La eficiencia de la agencia, o la falta de ella, tiene un gran impacto en el éxito empresarial. Determina si tu equipo y tus clientes están satisfechos y si estás haciendo un buen uso de tus recursos. Además, influye en tu capacidad para mantenerte en la cima en un sector tan competitivo como el de las agencias.
Sea como fuere, las agencias, a diferencia de las organizaciones típicas, requieren sudor, sangre y lágrimas para seguir funcionando de manera eficiente. Siga leyendo para descubrir por qué es importante la eficiencia de la agencia y conocer nueve consejos que puede utilizar para mejorarla en su negocio.
¿Qué es exactamente la eficiencia de la agencia?
La eficiencia de una agencia consiste en utilizar las finanzas, la mano de obra y otros recursos para producir resultados de calidad sin desperdiciar nada. Para las agencias de marketing que se centran principalmente en vender tiempo, la eficiencia implica contar con los procesos adecuados para equilibrar la productividad, la calidad y la rentabilidad.
Para lograrlo, es necesario trabajar codo con codo con tu equipo, gestionar los proyectos de forma práctica y utilizar la tecnología para optimizar el flujo de trabajo. Además, requiere un conocimiento profundo de las necesidades de marketing del cliente, las mejores prácticas del sector y las tendencias actuales del mercado. De esta manera, eliminarás cualquier posibilidad de gastar en exceso, trabajar en exceso o utilizar los recursos en exceso.
Por lo general, la eficiencia de una agencia se puede medir por:
- Los clientes elogian su proceso de incorporación fluido y bien estructurado.
- Tu equipo está realizando un trabajo que supera las expectativas.
- Ser capaz de producir resultados consistentes en todos los proyectos.
¿Quién debería estar a cargo de la eficiencia de la agencia?
En general, las aportaciones de todos son igualmente importantes y valiosas para garantizar que una agencia funcione de manera eficiente. Sea como fuere, el equipo directivo suele tener la mayor responsabilidad a la hora de transmitir prácticas eficaces a los niveles inferiores de la jerarquía de liderazgo. La razón principal es que toman decisiones importantes y son responsables de optimizar los flujos de trabajo y asignar los recursos.
¿Cómo beneficia a su negocio la eficiencia de la agencia?
Ahora que ya sabes qué es la eficiencia de la agencia, veamos por qué deberías priorizar su mejora en tu negocio.
Eliminar los costes innecesarios en sus procesos de gestión.
Ya sea directa o indirectamente, la eficiencia de la agencia busca minimizar el desperdicio mediante la optimización del flujo de trabajo. De este modo, podrá lograr más con menos recursos, lo que en última instancia le permitirá ahorrar en gastos generales de funcionamiento relacionados con la mano de obra, los materiales, los servicios públicos y las tareas administrativas.
Además, la eficiencia elimina los errores en el flujo de trabajo. Como resultado, es menos probable que tenga que realizar modificaciones que requieran más recursos.
Garantizar la satisfacción de sus clientes
Las agencias eficientes superan las expectativas de los clientes. Cuando los clientes están satisfechos, es más probable que sigan siendo fieles a tu agencia y a sus servicios. Además, son menos propensos a cambiar a la competencia, lo que conduce a relaciones duraderas con los clientes.
Desde otro punto de vista, la satisfacción del cliente puede impulsar el crecimiento del negocio. Es probable que atraiga clientes habituales, recomendaciones y reseñas positivas, lo que a su vez atraerá nuevos clientes potenciales y conversiones. De hecho, una encuesta muestra que el 72 % delos clientes tienen una probabilidad de compartir sus experiencias positivas con al menos seis personas.
Mejorar la actitud y la moral de tu equipo
Cuando las tareas están bien organizadas y los plazos son manejables, los miembros del equipo se sienten menos abrumados. De esta manera, es más probable que alcancen sus objetivos y completen sus trabajos con éxito. El logro de los objetivos proporciona a los miembros del equipo un sentimiento de orgullo y satisfacción, lo que aumenta la moral y la motivación.
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Métricas que determinan si tu agencia es eficiente
Las métricas de eficiencia de la agencia, también conocidas como ratios de actividad, miden el éxito de los objetivos empresariales en relación con los recursos utilizados. Estas métricas varían entre las distintas agencias debido a los diferentes objetivos y a la naturaleza específica de cada una de ellas. Sin embargo, hay varios indicadores que son comunes a todas las agencias.
Utilización y capacidad del equipo
Optimizar la utilización del equipo es clave para la eficiencia de tu agencia y la capacidad de tu equipo. Esto significa gestionar eficazmente las horas facturables y no facturables, para que puedas maximizar la productividad y la rentabilidad.
Horas facturables frente a horas no facturables
Es importante comprender las diferencias entre las horas facturables y las horas reales. Las horas facturables son las horas que tu equipo dedica a trabajar directamente en los proyectos de los clientes. Estas son las horas que puedes facturar a los clientes, por lo que son esenciales para generar ingresos. Por otro lado, las horas no facturables incluyen el tiempo dedicado a tareas administrativas, reuniones, formación y otras actividades no relacionadas con los clientes.
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Mantener la productividad de tu equipo es difícil. Pero las funciones de Bonsai optimizan la forma en que utilizas tu equipo.
- El seguimiento del tiempo permite ver fácilmente en qué se invierte el tiempo: en trabajo facturable o no.
- La asignación de recursos te ayuda a emparejar las habilidades de tu equipo con los proyectos adecuados.
- Las revisiones periódicas del progreso identifican patrones y optimizan esas horas no facturables.
- Equilibra las cargas de trabajo para que nadie se agote.
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Ingresos brutos de la agencia (AGI)
Todas las agencias llevan a cabo diferentes operaciones para atender a sus clientes. Sin embargo, por mucho que estas operaciones den sus frutos en forma de ingresos, también tienen sus costes. Los ingresos brutos de la agencia (AGI) miden los ingresos totales que una agencia obtiene de sus actividades menos el coste directo de prestar servicio a los clientes.
Margen de entrega
El margen de entrega es el margen de beneficio de tu agencia. Se calcula deduciendo los gastos, como el alquiler, los impuestos y los gastos generales, de los ingresos brutos de la agencia para obtener el porcentaje de beneficio. Si el margen de entrega es del 50 % o superior, significa que la agencia está funcionando bien.
Tasa de retención de clientes
Una agencia obtiene más ingresos cuando conserva más clientes. La métrica de retención de clientes mide el nivel de satisfacción entre los clientes. Una tarifa más alta es una indicación de que la agencia está proporcionando un valor real a los clientes. También significa que utilizas tus recursos de manera eficiente.
Análisis preciso de informes: estimaciones de tareas frente a resultados reales.
Una gestión eficaz de proyectos se basa en una estimación precisa del tiempo. Calcular mal el tiempo estimado y el tiempo real puede provocar sobrecostes y incumplimientos de plazos.
Por qué son importantes las estimaciones precisas
Las estimaciones precisas de las tareas ayudan a planificar la asignación de recursos. Esto establece expectativas realistas con tus clientes para garantizar que los proyectos sigan su curso. Mejorar el proceso de estimación de tareas permite elaborar planes de proyecto precisos y gestionar mejor los recursos.
Generación y análisis de informes:
- Datos históricos: Utilice datos históricos de proyectos anteriores para fundamentar sus estimaciones. Analiza qué tareas llevaron más tiempo del previsto y por qué. Esto ayuda a crear estimaciones más realistas para proyectos futuros.
- Supervisión periódica: Supervisar continuamente el progreso de las tareas actuales. Compare el tiempo estimado con el tiempo real empleado y ajuste sus planes de proyecto en consecuencia.
- Informes detallados: genere informes detallados que desglosen el tiempo dedicado a cada tarea.
- Comunicación con el cliente: Mantenga a los clientes informados sobre el progreso y cualquier desviación con respecto a las estimaciones originales.
- Análisis posterior al proyecto: Realizar una revisión posterior al proyecto para analizar las diferencias entre las estimaciones y los resultados reales.
Rentabilidad de un proyecto
La métrica de rentabilidad del proyecto mide la cantidad de ingresos que genera un proyecto. Ayuda a calcular los beneficios deduciendo los costes del proyecto, que incluyen la remuneración del personal, los materiales y la mano de obra subcontratada, de los ingresos totales del proyecto.
Tasa de utilización
La métrica de la tasa de utilización ayuda a las agencias a evitar costes operativos no esenciales. Calcula el porcentaje del total de horas facturables que los empleados dedican al trabajo de los clientes. La tasa informa a la agencia si los empleados dedican la mayor parte de su tiempo a trabajos generadores de ingresos para los clientes o no.
Esta métrica también indica si hay empleados con funciones similares, cargas de trabajo pesadas o si el trabajo está relacionado con sus funciones.
Coste de incorporación de clientes
Atraer a clientes potenciales no es gratis. El coste de incorporación de clientes o coste de adquisición de clientes es una representación de la cantidad de recursos que utiliza una agencia para captar a un cliente. Por motivos de eficiencia, el coste de captar un cliente debe ser inferior al importe que este gasta con la agencia.
Lo que importa: métricas financieras o no financieras
Tanto los indicadores financieros como los no financieros son fundamentales para optimizar la eficiencia de la agencia. Las métricas financieras te ayudan a obtener información precisa sobre el flujo de caja de tu agencia, incluyendo cómo gestionas los ingresos y los gastos.
Pero estas métricas también pueden ser un poco complejas, lo que provoca retrasos e ineficiencias. Por otro lado, las métricas no financieras proporcionan información sobre áreas como el rendimiento por hora de los empleados y la satisfacción de los clientes.
Por lo tanto, es importante evaluar ambas categorías métricas para detectar problemas de forma temprana, identificar oportunidades de cambio y también tomar decisiones. En conjunto, contribuyen a mejorar la eficiencia operativa de su agencia.
Aumentar la eficiencia de la agencia: 9 consejos que debes conocer
La eficiencia de una agencia no es fácil de conseguir. Requiere esfuerzos deliberados orientados a todos los procesos de la organización. A continuación, se ofrecen algunos consejos que las agencias pueden utilizar para aumentar su eficiencia.
1. Revisión de los procesos de planificación de recursos
La gestión de recursos es fundamental para una agencia con mentalidad de crecimiento. Le permite equilibrar servicios de alta calidad y rentabilidad. En la mayoría de las agencias, si no en todas, los recursos que gestionas en gran medida son tus empleados. Si no aprovechas al máximo a tu personal, perderás ingresos. Por otro lado, sobrecargar a tus empleados puede provocar agotamiento y una alta tasa de rotación.
Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a planificar y utilizar tus recursos de forma óptima:
- Siempre hay que tener un alcance del trabajo para cada proyecto. Con el objetivo final en mente, puedes planificar los recursos necesarios para iniciar y finalizar el proyecto sin desperdiciar nada.
- Alinea tus entregables con un presupuesto y un calendario. De esta manera, sabrás lo que necesitas y cuándo lo necesitas.
- Mantener una visibilidad clara de la asignación de recursos. Podrás liberarlos para nuevos proyectos o reasignarlos para cumplir con plazos más urgentes.
- Ten tu grupo de recursos en un lugar central para que sepas quién está disponible y es adecuado para cada proyecto.
- Celebra una reunión de evaluación después de cada proyecto para conocer tus puntos fuertes y aquellos que podrían beneficiarse de una mejora.
2. Automatización de procesos operativos clave
La mayoría de los procesos de las agencias son repetitivos y monótonos. Por no mencionar que, cuando se hacen manualmente, es más probable que den lugar a errores. Todos estos aspectos merman la eficiencia.
Una forma de superar este obstáculo es utilizar la tecnología para automatizar tareas repetitivas, como la elaboración de informes y análisis, la introducción de datos y la programación de contenidos. Según una encuesta realizada por WorkMarket, el 42 % de las empresas coinciden en que la automatización de procesos clave agiliza la realización de tareas repetitivas. Otra encuesta realizada por Nucleus Research concluye que las herramientas de marketing aumentan la productividad en un 20 %.
Algunas de las áreas clave en las que la automatización puede marcar una diferencia significativa y aumentar la productividad son:
- Gestión de proyectos: una herramienta de automatización puede liberarle a usted y a su equipo de tareas administrativas, como supervisar plazos, gestionar presupuestos y realizar un seguimiento de los plazos.
- Informes: La elaboración de informes es un proceso continuo para cualquier empresa que desee realizar un seguimiento de su rendimiento, pero compilar informes manualmente no es tarea fácil. Una herramienta automatizada resume los datos en pocos minutos para ofrecer informes en tiempo real sobre el rendimiento de las redes sociales, los sitios web y las campañas publicitarias.
- Control del tiempo: Es necesario llevar un control del tiempo para evaluar la eficiencia de su agencia. Cuando se automatiza, ahorra a los empleados la molestia de tener que registrar su tiempo manualmente. La compilación de hojas de horas y la facturación a los clientes se vuelve más fácil y rápida, sin retrasos causados por errores.
3. Hacer que todos rindan cuentas
Todas las agencias cuentan con una plantilla diversa, con personas que trabajan de manera diferente. Aunque se anime a todos a aportar sus talentos únicos, solo se mantendrán altos estándares si hay responsabilidad. La responsabilidad significa que todos son responsables de sus acciones, decisiones y desempeño.
Ayuda a aumentar el compromiso de las personas con sus tareas, contribuyendo así a la eficiencia operativa de la agencia. No obstante, es importante aceptar el hecho de que la responsabilidad es más evidente cuando se anima a los empleados con un enfoque positivo en lugar de uno negativo. De esta manera, los miembros del equipo serán más receptivos y se responsabilizarán de su trabajo.
Algunas de las prácticas clave que promueven la rendición de cuentas para la eficiencia de las agencias incluyen:
- Establecimiento y distribución de metas y objetivos en toda la agencia.
- Establecer expectativas claramente definidas para los empleados.
- Aprovechar las actualizaciones sobre cualquier avance en proyectos, encuestas o reuniones.
- Liderar con el ejemplo
4. Establecer una buena base para la incorporación de clientes
Algunos clientes pueden ser difíciles. Pero, en la mayoría de los casos, el proceso de incorporación no sentó unas bases sólidas para la relación entre el cliente y la agencia. Por ejemplo, si no expresas claramente tus expectativas, los clientes podrían sentirse con derecho a traspasar los límites del trabajo más allá de lo que es aceptable para tu agencia. Esto, a su vez, podría tensar su relación con los clientes. Para respaldar esto, un estudio muestra que un proceso de incorporación complicado puede alejar al 74 % de los clientes potenciales. Para que el proceso de incorporación sea fluido para los clientes, divídelo en pasos. Hacerlo ayudará a tu equipo a causar una impresión duradera en los clientes. También te asegurará de que estás en sintonía con el cliente en cuanto a expectativas y resultados.
Un proceso de incorporación ideal debe incluir las siguientes actividades:
- Enviar un cordial mensaje de bienvenida
- Conocer el negocio del cliente a través de una llamada telefónica, un correo electrónico o un formulario de admisión.
- Asignar al cliente un punto de contacto para facilitar la comunicación.
- Presentación de su cliente a todo el equipo
- Planificación de una reunión de incorporación
- Establecimiento de expectativas en cuanto a plazos y requisitos del proyecto.
- Definición del canal de comunicación
- Acordar el método de presentación de informes
- Seguimiento del cliente
5. Gestiona tu flujo de trabajo desde un lugar centralizado.
Las agencias en crecimiento tienen una necesidad cada vez mayor de encontrar herramientas más eficientes para gestionar el flujo de trabajo. Por muy útiles que sean estas herramientas, también tienen un coste. En primer lugar, es posible que sus datos no estén ordenados de forma estricta, por lo que podría llevar tiempo encontrar la información cuando la necesite.
En segundo lugar, gestionar múltiples herramientas requiere más tiempo y trabajo, formar a los miembros del equipo y garantizar la compatibilidad entre los diferentes sistemas. El resultado es un aumento de los gastos operativos y de las ineficiencias.
La adopción de una herramienta que gestione todo desde un lugar central puede superar este reto. Puedes gestionar tus clientes, proyectos, finanzas y comunicaciones sin tener que saltar de un lugar a otro. Lo más importante es que los miembros de tu equipo podrán trabajar juntos fácilmente, incluso si lo hacen desde casa.
Aunque hay muchas herramientas de automatización en el mercado, Hello Bonsai es la mejor. Es un software integral para agencias que te permite realizar todas las tareas de gestión de tu agencia desde un solo lugar.
6. Promover una cultura de trabajo conjunto
El trabajo en equipo entre los empleados no surge automáticamente con una herramienta de colaboración que los conecta. Esto se debe a que el trabajo en equipo es una cultura de la agencia que debe adquirirse y cultivarse. Si no está bien establecido en sus actividades diarias, incluso con las herramientas adecuadas, su equipo no estará a la altura.
Crear de forma intencionada un entorno seguro en el que se valore la opinión de todos es una de las mejores formas de fomentar la colaboración entre los miembros del equipo. Hacerlo inspira a los empleados a compartir sus conocimientos y habilidades, lo que puede dar lugar a soluciones innovadoras y flujos de trabajo más eficientes.
Además, los miembros del equipo también se sienten responsables tanto ante sus supervisores como entre ellos. Esto les da un sentido de pertenencia y responsabilidad por las tareas y proyectos de la agencia, lo que conduce a una mayor productividad y una mejor calidad del trabajo.
Además, gracias a la cooperación, los equipos pueden intercambiar ideas de forma rápida y eficaz para encontrar soluciones cada vez que surgen retos. Esto les permite resolver los problemas de manera oportuna antes de que se conviertan en problemas más graves. Mejor aún, crea un entorno de trabajo propicio que contribuye a la retención de los empleados.
7. Mejora de los procesos de gestión de proyectos
No existe un enfoque claro para gestionar un proyecto, especialmente en una agencia. Planificar y optimizar los flujos de trabajo, los empleados y los clientes puede costar un ojo de la cara. Por lo tanto, es posible que no se alcancen los objetivos, lo que provocaría un desperdicio de recursos.
Sin embargo, los propietarios de agencias pueden solucionar este problema mejorando los procedimientos actuales de gestión de proyectos o estableciendo otros nuevos. Al contar con los procesos adecuados, puede eliminar las distracciones de los miembros del equipo, garantizar que se ajusten al presupuesto, cumplan los plazos y aumenten la colaboración.
Aun así, hay muchas formas de mejorar las prácticas de gestión de proyectos en su agencia:
- Prepare los objetivos y metas de cada proyecto desde el principio.
- Organiza reuniones para coordinar a todas las partes interesadas desde el principio y asigna tareas claras a los miembros del equipo.
- Seleccione el software adecuado definiendo sus requisitos, como el intercambio de archivos, el seguimiento del tiempo y la programación de proyectos.
- Establecer un plan de proyecto y proporcionar actualizaciones periódicas sobre el progreso.
- Establecer normas de calidad y evaluaciones para reducir los errores.
8. Prevención del robo de tiempo
Muchas agencias acumulan altos costes operativos debido al robo de tiempo. Normalmente, esto ocurre cuando se paga a los empleados por horas que no han trabajado. Lamentablemente, la mayoría de los empresarios no reconocen el robo de tiempo, ya que puede adoptar muchas formas. Algunos de los casos más comunes incluyen:
- Empleados que llegan tarde al trabajo
- Mantener conversaciones sociales durante un periodo prolongado durante el horario laboral.
- Descansos prolongados
- Fichar la entrada y la salida por los demás
- Aumentar las horas de trabajo
En cualquier organización, el robo de tiempo puede tener efectos de gran alcance, como la reducción de la productividad, retrasos en la finalización de proyectos, incumplimiento de plazos y disminución de la producción. Peor aún, provoca pérdidas económicas y un mal uso de los recursos. No es de extrañar que los investigadores estimen que el 30 % de las empresas, tanto grandes como pequeñas, fracasan debido al tiempo robado.
Para evitar que esto ocurra en su empresa, puede idear estrategias para eliminar cualquier laguna que permita el robo de tiempo:
- Fomentar la moral de los empleados para mantenerlos motivados.
- Establecer directrices claras sobre el control del tiempo
- Integrar una herramienta de control horario que sea difícil de manipular (por ejemplo, una que escanee los ojos).
- Realizar controles periódicos para ver cómo están trabajando los empleados.
9. Evaluación de la tecnología de su agencia
Auditar las plataformas de software de su agencia es una excelente manera de aumentar la eficiencia. La tecnología aporta un gran valor cuando funciona como tú quieres. De lo contrario, tener demasiados programas que no se ajustan a los objetivos de su negocio puede suponer un desperdicio de recursos.
Por lo tanto, las auditorías tecnológicas son necesarias porque, además de ayudar a aumentar la productividad, también permiten examinar el retorno de la inversión de su software. Al evaluar la pila tecnológica de su agencia, es importante hacer lo siguiente:
- Diseñar las necesidades tecnológicas de la agencia para ayudar a seleccionar las mejores herramientas.
- Haga una lista de las herramientas tecnológicas que utiliza para respaldar las operaciones de su agencia, tanto software como hardware.
- Evalúa la productividad de cada herramienta tecnológica en función de los objetivos establecidos y elimina las menos eficaces.
- Seleccione las herramientas tecnológicas que necesitan mejoras basándose en su auditoría tecnológica. Puede consistir en sustituir o actualizar las herramientas obsoletas o invertir en otras nuevas.
- Calcule el coste total de la compra y el mantenimiento de las herramientas tecnológicas.
La auditoría periódica de la infraestructura tecnológica de su agencia ayuda a optimizar su rendimiento y adecuación a sus objetivos empresariales, además de mejorar la eficiencia de las operaciones.
Herramienta todo en uno: optimice la gestión de clientes, proyectos y finanzas.
Simplifique sus operaciones comerciales y consolide sus proyectos, clientes y equipo en una plataforma integrada y fácil de usar. La herramienta de gestión integral de Bonsai agiliza los procesos, reduce los costes y mejora la eficiencia.
Ventajas de la herramienta todo en uno de Bonsai
- Información centralizada: consolide todos los datos de clientes, proyectos y financieros en un solo lugar. Esto reduce el tiempo dedicado a cambiar entre diferentes herramientas y garantiza que todos tengan acceso a la misma información.
- Procesos automatizados: Automatice tareas repetitivas como la facturación, el seguimiento del tiempo y la elaboración de informes. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de errores.
- Mejora de la colaboración: Facilita la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo.
- Ahorro de costes: Reduzca los costes asociados a la suscripción a múltiples herramientas.
- Informes mejorados: genere informes que proporcionen información detallada sobre todos los aspectos de su negocio.
No creas que es demasiado tarde para trabajar en la eficiencia de la agencia.
La idea de tener una relación cliente-agencia sin estrés, un equipo que no esté agotado y proyectos completados satisfactoriamente puede parecer descabellada. Sin embargo, es posible si se eliminan todas las ineficiencias operativas. Con paciencia, las personas adecuadas y herramientas como el software para agencias de Hello Bonsai, notarás un cambio antes de lo que imaginas.
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