So erstellen Sie eine E-Mail-Signatur in 8 Schritten

Die elektronische Kommunikation ist fest in unserer Geschäftswelt verankert und neben Vertragsvorlagen und Arbeitsumfangvorlagen eines der leistungsstärksten Werkzeuge für Freiberufler. Wir investieren Zeit und Energie, um sicherzustellen, dass der Inhalt unserer E-Mail-Kommunikation unter anderem professionell, klar und zeitnah ist.

Schließlich sind die E-Mails, die wir versenden, das Aushängeschild unseres Unternehmens.

Aber wie viele von uns denken genauso über die Signatur in unseren E-Mails?

Eine professionelle E-Mail-Signatur ist genauso wichtig wie alle anderen Komponenten einer Marke. Schließlich können jeden Tag Hunderte von Menschen diese E-Mails lesen.

Wir müssen also Zeit und Energie investieren, um sicherzustellen, dass unsere Unterschrift auch das richtige Image für unser Unternehmen vermittelt.

Sie fragen sich vielleicht:

Wie erstellt man eine persönliche E-Mail-Signatur richtig? Was sind die wesentlichen Elemente?

Wir helfen Ihnen mit acht Schritten zur Erstellung der idealen E-Mail-Signatur.

1. Legen Sie Ziele für Ihre Unterschrift fest

Das mag für etwas, das so einfach erscheint wie eine E-Mail-Signatur, übertrieben klingen, aber es ist wichtig, einige wichtige Ziele für Ihre persönliche E-Mail-Signatur zu berücksichtigen.

Überlegen Sie sich zunächst, wer die Zielgruppe für die meisten Ihrer E-Mails ist. Sind es beispielsweise Kunden, potenzielle Kunden oder Investoren?

Sobald Sie dies festgelegt haben, überlegen Sie sich, welche wichtigen Informationen Sie diesen Empfängern mitteilen möchten. Man kann ihnen nicht alles in einer Signatur mitteilen. Was sind also die wichtigsten Botschaften, die Sie vermitteln möchten?

Es könnte sich um Informationen zu Ihrem neuesten Buch oder E-Book handeln. Vielleicht möchten Sie Ihre Freelancer-Portfolio-Website hervorheben.

Das unmittelbarste Ziel der Signatur besteht darin, Professionalität zu vermitteln, den Empfängern einen Ort zu bieten, an dem sie Ihre Kontaktinformationen erhalten, und sie über Website- oder Social-Media-Links mit Ihrer Marke in Kontakt zu bringen.

Überlegen Sie sich Ihre Ziele und behalten Sie diese im Hinterkopf, während Sie die restlichen Überlegungen durchgehen.

2. Machen Sie es nicht zu kompliziert.

Auch wenn es verlockend sein mag, alle Informationen zu Ihrem Unternehmen in die Signatur aufzunehmen, ist es besser, diese einfach zu halten. Drei oder vier Zeilen Text reichen aus.

Geben Sie die Informationen an, die die Leute wirklich brauchen – Ihren Namen, Ihre Position (falls relevant), den Namen des Unternehmens und eine Telefonnummer. Wenn Sie Ihre elektronische Signatur anfügen müssen, können Sie einen Online-Signaturgenerator verwenden.

Wenn eine physische Adresse für Ihre Kunden nützlich sein könnte, können Sie diese ebenfalls angeben. Wenn ein Kunde jedoch niemals Ihr Büro aufsuchen muss, ist es nicht erforderlich, eine Adresse anzugeben.

Das Gleiche gilt für Telefonnummern. Wird ein Kunde jemals Ihre Faxnummer benötigen? Benötigt der Kunde eine Festnetznummer und eine Handynummer?

Sie sollten nicht alle Informationen über Ihr Unternehmen angeben. Entscheide dich für das Wichtigste und mach das.

Was zusätzliche Inhalte über die grundlegenden Geschäftsinformationen hinaus betrifft, lesen Sie weiter.

3. Überlegen Sie sich andere Inhalte sorgfältig

Nach diesen grundlegenden Inhalten gibt es noch einige weitere Komponenten, die Sie einbeziehen können:

Wenn Ihre Website ein wichtiger Bestandteil Ihres Unternehmens ist, können Sie einen direkten Link zur Website einfügen. Dadurch können Kunden auch auf weitere Informationen zum Unternehmen zugreifen, beispielsweise auf die physische Adresse, falls sie diese benötigen, oder auf die Faxnummer.

Wenn Sie ein Produkt oder einen Inhalt haben, der Ihre Fachkompetenz unterstreicht, fügen Sie einen Link mit einer kurzen Erklärung hinzu. Zum Beispiel:

• Autor des Bestseller-E-Books „Wie man eine professionelle E-Mail-Signatur verfasst”
• Lesen Sie hier meinen neuesten Blogbeitrag – aber denken Sie daran, ihn auf dem neuesten Stand zu halten!

Wenn Sie die Anzahl der Abonnenten Ihres Newsletters oder Blogs erhöhen möchten, können Sie einen Aufruf zum Handeln mit einem Button zum Anmelden einfügen.

Noch einmal: Wählen Sie nicht alle drei aus! Wenn eine davon zu den Zielen Ihres Unternehmens und zu Ihrer Handschrift passt, verwenden Sie sie. Aber nur eins.

4. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse nicht an.

Hier ist der Clou:

Die Leute lesen eine E-Mail von Ihnen. Sie benötigen also keine E-Mail-Adresse. Sie können einfach auf „Antworten“ klicken, wenn sie Ihnen eine E-Mail senden möchten.

Kümmern Sie sich also nicht um diesen überflüssigen Inhalt.

5. Bitte soziale Medien einbeziehen

Wenn Sie in den sozialen Medien aktiv sind und dies ein wichtiger Teil Ihres Geschäfts ist, fügen Sie Schaltflächen mit Links zu Ihren aktiven Social-Media-Profilen hinzu.

Einige Social-Media-Seiten können für Ihr Unternehmen wichtiger sein als andere, daher können Sie auswählen, welche am relevantesten sind, oder alle einbeziehen.

6. Überlegen Sie gut, bevor Sie Ihr Logo verwenden.

Auch wenn es naheliegend erscheint, das Logo Ihres Unternehmens einzufügen, ist dies nicht immer eine gute Idee.

Das Laden des Logos kann beispielsweise einige Zeit dauern, was zu Frustration führen kann. Je nach den technischen Gegebenheiten Ihres Empfängers kann das Logo als Anhang angezeigt werden.

Das kann sich letztendlich als kontraproduktiv für Ihre Marke erweisen, insbesondere wenn Ihre E-Mail ein angehängtes Dokument enthält, das der Empfänger lesen soll. Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung als Freiberufler oder ein Angebot versenden, können zwei Anhänge die Sache komplizieren.

Das Gleiche gilt für ein Foto von dir selbst. Wenn Sie sich entscheiden, ein Logo oder ein Foto einzufügen, fügen Sie nicht beides ein! Dadurch wird Ihre Unterschrift zu unübersichtlich.

Anstelle des Logos sollten Sie lieber eine oder zwei Farben aus Ihrem Logo verwenden und die Schriftart und den Schrifttyp des Logos übernehmen – sofern diese nicht zu komplex sind.

7. Stellen Sie sicher, dass es auf Mobilgeräten funktioniert.

Wie bei allem, was Sie heute in einer elektronischen Umgebung tun, müssen Sie sicherstellen, dass es mit Mobilgeräten kompatibel ist.

Vermeiden Sie Signaturen, die zu lang oder zu breit sind oder deren Laden zu lange dauert. Testen Sie es auf mehreren Mobilgeräten. Heutzutage benutzt jeder ein Smartphone, auch für geschäftliche Zwecke.

8. Machen Sie es jedes Mal gleich.

Nachdem Sie nun Ihre Inhalte festgelegt haben, hilft Ihnen ein E-Mail-Signatur-Generator dabei, eine professionelle E-Mail-Signatur zu erstellen, die für jede einzelne Nachricht gleich ist.

Ein E-Mail-Signatur-Generator sorgt dafür, dass das Design ausgewogen ist, die Schriftart einheitlich ist und Leerzeichen effektiv genutzt werden. Die verschiedenen Elemente der persönlichen E-Mail-Signatur werden klar voneinander getrennt sein, und die Signatur wird professionell aussehen.

Abschließende Gedanken

Jedes Unternehmen verschickt täglich Hunderte, wenn nicht Tausende von E-Mails. Sie können von automatisch generierten Nachrichten als Antwort auf eine Newsletter-Anmeldung bis hin zu personalisierten Nachrichten an potenzielle Kunden reichen.

Daher ist der Inhalt jeder E-Mail für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung, und die E-Mail-Signatur bildet dabei keine Ausnahme.

Das Tag am Ende Ihrer E-Mails sendet eine Nachricht an alle, die Ihre Nachricht lesen. Tatsächlich kann sie manchmal sogar wichtiger sein als die Botschaft selbst.

Unsere acht Schritte zur Erstellung der idealen E-Mail-Signatur sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen jederzeit den besten Eindruck hinterlässt.