Como criar uma assinatura de e-mail em 8 passos

A comunicação eletrônica está claramente enraizada na forma como fazemos negócios e, além dos modelos de contratos e modelos de escopo de trabalho, é uma das ferramentas mais poderosas para os negócios freelance. Dedicamos tempo e energia para garantir que o conteúdo das nossas comunicações por e-mail seja profissional, claro e oportuno, entre outras coisas.

Afinal, os e-mails que enviamos são a cara da nossa empresa.

Mas quantos de nós pensamos na assinatura do nosso e-mail da mesma forma?

Uma assinatura de e-mail profissional é tão importante quanto todos os outros componentes de uma marca. Afinal, pode haver centenas de pessoas vendo esses e-mails todos os dias.

Portanto, precisamos dedicar tempo e energia para garantir que nossa assinatura transmita a imagem certa para o nosso negócio.

Você pode estar se perguntando:

Qual é a maneira correta de criar uma assinatura de e-mail pessoal? Quais são os elementos essenciais?

Estamos aqui para ajudar com oito etapas para criar a assinatura de e-mail ideal.

1. Defina metas para sua assinatura

Embora isso possa parecer exagero para algo tão simples como uma assinatura de e-mail, é importante considerar alguns objetivos fundamentais para a sua assinatura de e-mail pessoal.

Para começar, dedique algum tempo a pensar no público-alvo da maioria dos seus e-mails. Por exemplo, eles serão clientes, clientes em potencial ou investidores?

Depois de determinar isso, considere as informações importantes que você deseja compartilhar com esses destinatários. Não é possível dizer tudo em uma assinatura, então quais são as mensagens mais importantes que você deseja transmitir?

Pode ser compartilhar informações sobre seu último livro ou e-book. Talvez você queira destacar o site do seu portfólio de freelancer.

O objetivo mais direto da assinatura é transmitir profissionalismo, fornecer um local para os destinatários obterem suas informações de contato e para que eles se envolvam com sua marca, por meio de links para sites ou redes sociais.

Considere seus objetivos e mantenha-os em mente ao analisar as considerações restantes.

2. Não complique demais

Embora possa parecer uma boa ideia incluir tudo sobre sua empresa na assinatura, é melhor mantê-la simples. Três ou quatro linhas de texto são suficientes.

Forneça as informações que as pessoas realmente precisam: seu nome, seu cargo (se relevante), o nome da empresa e um número de telefone. Se precisar anexar sua assinatura eletrônica, você pode usar um criador de assinaturas online.

Se um endereço físico for algo útil para seus clientes, você também pode incluí-lo. Mas se um cliente nunca precisaria visitar seu escritório, não há necessidade de incluir um endereço.

O mesmo se aplica aos números de telefone. Um cliente precisará do seu número de fax? O cliente precisa de um número comercial e um número de telemóvel?

Você não deve incluir todas as informações sobre sua empresa. Escolha o que é mais importante e siga em frente.

Quanto ao conteúdo adicional além das informações comerciais básicas, continue lendo.

3. Considere cuidadosamente outros conteúdos

Após esse conteúdo básico, há alguns outros componentes que você pode considerar incluir:

Se o seu site for um elemento fundamental do seu negócio, você pode incluir um link direto para ele. Isso também permitirá que os clientes cliquem para obter mais informações sobre a empresa, como um endereço físico, caso realmente precisem, ou um número de fax.

Se você tiver um produto ou conteúdo que demonstre sua experiência, forneça um link com uma breve explicação. Por exemplo:

• Autor do e-book best-seller “Como escrever uma assinatura profissional de e-mail”
• Leia minha última postagem no blog aqui, mas lembre-se de mantê-la atualizada!

Se o seu objetivo é aumentar o número de assinantes de um boletim informativo ou de publicações em um blog, você pode incluir uma chamada à ação com um botão para se inscrever.

Mais uma vez, não escolha os três! Se um deles se adequar aos objetivos da sua empresa e à sua assinatura, utilize-o. Mas apenas um.

4. Não inclua seu e-mail

Eis o ponto crucial:

As pessoas estão lendo um e-mail seu. Portanto, eles não precisam de um endereço de e-mail. Eles podem simplesmente clicar em “responder” se quiserem enviar um e-mail para você.

Portanto, não se preocupe com esse conteúdo irrelevante.

5. Inclua as redes sociais

Se você é ativo nas redes sociais e isso é uma parte importante do seu negócio, inclua botões com links para seus perfis ativos nas redes sociais.

Algumas redes sociais podem ser mais importantes para o seu negócio do que outras, portanto, você pode escolher quais são as mais relevantes ou incluir todas elas.

6. Pense antes de usar seu logotipo

Embora possa parecer óbvio incluir o logotipo da sua empresa, isso nem sempre é uma boa ideia.

O logotipo pode demorar para carregar, por exemplo, causando frustração. Dependendo da tecnologia do seu receptor, o logotipo pode aparecer como um anexo.

Isso pode acabar sendo contraproducente para a sua marca, especialmente se o seu e-mail incluir um documento anexado que você deseja que o destinatário leia. Se você estiver enviando uma fatura freelance ou uma proposta, por exemplo, dois anexos podem complicar as coisas.

O mesmo se aplica a uma fotografia sua. Se você decidir incluir um logotipo ou uma fotografia, não inclua ambos! Isso tornará sua assinatura muito confusa.

Em vez do logotipo, considere usar uma ou duas cores do seu logotipo e reproduza a fonte e o tipo de letra do logotipo, desde que não sejam muito complexos.

7. Certifique-se de que funciona em dispositivos móveis

Como tudo o que você faz em um ambiente eletrônico hoje em dia, é preciso ter certeza de que é compatível com dispositivos móveis.

Evite assinaturas muito longas, muito largas ou que demorem muito tempo para carregar. Teste em vários dispositivos móveis. Hoje em dia, todos usam smartphones, inclusive para realizar negócios.

8. Faça sempre da mesma forma

Agora que você já definiu seu conteúdo, um gerador de assinaturas de e-mail irá ajudá-lo a criar uma assinatura profissional que será a mesma para todas as mensagens.

Um gerador de assinaturas de e-mail garantirá que o design seja equilibrado, o tipo de letra seja consistente e o espaço em branco seja usado de forma eficaz. Os diferentes elementos da assinatura pessoal do e-mail serão distintos e a assinatura terá um aspecto profissional.

Considerações finais

Todas as empresas enviam centenas, senão milhares, de e-mails todos os dias. Podem variar desde mensagens geradas automaticamente em resposta a uma inscrição em uma newsletter até uma nota personalizada para um cliente potencial.

Como resultado, o conteúdo de cada e-mail é vital para os negócios, e a assinatura do e-mail não é exceção.

A tag no final dos seus e-mails envia uma mensagem para todos que leem sua nota. Na verdade, às vezes pode ser mais importante do que a mensagem em si.

Nossas oito etapas para criar a assinatura de e-mail ideal garantirão que sua empresa apresente sempre a melhor imagem.