A eficiência da agência, ou a falta dela, tem um enorme impacto no sucesso dos negócios. Isso determina se sua equipe e seus clientes estão satisfeitos e se você está fazendo bom uso dos seus recursos. Além disso, influencia a sua capacidade de se manter no topo em um setor de agências altamente competitivo.
Seja como for, as agências, ao contrário das organizações típicas, exigem suor, sangue e lágrimas para continuarem a funcionar de forma eficiente. Continue lendo para saber por que a eficiência da agência é importante e descubra nove dicas que você pode usar para melhorá-la em sua empresa.
O que é exatamente a eficiência da agência?
A eficiência da agência consiste em utilizar recursos financeiros, humanos e outros para produzir resultados de qualidade sem desperdício. Para agências de marketing que se concentram principalmente na venda de tempo, a eficiência envolve ter os processos certos em vigor para equilibrar produtividade, qualidade e rentabilidade.
Para alcançar isso, é necessário trabalhar lado a lado com sua equipe, gerenciar projetos de forma prática e utilizar tecnologia para otimizar o fluxo de trabalho. Além disso, requer uma compreensão profunda das necessidades de marketing do cliente, das melhores práticas do setor e das tendências atuais do mercado. Dessa forma, você eliminará qualquer chance de gastar demais, trabalhar demais ou utilizar recursos em excesso.
Normalmente, a eficiência da agência pode ser medida por:
- Clientes elogiando seu processo de integração tranquilo e bem estruturado
- Sua equipe entregando resultados além das expectativas
- Ser capaz de produzir resultados consistentes em todos os projetos
Quem deve ser responsável pela eficiência da agência?
De modo geral, a contribuição de todos é igualmente vital e valiosa para garantir que uma agência funcione de forma eficiente. Seja como for, a equipe de gestão geralmente tem o maior fardo de transmitir práticas eficazes para os níveis inferiores da hierarquia de liderança. A principal razão é que eles tomam decisões importantes e são responsáveis por otimizar os fluxos de trabalho e alocar recursos.
Como a eficiência da agência beneficia o seu negócio?
Agora que você já sabe o que é eficiência da agência, vamos explorar por que você deve priorizar sua melhoria em sua empresa.
Eliminando custos desnecessários em seus processos de gestão
Seja direta ou indiretamente, a eficiência da agência busca minimizar o desperdício por meio da otimização do fluxo de trabalho. Assim, você pode alcançar mais com menos recursos, economizando, em última análise, nos custos operacionais gerais relacionados com mão de obra, materiais, serviços públicos e tarefas administrativas.
Além disso, a eficiência elimina erros no fluxo de trabalho. Como resultado, você fica menos propenso a fazer retrabalhos que exigiriam mais recursos.
Garantindo a satisfação dos seus clientes
Agências eficientes superam as expectativas dos clientes. Quando os clientes estão satisfeitos, é mais provável que permaneçam fiéis à sua agência e aos seus serviços. Além disso, eles são menos propensos a mudar para a concorrência, o que leva a relacionamentos de longo prazo com os clientes.
Por outro lado, a satisfação do cliente pode impulsionar o crescimento dos negócios. É provável que atraia clientes fiéis, indicações e avaliações positivas, o que atrai novos leads e conversões. De fato, uma pesquisa mostra que 72% dosclientes têm a probabilidade de compartilhar suas experiências positivas com pelo menos seis pessoas.
Melhorando a atitude e o moral da sua equipe
Quando as tarefas estão bem organizadas e os prazos são gerenciáveis, os membros da equipe se sentem menos sobrecarregados. Dessa forma, é mais provável que alcancem seus objetivos e concluam seus trabalhos com sucesso. Alcançar objetivos proporciona aos membros da equipe um sentimento de orgulho e realização, aumentando assim o moral e a motivação.
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Métricas que determinam se sua agência é eficiente
As métricas de eficiência da agência, também conhecidas como índices de atividade, medem o sucesso dos objetivos comerciais em relação aos recursos utilizados. Essas métricas variam entre as agências devido a objetivos diferentes e à natureza específica de cada agência. No entanto, várias métricas são comuns a todas as agências.
Utilização e capacidade da equipe
Otimizar a utilização da equipe é fundamental para a eficiência da sua agência e a capacidade da sua equipe. Isso significa gerenciar com eficácia as horas faturáveis e não faturáveis, para que você possa maximizar a produtividade e a lucratividade.
Horas faturáveis vs. horas não faturáveis
É importante compreender as diferenças entre horas faturáveis e horas reais. As horas faturáveis são as horas que sua equipe dedica diretamente aos projetos dos clientes. Essas são as horas que você pode faturar aos clientes, tornando-as essenciais para a geração de receita. Por outro lado, as horas não faturáveis incluem o tempo gasto em tarefas administrativas, reuniões, treinamentos e outras atividades não relacionadas ao cliente.
Aproveite ao máximo sua equipe com o Bonsai
Manter sua equipe produtiva é difícil. Mas os recursos do Bonsai otimizam a forma como você utiliza sua equipe.
- O controle de tempo facilita ver onde o tempo é gasto — em trabalho faturável ou não.
- A alocação de recursos ajuda você a combinar as habilidades da sua equipe com os projetos certos.
- Avaliações regulares do progresso identificam padrões e otimizam as horas não faturáveis.
- Equilibre as cargas de trabalho para que ninguém fique esgotado.
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Receita bruta da agência (AGI)
Todas as agências realizam diferentes operações para atender seus clientes. No entanto, por mais que essas operações gerem receitas, elas também têm custos. A receita bruta da agência (AGI) mede a receita total que uma agência obtém com suas atividades, menos o custo direto de atender os clientes.
Margem de entrega
A margem de entrega é a margem de lucro da sua agência. Você calcula deduzindo despesas, como aluguel, impostos e custos indiretos, da receita bruta da agência para obter a porcentagem de lucro. Se a margem de entrega resultar em 50% ou mais, isso indica que a agência está indo bem.
Taxa de retenção de clientes
Uma agência obtém mais receita quando mantém mais clientes. A métrica de retenção de clientes mede o nível de satisfação entre os clientes. Uma taxa mais alta é um indício de que a agência está oferecendo valor real aos clientes. Isso também significa que você utiliza seus recursos de maneira eficiente.
Análise precisa de relatórios: estimativas de tarefas versus resultados reais
A gestão eficaz de projetos depende de uma estimativa precisa do tempo. Errar na estimativa do tempo e no tempo real pode resultar em excedentes orçamentários e prazos não cumpridos.
Por que estimativas precisas são importantes
Estimativas precisas das tarefas ajudam no planejamento da alocação de recursos. Isso define expectativas realistas com seus clientes para garantir que os projetos permaneçam dentro do planejado. Melhorar o seu processo de estimativa de tarefas leva a planos de projeto precisos e a uma melhor gestão de recursos.
Gerando e analisando relatórios:
- Dados históricos: use dados históricos de projetos anteriores para fundamentar suas estimativas. Analise quais tarefas demoraram mais do que o esperado e por quê. Isso ajuda a criar estimativas mais realistas para projetos futuros.
- Monitoramento regular: monitore continuamente o progresso das tarefas atuais. Compare o tempo estimado com o tempo real gasto e ajuste seus planos de projeto de acordo.
- Relatórios detalhados: gere relatórios detalhados que discriminam o tempo gasto em cada tarefa.
- Comunicação com o cliente: Mantenha os clientes informados sobre o progresso e quaisquer desvios em relação às estimativas originais.
- Análise pós-projeto: Realize uma revisão pós-projeto para analisar as diferenças entre as estimativas e os resultados reais.
Rentabilidade de um projeto
A métrica de rentabilidade do projeto mede o montante de receita que um projeto gera. Ajuda a calcular o lucro deduzindo os custos do projeto, que incluem remuneração do pessoal, materiais e mão de obra terceirizada, da receita total do projeto.
Taxa de utilização
A métrica da taxa de utilização ajuda as agências a evitar custos operacionais desnecessários. Ele calcula a porcentagem do total de horas faturáveis que os funcionários dedicam ao trabalho dos clientes. A taxa informa à agência se os funcionários dedicam a maior parte do seu tempo a trabalhos lucrativos para clientes ou não.
Essa métrica também indica se há funcionários com funções semelhantes, cargas de trabalho pesadas ou se o trabalho está relacionado às suas funções.
Custo de integração de clientes
Conquistar clientes em potencial não é gratuito. O custo de integração do cliente ou custo de aquisição do cliente é uma representação da quantidade de recursos que uma agência utiliza para atrair um cliente. Por motivos de eficiência, o custo de recrutamento de um cliente deve ser inferior ao valor que este gasta com a agência.
O que importa: métricas financeiras ou não financeiras
Tanto os indicadores financeiros quanto os não financeiros são fundamentais para otimizar a eficiência da agência. As métricas financeiras ajudam você a obter informações precisas sobre o fluxo de caixa da sua agência, incluindo como você lida com receitas e despesas.
Mas essas métricas também podem ser um pouco complexas, causando atrasos e ineficiências. Por outro lado, as métricas não financeiras fornecem informações sobre áreas como rendimento por hora dos funcionários e satisfação do cliente.
Portanto, é importante avaliar ambas as categorias métricas para detectar problemas antecipadamente, identificar oportunidades de mudança e também tomar decisões. Combinados, eles ajudam a melhorar a eficiência operacional da sua agência.
Aumentando a eficiência da agência: 9 dicas que você precisa saber
A eficiência da agência não é fácil de alcançar. Isso requer esforços deliberados voltados para todos os processos da organização. Aqui estão algumas dicas que as agências podem usar para aumentar a eficiência.
1. Revisão dos processos de planejamento de recursos
A gestão de recursos é fundamental para uma agência que tem uma mentalidade voltada para o crescimento. Permite equilibrar serviços de alta qualidade e rentabilidade. Na maioria das agências, se não em todas, os recursos que você gerencia em grande parte são seus funcionários. Se você subutilizar sua equipe, perderá receita. Por outro lado, sobrecarregar seus funcionários pode causar esgotamento e uma alta taxa de rotatividade.
Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a planejar e utilizar seus recursos de maneira ideal:
- Tenha sempre um escopo de trabalho para cada projeto. Com o objetivo final em mente, você pode mapear os recursos necessários para iniciar e concluir o projeto sem desperdício.
- Alinhe seus resultados com um orçamento e um cronograma. Dessa forma, você saberá o que precisa e quando.
- Mantenha uma visibilidade clara da alocação de recursos. Você poderá liberá-los para novos projetos ou reatribuí-los para cumprir prazos mais urgentes.
- Mantenha seu pool de recursos em um local central para saber quem está disponível e é adequado para cada projeto.
- Realize uma reunião de avaliação após cada projeto para conhecer seus pontos fortes e aqueles que poderiam ser melhorados.
2. Automatização dos principais processos operacionais
A maioria dos processos das agências é repetitiva e monótona. Sem mencionar que é mais provável que ocorram erros quando feitas manualmente. Todos esses aspectos prejudicam a eficiência.
Uma maneira de superar esse obstáculo é usar a tecnologia para automatizar tarefas repetitivas, como relatórios e análises, entrada de dados e programação de conteúdo. De acordo com uma pesquisa realizada pela WorkMarket, 42% das empresas concordam que a automação de processos-chave acelera a conclusão de tarefas repetitivas. Outra pesquisa realizada pela Nucleus Research conclui que as ferramentas de marketing aumentam a produtividade em 20%.
Algumas das principais áreas em que a automação pode trazer uma diferença significativa e produtividade incluem:
- Gerenciamento de projetos: uma ferramenta de automação pode aliviar você e sua equipe das tarefas administrativas, como monitorar prazos, gerenciar orçamentos e acompanhar prazos.
- Relatórios: A elaboração de relatórios é um processo contínuo para qualquer empresa que deseja acompanhar seu desempenho, mas compilar relatórios manualmente não é uma tarefa fácil. Uma ferramenta automatizada resume os dados em poucos minutos para fornecer relatórios em tempo real sobre mídias sociais, sites e desempenho de campanhas publicitárias.
- Controle de tempo: É necessário controlar o tempo para avaliar a eficiência da sua agência. Quando automatizado, evita aos funcionários o incômodo de ter que registrar seu tempo manualmente. A compilação de planilhas de horas trabalhadas e o faturamento dos clientes tornam-se mais fáceis e rápidos, sem atrasos causados por erros.
3. Manter todos responsáveis
Cada agência tem uma força de trabalho diversificada, com pessoas que trabalham de maneiras diferentes. Embora incentive todos a trazerem seus talentos únicos para a mesa, você só manterá padrões elevados se houver responsabilidade. Responsabilidade significa que todos são responsáveis por suas ações, decisões e desempenho.
Ajuda a aumentar o comprometimento das pessoas com suas tarefas, contribuindo assim para a eficiência operacional da agência. No entanto, é importante aceitar o fato de que a responsabilidade é mais evidente quando você incentiva os funcionários com uma abordagem positiva, em vez de negativa. Dessa forma, os membros da equipe serão mais receptivos e assumirão a responsabilidade pelo seu trabalho.
Algumas das principais práticas que promovem a responsabilidade pela eficiência da agência incluem:
- Definir e distribuir metas e objetivos por toda a agência
- Estabelecer expectativas claramente definidas para os funcionários
- Disponibilizar atualizações sobre qualquer progresso em projetos, pesquisas ou reuniões
- Liderando pelo exemplo
4. Estabelecendo uma boa base para a integração de clientes
Alguns clientes podem ser difíceis. Mas, na maioria dos casos, o processo de integração não estabeleceu uma boa base para o relacionamento entre o cliente e a agência. Por exemplo, se você não conseguir articular claramente as expectativas, os clientes podem se sentir no direito de ultrapassar os limites do trabalho além do que é aceitável para sua agência. Isso, por sua vez, pode prejudicar seu relacionamento com os clientes. Para comprovar isso, um estudo mostra que um processo de integração complicado provavelmente afastará 74% dos clientes potenciais. Para que o processo de integração seja tranquilo para os clientes, divida-o em etapas. Isso ajudará sua equipe a causar uma impressão duradoura nos clientes. Isso também garantirá que você esteja em sintonia com o cliente em termos de expectativas e resultados.
Um processo de integração ideal deve incluir as seguintes atividades:
- Enviando uma mensagem cordial de boas-vindas
- Conhecer o negócio do cliente por meio de uma ligação telefônica, e-mail ou formulário de admissão
- Atribuir ao cliente um ponto de contato para facilitar a comunicação
- Apresentando seu cliente a toda a equipe
- Planejamento para uma reunião de integração
- Definindo expectativas de prazos e requisitos do projeto
- Definindo o canal de comunicação
- Acordar o método de comunicação
- Acompanhamento do cliente
5. Gerenciando seu fluxo de trabalho a partir de um local central
As agências em crescimento têm uma necessidade cada vez maior de encontrar ferramentas mais eficientes para gerenciar o fluxo de trabalho. Por mais úteis que sejam essas ferramentas, elas também têm um custo. Primeiro, seus dados podem não estar ordenados de forma rigorosa, portanto, pode levar algum tempo para encontrar as informações necessárias.
Em segundo lugar, gerenciar várias ferramentas requer tempo adicional e mais trabalho, treinamento dos membros da equipe e garantia de compatibilidade entre os diferentes sistemas. O resultado é um aumento das despesas operacionais e ineficiências.
A adoção de uma ferramenta que gerencie tudo a partir de um local central pode superar esse desafio. Você pode gerenciar seus clientes, projetos, finanças e comunicação sem precisar alternar entre diferentes plataformas. Mais importante ainda, os membros da sua equipe terão facilidade para trabalhar juntos, mesmo que estejam trabalhando em casa.
Embora existam muitas ferramentas de automação no mercado, o Hello Bonsai é o melhor. É um software completo para agências que permite realizar todas as tarefas de gestão da sua agência a partir de um único local.
6. Promovendo uma cultura de trabalho em conjunto
O trabalho em equipe entre os funcionários não surge automaticamente com uma ferramenta de colaboração que os conecta. Isso porque o trabalho em equipe é uma cultura da agência que precisa ser adquirida e cultivada. Se não estiver bem estabelecido em suas atividades diárias, mesmo com as ferramentas certas, sua equipe ficará aquém do esperado.
Ser intencional na criação de um ambiente seguro, onde a opinião de todos é valorizada, é uma das melhores maneiras de cultivar a colaboração entre os membros da equipe. Isso inspira os funcionários a compartilhar seus conhecimentos e habilidades, o que pode levar a soluções inovadoras e fluxos de trabalho mais eficientes.
Além disso, os membros da equipe também se sentem responsáveis perante seus supervisores e uns aos outros. Isso lhes dá um senso de propriedade e responsabilidade pelas tarefas e projetos da agência, levando a uma maior produtividade e melhor qualidade do trabalho.
Além disso, com a cooperação, as equipes podem rapidamente e eficientemente debater soluções sempre que surgirem desafios. Isso permite que eles resolvam os problemas em tempo hábil, antes que se transformem em questões maiores. Melhor ainda, cria um ambiente de trabalho propício que contribui para a retenção dos funcionários.
7. Atualização dos processos de gerenciamento de projetos
Não existe uma abordagem clara para lidar com um projeto, especialmente em uma agência. Planejar e otimizar fluxos de trabalho, funcionários e clientes pode custar os olhos da cara. Assim, os objetivos podem não ser alcançados, resultando em desperdício de recursos.
No entanto, os proprietários de agências podem contornar essa situação melhorando os procedimentos atuais ou estabelecendo novos procedimentos de gerenciamento de projetos. Ao implementar os processos corretos, você pode livrar os membros da equipe de distrações, garantir que eles cumpram o orçamento, respeitem os prazos e aumentem a colaboração.
Mesmo assim, há muitas maneiras de aprimorar as práticas de gerenciamento de projetos em sua agência:
- Prepare objetivos e metas para cada projeto desde o início.
- Realize reuniões para alinhar todas as partes interessadas desde o início e atribua tarefas claras aos membros da equipe.
- Selecione o software certo definindo seus requisitos, como compartilhamento de arquivos, controle de tempo e programação de projetos.
- Estabeleça um plano de projeto e forneça atualizações regulares sobre o progresso.
- Defina padrões de qualidade e avaliações para reduzir erros.
8. Prevenção do roubo de tempo
Muitas agências acumulam altos custos operacionais devido ao roubo de tempo. Normalmente, isso ocorre quando os funcionários são remunerados por horas que não trabalharam. Infelizmente, a maioria dos empresários não reconhece o roubo de tempo, uma vez que ele pode assumir muitas formas. Algumas das ocorrências mais comuns incluem:
- Funcionários que chegam atrasados ao trabalho
- Manter conversas sociais por um longo período durante o horário de trabalho
- Intervalos prolongados
- Registrando a entrada e a saída um do outro
- Aumento das horas de trabalho
Em qualquer organização, o roubo de tempo pode ter efeitos negativos, como redução da produtividade, atrasos na conclusão de projetos, prazos não cumpridos e diminuição da produção. Pior ainda, causa prejuízos financeiros e má utilização dos recursos. Não é surpresa que os pesquisadores estimem que 30% das empresas, grandes e pequenas, fracassem devido ao tempo roubado.
Para evitar que isso ocorra em sua empresa, você pode criar estratégias para eliminar quaisquer brechas que permitam o roubo de tempo:
- Construir o moral dos funcionários para mantê-los motivados
- Estabelecer diretrizes claras sobre o cumprimento dos horários
- Integrar uma ferramenta de cartão de ponto que seja difícil de manipular (por exemplo, uma que escaneie os olhos)
- Fazer verificações regulares para ver como os funcionários estão trabalhando
9. Avaliando a tecnologia da sua agência
Auditar as plataformas de software da sua agência é uma excelente maneira de aumentar a eficiência. A tecnologia oferece grande valor quando funciona como você deseja. Caso contrário, ter muitos programas que não se alinham aos seus objetivos comerciais pode ser um desperdício de recursos.
Assim, as auditorias tecnológicas são necessárias porque, além de ajudarem a aumentar a produtividade, também permitem examinar o retorno sobre o investimento do seu software. Ao avaliar o conjunto de tecnologias da sua agência, é importante fazer o seguinte:
- Defina as necessidades tecnológicas da agência para ajudar na seleção das melhores ferramentas.
- Faça uma lista das ferramentas tecnológicas que você usa para apoiar as operações da sua agência, tanto software quanto hardware.
- Avalie a produtividade de cada ferramenta tecnológica em relação às metas estabelecidas e elimine as menos eficazes.
- Identifique as ferramentas tecnológicas que precisam de melhorias com base na sua auditoria tecnológica. Pode ser substituir ou atualizar ferramentas desatualizadas ou investir em novas ferramentas.
- Calcule o custo total da compra e manutenção das ferramentas tecnológicas.
A auditoria periódica da pilha tecnológica da sua agência ajuda a otimizar o seu desempenho e adequação aos seus objetivos comerciais, além de melhorar a eficiência das operações.
Ferramenta multifuncional: simplifique a gestão de clientes, projetos e finanças
Simplifique suas operações comerciais e consolide seus projetos, clientes e equipe em uma plataforma integrada e fácil de usar. A ferramenta de gerenciamento completa da Bonsai simplifica processos, reduz custos e aumenta a eficiência.
Benefícios da ferramenta multifuncional da Bonsai
- Informações centralizadas: consolide todos os dados de clientes, projetos e financeiros em um único local. Isso reduz o tempo gasto alternando entre diferentes ferramentas e garante que todos tenham acesso às mesmas informações.
- Processos automatizados: automatize tarefas repetitivas, como faturamento, controle de tempo e relatórios. Isso não só economiza tempo, mas também reduz o risco de erros.
- Colaboração aprimorada: facilite a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe.
- Economia de custos: reduza os custos associados à assinatura de várias ferramentas.
- Relatórios aprimorados: gere relatórios que fornecem insights sobre todos os aspectos do seu negócio.
Não pense que é tarde demais para trabalhar na eficiência da agência
A ideia de ter uma relação cliente-agência sem estresse, uma equipe que não esteja esgotada e projetos concluídos com satisfação pode parecer improvável. No entanto, isso é possível se você eliminar todas as ineficiências operacionais. Com paciência, as pessoas certas no lugar certo e ferramentas como o software para agências da Hello Bonsai, você notará uma mudança mais cedo do que imagina.
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