Rechnungssoftware für kleine Unternehmen

Was ist eine Rechnungssoftware?

Wie zu erwarten, dient Rechnungssoftware dazu, den Versand von Rechnungen an Kunden zu optimieren.

Es ist zwar möglich, eine Rechnung manuell zu erstellen, aber mit einer Rechnungssoftware können Sie den Prozess in mehreren Bereichen erheblich verbessern, unabhängig davon, wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist.

Sie können auch unseren kostenlosen Rechnungsgenerator verwenden, wenn Sie nur eine einmalige Rechnung erstellen möchten.

Rechnungssoftware vs. traditionelle Rechnungsstellung

1. Geschwindigkeit

Durch die Verwendung einer Rechnungssoftware können Sie die Geschwindigkeit der Rechnungserstellung erheblich steigern, insbesondere im Vergleich zur manuellen Erstellung.

Die meisten Rechnungsprogramme lassen sich jedoch mit anderen Plattformen integrieren, sodass Sie Informationen mit nur wenigen Klicks eingeben können. Beispielsweise ermöglicht Bonsai die Integration mit verschiedenen beliebten Geschäfts- und Finanzanwendungen über Zapier.

2. Vorlagen und Formatierung

Bei der traditionellen Rechnungsstellung müssen Sie Ihre eigenen Vorlagen erstellen oder – schlimmer noch – alle Rechnungen von Grund auf neu schreiben und formatieren. Das ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch eine Verschwendung von Ressourcen.

Die meisten Rechnungsprogramme haben aber schon vorgefertigte Vorlagen und automatische Formatierungen, die super praktisch sind, immer wieder verwendet werden können und deine Rechnungen professionell und einheitlich aussehen lassen. Sie können Ihr Firmenlogo oder Ihre Markenfarben hinzufügen und diese individuell anpassen.

Dies sind keine einmaligen Lösungen, sondern etwas, das Sie in Ihre Business-Tools integrieren und wiederholt nutzen können!

3. Aufbewahrung von Unterlagen

Die traditionelle Rechnungsstellung erfordert Unmengen an Papier und einen Ort, an dem dieses gelagert werden kann. Weder besonders effizient noch umweltfreundlich!

Mit einer Rechnungssoftware können Sie alle Ihre Unterlagen an einem Ort (entweder auf Ihrer Festplatte oder in der Cloud) aufbewahren und erhalten vorgefertigte Benennungssysteme, die Ihnen helfen, alles übersichtlich zu organisieren.

4. Zahlungsüberwachung

Bei der Zahlungsüberwachung mit herkömmlicher Rechnungsstellung müssen Sie verschiedene Konten überprüfen, um Ihre Zahlungen manuell abzugleichen.

Eine Rechnungssoftware, die sich in verschiedene Zahlungsplattformen integrieren lässt, verbucht die Zahlung jedoch sofort auf der Rechnung, sodass Sie auf einen Blick sehen können, ob sie bezahlt wurde oder nicht.

Mit Bonsai können Kunden beispielsweise direkt über die Rechnung bezahlen, wodurch die Zahlung und die Zahlungsnachverfolgung so einfach wie möglich gestaltet werden.

5. Barrierefreiheit

Bei der traditionellen Rechnungsstellung werden in der Regel alle Unterlagen an einem physischen Ort aufbewahrt. Das bedeutet, dass man Kisten um Kisten durchwühlen muss, um Preis- oder Kundeninformationen zu finden – eine reine Zeitverschwendung!

Mit einer Rechnungssoftware hingegen können Sie alle benötigten Informationen von Ihrem Desktop oder digitalen Gerät abrufen, egal ob Sie im Büro oder unterwegs sind.

Besonders gut gefällt uns, dass Bonsai über eine Bibliothek mit Dienstleistungen verfügt, über die Sie jederzeit auf die Preise zugreifen können!

Die Vorteile der Verwendung von Rechnungssoftware für kleine Unternehmen

Für die erfolgreiche Führung eines Kleinunternehmens ist eine zuverlässige Rechnungssoftware unverzichtbar. Allerdings benötigen Sie auch ein effektives Projektmanagement, um einen reibungslosen Ablauf aller Vorgänge zu gewährleisten. Dies wird durch den Einsatz einer IT-Projektmanagement-Software erleichtert, die die Effizienz in Geschäftsprojekten optimiert.

Rechnungssoftware bietet einige besondere Vorteile für kleine Unternehmen.

1. Zeiteffizienz

Kleinunternehmer sind ständig auf den Beinen und haben wenig Zeit zu verlieren. Deshalb sollten Sie in eine Rechnungssoftware investieren, die Ihnen bei zeitaufwändigen, aber wichtigen Aufgaben wie der Rechnungsstellung hilft.

In der Regel günstiger als die Einstellung eines Voll- oder Teilzeitmitarbeiters, verschafft es Ihnen mehr Zeit und Ressourcen, sodass Sie sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren können.

2. Genauigkeit bei der Rechnungsstellung

Menschliche Fehler kommen zwar vor, aber wenn sie bei Ihren Rechnungen auftreten, kann dies zu Zahlungsverzögerungen führen und Ihren Cashflow beeinträchtigen. Vermeiden Sie dies, indem Sie eine Rechnungssoftware verwenden, die festgelegte Preise automatisch ausfüllt oder wiederkehrende Abrechnungszyklen für Kunden erstellt.

Zwar lässt sich das Risiko menschlicher (oder maschineller) Fehler nicht vollständig ausschließen, doch ist die Wahrscheinlichkeit, dass solche Fehler bei der Rechnungsstellung auftreten, deutlich geringer.

3. Professionelles Erscheinungsbild

Als kleines Unternehmen, das sich auf dem Markt etablieren möchte, sollte man sich bemühen, in Funktion und Form professionell zu bleiben. Rechnungssoftware enthält oft Rechnungsvorlagen, die dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen einen hochwertigen, professionellen und einheitlichen Eindruck macht.

Suchen Sie nach einer Plattform, die es Ihnen ermöglicht, Ihr Branding hinzuzufügen, d. h. vorgefertigte Bildfelder für Ihr Logo oder die Möglichkeit, Ihre Markenfarben zu verwenden.

4. Schnellere Zahlungsabwicklung

Eine Rechnungssoftware, die die Integration von Zahlungsgateways ermöglicht, kann Ihre Zahlungsabwicklung beschleunigen und so für einen besseren Cashflow in Ihrem Unternehmen sorgen (das wichtigste Thema für kleine Unternehmen).

Suchen Sie nach einer Software, die verschiedene Zahlungsmethoden direkt in Ihre Rechnungen integrieren kann – wie beispielsweise Bonsai. Dies ist nicht nur bequemer für Ihren Kunden, sondern Sie können möglicherweise auch schneller auf Ihr Geld zugreifen (denken Sie daran, dass Kartenzahlungen oft schneller verarbeitet werden als Banküberweisungen).

5. Organisation von Rechnungen

Vorbei sind die Zeiten, in denen man sich durch Stapel von Papierrechnungen wühlen musste, um die gewünschten Informationen zu finden. Stattdessen können Sie, wenn alle Ihre Rechnungen digital in Ihrer Rechnungssoftware (entweder auf Ihrem Desktop oder in der Cloud) organisiert sind, jederzeit auf alle Datensätze zugreifen.

Ganz zu schweigen davon, dass einige Rechnungssoftwareprogramme, z. B. Bonsai, über eine Bibliothek mit Dienstleistungen verfügen, sodass Sie jederzeit auf Ihre Preise zugreifen können.

6. Automatische Erinnerungen

Leider zahlen nicht alle Kunden pünktlich, und das Einfordern von Zahlungen kann Stress verursachen.

Die meisten Rechnungsprogramme können jedoch automatische Mahnungen an Ihre Kunden versenden, wodurch Sie sich Ärger und mögliche Peinlichkeiten ersparen.

7. Finanzielle Einblicke

Zwar verfügen nicht alle Rechnungssoftwareprogramme über Finanzanalysefunktionen (einige jedoch schon!), doch lassen sie sich oft mit anderen Plattformen integrieren, die diese Funktionen bieten.

Finanzielle Einblicke helfen Ihnen nicht nur, Ihr Unternehmen besser zu verstehen, sondern sind auch für Wachstum und Nachhaltigkeit von entscheidender Bedeutung.

8. Steuerkonformität

Die Einhaltung der Steuervorschriften kann Kopfzerbrechen bereiten, insbesondere wenn mehrere Bundesstaaten oder Länder betroffen sind.

Die meisten Rechnungsprogramme bieten jedoch eine Vielzahl von Optionen für die Besteuerung, sodass Sie die automatische Berechnung Ihrer Software überlassen können. Einige Plattformen bieten sogar mehrere verschiedene Arten der Steuerkonformität an, zwischen denen Sie wählen können!

9. Kosteneinsparungen

Eine Rechnungssoftware hilft Ihnen nicht nur dabei, Kosten für Personal oder die Beauftragung eines Buchhalters zu sparen, sondern verschafft Ihnen auch mehr Zeit, damit Sie sich auf die Führung Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Die meisten Rechnungssoftwareprogramme sind nach der Größe Ihres Unternehmens gestaffelt – einige sind sogar speziell auf kleine Unternehmen zugeschnitten –, sodass Sie bei Bedarf ein Upgrade durchführen können.

Denken Sie daran, dass Sie das Geschäft, das Sie anstreben (sowie das Geschäft, das Sie derzeit betreiben), berücksichtigen sollten, damit Sie keine Zeit mit der falschen Software verschwenden.

10. Barrierefreiheit und Mobilität

Als Kleinunternehmer sind Sie wahrscheinlich mehr unterwegs als an Ihrem Schreibtisch (sofern Sie überhaupt einen Schreibtisch haben). Das bedeutet, dass Sie in der Lage sein müssen, Ihr Unternehmen auch unterwegs zu führen.

Die meisten derzeit auf dem Markt erhältlichen Rechnungssoftwareprogramme verfügen über mobile Apps, die Möglichkeit zur Synchronisierung von Daten zwischen verschiedenen Geräten und Cloud-Speicher, sodass Sie unabhängig von Ihrem Standort und Ihrer Tätigkeit jederzeit auf Ihre Kundendaten, früheren Rechnungen und Preise zugreifen können.

Warum sollten Sie Bonsai als Ihre Rechnungssoftware wählen?

Bonsai ist eine gute Wahl für kleine Unternehmen, die ihre Prozesse mit einer Rechnungssoftware optimieren möchten.

Es verfügt über eine benutzerfreundliche Oberfläche, eignet sich perfekt für Freiberufler und kleine Unternehmen und bietet auch zahlreiche Funktionen und Merkmale für etwas größere Unternehmen.

Was genau sind das für Funktionen? Lesen Sie weiter, um es herauszufinden!

1. Anpassbare Vorlagen: Anpassung des Erscheinungsbilds

Sie haben weder Zeit noch Geld oder das nötige Know-how, um Ihre Rechnungen von Grund auf selbst zu erstellen? Einfach! Verwenden Sie einfach eine der vorgefertigten Vorlagen von Bonsaiund passen Sie diese mit Ihrem Logo und Ihren Markenfarben an.

Noch nicht bereit, sich anzumelden? Nutzen Sie die siebentägige kostenlose Testversion von Bonsaioder probieren Sie zunächst eine der kostenlosen Vorlagen aus! Wir sind sicher, dass Ihnen gefallen wird, was Sie sehen.

2. Automatisierung: Wiederkehrende Rechnungen, Zahlungserinnerungen usw.

Warum Zeit mit Kleinigkeiten verschwenden, wenn die Automatisierung das für Sie erledigen kann? Was wiederkehrende Rechnungen oder Zahlungserinnerungen angeht, ist Bonsai für Sie da, sodass Sie nie wieder eine Rechnung verpassen.

Und wenn es darum geht, Zahlungen einzufordern, kann Bonsai das auch für Sie übernehmen.

3. Berichterstattungsinstrumente: Finanzielle Einblicke und Überblick

Bonsai ist nicht nur eine Rechnungsplattform, sondern bietet auch eine Vielzahl weiterer nützlicher Tools, darunter die Möglichkeit, die finanzielle Entwicklung Ihres Unternehmens auf einen Blick zu verfolgen. Das bedeutet, dass Sie alle Ihre Finanzdaten an einem praktischen Ort speichern können, sodass Sie immer auf dem Laufenden sind und Ihr Buchhalter zufrieden ist.

4. Mobile Funktionalität: Rechnungsstellung unterwegs

Unterwegs? Nehmen Sie Ihre Rechnungsstellung mit der mobilen App von Bonsai überallhin mit!

Wir wissen, dass Sie wahrscheinlich nicht an Ihren Schreibtisch gefesselt sind, warum sollte Ihre Rechnungssoftware es dann sein? Solange Sie Zugang zum Internet haben, können Sie mit Bonsai Rechnungen von überall aus versenden.

5. Sichere Zahlungsgateways: Das Vertrauen der Kunden sichern

Im Gegensatz zu einigen anderen Rechnungsprogrammen ermöglicht Bonsai die sichere Integration von Zahlungsfunktionen in Ihre Rechnungen. Dadurch können Kunden mit ihrer üblichen Visa-, American Express- oder anderen gängigen Kredit- oder Debitkarte bezahlen.

Dies schützt nicht nur den Kunden (Kartenzahlungen sind wesentlich sicherer als Banküberweisungen) und stärkt sein Vertrauen in Sie, sondern kann Ihnen auch dabei helfen, schneller bezahlt zu werden.

Implementierung und Erste Schritte

Haben Sie genug gehört und sind bereit, mit Bonsai zu beginnen? Das ist ganz einfach! Befolgen Sie die unten aufgeführten Schritte.

Einrichten der Software

Kontoerstellung

Sie müssen ein Konto erstellen, um mit Bonsai beginnen zu können.

Einfach:

• Klicken Sie oben rechts auf der Startseite auf die Schaltfläche„Kostenlos starten“.
  

• Melden Sie sich entweder bei Google an oder geben Sie Ihre E-Mail-Adresse, Ihren vollständigen Namen und Ihr Passwort ein.

Erstkonfiguration

Bonsai führt Sie zu einem Menü für die Erstkonfiguration, in dem Sie Ihre Erfahrungen mit der Plattform entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen können.

Es wird Sie fragen:

• In welcher Branche ist Ihr Unternehmen tätig?
  

• Wie lautet der Name Ihres Unternehmens?
  

• Wo ist Ihr Unternehmen rechtlich tätig?
  

Die einzelnen Länder haben unterschiedliche Vorschriften und Beschränkungen, daher sollten Sie diese Angaben unbedingt korrekt ausfüllen.

Anschließend werden Ihnen einige weitere Fragen zu Ihrem Unternehmen gestellt, darunter:

• Ist Ihr Unternehmen registriert (eingetragen) oder nicht registriert?
  

• In welcher Währung stellen Sie Ihren Kunden Rechnungen?
  

• Wie hoch ist Ihr geschätzter Jahresumsatz?
  

Die Definition von „registriert“ oder „nicht registriert“ variiert je nach Land, aber im Allgemeinen hat ein registriertes Unternehmen mehr Möglichkeiten, Mitarbeiter einzustellen oder Produkte zu verkaufen.

Schließlich wird gefragt:

• Arbeiten Sie im Team oder alleine?
  

• Beauftragt Ihr Unternehmen Subunternehmer?
  

Sobald Sie alle diese Informationen ausgefüllt haben, können Sie mit Bonsai loslegen!

Daten importieren

Mit Bonsai können Sie bestimmte Daten wie Preise und Kundeninformationen importieren, sodass Sie bei Bedarf leichter auf diese Informationen zugreifen können.

Kundeninformationen

So importieren Sie vorhandene Kundeninformationen:

• Formatieren Sie die Daten als CSV-Datei.
  

• Geben Sie unbedingt den Namen des Kunden, seine E-Mail-Adresse und den Firmennamen (optional) in drei Spalten an.
  

Sie können beliebig viele Zeilen mit Kunden haben, solange diese korrekt formatiert sind.

Und keine Sorge – Sie müssen nicht jedes Mal eine CSV-Datei erstellen, wenn Sie einen Kunden hinzufügen möchten! Sie können sie manuell direkt in Bonsai hinzufügen.

Erstellen Ihrer ersten Rechnung

So erstellen Sie eine Rechnung:

• Klicken Sie auf der linken Seite auf die Registerkarte „Rechnungen“.
  

• Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche „Rechnung erstellen“.
  

• Wählen Sie aus, um welche Art von Rechnung es sich handelt (einmalig, wiederkehrend usw.), an wen Sie sie senden möchten und zu welchem Projekt sie gehört.
  

Möchten Sie ein Beispiel dafür sehen, wie der Rechnungserstellungsprozess aussieht? Probieren Sie diesen kostenlosen Rechnungsgenerator aus!

Anpassen einer Vorlage

Möchten Sie Ihre Vorlage anpassen? Das Hochladen eines Bildes als Hintergrund für Ihre Rechnung oder das Hinzufügen Ihres Firmenlogos oben ist ganz einfach.

Einzelposten hinzufügen

Das Hinzufügen von Einzelposten ist so einfach wie Zeigen, Klicken und Tippen! Die Vorlage füllt die erste Zeile für Sie vorab aus, sodass Sie die verfügbaren Felder sehen können. Sie können:

• Ändern Sie die Preiseinheiten (z. B. pro Tag, pro Stunde, pro Einheit usw.), indem Sie aus dem Dropdown-Menü unter „Preis“ auswählen und dann den Preis festlegen.
  

• Titelzeilenelemente und kurze Beschreibungen hinzufügen, falls erforderlich
  

• Fügen Sie eine neue Position hinzu, indem Sie unterhalb der letzten Position Ihrer Rechnung auf „Neue Zeile hinzufügen” klicken.

Einschließlich Zahlungsdetails

So fügen Sie Ihren Rechnungen eine integrierte Zahlungsfunktion hinzu:

• Klicken Sie unter dem Abschnitt „Zahlungen“ auf „Online-Zahlungen aktivieren“.
  

• Verbinden Sie Ihr PayPal- oder Stripe-Konto, um Kartenzahlungen zu empfangen.
  

Wenn Sie dies nicht möchten, kein PayPal- oder Stripe-Konto haben oder Ihren Kunden eine andere Zahlungsoption anbieten möchten, können Sie alternative Zahlungsanweisungen im Abschnitt „Anmerkungen“ angeben.

Melden Sie sich für Bonsai Invoices an und erhalten Sie Ihre Zahlungen schneller.

Nun kennen Sie also die Vorteile der Verwendung einer Rechnungssoftware für kleine Unternehmen – und davon gibt es wirklich viele! Aber unsere oberste Empfehlung ist natürlich Bonsai.

Wenn Sie sich bei Bonsai anmelden, haben Sie nicht nur mehr Kontrolle über Ihre Rechnungen (und Ihr Kleinunternehmen im Allgemeinen), sondern profitieren auch von folgenden Vorteilen:

• Professionelle und einheitliche Rechnungen, die nicht von Grund auf neu erstellt werden müssen
  

• Mehr Zeit für die wichtigen Dinge
  

• Zugriff auf Berichterstellungstools
  

• Die Möglichkeit, Ihre Rechnungen unterwegs mit der Bonsai-App zu bearbeiten
  

• Integrierte Zahlungsgateway-Lösungen in Ihren Rechnungen für schnellere und bequemere Zahlungen.
  

Sind Sie bereit, loszulegen? Melden Sie sich jetzt kostenlos bei Bonsai an und lassen Sie sich schneller für Ihre Dienstleistungen bezahlen!

Quellen

1. https://help.hellobonsai.com/en/articles/476787-what-is-zapier
2. https://www.hellobonsai.com/invoicing
3. https://central.xero.com/s/article/Add-or-adjust-logo-on-invoices-quotes
4. https://help.invoicesimple.com/en/articles/7321712-how-do-i-change-my-invoice-template-and-color
5. https://www.hellobonsai.com/invoicing
6. https://www.hellobonsai.com/a/custom-invoice-template
7. https://www.hellobonsai.com/resources/invoice-generator
8. https://app.hellobonsai.com/users/sign_up