Cómo ampliar las operaciones de la agencia para aumentar sus ingresos

Si diriges una agencia, lo más probable es que estés teniendo dificultades para crecer o que no hayas conseguido crecer en absoluto.

Esto no es una crítica mordaz a tus habilidades de gestión. Tampoco significa que tu agencia no sea capaz de crecer. Es simplemente una probabilidad, respaldada por las estadísticas, a la que la mayoría de los propietarios de agencias tienen que enfrentarse en algún momento de su carrera.

En 2021, McKinsey informó sobre las empresas creadas en los últimos 10 años para ver cuántas habían logrado crecer con éxito. ¿El resultado? Solo el 22 % había logrado crecer, a pesar de que el crecimiento era una de las tres prioridades principales para el 52 % de ellos. Las estadísticas de The Economic Times no son muy alentadoras, ya que indican que el 92 % de las empresas no logran crecer de manera significativa.

Así que, si estás pasando por dificultades, ten por seguro que no estás solo.

Pero también debes saber que el destino sin escalas de la mayoría de las empresas no tiene por qué ser el destino de tu agencia. Con el plan adecuado, sentarás las bases para el crecimiento, desde la implementación de un software de agencia que se adapte a tus necesidades hasta el desarrollo de tu estrategia de crecimiento.

¿Qué significa ampliar las operaciones de una agencia digital?

Si estás en proceso de ampliar una agencia, puede ser una tarea abrumadora. Sin embargo, al incorporar un nombre único, puede mejorar el reconocimiento de su marca. ¿Necesitas ayuda con eso? Utiliza nuestro excelente generador de nombres para agencias para inspirarte a la hora de elegir el próximo nombre de tu agencia.

Antes de profundizar en las tres claves que pueden ayudarte a hacer crecer tu agencia, es importante responder a una pregunta fundamental:

¿Qué es realmente el escalado?

En el nivel más básico, el escalado tiene que ver con el crecimiento. Las operaciones de la agencia se escalan con éxito cuando se tiene «más» de lo que se tiene ahora. Eso podría significar más clientes, más ingresos o más empleados, y probablemente una combinación de los tres. Además, has logrado este crecimiento sin sufrir dificultades financieras. Por último, todos los procesos que tienes implementados, así como tu software, te han ayudado a gestionar esa ampliación en lugar de suponer un obstáculo para ella.

Pero eso no es todo.

Aunque a simple vista el escalado parece sencillo, hay que encontrar el equilibrio adecuado si se quiere crecer con éxito. Esa acción se resume en dos «C»:

Capacidad y aptitud.

Empezando por la capacidad, se trata de la infraestructura con la que cuenta su agencia. Sus sistemas, procesos y su equipo. Piensa en ese trío como recursos finitos que irás gastando a medida que crezcas. Si te quedas sin capacidad, no importará si tienes la capacidad de crecer.

No va a suceder.

Como ejemplo básico, supongamos que tienes un equipo de cinco personas en tu agencia. En conjunto, ese equipo ha demostrado que puede supervisar proyectos repartidos entre 20 clientes. En tu deseo de crecer, empiezas por atraer a más clientes, con lo que llegas a tener 30. Tu personal es lo suficientemente capaz como para proporcionar el servicio que esos clientes desean. Pero tu equipo es tan pequeño que te enfrentas a un problema de capacidad: no tienes suficientes recursos para entregar proyectos a 30 clientes.

Luego está la cuestión de la capacidad.

Piensa en esto como lo contrario de la capacidad. Podrías tener un equipo enorme, con docenas de personas, pero ese equipo podría no ser capaz de lograr el crecimiento que necesitas. Por ejemplo, puede que dirijas una empresa de marketing digital. Por lo tanto, sus capacidades giran en torno a los servicios digitales, como el SEO, la publicidad online y similares.

Mientras buscas formas de crecer, identificas los medios impresos como una oportunidad.

Tu agencia tiene capacidad para aceptar más clientes. Su equipo es lo suficientemente grande y puede financiar el marketing necesario para atraer nuevos trabajos. Sin embargo, su personal no está centrado en el «marketing tradicional». Todos ellos son expertos digitales, lo que significa que no son capaces de ofrecer el trabajo que ofrece su agencia.

Por lo tanto, se puede ver cómo es necesario alcanzar un equilibrio antes de poder escalar con éxito. Tu equipo (y el resto de tus recursos) no solo deben proporcionar la capacidad para crecer. La agencia en su conjunto también debe ser capaz de crecer en la dirección que usted haya decidido.

Es la pérdida del equilibrio entre estas dos «C» lo que provoca que tantos esfuerzos de escalado fracasen. Muchas agencias intentan hacer demasiado demasiado pronto o ofrecen servicios para los que no tienen la experiencia necesaria.

Las tres claves para escalar

Para ampliar una agencia se requiere una planificación estratégica y los recursos adecuados. La implementación de estrategias eficaces de gestión de recursos de la agencia puede contribuir significativamente a este proceso. Hace hincapié en la utilización eficiente de los recursos disponibles y tiene un gran impacto en el crecimiento general de la agencia.

Ahora que conoce el problema de las dos «C», está mejor preparado para escalar adecuadamente las operaciones de la agencia. En otras palabras, eres consciente de lo que puede salir mal.

A continuación, asegurémonos de que todo salga bien.

Con estas tres claves para ampliar las operaciones de la agencia, descubrirás cómo mejorar tu marketing y, a continuación, crear una estrategia para el crecimiento.

Escala el marketing digital

En primer lugar, necesitas atraer más atención hacia tu agencia. Después de todo, tu negocio podría tener la capacidad y los recursos necesarios, pero nada de eso servirá de nada si no tienes clientes potenciales. El marketing digital es la forma de atraer esas miradas hacia tu negocio.

¿Por qué?

Statista no prevé que las empresas gastarán más de un billón de dólares en publicidad digital para 2027 sin motivo alguno. El hecho es que digitalizar tu marketing funciona, y estos consejos te garantizan que te dará buenos resultados.

Consejo 1: implante un sistema CRM

Imaginemos que tus esfuerzos de marketing digital tienen éxito. Tu sitio web atrae a miles de visitantes cada mes, y tus redes sociales registran cifras similares. Y los clientes potenciales están llegando en masa. De hecho, hay tantos clientes potenciales que es casi imposible que su equipo de ventas pueda gestionarlos.

La razón: no dispone de un software de gestión de relaciones con los clientes (CRM).

Piensa en un CRM como una base de datos con todos los clientes potenciales y clientes que tienes. Dentro de esa base de datos, puedes almacenar notas importantes sobre cada entrada. ¿Es la persona un cliente potencial o un cliente actual? Si son los primeros, ¿en qué punto del proceso de ventas se encuentran? Necesitas esta información, y más, para realizar un seguimiento de los clientes potenciales que llegarán a tu negocio gracias a tu marketing digital escalado.

Recuerda, la capacidad es una de las «C».

Por lo tanto, antes de centrarte en cómo vas a ampliar tu mercado digital, asegúrate de contar con un CRM. Esto garantizará que no pierdas de vista a tus nuevos clientes potenciales, lo que provocaría que se enfriaran, a medida que creces.

Consejo 2: Desarrolla automatizaciones del flujo de trabajo

Tener que realizar tareas manuales para cada cliente que llega crea otro problema de capacidad.

Piénsalo. Cada interacción con el cliente, como un correo electrónico, que alguien envía manualmente requiere tiempo para completarse. Con docenas, o incluso cientos, de clientes potenciales entrando, los minutos necesarios para cada correo electrónico se acumulan.

De repente, te quedas con un equipo que no es capaz de gestionar las comunicaciones con los clientes.

Este es solo un ejemplo de los muchos cuellos de botella que pueden producirse en el flujo de trabajo cuando se amplían las iniciativas de marketing digital. La automatización mediante software es la solución. Al implementar un software capaz de automatizar los flujos de trabajo, se consiguen dos cosas:

1. Libera tiempo a tu personal para aumentar la capacidad de tu agencia.
2. Asegúrate de que los clientes, tanto los nuevos como los antiguos, reciban un nivel de trabajo constante.

Una vez más, se trata de una de las «C» que pueden suponer un obstáculo a la hora de intentar ampliar los procesos de la agencia.

Consejo 3: utilice los datos para orientar su marketing digital.

He aquí una pequeña verdad sobre el marketing digital:

Muchas de las estrategias o técnicas que pruebes no van a funcionar.

Tomemos como ejemplo los anuncios digitales. Algunas estadísticas sugieren que hasta el 80 % de las campañas publicitarias online fracasan. La razón principal de este fracaso es sencilla. En su prisa por probarlo todo, muchas agencias no hacen un seguimiento de los resultados. No ven cuándo una palabra clave vinculada a una campaña, por ejemplo, les cuesta mucho más ejecutarla de lo que genera en conversiones. El hecho de no utilizar los datos que están disponibles gratuitamente lleva a las agencias a malgastar miles de dólares en marketing digital mientras intentan crecer.

Evita ese destino utilizando los datos.

A medida que amplíe sus esfuerzos de marketing digital, realice un seguimiento de las campañas que implemente. Controle las fuentes de tráfico de su sitio web a través de Google Analytics. Realice un seguimiento del rendimiento de las palabras clave, en particular del retorno de la inversión en cada una de ellas, para eliminar aquellas que resulten demasiado costosas. Y lo más importante de todo, no tengas miedo de eliminar cualquier elemento de tu campaña de marketing digital que no esté funcionando.

Crecerás más rápido si inviertes más dinero en las estrategias que, según los datos, están funcionando.

Publicidad a escala

Lo anterior se refiere a la publicidad digital, que abarca herramientas como Google Ads y Facebook Ads. Ambos están arraigados en los métodos de investigación que las personas emplean para encontrar servicios.

Tomemos como ejemplo los motores de búsqueda.

Según HubSpot, el 88 % de las personas utilizan motores de búsqueda cuando buscan una agencia. Ni siquiera las redes sociales alcanzan esas cifras, ya que solo el 31 % afirma que probará las redes sociales. Pero la cuestión es sencilla: millones de personas utilizan los motores de búsqueda y las redes sociales para encontrar empresas.

Con los anuncios online, puedes situar tu negocio en primera línea en los resultados de búsqueda más rápido de lo que permite una campaña de SEO orgánico. Probablemente ya lo sepas. Es posible que incluso haya campañas publicitarias en línea en marcha mientras lee. Ahora, necesitas ampliar esas campañas para conseguir aún más clientes potenciales para tu negocio.

Consejo 1: optimiza tus páginas de destino

Cada anuncio online que crees llevará a alguien a una página de destino.

Esa página es donde haces tu «oferta», es decir, lo que ofreces para que un cliente potencial quiera convertirse.

El problema es que muchas agencias subestiman la importancia que tiene la optimización de su página de destino para el éxito de su expansión. Tomemos como ejemplo el nivel de calidad de Google Ad. Cada anuncio que creas se califica según su relevancia en una escala del 1 al 10. Cuanto más baja sea la calificación, más te costará pujar por ese anuncio para que aparezca en una posición destacada.

Tu página de aterrizaje es clave para obtener una puntuación alta. Si el contenido de tu anuncio no coincide con lo que ve el usuario cuando accede a tu página de destino, tu puntuación bajará. Eso significa que tus pujas suben y tus campañas empiezan a costar más.

No es lo ideal cuando se intenta ampliar el marketing de la agencia.

Por lo tanto, este consejo es bastante sencillo. Revisa todas las páginas de destino que tengas para optimizarlas en función de su relevancia con respecto a los anuncios que conducen a ellas.

Consejo 2: amplíe la segmentación por ubicación

La mayoría de las plataformas de publicidad online te permiten seleccionar una ubicación objetivo para tus anuncios.

Cuando creaste tus campañas, probablemente introdujiste ubicaciones que se ajustaban a tus capacidades en ese momento. Por ejemplo, una empresa que ofrece servicios de SEO en Houston adaptará sus anuncios para que solo se muestren a personas que se encuentran en Houston.

Pero a medida que creces, tus capacidades aumentan.

Quizás nuestra empresa de SEO de Houston ahora también ofrezca servicios en Austin y Dallas. Si no han ajustado la segmentación geográfica de sus anuncios, los clientes de esas ciudades no verán su publicidad online. Una vez más, esto nos lleva a un sencillo consejo para escalar:

No dejes que tus campañas publicitarias se estanquen a medida que creces.

Ajuste la segmentación por ubicación tan pronto como se expanda a una nueva zona.

Consejo 3: Aprovecha las integraciones

Seamos realistas: intentar realizar un seguimiento de los datos de múltiples plataformas publicitarias lleva mucho tiempo. A pesar de toda la automatización que puedes crear, pronto podrías descubrir que el tiempo que ahorra tu agencia se ve absorbido por la recopilación de datos.

Ahí es donde entra en juego la integración.

La integración de las plataformas publicitarias que elijas con el software de tu agencia te permite centralizar tus datos en un solo lugar. Tomemos como ejemplo el bonsái. Este software te ayuda a ampliar el marketing de tu agencia, ya que se integra con Zapier. Ese software actúa como intermediario al permitir a los usuarios de Bonsai crear integraciones entre Bonsai y Google Ads.

¿El resultado?

Los datos de Google Ads se pueden ver a través de Bonsai, lo que facilita la toma de decisiones publicitarias. Este tipo de integraciones ahorran una gran cantidad de tiempo a las agencias que intentan desarrollar su capacidad de crecimiento.

Estrategia de escala

Hasta ahora, te has centrado principalmente en desarrollar la capacidad para gestionar los nuevos clientes potenciales procedentes del marketing digital y la publicidad online. Tienes un CRM implementado y has ajustado las campañas que ya tienes en marcha. Incluso has introducido la automatización en tu agencia para ahorrar tiempo y aumentar la capacidad.

Ahora es el momento de ver el panorama general.

Más allá de atraer a más personas, estos son los consejos para crear una estrategia que te permita gestionar la expansión de tu agencia.

Consejo 1: Empieza siempre con un plan.

«Quiero más clientes» no es la base de una estrategia que pueda ayudarte a ampliar con éxito las operaciones de tu agencia. Las nociones vagas de «crecimiento» no pueden servir como base para tu estrategia de expansión.

Necesitas un plan.

Uno que describa las medidas específicas que vas a tomar, ya sea durante el próximo año o en los próximos años, para lograr un crecimiento sostenible. Ese plan variará dependiendo de la situación actual de tu agencia, aunque normalmente incluirá estos componentes clave:

• El software que necesitas tener para hacer crecer tu agencia
• Indicaciones sobre cuántas personas más necesitas contratar, y dónde, para aumentar tu capacidad.
• Subvenciones para cualquier formación que sea necesaria para que su agencia aumente su capacidad.
• Informes detallados sobre tu presupuesto y cómo asignarás los recursos monetarios a tu crecimiento.

La clave de todo esto es que te mantengas enfocado en el plan. Tenerlo y no usarlo es tan malo como no tenerlo.

Consejo 2: invierta en tecnología

Entre tres y cuatro horas al día.

Ese es el tiempo que una persona promedio dedica a realizar «tareas no productivas o manuales» en su agencia. Pierdes aproximadamente la mitad de la jornada laboral en la que tu personal no está centrado en prestar los servicios de tu agencia.

La tecnología es la solución a este problema.

En concreto, cualquier tecnología capaz de automatizar tareas comunes puede ayudarte a medida que creces. Ya lo has visto antes con la mención de la automatización del flujo de trabajo y las integraciones de software. Sin embargo, puede ampliar la idea de la automatización a toda su agencia para liberar más tiempo, es decir, capacidad, y así impulsar su crecimiento.

Las áreas clave para la inversión incluyen la gestión de proyectos, la contabilidad y la facturación, la programación y la gestión de las relaciones con los clientes. Todas ellas son áreas que una herramienta de gestión de agencias todo en uno, como Bonsai, puede ayudarte a automatizar.

Consejo 3: Aplique el marco de las «Seis S»

En un artículo de 2019, la Harvard Business School describió seis «S» que abordan los principales retos a los que te enfrentarás al escalar. Piensa en ellos como los contrapuntos de las dos «C» mencionadas anteriormente. Pon las «S» en su sitio y podrás ampliar las operaciones de la agencia mientras controlas tu crecimiento.

Entonces, ¿qué son estas «S»?

• Personal: en lugar de contratar a cualquiera que se presente, céntrate en contratar solo a los mejores. Ellos marcarán la pauta para el resto de tu agencia. Además, cuando llegue el momento de volver a contratar, serán ellos quienes se encarguen del reclutamiento en tu nombre.
• Valores compartidos: esta «S» tiene que ver con la cultura. Como propietario de la agencia, tus valores y personalidad tienen el impacto más significativo en la cultura de tu empresa. Eso es bueno y malo. Aunque te han llevado hasta donde estás, esos valores personalizados te reflejan a ti, más que a la agencia. Céntrate en desarrollar valores que sean compartidos por todos en la agencia, así como por todos los que vayan a incorporarse.
• Estructura: lo más importante que hay que recordar sobre la estructura es que no todas las decisiones de tu agencia pueden pasar por ti. Eso conduce a un cuello de botella. Y cuando hay un cuello de botella, se produce un problema de capacidad. Por lo tanto, la estructura consiste en encontrar personas que puedan tomar decisiones sin tu supervisión.
• Velocidad: cuanto más rápido, mejor, ¿verdad? No necesariamente. Es posible escalar demasiado rápido, como se ha destacado anteriormente en los ejemplos de capacidad y competencia. Eso no quiere decir que debas ir despacio, tampoco. Todo es cuestión de equilibrio: ¿a qué velocidad se puede crecer sin que la agencia se vea desbordada por la presión?
• Ámbito: esta «S» se centra en las oportunidades que ofrece la ampliación. Abrir nuevos mercados. Ofrecer nuevos servicios. Lo ideal sería disponer de un mapa de opciones de crecimiento, entre las que poder elegir las que más sentido tengan.
• Serie X: la última «S» se refiere a la financiación: ¿de dónde obtendrá el dinero para financiar su crecimiento? Para muchas agencias, especialmente las más pequeñas, este dinero proviene de fuentes internas. La clave aquí es averiguar qué es lo que es crucial «poseer» y qué es lo que, en esencia, se puede alquilar mediante suscripciones.

Incorpore estas seis «S» en su plan de expansión y tendrá una base sólida sobre la que construir su crecimiento.

Ten cuidado al escalar.

Es fácil dejarse llevar por la emoción cuando se tiene la oportunidad de ampliar las operaciones de la agencia. Y deberías estar emocionado: el crecimiento significa grandes cosas para tu empresa.

Siempre y cuando lo manejes bien.

Un crecimiento explosivo y desenfrenado creará problemas de capacidad o de aptitud. O bien no tendrás suficientes recursos para gestionar el crecimiento, o bien tu agencia no tendrá las habilidades necesarias para mantener el ritmo de crecimiento.

Ninguna de las dos situaciones es buena.

A medida que crezca, recuerde esta estadística de McKinsey:

Solo el 20 % de su crecimiento provendrá de la expansión a nuevos sectores o industrias secundarias. El otro 80 % proviene del sector principal de su agencia.

El objetivo es centrarse internamente, en aumentar su capacidad para aceptar nuevos clientes, antes de pasar a mejorar las capacidades. Con los consejos de este artículo, tienes lo que necesitas para moderar tu entusiasmo y llevar a cabo el crecimiento controlado que tu agencia necesita. El punto de partida es sencillo: encontrar un software integral para agencias, como Bonsai, que se adapte a tus necesidades y te ayude a gestionar el crecimiento.