Software de faturamento para pequenas empresas

O que é um software de faturamento?

Como seria de esperar, o software de faturação foi concebido para simplificar o envio de faturas aos clientes.

Embora seja possível preparar uma fatura manualmente, o software de faturamento permite melhorar significativamente o processo em várias áreas, independentemente do tamanho da sua empresa.

Você também pode usar nosso Gerador de Faturas gratuito se desejar criar apenas uma fatura única.

Software de faturamento vs. faturamento tradicional

1. Velocidade

O uso de um software de faturamento permitirá que você aumente significativamente a velocidade de preparação das faturas, especialmente quando comparado ao processo manual.

No entanto, a maioria dos softwares de faturamento pode ser integrada a outras plataformas, o que permite inserir informações com apenas alguns cliques. Por exemplo, o Bonsai permite a integração com vários aplicativos comerciais e financeiros populares por meio do Zapier.

2. Modelos e formatação

A faturação tradicional exige que você crie seus próprios modelos ou, pior ainda, escreva e formate todas as suas faturas do zero. Isso não só consome tempo, como também é um desperdício de recursos.

No entanto, a maioria dos softwares de faturamento possui modelos predefinidos e formatação automática, que são eficientes, podem ser usados repetidamente e ajudam a tornar suas faturas profissionais e coesas. Você pode adicionar o logotipo da sua empresa ou as cores da sua marca e personalizá-los.

Não se trata de soluções pontuais, mas de algo que pode ser integrado às suas ferramentas de negócios e que você utilizará repetidamente!

3. Armazenamento de registros

A faturação tradicional requer grandes quantidades de papel e um local para o armazenar. Nem muito eficiente, nem ecológico!

Com um software de faturamento, você pode manter todos os seus registros em um único local (seja no disco rígido ou na nuvem) e utilizar sistemas de nomenclatura pré-definidos para ajudar a manter tudo organizado.

4. Acompanhamento de pagamentos

O acompanhamento de pagamentos com faturamento tradicional exige que você analise várias contas para reconciliar seus pagamentos manualmente.

No entanto, o software de faturamento que pode ser integrado a várias plataformas de pagamento registra instantaneamente o pagamento da fatura, o que significa que você pode ver rapidamente se ela foi paga ou não.

O Bonsai, por exemplo, permite que os clientes paguem diretamente a partir da própria fatura, tornando o pagamento e o acompanhamento do pagamento o mais simples possível.

5. Acessibilidade

A faturação tradicional significa normalmente que todos os seus registos são mantidos num único local físico. Isso significa vasculhar caixas e mais caixas para encontrar informações sobre preços ou clientes — uma perda de tempo!

Com o software de faturamento, por outro lado, você pode acessar qualquer informação necessária a partir do seu computador ou dispositivo digital, esteja você no escritório ou em trânsito.

Gostamos particularmente do fato de o Bonsai ter uma biblioteca de serviços que permite acessar os preços dos serviços a qualquer momento!

Os benefícios de usar um software de faturamento para pequenas empresas

Ao administrar uma pequena empresa de sucesso, é fundamental ter um software de faturamento confiável. No entanto, você também precisa de um gerenciamento de projetos eficaz para garantir que todas as operações funcionem perfeitamente. Isso é facilitado pela utilização de um software de gerenciamento de projetos de TI que otimiza a eficiência em projetos empresariais.

O software de faturamento oferece algumas vantagens específicas para pequenas empresas.

1. Eficiência de tempo

Os proprietários de pequenas empresas trabalham sem parar e têm pouco tempo a perder. É por isso que você deve investir em um software de faturamento para ajudá-lo a lidar com tarefas demoradas, mas essenciais, como o faturamento.

Normalmente mais barato do que contratar um funcionário a tempo inteiro ou parcial, irá libertar o seu tempo e recursos para que possa voltar a dedicar-se ao que é essencial.

2. Precisão na faturação

Embora erros humanos aconteçam, quando isso ocorre com suas faturas, você pode atrasar seus pagamentos e prejudicar seu fluxo de caixa. Evite isso usando um software de faturamento que possa preencher automaticamente preços definidos ou criar ciclos de faturamento recorrentes para os clientes.

Embora não seja possível eliminar o risco de erro humano (ou da máquina), a probabilidade de isso acontecer com um software de faturamento é muito menor.

3. Aparência profissional

Manter a profissionalidade na função e na forma é algo que deve ser buscado por uma pequena empresa que está tentando se estabelecer no mercado. Os softwares de faturamento geralmente vêm com modelos de faturas que garantem que sua empresa tenha uma aparência profissional, coesa e de qualidade.

Procure uma plataforma que permita adicionar sua marca, ou seja, campos de imagem pré-construídos para o seu logotipo ou a possibilidade de usar as cores da sua marca.

4. Processamento de pagamentos mais rápido

Um software de faturamento que permite a integração com gateways de pagamento pode acelerar seus recursos de processamento de pagamentos, garantindo um melhor fluxo de caixa para sua empresa (a questão número um para pequenas empresas).

Procure um software que possa integrar diferentes métodos de pagamento diretamente em suas faturas — como o Bonsai. Isso não só é mais conveniente para o seu cliente, como também lhe permite aceder aos seus fundos mais rapidamente (tenha em conta que os pagamentos com cartão são frequentemente processados mais rapidamente do que os pagamentos bancários).

5. Organização de faturas

Já se foram os dias em que era preciso vasculhar caixas e mais caixas de faturas em papel para encontrar as informações desejadas. Em vez disso, com todas as suas faturas organizadas digitalmente no seu software de faturamento (seja no seu computador ou na nuvem), você pode acessar qualquer registro a qualquer momento.

Sem mencionar que alguns softwares de faturamento, como o Bonsai, possuem uma biblioteca de serviços disponível para que você possa acessar seus preços sempre que precisar.

6. Lembretes automatizados

Infelizmente, nem todos os clientes pagam em dia, e cobrar pagamentos pode ser motivo de ansiedade.

No entanto, a maioria dos softwares de faturamento pode enviar lembretes automáticos aos seus clientes, poupando-lhe o incômodo e o potencial constrangimento.

7. Perspectivas financeiras

Embora nem todos os softwares de faturamento venham com recursos de análise financeira (embora alguns venham!), muitas vezes você pode integrá-los a outras plataformas que oferecem esses recursos.

As informações financeiras não só ajudam você a entender melhor o seu negócio, como também são essenciais para o crescimento e a sustentabilidade.

8. Conformidade tributária

Garantir a conformidade fiscal pode ser uma dor de cabeça, especialmente quando se lida com vários estados ou países.

No entanto, a maioria dos softwares de faturamento oferece várias opções de tributação, o que significa que você pode deixar que o software faça o cálculo automático. Algumas plataformas oferecem até vários tipos diferentes de conformidade fiscal entre os quais você pode escolher!

9. Economia de custos

O software de faturamento não só ajudará você a reduzir custos com pessoal ou terceirização para um contador, mas também liberará seu tempo para que você possa se dedicar à gestão do seu negócio.

A maioria dos softwares de faturamento é classificada de acordo com o tamanho da sua empresa — alguns são até mesmo voltados especificamente para pequenas empresas —, para que você possa atualizá-los conforme necessário.

Esteja ciente de que você deve considerar o negócio que está buscando (bem como o negócio que você tem atualmente) para não perder tempo com o software errado.

10. Acessibilidade e Mobilidade

Como uma pequena empresa, você provavelmente passa mais tempo na estrada do que em sua mesa (se é que você tem uma mesa). Isso significa que você precisa ser capaz de administrar seus negócios em qualquer lugar.

A maioria dos softwares de faturamento atualmente disponíveis no mercado possui aplicativos móveis, capacidade de sincronizar dados entre dispositivos e armazenamento em nuvem, permitindo que você acesse as informações dos seus clientes, faturas anteriores e preços, independentemente de onde você esteja ou do que esteja fazendo.

Por que escolher o Bonsai como seu software de faturamento?

O Bonsai é uma ótima opção para pequenas empresas que desejam otimizar seus processos com um software de faturamento.

Possui uma interface fácil de usar, é ideal para freelancers e pequenas empresas, e também oferece diversos recursos e funcionalidades para empresas um pouco maiores.

Quais são exatamente essas características? Continue lendo para descobrir!

1. Modelos personalizáveis: adaptando a aparência e a sensação

Não tem tempo, dinheiro ou conhecimento para criar suas próprias faturas do zero? Fácil! Basta usar um dos modelos predefinidos do Bonsaie personalizá-los com seu logotipo e as cores da sua marca.

Ainda não está pronto para se inscrever? Acesse a versão de avaliação gratuita de sete dias do Bonsaiou experimente primeiro um dos modelos gratuitos! Temos certeza de que você vai adorar o que verá.

2. Automação: Faturas recorrentes, lembretes de pagamento, etc.

Por que perder tempo com pequenas coisas, quando a automação pode cuidar disso para você? No que diz respeito a faturas recorrentes ou lembretes de pagamento, o Bonsai cuida de tudo para que você nunca mais perca uma fatura.

E, quando se trata de cobrar pagamentos, a Bonsai também pode fazer isso por você.

3. Ferramentas de relatórios: Informações financeiras e visão geral

O Bonsai não é apenas uma plataforma de faturamento — ele também vem com uma variedade de outras ferramentas úteis, incluindo a capacidade de ver rapidamente como está o desempenho financeiro da sua empresa. Isso significa que você poderá armazenar todas as suas informações financeiras em um único local conveniente, mantendo-se informado e deixando seu contador satisfeito.

4. Funcionalidade móvel: faturamento em qualquer lugar

Em movimento? Leve suas faturas com você com o aplicativo móvel da Bonsai!

Sabemos que provavelmente não está preso à sua mesa, então por que o seu software de faturamento deveria estar? Desde que tenha acesso à Internet, pode enviar faturas de qualquer lugar com o Bonsai.

5. Gateways de pagamento seguros: garantindo a confiança do cliente

Ao contrário de outros softwares de faturamento, o Bonsai permite a integração segura de pagamentos em suas faturas. Isso permite que os clientes paguem usando seus cartões Visa, American Express ou outros cartões de crédito ou débito comuns.

Isso não só protege o cliente (os pagamentos com cartão são muito mais seguros do que os pagamentos bancários), garantindo sua confiança em você, como também pode ajudá-lo a receber seus pagamentos mais rapidamente.

Implementação e primeiros passos

Já ouviu o suficiente e está pronto para começar com o Bonsai? É fácil! Siga as etapas descritas abaixo.

Configurando o software

Criação de conta

Você precisará criar uma conta para começar a usar o Bonsai.

Simplesmente:

• Clique no botão“Começar gratuitamente”no canto superior direito da página inicial.
  

• Cadastre-se com o Google ou insira seu endereço de e-mail, nome completo e senha.

Configuração inicial

O Bonsai o levará a um menu de configuração inicial, onde você poderá personalizar sua experiência com a plataforma com base nas necessidades da sua empresa.

Será solicitado que você:

• Em que setor sua empresa atua?
  

• Qual é o nome da sua empresa?
  

• Onde sua empresa opera legalmente?
  

Os países têm regulamentos e restrições diferentes, portanto, certifique-se de preencher essas informações com precisão.

Em seguida, serão feitas algumas perguntas adicionais sobre sua empresa, incluindo:

• A sua empresa está registrada (constituída) ou não registrada?
  

• Em que moeda você cobra seus clientes?
  

• Qual é a sua receita anual estimada?
  

A definição de registrado ou não registrado varia de acordo com o país, mas, em geral, uma empresa registrada tem mais capacidade para contratar funcionários ou vender produtos.

Por fim, perguntará:

• Você trabalha em equipe ou sozinho?
  

• A sua empresa recorre a subcontratados?
  

Depois de preencher todas essas informações, você poderá começar a usar o Bonsai!

Importando dados

O Bonsai permite importar determinados dados, como preços e informações sobre clientes, facilitando o acesso a essas informações quando necessário.

Informações do cliente

Para importar informações de clientes existentes:

• Formate os dados como um arquivo CSV
  

• Certifique-se de incluir o nome do cliente, e-mail e nome da empresa (opcional) em três colunas.
  

Você pode ter quantas linhas de clientes desejar, desde que estejam formatadas corretamente.

E não se preocupe — você não precisará criar um arquivo CSV toda vez que precisar adicionar um cliente! Você pode adicioná-los manualmente diretamente no Bonsai.

Criando sua primeira fatura

Para criar uma fatura:

• No lado esquerdo da página, clique na guia “Faturas”.
  

• Clique no botão verde com a indicação “Criar uma fatura”.
  

• Selecione o tipo de fatura (única, recorrente, etc.), para quem deseja enviá-la e a qual projeto ela está vinculada.
  

Quer ver um exemplo de como é o processo de criação de faturas? Confira este gerador de faturas gratuito!

Personalizando um modelo

Precisa personalizar seu modelo? É fácil carregar uma imagem como plano de fundo para sua fatura ou adicionar o logotipo da sua empresa na parte superior.

Adicionando itens de linha

Adicionar itens de linha é tão simples quanto apontar, clicar e digitar! O modelo irá preencher a primeira linha para você, para que possa ver os campos disponíveis. Você pode:

• Altere as unidades de preço (por exemplo, por dia, por hora, por unidade, etc.) selecionando no menu suspenso em “Preço” e, em seguida, definindo o preço.
  

• Insira os itens do título e adicione breves descrições, se necessário.
  

• Adicione um novo item clicando em “Adicionar nova linha” abaixo do último item da sua fatura.

Incluindo detalhes de pagamento

Para adicionar a funcionalidade de pagamento integrada às suas faturas:

• Clique em “Ativar pagamentos online” abaixo da seção de pagamentos.
  

• Conecte sua conta do PayPal ou Stripe para receber pagamentos com cartão.
  

Se você não quiser fazer isso, não tiver uma conta PayPal ou Stripe, ou quiser que seus clientes tenham outra opção de pagamento, você pode listar instruções de pagamento alternativas na seção “Notas”.

Inscreva-se no Bonsai Invoices e receba seus pagamentos mais rapidamente

Então, agora você já viu as vantagens de usar um software de faturamento como uma pequena empresa — e são muitas! Mas, é claro, nossa principal recomendação é o Bonsai.

Inscrever-se no Bonsai não significa apenas que você terá mais controle sobre suas faturas (e sua pequena empresa em geral), mas também que você terá:

• Faturas profissionais e coesas que não precisam ser criadas do zero
  

• Mais tempo para dedicar às coisas importantes
  

• Acesso a ferramentas de relatórios
  

• A capacidade de lidar com suas faturas em qualquer lugar com o aplicativo Bonsai
  

• Soluções integradas de gateway de pagamento em suas faturas para pagamentos mais rápidos e convenientes.
  

Pronto para começar? Inscreva-se gratuitamente no Bonsai agora e receba mais rapidamente pelos seus serviços!

Fontes

1. https://help.hellobonsai.com/en/articles/476787-what-is-zapier
2. https://www.hellobonsai.com/invoicing
3. https://central.xero.com/s/article/Add-or-adjust-logo-on-invoices-quotes
4. https://help.invoicesimple.com/en/articles/7321712-how-do-i-change-my-invoice-template-and-color
5. https://www.hellobonsai.com/invoicing
6. https://www.hellobonsai.com/a/custom-invoice-template
7. https://www.hellobonsai.com/resources/invoice-generator
8. https://app.hellobonsai.com/users/sign_up