Projektdokumentation meistern: Bedeutung und bewährte Verfahren

Kurz gesagt kann die Projektdokumentation als eine der beiden unverzichtbaren Komponenten des Projektmanagementprozesses angesehen werden, da sie in jeder erfolgreichen Phase des Projektlebenszyklus bereitgestellt werden muss. Es umfasst alle erforderlichen Elemente wie Projektplan, Leistungsbeschreibung und Risikoregister, die zusammen einen reibungslosen Prozessablauf, klare Kommunikation und Verantwortlichkeit für Maßnahmen gewährleisten.

Die Dokumentation umfasst die Erstellung eines detaillierten Projektzeitplans und Projektbudgets in der Planungsphase zu Beginn des Projekts, die Planung und Kontrolle der Projektziele und Projektausgaben während der Projektdurchführung sowie die kontinuierliche Risikokontrolle. Eine ordnungsgemäße Dokumentation schafft einen überzeugenden Business Case für zukünftige Zwecke oder zu Prüfungszwecken.

Einführung in die Projektdokumentation

Für das Management von Projekten sind viele Prozesse erforderlich, darunter unter anderem die Projektinitiierung und -planung, die Durchführung und der Abschluss des Projekts. Alle relevanten Informationen, die später in die Projektabwicklung einfließen müssen, müssen erfasst werden. In diesem Fall wird dies als Projektdokumentation bezeichnet. Dies umfasst Komponenten wie:

• Projektplan: Dies ist eine Beschreibung des Zwecks, der Projektmaßnahmen, Aktivitäten und Zeitpläne.
• Projektkostenmanagement: Zielt darauf ab, grundlegende Elemente der Ausgaben des Projekts im Vergleich zum geplanten Budget zu verwalten.
• Risikomanagement: Dies kann die Vorbereitung des Risikomanagements umfassen und auch einige Risikomanagementtechniken beinhalten.

Die Projektdokumentation ist so detailliert, dass sie eine Leistungsbeschreibung, einen Business Case und eine Projektcharta enthält, in der genau beschrieben wird, wie die weiteren Aktivitäten im Rahmen des Projekts ablaufen werden.

Warum ist die Projektdokumentation wichtig?

Die Projektdokumentation ist ein sehr wichtiger Bestandteil des Projektmanagements und fungiert als Mosaik der Projektgeschichte. Dazu gehören eine Projektcharta, ein Business Case, ein Risikoregister, eine Projektstrukturplanung und vieles mehr. Diese Art der Dokumentation unterstützt das Projektmanagement, indem sie die Erstellung eines Projektmanagementplans, eines Projektzeitplans und von Projektkostenschätzungen ermöglicht.

Darüber hinaus erfüllt es während der Projektentwicklung eine wichtige Funktion, indem es misst, inwieweit die Ausführung den ursprünglichen Plänen entspricht, die Ausgaben kontrolliert und Risiken bewertet. Die Projektdokumentation in einer Organisation stellt außerdem sicher, dass Informationen verfügbar sind und klar präsentiert werden, was die Kommunikation und das Verständnis zwischen den beteiligten Parteien verbessert.

Die Rolle der Projektdokumentation im Projektmanagement

Bezeichnenderweise ist die Projektdokumentation eine administrative Funktion im Projektmanagement. Solche Aufzeichnungen umfassen alle für die Projektplanung und das Kostenmanagement erforderlichen Verfahren, einschließlich der Terminplanung für das Projekt selbst. Diese Dokumentensätze dienen einem einzigen Zweck: Sie sollen sicherstellen, dass der Integrationsprozess des Projekts effizient verläuft.

Während der Projektdurchführung enthalten die Projektsatzung, der Business Case, die Leistungsbeschreibung und andere Dokumente schwer fassbare und wesentliche Details wie vorgeschlagene Projektaufgaben, Schätzungen der finanziellen Ressourcen, Projektziele, Risikofaktoren und Projektbeteiligte. Darüber hinaus helfen Risikomanagement-Tools wie das Risikoregister auch beim Risikomanagementprozess, indem sie auf Gefahren hinweisen und aufzeigen, wie diese gemindert werden können. Somit trägt die Projektdokumentation zur Transparenz, Verantwortlichkeit und Effizienz bei der Verwaltung der Zeit- und Kostenprozesse des Projekts bei.

Begründung für eine ordnungsgemäße Projektdokumentation

Trotz mehrerer Studien zum Dokumentationsprozess versteht es sich von selbst, dass im Projektmanagement eine ordnungsgemäße Projektdokumentation verwendet werden sollte. Eine gute Dokumentation ist ein gutes Kontrollinstrument während des gesamten Projektzyklus, da sie den Arbeitsumfang für jede Aktivität umreißt. Es enthält ausführliche Beschreibungen zu Projektstrukturplänen, Zeitplänen, Kosten und Finanzierungsanforderungen und bietet auch Unterstützung bei nicht trivialen Themen wie Finanz- und Risikomanagement.

Die Existenz und Aufbewahrung detaillierter Dokumente wie der Leistungsbeschreibung, der Projektcharta, des Business Case, des Risikoregisters und anderer Dokumente trägt dazu bei, die Transparenz zu erhöhen, Entscheidungsprozesse zu verbessern und den Zusammenhalt der Stakeholder zu fördern. Darüber hinaus ermöglicht es eine effektive Projektplanentwicklung, schützt vor möglichen Risiken und unterstützt die Kontrolle des Projektbudgets.

Wichtige Bestandteile der Projektdokumentation

In einem organisatorischen Rahmen dient die Projektdokumentation als wesentlicher Faktor des Projektmanagements, ohne den der Lebenszyklus des Projekts als unvollständig gilt. Zunächst müssen in der Projektcharta und im Business Case die wichtigsten Ziele, Kosten und Vorteile des Projekts angegeben werden. 

Danach legen Projektplanungsinstrumente wie ein Projektmanagementplan, der den Projektzeitplan, die Projektarbeitsaufgliederung und das Budget enthält, fest, wie das Projekt in der Ausführungsphase umgesetzt wird.

Weitere Dokumente wie das Risikoregister und die Leistungsbeschreibung sind für die strategische Umsetzung bzw. für die Erstellung ausreichender Kostenschätzungen erforderlich. Eine gut ausgearbeitete Leistungsbeschreibung trägt dazu bei, Ressourcen optimal zu nutzen, indem Doppelarbeit vermieden und die Grenzen des Projekts definiert werden, während das Risikoregister mögliche Risiken aufzeigt und geeignete Maßnahmen zu deren Minderung vorsieht.

Projektcharta

In Organisationen ist die Projektcharta eines der wichtigsten Dokumente des Projektmanagements, da sie in der ersten Phase die wichtigsten Rollen und Aufgaben im Zusammenhang mit dem Projekt definiert. Es bietet einen guten Einblick in die Definitionen des Umfangs sowie in die Aufteilung der Projektarbeit, die durch das Verständnis dieser Auflösung eine Annäherung an alle Phasen eines Prozesses des Projektlebenszyklus ermöglichen.

Dieses Dokument enthält auch allgemeine Informationen zu einer Organisation oder Institution für den Business Case, die Projektkosten und den Zeitplan eines Projekts. Diese sehr wichtigen Teile des Projektplanungsprozesses reduzieren die Risikofaktoren und Kostenfaktoren während und vor der Projektdurchführungsphase.

Das wichtigste Element ist, dass die Projektcharta einem das Risikoregister an die Hand gibt, um offensichtliche Probleme und Unsicherheiten zu erkennen, zu kontrollieren und zu lösen, die den normalen Ablauf des Projekts und damit den Abschluss des Projekts innerhalb der erwarteten Zeit und mit dem erwarteten Erfolg behindern könnten.

Projektplan

In der ersten Phase des Projektmanagements wird die Planungsphase erreicht, in der die Projektcharta, der Projektlebenszyklus, die Projektaufgaben, der Projektzeitplan und das Projektbudget klar dokumentiert werden. Es ist auch wichtig, die Kundenkosten auf dieser Ebene effektiv zu prognostizieren, da Budgetbeschränkungen die optimistisch-realistische, aber realisierbare Entwicklung des Projekts einschränken werden.

Eine Projektcharta, die ein Projekt definiert, wird ebenfalls unter Berücksichtigung des Projektzwecks und der zu erbringenden Leistungen erstellt. Nach Abschluss der Projektplanung beginnt der Risikomanagementprozess mit der Erstellung eines Risikoregisters, in dem die Risiken aufgeführt werden, denen das Projekt vor der Umsetzungsphase ausgesetzt sein könnte.

Projektumfangsdokument

Die Projektumfangserklärung erläutert die verschiedenen wichtigen Schritte, die die Projektmanagementfunktion der Projektholdinggesellschaft umfassen soll. Weitere notwendige Elemente des Teilplans sind die spezifischen Angaben zum Projektplan, eine Auflistung aller Projektaufgaben und der Projektzeitplan mit allen Leistungszeiträumen.

Außerdem ist es offensichtlich, dass der von uns festgelegte Projektlebenszyklus den Anforderungen unserer Kostenmanagementrichtlinien gerecht wird. Es wird dargelegt, wie die Verwaltung der Projektkosten erfolgen und anhand des Budgets analysiert werden soll. Das Risikomanagement hat jedoch ebenfalls Priorität. Ein Risikoregister erfasst alle potenziellen Risiken, die sich auf das Projekt auswirken könnten, in geordneter Weise.

Dieses Projekt setzt die Protokolle um, die in einer ordnungsgemäß ausgearbeiteten Projektsatzung festgelegt sind. Die darin enthaltenen Wirtschaftlichkeitsanalysen werden dann die Durchführbarkeit des Projekts bestätigen.

Projektstrukturplan

Die Projektstrukturplan (WBS) ist ein sehr wesentliches Element im Management des Projekts. Es handelt sich um eine Struktur, die die Arbeit in leicht zu bewältigende Komponenten der Projektaufgaben unterteilt und so ein effektives Projektlebenszyklusmanagement ermöglicht. Die Erstellung der WBS erfolgt in der Projektplanungsphase und ist Teil des Projektplans, um die Projektzeitpläne und -ausgaben so genau wie möglich zu prognostizieren.

Die richtige Anwendung bietet einen Mehrwert bei der Kostenkontrolle und Risikokontrolle und bietet einen Rahmen für die Projektaufgaben in Bezug auf den Business Case und die Leistungsbeschreibung. Es leitet zum Risikoregister weiter, in dem auch die während der eigentlichen Projektdurchführung zu erwartenden Risikofaktoren erfasst werden.

Projektzeitplan

Der Projektzeitplan ist ein sehr wichtiger Aspekt im Projektmanagement. Es umfasst mehrere Aktivitäten, die Aufgaben innerhalb des Projektlebenszyklus ausführen. Der Projektzeitplan ist einer der Bestandteile des Projektmanagementplans, der dazu beiträgt, dass alle Projektaktivitäten innerhalb der vorgegebenen Projektzeit durchgeführt werden. Es handelt sich um einen gut geplanten und strukturierten Projektzeitplan, der für eine effektive Projektplanung und -durchführung von großem Vorteil ist.

Der Basiszeitplan kann durch die Projektcharta, das Projektrisiko und den Arbeitsumfang beeinflusst werden. Die Projektkosten und das Projektbudget spielen ebenfalls eine wichtige Rolle bei der Erstellung des Zeitplans. Auf diese Weise verbessert es das Management der Zuschauerzahlen und Marketingkosten sowie das Risikomanagement und macht den Business Case somit realistisch und praktikabel.

Risikomanagementplan

Der Risikomanagementplan kann als eines der wichtigsten Elemente des Projektmanagementplans bezeichnet werden. Es wird zu Beginn eines Projektlebenszyklus formuliert und ist oft ein Unterabschnitt des Projektplans. Dieser Plan bietet einen Rahmen für die Risikoidentifizierung und -bewertung sowie für die Planung von Risikomaßnahmen im Rahmen einer umfassenden Risikoüberwachung und -kontrolle.

Zu den Aspekten gehören die Identifizierung aller mit dem Projekt verbundenen risikobehafteten Aufgaben, die Einschätzung, inwieweit sich diese Risiken auf den Projektzeitplan und das Kostenmanagement auswirken werden, und schließlich die Beschreibung, wie diese Risiken bewältigt werden sollen. Dies erleichtert die Umsetzung des Projekts wie geplant und innerhalb des festgelegten Budgets.

Die Entwicklung des Risikomanagements fließt auch in die Projektcharta, die Leistungsbeschreibung und den Business Case ein. Dies bestimmt den Gesamterfolg des Projekts, indem sichergestellt wird, dass Schocks und ungerechtfertigte Ausgaben minimiert werden.

Ordnungsgemäße Projektdokumentation: Bewährte Verfahren

Eine gute Projektdokumentation sollte mit einem Projektdokument beginnen, das unter anderem den Hintergrund des Projekts, die Projektziele, die Zielgruppe, die Projektleistungen, die Projektmaßnahmen, den Zeitplan und die Projektkosten enthält. 

Die Bedeutung des Kommunikationskanals, der Projektsteuerung und des Projektlebenszyklus selbst wird erhöht. Eine durch eine genehmigte Projektcharta und einen genehmigten Business Case ergänzte Projektbeschreibung zeigt, wie das Projekt funktionieren soll und wie es sich in die Organisation einfügt.

Darüber hinaus ist das Risikomanagement insbesondere in der Projektentwicklungsphase von großer Bedeutung. Ein Risikoregister ist eine präventive Methode zur Identifizierung, Einschätzung und Steuerung von Risiken, die sich auf das Projekt auswirken könnten. Abschließend sei angemerkt, dass die Kostenkontrolle bei der Verwaltung des Projekts und des Budgets, der Kontrolle der Projektausgaben und der Sicherstellung, dass die Projektziele erreicht und die Haushaltsvorschriften eingehalten werden, unerlässlich ist.

Wie man verhindert, dass die Dokumentation zu umfangreich wird

Im Projektmanagement sollte eine ordnungsgemäße Dokumentation verfügbar sein, die einfach und auf den Punkt gebracht ist, um einen klar erkennbaren Weg für den Projektzyklus aufzuzeigen. Dies zeigt, worum es in dem Projektplan geht, wann das Projekt stattfinden wird und wie viel das Projekt kosten wird, wodurch eine ordnungsgemäße Projektplanung und Projektkostenkontrolle verbessert wird.

Wichtige Dokumente, insbesondere die Projektcharta, die Geschäftsbegründung und die Umfangsbeschreibung, sind in diesem Zusammenhang für die Durchführung des Projekts von besonderer Bedeutung. Noch wichtiger ist, dass die Überwachung der Risiken vollständig erfolgt, das Risikoregister gut geführt wird, die Projektaktivitäten geplant sind, die Kosten im Zusammenhang mit der Projektdurchführung berücksichtigt werden und das Projekt weiterhin fokussiert bleibt.

Einheitlichkeit in der Dokumentation erreichen

Der Erfolg im Projektmanagement während des gesamten Projektlebenszyklus hängt davon ab, wie konsequent diese Praktiken angewendet werden. Es hilft bei der Erstellung eines sinnvollen und realisierbaren Projektplans, der angibt, wie viel das Projekt kosten wird, wie lange es dauern wird und welche Aktivitäten durchgeführt werden sollen. Eine konsistente Dokumentation hilft außerdem beim Kostenmanagement und Risikomanagement und erleichtert somit die Ausführungsphase des Projekts.

Andere grundlegende Dokumente wie die Projektcharta, der Business Case und die Leistungsbeschreibung müssen ebenfalls diese Konsistenz aufweisen. Dies verbessert das Verständnis der Dokumente und minimiert somit Fehler bei der Projektplanung. Die Beibehaltung des gleichen Formats für die Führung eines Risikoregisters hilft auch dabei, Projektrisiken im Laufe der Projektdurchführung zu erkennen und zu kontrollieren.

Aktualisierung anderer Dokumente bei Bedarf

Um eine ordnungsgemäße Verwaltung eines Projekts zu gewährleisten, ist es wichtig, die Projektdokumente während des Projektlebenszyklus nach Bedarf zu aktualisieren. Dazu gehören Dokumente wie der Projektplan, der Projektzeitplan, das Projektbudget, das Risikoregister und viele andere. Solche regelmäßigen Überprüfungen tragen zur Kostenkontrolle, Risikokontrolle und Fortschrittsüberwachung der Arbeitsaufgaben bei.

Während der Projektdurchführungsphase können Änderungen an der Projektcharta, dem Business Case und der Leistungsbeschreibung vorgenommen werden, sodass alle erforderlichen Unterlagen diese Änderungen korrekt widerspiegeln. Daher ist es Aufgabe des Managements, dafür zu sorgen, dass diese Änderungen vorgenommen werden, um Inkonsistenzen und Unklarheiten zu vermeiden.

Eine ordnungsgemäße Projektmanagemententscheidung umfasst die ordnungsgemäße und korrekte Erstellung der Ausgangsunterlagen sowie die kontinuierliche Überarbeitung dieser Unterlagen, da Projekte und die Kosten von Projektaktivitäten dynamischer Natur sind.

Werkzeug für eine effektive Projektdokumentation

Eine effektive Projektdokumentation ist eine wichtige Anforderung des Projektmanagements. Dies verbessert die Transparenz und das Verständnis aller Beteiligten während der gesamten Projektlaufzeit. Das Verständnis der Projektcharta, des Business Case und der Umfangsbeschreibung ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Hier werden die Ziele und Vorgaben sowie der wirtschaftliche Nutzen und die zu erledigenden Arbeiten festgelegt.

Weitere wichtige Instrumente der Projektdokumentation sind der Projektplan und der Projektzeitplan. Sie legen die Projektaktivitäten, Phasen und die für die Fertigstellung wichtiger Arbeiten erforderliche Zeit fest. Die Projektkostenelemente und das Risikomanagement umfassen eine integrierte Lösung: einen geeigneten Kostenmanagementplan, die Mittelzuweisung im Projektbudget und ein dokumentiertes Verfahren zur Identifizierung und Steuerung von Risiken.

Diese Dokumente erleichtern die effiziente Planung und Umsetzung des Projekts und bieten wichtige Leitlinien und Kontrollmaßnahmen.

Bonsai: Das beste Tool zur Projektdokumentation

Bonsai ist auf jeden Fall einen Blick wert, wenn Sie auf der Suche nach einer erstklassigen Lösung für die Projektdokumentation sind. Bonsai ist ein hervorragendes Projektmanagement-Tool, mit dem Sie alle Ihre Projektinformationen an einem Ort zentralisieren können. Es bietet eine umfassende Reihe von Funktionen, die alle Aspekte des Projektmanagements abdecken. Mit Bonsai können Sie Ihr Projektbudget ganz einfach verwalten, Ausgaben im Blick behalten und die finanzielle Kontrolle behalten.

Die Aufgabenverwaltung ist optimiert, sodass Sie Aufgaben effizient zuweisen, überwachen und erledigen können. Die Zeitleistenfunktion hilft Ihnen dabei, den Zeitplan einzuhalten, indem sie Ihnen einen klaren Überblick über die Meilensteine und Fristen des Projekts verschafft. Die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern wird durch die gemeinsame Ansichtsfunktion von Bonsai vereinfacht, die sicherstellt, dass alle auf dem gleichen Stand sind und effektiv beitragen können.

Bonsai umfasst ein Kundenportal, ein wertvolles Tool für den Austausch von Dokumenten und Updates mit Kunden. Dieses Portal hält Kunden auf dem Laufenden und fördert die Kommunikation und Zufriedenheit.

Ganz gleich, ob Sie ein kleines Projekt oder einen groß angelegten Betrieb verwalten – Bonsai stattet Sie mit den Tools aus, die Sie benötigen, um die Produktivität zu steigern, Arbeitsabläufe zu optimieren und Projekte erfolgreich abzuschließen. Seine benutzerfreundliche Oberfläche und leistungsstarken Funktionen machen es zur besten Wahl für das Projektmanagement.

Häufige Fehler in der Projektdokumentation und ihre Lösungen

Unzureichende Vorbereitung und schlechte Dokumentation von Prozessen, fehlende Informationen und das Versäumnis, Dokumente bei Änderungen anzupassen, gehören zu den häufigsten Fehlern in der Projektdokumentation. Diese können durch eine angemessene Planung und Kontrolle des Projektmanagements vermieden werden. Zu Beginn des Projektlebenszyklus ist es unerlässlich, den Arbeitsumfang, die Projektfinanzen und den Zeitplan des Projekts zu skizzieren.

Auch während der Projektdurchführungsphase ist es wichtig, dass jede Abweichung vom Umfangsbeschreibung oder Risikoregister geändert und dokumentiert wird. Es sollten Ansätze zur Kostenkontrolle und Risikominderung definiert und umgesetzt werden, damit Projektkosten und mögliche Gefahren rechtzeitig erfasst und behandelt werden können.

Fazit: Der Einfluss einer effektiven Projektdokumentation auf den Projekterfolg

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine effektive Projektdokumentation für den Erfolg eines Projekts von großer Bedeutung ist. Es dient als Informationsquelle und auch als Orientierungshilfe, vor allem während der Durchführung des Projekts. Diese Projektmanagementdokumente wie Projektplan, Risikoregister, Kostenmanagement usw. werden mit der Absicht verwendet, Missverständnisse zwischen den Beteiligten zu beseitigen oder zumindest zu minimieren, Offenheit und Kommunikation zu fördern und einen Business Case zu erreichen und aufrechtzuerhalten. Dadurch verbessert es nicht nur den Projektlebenszyklus, sondern auch die Effizienz und Produktivität des Projekts und führt somit zu guten Ergebnissen.