Cómo crear una firma de correo electrónico en 8 pasos

La comunicación electrónica está claramente arraigada en nuestra forma de hacer negocios y, además de las plantillas de contratos y de alcance del trabajo, es una de las herramientas más poderosas para los autónomos. Dedicamos tiempo y energía a garantizar que el contenido de nuestras comunicaciones por correo electrónico sea profesional, claro y oportuno, entre otras cosas.

Después de todo, los correos electrónicos que enviamos son la cara visible de nuestro negocio.

Pero, ¿cuántos de nosotros pensamos lo mismo sobre la firma de nuestro correo electrónico?

Una firma de correo electrónico profesional es tan importante como todos los demás componentes de una marca. Después de todo, puede haber cientos de personas mirando esos correos electrónicos todos los días.

Por lo tanto, debemos dedicar tiempo y energía a garantizar que nuestra firma transmita la imagen adecuada para nuestro negocio.

Quizás te estés preguntando:

¿Cuál es la forma correcta de crear una firma de correo electrónico personal? ¿Cuáles son los elementos esenciales?

Estamos aquí para ayudarte con ocho pasos para crear la firma de correo electrónico ideal.

1. Establece objetivos para tu firma.

Aunque esto pueda parecer excesivo para algo tan sencillo como una firma de correo electrónico, es importante tener en cuenta algunos objetivos clave para tu firma de correo electrónico personal.

Para empezar, dedica un tiempo a pensar en el público al que van dirigidos la mayoría de tus correos electrónicos. Por ejemplo, ¿serán clientes, clientes potenciales o inversores?

Una vez que lo hayas determinado, piensa en la información clave que querrás compartir con esos destinatarios. No puedes decirles todo en una firma, así que ¿cuáles son los mensajes más importantes que quieres transmitir?

Podría ser compartir información sobre tu último libro o libro electrónico. Quizás quieras destacar tu sitio web con tu portafolio como profesional independiente.

El objetivo más claro de la firma es transmitir profesionalidad, proporcionar a los destinatarios un lugar donde obtener tu información de contacto y permitirles interactuar con tu marca a través de enlaces a sitios web o redes sociales.

Ten en cuenta tus objetivos y no los pierdas de vista mientras examinas las consideraciones restantes.

2. No lo compliques demasiado.

Aunque pueda parecer una buena idea incluir toda la información sobre tu empresa en la firma, es mejor mantenerla sencilla. Tres o cuatro líneas de texto son suficientes.

Proporcione la información que la gente realmente necesita: su nombre, su cargo (si procede), el nombre de la empresa y un número de teléfono. Si necesita adjuntar su firma electrónica, puede utilizar un generador de firmas en línea.

Si una dirección física es algo que podría resultar útil para sus clientes, también puede incluirla. Pero si un cliente nunca va a necesitar visitar tu oficina, no hay necesidad de incluir una dirección.

Lo mismo ocurre con los números de teléfono. ¿Alguna vez un cliente necesitará tu número de fax? ¿El cliente necesita un número de oficina y un número de móvil?

No debes incluir toda la información sobre tu negocio. Elige lo que sea más importante y hazlo.

En cuanto al contenido adicional más allá de la información comercial básica, sigue leyendo.

3. Considera cuidadosamente otros contenidos.

Después de ese contenido básico, hay algunos otros componentes que puedes considerar incluir:

Si su sitio web es un aspecto clave de su negocio, puede incluir un enlace directo al sitio web. Esto también permitirá a los clientes hacer clic para obtener más información sobre la empresa, como una dirección física si realmente la necesitan, o un número de fax.

Si tienes un producto o contenido que muestre tu experiencia, proporciona un enlace con una breve explicación. Por ejemplo:

• Autor del exitoso libro electrónico «Cómo escribir una firma de correo electrónico profesional».
• Lee mi última entrada del blog aquí, ¡pero recuerda mantenerla actualizada!

Si tu objetivo es aumentar el número de suscriptores a un boletín informativo o a las entradas de un blog, puedes incluir una llamada a la acción con un botón para registrarse.

Una vez más, ¡no elijas las tres opciones! Si alguno de ellos se ajusta a los objetivos de tu negocio y a tu firma, utilízalo. Pero solo uno.

4. No incluyas tu correo electrónico.

Aquí está lo más importante:

La gente está leyendo un correo electrónico tuyo. Por lo tanto, no necesitan una dirección de correo electrónico. Si quieren enviarte un correo electrónico, solo tienen que pulsar «responder».

Así que no te preocupes por este contenido superfluo.

5. Incluye las redes sociales.

Si eres activo en las redes sociales y esto es una parte importante de tu negocio, incluye botones con enlaces a tus perfiles activos en las redes sociales.

Algunas redes sociales pueden ser más importantes para tu negocio que otras, por lo que puedes elegir cuáles son las más relevantes o incluirlas todas.

6. Piensa antes de usar tu logotipo.

Aunque pueda parecer obvio incluir el logotipo de tu empresa, no siempre es una buena idea.

El logotipo puede tardar en cargarse, lo que puede causar frustración. Dependiendo de las características tecnológicas de su receptor, es posible que el logotipo aparezca como un archivo adjunto.

Esto puede resultar contraproducente para tu marca, especialmente si tu correo electrónico incluye un documento adjunto que deseas que el destinatario lea. Si envías una factura como autónomo o una propuesta, por ejemplo, dos archivos adjuntos pueden complicar las cosas.

Lo mismo ocurre con una fotografía tuya. Si decides incluir un logotipo o una fotografía, ¡no incluyas ambos! Hará que tu firma resulte demasiado recargada.

En lugar del logotipo, considera utilizar uno o dos colores del mismo y reproduce la fuente y el tipo de letra del logotipo, siempre que no sean demasiado complejos.

7. Asegúrate de que funciona en dispositivos móviles.

Al igual que todo lo que se hace hoy en día en un entorno electrónico, hay que asegurarse de que sea compatible con los dispositivos móviles.

Evita las firmas demasiado largas, demasiado anchas o que tarden mucho en cargarse. Pruébelo en varios dispositivos móviles. Hoy en día, todo el mundo utiliza un smartphone, incluso para hacer negocios.

8. Hazlo igual, siempre.

Ahora que ya tienes claro el contenido, un generador de firmas de correo electrónico te ayudará a crear una firma profesional que sea la misma para todos los mensajes.

Un generador de firmas de correo electrónico garantizará que el diseño sea equilibrado, que el tipo de letra sea coherente y que el espacio en blanco se utilice de forma eficaz. Los diferentes elementos de la firma de correo electrónico personal serán distintos y la firma tendrá un aspecto profesional.

Pensamientos finales

Todas las empresas envían cientos, si no miles, de correos electrónicos cada día. Pueden variar desde mensajes generados automáticamente en respuesta a la suscripción a un boletín informativo, hasta notas personalizadas dirigidas a un cliente potencial.

Por lo tanto, el contenido de cada correo electrónico es vital para el negocio, y la firma del correo electrónico no es una excepción.

La etiqueta al final de tus correos electrónicos envía un mensaje a todos los que leen tu nota. De hecho, a veces puede ser más importante que el mensaje en sí.

Nuestros ocho pasos para crear la firma de correo electrónico ideal garantizarán que su empresa presente siempre la mejor imagen.