Comment Zabal Media a économisé 150 000 dollars par an en passant à Bonsai

Dépasser ClickUp

Avant Bonsai, Zabal Media suivait ses tâches et son temps dans ClickUp, et gérait ses finances dans QuickBooks. Ils utilisaient des tableurs pour rassembler les données issues des tâches, suivre le temps passé, l'utilisation et les budgets.

ClickUp affichait les tâches et le temps suivi, mais pas les budgets ni la rentabilité des projets. 

Lorsque l'équipe est passée à 30 personnes, Wilian a commencé à ressentir les limites de leur processus.

J'ai appelé les chefs de projet pour obtenir des informations sur l'état d'avancement du budget. Nous calculions manuellement les coûts chaque mois dans un tableur afin de suivre la santé financière de notre entreprise.

Ce système était trop chronophage et source d'erreurs pour une tâche aussi importante que la compréhension des finances de l'agence. « Je me suis rendu compte que ce n'était pas le rôle d'un fondateur qui cherche à dépasser les 20 employés. » Cela a déclenché la recherche d'une solution plus intégrée, capable de soutenir les ambitions de l'agence.

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Obtenir une vision claire de ses finances avec Bonsai

Avec Bonsai, Wilian a trouvé tout ce dont il avait besoin en un seul endroit : tâches, suivi du temps, budgets, rapports, ressources, mais aussi facturation, contrats et propositions. Il répondait à la fois à leurs besoins en matière de gestion de projet et de suivi financier.

Bonsai m'apporte la clarté dont j'ai besoin , non seulement en matière de gestion de projet, mais aussi sur le plan financier. C'est la meilleure option si vous cherchez à optimiser l'aspect commercial de votre agence, et pas seulement le suivi des projets.

La semaine dernière, Wilian a réussi à identifier les ressources sous-utilisées dans l'un de leurs projets et à optimiser en conséquence. C'est exactement le niveau de clarté financière qu'ils recherchaient.

Économisez 150 000 $ par an grâce à Bonsai

Chez Zabal Media, calculer les tâches, les heures de travail de l'équipe et les budgets des projets pour établir les finances des projets était un travail à plein temps. Wilian estime que toutes les heures consacrées aux calculs manuels dans les tableurs leur coûtent environ 150 000 dollars par an.

Il suffit désormais aux chefs de projet de Wilian et Zabal Media d'un simple clic dans Bonsai pour savoir exactement quelle part du budget a été utilisée et si un projet est en bonne voie.

Grâce aux informations fournies par Bonsai, j'ai une vue en temps réel sur les budgets des projets et les indicateurs avancés des coûts. Cela me prend un clic, au lieu de plusieurs heures et d'un travail à plein temps.

De 8 heures à 30 minutes pour la facturation client

Wilian réservait un jour à la fin de chaque mois pour la facturation des clients. Il se rendait sur ClickUp, passait en revue les heures facturables une par une et créait manuellement chaque facture.

Aujourd'hui, il se rend dans ses projets à Bonsai pour trouver les heures facturables exactes, génère automatiquement ses factures et les envoie à ses clients.

Il fallait plus de 8 heures chaque mois pour envoyer les factures récurrentes aux clients. Cela me prend désormais 30 minutes chaque mois.

Mise à l'échelle avec Bonsai

L'ambition de Zabal Media est d'atteindre les 100 employés dans les prochaines années. Wilian est convaincu que Bonsai est la solution idéale pour les aider à atteindre cet objectif.

Ils gagnent déjà du temps et de l'argent. Ils disposent désormais des informations et de la clarté nécessaires pour développer Zabal Media en toute confiance.

Chaque nouvelle version de Bonsai facilite nos opérations. L'équipe est réactive aux commentaires et nous voyons régulièrement nos principales demandes de fonctionnalités mises en œuvre.