O que é o processamento de faturas?

O que é processamento de faturas?

Em termos simples, o processamento de faturas é o processo pelo qual as pequenas empresas aprovam as faturas dos fornecedores.

Existem quatro etapas principais: receber a fatura, verificar e confirmar os detalhes, autorizar o pagamento e, por fim, concluir o pagamento.

A importância do processamento de faturas

Depois que seu cliente gerar uma fatura, você terá que fazer o processamento da fatura – mas por que isso é tão importante?

• Precisão: O processamento preciso garante que você só pague pelos produtos e serviços que realmente recebe. É mais fácil corrigir um erro em uma fatura antes de pagá-la do que depois.

• Pagamentos pontuais: processar suas faturas em dia ajuda a manter boas relações com seus fornecedores, além de evitar multas por atraso no pagamento. Também ajuda a prever os padrões de fluxo de caixa com mais facilidade.

• Conformidade: ao utilizar procedimentos corretos de processamento de faturas, você pode ter certeza de que está cumprindo todas as regulamentações financeiras. Isso é particularmente útil durante a temporada de impostos, pois você pode ter certeza de que toda a sua documentação está correta.

• Controle de custos: acompanhar de perto as faturas permite que os proprietários de pequenas empresas controlem as despesas e identifiquem áreas de gastos excessivos. Isso ajuda a gerenciar o fluxo de caixa e garante que você cumpra seus orçamentos.

• Visibilidade financeira: quando você tem procedimentos adequados para o processamento de faturas, tem clareza sobre seus gastos. Isso melhora suas previsões financeiras e a visibilidade financeira geral.

• Operações simplificadas: o processamento de faturas reduz o número de erros e melhora o ciclo de pagamento, permitindo que você dedique mais tempo a outras áreas do seu negócio.

• Relações com fornecedores: É essencial manter boas relações com os fornecedores, e garantir que o processamento das suas faturas seja rápido e profissional é uma ótima maneira de manter essas relações positivas.

Os elementos do processamento de faturas: como funciona, passo a passo

1. Recebimento da fatura

O primeiro passo do processo é receber a fatura. Os fornecedores enviam faturas após fornecerem bens ou serviços. Como proprietário de uma empresa, você deve garantir que possui um sistema para organizar e controlar todas as faturas que recebe.

2. Validação das informações da fatura

Antes de prosseguir com o processamento do pagamento, você precisa validar as informações da fatura para garantir que tudo esteja correto.

Correspondência com ordens de compra

Compare a fatura que você recebeu com o pedido de compra. Assim como acontece com as faturas, é essencial ter um sistema para organizar os pedidos de compra, para que você os tenha disponíveis para consulta ao processar suas faturas.

Dessa forma, você pode ter certeza de que o valor que o fornecedor cobrou é o mesmo que foi pedido.

Verificação de erros e deteção de fraudes

Verifique cuidadosamente se há erros – o mais comum é o erro de cálculo ou erros na quantidade de mercadorias fornecidas.

Também é importante verificar se a fatura é legítima; compare o documento com faturas anteriores que você recebeu da empresa para garantir que a marca e os detalhes de pagamento sejam os mesmos.

3. Fluxo de trabalho de aprovação

A terceira etapa importante no processamento de faturas é a fase de aprovação. Os detalhes específicos ainda dependerão do tamanho da sua empresa e da complexidade das suas transações, mas, geralmente, a etapa de aprovação envolve alguém revisando a fatura validada.

Se a fatura validada for aprovada, a pessoa autorizada irá então aprová-la formalmente e encaminhá-la ao departamento (ou equipe) relevante para autorização de pagamento.

4. Autorização de pagamento

Depois que a fatura for aprovada, a próxima etapa é a autorização do pagamento!

Mais uma vez, os detalhes dependerão de vários fatores, como o método de pagamento previamente acordado entre você e o fornecedor, se isso é feito manualmente ou automaticamente, etc.

O importante é que, ao final dessa etapa, a fatura seja considerada como já paga.

5. Manutenção de registros e arquivamento

A etapa final do processamento de faturas é o arquivamento. Em termos simples, é aqui que a fatura é registrada no livro-razão e armazenada de maneira organizada!

Também é uma boa ideia fazer uma cópia digital das suas faturas, caso seus registros físicos sejam danificados.

Para o livro-razão, você pode usar uma planilha ou um software de contabilidade; isso depende inteiramente de suas preferências e da complexidade do seu negócio. O importante é que você tenha todas as informações importantes prontas para a temporada de impostos!

Quando a aniInvoice pode ser processada?

Como proprietário de uma empresa, é uma boa regra processar as faturas assim que tiver os três documentos: a fatura, a ordem de compra e o recibo de entrega.

Você não deve prosseguir com o processamento da fatura se não tiver recebido os bens ou serviços em questão.

Outro ponto a ser observado é que todo o processamento de faturas deve ser interrompido quando a comparação tripla revelar detalhes inconsistentes.

Por exemplo, se um fornecedor alegar na fatura que entregou 1.000 unidades de um item, mas o recibo de entrega indicar uma quantidade inferior, é fundamental esclarecer primeiro essa inconsistência com o fornecedor!

Sua próxima consideração é a disponibilidade de fundos para pagar a fatura. Se você não tiver fundos suficientes no momento, adie o processamento da fatura até ter levantado o dinheiro necessário.

É claro que você deve evitar isso ao máximo, pois é importante processar as faturas o mais rápido possível e liquidar os pagamentos em tempo hábil!

Tipos de processamento de faturas

As empresas têm duas opções quando se trata de processar suas faturas: manual e automatizado.

1. Processamento manual de faturas

Como o nome indica, a faturação manual envolve a gestão de todo o processo sem o auxílio de qualquer automação.

Este é um processo prático e muito demorado, e muitas vezes você precisará dedicar muito tempo à codificação de dados e à árdua tarefa de verificar manualmente os detalhes.

Muitas vezes, o processamento manual de faturas requer o uso de uma planilha para tornar essa tarefa gigantesca um pouco mais gerenciável.

A verificação cruzada da precisão e consistência dos detalhes entre ordens de compra, recibos de entrega e faturas consumirá muitos recursos – portanto, espere um tempo de processamento mais lento!

Essa abordagem também requer um sistema de organização rigoroso e altamente estruturado para dar sentido a toda a documentação e acompanhar seus prazos de pagamento.

Como resultado, embora o processamento manual pareça fácil à primeira vista, ele quase sempre leva a erros — especialmente a longo prazo e quando se lida com uma grande quantidade de faturas!

Com o tempo, você correrá o risco de perder pagamentos, cometer erros de cálculo e outros erros dispendiosos.

2. Processamento automatizado de faturas

Ao contrário do processamento manual, o processamento automatizado de faturas utiliza a tecnologia disponível para otimizar o processo de faturamento. Essa abordagem tem um objetivo duplo: maior precisão e melhor eficiência!

Com a ajuda da automação, você pode codificar imediatamente os dados de suas faturas e outros documentos financeiros relacionados, acompanhar seus pagamentos, gerenciar despesas e muito mais.

À medida que a tecnologia assume uma parte maior da carga de trabalho, você pode dedicar mais tempo a outros aspectos (mais importantes) do seu negócio.

Entre tantas opções disponíveis, a Bonsai se destaca como uma plataforma projetada para ajudar freelancers e pequenas empresas a simplificar seu faturamento!

Nosso software de faturamento é intuitivo e realiza todas as tarefas tediosas para que você não precise fazê-las, desde a criação de faturas até a solicitação de pagamentos.

Como vantagem adicional, o software da Bonsai também permite criar pagamentos recorrentes, o que é especialmente útil se você tiver um número definido de suprimentos a fornecer regularmente aos seus clientes.

Conclusão

O processamento de faturas é crucial – ponto final. Quer você esteja apenas começando como freelancer ou seja um empresário estabelecido, processar as faturas corretamente garantirá que você esteja em dia com suas finanças e transações comerciais.

Precisão e eficiência são princípios fundamentais para um processamento eficaz de faturas, e isso é difícil de alcançar se você estiver fazendo tudo manualmente!

Com ferramentas automatizadas como o Bonsai, você otimizará significativamente o processamento de suas faturas, garantindo total confiança na precisão de suas finanças!