Vertragsvorlage für Dolmetscher

Was ist ein Dolmetschervertrag?

Ein zuverlässiger Planer, eine Standardvorlage für Dolmetscherverträge regelt die Zusammenarbeit von Dolmetschern mit Kunden oder Agenturen. Es erfasst, wer beteiligt ist, welche Dienstleistungen erbracht werden, wann und wo die Arbeit stattfindet, wie viel bezahlt wird und welche Schutzmaßnahmen gelten. Diese Vorlage ist sowohl für das Dolmetschen von gesprochener Sprache als auch von Gebärdensprache konzipiert und kann begrenzte Übersetzungsdienstleistungen umfassen, sofern diese zum Aufgabenbereich des Dolmetschers gehören. Es ist besonders hilfreich für Freiberufler, Agenturen und kleine Unternehmen, die eine klare, wiederholbare Struktur benötigen, um die Einarbeitung zu beschleunigen und langwierige Verhandlungen zu reduzieren.

Definition und Zweck eines Dolmetschervertrags

Ein Dolmetschervertrag ist eine rechtsverbindliche Vereinbarung zwischen einem Kunden (oder einer Agentur) und einem Dolmetscher (freiberuflich oder festangestellt). Das Dokument definiert die genauen Dienstleistungen, Verantwortlichkeiten, Zahlungsbedingungen und rechtlichen Schutzmaßnahmen für beide Seiten. Es gilt für verschiedene Arten des Dolmetschens, wie Vor-Ort-Dolmetschen, Videodolmetschen (VRI), Telefondolmetschen (OPI), Konferenzdolmetschen, Gemeindedolmetschen und Gebärdensprachdolmetschen. Es kann auch begrenzte Übersetzungsdienstleistungen abdecken, wenn diese Aufgaben Teil des Dolmetschumfangs sind, wodurch von Anfang an Klarheit und Verantwortlichkeit gewährleistet sind.

Die Verwendung der Interpreter-Vertragsvorlage hilft allen Beteiligten, auf dem gleichen Stand zu bleiben. Die Vorlage legt den Arbeitsumfang, die voraussichtlichen Arbeitsstunden, den Reise- oder Ausrüstungsbedarf, die Vertraulichkeit, den Datenschutz und die Haftungsausschlüsse an einem Ort fest. Für Agenturen und Kunden verringert dies das Risiko von Scope Creep; für Dolmetscher schafft es einheitliche Begriffe, die Sie bei verschiedenen Aufträgen wiederverwenden können. In der Praxis werden Sie die Vorlage häufig anpassen, indem Sie den Namen des Kunden, Daten, den Tarif und spezifische Plattformanforderungen (wie Zoom oder Interprefy) hinzufügen, während Sie die grundlegenden Schutzmaßnahmen beibehalten.

Wann sollte eine Vorlage für einen Dolmetschervertrag verwendet werden?

Verwenden Sie diese Vorlage in gängigen Engagement-Szenarien, um eine solide Ausgangsbasis für Verhandlungen zu schaffen. Es eignet sich für einmalige Aufträge, fortlaufende Dolmetscherdienste, Fernsitzungen, Veranstaltungen und Konferenzen. Es eignet sich auch gut für den Einsatz im Bildungs- oder Gesundheitswesen sowie für Beziehungen zwischen Agenturen und Kunden, an denen mehrere Dolmetscher beteiligt sein können. Sowohl freiberufliche Einzelunternehmer als auch kleine Agenturen können mit einem Mustervertrag für freiberufliche Dolmetscher beginnen und diesen für jeden Auftrag individuell anpassen, anstatt jedes Mal einen neuen Vertrag von Grund auf neu zu entwerfen.

Wenn Sie bereit sind, die Anpassung vorzunehmen, geben Sie die Kundendaten, Termine und den genauen Umfang ein. Fügen Sie plattformspezifische Angaben für die Remote-Arbeit hinzu (z. B. Zoom oder Teams), legen Sie bei Bedarf Erwartungen hinsichtlich Reisen fest und legen Sie klare Zahlungsbedingungen fest (z. B. Netto 30 oder Netto 15 mit Meilenstein-Abrechnung). Dieser Ansatz sorgt für einen effizienten Ablauf und reduziert den Verwaltungsaufwand, während Sie gleichzeitig Ihre Interessen wahren können. Tools wie DocuSign oder HelloSign können den letzten Schritt der elektronischen Signatur übernehmen, und ein gemeinsames Laufwerk (Google Drive oder Dropbox) kann den unterzeichneten Vertrag speichern, sodass er leicht zugänglich ist.

Die wichtigsten Vorteile der Arbeit mit einer Vorlage

Die Verwendung einer strukturierten Vorlage für einen Dolmetschervertrag ist Ad-hoc-E-Mails oder mündlichen Vereinbarungen immer vorzuziehen. Es fördert die Konsistenz zwischen den Kunden, reduziert rechtliche Risiken durch frühzeitige Offenlegung wichtiger Bedingungen, beschleunigt die Einarbeitung und klärt die Erwartungen beider Seiten. Die Vorlage unterstützt auch die Wahrung beruflicher Grenzen, indem sie den Aufgabenbereich, die erforderlichen Arbeitszeiten und die Stornierungsregeln klar definiert, was dazu beiträgt, kurzfristige Änderungen und Burnout zu vermeiden. Mit einer einheitlichen Sprache können Sie Ihre Dienstleistungen problemlos auf mehrere Kunden oder Aufträge ausweiten, einschließlich Gebärdensprache und gesprochene Sprache, und dabei die Anforderungen an Barrierefreiheit und Datenschutz erfüllen.

Über die Risikominderung hinaus stärkt eine Vorlage die Kundenbeziehungen und sorgt für vorhersehbarere Einnahmen. Sie erfassen routinemäßig wichtige Details wie Stornierungsfristen, Reisezeit und ob Vorbereitungszeit abrechnungsfähig ist, was die Rechnungsstellung vereinfacht. Außerdem ermöglicht es eine reibungslosere Zusammenarbeit mit Kunden und Agenturen, da alle mit derselben Struktur arbeiten. Für digitale Arbeitsabläufe kombinieren Sie die Vorlage mit elektronischen Signaturen (DocuSign oder HelloSign) und einem sicheren Speichersystem (Google Drive oder Dropbox), um Verträge zu organisieren und für Audits oder Verlängerungen bereit zu halten – ein besonders großer Vorteil für Freiberufler und kleine Teams, die mehrere Aufträge verwalten.

Kernparteien und Vertragsdauer

In einer Dolmetscher-Vertragsvorlage bildet die Festlegung der beteiligten Personen sowie des Beginns und Endes der Arbeit die Grundlage für eine klare, durchsetzbare Vereinbarung. Dieser Abschnitt behandelt die Frage, wer die Parteien sind, ob der Dolmetscher ein unabhängiger Auftragnehmer oder ein Angestellter ist, sowie das Start- und Enddatum bzw. die Laufzeit. Wenn du diese Details richtig machst, vermeidest du später Verwirrung und kannst Änderungen in der Freelancer-Landschaft von 2025 einfach vornehmen.

Identifizieren Sie die Vertragsparteien

Beginnen Sie damit, alle Vertragsparteien eindeutig zu benennen und zu beschreiben, damit keine Zweifel darüber bestehen, wer an die Bedingungen gebunden ist.

Der Dolmetscher oder das Dolmetschunternehmen sollte mit seinem vollständigen rechtlichen Namen (oder gegebenenfalls seinem eingetragenen Firmennamen), etwaigen DBA, der Hauptadresse und einer E-Mail-Adresse oder Telefonnummer für die Hauptkontaktperson aufgeführt sein. Machen Sie dasselbe für den Kunden, egal ob es sich um eine Einzelperson, ein Unternehmen, eine Schule, ein Krankenhaus oder eine andere Organisation handelt, einschließlich des offiziellen Namens, der Postanschrift und eines Hauptansprechpartners. Weisen Sie im Vertrag eindeutige Rollen zu, z. B. „Dienstleister“ für den Dolmetscher und „Kunde“ für die andere Partei. Eine eindeutige Identifizierung unterstützt die ordnungsgemäße Unterzeichnung, die steuerliche Abwicklung und spätere saubere Änderungen. Dieser Ansatz ist ein zentraler Bestandteil der Interpreter-Vertragsvorlage, die Sie für zukünftige Aufträge wiederverwenden werden.

Die genaue Identifizierung der Partei ist für die Durchsetzung und zukünftige Änderungen von Bedeutung. Wenn der Dolmetscher seinen Firmennamen ändert oder der Kunde eine Umstrukturierung vornimmt, können Sie die Vereinbarung durch eine einfache schriftliche Änderung aktualisieren. Außerdem wird klargestellt, welches Recht gilt und wo Streitigkeiten beigelegt werden, und es wird sichergestellt, dass die richtige Partei das Dokument mit E-Signatur-Tools wie DocuSign, HelloSign oder den integrierten Signaturfunktionen von Hello Bonsai unterzeichnet.

Definieren Sie die Beziehung zum unabhängigen Auftragnehmer

Fügen Sie einen eigenen Abschnitt für unabhängige Auftragnehmer hinzu, um klar zu stellen, dass der Dolmetscher kein Angestellter ist.

Zu den wichtigsten Punkten gehören die Kontrolle über die Art und Weise, wie die Arbeit ausgeführt wird, die Verantwortung für Steuern und Versicherungen, kein Anspruch auf Sozialleistungen und die Freiheit, Dienstleistungen für andere Kunden zu erbringen. Der Vertrag sollte darauf hinweisen, dass der Dolmetscher die Methode und den Zeitpunkt der Dolmetschertätigkeit selbst bestimmt, seine eigenen Werkzeuge oder Geräte verwendet und sich selbst um seine steuerlichen Verpflichtungen und Versicherungen kümmert. Es sollte auch beachtet werden, dass der Dolmetscher keine Leistungen wie bezahlten Urlaub, Krankenversicherung über den Kunden oder Unterstützung bei der Einwanderung erwarten sollte. Die klare Festlegung dieser Elemente hilft beiden Seiten, Risiken einer falschen Einstufung zu vermeiden, und entspricht der gängigen Praxis für Dolmetscherdienste im Jahr 2025.

Um den Schutz beider Parteien zu verstärken, fügen Sie einen Hinweis hinzu, dass der Dolmetscher als unabhängiger Auftragnehmer und nicht als Angestellter tätig ist. Falls erforderlich, verlangen Sie Standarddokumente wie das Formular W-9, einen Nachweis über eine Berufshaftpflichtversicherung und Vertraulichkeitsverpflichtungen. Erwägen Sie, klarzustellen, dass der Dolmetscher auch für andere Kunden arbeiten darf und dass jede Partei die Vereinbarung mit einer angemessenen Kündigungsfrist beenden kann, damit die Beziehung flexibel und dennoch vorhersehbar bleibt. Dieser Ansatz sorgt dafür, dass der Vertrag mit den sich weiterentwickelnden Arbeitsstandards Schritt hält und gleichzeitig klare Grenzen gewahrt bleiben.

Legen Sie das Startdatum und die Dauer der Dienstleistungen fest.

Legen Sie nun fest, wann der Vertrag in Kraft tritt und wie lange das Arbeitsverhältnis dauern soll.

Legen Sie das Datum des Inkrafttretens als den Zeitpunkt fest, zu dem die Vereinbarung verbindlich wird, und wählen Sie eines der gängigen Laufzeitmodelle: eine feste Laufzeit, die an ein bestimmtes Ereignis oder Projekt gebunden ist, fortlaufende Dienstleistungen mit automatischer Verlängerung oder eine unbefristete Vereinbarung mit einer festgelegten Kündigungsfrist. Für eine feste Laufzeit legen Sie sowohl das Start- als auch das Enddatum fest (z. B. Start: 15. Mai 2025; Ende: 14. Mai 2026). Bei laufenden Dienstleistungen legen Sie fest, wie Verlängerungen funktionieren, und bei unbefristeten Vereinbarungen geben Sie die erforderliche Kündigungsfrist an (z. B. 30 oder 60 Tage). Es ist auch ratsam, eine kurze Probezeit – beispielsweise 30 Tage – einzuräumen, damit beide Seiten vor einer langfristigen Bindung prüfen können, ob sie zueinander passen. Diese Angaben sind in der Vorlage für einen Dolmetschervertrag unerlässlich und tragen dazu bei, Unklarheiten während des Arbeitsverhältnisses zu vermeiden.

Darüber hinaus sind Erweiterungsmechanismen und Überprüfungspunkte zu skizzieren. Wenn Sie eine automatische Verlängerung wünschen, geben Sie die Verlängerungsdauer (z. B. zusätzliche Laufzeiten von 12 Monaten) und die erforderliche Kündigungsfrist (z. B. 60 Tage) an. Bei Verlängerungen beschreiben Sie, wie beide Parteien schriftlich vereinbaren, über die aktuelle Laufzeit hinaus fortzufahren, und legen Sie Termine für die Überprüfung der Leistung, der Gebühren und des Umfangs fest. Klare Starttermine, Verlängerungsregeln und Verlängerungsprozesse sorgen für Transparenz und eine einfache Verwaltung der Beziehung, wenn sich die Arbeitsbelastung oder der Projektumfang im Jahr 2025 und darüber hinaus ändern.

Umfang der Dolmetsch- und Übersetzungsdienstleistungen

Ein klarer Umfang ist das Herzstück der Vertragsvorlage für Dolmetscher. In diesem Abschnitt wird genau definiert, welche Dienstleistungen enthalten sind, was nicht enthalten ist und wie Änderungen behandelt werden. Durch die detaillierte Beschreibung von Aufgaben, Grenzen und Preisangaben reduzieren Sie Missverständnisse und Streitigkeiten zu Beginn eines Auftrags. Außerdem können Kunden so vor Beginn der Arbeiten sehen, was abgedeckt ist und was nicht.

Dolmetscherdienste und Sprachpaare angeben

Beginnen Sie damit, alle Sprachen oder Sprachpaare aufzulisten, die Sie abdecken, und geben Sie dann die Arten von Dolmetschleistungen an, die Sie anbieten. Dies hilft, Verwechslungen an einem arbeitsreichen Auftragstag zu vermeiden und vereinfacht die Abrechnung. Klären Sie außerdem, wie viele Dolmetscher vorgesehen sind, ob Teamdolmetschen erlaubt ist und was passiert, wenn zusätzliche Dolmetscher benötigt werden.

Um diesen Abschnitt konkret zu halten, präsentieren Sie die Informationen als Aufzählung innerhalb des Vertrags. Geben Sie beispielsweise die abgedeckten Sprachpaare an, wie Englisch ↔ Spanisch, Englisch ↔ Mandarin und ASL ↔ Englisch. Beschreiben Sie anschließend die von Ihnen unterstützten Dolmetscharten – Simultandolmetschen, Konsekutivdolmetschen, Flüsterdolmetschen, Telefondolmetschen, Videodolmetschen und Vor-Ort-Dolmetschen in der Gemeinde. Beachten Sie abschließend, ob ein einzelner Dolmetscher allein arbeiten wird oder ein Team den Auftrag übernimmt, und geben Sie etwaige Ausschlüsse wie „reine Übersetzungsarbeiten” oder Rechtsbeistand an, sofern nicht gesondert vereinbart.

• Abgedeckte Sprachpaare: Englisch ↔ Spanisch; Englisch ↔ Mandarin; ASL ↔ Englisch (sowie alle weiteren in Anhang A aufgeführten Sprachpaare)
• Zu den Dolmetscharten gehörten: Simultandolmetschen, Konsekutivdolmetschen, Flüsterdolmetschen, Telefondolmetschen (OPI), Videodolmetschen (VRI) und Vor-Ort-Dolmetschen.
• Teamdolmetschen: Einzel-Dolmetscher oder Team-/Relaisdolmetschen, wenn erforderlich
• Ausnahmen: reine Übersetzungsarbeiten oder Aufgaben im Bereich Interessenvertretung/Fallmanagement, sofern diese nicht ausdrücklich im Vertrag enthalten sind

Die eindeutige Festlegung dieser Punkte trägt dazu bei, Streitigkeiten zu vermeiden und das Projekt auf Kurs zu halten. Es bietet auch eine einfache Referenz für zukünftige Änderungen des Geltungsbereichs.

Legen Sie die Art der Leistungserbringung und den Ort fest.

Beschreiben Sie klar und deutlich, wie die Dolmetschleistung erbracht wird – vor Ort, aus der Ferne, per Telefon, per Video oder in einem hybriden Format. Dies hilft dabei, Erwartungen hinsichtlich Technologie, Zeitplan und Logistik bereits lange vor Beginn des Auftrags festzulegen. Geben Sie genaue Angaben dazu, wo die Veranstaltung stattfindet und wie die Teilnehmer Zugang zur Sitzung erhalten.

Als Nächstes skizzieren Sie die konkreten Standorte und Plattformen, die Einrichtungszeiten und die Zugangsvoraussetzungen. Bei Veranstaltungen vor Ort geben Sie bitte die Adresse des Veranstaltungsortes, den Namen oder die Nummer des Raums und an, ob eine Dolmetscherkabine zur Verfügung steht. Bei Remote- oder Hybrid-Arrangements geben Sie bitte die Online-Plattform (z. B. Zoom, Microsoft Teams oder WebEx) und alle erforderlichen Zugangslinks an. Geben Sie auch an, wer für die Organisation des Zugangs, der Sicherheitsüberprüfungen, der Parkplätze und besonderer Zugangsanforderungen für internationale Austauschprogramme oder mehrtägige Veranstaltungen verantwortlich ist.

• Liefermethoden: Vor Ort, Fernzugriff (Zoom/Teams), Telefon (OPI), Video-Fernübersetzung (VRI), Hybrid
• Standorte: Veranstaltungsort und Raumangaben für die Arbeit vor Ort; Online-Plattform und Link zur Sitzung für die Arbeit aus der Ferne
• Zugang und Einrichtung: Sicherheitsausweise, Parkplätze, Zugang zum Gebäude, Zeiten für den Aufbau am Veranstaltungsort, Plattformtests
• Sonderregelungen: Internationaler Austausch, mehrtägige Konferenzen oder parallele Sitzungen
• Einrichtung/Test: Erforderliche Audio-/Videokontrollen vor der Sitzung und technische Tests der Dolmetscher

Klare Angaben zu Methode und Ort minimieren Überraschungen am Tag der Veranstaltung und stellen sicher, dass die Dolmetscher gut vorbereitet und mit der richtigen Ausrüstung und den erforderlichen Zugangsberechtigungen eintreffen. Diese Klarheit unterstützt einen reibungslosen Arbeitsablauf, insbesondere bei komplexen Veranstaltungen.

Aufgaben, Pflichten und Erwartungen skizzieren

Listen Sie alle Aufgaben und Erwartungen an Dolmetscher auf, damit Kunden genau wissen, was in der Dienstleistung enthalten ist. Dieser Abschnitt sollte die Vorbereitung, die Live-Darbietung und alle Arbeiten nach der Sitzung abdecken, wobei die Kernaufgaben des Dolmetschens klar von optionalen Zusatzleistungen getrennt werden sollten. Die Festlegung dieser Grenzen hilft, Scope Creep zu vermeiden und schützt die Zeit des Dolmetschers.

Beginnen Sie mit einer kurzen Übersicht über die Kernaufgaben und führen Sie anschließend zusätzliche Dienstleistungen auf, die angefordert werden können. Erwähnen Sie die Erwartungen für die Vorbereitung vor der Sitzung (z. B. Durchsicht von Materialien und Glossaren), Live-Dolmetschen, Sichtübersetzung kurzer Dokumente, falls relevant, Nachbesprechung nach der Sitzung und erforderliche Berichterstattung. Ebenso wichtig ist es, klar zu formulieren, was nicht enthalten ist – wie beispielsweise Interessenvertretung, Logistikplanung oder Fallmanagement –, damit Kunden nicht davon ausgehen, dass diese Aufgaben im Paket enthalten sind.

• Zu den Kernaufgaben gehören: Überprüfung der Unterlagen vor der Sitzung und Erstellung eines Glossars; Simultandolmetschen; bei Bedarf Sichtübersetzung kurzer Dokumente; Nachbesprechung nach der Sitzung; Berichterstattung nach Bedarf
• Optionale/zusätzliche Aufgaben: schriftliche Übersetzung, Protokollführung, kulturelle Beratung oder logistische Unterstützung vor Ort (gemäß Vereinbarung in Anhang B)
• Standardmäßig nicht enthalten: Interessenvertretung, Fallmanagement oder Kundenbetreuung außerhalb der zugewiesenen Sitzung

Durch die Trennung von Kernaufgaben und Zusatzleistungen sowie die klare Festlegung von Ausschlüssen schützt der Vertrag beide Parteien und schafft realistische Erwartungen hinsichtlich der Leistungen des Dolmetschers.

Ausrüstung, Materialien und technische Anforderungen einbeziehen

Erläutern Sie, welche Ausrüstung und Materialien erforderlich sind, um die Dienstleistungen effektiv zu erbringen, und wer für deren Bereitstellung verantwortlich ist. Dadurch werden Probleme mit der Ausrüstung in letzter Minute vermieden und eine zuverlässige, qualitativ hochwertige Sitzung gewährleistet. Erwähnen Sie sowohl die Anforderungen an die Ausrüstung vor Ort als auch an die Remote-Sitzung, um alle Szenarien abzudecken.

Beschreiben Sie die einzelnen Punkte und Verantwortlichkeiten auf einfache Weise und geben Sie dem Kunden eine Frist für die Bereitstellung der Vorbereitungsunterlagen. Geben Sie gegebenenfalls Details zur Ausrüstung des Dolmetschers an, z. B. Headsets oder tragbare Dolmetschgeräte, und vermerken Sie, wer die einzelnen Geräte bereitstellt (Kunde, Dolmetscher oder Dritte). Beziehen Sie auch Referenzmaterialien wie Skripte, Tagesordnungen, Glossare und alle Hintergrunddokumente ein, die im Voraus weitergegeben werden sollten.

• Ausrüstung: Headsets, Mikrofone, Dolmetscherkabinen, Laptops, Software und stabile Internetverbindung für Remote-Sitzungen
• Verantwortung: Der Kunde stellt bestimmte Gegenstände zur Verfügung oder bezahlt diese; der Dolmetscher stellt bei Bedarf seine persönliche Ausrüstung zur Verfügung; bei Bedarf werden Gegenstände von Dritten gemietet.
• Vorbereitungsmaterialien: Skripte, Tagesordnungen, Glossare, Referenzdokumente; vom Kunden bis zu einem bestimmten Termin bereitzustellen (z. B. 5 Werktage vor dem Auftrag)

Ein klarer Plan für die Ausrüstung und Materialien reduziert technische Probleme und sorgt dafür, dass sich die Sitzung auf die präzise Kommunikation konzentriert und nicht auf Probleme mit der Ausrüstung.

Reisekosten, Spesen und Erstattungen

Legen Sie fest, welche Reisekosten erstattungsfähig sind und wie sie zu dokumentieren und zu bezahlen sind. Klare Reiserichtlinien verhindern Missverständnisse darüber, was abgedeckt ist und wie Belege einzureichen sind. Legen Sie außerdem fest, wann Reisezeiten abrechnungsfähig sind und wie Änderungen an Reiseplänen behandelt werden.

Beschreiben Sie den Erstattungsprozess, einschließlich der erforderlichen Unterlagen, Fristen und etwaiger Obergrenzen oder Beschränkungen. Geben Sie beispielsweise an, dass Belege innerhalb von 30 Tagen nach der Reise eingereicht werden müssen und dass die Reisezeit zu einem festgelegten Prozentsatz des Standardstundensatzes abrechenbar ist. Fügen Sie Hinweise zum Umgang mit kurzfristigen Änderungen oder Stornierungen, die sich auf die Reisevorbereitungen auswirken, sowie zu den anfallenden Gebühren hinzu.

• Erstattungsfähige Posten: Reisekilometer zum aktuellen IRS-Satz, Flugkosten, Unterkunft, Tagegeld, Parkgebühren, Mautgebühren und Ausrüstungsverleih
• Dokumentation und Fristen: Quittungen oder Rechnungen; Erstattungen werden innerhalb von 30 Tagen nach Einreichung bearbeitet.
• Reisezeit und Änderungen: Reisezeit, die zu einem festgelegten Prozentsatz des Standardtarifs (in der Regel 50 %) abgerechnet wird, sowie Regeln für kurzfristige Änderungen oder Umbuchungsgebühren

Mit einer praktischen Reise- und Erstattungsrichtlinie sorgen Sie für eine faire und transparente Abrechnung, selbst bei langen oder internationalen Einsätzen.

Alle Übersetzungs- oder Schreibdienstleistungen abdecken

Wenn der Vertrag Dolmetsch- und Übersetzungsleistungen umfasst, fügen Sie einen optionalen Unterabschnitt hinzu, in dem erläutert wird, wie schriftliche Übersetzungen in den Gesamtumfang passen. Dies hilft Kunden, den Unterschied zwischen mündlicher Verdolmetschung und schriftlicher Übersetzung zu verstehen, und legt Erwartungen hinsichtlich Zeitplan, Vertraulichkeit und Preisgestaltung fest.

Beschreiben Sie die Übersetzungskomponente klar und deutlich: die Arten der abgedeckten Dokumente, akzeptierte Dateiformate, Liefermethode, Fristen, Überarbeitungsrichtlinien und ob ein separater Tarif gilt. Verstärken Sie die Notwendigkeit der Vertraulichkeit, indem Sie eine Geheimhaltungsklausel speziell für Übersetzungsarbeiten aufnehmen, da Kundendokumente sensible Daten enthalten können. Wenn die Übersetzung optional ist, geben Sie bitte an, ab wann sie zum Leistungsumfang gehört und wie sie berechnet wird.

• Abgedeckte Dokumenttypen: Briefe, Berichte, Verträge, Handbücher, E-Mails und andere kundenbezogene Dokumente
• Dateiformate und Lieferung: Word, PDF, Excel, InDesign; sichere Übertragung über ein Portal oder verschlüsselte E-Mail
• Fristen und Überarbeitungen: Standardlieferzeiten, Anzahl der kostenlosen Überarbeitungen und Eskalationsfristen für Eilaufträge
• Preise und Vertraulichkeit: gegebenenfalls separater Preis für Übersetzungen; Vertraulichkeitsvereinbarung und Anforderungen an den Umgang mit Daten für Übersetzungsarbeiten

Selbst wenn die Übersetzung begrenzt ist, schützen ein klarer Umfang und eine Vertraulichkeitsvereinbarung beide Parteien und machen die Dolmetscher-Vertragsvorlage für Multiservice-Aufträge robust.

Qualifikationen, Ethik und Vertraulichkeitsverpflichtungen

Die beruflichen Standards in Dolmetscherverträgen umfassen die grundlegenden Erwartungen hinsichtlich Qualifikationen, Lizenzen, Verhaltenskodizes und Vertraulichkeit. Dieser Abschnitt entspricht den bewährten Verfahren, die von Schulen, Krankenhäusern und Konferenzveranstaltern angewendet werden, und stützt sich auf Richtlinien von Organisationen wie RID, NIC und BEI sowie auf Datenschutz- und Datensicherheitsanforderungen. Es befasst sich auch mit Haftungs- und Versicherungsfragen, um sowohl den Kunden als auch den Dolmetscher in sensiblen Umgebungen zu schützen.

Qualifikationen und Zeugnisse staatlich geprüfter Dolmetscher

Die Klauselstruktur sollte die relevanten Qualifikationen des Dolmetschers klar aufführen, einschließlich Zertifizierungen, Lizenzen, Akkreditierungen, Berufserfahrung und Spezialisierungsbereiche. Beispielsweise können Sie Zertifizierungen wie NIC (National Interpreter Certification), RID-Zertifizierungen, BEI für Gebärdensprachdolmetscher oder gegebenenfalls staatliche Lizenzen zusammen mit Ihrer Berufserfahrung in Jahren und Fachgebieten wie Medizin, Recht, Bildung, Konferenzen, Gemeinde oder Gebärdensprachdolmetschen angeben. Dadurch sind die Fähigkeiten des Dolmetschers für den Kunden vom ersten Tag an transparent und es können Missverständnisse hinsichtlich des Umfangs vermieden werden.

Beachten Sie außerdem, dass einige Kunden, wie beispielsweise Schulen oder Krankenhäuser, möglicherweise einen Nachweis über Hintergrundüberprüfungen oder bestimmte Zertifizierungen verlangen. Der Vertrag sollte festlegen, dass der Dolmetscher seine aktuellen Qualifikationsnachweise aufrechterhält und auf Anfrage Kopien davon vorlegt und dass die Qualifikationsnachweise bei Änderungen der Qualifikationen aktualisiert werden können. Um die Vereinbarung auf dem neuesten Stand zu halten, sollten Sie einen einfachen Prozess einrichten, um den Kunden innerhalb von 15 Werktagen über Änderungen der Anmeldedaten zu informieren und neue Zertifizierungen über einen sicheren Kanal wie ein passwortgeschütztes Portal oder eine verschlüsselte E-Mail zu übermitteln.

Referenz-Verhaltenskodizes für Fachleute

Erläutern Sie, wie der Vertrag auf festgelegte Ethik- oder Berufsverhaltenskodizes Bezug nimmt. Dieser Abschnitt sollte die wichtigsten Erwartungen zusammenfassen – Vertraulichkeit, Unparteilichkeit, Genauigkeit und respektvolle Kommunikation – und dann auf die Verpflichtung des Dolmetschers hinweisen, zusätzliche Verhaltensstandards einzuhalten, die von der Kundenorganisation verlangt werden (z. B. Richtlinien des Schulbezirks, Krankenhausvorschriften oder Richtlinien für internationale Austauschprogramme).

Geben Sie in der Praxis einen kurzen, praxisorientierten Überblick über das erwartete Verhalten und erklären Sie, dass der Dolmetscher die geltenden Berufsordnungen (wie den RID-Berufskodex, die BEI-Ethikrichtlinien oder den NIC-Ethikkodex) als Grundlage einhalten wird. Der Vertrag sollte auch festhalten, dass der Dolmetscher alle zusätzlichen Verhaltensstandards einhält, die der Kunde auferlegt, und dass alle Konflikte unverzüglich offengelegt werden müssen. Dieser Ansatz trägt dazu bei, einheitliche Erwartungen in sensiblen Bereichen sicherzustellen und gleichzeitig eine klare Verantwortlichkeit zu ermöglichen.

Vertraulichkeit und Datenschutz definieren

Entwerfen Sie eine solide Vertraulichkeitsklausel, die sowohl Dolmetscherdienste als auch alle damit verbundenen Übersetzungsdienste abdeckt. Der Dolmetscher darf keine vertraulichen Informationen, zu denen er Zugang hat, offenlegen, aufzeichnen oder missbrauchen, einschließlich personenbezogener Daten, geschäftlicher Details und sensibler Gesundheits- oder Rechtsinformationen, die ihm während seiner Tätigkeit bekannt werden. Die Klausel sollte Beschränkungen für die Weitergabe von Aufzeichnungen, Einschränkungen für die Verwendung von Tools von Drittanbietern und klare Regeln zur Datenaufbewahrung zum Schutz von Kundendaten enthalten.

Dieser Abschnitt fungiert effektiv als Vertraulichkeitsvereinbarung sowohl für Übersetzungs- als auch für Dolmetschaufträge. Beziehen Sie praktische Sicherheitsvorkehrungen wie die Verschlüsselung digitaler Dateien, sichere Übertragungsmethoden und klar definierte Eigentumsverhältnisse für aufgezeichnetes Material mit ein. Beachten Sie auch etwaige gesetzliche Ausnahmen, wie beispielsweise Meldepflichten, und richten Sie einen Mechanismus für die Bearbeitung rechtmäßiger Offenlegungen ein. Durch die Festlegung dieser Schutzmaßnahmen stärkt die Vereinbarung das Vertrauen der Kunden in sensiblen Bereichen wie medizinischen Kliniken, Gerichtsverfahren oder Bildungseinrichtungen.

Haftung und Haftungsbeschränkungen

Legen Sie angemessene Haftungsgrenzen für beide Parteien fest und stützen Sie sich dabei auf gängige Wettbewerbsklauseln in Bezug auf Haftung und Gewährleistungen. Der Vertrag sollte klarstellen, dass der Dolmetscher für fachliche Genauigkeit und Sorgfalt verantwortlich ist, dass die Haftung für indirekte oder Folgeschäden jedoch beschränkt ist. Ein typischer Ansatz besteht darin, die Haftungsgrenze an die für den Auftrag gezahlten Gebühren zu knüpfen und gleichzeitig Ausnahmen für grobe Fahrlässigkeit, vorsätzliches Fehlverhalten oder Verstöße gegen die Vertraulichkeit vorzusehen. Dieses Gleichgewicht trägt zum Schutz des Dolmetschers bei, ohne dass Kunden bei eindeutigen beruflichen Versäumnissen keine Möglichkeit zum Rechtsbehelf haben.

Einige Kunden verlangen möglicherweise einen Nachweis über eine Berufshaftpflichtversicherung oder eine allgemeine Unternehmensversicherung. Der Vertrag kann auf diese Anforderungen verweisen und bei Bedarf Mindestdeckungssummen festlegen, beispielsweise 1 Million US-Dollar pro Schadensfall für Berufshaftpflicht und eine Gesamtdeckungssumme von 2 Millionen US-Dollar. Verlangen Sie vom Dolmetscher vor Beginn des Auftrags die Vorlage einer Versicherungsbescheinigung (COI) und die Aufrechterhaltung des Versicherungsschutzes während der gesamten Vertragslaufzeit. Dadurch wird sichergestellt, dass Kunden in Umgebungen mit hohem Risiko einen dokumentierten Schutz genießen, während die Vereinbarung mit den Best Practices der Branche im Einklang steht.

Zahlungsbedingungen, Gebühren und Stornierungen

In diesem Abschnitt strukturieren Sie die finanziellen Bedingungen einer Vertragsvorlage für Dolmetscher. Das Ziel ist es, die Preisgestaltung transparent, vorhersehbar und durchsetzbar zu machen, damit sowohl Sie als auch Ihre Kunden genau wissen, was sie erwartet. Schauen Sie sich Vorlagen von Mitbewerbern an, die klare Gebührenordnungen veröffentlichen und Zahlungsbedingungen aufführen, um die Preisgestaltung über alle Aufträge hinweg konsistent zu halten. Sie legen fest, wie die Preise festgelegt werden, wie Rechnungen ausgestellt werden, wie Zahlungen erfolgen und was passiert, wenn sich die Pläne ändern. Die Verwendung konkreter Zahlen und Beispielzeitpläne, wie z. B. 30 Tage netto und eine Mindestdauer von 2 Stunden, trägt dazu bei, Streitigkeiten zu reduzieren und den Cashflow sowohl für Freiberufler als auch für Agenturen zu verbessern.

Festlegen von Dolmetschertarifen und Gebührenstrukturen

Übersichtliche Preise auf einen Blick sparen Zeit und verhindern langwierige Rückfragen. Beginnen Sie damit, jede Art von Dienstleistung und deren Grundgebühr sowie etwaige Mindestgebühren, Überstundenregelungen und Zuschläge aufzulisten. Dadurch können Kunden Optionen schnell vergleichen und eine Unterberechnung bei längeren Veranstaltungen wird verhindert. Legen Sie auch Wochenend- oder Abendzuschläge sowie Team-Dolmetschertarife fest, damit es keine Unklarheiten gibt, wenn mehrere Fachleute beteiligt sind.

In der Praxis legen viele freiberufliche Dolmetscher und Agenturen im Vertrag eine Tabelle vor, die eine Honorartabelle widerspiegelt. Für Dolmetscherdienste vor Ort gelten Stundensätze mit einer Mindestdauer von 2 Stunden, einem Überstundenzuschlag von 1,5 und einem Wochenendzuschlag von 1,25 bis 2. Für Telefon-Dolmetscherdienste (OPI) wird pro Minute abgerechnet, wobei mindestens 30 Minuten berechnet werden. Übersetzungsarbeiten können pro Wort (in der Regel 0,12–0,25 USD) oder pro Seite (ca. 250 Wörter pro Seite, 30–75 USD) berechnet werden. Bei Veranstaltungen mit mehreren Personen wird für den zweiten Dolmetscher ein Aufschlag von 20–50 % für Teamdolmetschen berechnet. Die folgende Tabelle zeigt diese Servicetypen und Gebühren auf einen Blick und macht die Preisgestaltung transparent und leicht in realen Verträgen nachzuschlagen.

Rechnungsstellung, Abrechnung und Zahlungsmethoden definieren

Legen Sie den Rechnungsrhythmus fest, damit Kunden wissen, wann sie Rechnungen erhalten und welche Informationen jede Rechnung enthält. Zu den gängigen Optionen gehören die Rechnungsstellung nach jedem Auftrag, wöchentlich, monatlich oder nach Abschluss des Projekts. Listen Sie die Angaben auf, die auf jeder Rechnung enthalten sein müssen, wie z. B. Daten, Stunden, Sprachpaar und erbrachte Dienstleistungen. Legen Sie ein Zahlungsziel fest (z. B. netto 15 oder netto 30), damit Ihre Kunden ihre Zahlungen planen können und Sie einen gesunden Cashflow aufrechterhalten können.

Geben Sie die akzeptierten Zahlungsmethoden und etwaige Verzugsgebühren oder Zinsen für überfällige Beträge an. Klare Abrechnungsbedingungen reduzieren Streitigkeiten und sorgen für einen reibungsloseren Cashflow sowohl für freiberufliche Dolmetscher als auch für Agenturen. Sie können die Rechnungsstellung auch mit Ihren Buchhaltungstools wie QuickBooks oder Xero und Zahlungsabwicklern wie Stripe oder PayPal verknüpfen, um Mahnungen und die Buchführung zu automatisieren. Ein kurzer Hinweis zur Streitbeilegung (z. B. „Streitigkeiten bezüglich Rechnungen müssen innerhalb von 10 Tagen nach Erhalt geltend gemacht werden“) kann den Hin- und Her-Zyklus weiter einschränken.

Stornierungen, Nichterscheinen und Terminänderungen einschließen

Legen Sie faire und durchsetzbare Richtlinien für Stornierungen und Nichterscheinen von Kunden oder Teilnehmern fest. Beginnen Sie mit einem klaren Stornierungsfenster, das Ihr Einkommen schützt und Ihren Kunden gleichzeitig eine angemessene Möglichkeit bietet, ihre Pläne anzupassen. Beispielsweise können Stornierungen mehr als 48 Stunden vor der Veranstaltung ohne Strafgebühr erfolgen, während bei Stornierungen innerhalb von 24 bis 48 Stunden eine Gebühr von 50 % anfallen kann und Stornierungen am selben Tag zu 100 % in Rechnung gestellt werden können. Behandeln Sie auch Nichterscheinen, das in der Regel zur Zahlung der vereinbarten Gebühr in voller Höhe führt, sofern kein Ersatzteilnehmer gefunden wird. Diese Bedingungen tragen dazu bei, dass Kunden die finanziellen Folgen von Änderungen verstehen.

Erläutern Sie, wie Stornierungen oder Notfälle des Dolmetschers behandelt werden und welche Benachrichtigung erforderlich ist. Eine Verpflichtung zur Unterstützung bei der Suche nach einem qualifizierten Ersatz, sofern möglich, aufnehmen und festlegen, was geschieht, wenn kein Ersatz gefunden werden kann. Durch die Festlegung dieser Schritte schützen Sie Ihr Einkommen und bieten Ihren Kunden Klarheit über die finanziellen Auswirkungen, wenn sich Pläne unerwartet ändern. Ein Muster für Richtlinien in der Ausstellung kann dazu beitragen, die Einheitlichkeit bei Veranstaltungen zu gewährleisten und Streitigkeiten in letzter Minute zu vermeiden.

Kosten, Kautionen und Vorschüsse klären

Entscheiden Sie, ob vor Beginn der Arbeiten Anzahlungen oder Vorauszahlungen erforderlich sind, insbesondere bei Großveranstaltungen oder mehrtägigen Aufträgen. Geben Sie den Betrag oder Prozentsatz (z. B. eine Vorauszahlung von 25 % bis 50 %) und den Zeitpunkt der Zahlung an. Erläutern Sie, wie Vorauszahlungen auf die Schlussrechnung angerechnet werden und ob sie erstattet werden, wenn das Projekt vom Kunden oder Anbieter storniert wird. Klare Bedingungen für die Beibehaltung verhindern Überraschungen und tragen dazu bei, dass das Projekt vom ersten Tag an finanziert bleibt.

Beschreiben Sie, wie erstattungsfähige Ausgaben auf Rechnungen ausgewiesen werden, und verweisen Sie auf den Abschnitt zum Leistungsumfang, in dem die Ausgaben definiert sind. Typische erstattungsfähige Posten sind Reisekosten, Unterkunft, Verpflegung, Parkgebühren und für den Auftrag erforderliche Materialien. Geben Sie an, ob Quittungen erforderlich sind und innerhalb welcher Frist die Spesen erstattet werden. Durch die Kopplung der Erstattungsbedingungen an den Umfang können Sie Scope Creep vermeiden und eine einheitliche Abrechnung über alle Aufträge hinweg gewährleisten.

Vertragsänderungen, Kündigung und rechtliche Bestimmungen

Wenn Sie Freiberufler oder ein kleines Dienstleistungsunternehmen sind, hilft die klare Formulierung dieser Standardbedingungen, Verzögerungen und Streitigkeiten zu vermeiden. Dieser Abschnitt übersetzt gängige Vertragssprache in praktische Schritte, die Sie in einer Dolmetscher-Vertragsvorlage anpassen können, sodass Änderungen, Beendigungen, Ereignisse höherer Gewalt und geltendes Recht für beide Seiten einfach und fair bleiben.

Beschreiben Sie, wie der Vertrag geändert oder verlängert werden kann.

Um Änderungen klar zu halten, fügen Sie eine Änderungsklausel hinzu, die vorschreibt, dass Änderungen schriftlich erfolgen und von beiden Parteien vereinbart werden müssen, bevor sie als verbindlich gelten.

In der Praxis bedeutet dies, dass Sie genau festlegen, wer Änderungen genehmigen kann, welches Format als Genehmigung gilt und wann eine Änderung verbindlich wird. Beispielsweise könnten Sie für größere Änderungen eine unterschriebene Änderung verlangen oder für kleinere Anpassungen eine eindeutige E-Mail-Bestätigung zulassen, solange Sie die Vereinbarung in Ihrer Projektdatei überprüfen können. Die Klausel sollte auch definieren, was als Änderung gilt: Hinzufügen von Sprachen, Verlängern von Fristen, Anpassen von Preisen für neue Leistungsumfänge oder Hinzufügen von Übersetzungsaufgaben.

Häufige Modifikationen sind:

• Hinzufügen neuer Sprachen oder Dialekte zur Übersetzung.
• Verlängerung von Projektterminen oder Fristen, wenn sich der Umfang erweitert oder Verzögerungen auftreten.
• Änderung der Preise oder Tarife bei Änderungen des Leistungsumfangs, z. B. bei weiteren Überarbeitungsrunden oder zusätzlichen Aufgaben.
• Hinzufügen von Übersetzungsaufgaben oder zusätzlichen Leistungen, die über den ursprünglichen Umfang hinausgehen.

Kündigungs- und Verlängerungsbedingungen festlegen

Die Kündigungsklauseln sollten sowohl die Kündigung aus wichtigem Grund (Vertragsbruch, Fehlverhalten) als auch die Kündigung aus Bequemlichkeit (beide Parteien können den Vertrag mit einer Kündigungsfrist beenden) abdecken, damit der Vertrag flexibel bleibt.

Bei einer Kündigung aus wichtigem Grund sollte eine Nachbesserungsfrist – beispielsweise 10 bis 15 Tage – vorgesehen werden, um das Problem vor Vertragsende zu beheben. Bei einer Kündigung aus Bequemlichkeitsgründen ist eine klare Kündigungsfrist, in der Regel 30 Tage, einzuhalten, damit Sie Ihre Arbeit ordnungsgemäß abschließen und übergeben können. Legen Sie auch fest, was bei Beendigung des Vertrags geschieht: fällige Restzahlungen, Rückgabe oder Vernichtung vertraulicher Materialien und Übergabe aller noch in Ihrem Besitz befindlichen Arbeiten oder Materialien.

Wenn die Vereinbarung eine Verlängerung zulässt, erläutern Sie, wie diese funktioniert und wie jede Partei davon zurücktreten kann. Ein gängiges Modell ist eine Laufzeit von einem Jahr, die sich automatisch um ein weiteres Jahr verlängert, sofern nicht eine der Parteien 30 Tage vor dem Verlängerungsdatum schriftlich kündigt.

Höhere Gewalt und Notfallszenarien einbeziehen

Eine Klausel über höhere Gewalt erklärt, dass Ereignisse, die außerhalb der Kontrolle beider Parteien liegen, die Erfüllung der Vereinbarung aussetzen oder ändern können, wenn sie eine planmäßige Fortsetzung unmöglich oder undurchführbar machen.

Beschreiben Sie, wie sich solche Ereignisse auf Verpflichtungen auswirken, ob während der Störung Gebühren anfallen und welche Schritte die Parteien unternehmen müssen – beispielsweise unverzügliche Benachrichtigung und Versuche, einen neuen Termin zu vereinbaren. Für Dolmetscher bedeutet dies oft Reiseunterbrechungen, Schließungen von Veranstaltungsorten oder plötzliche staatliche Beschränkungen, die die Durchführung einer Sitzung oder die pünktliche Lieferung von Dateien verhindern.

Zu den üblichen Fällen höherer Gewalt zählen:

• Naturkatastrophen wie Überschwemmungen oder Waldbrände, die Reisen oder den Zugang zu Veranstaltungsorten verzögern.
• Arbeitsstreiks oder andere Störungen der Belegschaft, die sich auf die Verfügbarkeit auswirken.
• Pandemien oder Einschränkungen im Bereich der öffentlichen Gesundheit, die die Leistungserbringung oder Reisen behindern.
• Erhebliche Netzwerkausfälle oder Stromausfälle, die die Fernarbeit oder Kommunikation behindern.
• Notfallbedingte Absagen oder Zugangsprobleme zu Orten, an denen Dolmetscherdienste benötigt werden.

Geltendes Recht und Streitbeilegung festlegen

Wählen Sie aus, welche Gerichtsbarkeit für den Dolmetschervertrag zuständig ist und wo Streitigkeiten beigelegt werden. Dies hilft, Verwirrung zu vermeiden, wenn Meinungsverschiedenheiten auftreten, insbesondere wenn Sie mit Kunden in verschiedenen Bundesstaaten, Provinzen oder Ländern zusammenarbeiten.

Zu den gängigen Ansätzen zur Beilegung von Meinungsverschiedenheiten gehören Verhandlungen, Mediation, Schiedsverfahren oder die Anrufung eines Gerichts. Eine klare Angabe des anwendbaren Rechts und des Gerichtsstands erleichtert die Klärung von Missverständnissen ohne kostspielige Hin- und Her-Kommunikation.

Beispielformulierung, die Sie anpassen können: „Diese Vereinbarung unterliegt den Gesetzen von [Bundesstaat/Provinz/Land]. Alle Streitigkeiten, die sich aus diesem Vertrag ergeben, werden in [Stadt, Bundesland/Provinz] zunächst durch Verhandlungen, dann gegebenenfalls durch Mediation oder Schiedsverfahren und als letztes Mittel vor den Gerichten von [Gerichtsbarkeit] beigelegt.

Wie Bonsai bei der Verwaltung von Vertragsvorlagen für Dolmetscher hilft

Die Verwaltung von Dolmetscherverträgen muss kein Problem sein. Mit Bonsai können Sie einmalig eine Interpreter-Vertragsvorlage erstellen, diese für verschiedene Projekte wiederverwenden und alle Bedingungen an einem übersichtlichen Ort aufbewahren. Sie können auch wichtige Arbeitsabläufe wie Genehmigungen und Erinnerungen automatisieren, sodass Sie schneller vom Entwurf zur Unterzeichnung gelangen. Im Jahr 2025 macht Bonsai dies noch einfacher mit einer zentralen Vorlagenbibliothek, benutzerdefinierten Feldern für Sprachpaare und Dolmetschmodi sowie einer Automatisierung, die Routineaufgaben für Sie übernimmt.

Wiederverwendbare Vorlagen für Dolmetscherverträge erstellen

In Bonsai konfigurieren Sie einen Interpreter-Vertrag mit allen Kernabschnitten und speichern ihn als wiederverwendbare Vorlage.

Die Kernabschnitte umfassen Parteien, Arbeitsumfang, Qualifikationen, Vertraulichkeit, Gebühren und rechtliche Bestimmungen. Wenn Sie diese als Vorlage speichern, wird sichergestellt, dass jeder neue Vertrag die gleiche Struktur und Sprache beibehält, sodass Sie schneller entwerfen und Fehler beim Kopieren reduzieren können. Wenn Sie Anpassungen für einen bestimmten Kunden vornehmen müssen, bearbeiten Sie nur die relevanten Felder und behalten die Standardklauseln für zukünftige Aufträge bei.

Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder für Sprachpaare (z. B. EN–ES), Dolmetschmodi (vor Ort, remote, konsekutiv, simultan) und Gebührenstrukturen (Stundensätze, Mindeststunden, Reisekosten) hinzufügen. Mit diesen Vorkehrungen dauert das Erstellen eines neuen Vertrags nur wenige Minuten und führt jedes Mal zu einheitlichen Klauseln, was ideal für Freiberufler und Agenturen ist, die mit mehreren Sprachpaaren und Aufträgen arbeiten.

Dolmetscherverträge an einem Ort verfolgen und verwalten

Alle Dolmetscherverträge werden an einem zentralen Ort in Bonsai gespeichert, sodass Sie nicht mehr in Ordnern oder E-Mails danach suchen müssen.

Sie können den Vertragsstatus auf einen Blick sehen – Entwurf, Gesendet, Angesehen und Unterzeichnet – und über denselben Arbeitsbereich darauf zugreifen, den Sie auch für Kunden und Projekte verwenden. Dadurch können Sie ganz einfach von einem Vertrag zur Kundenkarte oder zum zugehörigen Projekt springen und schnell nach Kundennamen oder Sprache suchen, um genau die Vereinbarung zu finden, die Sie benötigen.

Neben der Geschwindigkeit zeigt Bonsai auch aktive Laufzeiten und Verlängerungsdaten an, sodass Sie vorausplanen können. Sie können den Zugriff auch für Teammitglieder oder Co-Dolmetscher freigeben, die mit denselben Kunden arbeiten, sodass alle hinsichtlich der Bedingungen und Zeitpläne auf dem gleichen Stand sind.

Um Signaturen, Erinnerungen und nachgelagerte Arbeitsabläufe zu automatisieren

Bonsai kann wichtige Schritte im Zusammenhang mit Dolmetscherverträgen automatisieren, von der Unterzeichnung über die Terminplanung bis hin zur Rechnungsstellung.

Hier sind die wichtigsten Automatisierungen, die Sie aktivieren können:

• E-Signatur-Erfassung mit integriertem Signatur-Workflow
• Automatische Erinnerungen für nicht unterzeichnete Vereinbarungen
• Benachrichtigungen, wenn ein Vertrag angesehen oder unterzeichnet wird
• Triggerbasierte Workflows, die Projekte, Aufgaben oder Rechnungen erstellen, sobald eine Vereinbarung ausgeführt wird

Diese Automatisierungen sparen Zeit, reduzieren manuelle Nachbearbeitungen und helfen Dolmetschern dabei, reibungslos von einem unterzeichneten Vertrag zu geplanten Dienstleistungen und pünktlichen Zahlungen überzugehen, indem sie nachgelagerte Schritte automatisch auslösen.