Plantilla de contrato para intérpretes

¿Qué es una plantilla de contrato de intérprete y para qué sirve?

Un planificador en el que puede confiar, una plantilla de contrato para intérpretes que estandariza la forma en que los intérpretes trabajan con los clientes o las agencias. Recoge quiénes participan, qué servicios se prestarán, cuándo y dónde se llevará a cabo el trabajo, cuánto se pagará y qué protecciones se aplican. Esta plantilla está diseñada para cubrir tanto la interpretación oral como la interpretación de lengua de signos, y puede incluir servicios de traducción limitados si forman parte del ámbito de competencia del intérprete. Es especialmente útil para autónomos, agencias y pequeñas empresas que necesitan una estructura clara y repetible para acelerar la incorporación y reducir las negociaciones de ida y vuelta.

¿Qué es un contrato de intérprete?

Un contrato de interpretación es un acuerdo legalmente vinculante entre un cliente (o agencia) y un intérprete (autónomo o empresa). El documento define los servicios exactos, las responsabilidades, las condiciones de pago y las protecciones legales para ambas partes. Se aplica a diferentes modalidades, como la interpretación presencial, la interpretación remota por vídeo (VRI), la interpretación telefónica (OPI), la interpretación de conferencias, la interpretación comunitaria y la interpretación de lengua de signos. También puede cubrir servicios de traducción limitados cuando esas tareas forman parte del ámbito de la interpretación, garantizando la claridad y la responsabilidad desde el principio.

El uso de la plantilla de contrato de intérprete ayuda a todos a mantenerse alineados. La plantilla establece el alcance del trabajo, las horas previstas, las necesidades de desplazamiento o equipamiento, la confidencialidad, la privacidad de los datos y las protecciones de responsabilidad en un solo lugar. Para las agencias y los clientes, esto reduce el riesgo de desviaciones del alcance; para los intérpretes, crea términos coherentes que se pueden reutilizar en todos los proyectos. En la práctica, a menudo personalizarás la plantilla añadiendo el nombre del cliente, las fechas, la tarifa y cualquier requisito específico de la plataforma (como Zoom o Interprefy), manteniendo intactas las protecciones básicas.

Cuándo utilizar una plantilla de contrato de intérprete

Utilice esta plantilla en situaciones habituales de compromiso para garantizar un punto de partida sólido para las negociaciones. Es ideal para encargos puntuales, servicios de interpretación continuos, sesiones remotas, eventos y conferencias. También funciona bien en entornos educativos o sanitarios, y en relaciones entre agencias y clientes en las que pueden intervenir varios intérpretes. Tanto los autónomos que trabajan por cuenta propia como las pequeñas agencias pueden empezar con un modelo de contrato de intérprete autónomo y adaptarlo a cada encargo, en lugar de redactar un nuevo contrato desde cero.

Cuando esté listo para personalizar, rellene los datos del cliente, las fechas y el alcance exacto. Añade detalles específicos sobre la plataforma para el trabajo remoto (como Zoom o Teams), describe las expectativas de viaje si es necesario y establece condiciones de pago claras (por ejemplo, 30 días netos o 15 días netos con facturación por hitos). Este enfoque mantiene la eficiencia del proceso y reduce las idas y venidas, al tiempo que le permite proteger sus intereses. Herramientas como DocuSign o HelloSign pueden encargarse del paso final de la firma electrónica, y una unidad compartida (Google Drive o Dropbox) puede almacenar el contrato firmado para facilitar el acceso.

Ventajas principales de trabajar con una plantilla

Utilizar una plantilla de contrato de intérprete estructurada es siempre mejor que los correos electrónicos ad hoc o los acuerdos verbales. Promueve la coherencia entre los clientes, reduce el riesgo legal al revelar los términos clave desde el principio, agiliza la incorporación y aclara las expectativas de ambas partes. La plantilla también respalda los límites profesionales al definir claramente el alcance de las funciones, las horas requeridas y las normas de cancelación, lo que ayuda a evitar cambios de última hora y el agotamiento. Con un lenguaje coherente, puede ampliar fácilmente sus servicios a múltiples clientes o compromisos, incluyendo trabajos en lengua de signos y lengua hablada, al tiempo que cumple con las consideraciones de accesibilidad y privacidad.

Más allá de la reducción del riesgo, una plantilla fortalece las relaciones con los clientes y genera ingresos más predecibles. Capturarás de forma rutinaria detalles esenciales como los plazos de cancelación, el tiempo de desplazamiento y si el tiempo de preparación es facturable, lo que facilita la facturación. También permite una colaboración más fluida con los clientes y las agencias, ya que todos trabajan desde la misma estructura. Para los flujos de trabajo digitales, combina la plantilla con firmas electrónicas (DocuSign o HelloSign) y un sistema de almacenamiento seguro (Google Drive o Dropbox) para mantener los contratos organizados y listos para su auditoría o renovación, lo que supone una gran ventaja para los autónomos y los equipos pequeños que gestionan múltiples compromisos.

Partes principales y duración del contrato

En una plantilla de contrato para intérpretes, identificar quiénes son las partes implicadas y cuándo comienza y finaliza el trabajo sienta las bases para un acuerdo claro y ejecutable. Esta sección trata sobre quiénes son las partes, si el intérprete es un contratista independiente o un empleado, y las fechas o plazos de inicio y finalización. Aclarar estos detalles ayuda a evitar confusiones más adelante y facilita las modificaciones en el panorama del trabajo autónomo de 2025.

Identificar a las partes del acuerdo.

Comience por nombrar y describir claramente a todas las partes del acuerdo, de modo que no haya dudas sobre quiénes están sujetos a los términos.

El intérprete o la empresa de interpretación deben figurar en la lista con su nombre legal completo (o nombre comercial registrado, si procede), cualquier DBA, la dirección principal y un correo electrónico o número de teléfono de contacto principal. Haga lo mismo con el cliente, ya sea un particular, una empresa, una escuela, un hospital u otra organización, incluyendo su nombre oficial, dirección postal y contacto principal. En el contrato, asigne funciones claras, como «proveedor de servicios» para el intérprete y «cliente» para la otra parte. Una identificación clara facilita la firma adecuada, la gestión fiscal y las modificaciones posteriores. Este enfoque es una parte fundamental de la plantilla de contrato de intérprete que volverás a utilizar en futuros compromisos.

La identificación precisa de las partes es importante para la aplicación de la ley y los cambios futuros. Si el intérprete cambia el nombre de su empresa o el cliente se reorganiza, puede actualizar el acuerdo con una simple enmienda por escrito. También aclara qué legislación jurisdiccional se aplica y dónde se resolverían las disputas, y garantiza que la parte adecuada firme el documento utilizando herramientas de firma electrónica como DocuSign, HelloSign o las funciones de firma integradas de Hello Bonsai.

Definir la relación de contratista independiente

Incluya una sección dedicada a los contratistas independientes para dejar claro que el intérprete no es un empleado.

Los puntos clave que se deben abordar incluyen el control sobre cómo se realiza el trabajo, la responsabilidad en materia de impuestos y seguros, la falta de derecho a prestaciones sociales y la libertad para prestar servicios a otros clientes. El contrato debe indicar que el intérprete determina el método y el momento de la interpretación, utiliza sus propias herramientas o equipos y se encarga de sus propias obligaciones fiscales y seguros. También hay que tener en cuenta que el intérprete no debe esperar beneficios tales como vacaciones pagadas, seguro médico a través del cliente o patrocinio para obtener el estatus migratorio. Enmarcar estos elementos de forma clara ayuda a ambas partes a evitar riesgos de clasificación errónea y se ajusta a la práctica habitual en 2025 para los servicios de interpretación.

Para reforzar la protección de ambas partes, añada una cláusula que especifique que el intérprete opera como contratista independiente y no como empleado. Cuando proceda, solicite la documentación estándar, como el formulario W-9, pruebas de seguro de responsabilidad civil profesional y compromisos de confidencialidad. Considere aclarar que el intérprete puede trabajar para otros clientes y que cualquiera de las partes puede rescindir el acuerdo con la debida notificación, de modo que la relación siga siendo flexible pero predecible. Este enfoque mantiene el contrato actualizado con las normas laborales en constante evolución, al tiempo que preserva unos límites claros.

Establezca la fecha de inicio y la duración de los servicios.

Ahora, especifique cuándo entrará en vigor el contrato y cuánto tiempo durará el compromiso.

Defina la fecha de entrada en vigor como el momento en que el acuerdo se convierte en vinculante y elija uno de los modelos de duración habituales: un plazo fijo vinculado a un evento o proyecto específico, servicios continuos con renovaciones automáticas o un acuerdo de duración indefinida con un plazo de preaviso de rescisión definido. Para un plazo fijo, establezca tanto la fecha de inicio como la de finalización (por ejemplo, inicio: 15 de mayo de 2025; finalización: 14 de mayo de 2026). Para los servicios continuos, especifique cómo funcionan las renovaciones y, para los acuerdos de duración indefinida, indique el plazo de preaviso necesario para rescindirlos (por ejemplo, 30 o 60 días). También es aconsejable incluir un breve periodo de prueba, por ejemplo, 30 días, para que ambas partes puedan evaluar si encajan antes de comprometerse a largo plazo. Estos detalles son esenciales en la plantilla del contrato de intérprete y ayudan a evitar ambigüedades durante la relación laboral.

Además, describa los mecanismos de ampliación y los puntos de revisión. Si desea renovaciones automáticas, especifique la duración del plazo de renovación (por ejemplo, plazos adicionales de 12 meses) y el aviso necesario para detener la renovación (por ejemplo, 60 días). En el caso de las prórrogas, describa cómo ambas partes acordarán por escrito continuar más allá del plazo actual y establezca fechas de revisión para evaluar el rendimiento, las tarifas y el alcance. Las fechas de inicio claras, las normas de renovación y los procesos de prórroga mantienen la relación transparente y fácil de gestionar a medida que cambian las cargas de trabajo o el alcance de los proyectos en 2025 y años posteriores.

Ámbito de los servicios de interpretación y traducción

Un alcance claro es el núcleo de la plantilla del contrato del intérprete. En esta sección se define exactamente qué servicios están incluidos, qué no lo está y cómo se gestionan los cambios. Al detallar las tareas, los límites y los anexos de precios, se reducen los malentendidos y las disputas al inicio de un encargo. También ayuda a los clientes a ver qué está cubierto y qué no antes de comenzar el trabajo.

Especifique los servicios de interpretación y los pares de idiomas.

Comience por enumerar todos los idiomas o pares de idiomas que cubre y, a continuación, especifique los tipos de interpretación que ofrece. Esto ayuda a evitar confusiones en un día de trabajo ajetreado y facilita la facturación. Además, aclare cuántos intérpretes se incluyen, si se permite la interpretación en equipo y qué ocurre cuando se necesitan intérpretes adicionales.

Para que esta sección sea concreta, presenta la información en forma de lista con viñetas dentro del contrato. Por ejemplo, indique los pares de idiomas cubiertos, como inglés ↔ español, inglés ↔ mandarín y ASL ↔ inglés. A continuación, describa los tipos de interpretación que ofrece: interpretación simultánea, consecutiva, susurrada, telefónica, por videoconferencia y presencial en la comunidad. Por último, indique si un solo intérprete trabajará solo o si un equipo se encargará del encargo, y especifique cualquier exclusión, como el trabajo «solo de traducción» o la defensa, a menos que se acuerde por separado.

• Pares de idiomas cubiertos: inglés ↔ español; inglés ↔ mandarín; lengua de señas americana (ASL) ↔ inglés (más cualquier par adicional que se incluya en el Anexo A).
• Tipos de interpretación incluidos: simultánea, consecutiva, susurrada, por teléfono (OPI), interpretación remota por vídeo (VRI) e interpretación comunitaria in situ.
• Interpretación en equipo: intérprete único o interpretación en equipo/por relevos cuando sea necesario.
• Exclusiones: trabajos de traducción únicamente o tareas de defensa/gestión de casos, a menos que el contrato los incluya explícitamente.

Asegurarse de que estos puntos sean explícitos ayuda a evitar disputas y mantiene el proyecto en marcha. También proporciona una referencia clara para cualquier modificación futura del ámbito de aplicación.

Definir el método y la ubicación de la prestación del servicio.

Describa claramente cómo se realizará la interpretación: in situ, a distancia, por teléfono, por vídeo o en un formato híbrido. Esto ayuda a establecer expectativas sobre la tecnología, los plazos y la logística mucho antes de que comience la tarea. Incluya detalles explícitos sobre dónde se llevará a cabo el servicio y cómo los participantes accederán a la sesión.

A continuación, describa las ubicaciones y plataformas específicas, los tiempos de instalación y los requisitos de acceso. Para eventos presenciales, incluya la dirección del lugar, el nombre o número de la sala y si se proporciona una cabina de interpretación. Para acuerdos remotos o híbridos, indique el nombre de la plataforma en línea (por ejemplo, Zoom, Microsoft Teams o WebEx) y los enlaces de acceso necesarios. Especifique también quién es responsable de organizar el acceso, las autorizaciones de seguridad, el estacionamiento y las necesidades especiales de acceso para los intercambios internacionales o los eventos de varios días.

• Métodos de prestación: Presencial, A distancia (Zoom/Teams), Por teléfono (OPI), Interpretación remota por vídeo (VRI), Híbrida
• Ubicaciones: Dirección del lugar y detalles de la sala para el trabajo presencial; plataforma en línea y enlace a la sesión para el trabajo a distancia.
• Acceso y configuración: tarjetas de seguridad, aparcamiento, acceso al edificio, horarios de carga del recinto, pruebas de la plataforma.
• Arreglos especiales: intercambios internacionales, conferencias de varios días o sesiones simultáneas.
• Configuración/pruebas: Comprobaciones de audio/vídeo previas a la sesión y pruebas técnicas de los intérpretes.

Los detalles claros sobre el método y la ubicación minimizan las sorpresas el día del evento y garantizan que los intérpretes lleguen preparados con el equipo y el acceso adecuados. Esta claridad favorece un flujo de trabajo fluido, especialmente en eventos complejos.

Describir las tareas, funciones y expectativas.

Enumere todas las funciones y expectativas del intérprete para que los clientes sepan exactamente qué incluye el servicio. Esta sección debe abarcar la preparación, la interpretación en directo y cualquier trabajo posterior a la sesión, separando claramente las tareas básicas de interpretación de los complementos opcionales. Definir estos límites ayuda a evitar desviaciones en el alcance y protege el tiempo del intérprete.

Comience con una descripción concisa de las funciones principales y, a continuación, detalle los servicios adicionales que se pueden solicitar. Incluya las expectativas para la preparación previa a la sesión (como la revisión de materiales y glosarios), la interpretación en directo, la traducción a vista de documentos breves cuando sea pertinente, el informe posterior a la sesión y los informes requeridos. Es igualmente importante especificar lo que no está incluido, como la defensa, la planificación logística o la gestión de casos, para que los clientes no den por sentado que esas tareas están incluidas.

• Funciones principales incluidas: revisión del material previo a la sesión y preparación del glosario; interpretación en directo; traducción a vista de documentos breves cuando sea pertinente; informe posterior a la sesión; elaboración de informes según sea necesario.
• Tareas opcionales/adicionales: traducción escrita, toma de notas, asesoramiento cultural o apoyo logístico in situ (a acordar en el Anexo B).
• No incluido por defecto: defensa, gestión de casos o trabajo de enlace con el cliente fuera de la sesión asignada.

Al separar las tareas principales de las adicionales y establecer claramente las exclusiones, el contrato protege a ambas partes y establece expectativas realistas sobre lo que el intérprete va a ofrecer.

Incluye equipos, materiales y necesidades técnicas.

Explique qué equipos y materiales se necesitan para prestar los servicios de manera eficaz y quién es responsable de proporcionarlos. Esto evita problemas de última hora con el equipo y garantiza una sesión fiable y de alta calidad. Mencione tanto los requisitos de equipo in situ como los de sesión remota para cubrir todos los escenarios.

Describa los elementos y responsabilidades específicos de manera clara y concisa, y comunique al cliente la fecha límite para proporcionar los materiales de preparación. Incluya detalles sobre el equipo propio del intérprete, si procede, como auriculares o dispositivos portátiles de interpretación, e indique quién suministra cada artículo (el cliente, el intérprete o un tercero). Incluya también materiales de referencia como guiones, agendas, glosarios y cualquier documento de referencia que deba compartirse con antelación.

• Equipo necesario: auriculares, micrófonos, cabinas de interpretación, ordenadores portátiles, software y conexión a Internet estable para sesiones remotas.
• Responsabilidad: el cliente suministra o paga determinados artículos; el intérprete suministra su equipo personal si es necesario; alquileres a terceros si es necesario.
• Materiales de preparación: guiones, agendas, glosarios, documentos de referencia; el cliente deberá proporcionarlos en un plazo determinado (por ejemplo, 5 días hábiles antes de la asignación).

Contar con un plan claro de equipos y materiales reduce los contratiempos técnicos y mantiene la sesión centrada en una comunicación precisa, en lugar de en problemas con el equipo.

Abordar los viajes, los gastos y los reembolsos.

Especifique qué gastos relacionados con el viaje son reembolsables y cómo se documentarán y pagarán. Las políticas de viaje claras evitan malentendidos sobre lo que está cubierto y cómo presentar los recibos. Defina también cuándo se factura el tiempo de desplazamiento y cómo se gestionan los cambios en los planes de viaje.

Describa el proceso de reembolso, incluidos los requisitos de documentación, los plazos y cualquier límite o restricción. Por ejemplo, indique que los recibos deben presentarse en un plazo de 30 días a partir del viaje y que el tiempo de viaje se factura a un porcentaje fijo de la tarifa horaria estándar. Incluya instrucciones sobre cómo gestionar los cambios o cancelaciones de última hora que afecten a los preparativos del viaje, junto con las tarifas aplicables.

• Gastos reembolsables: kilometraje de viaje según la tarifa actual del IRS, pasaje aéreo, alojamiento, dietas, estacionamiento, peajes y alquiler de equipos.
• Documentación y plazos: recibos o facturas; reembolsos tramitados en un plazo de 30 días desde su presentación.
• Tiempo de viaje y cambios: tiempo de viaje facturable a un porcentaje definido de la tarifa estándar (normalmente el 50 %) y normas para cambios de última hora o gastos de cambio de reserva.

Con una política práctica de viajes y reembolsos, mantienes una facturación justa y transparente, incluso para asignaciones largas o internacionales.

Cubrir cualquier servicio de traducción o redacción.

Si el contrato incluye servicios de interpretación y traducción, añada una subsección opcional que explique cómo encaja la traducción escrita en el alcance general. Esto ayuda a los clientes a comprender la diferencia entre la interpretación oral y la traducción escrita, y establece las expectativas en cuanto a plazos, confidencialidad y precios.

Describa claramente el componente de traducción: los tipos de documentos cubiertos, los formatos de archivo aceptados, el método de entrega, los plazos, las políticas de revisión y si se aplica una tarifa separada. Refuerce la necesidad de confidencialidad incluyendo una cláusula de confidencialidad específica para el trabajo de traducción, ya que los documentos del cliente pueden contener datos sensibles. Si la traducción es opcional, especifique en qué momento pasa a formar parte del alcance y cómo se fijará su precio.

• Tipos de documentos cubiertos: cartas, informes, contratos, manuales, correos electrónicos y otros documentos dirigidos a los clientes.
• Formatos de archivo y entrega: Word, PDF, Excel, InDesign; transferencia segura a través de un portal o correo electrónico cifrado.
• Plazos y revisiones: plazos de entrega estándar, número de revisiones gratuitas y plazos de escalamiento para solicitudes urgentes.
• Tarifas y confidencialidad: tarifa separada para la traducción, si procede; acuerdo de confidencialidad y requisitos de tratamiento de datos para el trabajo de traducción.

Una plantilla de contrato de intérprete formaliza los acuerdos entre intérpretes y clientes, describiendo los servicios, los precios y las condiciones para garantizar la claridad y la protección legal.

Cualificaciones, ética y obligaciones de confidencialidad

Las normas profesionales en los contratos de intérpretes abarcan las expectativas fundamentales en materia de cualificaciones, licencias, códigos de conducta y confidencialidad. Esta sección se ajusta a las mejores prácticas utilizadas por escuelas, hospitales y entornos de conferencias, y se basa en las directrices de organizaciones como RID, NIC y BEI, así como en los requisitos de privacidad y protección de datos. También aborda cuestiones relacionadas con la responsabilidad civil y los seguros para proteger tanto al cliente como al intérprete en entornos delicados.

Requisitos y credenciales para ser intérprete estatal

La estructura de la cláusula debe enumerar claramente las cualificaciones pertinentes del intérprete, incluidas las certificaciones, licencias, acreditaciones, años de experiencia y áreas de especialización. Por ejemplo, puede indicar certificaciones como NIC (Certificación Nacional de Intérpretes), credenciales RID, BEI para intérpretes de lengua de signos o licencias estatales, según corresponda, junto con los años de experiencia y las áreas de especialización, como interpretación médica, jurídica, educativa, de conferencias, comunitaria o de lengua de signos. Esto hace que las capacidades del intérprete sean transparentes para el cliente desde el primer día y ayuda a evitar desajustes en el alcance.

Además, tenga en cuenta que algunos clientes, como escuelas u hospitales, pueden exigir pruebas de verificación de antecedentes o certificaciones específicas. El contrato debe estipular que el intérprete mantendrá sus credenciales actualizadas y proporcionará copias de las mismas cuando se le soliciten, y que dichas credenciales podrán actualizarse a medida que cambien sus cualificaciones. Para mantener el acuerdo actualizado, incluya un proceso sencillo para notificar al cliente los cambios en las credenciales en un plazo de 15 días hábiles y enviar cualquier nueva certificación a través de un canal seguro, como un portal protegido con contraseña o un correo electrónico cifrado.

Códigos de conducta profesionales de referencia

Explique cómo el contrato hace referencia a códigos de ética o conducta profesional establecidos. Esta sección debe resumir las expectativas fundamentales —confidencialidad, imparcialidad, precisión y comunicación respetuosa— y luego señalar la obligación del intérprete de cumplir con las normas de conducta adicionales exigidas por la organización cliente (por ejemplo, las políticas del distrito escolar, las normas del hospital o las directrices del programa de intercambio internacional).

En la práctica, proporcione una descripción breve y fácil de entender para los profesionales sobre el comportamiento esperado, y declare que el intérprete se adherirá a los códigos profesionales aplicables (como el Código de Conducta Profesional de la RID, la Ética de la BEI o el Código de Ética de la NIC) como referencia. El contrato también debe indicar que el intérprete cumplirá con cualquier norma de conducta adicional que imponga el cliente, y que cualquier conflicto deberá ser comunicado de inmediato. Este enfoque ayuda a garantizar expectativas coherentes en entornos delicados, al tiempo que permite una rendición de cuentas clara.

Defina confidencialidad y protección de datos.

Redactar una cláusula de confidencialidad sólida que cubra tanto los servicios de interpretación como los de traducción relacionados. El intérprete no debe revelar, registrar ni hacer uso indebido de ninguna información confidencial a la que tenga acceso, incluidos datos personales, detalles comerciales e información sensible sobre salud o legal que obtenga durante sus trabajos. La cláusula debe especificar los límites en el intercambio de grabaciones, las restricciones en el uso de herramientas de terceros y normas claras de conservación de datos para proteger la información de los clientes.

Esta sección funciona efectivamente como un acuerdo de confidencialidad tanto para trabajos de traducción como de interpretación. Incluir medidas de seguridad prácticas, como el cifrado de archivos digitales, métodos de transferencia seguros y la definición de la propiedad del material grabado. Tenga en cuenta también cualquier excepción legal, como las obligaciones de notificación obligatoria, y establezca un mecanismo para gestionar las divulgaciones legales. Al detallar estas protecciones, el acuerdo refuerza la confianza de los clientes en entornos sensibles, como clínicas médicas, procedimientos legales o entornos educativos.

Abordar la responsabilidad y las limitaciones de la responsabilidad

Establecer límites razonables de responsabilidad para ambas partes, basándose en cláusulas comunes de la competencia en materia de responsabilidad y garantías. El contrato debe aclarar que el intérprete es responsable de la precisión profesional y la diligencia debida, pero que la responsabilidad es limitada en caso de daños indirectos o consecuentes. Un enfoque típico consiste en vincular el límite de responsabilidad a los honorarios pagados por el encargo, al tiempo que se mantienen las excepciones por negligencia grave, conducta dolosa o incumplimiento de la confidencialidad. Este equilibrio ayuda a proteger al intérprete sin dejar a los clientes sin recurso ante fallos profesionales evidentes.

Algunos clientes pueden exigir una prueba de seguro de responsabilidad civil profesional o seguro comercial general. El contrato puede hacer referencia a estos requisitos y, si es necesario, especificar los niveles mínimos de cobertura, como 1 millón de dólares por incidente para la responsabilidad profesional y una póliza agregada de 2 millones de dólares. Exigir al intérprete que presente un certificado de seguro (COI) antes de comenzar el trabajo y que mantenga la cobertura durante toda la vigencia del contrato. Esto garantiza que los clientes que operan en entornos de alto riesgo cuenten con una protección documentada, al tiempo que se mantiene el acuerdo en consonancia con las mejores prácticas del sector.

Condiciones de pago, tarifas y cancelaciones

En esta sección, estructurarás los términos financieros de una plantilla de contrato para intérpretes. El objetivo es que los precios sean transparentes, predecibles y aplicables, para que tanto tú como tus clientes sepáis exactamente qué esperar. Consulte las plantillas de la competencia que publican listas de tarifas claras y muestran las condiciones de pago para mantener la coherencia en los precios de todos los encargos. Definirás cómo se fijan las tarifas, cómo se emiten las facturas, cómo se realizan los pagos y qué ocurre si cambian los planes. El uso de cifras concretas y plazos de referencia, como 30 días netos y un mínimo de 2 horas, ayuda a reducir las disputas y a mejorar el flujo de caja tanto para los autónomos como para las agencias.

Establecer tarifas y estructuras de honorarios para intérpretes.

Las tarifas claras de un vistazo ahorran tiempo y evitan preguntas innecesarias. Comience por enumerar cada tipo de servicio y su tarifa base, además de cualquier cargo mínimo, normas sobre horas extras y recargos. Esto garantiza que los clientes puedan comparar opciones rápidamente y evita que se cobren tarifas insuficientes en eventos más largos. Defina también las primas por fin de semana o por trabajo nocturno y las tarifas por interpretación en equipo, para que no haya confusión cuando intervengan varios profesionales.

En la práctica, muchos intérpretes autónomos y agencias incluyen en el contrato una tabla que refleja una lista de tarifas. Para la interpretación presencial, utilice tarifas por hora con un mínimo de 2 horas, un factor de horas extras de 1,5 veces y un recargo por fin de semana de 1,25 a 2 veces. Para la interpretación telefónica (OPI), se factura por minuto con un mínimo de 30 minutos. El trabajo de traducción se puede cobrar por palabra (normalmente entre 0,12 y 0,25 dólares estadounidenses) o por página (aproximadamente 250 palabras por página, entre 30 y 75 dólares estadounidenses). Para eventos con varias personas, se añadirá un recargo por interpretación en equipo del 20-50 % para el segundo intérprete. La tabla siguiente muestra estos tipos de servicios y tarifas en una sola vista, lo que hace que los precios sean transparentes y fáciles de consultar en los contratos reales.

Defina los métodos de facturación, cobro y pago.

Describa la periodicidad de facturación para que los clientes sepan cuándo recibirán las facturas y qué información contendrá cada una de ellas. Las opciones más comunes incluyen la facturación después de cada encargo, semanalmente, mensualmente o al finalizar el proyecto. Enumera los datos que deben aparecer en todas las facturas, como fechas, horas, combinación de idiomas y servicios prestados. Establezca una fecha de vencimiento del pago (por ejemplo, 15 días netos o 30 días netos) para ayudar a los clientes a planificar los pagos y mantener un flujo de caja saludable para usted.

Especifique los métodos de pago aceptados y cualquier recargo por demora o interés sobre los importes vencidos. Las condiciones de facturación claras reducen las disputas y facilitan el flujo de caja tanto para los intérpretes autónomos como para las agencias. También puede vincular la facturación a sus herramientas de contabilidad, como QuickBooks o Xero, y a procesadores de pagos como Stripe o PayPal, para automatizar los recordatorios y el mantenimiento de registros. Una breve nota sobre la resolución de disputas (por ejemplo, «las disputas sobre facturas deben plantearse en un plazo de 10 días a partir de la recepción») puede limitar aún más los ciclos de idas y venidas.

Incluye cancelaciones, ausencias y cambios de fecha.

Establezca políticas justas y aplicables para las cancelaciones y las ausencias de clientes o participantes. Comience con un plazo de cancelación claro que proteja sus ingresos y, al mismo tiempo, ofrezca a los clientes una oportunidad razonable para ajustar sus planes. Por ejemplo, las cancelaciones realizadas con más de 48 horas de antelación al evento pueden estar exentas de penalización, mientras que las cancelaciones realizadas entre 24 y 48 horas antes pueden incurrir en un cargo del 50 %, y las cancelaciones realizadas el mismo día pueden incurrir en un cargo del 100 %. También se deben abordar los casos de incomparecencia, que suelen dar lugar al pago íntegro de los honorarios acordados, a menos que se encuentre un sustituto de última hora. Estos términos ayudan a garantizar que los clientes comprendan las consecuencias financieras de los cambios.

Explique cómo se gestionan las cancelaciones o emergencias del intérprete y qué aviso previo se requiere. Incluya la obligación de ayudar a encontrar un sustituto cualificado cuando sea posible y especifique qué ocurre si no se encuentra un sustituto. Al describir estos pasos, proteges tus ingresos y proporcionas a los clientes claridad sobre los resultados financieros cuando los planes cambian inesperadamente. Una política de muestra en la exposición puede ayudar a garantizar la coherencia entre los eventos y reducir las disputas de última hora.

Aclarar los gastos, los depósitos y los anticipos.

Decida si se requieren depósitos o anticipos antes de comenzar el trabajo, especialmente para eventos grandes o tareas de varios días. Indique el importe o porcentaje (por ejemplo, un anticipo del 25 % al 50 %) y cuándo debe pagarse. Explique cómo se aplican los anticipos a las facturas finales y si son reembolsables en caso de que el cliente o el proveedor cancelen el proyecto. Los términos claros del contrato evitan sorpresas y ayudan a garantizar que el proyecto siga contando con financiación desde el primer día.

Describa cómo aparecerán los gastos reembolsables en las facturas y haga referencia a la sección del alcance donde se definen los gastos. Los gastos típicos reembolsables incluyen los gastos de viaje, alojamiento, comidas, aparcamiento y materiales necesarios para la misión. Indique si se requieren recibos y el plazo para el reembolso de los gastos. Al vincular las condiciones de reembolso al alcance, se puede evitar la ampliación del alcance y mantener una facturación coherente en todas las tareas.

Modificaciones del contrato, rescisión y términos legales

Cuando se es autónomo o se tiene una pequeña empresa de servicios, mantener claros estos términos estándar ayuda a evitar retrasos y disputas. Esta sección traduce el lenguaje contractual habitual en pasos prácticos que puedes adaptar a una plantilla de contrato de intérprete, de modo que los cambios, las rescisiones, los casos de fuerza mayor y la legislación aplicable sigan siendo sencillos y justos para ambas partes.

Describa cómo modificar o ampliar el contrato.

Para que los cambios sean claros, incluye una cláusula de modificación que exija que los cambios se hagan por escrito y sean acordados por ambas partes antes de que sean vinculantes.

En la práctica, esto significa que se especificará quién puede aprobar los cambios, qué formato se considera aprobación y cuándo un cambio se convierte en vinculante. Por ejemplo, puede exigir una enmienda firmada para cambios importantes o permitir una confirmación clara por correo electrónico para ajustes menores, siempre y cuando pueda verificar el acuerdo en el archivo de su proyecto. La cláusula también debe definir qué se considera una modificación: añadir idiomas, ampliar los plazos, ajustar las tarifas para un nuevo alcance o añadir tareas de traducción.

Las modificaciones comunes incluyen:

• Añadir nuevos idiomas o dialectos para traducir.
• Ampliar las fechas o los plazos del proyecto cuando aumenta el alcance o se producen retrasos.
• Cambiar las tarifas o los precios cuando cambia el alcance, como más rondas de revisiones o tareas adicionales.
• Añadir tareas de traducción o entregables adicionales más allá del alcance original.

Establecer las condiciones de rescisión y renovación.

Las secciones relativas a la rescisión deben abarcar tanto la rescisión por causa justificada (incumplimiento del contrato, conducta indebida) como la rescisión por conveniencia (cualquiera de las partes puede rescindir el contrato mediante notificación), de modo que el contrato siga siendo flexible.

En caso de rescisión por causa justificada, incluya un período de subsanación —por ejemplo, de 10 a 15 días— para solucionar el problema antes de que finalice el contrato. En caso de rescisión por conveniencia, conceda un plazo de preaviso claro, normalmente de 30 días, para que pueda concluir y entregar el trabajo adecuadamente. Explique también lo que ocurre en caso de rescisión: pagos finales pendientes, devolución o destrucción de materiales confidenciales y entrega de cualquier trabajo o material restante que esté en su poder.

Si el acuerdo permite la renovación, explique cómo funciona y cómo cualquiera de las partes puede rescindirlo. Un patrón común es un plazo de un año que se renueva automáticamente por otro año, a menos que cualquiera de las partes notifique por escrito la no renovación con 30 días de antelación a la fecha de renovación.

Incluir situaciones de fuerza mayor y emergencias.

Una cláusula de fuerza mayor explica que los acontecimientos ajenos al control de cualquiera de las partes pueden suspender o modificar el cumplimiento cuando hacen imposible o inviable continuar según lo previsto.

Describa cómo afectan dichos acontecimientos a las obligaciones, si se deben pagar las tarifas durante la interrupción y qué medidas deben tomar las partes, como notificarlo sin demora e intentar reprogramar. Para los intérpretes, esto suele significar interrupciones en los viajes, cierres de recintos o restricciones gubernamentales repentinas que impiden que se celebre una sesión o que se entreguen los archivos a tiempo.

Entre los casos habituales de fuerza mayor se incluyen:

• Desastres naturales como inundaciones o incendios forestales que retrasan los viajes o el acceso a los recintos.
• Huelgas laborales u otras interrupciones de la mano de obra que afecten a la disponibilidad.
• Pandemias o restricciones de salud pública que dificultan el desempeño o los viajes.
• Interrupciones significativas de la red o cortes de energía que impiden el trabajo remoto o la comunicación.
• Cancelaciones relacionadas con emergencias o problemas de acceso a los lugares donde se necesita interpretación.

Definir la legislación aplicable y la resolución de disputas.

Elija qué jurisdicción regirá el contrato del intérprete y dónde se resolverán las disputas. Esto ayuda a evitar confusiones en caso de desacuerdos, especialmente cuando se trabaja con clientes de diferentes estados, provincias o países.

Los enfoques comunes para resolver desacuerdos incluyen la negociación, la mediación, el arbitraje o llevar el asunto a los tribunales. Una declaración clara sobre la legislación aplicable y la jurisdicción competente facilita la resolución de malentendidos sin costosas idas y venidas.

Ejemplo de texto que puede adaptar: «El presente acuerdo se regirá por las leyes de [estado/provincia/país]. Cualquier controversia que surja del presente contrato se resolverá en [ciudad, estado/provincia], primero mediante negociación, seguida de mediación o arbitraje si fuera necesario y, como último recurso, en los tribunales de [jurisdicción].

Cómo Bonsai ayuda a gestionar las plantillas de contratos de intérpretes

La gestión de los contratos de los intérpretes no tiene por qué ser un quebradero de cabeza. Bonsai le permite crear una plantilla de contrato de intérprete una sola vez, reutilizarla en todos los compromisos y mantener todos los términos en un lugar organizado. También puedes automatizar flujos de trabajo clave, como aprobaciones y recordatorios, para pasar más rápidamente del borrador al documento firmado. En 2025, Bonsai lo hace aún más fácil con una biblioteca central de plantillas, campos personalizados para pares de idiomas y modos de interpretación, y automatización que se encarga de las tareas rutinarias por usted.

Crear plantillas reutilizables de contratos para intérpretes.

Dentro de Bonsai, se configura un contrato de intérprete con todas las secciones principales y se guarda como una plantilla reutilizable.

Las secciones principales incluyen las partes, el alcance del trabajo, las cualificaciones, la confidencialidad, los honorarios y los términos legales. Guardarlos como plantilla garantiza que todos los nuevos contratos mantengan la misma estructura y el mismo lenguaje, lo que permite redactarlos más rápidamente y reducir los errores de copia. Cuando necesite realizar ajustes para un cliente específico, solo tiene que editar los campos pertinentes, conservando las cláusulas estándar para futuros compromisos.

Además, puedes añadir campos personalizados para pares de idiomas (por ejemplo, EN-ES), modos de interpretación (in situ, remota, consecutiva, simultánea) y estructuras de tarifas (tarifas por hora, horas mínimas, desplazamientos). Con todo esto, crear un nuevo contrato lleva solo unos minutos y siempre tiene cláusulas coherentes, lo que es perfecto para autónomos y agencias que trabajan con varios idiomas y proyectos.

Para realizar un seguimiento y gestionar los contratos de intérpretes en un solo lugar.

Todos los contratos de intérpretes se guardan en un lugar centralizado en Bonsai, por lo que no tendrás que buscar en carpetas o correos electrónicos.

Puedes ver el estado del contrato de un vistazo (borrador, enviado, visto y firmado) y acceder a ellos desde el mismo espacio de trabajo que utilizas para los clientes y los proyectos. Esto facilita el salto desde un contrato a la ficha del cliente o al proyecto relacionado, y permite realizar búsquedas rápidas por nombre de cliente o idioma para encontrar el acuerdo exacto que se necesita.

Además de la velocidad, Bonsai muestra los términos activos y las fechas de renovación para que puedas planificar con antelación. También puede compartir el acceso con miembros del equipo o cointérpretes que trabajen con la misma base de clientes, lo que permite que todos estén alineados en cuanto a términos y plazos.

Para automatizar firmas, recordatorios y flujos de trabajo posteriores.

Bonsai puede automatizar los pasos clave relacionados con los contratos de intérpretes, desde la firma hasta la programación y la facturación.

Estas son las automatizaciones principales que puede habilitar:

• Recopilación de firmas electrónicas con flujo de trabajo de firma integrado
• Recordatorios automáticos para acuerdos sin firmar
• Notificaciones cuando se consulta o firma un contrato
• Flujos de trabajo basados en desencadenantes que crean proyectos, tareas o facturas una vez que se ejecuta un acuerdo.

Estas automatizaciones ahorran tiempo, reducen el seguimiento manual y ayudan a los intérpretes a pasar sin problemas de un contrato firmado a los servicios programados y al pago puntual, al activar automáticamente los pasos posteriores.