Was ist Rechnungsbearbeitung?

Was ist Rechnungsbearbeitung?

Einfach ausgedrückt ist die Rechnungsbearbeitung der Prozess, mit dem kleine Unternehmen Lieferantenrechnungen genehmigen.

Es gibt vier Hauptschritte: Erhalt der Rechnung, Überprüfung und Bestätigung der Angaben, Autorisierung der Zahlung und anschließende Durchführung der Zahlung.

Die Bedeutung der Rechnungsbearbeitung

Sobald Ihr Kunde eine Rechnung erstellt hat, müssen Sie diese bearbeiten – aber warum ist das so wichtig?

• Genauigkeit: Eine genaue Verarbeitung stellt sicher, dass Sie nur für Produkte und Dienstleistungen bezahlen, die Sie tatsächlich erhalten. Es ist einfacher, einen Fehler auf einer Rechnung zu korrigieren, bevor Sie sie bezahlen, als danach.

• Pünktliche Zahlungen: Die rechtzeitige Bearbeitung Ihrer Rechnungen hilft Ihnen, gute Beziehungen zu Ihren Lieferanten zu pflegen und Gebühren für verspätete Zahlungen zu vermeiden. Außerdem können Sie damit Ihre Cashflow-Muster leichter vorhersagen.

• Compliance: Wenn Sie korrekte Rechnungsbearbeitungsverfahren anwenden, können Sie sicher sein, dass Sie alle Finanzvorschriften einhalten. Dies ist besonders während der Steuerperiode nützlich, da Sie sicher sein können, dass alle Ihre Unterlagen korrekt sind.

• Kostenkontrolle: Durch die genaue Verfolgung von Rechnungen können Kleinunternehmer ihre Ausgaben im Blick behalten und Bereiche mit überhöhten Ausgaben aufdecken. Dies hilft Ihnen bei der Verwaltung Ihres Cashflows und stellt sicher, dass Sie Ihr Budget einhalten.

• Finanzielle Transparenz: Wenn Sie über geeignete Verfahren zur Rechnungsbearbeitung verfügen, haben Sie Klarheit über Ihre ausgehenden Zahlungen. Dies verbessert Ihre Finanzprognosen und die allgemeine finanzielle Transparenz.

• Optimierte Abläufe: Die Rechnungsbearbeitung reduziert die Anzahl der Fehler und verbessert den Zahlungszyklus, sodass Sie mehr Zeit für andere Bereiche Ihres Unternehmens haben.

• Lieferantenbeziehungen: Gute Lieferantenbeziehungen sind unerlässlich, und eine schnelle und professionelle Rechnungsbearbeitung ist eine hervorragende Möglichkeit, diese Beziehungen positiv zu gestalten.

Die Grundlagen der Rechnungsbearbeitung: So funktioniert es Schritt für Schritt

1. Erhalt der Rechnung

Der erste Schritt in diesem Prozess ist der Erhalt der Rechnung. Lieferanten senden Rechnungen, nachdem sie Waren oder Dienstleistungen bereitgestellt haben. Als Unternehmer müssen Sie sicherstellen, dass Sie über ein System verfügen, mit dem Sie alle eingehenden Rechnungen organisieren und nachverfolgen können.

2. Validierung der Rechnungsdaten

Bevor Sie mit der Zahlungsabwicklung fortfahren, müssen Sie die Rechnungsdaten überprüfen, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist.

Abgleich mit Bestellungen

Vergleichen Sie die erhaltene Rechnung mit der Bestellung. Wie bei Rechnungen ist es auch bei Bestellungen wichtig, ein System zur Organisation zu haben, damit Sie bei der Rechnungsbearbeitung darauf zurückgreifen können.

Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass der vom Lieferanten in Rechnung gestellte Betrag mit dem bestellten Betrag übereinstimmt.

Fehlerprüfung und Betrugserkennung

Überprüfen Sie sorgfältig, ob Fehler vorliegen – die häufigsten sind Fehlberechnungen oder Fehler bei der Menge der gelieferten Waren.

Es ist auch wichtig, die Echtheit der Rechnung zu überprüfen. Vergleichen Sie das Dokument mit früheren Rechnungen, die Sie von dem Unternehmen erhalten haben, um sicherzustellen, dass das Branding und die Zahlungsdetails übereinstimmen.

3. Genehmigungs-Workflow

Der dritte wichtige Schritt bei der Bearbeitung von Rechnungen ist die Genehmigungsphase. Die Einzelheiten hängen weiterhin von der Größe Ihres Unternehmens und der Komplexität Ihrer Transaktionen ab, aber im Allgemeinen umfasst die Genehmigungsphase die Überprüfung der validierten Rechnung durch eine Person.

Wenn die validierte Rechnung in Ordnung ist, genehmigt die autorisierte Person die Rechnung offiziell und leitet sie zur Zahlungsfreigabe an die zuständige Abteilung (oder das zuständige Team) weiter.

4. Zahlungsautorisierung

Sobald die Rechnung genehmigt wurde, ist der nächste Schritt die Zahlungsfreigabe!

Auch hier hängen die Einzelheiten von einer Reihe von Faktoren ab, wie beispielsweise der zwischen Ihnen und dem Lieferanten zuvor vereinbarten Zahlungsmethode, ob diese manuell oder automatisch erfolgt usw.

Entscheidend ist, dass die Rechnung am Ende dieser Phase als bereits bezahlt gilt.

5. Aufbewahrung und Archivierung von Unterlagen

Der letzte Schritt der Rechnungsbearbeitung ist die Archivierung. Einfach ausgedrückt: Hier wird die Rechnung in das Hauptbuch eingetragen und übersichtlich gespeichert!

Es ist auch ratsam, eine digitale Kopie Ihrer Rechnungen anzufertigen, für den Fall, dass Ihre physischen Unterlagen beschädigt werden.

Für das Hauptbuch können Sie entweder eine Tabellenkalkulation oder eine Buchhaltungssoftware verwenden; dies hängt ganz von Ihren Vorlieben und der Komplexität Ihres Unternehmens ab. Wichtig ist, dass Sie alle wichtigen Informationen für die Steuererklärung bereit haben!

Wann kann aniInvoice verarbeitet werden?

Als Unternehmer ist es eine gute Faustregel, Rechnungen zu bearbeiten, sobald Sie alle drei Dokumente vorliegen haben: die Rechnung, die Bestellung und den Lieferschein.

Sie sollten mit der Rechnungsbearbeitung nicht fortfahren, wenn Sie die betreffenden Waren oder Dienstleistungen nicht erhalten haben.

Zu beachten ist außerdem, dass die gesamte Rechnungsbearbeitung eingestellt werden sollte, wenn beim Drei-Wege-Abgleich Unstimmigkeiten festgestellt werden.

Wenn beispielsweise ein Lieferant auf der Rechnung angibt, dass er 1.000 Einheiten eines Artikels geliefert hat, der Lieferschein jedoch weniger Stückzahlen ausweist, ist es wichtig, diese Unstimmigkeit zunächst mit dem Lieferanten zu klären!

Als Nächstes sollten Sie die Verfügbarkeit der Mittel zur Begleichung der Rechnung prüfen. Wenn Sie derzeit nicht über ausreichende Mittel verfügen, verschieben Sie die Bearbeitung der Rechnung, bis Sie genügend Geld aufgebracht haben.

Natürlich sollten Sie dies so weit wie möglich vermeiden, da es wichtig ist, Rechnungen so schnell wie möglich zu bearbeiten und Zahlungen rechtzeitig zu begleichen!

Arten der Rechnungsbearbeitung

Unternehmen haben zwei Möglichkeiten, ihre Rechnungen zu bearbeiten: manuell oder automatisiert.

1. Manuelle Rechnungsbearbeitung

Wie der Name schon sagt, umfasst die manuelle Rechnungsstellung die Verwaltung des gesamten Prozesses ohne Hilfe von Automatisierung.

Dies ist ein sehr zeitaufwändiger, manueller Prozess, bei dem Sie oft viel Zeit mit der Kodierung von Daten und der mühsamen manuellen Überprüfung von Details verbringen müssen.

Häufig erfordert die manuelle Rechnungsbearbeitung die Verwendung einer Tabellenkalkulation, um diese gewaltige Aufgabe etwas überschaubarer zu gestalten.

Die Überprüfung der Genauigkeit und Übereinstimmung der Angaben zwischen Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen ist sehr ressourcenintensiv – rechnen Sie daher mit einer längeren Bearbeitungszeit!

Dieser Ansatz erfordert auch ein striktes, hochstrukturiertes Organisationssystem, um alle Unterlagen zu verstehen und Ihre Zahlungsfristen im Blick zu behalten.

Daher führt die manuelle Bearbeitung, auch wenn sie zunächst einfach erscheint, fast immer zu Fehlern – insbesondere auf lange Sicht und wenn Sie eine große Menge an Rechnungen bearbeiten müssen!

Mit der Zeit laufen Sie Gefahr, Zahlungen zu versäumen, Fehlkalkulationen zu machen und andere kostspielige Fehler zu begehen.

2. Automatisierte Rechnungsbearbeitung

Im Gegensatz zur manuellen Bearbeitung stützt sich die automatisierte Rechnungsbearbeitung auf verfügbare Technologien, um den Rechnungsstellungsprozess zu optimieren. Dieser Ansatz verfolgt zwei Ziele: höhere Genauigkeit und bessere Effizienz!

Mithilfe der Automatisierung können Sie Daten aus Ihren Rechnungen und anderen zugehörigen Finanzdokumenten sofort kodieren, Ihre Zahlungen verfolgen, Ausgaben verwalten und vieles mehr.

Da die Technologie einen immer größeren Teil der Arbeitslast übernimmt, können Sie mehr Zeit für andere (wichtigere) Aspekte Ihres Unternehmens aufwenden.

Unter der Vielzahl an Angeboten sticht Bonsai als Plattform hervor, die Freiberuflern und kleinen Unternehmen dabei hilft, ihre Rechnungsstellung zu vereinfachen!

Unsere Rechnungssoftware ist intuitiv und übernimmt alle langweiligen Aufgaben für Sie, von der Rechnungserstellung bis zur Zahlungsaufforderung.

Als Pluspunkt können Sie mit der Software von Bonsai auch wiederkehrende Zahlungen einrichten – besonders nützlich, wenn Sie Ihren Kunden regelmäßig eine bestimmte Anzahl von Lieferungen bereitstellen müssen.

Das Fazit

Die Rechnungsbearbeitung ist entscheidend – Punkt. Ganz gleich, ob Sie gerade erst als Freiberufler anfangen oder bereits ein etabliertes Unternehmen führen – durch die ordnungsgemäße Bearbeitung von Rechnungen behalten Sie den Überblick über Ihre Finanzen und Geschäftsvorfälle.

Genauigkeit und Effizienz sind die wichtigsten Grundsätze für eine effektive Rechnungsbearbeitung, und diese sind schwer zu erreichen, wenn Sie alles manuell erledigen!

Mit automatisierten Tools wie Bonsai können Sie Ihre Rechnungsbearbeitung erheblich optimieren – und sich voll und ganz auf die Genauigkeit Ihrer Finanzen verlassen!