Los 5 mayores obstáculos y soluciones para las agencias en 2025

Los cinco mayores obstáculos a los que se enfrentan las pequeñas agencias de marketing en Internet son las barreras de comunicación, la captación y retención de talento, los retos presupuestarios y la adopción de nuevas tecnologías. La comunicación eficaz con los clientes y dentro de los equipos es fundamental para mantener la confianza y la productividad. Las agencias también deben centrarse en atraer y retener talento cualificado para seguir siendo competitivas. La elaboración de presupuestos requiere una planificación cuidadosa para garantizar que los recursos se asignen de manera eficiente, mientras que mantenerse al día con los avances tecnológicos es esencial para mantener una ventaja competitiva. Al abordar estos retos con soluciones estratégicas, las agencias pueden mejorar su productividad y garantizar el éxito a largo plazo en un panorama digital en rápida evolución.

1. Barreras de comunicación

Este es uno de los problemas más comunes que tienen las empresas modernas. Puede manifestarse de diferentes maneras, pero todas ellas acabarán afectando a la productividad y la rentabilidad de la empresa.

Comunicaciones con los clientes

En primer lugar, existe una comunicación ineficaz entre los equipos de la agencia y el cliente. Es una de las formas más rápidas de perder la confianza de un cliente y, por extensión, la posibilidad de establecer una relación comercial a largo plazo que te proporcione ingresos estables.

Comunicarse con los clientes puede que no sea del agrado de todos los miembros de tu equipo, pero es algo que tu empresa debe hacer para garantizar que los proyectos sigan su curso. En última instancia, es una parte fundamental de trabajar en una agencia.

Incluso si puedes comunicarte con un cliente con frecuencia, es posible que te encuentres con un problema en el que una de las partes repite constantemente los mismos requisitos que no se están cumpliendo. Esto puede plantear problemas a corto plazo, pero indica un problema más profundo de no retener o actuar sobre la información que se proporciona al equipo.

Aquí es donde destaca una herramienta de gestión de relaciones con los clientes. Te permite llevar un registro de los datos importantes de los clientes en un solo lugar y difundir información relevante al resto del equipo. Tu equipo puede utilizarlo para recopilar todos los datos que tienen sobre el cliente y minimizar la duplicación de información presentada durante las reuniones.

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Comunicaciones internas

Algunos de los mayores problemas a los que te puedes enfrentar al gestionar un negocio son la comunicación con otros miembros del equipo y la creación de una cultura que equilibre la productividad, la profesionalidad y la confianza. La variedad de problemas se ha disparado en los últimos años, especialmente con los rápidos cambios en la forma en que las generaciones más jóvenes abordan la salud mental y el teletrabajo.

Según un estudio publicado por Harvard Business Review, la mitad de los millennials y tres cuartas partes de los miembros de la generación Z dejaron sus puestos de trabajo debido a problemas de salud mental. Se descubrió que las empresas rara vez aceptan que los empleados puedan tener un problema y perpetúan el estigma de que la salud mental es una cuestión totalmente personal que no debería afectar al rendimiento laboral.

Además, uno de los puntos de inflexión clave en las agencias digitales ha sido la adopción generalizada del trabajo remoto debido a la pandemia de COVID-19. El impacto del teletrabajo en la productividad y la cohesión de los equipos ha sido mencionado en repetidas ocasiones por diversos medios del sector. Sin embargo, hay poco consenso y, a menudo, posturas contrapuestas sobre cómo se debe hacer un seguimiento de esta práctica.

En cierta medida relacionado con el segundo punto está la práctica cada vez más habitual de contratar a autónomos extranjeros, debido a que en el extranjero hay una mayor oferta de talento que suele exigir salarios más bajos. Las ventajas y desventajas de contratar autónomos son un tema aparte. Pero uno de los principales problemas que tienen muchas empresas es integrar a los autónomos en el equipo, a menudo con resultados dispares.

Algunos gerentes caen en la falacia de que deben supervisar y controlar de cerca a sus autónomos para asegurarse de que «están sacando partido a su inversión». Sin embargo, esto suele generar resentimiento, ya que los autónomos optan por su forma de trabajar, en parte, para evitar explícitamente ese tipo de sistema de gestión.

Las soluciones a estos problemas son múltiples, pero siempre parten desde lo más alto de la jerarquía corporativa. La alta dirección debe crear canales de comunicación con el resto del equipo que permitan compartir experiencias y generar confianza con el equipo.

Si tienes problemas concretos con algunos miembros del equipo o autónomos, empieza poco a poco y establece una buena relación. Comuníquese por escrito siempre que sea posible, ya que esto le permitirá retener mejor la información y le facilitará recordar los detalles de la conversación. Si eso no es posible, toma notas detalladas sobre las preferencias de comunicación de los miembros del equipo. Esto también le ayudará a crear políticas eficaces y beneficiosas sobre cómo manejar los problemas comunes.

Por último, asegúrate de equilibrar cuidadosamente la carga de trabajo de tu equipo mediante una gestión inteligente de las tareas. Puedes crear una carga de trabajo más manejable y satisfactoria si tienes una visión clara de lo que hace tu equipo y de los proyectos en los que tiene más éxito.

2. Obtención de nuevos talentos

Si diriges una agencia digital, el método de trabajo más versátil y fiable es el trabajo totalmente a distancia. También le permite acceder al mayor número posible de candidatos. Sin embargo, lo contrario también es cierto. Dado que muchas agencias permiten trabajar totalmente a distancia, los mejores candidatos pueden elegir entre varias agencias. Por consiguiente, atraer talento cualificado resulta ser uno de los retos más comunes a los que se enfrentan las agencias hoy en día.

Hay varias soluciones diferentes que puedes combinar para este problema en particular. Pero primero, debes comprender que es poco probable que el candidato perfecto aparezca en tu puerta cada vez que tengas una vacante en el equipo. En la mayoría de los casos, tendrás que revisar montones de candidatos no cualificados o apenas cualificados. Encontrarás a la mejor persona en ese momento e intentarás convertirla en la mejor persona para el puesto.

Lo primero que debes hacer es garantizar una experiencia positiva durante la solicitud. Detalla claramente los requisitos, responsabilidades y expectativas del puesto, utilizando términos sencillos y ofreciendo una visión concisa de las tareas diarias que conlleva el cargo. Utiliza preguntas directas que no dejen mucho margen para la interpretación con el fin de descartar a los candidatos que claramente no se ajustan al perfil de empleado deseado.

Si su empresa es la que lleva a cabo el proceso de selección, debe tener en cuenta que los candidatos más cualificados y solicitados probablemente tengan múltiples oportunidades disponibles en cualquier momento. Debes investigar qué es lo que les motiva y crear una propuesta de valor única que te diferencie de las demás empresas. Esto puede abarcar desde paquetes de prestaciones hasta horarios de trabajo flexibles, pero normalmente vale la pena estar abierto a compromisos.

También puede sentir la tentación de utilizar un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) para acelerar la eliminación de los candidatos no cualificados de la reserva de talento. Puede ser una forma excelente de agilizar la contratación, y algunas encuestas indican que alrededor del 80 % de los usuarios están satisfechos con el rendimiento de la herramienta. Sin embargo, ten cuidado con confiar excesivamente en el software para que haga tu trabajo, especialmente si utilizas herramientas ATS basadas en inteligencia artificial.

Si planeas utilizar un ATS basado en IA, asegúrate de proporcionar una descripción clara del puesto que permita a los solicitantes analizarla y enviar solicitudes que el sistema ATS no pase por alto. Esto puede ser doblemente importante si se busca personal con experiencia que lleva mucho tiempo fuera del mercado laboral. Con las incorporaciones relativamente recientes de los sistemas ATS, también puede valer la pena ajustar el sistema para asegurarse de que no rechaza a candidatos que serían adecuados porque su solicitud carecía involuntariamente de una palabra clave.

Por último, asegúrate de crear una marca sólida y una cultura con la que los empleados se identifiquen en la empresa, y de establecer claramente tus expectativas para futuras comunicaciones. El ghosting se ha convertido en uno de los problemas más importantes del sector de la selección de personal, pero está muy extendido en ambos extremos. Asegúrate de no arruinar tu reputación olvidándote de enviar correos electrónicos importantes y mantén un registro del proceso de selección.

3. Retener el talento de calidad

Incluso si consigues contratar a la persona más competente de entre los cientos de solicitudes que recibes, ahora te enfrentas al creciente problema de retenerla durante los próximos años. Un estudio realizado por Promethean reveló que la retención de empleados es uno de los mayores retos a los que se enfrentan las agencias, y que este problema no ha hecho más que agravarse con el paso de los años.

Esto se debe en parte al aumento de las expectativas salariales y a la proliferación de títulos de puestos de trabajo «de moda» que no tienen una lista clara de responsabilidades.

Parte de la solución reside en establecer una comunicación adecuada (véase la sección «Comunicación» más arriba). Sin embargo, también es necesario evaluar a los miembros clave del equipo y asegurarse de que sean los adecuados para la empresa. En algunos casos, un nuevo miembro del equipo puede parecer adecuado desde el punto de vista operativo, pero choca demasiado con la cultura del equipo o con los procesos existentes como para que merezca la pena mantenerlo.

En esos casos, podría ser más conveniente empezar con nuevos candidatos y crear procesos de selección más vinculados a la cultura de la empresa para garantizar que los nuevos empleados se adapten mejor.

Además, comuníquese con los miembros del equipo y promueva una estructura de remuneración transparente. Reducirá la sensación de falta de valor en el equipo y garantizará que todos los miembros del equipo estén en el mismo lado de las negociaciones salariales.

También puedes probar modelos de trabajo más flexibles y programas de recompensas mejor organizados. Los resultados de una prueba piloto de cuatro días laborables a la semana realizada en el Reino Unido sugieren que más del 92 % de las empresas consideraron que el nuevo horario de trabajo tenía un impacto positivo en el rendimiento, la productividad y la moral de los empleados. Para los programas de recompensas, crea sistemas similares a los de los videojuegos e insignias por completar programas de formación o participar en actividades de todo el equipo.

Por último, debes asegurarte de mantener motivados a tus empleados. En algunos casos, esto significa recompensar los logros y el pensamiento innovador. En otros casos, es necesario asegurarse de que los empleados sean asignados a proyectos que se adapten bien no solo a sus habilidades, sino también a sus intereses personales o profesionales. Por último, es importante comprender que, en ocasiones, la motivación debe provenir de los propios empleados. Esto se basa en garantizar que existan canales de comunicación adecuados para descubrir qué es lo que motiva al empleado y cómo eso puede beneficiarle a usted.

4. Encontrar un nicho y una propuesta de valor

Hay algunos aspectos clave a la hora de crear un plan de negocio que garantizarán el crecimiento de la empresa.

Una es encontrar el nicho adecuado para sus productos y servicios. Esto significa investigar cuidadosamente al público para identificar el perfil de cliente adecuado que sea más propenso a necesitar tus productos. Pero también significa adaptar los servicios que prestas a una parte más reducida de la audiencia.

Aunque esto pueda parecer limitante, te permite crear soluciones más específicas y completas que se adaptan mejor a tu nicho que las agencias generalistas. Esto te brinda más oportunidades de aumentar las ventas y te da la posibilidad de demostrar que eres absolutamente indispensable para tu público. En última instancia, garantiza que puedas crear una relación comercial a largo plazo y aumentar el valor esperado del ciclo de vida del cliente (CLV).

En segundo lugar, debes especializarte y crear tu propuesta de valor única. Lo que esto significa es que necesitas encontrar la combinación exacta de marca y puntos de venta para diferenciarte del resto. Te permitirá crear un vínculo más personalizado con tus clientes y hacerles ver que tu empresa es la más adecuada para sus necesidades.

5. Conseguir nuevos clientes

Esta es quizás una de las razones más comunes por las que las nuevas agencias tienen dificultades para expandirse más allá de los primeros meses de actividad. En ese conjunto de problemas, suele destacar uno: determinar si un cliente será positivo para la empresa.

Por supuesto, los clientes generarán inevitablemente ingresos para su empresa. Sin embargo, eso no te llevará directamente al crecimiento. Lo que debes determinar es cuán rentable será un cliente para tu empresa.

No elegir cuidadosamente a tus clientes puede dar lugar a varias situaciones:

• El equipo es incapaz de gestionar las demandas del cliente. Quizás tu equipo no tenga la experiencia o el tamaño suficientes para gestionar el trabajo adicional que requiere este cliente, además de atender a tus otros clientes. Podría dar lugar a recortes o al incumplimiento de los plazos. En cualquier caso, el cliente no está satisfecho con el trabajo y deja de utilizar los servicios de su empresa.
• El cliente no encuentra satisfactorio su trabajo. Esto podría deberse a varias razones, desde expectativas imposibles hasta una opinión muy diferente sobre los procesos que hay detrás del proyecto. En algunos casos, el cliente puede negarse a pagar por el servicio, desperdiciando decenas o incluso cientos de horas de trabajo que usted invirtió en él.
• El alcance del trabajo supera el coste. La falta de comunicación durante la reunión inicial puede llevar al cliente a exigir cada vez más trabajo. Sin un contrato de agencia que establezca condiciones claras para el pago de trabajo adicional, es posible que esté dedicando más tiempo a un trabajo por el que no le pagan.

En cualquier caso, tu empresa ha perdido tiempo con un cliente que no era adecuado desde el principio, es probable que el cliente se haya creado una imagen falsa de tu experiencia y que deje una mala valoración, y tú no has obtenido ningún beneficio.

Para resolver esto, es necesario establecer un sistema de gestión de relaciones con los clientes y realizar un seguimiento minucioso del alcance y los costes asociados a la incorporación de nuevos clientes y al mantenimiento de los proyectos. Le permitirá ver qué clientes tienen el mayor valor esperado a lo largo de su vida útil o si merecen la pena los recursos que invierte en mantener una relación comercial.

6. Presupuestario

Es fundamental comprender los retos específicos a los que se enfrenta una agencia, y uno de ellos es crear una estrategia de precios competente. Para superar esto, es posible que desee leer nuestro artículo anterior sobre estrategias de precios eficaces para agencias. Esto le proporcionará métodos prácticos para mejorar su modelo de precios y aumentar la rentabilidad de la agencia.

Durante los últimos años, la economía ha atravesado una situación difícil. El aumento del coste de la vida, un crecimiento económico inferior al esperado y la mayor presión que los salarios han ejercido sobre los costes operativos han obligado a algunas empresas a reconsiderar la contratación de nuevo personal o a reevaluar la rentabilidad de sus proyectos.

Además, la creciente competencia ha generado presión sobre los precios, lo que ha llevado a algunas empresas a intentar vender sus servicios a precios inferiores para mantenerse a flote y seguir siendo rentables.

Sin embargo, un aspecto difícil de gestionar es la estimación del coste del trabajo. Si su agencia creativa se dedica principalmente a resolver problemas novedosos para los clientes, es probable que no disponga de un punto de referencia para estimar cuánto tiempo llevará el proyecto o cómo facturarlo al cliente. Esto puede llevar a subestimar el trabajo de la agencia y generar ingresos inferiores a los esperados.

Esto se puede resolver combinando dos herramientas. En primer lugar, necesitas un software de contabilidad y facturación preciso y centralizado. Al tener una visión general de tus ingresos y gastos, puedes crear informes más precisos de tus ganancias y estar al tanto de las fluctuaciones de los proyectos entre meses.

En segundo lugar, es necesario utilizar herramientas de seguimiento del tiempo y gestión de proyectos. Puede calcular con mayor precisión los honorarios del proyecto o las horas de trabajo necesarias para la facturación mediante el seguimiento del calendario de la fase del proyecto y del personal involucrado en cada momento.

También deberías plantearte consolidar tu modelo de precios y asegurarte de que cobras adecuadamente por el trabajo adicional. Por ejemplo, más del 64 % de las agencias de marketing digital mencionaron las «páginas de destino» como algo que justifica una tarifa separada del trabajo tradicional a largo plazo.

7. Adopción de nuevas tecnologías y software

Los retos relacionados con las agencias pueden ser difíciles de gestionar, pero no son insuperables. Por ejemplo, familiarizarse con los retos habituales en la implementación de la gestión de proyectos puede ayudarle a superar eficazmente estos obstáculos. Al comprender estos retos, podrá desarrollar soluciones personalizadas para garantizar el éxito de su agencia.

Como agencia digital, debes estar a la vanguardia de la innovación y necesitas utilizar el mejor software disponible para gestionar tu propia empresa antes de poder ayudar a otros.

Si es posible, intenta simplificar tus herramientas de gestión al mínimo imprescindible. Esto no significa que tengas que renunciar a servicios esenciales como las comunicaciones o la contabilidad.

Lo que puedes hacer es buscar una solución de gestión de agencias centralizada que resuelva varios problemas a la vez, como Bonsai. Al combinar en un solo software la gestión de proyectos, la gestión de las relaciones con los clientes y la gestión financiera, podrá realizar fácilmente un seguimiento de casi todos los aspectos de su negocio.

Garantiza que los miembros de su equipo dispongan de una forma rápida de consultar los hitos del proyecto, los calendarios y los detalles específicos del proyecto que se pueden encontrar en los perfiles de los clientes para ayudarles a satisfacer las demandas de estos.

8. Colaboración eficaz y externalización

Una agencia pequeña puede no disponer de todas las herramientas y el talento necesarios para atender todas las necesidades de sus clientes. Puede resultar tentador intentar improvisar soluciones a partir de las capacidades existentes que apenas satisfacen las demandas del cliente. Sin embargo, probablemente sea mejor recurrir a un profesional independiente o consultor externo para cubrir sus puntos débiles.

Lo que debes asegurarte es que el freelancer pueda colaborar con el resto de tu equipo y crear soluciones valiosas para tu empresa. Además de asegurarte de que encajan bien en la cultura de la empresa, independientemente de que vayan a trabajar contigo en un solo proyecto, debes compensarles adecuadamente por su tiempo.

Ahí es donde entran en acción las herramientas de colaboración de Bonsai. Puede asignar a subcontratistas y autónomos un acceso limitado a sus proyectos en curso, lo que les permite conocer directamente los detalles esenciales de los mismos. Además, el colaborador puede realizar un seguimiento del tiempo dedicado a sus tareas y facturarle directamente por su trabajo.

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Coordinar un equipo requiere tener asignaciones de tareas y plazos claros. Las herramientas de gestión de tareas de Bonsai te ayudan con esto. Puedes realizar fácilmente un seguimiento de las tareas para garantizar que tanto tú como tu equipo conozcáis vuestras responsabilidades y plazos.

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De esta manera, puedes asignar tareas a tu equipo, planificar tu semana y ver cómo avanzan tus proyectos.

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Controle el tiempo con temporizadores integrados: inicie temporizadores desde su lista de tareas o asigne tareas con horas preestablecidas.

Colabora con tu equipo: invita a los miembros del equipo a tus proyectos, asigna tareas y añade comentarios.

Mantén la atención en las prioridades: establece plazos, realiza un seguimiento de las tareas, establece prioridades y mantén la eficiencia de tu equipo.

Gestiona tu equipo y tus recursos: permite a tu equipo realizar un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas asignadas.

Seguimiento del presupuesto & rentabilidad: colabora con otras personas en un proyecto y gestiona las tareas y el seguimiento del tiempo.