¿Qué es el procesamiento de facturas?

¿Qué es el procesamiento de facturas?

En pocas palabras, el procesamiento de facturas es el proceso mediante el cual las pequeñas empresas aprueban las facturas de los proveedores.

Hay cuatro pasos principales: recibir la factura, comprobar y confirmar los datos, autorizar el pago y, por último, completar el pago.

La importancia del procesamiento de facturas

Una vez que su cliente haya generado una factura, usted tendrá que procesarla, pero ¿por qué es tan importante?

• Precisión: un procesamiento preciso garantiza que solo pagues por los productos y servicios que realmente recibes. Es más fácil corregir un error en una factura antes de pagarla que después.

• Pagos puntuales: Procesar sus facturas a tiempo le ayuda a mantener buenas relaciones con sus proveedores, además de evitar recargos por demora en el pago. También le ayuda a predecir sus patrones de flujo de caja más fácilmente.

• Cumplimiento normativo: cuando se utilizan procedimientos correctos de procesamiento de facturas, se tiene la certeza de que se están cumpliendo todas las normativas financieras. Esto resulta especialmente útil durante la temporada de declaración de impuestos, ya que puedes estar seguro de que toda tu documentación es correcta.

• Control de costes: llevar un control exhaustivo de las facturas permite a los propietarios de pequeñas empresas realizar un seguimiento de los gastos y detectar cualquier área en la que se esté gastando de más. Esto ayuda a gestionar el flujo de caja y garantiza que se respeten los presupuestos.

• Visibilidad financiera: cuando se cuenta con procedimientos adecuados para el procesamiento de facturas, se tiene claridad sobre los fondos que salen. Esto mejora sus previsiones financieras y la visibilidad financiera general.

• Operaciones optimizadas: el procesamiento de facturas reduce el número de errores y mejora el ciclo de pago, lo que le permite dedicar más tiempo a otras áreas de su negocio.

• Relaciones con los proveedores: Es fundamental mantener buenas relaciones con los proveedores, y garantizar que el procesamiento de las facturas sea rápido y profesional es una excelente manera de mantener estas relaciones positivas.

Los elementos del procesamiento de facturas: cómo funciona, paso a paso

1. Recepción de la factura

El primer paso del proceso es recibir la factura. Los proveedores envían las facturas después de proporcionar bienes o servicios. Como propietario de un negocio, debe asegurarse de contar con un sistema para organizar y llevar un registro de todas las facturas que recibe.

2. Validación de la información de la factura

Antes de continuar con el procesamiento del pago, debe validar la información de la factura para asegurarse de que todo sea correcto.

Coincidencia con órdenes de compra

Compare la factura que recibió con la orden de compra. Al igual que con las facturas, es esencial contar con un sistema para organizar las órdenes de compra, de modo que las tengas disponibles para consultarlas cuando proceses tus facturas.

De esta manera, puede estar seguro de que el importe que le ha facturado el proveedor es el mismo que el del pedido.

Comprobación de errores y detección de fraudes

Comprueba cuidadosamente si hay errores, siendo los más comunes los cálculos erróneos o los errores en la cantidad de productos suministrados.

También es importante comprobar que la factura sea legítima; compara el documento con facturas anteriores que hayas recibido de la empresa para asegurarte de que la marca y los datos de pago sean los mismos.

3. Flujo de trabajo de aprobación

El tercer paso importante en el procesamiento de facturas es la etapa de aprobación. Los detalles concretos dependerán del tamaño de su empresa y de la complejidad de sus transacciones, pero, por lo general, la fase de aprobación implica que alguien revise la factura validada.

Si la factura validada se comprueba, la persona autorizada la aprobará formalmente y la remitirá al departamento (o equipo) correspondiente para que se autorice el pago.

4. Autorización de pago

Una vez que la factura ha obtenido su sello de aprobación, ¡el siguiente paso es la autorización del pago!

Una vez más, los detalles dependerán de una serie de factores, como el método de pago que usted y el proveedor hayan acordado previamente, si se realiza de forma manual o automática, etc.

Lo importante es que, al final de esta etapa, se considera que la factura ya ha sido pagada.

5. Mantenimiento de registros y archivo

El último paso del procesamiento de facturas es el archivo. En pocas palabras, ¡aquí es donde se registra la factura en el libro mayor y se almacena de forma organizada!

También es buena idea hacer una copia digital de tus facturas por si acaso tus registros físicos se dañan.

Para el libro mayor, puede utilizar una hoja de cálculo o un programa de contabilidad; esto depende totalmente de sus preferencias y de la complejidad de su negocio. ¡Lo importante es que tengas toda la información importante lista para la temporada de impuestos!

¿Cuándo se puede procesar aniInvoice?

Como propietario de un negocio, una buena regla general es procesar las facturas tan pronto como se disponga de estos tres documentos: la factura, la orden de compra y el albarán de entrega.

No debe proceder con el procesamiento de la factura si no ha recibido los bienes o servicios en cuestión.

Otra cosa a tener en cuenta es que todo el procesamiento de facturas debe detenerse cuando la conciliación de tres vías revele detalles inconsistentes.

Por ejemplo, si un proveedor afirma en la factura que ha entregado 1000 unidades de un artículo, pero el albarán de entrega indica una cantidad inferior, es fundamental aclarar primero esta inconsistencia con el proveedor.

La siguiente consideración es la disponibilidad de fondos para pagar la factura. Si actualmente no dispone de fondos suficientes, aplace el procesamiento de la factura hasta que haya recaudado el dinero necesario.

Por supuesto, debes evitarlo en la medida de lo posible, ya que es importante procesar las facturas lo antes posible y liquidar los pagos a tiempo.

Tipos de procesamiento de facturas

Las empresas tienen dos opciones a la hora de procesar sus facturas: manual y automatizada.

1. Procesamiento manual de facturas

Como su nombre indica, la facturación manual implica gestionar todo el proceso sin ayuda de ningún tipo de automatización.

Se trata de un proceso muy laborioso y manual, en el que a menudo tendrás que dedicar mucho tiempo a codificar datos y realizar la minuciosa tarea de verificar manualmente los detalles.

A menudo, el procesamiento manual de facturas requiere el uso de una hoja de cálculo para que esta tarea titánica resulte un poco más manejable.

La verificación cruzada de la exactitud y coherencia de los datos entre las órdenes de compra, los albaranes de entrega y las facturas consumirá muchos recursos, por lo que cabe esperar un tiempo de procesamiento más lento.

Este enfoque también requiere un sistema de organización estricto y altamente estructurado para dar sentido a toda la documentación y realizar un seguimiento de los plazos de pago.

Como resultado, aunque el procesamiento manual parece fácil al principio, casi siempre da lugar a errores, especialmente a largo plazo y cuando se trata de una gran cantidad de facturas.

Con el tiempo, correrás el riesgo de perder pagos, cometer errores de cálculo y cometer otros errores costosos.

2. Procesamiento automatizado de facturas

A diferencia del procesamiento manual, el procesamiento automatizado de facturas se basa en la tecnología disponible para optimizar el proceso de facturación. Este enfoque tiene un doble objetivo: mayor precisión y mayor eficiencia.

Con la ayuda de la automatización, puede codificar inmediatamente los datos de sus facturas y otros documentos financieros relacionados, realizar un seguimiento de sus pagos, gestionar los gastos y mucho más.

A medida que la tecnología asume una mayor parte de la carga de trabajo, usted puede dedicar más tiempo a otros aspectos (más importantes) de su negocio.

Entre la gran cantidad de opciones disponibles, Bonsai destaca como una plataforma diseñada para ayudar a los autónomos y a las pequeñas empresas a simplificar su facturación.

Nuestro software de facturación es intuitivo y se encarga de todas las tareas tediosas para que usted no tenga que hacerlo, desde crear facturas hasta solicitar pagos.

Además, el software de Bonsai también te permite crear pagos recurrentes, lo que resulta especialmente útil si tienes que suministrar una cantidad fija de productos a tus clientes de forma regular.

El resultado final

El procesamiento de facturas es crucial, sin lugar a dudas. Tanto si acabas de empezar como autónomo como si eres propietario de un negocio consolidado, gestionar correctamente las facturas te permitirá controlar tus finanzas y tus transacciones comerciales.

La precisión y la eficiencia son principios fundamentales para un procesamiento eficaz de las facturas, ¡y son difíciles de lograr si se hace todo manualmente!

Gracias a herramientas automatizadas como Bonsai, optimizarás considerablemente el procesamiento de tus facturas, lo que te permitirá confiar plenamente en la precisión de tus finanzas.