Mejores prácticas de facturación: guía rápida y sencilla (2025)

La facturación puede parecer una tarea menor para su empresa, pero si se comete un error, podría tener problemas de flujo de caja. Imagina el estrés que supone enviar facturas y esperar semanas o incluso meses a que los clientes paguen.

En lo que respecta a la facturación a los clientes, estas son algunas de las mejores prácticas que debes seguir para simplificar el proceso y cobrar a tiempo. En primer lugar, siempre recomendamos utilizar un software para el proceso de facturación.

Nota: Si quieres estar al día de todas las mejores prácticas en materia de facturación, un software como Bonsai puede ayudarte a hacerlo automáticamente. Factura fácilmente a tus clientes con nuestras plantillas y nuestro programa te ayudará a automatizar todo. Prueba un Prueba gratis de 7 días aquí.

1. Automatice su facturación para mejorar su flujo de caja

Al enviar facturas a los clientes, lo mejor que puedes hacer es liberarte de todo el trabajo y automatizar todo el proceso. El software de facturación le permitirá configurar facturas recurrentes o pagos parciales, cobrar puntualmente para mejorar su flujo de caja, enviar recordatorios automáticos y gestionar múltiples facturas. Bonsai es un software de facturación que hace todo esto y mucho más.

Con la ayuda del procesamiento inteligente de facturas de Bonsai, tu próxima solicitud de facturación podría generarse automáticamente. El software también enviará por correo electrónico confirmaciones de lectura y recordará a su cliente que debe pagar. Con una cuenta de Bonsai, puedes acceder a nuestra amplia biblioteca de plantillas y herramientas de facturación para enviar solicitudes de pago rápidamente.

En lo que respecta a las mejores prácticas de facturación, los propietarios de empresas también deben integrar siempre un software de contabilidad para realizar un seguimiento y registrar los recibos de las facturas. El software todo en uno de Bonsai incluye una herramienta de contabilidad junto con nuestro software para facturas. Realice un seguimiento de sus facturas, gestione los gastos de su empresa para deducciones y mucho más con Bonsai Tax.

2. Utiliza una plantilla

No utilices una lista de verificación para asegurarte de que lo tienes todo, utiliza una plantilla de factura en su lugar. Puede seleccionar una de las plantillas de factura de la biblioteca de Bonsai y simplemente personalizar la información relevante. Repasemos rápidamente todo lo relacionado con

Personaliza tu factura

Las plantillas de Bonsai te permiten insertar el nombre de tu empresa, los datos bancarios, la dirección de facturación y el logotipo en la factura. Añadir la marca de tu empresa a la plantilla de factura le da un aspecto profesional.

Incluir datos del cliente

Además de la información de tu empresa en la factura, nuestras plantillas te permiten añadir fácilmente los datos de tu cliente. Lo más recomendable es dirigir la factura al cliente o a la persona, y no a la empresa. Verifique con su cliente a quién debe facturar para enviar la factura a la persona correcta.

Condiciones de pago o fecha de vencimiento

Deberás incluir cuándo se te debe pagar en tus condiciones de pago. La mayoría de las pequeñas empresas solicitan que las facturas se paguen en un plazo de 7 días.

Nuestra plantilla le permite editar la fecha de vencimiento de la factura. Después de establecer la fecha de vencimiento, el software de Bonsai enviará automáticamente notificaciones de recordatorio de pago a su cliente. El estado en el que reside debe permitirle cobrar recargos por demora en el pago si así se acuerda.

Los recargos típicos por no pagar una factura a tiempo son del 1,5%-5% por cada mes que la factura permanece impagada. Algunos autónomos incluso ofrecen incentivos a los clientes que pagan puntualmente. Puede ofrecer un descuento del 2 % en facturas pagadas en un plazo de 10 días.

Opciones del proceso de pago

Al facturar a un cliente, es conveniente incluir varias opciones de pago entre las que pueda elegir. El software de Bonsai te ofrece muchas opciones alternativas. Ofrezca a sus clientes la opción de pagar en efectivo, con cheque, tarjeta de crédito, transferencia bancaria, etc.

Número de factura único

Deberá identificar las transacciones de cada factura con un número distinto. Un número único facilita las cosas tanto para usted como para su cliente. Le permite mantener un registro de facturas precisas. Estructura los números de factura como desees. Puede utilizar solo los números 001, 002, 003, etc., o incluir letras para organizar sus facturas para cada cliente. Por ejemplo, puede escribir un número de factura como B001, CN002 o BL001.

Alcance del trabajo/Lista de servicios

Al escribir el alcance del trabajo y la lista de servicios, el cliente sabrá por qué se le está cobrando. Incluya sus horas facturables, tarifa por hora y una descripción de los bienes/servicios.

3. Envíe las facturas puntualmente.

Si envías las solicitudes de pago con retraso, es posible que tu cliente ni siquiera recuerde la transacción. Un cliente que discute una factura le costaría tiempo y dinero. Por eso es importante enviar las solicitudes dentro de un plazo razonable desde la fecha de vencimiento.

El software de facturación online de Bonsai te permite enviar siempre las facturas a tiempo. Se acabó olvidarse de facturar a los clientes o enviar solicitudes con retraso. Una vez más, comprueba con tu nuevo cliente o consumidor dónde enviar la factura si no queda claro en la orden de compra.

El software de facturación enviará las facturas de forma rápida y rutinaria, para que no se te pase ninguna fecha.

4. Proceso de facturación sencillo

Bonsai incluye un enlace directo con opciones de pago para que los clientes puedan cobrar más rápido. Si tu cliente no envía el pago puntualmente, el software de facturación de Bonsai se encargará de hacer un seguimiento con tu cliente.

Nota: Simplifique su proceso de facturación con un software para la emisión de facturas. Bonsai puede ayudarte a acelerar el proceso de facturación y a cobrar tu dinero más rápido y a tiempo. Solicite aquí su prueba gratuita de 7 días aquí y compruébelo usted mismo.

5. Añadir una nota de agradecimiento

Después de enviar la factura, siempre es buena práctica añadir una nota de agradecimiento una vez que hayas recibido el pago. Deja una impresión positiva y duradera que mejora la satisfacción de sus clientes. Añadir una nota de agradecimiento es una buena práctica en la facturación, ya que es un gesto amable que genera buena voluntad por parte de tu cliente.

6. Condiciones de pago claras

Todas las facturas enviadas por las pequeñas empresas a sus clientes incluyen las condiciones de pago de la factura, que especifican en qué plazo prevén recibir el pago por sus servicios y las distintas opciones de pago que pueden utilizar los clientes. Indique claramente la lista detallada de los productos a entregar y el importe total que pagará su cliente.

Antes de generar la factura, asegúrate de tener en cuenta las expectativas y el presupuesto del cliente.

Aquí es donde incluirías las condiciones de pago atrasado. Si un cliente discute los cargos adicionales, asegúrate de que en el contrato firmado se especifique cuánto debe pagar.

Un acuerdo o contrato firmado es la mejor manera de evitar litigios por facturas en los tribunales de menor cuantía.

7. Sé breve

No querrás saturar tu factura con un montón de información y dificultar el pago a tu cliente. En su lugar, es preferible que sea breve. Incluya solo la información correcta en una factura fácil de entender. Asegúrate de que tu cliente pueda ver claramente cuánto te debe o cuáles son los costes, cuándo vence el pago, cómo pagarlo y cuáles son las condiciones.

¡Es hora de enviar las solicitudes de factura!

Ahí lo tienes. Las mejores prácticas de facturación que se deben seguir para cobrar a tiempo y evitar el estrés general que supone no recibir los pagos. Mantén un buen flujo de trabajo de facturación para que tu flujo de caja sea bueno y los problemas de pago sean mínimos.

La facturación de las pequeñas empresas no tiene por qué ser difícil. Prueba la herramienta de facturación de Bonsai para enviar solicitudes de pago para tu negocio sin problemas. Regístrese hoy mismo y no se arrepentirá. Solicite aquí su prueba gratuita de 7 días.