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Firmas electrónicas – Lo que necesitas saber

En los últimos años, especialmente en el apogeo del pandémico, las firmas electrónicas se han hecho cada vez más populares. En muchos casos, fue la primera vez que la gente se encontró con ellos.

Pero la realidad es que han existido de una forma u otra durante décadas. Existen múltiples leyes en diferentes países, tales como la Ley ESIGN y eIDAS que tratan específicamente de firmas electrónicas.

Esta guía breve explorará lo que necesitas saber sobre las firmas electrónicas antes de usarlas.

¿Son legales las firmas electrónicas?

Aunque no conocemos las leyes de todos los países del mundo en materia de firmas electrónicas, hemos elaborado guías para docenas de países que puedes consultar aquí.

La mayoría de las naciones occidentales han adoptado una legislación que permite a las personas firmar firmas electrónicas. Las firmas electrónicas creadas y utilizadas para firmar documentos tienen la misma condición que las firmas mojadas o manuscritas.

Dicho esto, no se puede pegar una firma en un documento y llamarla un día. Deben cumplirse ciertos requisitos relacionados con la seguridad y la verificación. Por eso es importante utilizar un software de firma electrónica compatible para firmar sus documentos.

Definición de firmas electrónicas

Una firma electrónica puede definirse como un símbolo, sonido o incluso proceso asociado a un contrato o documento electrónico que representa la intención de alguien de firmar electrónicamente.

Preste especial atención a la intención de la palabra. Ese es un punto clave en la definición. La firma electrónica se puede crear o utilizar en muchas formas. Puede ser una casilla de verificación simple, una representación de su firma que ha sido cargada, texto en forma de fuente de firma, etc.

Tipos de firma electrónica

La firma electrónica es un término "catchall" que se utiliza para describir una amplia gama de firmas. Estas incluyen pero no se limitan a firmas digitales, firmas de consentimiento, firmas electrónicas cualificadas, firmas electrónicas avanzadas, etc. Echemos un vistazo a algunos de ellos a su vez.

Firma digital

Una firma digital se utiliza con mayor frecuencia de forma intercambiable con una firma electrónica. Es un tipo de firma electrónica que ha sido cifrada, autenticada y posteriormente verificada usando lo que se conoce como infraestructura de clave pública (PKI).

PKI trabaja con una clave privada y una clave pública. La clave privada sólo es conocida por el firmante y es lo que utilizan para firmar documentos electrónicamente. La clave pública está disponible para cualquiera que la necesite y se utiliza para verificar la autenticidad de la firma adjunta a un documento.

Antes de que se pueda utilizar una firma digital, tiene requisitos adicionales de acuerdo con PKI. Por ejemplo, tendrá que pasar por una autoridad de certificación y un certificado digital, entre otros.

Este tipo de firma electrónica ofrece más protección cuando es imperativo que se verifique la identidad de los firmantes antes antes de firmar un acuerdo.

Firma electrónica avanzada (AES)

Este tipo de firma electrónica es única en la Unión Europea y es el segundo nivel de su sistema de tres niveles. El primer nivel es conocido como la firma electrónica simple y es el tipo de firma electrónica más común en uso.

Una firma electrónica avanzada es un tipo de firma electrónica que ha cumplido los requisitos establecidos en los reglamentos de la UE. Estos requisitos incluyen:

• Está unicamente enlazado al firmante
• Permite identificar al firmante en asociación con su firma
• El firmante permanece en control
• Si los datos asociados con la firma (el documento) son manipulados, serán detectables debido a la AES.

Por su naturaleza, normalmente es más complejo establecer este tipo de firma electrónica, y cuesta más usarlo de forma regular. Un resultado de los requisitos de verificación adicionales es que el AES es más fiable y se puede utilizar oficialmente en más situaciones.

Firma electrónica calificada

Una firma electrónica cualificada tiene el prestigio más alto de la UE y puede utilizarse en todas las situaciones en las que se pueda utilizar una firma manuscrita. De hecho, puede tener una posición aún más alta que una firma escrita normal, debido a la verificación añadida que es necesaria para ello. Una firma electrónica cualificada es un tipo de firma electrónica que tiene los mismos requisitos que una firma electrónica avanzada con estipulaciones adicionales.

Estas estipulaciones incluyen la creación de la firma con un dispositivo de firma cualificado y la obtención de un certificado para la firma electrónica cualificada.

Cómo utilizar una firma electrónica para firmar un documento

Es relativamente sencillo firmar un documento con una firma electrónica. La parte importante es el uso del software adecuado que maneja los requisitos en segundo plano.

Estos son los pasos:

• Sube tu documento al software de firma electrónica elegido
• Determina cómo firmarás el documento (solo o con otros) y agrega la información de contacto de los destinatarios
• Indique la información de contacto de cada destinatario
• Determinar dónde firmará cada destinatario
• Decide si desea configurar mensajes de recordatorio automatizados y otros ajustes disponibles en su software de firma electrónica de elección

Las firmas electrónicas son convenientes para firmar documentos rápidamente y desde casi cualquier parte del mundo.

Antes de firmar, es importante entender lo que es una firma electrónica y no lo es. También es esencial que firmes los tipos correctos de documentos con una firma electrónica o que actualices a una versión más segura, como una firma digital o una firma electrónica avanzada. La firma que estás creando en esta página es una firma electrónica que se puede utilizar en la mayoría de las situaciones, así que descansa fácilmente sabiendo que estarás bien cuidado.

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