Agência 101: Um guia para iniciantes

A concorrência tornou-se bastante intensa em todos os setores. Como resultado, a maioria das empresas prefere trabalhar com agências de marketing para maximizar seu alcance e eficácia no envolvimento com seu público-alvo. Não é surpresa que a demanda por agências continue crescendo a cada dia. De fato, pesquisas mostram que 70% das empresas terceirizam seu marketing para agências.

Mas, quer você queira abrir uma agência de marketing ou contratar uma para liderar seu plano de marketing, é preciso entender os fundamentos. Como as agências operam, suas responsabilidades, tipos e muito mais. Este guia básico sobre agências apresentará tudo o que você precisa saber sobre agências.

Os conceitos básicos das operações de uma agência

Em termos simples, os conceitos de uma agência de marketing giram em torno dos clientes. Vamos explorar isso um pouco mais. Normalmente, as marcas procuram uma agência com diferentes necessidades de marketing. Alguns podem querer aumentar a visibilidade, aumentar os leads e as conversões ou impulsionar as vendas.

Uma agência prioriza a compreensão dos objetivos e desafios únicos de cada marca. Ao fazer isso, é possível realizar pesquisas aprofundadas e desenvolver estratégias adaptadas a situações comerciais específicas. Posteriormente, implementa iniciativas de marketing em nome da empresa.

Normalmente, a maioria das agências, se não todas, leva a sério a relação cliente-agência. Isso porque o sucesso da marca de um cliente é igualmente o sucesso da agência. Portanto, as agências sabem que, se não fornecerem resultados tangíveis, os clientes irão embora.

Para que conste, as agências de marketing trabalham com vários clientes ao mesmo tempo. Para que tenham sucesso, eles contratam uma equipe de especialistas com diversas habilidades e conhecimentos. Sem mencionar que eles também adotam ferramentas de gerenciamento de agências para melhorar o atendimento ao cliente e otimizar as operações.

Na maioria das vezes, as marcas que trabalham com agências de marketing não mantêm uma equipe interna. A agência faz tudo em nome deles. Depois que uma agência entrega o trabalho acordado, ela cobra o cliente pela remuneração.

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Agência 101: Fundamentos para operações eficazes da agência

Não é preciso dizer que há muita coisa acontecendo em uma agência de marketing. Essas empresas precisam se esforçar para oferecer aos seus clientes uma experiência incomparável e entregar resultados para o trabalho que lhes é confiado. Para alcançar esses resultados, cada agência precisa de elementos específicos em suas operações.

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Gerenciar clientes, projetos e equipe em um único lugar fará com que você economize tempo e ganhe em eficiência.

O Bonsai é um software para agências que otimiza todo o seu negócio:

• Gerenciamento de clientes: gerencie seus leads, automatize o fluxo de trabalho dos clientes e ofereça uma experiência de alto nível com ferramentas de marca branca, incluindo um portal do cliente.
• Gerenciamento de projetos: organize, planeje e entregue projetos com facilidade com recursos de gerenciamento de tarefas e tempo
• Gestão financeira: cobre facilmente seus clientes, defina pagamentos recorrentes e acompanhe a rentabilidade
• Gerenciamento de recursos: distribua o trabalho e otimize o tempo da sua equipe graças ao planejador de capacidade e aos relatórios de utilização do Bonsai.

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Gestão de relacionamento com o cliente

Quando se trata de gestão de relacionamento com o cliente, o que ocupa o centro das atenções é a aquisição e a retenção de clientes. Para uma agência manter resultados financeiros saudáveis, ela precisa buscar novos clientes continuamente. Também precisa fazer o trabalho necessário para garantir que seus clientes atuais fiquem satisfeitos, caso contrário, eles procurarão outras agências para trabalhar.

Normalmente, não pode haver retenção sem aquisição. Seja como for, as agências têm 60 a 70% de chances de vender para clientes existentes e 20% de chances de vender para novos clientes. Portanto, desde o primeiro momento em que uma agência descobre um cliente, ela deve fazer o possível para oferecer uma experiência de qualidade e manter um bom relacionamento.

Gerencie seus clientes no Bonsai

Aqui estão algumas dicas que facilitam o gerenciamento do relacionamento com o cliente:

Garanta que um cliente seja a escolha perfeita

Adquirir muitos clientes pode significar um resultado líquido positivo. No entanto, se um cliente não for ideal, você pode acabar direcionando seus recursos para clientes que acabarão insatisfeitos de qualquer maneira. Para estabelecer o ritmo para um relacionamento harmonioso, sua agência deve pesquisar minuciosamente o cliente durante a integração. Dessa forma, você saberá se pode atender confortavelmente às necessidades específicas do cliente ou não.

Defina expectativas realistas

A última coisa que uma agência deve fazer é prometer mais do que pode cumprir. Portanto, você deve ser transparente com seus clientes sobre o que pode ou não fazer. Isso dá aos clientes uma ideia realista dos resultados esperados. Além disso, elimina confrontos desagradáveis que podem prejudicar o relacionamento entre o cliente e a agência.

Tenha linhas de comunicação claras

Antes que um projeto se torne bem-sucedido, deve haver muita comunicação entre a agência e o cliente. Por exemplo, o cliente pode querer receber atualizações regulares sobre o andamento do projeto. Alternativamente, se o cliente desejar apenas atualizações mínimas, a agência aguardará o feedback e seguirá em frente após atingir um determinado marco.

Ter uma linha de comunicação clara garante que todos estejam em sintonia. Uma ferramenta de gerenciamento de agência tudo-em-um como o Bonsai pode ajudá-lo a manter todas as comunicações com seus clientes em um só lugar.

Gerenciamento de projetos

Uma agência geralmente tem vários projetos em andamento ao mesmo tempo. Garantir que cada projeto seja entregue dentro do orçamento, no prazo e com alta qualidade não é tarefa fácil. É aqui que a gestão de projetos se torna útil.

Primeiro, ajuda a determinar o tempo necessário para concluir o projeto e criar um cronograma. Isso reduz os riscos de atrasos nos prazos ao longo do ciclo de vida do projeto.

Em segundo lugar, define o escopo do trabalho ou das tarefas que precisarão ser concluídas, mantendo o projeto dentro do prazo. A gestão de projetos também garante que as despesas com materiais, mão de obra e despesas gerais não excedam o orçamento. Por fim, garante que o projeto atenda à qualidade esperada.

Para manter os projetos fluindo suavemente, as agências dividem um projeto em várias etapas:

• Iniciação: A primeira etapa envolve definir o propósito e os objetivos do projeto. É também onde os gerentes de projeto determinam se um projeto é viável.
• Planejamento: Esta etapa inclui a elaboração de um roteiro que levará ao objetivo final.
• Execução: O trabalho real começa aqui. Cada membro da equipe recebe suas tarefas e prazos.
• Monitoramento e controle: Os gerentes de projeto avaliam se o projeto está indo na direção certa e propõem mudanças, se necessário.
• Encerramento: Aqui, a agência obtém a aprovação do cliente. Dependendo do nível de satisfação, o cliente pode decidir renovar o relacionamento ou encerrá-lo.

Gestão financeira

A gestão financeira adequada é a força vital de qualquer agência. Um acompanhamento inadequado dos números pode causar problemas rapidamente. Pesquisas mostram que 82% das empresas falham devido a uma má gestão de caixa. Como agência, você precisa manter uma contabilidade adequada para tomar decisões financeiras acertadas.

Aqui estão algumas métricas que as agências utilizam para monitorar as finanças vitais:

• Margem de lucro bruto da agência: mede o lucro restante após a dedução dos custos diretos associados à prestação de serviços aos clientes. Com essa métrica, uma agência saberá se deve reduzir ou expandir suas operações comerciais.
• Taxa de consumo da agência: mostra os gastos de uma agência após um determinado período, como uma semana, um mês ou um ano. Uma alta taxa de queima indica que uma agência está gastando seus fundos muito rapidamente e provavelmente enfrentará problemas.
• Fluxo de caixa operacional da agência: determina o caixa líquido que entra e sai da agência em um determinado período. Um fluxo de caixa positivo significa que uma empresa está saudável, pois está gastando menos do que está recebendo.

Gestão da capacidade de recursos

A gestão da capacidade de recursos consiste em utilizar os seus recursos de forma otimizada. Para uma agência, o principal recurso que realiza o trabalho são os recursos humanos. Portanto, é preciso buscar um equilíbrio para não subutilizar seus funcionários nem sobrecarregá-los.

Mas isso não é tudo. A gestão da capacidade de recursos deve levar em consideração o número de funcionários disponíveis, sua experiência, taxa de produtividade e horário de trabalho. Com uma compreensão clara dos recursos disponíveis, uma agência obtém informações sobre se pode atender às demandas de trabalho atuais e futuras.

Para facilitar o gerenciamento de recursos, as agências utilizam softwares que armazenam os dados de todos os funcionários em um único local. Com uma única olhada, você pode saber o que cada funcionário está fazendo e quanto tempo levará. Em caso de alterações nas exigências do trabalho, um gerente de projeto pode atualizar o cronograma, e todos receberão uma atualização imediatamente.

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Aquisição e retenção de talentos

O talento é um dos principais recursos que impulsionam o sucesso em uma agência. Assim sendo, recrutar e reter as pessoas certas é importante para manter uma agência funcionando com eficiência. Para atrair os talentos certos, uma agência precisa estar à frente da concorrência, oferecendo os melhores benefícios aos funcionários. Isso inclui remuneração, benefícios trabalhistas, benefícios de saúde mental e flexibilidade no trabalho.

O trabalho não se limita à aquisição de talentos. Você precisa garantir que vai reter seus talentos. De acordo com a Employee Benefit News, perder um funcionário pode custar até 33% do salário anual desse funcionário. Essa é uma estrada que você não quer percorrer. Você evita isso oferecendo um ambiente de trabalho favorável que:

• Oferece espaço para crescimento e desenvolvimento
• Proporciona aos funcionários um equilíbrio entre vida profissional e pessoal
• Incentiva boas relações de trabalho com os colegas
• Apoia uma comunicação fluida de cima para baixo e vice-versa.
• Compromete-se com o treinamento e o aprimoramento das habilidades dos funcionários

Desafios comuns nas agências e como superá-los

Gerir uma agência é muitas vezes uma tarefa complicada, que envolve lidar com as diferentes necessidades dos clientes e coordenar vários projetos. Felizmente, existe uma ampla variedade de ferramentas disponíveis para otimizar o processo. Uma abordagem eficaz é utilizar um software de gerenciamento de projetos enxuto, que pode aumentar significativamente a eficiência e a produtividade do trabalho.

Todas as empresas enfrentam desafios, e as agências não são exceção. No entanto, embora alguns desafios das agências sejam únicos e variem de acordo com o tipo de agência, a maioria deles é comum a todas.

O lado positivo é que existem maneiras de resolver esses problemas e manter uma experiência compartilhada e gratificante para os clientes e a equipe da agência. Abaixo estão os desafios comuns que as agências enfrentam e como superá-los.

Processos de gestão inconsistentes

Os processos de gestão referem-se a procedimentos estabelecidos que ajudam a orientar as atividades de uma agência. A estrutura desses processos pode abranger características como:

• Funções e responsabilidades dos membros da equipe
• Métricas e indicadores-chave de desempenho para medir o progresso
• Reuniões estruturadas para as partes interessadas
• A tecnologia aplicada na agência

No entanto, um bom número de agências não possui processos bem definidos que determinem o funcionamento das operações. Esses procedimentos inconsistentes apresentam riscos, como trabalho de baixa qualidade, prazos não cumpridos, isolamento das equipes, maior rotatividade de funcionários devido ao esgotamento e impedimento do crescimento da agência.

Assim, para reduzir esses riscos e garantir a eficiência, as agências precisam criar processos organizados que ofereçam uma visão clara de suas metas e objetivos. Algumas das maneiras de fazer isso incluem:

• Avaliar os processos atuais e identificar as questões com as quais a agência está enfrentando dificuldades
• Definir prioridades e resultados que estejam alinhados com as metas e objetivos da agência
• Investir em uma ferramenta de gerenciamento de recursos para ajudar a gerenciar fluxos de trabalho
• Atribuir funções e responsabilidades em toda a agência e estabelecer canais de comunicação

Comunicação ineficaz

A maioria das agências, tanto novas quanto estabelecidas, tem dificuldade em garantir uma comunicação eficaz. Embora não seja um desafio específico da agência, pode ser um dos mais destrutivos se não for controlado.

A comunicação eficaz é a chave para construir confiança entre clientes e agências e colaboração entre equipes. Uma falha na comunicação resulta em atrasos e erros, preocupações não expressas dos clientes, mal-entendidos entre funcionários e gerência e frustrações reprimidas.

Para evitar tais complexidades, as agências devem:

• Crie protocolos claros para a comunicação interna e externa.
• Realize reuniões regulares para expressar preocupações e abordar questões.
• Incentive o feedback dos membros da equipe e dos clientes.
• Use ferramentas tecnológicas que automatizam o compartilhamento de informações.

Aquisição de clientes e geração de novos negócios

Como todas as outras empresas, as agências precisam crescer e expandir-se para novos mercados. No entanto, para isso, eles precisam superar uma concorrência acirrada e lidar com ciclos de vendas prolongados. Tudo isso pode ser caro e demorado.

No entanto, isso é essencial para a sobrevivência da agência e, na verdade, é possível com as técnicas certas. Para criar novas oportunidades de negócios, as agências podem garantir uma estratégia de marketing vigorosa, aproveitar suas referências e ter um processo de integração fácil.

Distinguindo sua agência

Todas as agências têm dificuldade em encontrar o seu nicho e diferenciar-se da concorrência. No entanto, para se destacar, é necessário especializar-se em um serviço, em vez da generalização comum que é habitual em muitas empresas.

Para se diferenciarem e se destacarem dos concorrentes, as agências podem adaptar seus serviços a um nicho específico de clientes. Isso é possível identificando seus pontos fortes e valores únicos, divulgando seus sucessos e investindo na marca.

Tecnologia em evolução

A tecnologia está sempre melhorando, e os clientes confiam nas agências para estarem na vanguarda dessas mudanças. No entanto, algumas agências ficam para trás com tecnologias desatualizadas, e outras nem sequer aplicam a tecnologia adequada em suas atividades.

Para administrar uma agência eficiente, é necessário conhecer e aplicar as tendências tecnológicas atuais. Aqueles que não se adaptarem provavelmente serão eliminados do mercado. Além disso, ter muitas ferramentas de software que oferecem os mesmos serviços ou realizam tarefas semelhantes pode ser caro e confuso.

As agências devem manter-se atualizadas sobre todos os avanços tecnológicos e soluções de software relevantes. Eles podem fazer isso avaliando a tecnologia atual e removendo softwares não utilizados ou desatualizados. Treinar os membros da equipe sobre o uso correto das ferramentas tecnológicas e, é claro, incorporar novas tecnologias é a única maneira de manter uma vantagem competitiva.

Eficiência da agência

Normalmente, as agências têm muitas operações e atividades ocorrendo ao mesmo tempo. A complexidade dessas operações pode tornar a gestão eficiente da agência um desafio para a equipe administrativa.

É difícil concentrar-se em atingir as metas e objetivos definidos para a satisfação do cliente e, ao mesmo tempo, garantir que os recursos sejam bem utilizados. Na maioria das vezes, as ineficiências resultam em muito trabalho pendente e atrasos, falhas na comunicação, desperdício de recursos e redução da receita.

Para melhorar a eficiência operacional, as agências podem optar por:

• Avalie e melhore periodicamente os processos de gestão.
• Avalie as práticas de planejamento e alocação de recursos.
• Automatize tarefas e fluxos de trabalho para economizar tempo e aumentar a produtividade.
• Incentive a colaboração e o feedback dos funcionários.

Benefícios de contratar uma agência de marketing em vez de manter uma equipe interna de marketing

O marketing eficaz tornou-se a espinha dorsal do sucesso empresarial. Ao escolher como abordar o marketing, as empresas têm a opção de trabalhar com uma equipe interna ou terceirizar os serviços de uma agência. Embora ambos os métodos sejam conhecidos por funcionarem, contratar uma agência de marketing se destaca pelas seguintes razões:

Uma equipe especializada de especialistas trabalha em nome da empresa.

Contratar uma equipe interna de marketing traz muitas dores de cabeça. Por exemplo, você deve fazer uma avaliação detalhada de cada pessoa antes de trazê-la para a equipe. Isso pode resultar em perda de tempo que poderia ter sido dedicado a outras atividades produtivas para o crescimento do negócio. Contratar uma agência elimina o incômodo, pois cada agência conta com uma equipe de marketing de primeira linha, com diversas habilidades, perspectivas e conhecimentos do setor.

Um sistema já existente e em funcionamento

Ao trabalhar com uma equipe interna, as empresas precisam criar seu sistema de marketing do zero. O processo envolve tentativa e erro antes que uma empresa descubra as ferramentas que atenderão às suas necessidades. Sem mencionar que pode haver uma curva de aprendizado e custos envolvidos antes que a equipe interna se familiarize com o sistema.

Por outro lado, as agências de marketing têm sistemas prontamente estabelecidos que utilizam para atender outros clientes. Além disso, suas ferramentas são avançadas, uma vez que são especialistas na área. Por fim, as empresas não precisam arcar com os custos de assinatura, desenvolvimento ou compra de software. Isso pode ser uma vantagem para pequenas empresas que buscam maneiras de reduzir despesas.

Flexibilidade na ampliação dos esforços de marketing

A única maneira de expandir o marketing com uma equipe interna é contratando mais funcionários. Por outro lado, uma agência tem uma equipe prontamente disponível que pode lidar com qualquer carga de trabalho solicitada por uma empresa. Melhor ainda, o processo de dimensionamento será muito mais rápido.

Por exemplo, se uma empresa deseja iniciar o marketing de vídeo, não precisa pagar por um minicurso para sua equipe ou contratar alguém novo. Embora ampliar os esforços de marketing com uma agência tenha um custo, ele não se compara ao de uma equipe interna.

Tipos de agências de marketing

Nem todas as agências de marketing são iguais. Seus serviços diferem dependendo da área de especialização. De modo geral, as agências de marketing se enquadram nas seguintes categorias:

• Agências de marketing full service: como o nome indica, estas agências cobrem todos os aspectos das iniciativas de marketing de um cliente, desde o planejamento estratégico e desenvolvimento de campanhas até a execução, medição e otimização. Também incluem métodos de publicidade tradicionais e digitais.
• Agências de publicidade em mídias sociais: essas agências são especializadas em ajudar as marcas a escolher as plataformas certas para alcançar seus públicos-alvo e criar conteúdo envolvente.
• Agências de publicidade digital: Todos os anúncios dessas agências são veiculados online. Eles oferecem serviços como geração de leads, SEO, marketing por e-mail e marketing em mídias sociais.
• Agências de publicidade de marcas: especializam-se em criar nomes, cores e logotipos para empresas, a fim de diferenciá-las das demais no mercado.
• Agências de marketing criativas: essas agências são úteis para empresas que estão começando ou passando por um processo de rebranding. O foco principal deles é o branding de desempenho, que inclui design gráfico, web design e criação de conteúdo.
• Agências de marketing de crescimento: A principal função dessas agências é ajudar as empresas a crescer e criar estratégias para acomodar esse crescimento.
• Agências de marketing tradicionais: não oferecem nenhum serviço digital. Em vez disso, oferecem métodos de publicidade “clássicos”, como publicidade impressa, mídia de massa, gestão de marcas e relações públicas.

As agências de marketing têm de trabalhar para alcançar o sucesso

Como fica evidente neste guia Agência 101, as operações de uma agência são bastante complexas. No entanto, quando uma agência tem todos os elementos necessários para o sucesso bem definidos, é garantido que trabalhará de forma mais eficiente do que uma equipe interna. Mas deve haver verificações internas regulares para evitar obstáculos. E trabalhar com o software certo para agências de marketing, como o Hello Bonsai, é um pré-requisito para o sucesso.