Ventajas del EIN para los empresarios individuales: 8 razones por las que el EIN es fundamental para tu negocio

Un EIN es un activo valioso para cualquier empresa, incluso si no es obligatorio por ley tenerlo. Al obtener un EIN, puede aprovechar una serie de ventajas, entre las que se incluyen una mayor facilidad para presentar la declaración de impuestos, contratar empleados y establecer crédito comercial.

Aquí aprenderás qué es un EIN, cuándo es necesario, cómo solicitarlo y las ventajas que ofrece. Empecemos.

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¿Qué es un número de identificación patronal (EIN)?

Un EIN, o número de identificación del empleador, es un número de nueve dígitos que asigna el Servicio de Impuestos Internos (IRS) a las empresas. También se conoce como número de identificación fiscal federal y ayuda al gobierno a identificar a las empresas a efectos fiscales. Se puede considerar como la versión comercial del número de la Seguridad Social (SSN) de una persona.

Los propietarios únicos no necesitan un EIN a menos que tengan empleados. En otras palabras, si usted es el único propietario de su negocio, no necesita un EIN. Sin un EIN, no podrás comprar un negocio existente, heredar una empresa, formar una sociedad comercial y mucho más.

Sin embargo, puede ser una buena idea que un empresario individual que no necesita un EIN lo solicite, simplemente porque hacerlo es rápido y sencillo en el sitio web del IRS. Ofrece varios beneficios potenciales, de los que hablaremos a continuación.

¿Cuándo se requiere un EIN?

Los EIN son obligatorios para la mayoría de las entidades comerciales, pero no para todas. Las empresas que cumplan cualquiera de los siguientes criterios deben tener un EIN:

• Operar como sociedad anónima o sociedad colectiva.
• Contrata empleados (incluidos los empleados domésticos).
• Tiene un plan de jubilación Keogh.
• Administra patrimonios o fideicomisos.
• Presenta declaraciones de impuestos ante el IRS por empleo, tabaco, armas de fuego o alcohol.
• Retiene impuestos por pagos realizados a extranjeros no residentes.
• Tiene vínculos con organizaciones sin ánimo de lucro, administradores de planes o cooperativas agrícolas.

Las empresas que no necesitan un EIN incluyen aquellas que no están obligadas a presentar sus impuestos por separado de los impuestos sobre la renta personales ante el IRS. Estas entidades empresariales tampoco deben cumplir ninguna de las condiciones que hemos mencionado anteriormente.

Cómo obtener un EIN

Puede solicitar un EIN en línea a través del sitio web del IRS; el proceso es sencillo y solo lleva unos minutos. Deberá proporcionar algunos datos básicos sobre su empresa, como el nombre y la dirección, el nombre comercial y su número de la Seguridad Social.

Si realiza la solicitud en línea de lunes a viernes entre las 7:00 a. m. y las 10 p. m., hora local, debería recibir su EIN en cuestión de minutos. También puede completar el Formulario SS-4 por fax o correo postal.

Sin embargo, el problema de utilizar el fax o el correo postal es que tardan mucho más que las solicitudes en línea. Por ejemplo, recibirás tu EIN en un plazo de tres días si envías un fax. Y si envías un correo postal, el procesamiento de tu EIN puede tardar hasta cuatro semanas.

Para obtener un EIN, su empresa unipersonal debe estar ubicada en los Estados Unidos y usted debe tener su propio número de identificación fiscal, como un número de la seguridad social.

Las ventajas de obtener un EIN

Algunas de las razones por las que puede necesitar solicitar un número de identificación fiscal para su empresa unipersonal incluyen:

Te ayuda a consolidarte como un negocio profesional.

¿Necesitas un EIN para trabajar como autónomo? Cuando estás empezando, todo ayuda, y un EIN puede marcar una gran diferencia.

Tener un EIN transmite a los demás que eres un negocio profesional, no solo alguien que tiene un negocio secundario desde su casa. Esto puede facilitar la obtención de préstamos, atraer clientes y socios, y, en general, ser tomado más en serio.

Te ayuda a llevar un control de los gastos de tu negocio.

Si lleva un control de los gastos de su negocio, puede utilizar su EIN para separarlos de sus gastos personales. Esto simplifica mucho la declaración de impuestos y puede ahorrarle dinero a la hora de pagarlos.

Además, al llevar un control de los gastos de tu negocio, podrás aprovechar las deducciones fiscales y ahorrar aún más dinero.

Ayuda a minimizar el riesgo de robo de identidad.

Tu número de la Seguridad Social es uno de los datos más importantes sobre ti. Proporcionarla a todas las empresas con las que trabajas te hace vulnerable al robo de identidad. Los ladrones de identidad pueden obtener su número de la seguridad social y utilizarlo para presentar declaraciones de impuestos fraudulentas. Con un EIN, puedes conservar tu SSN para uso personal y seguir teniendo un identificador único para tu negocio.

Ayuda con la contabilidad y la teneduría de libros.

Llevar un control de las finanzas de tu empresa puede ser una tarea complicada para un empresario, pero resulta mucho más sencillo cuando se dispone de un EIN. Un EIN facilita la identificación de las transacciones comerciales y mantiene tu contabilidad en orden.

Facilita la contratación de empleados.

Si tiene previsto contratar empleados en el futuro, obtener un EIN ahora simplificará mucho el proceso. No tendrás que proporcionar tu número de la Seguridad Social en los nuevos trámites de los empleados, y también tendrás una cuenta dedicada para los impuestos sobre la nómina. Un EIN también le permite retener los impuestos de los empleados y contribuir a la seguridad social y a Medicare.

Le ayuda a presentar los impuestos de su empresa y evitar sanciones fiscales.

Si eres autónomo o contratista independiente, eres responsable de pagar tanto tus impuestos personales como los de tu empresa. Al obtener un EIN, podrás organizar mejor los impuestos de tu empresa por separado de tus impuestos personales, lo que simplificará considerablemente el proceso. También podrá evitar sanciones por presentaciones tardías o incorrectas.

Facilita la solicitud de una cuenta bancaria empresarial.

Una cuenta bancaria empresarial es una excelente manera de mantener separadas las finanzas personales y las del negocio, ya que permite realizar un seguimiento sencillo de los ingresos y gastos de la empresa.

Por si fuera poco, tener una cuenta bancaria empresarial puede facilitar la obtención de préstamos y otros tipos de financiación en el futuro.

Algunas instituciones financieras permiten a los propietarios únicos abrir una cuenta bancaria empresarial sin un EIN, pero otras tienen requisitos más rigurosos. Por lo tanto, es posible que desee consultar primero con su banco.

Ayuda a agilizar las solicitudes de préstamos comerciales.

Si está pensando en solicitar un préstamo comercial en el futuro, obtener un EIN ahora puede ayudarle a acelerar el proceso. Al proporcionar tu EIN al prestamista, demostrarás que te tomas en serio tu negocio y que has dado los pasos necesarios para ponerlo en marcha.

Facilita el establecimiento de crédito comercial.

Una de las ventajas de tener un EIN es que puede ayudarle a establecer crédito comercial. El crédito empresarial es independiente del crédito personal, y es importante tenerlo si quieres obtener un préstamo o un arrendamiento en el futuro. Al utilizar su EIN en solicitudes de préstamos y créditos, comenzará a crear un historial crediticio para su empresa en su tarjeta de crédito empresarial.

Le permite generar confianza con proveedores y clientes.

Si usted hace negocios con otras empresas, un EIN puede ayudarle a generar confianza. Los proveedores y clientes pueden sentirse más cómodos haciendo negocios con una empresa que tiene un EIN, sabiendo que es legítima y ha sido verificada por el IRS.

Obtener un EIN también tiene otras ventajas. Por ejemplo, si tienes un socio en tu negocio, puedes utilizar tu EIN para crear un acuerdo de sociedad. O, si más adelante decides cambiar la estructura de tu empresa a una LLC o sociedad anónima, necesitarás un EIN para hacerlo.

¿Cómo puedo consultar mi EIN?

¿Qué pasa si extravía su número de identificación patronal (EIN) o lo olvida? Si no puede encontrar su EIN después de haberlo solicitado previamente, existen numerosas formas de localizarlo.

Si abrió una cuenta bancaria comercial utilizando su EIN, póngase en contacto con su banco y solicite su EIN. Si ha presentado una declaración de impuestos anterior para su empresa, consulte sus declaraciones de impuestos anteriores. Si ninguno de estos métodos le funciona, llame a la línea de impuestos especializados para empresas del IRS ( & ) al (800) 829-4933.

¿Cómo puedo consultar el EIN de otra persona?

Si usted dirige una empresa que realiza muchas transacciones con otras empresas, es posible que tenga que comprobar los EIN de vez en cuando. También puede verificar la información de otra empresa buscando su EIN.

Puede consultar el EIN de una empresa de forma gratuita utilizando el sistema EDGAR de la SEC si cotiza en bolsa y está registrada en la Comisión de Bolsa y Valores (SEC). En el caso de las organizaciones sin ánimo de lucro, puede buscarlas en Guidestar.

Si una empresa no está registrada en la SEC y es de propiedad privada, puede resultar más difícil encontrar su EIN. Aquí tienes algunas estrategias que puedes seguir:

• Póngase en contacto con el contable o el departamento financiero de la empresa y solicite información sobre el EIN.
• Busque el formulario W2 de la empresa, o cualquier otro documento local o federal que pueda encontrarse en línea.
• Contrate un servicio o utilice una base de datos de pago para buscar el EIN.

Número de identificación federal frente a número de identificación fiscal estatal: ¿cuál es la diferencia?

El IRS emite un número de identificación federal del empleador (EIN). También se conocen como FEIN, siglas en inglés de «Número de identificación fiscal federal».

Un número de identificación fiscal estatal, también conocido como identificación estatal del empleador o EIN estatal, es similar a un EIN federal. Es la versión estatal del EIN federal y tiene el mismo objetivo: un número único vinculado a su empresa unipersonal a efectos fiscales.

No hay diferencia entre los números de identificación fiscal federales y estatales, excepto por cuál se utiliza para pagar los impuestos federales o estatales. Las normas relativas a cómo obtener un número de identificación fiscal estatal y para qué debe utilizarse pueden variar en función de la normativa fiscal de cada estado.

Para poder obtener licencias y permisos comerciales, contratar y pagar a empleados, y presentar impuestos estatales y locales, necesitarás como mínimo un número de identificación fiscal estatal.

¿Cuándo necesitaré un nuevo EIN?

Por lo general, solo será necesario presentar una nueva solicitud de EIN si su empresa sufre un cambio en la propiedad o la estructura empresarial. No es necesario solicitar un nuevo EIN si cambia el nombre de su empresa o la traslada a otra ubicación.

Dicho esto, como propietario único, estás obligado por ley a presentar una nueva solicitud de EIN si:

• Estás en proceso de quiebra.
• Te has constituido en sociedad (lee sobre las ventajas de constituirse en sociedad)
• Te asociaste con otras personas y gestionaste tu negocio como una sociedad.
• Usted compró o heredó una empresa existente que administra como empresa unipersonal.

¿Qué pasa si cometo un error al solicitar un EIN?

Si comete un error, deberá enviar una carta al IRS, preferiblemente con el membrete de su empresa, explicando lo que ha sucedido. Debe incluir su propio nombre como parte responsable, así como el nombre de su empresa, para aclarar las cosas. También es buena idea incluir la notificación de confirmación del EIN que recibió.

No puede llamar ni conectarse a Internet para realizar ajustes, y no le conviene presentar una nueva solicitud de EIN (formulario SS-4), ya que esto solo confundirá más al IRS.

En resumen

Independientemente de si estás obligado a tener un EIN, hay varias buenas razones para obtenerlo. Puede ayudarte a proteger tu identidad, hacerte parecer más profesional ante los demás y simplificar la declaración de impuestos. Por lo tanto, si estás pensando en crear una empresa unipersonal, sin duda vale la pena obtener un EIN.