Dominar la documentación de proyectos: importancia y mejores prácticas

En resumen, la documentación del proyecto puede considerarse uno de los dos componentes inevitables del proceso de gestión de proyectos, ya que debe proporcionarse en cualquier etapa exitosa del ciclo de vida del proyecto. Incorpora todos los elementos necesarios, como el plan del proyecto, la declaración del alcance y el registro de riesgos, que en conjunto garantizan un flujo de procesos fluido, la claridad de las comunicaciones y la responsabilidad de las acciones.

La documentación consiste en preparar un calendario detallado y un presupuesto del proyecto en la fase de planificación inicial, planificar y controlar los objetivos y los gastos del proyecto durante su ejecución, y controlar los riesgos de forma continua. Una documentación adecuada crea un caso de negocio convincente para fines futuros o de auditoría.

Introducción a la documentación del proyecto

La gestión de proyectos requiere muchos procesos, como la iniciación y planificación del proyecto, la ejecución y el cierre del proyecto, entre otros. Se debe recopilar toda la información relevante que posteriormente se incluirá en la entrega de un proyecto, en este caso denominada documentación del proyecto. Esto incluye componentes tales como:

• Plan del proyecto: Descripción del propósito, las acciones, las actividades y los plazos del proyecto.
• Gestión de costes del proyecto: busca gestionar los elementos básicos de los gastos del proyecto en comparación con el presupuesto previsto.
• Gestión de riesgos: Esto puede implicar la preparación de la gestión de riesgos y también incluir algunas técnicas de gestión de riesgos.

La documentación del proyecto es tan detallada en su descripción que incluye una declaración del alcance, un caso de negocio y un acta fundacional del proyecto que detalla cómo se llevarán a cabo las actividades futuras del proyecto.

¿Por qué es importante la documentación del proyecto?

La documentación del proyecto es un objetivo muy importante de la gestión de proyectos y actúa como un mosaico de la historia de un proyecto. Esto incluye un acta de constitución del proyecto, un estudio de viabilidad, un registro de riesgos, una estructura de desglose del trabajo y mucho más. Este tipo de documentación respalda la gestión de proyectos al permitir la creación de un plan de gestión del proyecto, un calendario del proyecto y estimaciones de los costes del proyecto.

Además, cumple una función fundamental durante el desarrollo del proyecto al medir en qué medida la ejecución se ajusta a los planes iniciales, controlar los gastos y evaluar los riesgos. La documentación del proyecto en una organización también garantiza que la información se facilite y presente con claridad, lo que mejora la comunicación y el entendimiento entre las partes implicadas.

El papel de la documentación del proyecto en la gestión de proyectos

Es importante destacar que la documentación del proyecto es una función administrativa dentro de la gestión de proyectos. Estos registros constituyen todos los procedimientos necesarios para la planificación del proyecto y la gestión de costes, incluida la programación del propio proyecto. Estos conjuntos de documentos existen con un único propósito: garantizar que el proceso de integración del proyecto sea eficiente.

Durante la ejecución del proyecto, el acta constitutiva del proyecto, el caso de negocio, la declaración del alcance y otros documentos contienen detalles tan elusivos y sustanciales como las tareas propuestas para el proyecto, las estimaciones de recursos financieros, los objetivos del proyecto, los factores de riesgo y las partes interesadas en el proyecto. Además, las herramientas de gestión de riesgos, como el registro de riesgos, también ayudan en el proceso de gestión de riesgos al señalar las amenazas y cómo se pueden mitigar. Por lo tanto, la documentación del proyecto contribuye a la visibilidad, la rendición de cuentas y la eficiencia en la gestión de los procesos de tiempo y costes del proyecto.

Justificación para una documentación adecuada del proyecto

A pesar de los numerosos estudios realizados sobre el proceso de documentación, no hace falta decir que en la gestión de proyectos se debe utilizar una documentación adecuada. Una buena documentación es una buena herramienta de control a lo largo del ciclo de un proyecto, ya que describe el alcance del trabajo de cada actividad. Ofrece descripciones detalladas sobre la estructura de desglose del trabajo, los plazos, los costes y los requisitos de financiación, y también proporciona asistencia en cuestiones no triviales, como la gestión financiera y de riesgos.

La existencia y conservación de documentos detallados, como la declaración del alcance, el acta constitutiva del proyecto, el estudio de viabilidad y el registro de riesgos, entre otros, contribuye a aumentar la transparencia, mejorar los procesos de toma de decisiones y promover la cohesión entre las partes interesadas. Además, permite desarrollar de manera eficaz el calendario del proyecto, protege contra los riesgos que puedan surgir y facilita el control del presupuesto del proyecto.

Componentes importantes de la documentación del proyecto

En un marco organizativo, la documentación del proyecto constituye un factor esencial de la gestión del proyecto, sin el cual el ciclo de vida del proyecto se considera incompleto. En primer lugar, el acta constitutiva del proyecto y el estudio de viabilidad deben indicar los objetivos clave, los costes y los beneficios del proyecto. 

A continuación, los instrumentos de planificación del proyecto, como el plan de gestión del proyecto, que presenta el calendario del proyecto, la estructura de desglose del trabajo del proyecto y el presupuesto, determinan cómo se llevará a cabo el proyecto en la fase de ejecución.

Se necesitan más documentos, como el registro de riesgos y la declaración de alcance, para la ejecución estratégica y para proporcionar estimaciones suficientes de los costes, respectivamente. Una declaración de alcance bien diseñada ayuda a aprovechar al máximo los recursos, ya que evita la duplicación de esfuerzos y define los límites del proyecto, mientras que el registro de riesgos destaca los posibles riesgos y establece las medidas adecuadas para mitigarlos.

Estatutos del proyecto

En las organizaciones, el acta constitutiva del proyecto es uno de los documentos clave de la gestión de proyectos, ya que define las principales funciones y tareas asociadas al proyecto en la primera fase. Proporciona una buena visión general de las definiciones del alcance, así como del desglose del trabajo del proyecto, lo que, al comprenderlo, permite aproximarse a todas las fases que debe seguir un proceso del ciclo de vida del proyecto.

Este documento también recoge la información general de una organización o institución para el caso de negocio, el coste del proyecto y los esquemas temporales de un proyecto. Estas partes tan importantes del proceso de planificación del proyecto reducen los factores de riesgo y los factores de coste durante y antes de la fase de ejecución del proyecto.

El elemento más significativo es que el acta constitutiva del proyecto proporciona un registro de riesgos que ayuda a detectar, controlar y resolver los problemas y las incertidumbres evidentes que pueden obstaculizar el desarrollo normal del proyecto y, por lo tanto, su finalización en el plazo previsto y con éxito.

Plan del proyecto

En la primera etapa de la gestión del proyecto, se alcanza la fase de planificación, en la que se documentan claramente el acta constitutiva del proyecto, el ciclo de vida del proyecto, las tareas del proyecto, el calendario del proyecto y el presupuesto del proyecto. También es importante prever los costes para los clientes de forma eficaz a este nivel, ya que las preocupaciones presupuestarias limitarán el desarrollo optimista, realista y viable del proyecto.

También se prepara un documento constitutivo del proyecto en el que se define el mismo, teniendo en cuenta su finalidad y los resultados esperados. Una vez finalizada la planificación del proyecto, comienza el proceso de gestión de riesgos mediante la elaboración de un registro de riesgos en el que se indican los riesgos a los que puede enfrentarse el proyecto antes de la fase de ejecución.

Project scope statement

La declaración del alcance del proyecto explica los distintos pasos clave que debe incluir la función de gestión de proyectos de la sociedad gestora del proyecto. Otros elementos necesarios del subplan incluyen los específicos del plan del proyecto, enumerando todas las tareas del proyecto y el calendario del proyecto, que indica todos los periodos de ejecución.

Además, es evidente que el ciclo de vida del proyecto que tenemos establecido satisfará los requisitos de nuestras políticas de gestión de costes. Establece cómo se gestionarán los costes del proyecto y cómo se analizarán en relación con el presupuesto. Sin embargo, la gestión de riesgos también es una prioridad; un registro de riesgos se encarga de todos los riesgos potenciales que pueden afectar al proyecto de forma ordenada.

Este proyecto implementa los protocolos que se elaboran en un estatuto del proyecto debidamente desarrollado. Las evaluaciones del caso de negocio incluidas en él determinarán entonces la viabilidad del proyecto.

Estructura de desglose del trabajo

La estructura de desglose del trabajo (WBS) es un elemento muy esencial en la gestión del proyecto. Es una estructura que divide el trabajo en componentes fácilmente gestionables de las tareas del proyecto, lo que facilita una gestión eficaz del ciclo de vida del proyecto. La elaboración del WBS se lleva a cabo en la fase de planificación del proyecto y forma parte del plan del proyecto con el fin de prever los plazos y los gastos del proyecto con la mayor precisión posible.

Su uso adecuado añade valor durante el control de costes y riesgos, y proporciona un marco para las tareas del proyecto en relación con el caso de negocio y la declaración del alcance. Redirige al registro de riesgos, que también mantiene un registro de los elementos de riesgo previstos durante la fase de ejecución real del proyecto.

Calendario del proyecto

El calendario del proyecto es un aspecto muy importante en la gestión de proyectos. Realiza varias actividades que forman parte del ciclo de vida del proyecto. El calendario del proyecto es uno de los componentes del plan de gestión del proyecto que ayuda a garantizar que todas las actividades del proyecto se realicen dentro del plazo especificado. Se trata de un calendario de proyecto bien planificado y estructurado, lo que supone una ventaja a la hora de planificar y ejecutar proyectos de forma eficaz.

El calendario base puede verse afectado por el acta constitutiva del proyecto, los riesgos del proyecto y el alcance del trabajo. Los costes y el presupuesto del proyecto también desempeñan un papel importante en la elaboración del calendario. De esta manera, mejora la gestión de la audiencia y los costes de marketing, así como la gestión de riesgos, lo que hace que el caso de negocio sea realista y práctico.

Plan de gestión de riesgos

El plan de gestión de riesgos puede describirse como uno de los elementos más importantes del plan de gestión del proyecto. Se formula durante el inicio del ciclo de vida de un proyecto y suele ser una subsección del plan del proyecto. Este plan proporciona un marco para la identificación y evaluación de riesgos, así como para la planificación del tratamiento de riesgos dentro de un sistema integral de supervisión y control de riesgos.

Algunos de los aspectos incluyen la identificación de todas las tareas de riesgo que implica el proyecto, la estimación del grado en que esos riesgos afectarán al calendario del proyecto y a la gestión de costes y, por último, la descripción de cómo se van a gestionar esos riesgos. Esto facilita la implementación del proyecto según lo previsto y dentro del presupuesto estipulado.

El desarrollo de la gestión de riesgos también influye en el acta constitutiva del proyecto, la declaración del alcance y el caso de negocio. Esto determina el éxito general del proyecto al garantizar que se minimicen los impactos negativos y los gastos injustificados.

Documentación adecuada del proyecto: mejores prácticas

Toda buena documentación de proyecto debe comenzar con un documento de proyecto, que contenga, entre otros, los antecedentes del proyecto, los objetivos del proyecto, el grupo destinatario, los resultados del proyecto, las acciones del proyecto, los plazos del proyecto y los costos del proyecto. 

Se destaca la importancia del canal de comunicación, el control del proyecto y el ciclo de vida del proyecto en sí. Una declaración del alcance complementada con un estatuto del proyecto aprobado y un caso de negocio aprobado muestra cómo se pretende que funcione el proyecto y cómo encaja en la organización.

Además, la gestión de riesgos también es importante, especialmente en la fase de desarrollo del proyecto. Un registro de riesgos es un método preventivo para identificar, estimar y gestionar los riesgos que pueden afectar al proyecto. Por último, es necesario controlar los costes en la administración del proyecto y el presupuesto, controlar los gastos del proyecto y garantizar que se alcancen los resultados previstos y se cumplan las disposiciones presupuestarias.

Cómo evitar que la documentación resulte abrumadora

En la gestión de proyectos, debe disponerse de documentación adecuada, que sea sencilla y directa, a fin de tener una ruta visible a seguir en el ciclo del proyecto. Esto muestra en qué consiste el plan del proyecto, cuándo se llevará a cabo y cuánto costará, lo que mejora la planificación adecuada del proyecto y el control de los costes del mismo.

Los documentos importantes, especialmente el acta constitutiva del proyecto, la justificación comercial y la declaración del alcance, son particularmente importantes en este sentido cuando se trata de la ejecución del proyecto. Más importante aún, se lleva a cabo un seguimiento completo de los riesgos, se mantiene un registro de riesgos bien actualizado, se planifican las actividades del proyecto, se contabilizan los costes cercanos a la ejecución del proyecto y este se mantiene centrado.

Lograr la uniformidad en la documentación

El éxito en la gestión de proyectos a lo largo de todo su ciclo de vida depende de la coherencia de estas prácticas. Ayuda a formular un plan de proyecto sensato y viable que indique cuánto costará el proyecto, cuánto tiempo llevará y qué actividades se llevarán a cabo. Además, una documentación coherente ayuda en la gestión de costes y riesgos, lo que facilita la fase de ejecución del proyecto.

Otros documentos fundamentales, como el acta fundacional del proyecto, el caso de negocio y la declaración del alcance, también deben presentar esta coherencia. Esto mejorará la comprensión de los documentos, minimizando así los errores en la planificación del proyecto. Mantener el mismo formato para llevar un registro de riesgos también ayudará a descubrir y controlar los riesgos del proyecto durante su ejecución.

Actualizar otros documentos cuando sea necesario.

Para garantizar la gestión adecuada de un proyecto, es importante actualizar los documentos del proyecto según sea necesario dentro del ciclo de vida del mismo. Esto incluye documentos como el plan del proyecto, el calendario del proyecto, el presupuesto del proyecto, el registro de riesgos y muchos otros. Estas revisiones periódicas ayudan a controlar los costes, los riesgos y el progreso de las tareas de trabajo.

Durante la fase de ejecución del proyecto, es posible que se realicen modificaciones en el acta constitutiva del proyecto, el caso de negocio y la declaración del alcance, por lo que toda la documentación necesaria debe reflejar con precisión dichos cambios. Por consiguiente, corresponde a la dirección velar por que se introduzcan estos cambios a fin de evitar incoherencias y ambigüedades.

Una gestión adecuada de proyectos incluye la preparación correcta y adecuada de los documentos iniciales, así como la revisión continua de dichos documentos, ya que los proyectos y los costes de las actividades del proyecto son de naturaleza dinámica.

Herramienta para la documentación eficaz de proyectos

La documentación eficaz del proyecto es un requisito fundamental de la gestión de proyectos. Esto mejora la claridad y la comprensión de todas las partes interesadas durante toda la vida útil del proyecto. También es fundamental comprender el acta fundacional del proyecto, el caso de negocio y la declaración del alcance. Esto identifica las metas y los objetivos, así como el beneficio económico y el trabajo que hay que realizar.

Otras herramientas importantes en la documentación del proyecto son el plan del proyecto y el calendario del proyecto. Especifican las actividades del proyecto, las fases y el tiempo necesario para completar el trabajo significativo. Los elementos de costes del proyecto y la gestión de riesgos incluyen una solución integrada: un plan adecuado de gestión de costes, la asignación de fondos en el presupuesto del proyecto y un procedimiento documentado para identificar y gestionar los riesgos.

Estos documentos facilitan la planificación y ejecución eficientes del proyecto, proporcionando directrices y medidas de control esenciales.

Bonsai: La mejor herramienta para documentar proyectos

Si estás buscando una solución de documentación de proyectos de primera categoría, sin duda merece la pena echarle un vistazo a Bonsai. Bonsai es una excelente herramienta de gestión de proyectos diseñada para centralizar toda la información de tus proyectos en un solo lugar. Ofrece un conjunto completo de funciones que cubren todos los aspectos de la gestión de proyectos. Con Bonsai, puedes gestionar fácilmente el presupuesto de tu proyecto, llevar un control de los gastos y garantizar el control financiero.

La gestión de tareas se ha optimizado, lo que le permite asignar, supervisar y completar tareas de manera eficiente. La función de línea de tiempo te ayuda a mantenerte al día con el calendario, proporcionando una visión clara de los hitos y plazos del proyecto. La colaboración con los miembros del equipo se simplifica gracias a la función de vista compartida de Bonsai, que garantiza que todos estén en sintonía y puedan contribuir de manera eficaz.

Bonsai incluye un portal para clientes, una valiosa herramienta para compartir documentos y actualizaciones con los clientes. Este portal mantiene a los clientes informados y comprometidos, promueve una mejor comunicación y satisfacción.

Tanto si gestionas un proyecto pequeño como una operación a gran escala, Bonsai te proporciona las herramientas necesarias para mejorar la productividad, optimizar los flujos de trabajo y alcanzar el éxito en tus proyectos. Su interfaz fácil de usar y sus potentes funciones lo convierten en la mejor opción para la gestión de proyectos.

Errores comunes en la documentación de proyectos y sus soluciones

Entre los errores más comunes en la documentación de proyectos se encuentran la preparación inadecuada y la documentación deficiente de los procesos, la falta de información y la no modificación de los documentos cuando se producen cambios. Esto se puede evitar siguiendo una planificación y unos controles adecuados de la gestión del proyecto. Al inicio del ciclo de vida del proyecto, es imprescindible definir el alcance del trabajo, las finanzas del proyecto y los plazos del mismo.

Asimismo, durante la fase de ejecución del proyecto, es importante que cualquier desviación respecto a la declaración del alcance o al registro de riesgos se modifique y documente. Deben definirse y aplicarse enfoques tanto para el control de los costes como para la mitigación de los riesgos, de modo que los gastos del proyecto y los posibles peligros se registren y se aborden a tiempo.

Conclusión: El impacto de una documentación eficaz en el éxito de los proyectos

En conclusión, una documentación eficaz del proyecto es muy importante para el éxito del mismo. Actúa como fuente de información y también como herramienta de orientación, principalmente durante la ejecución del proyecto. Estos documentos de gestión de proyectos, como el plan del proyecto, el registro de riesgos, la gestión de costes, etc., se utilizan con la intención de eliminar o, al menos, minimizar los malentendidos entre las partes interesadas, fomentar la transparencia y la comunicación, y también lograr y mantener un caso de negocio. De este modo, no solo mejora el ciclo de vida del proyecto, sino también la eficiencia y la productividad del mismo, lo que se traduce en buenos resultados.