La competencia se ha vuelto muy intensa en todos los sectores. Como resultado, la mayoría de las empresas prefieren trabajar con agencias de marketing para maximizar su alcance y eficacia a la hora de interactuar con su público objetivo. No es de extrañar que la demanda de agencias siga creciendo día tras día. De hecho, las investigaciones muestran que el 70 % de las empresas subcontratan su marketing a agencias.
Pero tanto si quieres crear una agencia de marketing como si quieres contratar una para que dirija tu plan de marketing, necesitas comprender los conceptos básicos. Cómo operan las agencias, sus responsabilidades, tipos y más. Esta guía básica sobre agencias te presentará todo lo que necesitas saber sobre ellas.
Los conceptos básicos del funcionamiento de una agencia
En pocas palabras, los conceptos de una agencia de marketing giran en torno a los clientes. Exploremos esto un poco más. Por lo general, las marcas acuden a una agencia con diferentes necesidades de marketing. Algunos querrán crear más conciencia, aumentar los clientes potenciales y las conversiones, o impulsar las ventas.
Una agencia da prioridad a comprender los objetivos y retos únicos de cada marca. De este modo, puede llevar a cabo investigaciones exhaustivas y desarrollar estrategias adaptadas a situaciones empresariales específicas. Posteriormente, implementa iniciativas de marketing en nombre de la empresa.
Por lo general, la mayoría de las agencias, si no todas, se toman muy en serio la relación entre el cliente y la agencia. Esto se debe a que el éxito de la marca de un cliente es también el éxito de la agencia. Por lo tanto, las agencias saben que si no ofrecen resultados tangibles, los clientes se irán.
Para que conste, las agencias de marketing trabajan con varios clientes a la vez. Para tener éxito, contratan a un equipo de expertos con diversas habilidades y conocimientos. Por no mencionar que también adoptan herramientas de gestión de agencias para mejorar el servicio al cliente y optimizar las operaciones.
La mayoría de las veces, las marcas que trabajan con agencias de marketing no mantienen un equipo interno. La agencia se encarga de todo en su nombre. Después de que una agencia entrega el trabajo acordado, factura al cliente por la compensación.
Gestiona las operaciones de tu agencia sin problemas con Bonsai
Agencia 101: Elementos básicos para el funcionamiento eficaz de una agencia
No hace falta decir que en una agencia de marketing pasan muchas cosas. Estas empresas deben esforzarse por ofrecer a sus clientes una experiencia inigualable y obtener resultados por el trabajo que se les confía. Para obtener estos resultados, cada agencia requiere elementos específicos en sus operaciones.
Utiliza un software de agencia para aumentar tu productividad.
Gestionar clientes, proyectos y equipos en un solo lugar te permitirá ahorrar tiempo y ganar en eficiencia.
Bonsai es un software para agencias que optimiza todo tu negocio:
- Gestión de clientes: gestiona tus clientes potenciales, automatiza el flujo de trabajo de tus clientes y ofrece una experiencia de primera categoría con herramientas de marca blanca, incluido un portal para clientes.
- Gestión de proyectos: organice, planifique y entregue proyectos sin problemas con funciones de gestión de tareas y tiempo.
- Gestión financiera: factura fácilmente a tus clientes, configura pagos recurrentes y realiza un seguimiento de la rentabilidad.
- Gestión de recursos: asigna el trabajo y optimiza el tiempo de tu equipo gracias al planificador de capacidad y los informes de utilización de Bonsai.
Gestión de relaciones con los clientes
En lo que respecta a la gestión de las relaciones con los clientes, lo más importante es la captación y la retención de clientes. Para que una agencia mantenga unos resultados financieros saludables, debe buscar nuevos clientes continuamente. También debe realizar el trabajo necesario para garantizar la satisfacción de sus clientes actuales, ya que, de lo contrario, estos buscarán otras agencias con las que trabajar.
Por lo general, no puede haber retención sin adquisición. Sea como fuere, las agencias tienen entre un 60 % y un 70 % de posibilidades de vender a clientes existentes y un 20 % de posibilidades de vender a nuevos clientes. Por lo tanto, desde el primer momento en que una agencia descubre a un cliente, debe hacer todo lo posible por ofrecerle una experiencia de calidad y mantener una buena relación.
Gestiona tus clientes en Bonsai
Aquí hay algunos consejos que facilitan la gestión de las relaciones con los clientes:
Asegúrate de que un cliente sea la opción perfecta.
Adquirir muchos clientes podría significar un resultado neto positivo. Sin embargo, si un cliente no encaja perfectamente, es posible que acabes dedicando tus recursos a clientes que, al final, no quedarán satisfechos. Para sentar las bases de una relación fluida, tu agencia debe investigar a fondo al cliente durante el proceso de incorporación. De esta manera, sabrás si puedes satisfacer cómodamente las necesidades específicas del cliente o no.
Establezca expectativas realistas.
Lo último que quieres hacer como agencia es prometer más de lo que puedes cumplir. Por lo tanto, debes ser transparente con tus clientes sobre lo que puedes y no puedes hacer. De este modo, los clientes obtienen una idea realista de los resultados que pueden esperar. Además, elimina las incómodas confrontaciones que pueden tensar la relación entre el cliente y la agencia.
Mantenga líneas de comunicación claras.
Antes de que un proyecto tenga éxito, debe haber mucha comunicación fluida entre la agencia y el cliente. Por ejemplo, el cliente podría querer recibir actualizaciones periódicas sobre el progreso del proyecto. Por otra parte, si el cliente solo desea actualizaciones mínimas, la agencia esperará recibir comentarios y seguirá adelante tras alcanzar un hito determinado.
Tener una línea de comunicación clara garantiza que todos estén en sintonía. Una herramienta de gestión de agencias todo en uno como Bonsai puede ayudarte a mantener todas las comunicaciones con tus clientes en un solo lugar.
Gestión de proyectos
Una agencia suele tener varios proyectos en marcha al mismo tiempo. Garantizar que cada proyecto se entregue dentro del presupuesto, a tiempo y con alta calidad no es tarea fácil. Aquí es donde la gestión de proyectos resulta útil.
En primer lugar, te ayuda a determinar el tiempo necesario para completar el proyecto y crear un calendario. Hacerlo reduce los riesgos de retrasarse en los plazos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
En segundo lugar, define el alcance del trabajo o las tareas que deberán completarse, manteniendo el proyecto en marcha. La gestión de proyectos también garantiza que los gastos de material, mano de obra y gastos generales no superen el presupuesto. Por último, garantiza que el proyecto cumpla con la calidad esperada.
Para que los proyectos fluyan sin problemas, las agencias dividen un proyecto en varias etapas:
- Inicio: La primera etapa consiste en definir el propósito y los objetivos del proyecto. También es donde los gestores de proyectos determinan si un proyecto es viable.
- Planificación: Esta etapa incluye el diseño de una hoja de ruta que conducirá al objetivo final.
- Ejecución: Aquí es donde comienza el verdadero trabajo. A cada miembro del equipo se le asignan sus tareas y plazos.
- Seguimiento y control: los gestores del proyecto evalúan si este avanza en la dirección correcta y proponen cambios si es necesario.
- Cierre: En este punto, la agencia obtiene la aprobación del cliente. En función del nivel de satisfacción, el cliente puede decidir renovar la relación o ponerle fin.
Gestión financiera
Una gestión financiera adecuada es el alma de cualquier agencia. Un seguimiento deficiente de los números puede provocar problemas con bastante rapidez. Las investigaciones demuestran que el 82 % de las empresas fracasan debido a una mala gestión del efectivo. Como agencia, debes llevar una contabilidad adecuada para tomar decisiones financieras acertadas.
A continuación se indican algunas métricas que utilizan las agencias para controlar las finanzas esenciales:
- Margen bruto de la agencia: Mide el beneficio restante tras deducir los costes directos asociados a la prestación de servicios a los clientes. Con esta métrica, una agencia sabrá si debe reducir o ampliar sus operaciones comerciales.
- Tasa de gasto de la agencia: muestra el gasto de una agencia tras un periodo determinado, como una semana, un mes o un año. Una alta tasa de gasto indica que una agencia está gastando sus fondos demasiado rápido y es probable que tenga problemas.
- Flujo de caja operativo de la agencia: Determina el efectivo neto que entra y sale de la agencia en un período determinado. Un flujo de caja positivo significa que una empresa es solvente, ya que gasta menos de lo que ingresa.
Gestión de la capacidad de recursos
La gestión de la capacidad de recursos consiste en utilizar los recursos de forma óptima. Para una agencia, el principal recurso que permite realizar el trabajo son los recursos humanos. Por lo tanto, hay que buscar un equilibrio para no infrautilizar a los empleados ni sobrecargarlos de trabajo.
Pero eso no es todo. La gestión de la capacidad de recursos debe tener en cuenta el número de empleados disponibles, su experiencia, su índice de productividad y sus horas de trabajo. Con una comprensión clara de los recursos disponibles, una agencia obtiene información sobre si puede satisfacer las demandas de trabajo actuales y futuras.
Para facilitar la gestión de recursos, las agencias utilizan software que almacena los datos de todos los empleados en una única ubicación. Con solo un vistazo, puedes saber qué está haciendo cada empleado y cuánto tiempo le llevará. En caso de cambios en las exigencias del trabajo, el gestor del proyecto puede actualizar el calendario y todos recibirán la actualización inmediatamente.
Aumente la productividad de su equipo con la herramienta de planificación de recursos de Bonsai.
Adquisición y retención de talento
El talento es uno de los recursos clave que impulsa el éxito en una agencia. Por lo tanto, contratar y retener a las personas adecuadas es importante para que una agencia funcione de manera eficiente. Para atraer al talento adecuado, una agencia debe mantenerse por delante de la competencia ofreciendo las mejores ventajas a sus empleados. Entre ellos se incluyen la remuneración, las prestaciones laborales, las prestaciones de salud mental y la flexibilidad laboral.
El trabajo no se limita a la adquisición de talento. Debes asegurarte de retener a tus empleados con talento. Según Employee Benefit News, perder a un empleado puede costar hasta el 33 % del salario anual de ese empleado. Esa es una carretera por la que no querrás circular. Se evita ofreciendo un entorno de trabajo favorable que:
- Ofrece oportunidades de crecimiento y desarrollo.
- Ofrece a los empleados un equilibrio entre la vida laboral y personal.
- Fomenta las buenas relaciones laborales con los compañeros de trabajo.
- Facilita una comunicación fluida de arriba abajo y viceversa.
- Se compromete a formar y mejorar las habilidades de los empleados.
Retos comunes en las agencias y cómo superarlos
Dirigir una agencia suele ser una tarea complicada, ya que hay que gestionar las diferentes necesidades de los clientes y coordinar diversos proyectos. Afortunadamente, existe una amplia gama de herramientas disponibles para agilizar el proceso. Un enfoque eficaz es utilizar software de gestión de proyectos lean, que puede aumentar significativamente la eficiencia y la productividad del trabajo.
Todas las empresas se enfrentan a retos, y las agencias no son una excepción. Sin embargo, aunque algunos retos de las agencias son únicos y difieren según el tipo de agencia, la mayoría de ellos son comunes a todas ellas.
Lo bueno es que hay formas de resolver estos problemas y mantener una experiencia compartida y satisfactoria tanto para los clientes como para el equipo de la agencia. A continuación se presentan los retos comunes a los que se enfrentan las agencias y cómo superarlos.
Procesos de gestión inconsistentes
Los procesos de gestión se refieren a los procedimientos establecidos que ayudan a orientar las actividades de una agencia. El marco de estos procesos puede abarcar aspectos tales como:
- Funciones y responsabilidades de los miembros del equipo
- Métricas e indicadores clave de rendimiento para medir el progreso
- Reuniones estructuradas para las partes interesadas
- La tecnología aplicada en la agencia
Sin embargo, un buen número de agencias no cuentan con procesos bien definidos que dicten el funcionamiento de las operaciones. Estos procedimientos inconsistentes plantean riesgos tales como trabajo de baja calidad, incumplimiento de plazos, aislamiento de los equipos, mayor rotación de empleados debido al agotamiento y obstaculización del crecimiento de la agencia.
Por lo tanto, para mitigar estos riesgos y garantizar la eficiencia, las agencias deben crear procesos organizados que ofrezcan una perspectiva clara de sus metas y objetivos. Algunas de las formas de hacerlo incluyen:
- Evaluar los procesos actuales y tomar nota de los problemas a los que se enfrenta la agencia.
- Establecer prioridades y resultados que se ajusten a las metas y objetivos de la agencia.
- Invertir en una herramienta de gestión de recursos para ayudar a gestionar los flujos de trabajo.
- Asignación de funciones y responsabilidades en toda la agencia y establecimiento de canales de comunicación.
Comunicación ineficaz
La mayoría de las agencias, tanto las nuevas como las ya establecidas, tienen dificultades para garantizar una comunicación eficaz. Aunque no se trata de un problema específico de las agencias, puede ser uno de los más destructivos si no se controla.
La comunicación eficaz es la clave para generar confianza entre los clientes y las agencias, y para la colaboración entre equipos. Una ruptura en la comunicación provoca retrasos y errores, inquietudes no expresadas por parte de los clientes, malentendidos entre los empleados y la dirección, y frustraciones reprimidas.
Para evitar tales complejidades, las agencias deben:
- Establezca protocolos claros para la comunicación interna y externa.
- Celebra reuniones periódicas para expresar tus inquietudes y abordar los problemas.
- Fomenta los comentarios de los miembros del equipo y los clientes.
- Utiliza herramientas tecnológicas que automaticen el intercambio de información.
Captación de clientes y generación de nuevos negocios
Al igual que cualquier otro negocio, las agencias necesitan crecer y expandirse a nuevos mercados. Sin embargo, para ello deben superar una dura competencia y lidiar con ciclos de venta prolongados. Todo esto puede resultar caro y llevar mucho tiempo.
No obstante, es esencial para la supervivencia de la agencia y, de hecho, es factible con las técnicas adecuadas. Para crear nuevas oportunidades de negocio, las agencias pueden garantizar una estrategia de marketing sólida, aprovechar sus referencias y contar con un proceso de incorporación sencillo.
Distinguir tu agencia
Todas las agencias se esfuerzan por encontrar su nicho y diferenciarse de la competencia. Sin embargo, para destacar es necesario especializarse en un servicio, en lugar de la generalización habitual en muchas empresas.
Para diferenciarse y destacar por encima de sus competidores, las agencias pueden adaptar sus servicios a un nicho de clientes específico. Esto es posible identificando sus puntos fuertes y valores únicos, publicitando sus éxitos e invirtiendo en la marca.
Tecnología en evolución
La tecnología mejora constantemente, y los clientes confían en que las agencias estén a la vanguardia de estos cambios. Sin embargo, algunas agencias se quedan rezagadas con tecnologías obsoletas y otras ni siquiera aplican la tecnología adecuada en sus actividades.
Para dirigir una agencia eficiente es necesario conocer y aplicar las tendencias tecnológicas actuales. Aquellos que no se adapten probablemente quedarán fuera del mercado. Además, disponer de demasiadas herramientas de software que ofrecen los mismos servicios o realizan tareas similares puede resultar caro y confuso.
Las agencias deben mantenerse al día sobre todos los avances tecnológicos y soluciones de software relevantes. Pueden hacerlo evaluando la tecnología actual y eliminando el software que no se utiliza o que está obsoleto. Formar a los miembros del equipo en el uso correcto de las herramientas tecnológicas y, por supuesto, incorporar nuevas tecnologías es la única forma de mantener una ventaja competitiva.
Eficiencia de la agencia
Por lo general, las agencias tienen muchas operaciones y actividades que se llevan a cabo al mismo tiempo. La complejidad de estas operaciones puede hacer que la gestión eficiente de la agencia sea un quebradero de cabeza para el equipo directivo.
Es difícil centrarse en alcanzar las metas y objetivos establecidos para la satisfacción del cliente y, al mismo tiempo, garantizar que los recursos se utilicen de forma adecuada. En la mayoría de los casos, las ineficiencias provocan una gran cantidad de trabajo pendiente y retrasos, fallos en la comunicación, desperdicio de recursos y reducción de los ingresos.
Para mejorar la eficiencia operativa, las agencias pueden optar por:
- Evaluar y mejorar periódicamente los procesos de gestión.
- Evaluar las prácticas de planificación y asignación de recursos.
- Automatice tareas y flujos de trabajo para ahorrar tiempo y aumentar la productividad.
- Fomentar la colaboración y los comentarios de los empleados.
Ventajas de contratar una agencia de marketing frente a mantener un equipo de marketing interno
El marketing eficaz se ha convertido en la columna vertebral del éxito empresarial. A la hora de elegir cómo abordar el marketing, las empresas tienen la opción de trabajar con un equipo interno o externalizar los servicios a una agencia. Aunque se sabe que ambos métodos funcionan, contratar una agencia de marketing destaca por las siguientes razones:
Un equipo especializado de expertos trabaja en nombre de la empresa.
Contratar un equipo de marketing interno conlleva muchos quebraderos de cabeza. Por ejemplo, debes realizar una investigación exhaustiva de cada persona antes de incorporarla al equipo. Esto puede provocar una pérdida de tiempo que podría haberse dedicado a otras actividades productivas para hacer crecer el negocio. Contratar una agencia elimina las molestias, ya que cada agencia cuenta con un equipo de marketing de primera categoría con diversas habilidades, perspectivas y conocimientos del sector.
Un sistema ya existente y en funcionamiento.
Cuando se trabaja con un equipo interno, las empresas tienen que crear su sistema de marketing desde cero. El proceso implica ensayo y error antes de que una empresa determine cuáles son las herramientas que satisfarán sus necesidades. Por no mencionar que puede haber una curva de aprendizaje y un coste asociados antes de que el equipo interno se familiarice con el sistema.
Por otro lado, las agencias de marketing cuentan con sistemas ya establecidos que utilizan para prestar servicio a otros clientes. Además, sus herramientas son avanzadas, dado que son expertos en la materia. Por último, las empresas no tienen que asumir el coste de suscribirse, diseñar o comprar software. Esto puede ser una ventaja para las pequeñas empresas que buscan formas de reducir gastos.
Flexibilidad en la ampliación de los esfuerzos de marketing
La única forma de ampliar el marketing con un equipo interno es contratando a más empleados. Por el contrario, una agencia cuenta con un equipo fácilmente disponible que puede gestionar cualquier volumen de trabajo que solicite una empresa. Mejor aún, el proceso de escalado será mucho más rápido.
Por ejemplo, si una empresa quiere lanzarse al marketing de vídeo, no tiene por qué pagar un minicurso para su equipo ni contratar a alguien nuevo. Aunque ampliar los esfuerzos de marketing con una agencia tiene un coste, este no es comparable al de un equipo interno.
Tipos de agencias de marketing
No todas las agencias de marketing son iguales. Sus servicios varían en función del área de especialización. En términos generales, las agencias de marketing se clasifican en las siguientes categorías:
- Agencias de marketing de servicio completo: como su nombre indica, estas agencias cubren todos los aspectos de las iniciativas de marketing de un cliente, desde la planificación estratégica y el desarrollo de campañas hasta la ejecución, la medición y la optimización. También incluyen métodos publicitarios tradicionales y digitales.
- Agencias de publicidad en redes sociales: Estas agencias se especializan en ayudar a las marcas a elegir las plataformas adecuadas para llegar a su público objetivo y crear contenido atractivo.
- Agencias de publicidad digital: Todos los anuncios de estas agencias se realizan en línea. Ofrecen servicios como generación de clientes potenciales, SEO, marketing por correo electrónico y marketing en redes sociales.
- Agencias de publicidad de marcas: Se especializan en crear nombres, colores y logotipos para que las empresas se diferencien de las demás en el mercado.
- Agencias de marketing creativo: estas agencias resultan útiles para empresas que están empezando o renovando su imagen de marca. Su principal objetivo es el branding de rendimiento, que incluye diseño gráfico, diseño web y creación de contenidos.
- Agencias de marketing de crecimiento: La función principal de estas agencias es ayudar a las empresas a crecer y crear estrategias para adaptarse al crecimiento.
- Agencias de marketing tradicionales: No ofrecen ningún servicio digital. En su lugar, ofrecen métodos publicitarios «clásicos», como la publicidad impresa, los medios de comunicación, la gestión de marcas y las relaciones públicas.
Las agencias de marketing tienen que trabajar para alcanzar el éxito.
Como se desprende de esta guía Agencia 101, las operaciones de una agencia son bastante complejas. Sin embargo, cuando una agencia cuenta con todos los elementos necesarios para el éxito bien definidos, es seguro que trabajará de manera más eficiente que un equipo interno. Pero deben realizarse revisiones internas periódicas para evitar obstáculos. Y trabajar con el software adecuado para agencias de marketing, como Hello Bonsai, es un requisito previo para el éxito.
'%3e%3cg id='Final-Copy-2_2_' transform='translate(1275.000000, 200.000000)'%3e%3cpath class='st0' d='M7.4,12.8h6.8l3.1-11.6H7.4C4.2,1.2,1.6,3.8,1.6,7S4.2,12.8,7.4,12.8z'/%3e%3c/g%3e%3c/g%3e%3c/g%3e%3cg id='final---dec.11-2020'%3e%3cg id='_x30_208-our-toggle' transform='translate(-1275.000000, -200.000000)'%3e%3cg id='Final-Copy-2' transform='translate(1275.000000, 200.000000)'%3e%3cpath class='st1' d='M22.6,0H7.4c-3.9,0-7,3.1-7,7s3.1,7,7,7h15.2c3.9,0,7-3.1,7-7S26.4,0,22.6,0z M1.6,7c0-3.2,2.6-5.8,5.8-5.8 h9.9l-3.1,11.6H7.4C4.2,12.8,1.6,10.2,1.6,7z'/%3e%3cpath id='x' class='st2' d='M24.6,4c0.2,0.2,0.2,0.6,0,0.8l0,0L22.5,7l2.2,2.2c0.2,0.2,0.2,0.6,0,0.8c-0.2,0.2-0.6,0.2-0.8,0 l0,0l-2.2-2.2L19.5,10c-0.2,0.2-0.6,0.2-0.8,0c-0.2-0.2-0.2-0.6,0-0.8l0,0L20.8,7l-2.2-2.2c-0.2-0.2-0.2-0.6,0-0.8 c0.2-0.2,0.6-0.2,0.8,0l0,0l2.2,2.2L23.8,4C24,3.8,24.4,3.8,24.6,4z'/%3e%3cpath id='y' class='st3' d='M12.7,4.1c0.2,0.2,0.3,0.6,0.1,0.8l0,0L8.6,9.8C8.5,9.9,8.4,10,8.3,10c-0.2,0.1-0.5,0.1-0.7-0.1l0,0 L5.4,7.7c-0.2-0.2-0.2-0.6,0-0.8c0.2-0.2,0.6-0.2,0.8,0l0,0L8,8.6l3.8-4.5C12,3.9,12.4,3.9,12.7,4.1z'/%3e%3c/g%3e%3c/g%3e%3c/g%3e%3c/g%3e%3c/svg%3e)