Software de facturación para pequeñas empresas

¿Qué es un software de facturación?

Como es de esperar, el software de facturación está diseñado para agilizar el envío de facturas a los clientes.

Aunque es posible preparar una factura manualmente, el software de facturación le permite mejorar significativamente el proceso en varias áreas, independientemente del tamaño de su empresa.

También puede utilizar nuestro generador de facturas gratuito si solo desea crear una factura única.

Software de facturación frente a facturación tradicional

1. Velocidad

El uso de un software de facturación le permitirá aumentar significativamente la velocidad de preparación de las facturas, especialmente en comparación con hacerlo a mano.

Sin embargo, la mayoría de los programas de facturación pueden integrarse con otras plataformas, lo que le permite introducir información con solo unos pocos clics. Por ejemplo, Bonsai permite la integración con varias aplicaciones empresariales y financieras populares a través de Zapier.

2. Plantillas y formato

La facturación tradicional requiere que crees tus propias plantillas o, lo que es peor, que redactes y formatees todas tus facturas desde cero. Esto no solo lleva mucho tiempo, sino que también supone un desperdicio de recursos.

Sin embargo, la mayoría de los programas de facturación tienen plantillas preestablecidas y formato automático, que son eficientes, se pueden utilizar repetidamente y ayudarán a que sus facturas tengan un aspecto profesional y coherente. Puedes añadir el logotipo de tu empresa o los colores de tu marca y personalizarlos.

No se trata de soluciones puntuales, sino de algo que se integra en tus herramientas empresariales y que utilizarás repetidamente.

3. Almacenamiento de registros

La facturación tradicional requiere montones y montones de papel y un lugar donde almacenarlo. ¡Ni muy eficiente, ni ecológico!

Con el software de facturación, puedes guardar todos tus registros en un solo lugar (ya sea en tu disco duro o en la nube) y te ofrece sistemas de nomenclatura predefinidos para ayudarte a mantener todo organizado.

4. Seguimiento de pagos

El seguimiento de los pagos con la facturación tradicional requiere revisar varias cuentas para conciliar los pagos manualmente.

Sin embargo, el software de facturación que se puede integrar con varias plataformas de pago registra instantáneamente el pago contra la factura, lo que significa que se puede ver de un vistazo si se ha pagado o no.

Bonsai, por ejemplo, permite a los clientes pagar directamente desde la propia factura, lo que simplifica al máximo el pago y el seguimiento de los pagos.

5. Accesibilidad

La facturación tradicional suele implicar que todos los registros se guardan en un único lugar físico. Eso significa rebuscar entre cajas y cajas para encontrar información sobre precios o clientes, ¡una pérdida de tiempo!

Por otro lado, con el software de facturación, puede obtener cualquier información que necesite desde su ordenador o dispositivo digital, tanto si se encuentra en la oficina como si está de viaje.

¡Nos encanta especialmente que Bonsai tenga una biblioteca de servicios que te permite acceder a los precios de los servicios en cualquier momento!

Las ventajas de utilizar un software de facturación para pequeñas empresas

Para gestionar con éxito una pequeña empresa, es fundamental contar con un software de facturación fiable. Sin embargo, también es necesario contar con una gestión de proyectos eficaz para garantizar que todas las operaciones se desarrollen sin problemas. Esto se facilita mediante el uso de un software de gestión de proyectos de TI que optimiza la eficiencia en los proyectos empresariales.

El software de facturación ofrece algunas ventajas específicas para las pequeñas empresas.

1. Eficiencia temporal

Los propietarios de pequeñas empresas trabajan sin descanso y tienen poco tiempo que perder. Por eso, deberías invertir en un software de facturación que te ayude a gestionar tareas que requieren mucho tiempo, pero que son esenciales, como la facturación.

Normalmente más barato que contratar a un empleado a tiempo completo o parcial, te liberará tiempo y recursos para que puedas volver a centrarte en lo esencial.

2. Precisión en la facturación

Aunque los errores humanos son inevitables, cuando se producen en tus facturas, pueden retrasar tus pagos y obstaculizar tu flujo de caja. Evítelo utilizando un software de facturación que pueda rellenar automáticamente los precios establecidos o crear ciclos de facturación recurrentes para los clientes.

Aunque no se puede eliminar el riesgo de error humano (o mecánico), la probabilidad de que esto ocurra con un software de facturación se reduce considerablemente.

3. Apariencia profesional

Mantener la profesionalidad en la función y la forma es algo por lo que debe esforzarse una pequeña empresa que intenta establecerse en el mercado. El software de facturación suele incluir plantillas de facturas que garantizan que su empresa tenga una imagen de calidad, profesional y coherente.

Busca una plataforma que te permita añadir tu marca, es decir, campos de imagen predefinidos para tu logotipo o la posibilidad de utilizar los colores de tu marca.

4. Procesamiento más rápido de los pagos

El software de facturación que permite la integración de pasarelas de pago puede acelerar sus capacidades de procesamiento de pagos, lo que garantiza un mejor flujo de caja en su negocio (el problema número uno para las pequeñas empresas).

Busca un software que pueda integrar diferentes métodos de pago directamente en tus facturas, como Bonsai. Esto no solo es más cómodo para tu cliente, sino que también te permitirá acceder a tus fondos más rápidamente (ten en cuenta que los pagos con tarjeta suelen procesarse más rápido que los pagos bancarios).

5. Organización de facturas

Atrás quedaron los días en los que había que rebuscar entre montones y montones de facturas en papel para encontrar la información que se buscaba. En cambio, con todas tus facturas organizadas digitalmente en tu software de facturación (ya sea en tu ordenador o en la nube), puedes acceder a cualquier registro en cualquier momento.

Por no mencionar que algunos programas de facturación, como Bonsai, disponen de una biblioteca de servicios para que puedas consultar tus precios siempre que lo necesites.

6. Recordatorios automáticos

Desafortunadamente, no todos los clientes pagan a tiempo, y perseguir los pagos puede ser motivo de ansiedad.

Sin embargo, la mayoría de los programas de facturación pueden enviar recordatorios automáticos a tus clientes, lo que te ahorra molestias y posibles situaciones embarazosas.

7. Perspectivas financieras

Aunque no todos los programas de facturación incluyen funciones de análisis financiero (¡aunque algunos sí!), a menudo se pueden integrar con otras plataformas que ofrecen estas funciones.

Los conocimientos financieros no solo te ayudan a comprender mejor tu negocio, sino que también son fundamentales para el crecimiento y la sostenibilidad.

8. Cumplimiento tributario

Garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales puede ser un quebradero de cabeza, especialmente cuando se trata de varios estados o países.

Sin embargo, la mayoría de los programas de facturación ofrecen diversas opciones fiscales, lo que significa que puede dejar que el programa realice el cálculo automáticamente. Algunas plataformas incluso ofrecen varios tipos diferentes de cumplimiento tributario entre los que puedes elegir.

9. Ahorro de costes

El software de facturación no solo te ayudará a reducir costes en lo que respecta a la contratación de personal o la subcontratación de un contable, sino que también te liberará tiempo para que puedas dedicarte a gestionar tu negocio.

La mayoría de los programas de facturación se clasifican según el tamaño de tu empresa —algunos incluso están diseñados específicamente para pequeñas empresas—, por lo que puedes actualizarlos cuando lo necesites.

Solo ten en cuenta que debes considerar el negocio al que aspiras (así como el negocio que tienes actualmente) para no perder tiempo con el software equivocado.

10. Accesibilidad y movilidad

Como pequeña empresa, es probable que pases más tiempo viajando que en tu escritorio (si es que tienes uno). Eso significa que debes poder gestionar tu negocio desde cualquier lugar.

La mayoría de los programas de facturación que hay ahora en el mercado tienen aplicaciones móviles, la opción de sincronizar datos entre dispositivos y almacenamiento en la nube, lo que te permite acceder a la información de tus clientes, facturas anteriores y precios, sin importar dónde estés o qué estés haciendo.

¿Por qué elegir Bonsai como su software de facturación?

Bonsai es una excelente opción para las pequeñas empresas que desean optimizar sus procesos con un software de facturación.

Tiene una interfaz fácil de usar, es perfecta para autónomos y pequeñas empresas, y también ofrece numerosas capacidades y funciones para empresas un poco más grandes.

¿Cuáles son exactamente esas características? Siga leyendo para averiguarlo!

1. Plantillas personalizables: adaptando el aspecto y la sensación

¿No tienes tiempo, dinero o conocimientos para crear tus propias facturas desde cero? Fácil! Solo tienes que utilizar una de las plantillas predefinidas de Bonsaiy personalizarlas con tu logotipo y los colores de tu marca.

¿Aún no estás listo para registrarte? ¡Accede a la prueba gratuita de siete días de Bonsaio prueba primero una de las plantillas gratuitas! Estamos seguros de que te encantará lo que verás.

2. Automatización: facturas recurrentes, recordatorios de pago, etc.

¿Por qué perder tiempo en cosas sin importancia, cuando la automatización puede encargarse de ellas por ti? En cuanto a las facturas recurrentes o los recordatorios de pago, Bonsai te tiene cubierto, por lo que nunca volverás a perderte una factura.

Y, cuando se trata de reclamar pagos, Bonsai también puede hacerlo por ti.

3. Herramientas de generación de informes: información financiera y visión general

Bonsai no es solo una plataforma de facturación, sino que también incluye otras herramientas útiles, como la posibilidad de ver de un vistazo el seguimiento financiero de tu negocio. Esto significa que podrás almacenar toda tu información financiera en un solo lugar, lo que te permitirá estar al tanto de todo y mantendrá contento a tu contable.

4. Funcionalidad móvil: facturación sobre la marcha

¿Estás fuera de casa? ¡Lleve su facturación consigo con la aplicación móvil de Bonsai!

Sabemos que probablemente no estés encadenado a tu escritorio, así que ¿por qué debería estarlo tu software de facturación? Siempre que tengas acceso a Internet, podrás enviar facturas desde cualquier lugar con Bonsai.

5. Pasarelas de pago seguras: garantizar la confianza del cliente

A diferencia de otros programas de facturación, Bonsai permite integrar pagos seguros en tus facturas. Esto permite a los clientes pagar con su tarjeta Visa, American Express u otra tarjeta de crédito o débito habitual.

Esto no solo protege al cliente (los pagos con tarjeta están mucho más protegidos que los pagos bancarios), lo que garantiza su confianza en usted, sino que también puede ayudarle a cobrar más rápido.

Implementación y primeros pasos

¿Ya has oído suficiente y estás listo para empezar con el bonsái? ¡Es fácil! Siga los pasos que se indican a continuación.

Configuración del software

Creación de cuenta

Para empezar a utilizar Bonsai, deberá crear una cuenta.

Simplemente:

• Haga clic en el botón«Empezar gratis»situado en la parte superior derecha de la página de inicio.
  

• Regístrate con Google o introduce tu dirección de correo electrónico, nombre completo y contraseña.

Configuración inicial

Bonsai te llevará a un menú de configuración inicial, donde podrás personalizar tu experiencia con la plataforma en función de las necesidades de tu negocio.

Te preguntará:

• ¿En qué sector opera su empresa?
  

• ¿Cuál es el nombre de su empresa?
  

• ¿Dónde opera legalmente su empresa?
  

Cada país tiene diferentes regulaciones y restricciones, así que asegúrate de rellenar esta información con precisión.

A continuación, le hará algunas preguntas adicionales sobre su negocio, entre ellas:

• ¿Su empresa está registrada (constituida) o no registrada?
  

• ¿En qué moneda factura a sus clientes?
  

• ¿Cuál es su ingreso anual estimado?
  

La definición de registrado o no registrado varía según el país, pero, en general, una empresa registrada tiene más capacidad para contratar empleados o vender productos.

Por último, preguntará:

• ¿Trabajas en equipo o solo?
  

• ¿Su empresa utiliza subcontratistas?
  

Una vez que hayas rellenado toda esta información, ¡podrás empezar a utilizar Bonsai!

Importación de datos

Bonsai te permite importar ciertos datos, como precios e información de clientes, lo que facilita el acceso a esa información cuando sea necesario.

Información del cliente

Para importar la información existente de los clientes:

• Formatear los datos como un archivo CSV.
  

• Asegúrese de incluir el nombre del cliente, el correo electrónico y el nombre de la empresa (opcional) en tres columnas.
  

Puede tener tantas filas de clientes como desee, siempre y cuando estén formateadas correctamente.

Y no te preocupes, ¡no tendrás que crear un archivo CSV cada vez que necesites añadir un cliente! Puedes añadirlos manualmente directamente en Bonsai.

Crear su primera factura

Para crear una factura:

• En la parte izquierda de la página, haz clic en la pestaña «Facturas».
  

• Haga clic en el botón verde con la etiqueta «Crear una factura».
  

• Selecciona qué tipo de factura es (única, recurrente, etc.), a quién quieres enviarla y a qué proyecto está vinculada.
  

¿Quieres ver un ejemplo de cómo es el proceso de creación de facturas? ¡Echa un vistazo a este generador de facturas gratuito!

Personalización de una plantilla

¿Necesitas personalizar tu plantilla? Subir una imagen como fondo de tu factura o añadir el logotipo de tu empresa en la parte superior es muy fácil.

Añadir partidas

Añadir elementos es tan sencillo como apuntar, hacer clic y escribir. La plantilla rellenará automáticamente la primera línea para que puedas ver los campos disponibles. Puedes:

• Cambie las unidades de precio (por ejemplo, por día, por hora, por unidad, etc.) seleccionando en el menú desplegable debajo de «Precio» y, a continuación, estableciendo el precio.
  

• Introduzca los elementos del título y añada descripciones breves, si es necesario.
  

• Añade una nueva línea haciendo clic en «Añadir nueva fila» debajo de la última línea de tu factura.

Incluyendo detalles de pago

Para añadir la función de pago integrada a tus facturas:

• Haga clic en «Habilitar pagos en línea» debajo de la sección de pagos.
  

• Conecta tu cuenta PayPal o Stripe para recibir pagos con tarjeta.
  

Si no desea hacerlo, no tiene una cuenta PayPal o Stripe, o quiere que sus clientes tengan otra opción de pago, puede indicar instrucciones de pago alternativas en la sección «Notas».

Regístrese en Bonsai Invoices y cobre más rápido.

Ahora ya conoce las ventajas de utilizar un software de facturación para pequeñas empresas, ¡y son muchas! Pero, por supuesto, nuestra principal recomendación es Bonsai.

Al registrarte en Bonsai, no solo tendrás más control sobre tus facturas (y tu pequeña empresa en general), sino que también disfrutarás de:

• Facturas profesionales y coherentes que no es necesario crear desde cero.
  

• Más tiempo para dedicar a las cosas importantes.
  

• Acceso a herramientas de generación de informes
  

• La posibilidad de gestionar tus facturas sobre la marcha con la aplicación Bonsai.
  

• Soluciones integradas de pasarela de pago en sus facturas para pagos más rápidos y cómodos.
  

¿Listo para empezar? ¡Regístrate gratis en Bonsai ahora y cobra más rápido por tus servicios!

Fuentes

1. https://help.hellobonsai.com/en/articles/476787-what-is-zapier
2. https://www.hellobonsai.com/invoicing
3. https://central.xero.com/s/article/Add-or-adjust-logo-on-invoices-quotes
4. https://help.invoicesimple.com/en/articles/7321712-how-do-i-change-my-invoice-template-and-color
5. https://www.hellobonsai.com/invoicing
6. https://www.hellobonsai.com/a/custom-invoice-template
7. https://www.hellobonsai.com/resources/invoice-generator
8. https://app.hellobonsai.com/users/sign_up