Calculadora de tasa de uso para agencias

Debe introducir los siguientes datos:

Capacidad disponible: es el número total de horas que un recurso, como un equipo, está disponible para trabajar durante un período específico. Para la mayoría de los empleados, la capacidad disponible es de aproximadamente 40 horas por semana, o 160 horas por mes.

Total de horas seguidas: representan las horas reales seguidas para todos los proyectos, tareas y actividades por un recurso durante el mismo período. Incluyen tanto horas facturables como no facturables y cubren todo el tiempo dedicado a tareas relacionadas con el trabajo.

Total de horas facturables: las horas facturables son el tiempo que realmente se puede facturar a un cliente. Se corresponden con el trabajo realizado en proyectos de clientes, que se acuerdan como facturables en virtud de un contrato o acuerdo.

Para obtener las tasas de utilización:

Uso de recursos: este es el porcentaje de capacidad disponible que un recurso ha funcionado realmente, sin importar si el trabajo es facturable o no.

Uso facturable: esto representa el porcentaje de la capacidad disponible que un recurso ha gastado en trabajos facturables. Mantener su utilización facturable es clave para la generación de ingresos: una mayor utilización facturable generalmente significa más horas facturadas a los clientes, lo que lleva a un aumento de los ingresos.

Estos son algunos ejemplos:

• Utilización de empleados
  John trabaja 39h a la semana en una agencia de marketing. La semana pasada, trabajó en proyectos de clientes durante 32 horas, estas horas son facturables. Su capacidad semanal es de 40 horas.
  
  • Uso total de recursos: (39 horas / 40 horas) * 100% = 98%
  • Total de utilización facturable: (32 horas / 40 días) * 100% = 80%
• Utilización del equipo
  • Tiene un equipo de 4 empleados, cada uno de ellos tiene una capacidad semanal de 40 horas:
    
    • Marc trabajó 35 horas, incluyendo 28 facturables
    • Ana trabajó 42 horas, incluyendo 35 facturables
    • Eva trabajó 38 horas, incluyendo 33 facturables
    • David trabajó 44 horas, incluyendo 25 facturables
  • Primero tendrás que sumar a todos los miembros de tu equipo trabajados y horas facturables.
    • Total de horas trabajadas: 159 horas
    • Total de horas facturables: 121 horas
    • Total de horas disponibles: 160 horas
  • Luego, calcule las tasas de utilización de sus recursos y facturables
    • Tasa de utilización de recursos del equipo: (159 horas / 160 horas) * 100% = 99%
    • Tasa de utilización facturable del equipo: (121 horas / 160 horas) * 100% = 76%

¿Cuál es la diferencia entre la tasa de utilización de recursos y facturables?

La utilización de recursos y la utilización facturable difieren en el tipo de trabajo que se está midiendo. La utilización de recursos mide el porcentaje total del tiempo disponible de un recurso que se dedica a cualquier trabajo, incluyendo tanto tareas facturables como no facturables, como proyectos internos o tareas administrativas. Sin embargo, la utilización facturable sólo se centra en el tiempo dedicado al trabajo que puede ser facturado al cliente y genera ingresos directamente. Es una métrica importante para los proveedores de servicios profesionales y cualquier equipo que trabaje en proyectos. Al medir ambos obtendrás una visión clara de cómo se utiliza el tiempo de tu equipo y si es lo suficientemente productivo. Si su tasa de utilización facturable es baja pero su tasa de utilización de recursos es alta, significa que su equipo probablemente esté dedicando demasiado tiempo a horas no facturables y que usted puede mejorar su rentabilidad aumentando las horas facturables.

¿Qué es una buena tasa de utilización?

Una buena tasa de utilización depende de la industria y del papel del recurso. Una prueba de rendimiento común para una buena tasa de utilización es de alrededor del 70% al 85%. Esto garantiza que los recursos se utilicen de forma eficaz sin provocar un exceso de trabajo o un incendio.

Para uso facturable, se considera buena una tasa del 80% o superior. Una tasa del 100% por lo general no es sostenible, ya que su equipo tendrá que dedicar algo de tiempo a tareas no facturables: reuniones internas, formación o desarrollo personal, que también son clave para el éxito de una empresa. La tasa de utilización facturable variará aún más dependiendo del rol del recurso. Por ejemplo, un gerente probablemente tendrá una tasa de entre el 40 y el 50 por ciento, ya que se centra en la gestión de proyectos, su equipo y sus clientes. En lo opuesto, los miembros del equipo que realmente trabajan en el proyecto deberían aspirar a una tasa facturable más alta, superior al 75%.

Aquí está el desglose de la industria:

• agencias creativas: del 70% al 80%. El trabajo creativo puede implicar más sesiones de brainstorming no facturables y colaboración interna, bajando la marca de rendimiento.
• empresas consultantes: de 80% a 85%. Los consultores tienen principalmente un trabajo basado en proyectos o orientado al cliente, por lo que la tasa de utilización debería estar por encima del 80%.
• agencias de TI e ingeniería: 75% a 85%. Esta prueba de rendimiento refleja el equilibrio entre el trabajo del proyecto y los proyectos internos en curso o el desarrollo profesional.

Registra la utilización de tu empleado con Bonsai

El seguimiento de su recurso y utilización facturable es clave para aumentar la rentabilidad de su empresa, pero puede ser difícil hacerlo sin ninguna herramienta. Con Bonsai, puede rastrear fácilmente ambas tarifas y obtener informes instantáneos sobre la utilización de su equipo.

En la sección "Report", obtendrás acceso al informe de utilización, destacando la capacidad total, el tiempo seguido, la utilización total y la utilización facturable, en general y por miembro del equipo.

¿Cómo funciona?

Paso 1: Establecer capacidad

Añade miembros de tu equipo a Bonsai e introduce su capacidad diaria o semanal

Paso 2: Tiempo de seguimiento

Deja que tu equipo rastree su tiempo usando los temporizadores integrados en las tareas. También puede añadir entradas de tiempo manualmente.

Cuando esté en tiempo de seguimiento, podrá seleccionar si este tiempo es facturable o no facturable.

Paso 3: Vea su informe de utilización

Navegue a la sección de reportes y visualice sus tarifas de utilización. Podrás filtrar el informe por proyecto, miembro del equipo, cliente, moneda y fechas.

Paso 4: Analiza tus tasas de utilización

Identifique qué miembros del equipo están por encima o por debajo del uso y utilice la herramienta de planificación de recursos para mejorar la asignación general de sus empleados.

Seguimiento de la utilización de tu equipo con Bonsai siguiendo estos sencillos pasos. Pruébelo gratis durante 7 días o reserve una demostración para obtener más información.

Más recursos sobre la utilización del empleado:

• Optimice su uso facturable
• Utilización de recursos comprendida
• Estrategias de planificación de capacidades en la gestión de proyectos

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