados disponíveis gratuitamente leva as agências a desperdiçar milhares em marketing digital enquanto tentam expandir-se.

Evite esse destino utilizando os dados.

À medida que você amplia seus esforços de marketing digital, acompanhe as campanhas que você implementa. Fique de olho nas fontes do tráfego do seu site através do Google Analytics. Acompanhe o desempenho das palavras-chave – especialmente o retorno sobre o investimento em cada palavra-chave – para eliminar aquelas que custam muito caro. E, acima de tudo, não tenha medo de eliminar qualquer elemento da sua campanha de marketing digital que não esteja funcionando.

Você crescerá mais rapidamente se investir mais dinheiro nas estratégias que os dados indicam que estão funcionando.

Publicidade em escala

O texto acima aborda a publicidade digital, que inclui ferramentas como Google Ads e Facebook Ads. Ambos estão enraizados nos métodos de pesquisa que as pessoas empregam para encontrar serviços.

Tomemos os motores de busca como exemplo.

De acordo com a HubSpot, 88% das pessoas utilizam motores de busca quando procuram uma agência. Mesmo as redes sociais não chegam a esses números, com apenas 31% afirmando que vão experimentar as mídias sociais. Mas a questão é simples: milhões de pessoas usam mecanismos de busca e redes sociais para encontrar empresas.

Com os anúncios online, você pode colocar sua empresa em destaque nos resultados de pesquisa mais rapidamente do que uma campanha de SEO orgânica permite. Você provavelmente já sabe disso. Você pode até mesmo ter campanhas publicitárias online em execução enquanto lê. Agora, você precisa ampliar essas campanhas para atrair ainda mais leads para o seu negócio.

Dica 1 – Otimize suas páginas de destino

Cada anúncio online que você criar levará alguém a uma página de destino.

Essa página é onde você faz sua “oferta” – aquilo que você oferece para fazer com que um cliente potencial queira converter.

O problema é que muitas agências subestimam a importância da otimização de sua página de destino para o sucesso de sua expansão. Veja o Índice de Qualidade do Google Ad como exemplo. Cada anúncio que você cria é classificado quanto à relevância em uma escala de 1 a 10. Quanto menor a classificação, mais caro será para você licitar esse anúncio para uma posição superior.

Sua página inicial é fundamental para obter uma pontuação alta. Se o conteúdo do seu anúncio não corresponder ao que o usuário vê ao acessar sua página de destino, sua pontuação diminuirá. Isso significa que seus lances aumentam e suas campanhas começam a custar mais.

Não é ideal quando você está tentando expandir o marketing da agência.

Portanto, esta dica é bastante simples. Analise todas as páginas de destino que você tem para otimizá-las quanto à relevância dos anúncios que levam a elas.

Dica 2 – Expanda a segmentação por localização

A maioria das plataformas de publicidade online permite que você selecione um local de destino para seus anúncios.

Ao criar suas campanhas, você provavelmente inseriu locais que se encaixavam nas suas capacidades na época. Por exemplo, uma empresa que oferece SEO em Houston personalizará seus anúncios para que eles apareçam apenas para pessoas em Houston.

Mas, à medida que você cresce, suas capacidades aumentam.

Talvez nossa empresa de SEO de Houston agora também ofereça serviços em Austin e Dallas. Se não tiverem ajustado a segmentação geográfica dos seus anúncios, os clientes nessas cidades não verão a sua publicidade online. Mais uma vez, isso leva a uma dica simples para escalonamento:

Não deixe suas campanhas publicitárias estagnarem à medida que você cresce.

Ajuste sua segmentação por localização assim que você se expandir para uma nova área.

Dica 3 – Aproveite as integrações

Vamos ser sinceros: tentar rastrear os dados de várias plataformas de publicidade é demorado. Apesar de toda a automação que você pode criar, logo poderá perceber que o tempo economizado pela sua agência foi consumido pela coleta de dados.

É aí que entra a integração.

Integrar as plataformas de anúncios escolhidas ao software da sua agência permite reunir todos os seus dados num único local. Tomemos o bonsai como exemplo. Este software ajuda você a expandir o marketing da agência, pois se integra ao Zapier. Esse software atua como intermediário, permitindo que os usuários do Bonsai criem integrações entre o Bonsai e o Google Ads.

O resultado?

Os dados do Google Ads podem ser visualizados através do Bonsai, facilitando a tomada de decisões em matéria de publicidade. Esses tipos de integrações economizam muito tempo para agências que estão tentando desenvolver capacidade para crescer.

Estratégia de escala

Até agora, você se concentrou principalmente em desenvolver capacidade para lidar com novos leads provenientes do marketing digital e dos esforços de publicidade online. Você tem um CRM implementado e ajustou todas as campanhas que já estão em execução. Você até introduziu a automação em sua agência para economizar tempo e aumentar a capacidade.

Agora, é hora de olhar para o panorama geral.

Além de atrair mais pessoas, estas são as dicas para criar uma estratégia que permita lidar com o crescimento da sua agência.

Dica 1 – Comece sempre com um plano

“Quero mais clientes” não é a base para uma estratégia que possa ajudá-lo a expandir as operações da agência com sucesso. Noções vagas de “crescimento” não podem servir como base para sua estratégia de expansão.

Você precisa de um plano.

Um plano que descreva as ações específicas que você vai tomar – seja no próximo ano ou nos próximos anos – para alcançar um crescimento sustentável. Esse plano irá variar dependendo da situação atual da sua agência, embora geralmente tenha estes componentes principais:

• O software que você precisa ter para expandir sua agência
• Indicações sobre quantas pessoas mais você precisa contratar – e onde – para aumentar sua capacidade
• Subsídios para qualquer treinamento necessário para que sua agência aumente sua capacidade
• Relatórios detalhados sobre seu orçamento e como você alocará recursos financeiros para o seu crescimento

O segredo para tudo isso é manter o foco no plano. Ter algo e não usá-lo é tão ruim quanto não ter nada.

Dica 2 – Invista em tecnologia

Entre três e quatro horas por dia.

É esse o tempo médio que uma pessoa passa realizando “tarefas não produtivas ou manuais” na sua agência. Você perde cerca de metade do dia de trabalho em que seus funcionários não estão focados em prestar os serviços da sua agência.

A tecnologia é a solução para esse problema.

Especificamente, qualquer tecnologia capaz de automatizar tarefas comuns pode ajudá-lo à medida que você cresce. Você viu isso anteriormente com a menção à automação do fluxo de trabalho e integrações de software. No entanto, você pode expandir a ideia de automação em toda a sua agência para liberar mais tempo — ou seja, capacidade — para impulsionar seu crescimento.

As principais áreas de investimento incluem gerenciamento de projetos, contabilidade e faturamento, programação e gerenciamento de relacionamento com o cliente. Todas são áreas que uma ferramenta de gerenciamento de agência multifuncional, como o Bonsai, pode ajudar você a automatizar.

Dica 3 – Aplique a estrutura dos “Seis S”

Em um artigo de 2019, a Harvard Business School delineou seis “Ss” que enfrentam os principais desafios que você encontrará ao expandir. Pense neles como contrapontos aos dois “Cs” mencionados anteriormente. Coloque o “Ss” no lugar certo e você poderá expandir as operações da agência enquanto controla seu crescimento.

Então, o que são esses “Ss”?

• Funcionários – Em vez de contratar qualquer pessoa que apareça, concentre-se em contratar apenas os melhores. Eles definirão o padrão para o resto da sua agência. Além disso, quando chegar a hora de contratar novamente, serão essas pessoas que farão o recrutamento em seu nome.
• Valores compartilhados – Este “S” diz respeito à cultura. Como proprietário da agência, seus valores e personalidade têm o impacto mais significativo na cultura da sua empresa. Isso é bom e ruim. Embora tenham levado você até onde você está, esses valores personalizados refletem você, e não a agência. Concentre-se em desenvolver valores que sejam compartilhados por todos na agência, bem como por todos os que vierem a integrá-la.
• Estrutura – O ponto principal a ser lembrado sobre a estrutura é que você não pode fazer com que todas as decisões da sua agência passem por você. Isso leva a um gargalo. E quando há um gargalo, você tem um problema de capacidade. Portanto, a estrutura consiste em encontrar pessoas que possam tomar decisões sem a sua supervisão.
• Velocidade – Mais rápido é sempre melhor, certo? Não necessariamente. É possível escalar muito rapidamente, conforme destacado anteriormente nos exemplos de capacidade e competência. Isso não significa que você deva ir devagar, também. É tudo uma questão de equilíbrio – com que rapidez você consegue crescer sem que a agência fique sobrecarregada.
• Escopo – Este “S” concentra-se nas oportunidades que surgem com a expansão. Expandindo para novos locais. Oferecendo novos serviços. Idealmente, você terá um mapa de opções de crescimento, a partir do qual poderá escolher as que fazem mais sentido.
• Série X – O “S” final diz respeito ao financiamento – onde você obterá o dinheiro para financiar seu crescimento? Para muitas agências, especialmente as de menor porte, esse dinheiro vem de fontes internas. O segredo aqui é descobrir o que é essencial “possuir” e o que você pode basicamente alugar por meio de assinaturas.

Incorpore esses seis “S” ao seu plano de expansão e você terá uma base sólida sobre a qual construir o crescimento.

Tenha cuidado ao escalar

É fácil deixar-se levar pela emoção quando se tem a oportunidade de expandir as operações da agência. E você deve estar animado – crescimento significa grandes coisas para sua empresa.

Desde que você saiba lidar bem com isso.

Um crescimento explosivo e desenfreado criará problemas de capacidade ou competência. Ou você não terá recursos suficientes para lidar com o crescimento, ou sua agência não terá as habilidades necessárias para manter o crescimento.

Nenhuma das duas situações é boa.

À medida que você cresce, lembre-se desta estatística da McKinsey:

Apenas 20% do seu crescimento virá da expansão para novos setores ou indústrias secundárias. Os outros 80% provêm do setor principal da sua agência.

O objetivo é concentrar-se internamente – em aumentar sua capacidade de conquistar novos clientes – antes de passar para melhorias de capacidade. Com as dicas deste artigo, você tem o que precisa para moderar seu entusiasmo e executar o crescimento controlado de que sua agência precisa. O ponto de partida é simples: encontre um software de agência completo, como o Bonsai, que se adapte ao seu crescimento e o ajude a gerenciá-lo.