Horas facturables frente a horas no facturables: ¿cuál es la diferencia?

Comprender la diferencia entre horas facturables y no facturables no consiste solo en saber qué se factura. Se trata de comprender qué es lo que impulsa la rentabilidad. 

• Las horas facturables son el tiempo que dedicas a realizar trabajo real para un cliente, como proyectos, consultas o cualquier otra actividad por la que cobras según la tarifa acordada. Utiliza un gestor de horas facturables para llevar un control de todo. Tanto si facturas por horas como por un precio fijo, esas horas son la base de tus ingresos.
• ¿Horas no facturables? Es el tiempo que dedicas a tareas administrativas, reuniones internas o incluso marketing, tareas que son necesarias pero que no generan ingresos directamente. 

Saber gestionar ambos tipos de horas es esencial, ya que el tiempo no facturable, aunque importante, puede mermar la rentabilidad si no se controla. La clave está en el equilibrio. 

¿Pero cómo lo encuentras?

Introducción a las horas facturables y no facturables

Las horas facturables son aquellas por las que cobras a tu cliente, las horas no facturables no lo son. Suena bastante sencillo, ¿verdad? Pero hay más. 

Debes mantenerlos claramente definidos para evitar confusiones al final del ciclo de facturación. La herramienta adecuada, como un gestor de horas facturables, es un factor decisivo en este caso. Te garantiza que capturarás todo con precisión, separando lo que se factura de lo que no.

Gestionar estas horas de manera eficaz puede marcar la diferencia entre un negocio próspero y uno que lucha por llegar a fin de mes. Controlar tu tasa de utilización (el porcentaje de tus horas totales facturables) te ayudará a ver con qué eficacia estás convirtiendo el tiempo en beneficios. Y bueno, ¿quién no quiere eso?

Definición de horas facturables

Las horas facturables, en pocas palabras, son tu sustento. Son las horas que dedicas al trabajo relacionado con los clientes y que repercuten directamente en tus resultados. Piensa en la gestión de proyectos, las consultas o cualquier tarea solicitada específicamente por el cliente. Estas horas, registradas mediante una herramienta de horas facturables, determinan su facturación, ya sea por tiempo o por precio fijo.

¿Qué es igualmente crítico? Evitar lo que se conoce como «exceso de tarifa facturable». Esto ocurre cuando las horas facturables reales superan lo previsto o presupuestado, algo que sin duda no es deseable que ocurra con demasiada frecuencia. 

Llevar un control exhaustivo de tus horas facturables significa que no solo facturas con precisión, sino que también proteges tus ratios de rentabilidad. Se trata de trabajar de forma inteligente, no solo dura.

Definición de horas no facturables

Las horas no facturables son esos pequeños ladrones de tiempo; esenciales, pero no directamente rentables. Esto incluye tareas como reuniones internas, sesiones de formación o actividades de marketing. Aunque estas horas no aparecen en tus facturas, siguen siendo fundamentales para las operaciones de tu negocio.

El reto es mantenerlos bajo control. El seguimiento del tiempo aquí es tan importante como lo es para las horas facturables. Aunque estas horas no contribuyen directamente a los ingresos, influyen en su tasa de utilización y en la eficiencia general. No puedes ignorarlos, pero tampoco dejes que dominen tu agenda. 

Utiliza herramientas como Bonsai para llevar un registro de estas horas y ver en qué empleas tu tiempo. Quizás te sorprendas.

La importancia de distinguir entre horas facturables y no facturables

¿Por qué debería importarte la diferencia? Bueno, es la columna vertebral de la precisión de su facturación y la rentabilidad de sus proyectos. Distinguir claramente entre las horas facturables y las no facturables te permite mantener la transparencia con los clientes, generar facturas precisas y evitar gastos imprevistos.

Las horas facturables son las que mantienen el negocio en marcha; las horas no facturables son necesarias, pero deben gestionarse con cuidado para evitar que mermen sus beneficios. El uso de un rastreador garantiza que cada minuto cuente, ya sea generando ingresos directamente o apoyando al negocio de otras maneras.

Impacto en los ingresos

Sus ingresos están directamente relacionados con lo bien que gestione sus horas facturables frente a las no facturables. Si dedicas demasiado tiempo a tareas no facturables, básicamente estás dejando de ganar dinero. Al realizar un seguimiento preciso y optimizar su tiempo, puede mejorar la precisión de la facturación y aumentar la rentabilidad de los proyectos.

No se trata solo de trabajar más, sino de trabajar de forma más eficiente. Saber en qué inviertes tu tiempo te permite tomar mejores decisiones, ya sea reducir reuniones innecesarias u optimizar el flujo de trabajo de tus proyectos. Recuerda, el tiempo es dinero, y cómo lo utilices puede marcar la diferencia.

Con herramientas como Bonsai, obtienes una visión clara de dónde inviertes tu tiempo, lo que te permite tomar decisiones informadas y aumentar la rentabilidad.

Efecto sobre la productividad de los empleados

El control del tiempo: suena como una tarea tediosa, ¿verdad? Pero en realidad es el ingrediente secreto para aumentar la productividad. Cuando realizas un seguimiento de las horas facturables y no facturables, obtienes una imagen clara de en qué invierte su tiempo tu equipo. Eso significa una mejor distribución de la carga de trabajo y no más conjeturas. También observará un aumento en la precisión de la facturación, lo que se traducirá en mayores beneficios para los proyectos. ¿Ajustar las tarifas de facturación en función de las horas reales trabajadas? Es una obviedad para lograr una remuneración justa y empleados más felices.

Y aquí está la clave: cuando puedes identificar qué es lo que genera ingresos y qué no, la gestión de proyectos se vuelve mucho más fácil. Centrarse en las tareas facturables y mantener bajo control el trabajo no facturable garantiza un uso eficiente de los recursos. Al final, no solo estás controlando el tiempo, sino que también estás impulsando la productividad y la rentabilidad.

Con herramientas como Bonsai, puedes ver la productividad en tiempo real. Es como tener una vista panorámica del flujo de trabajo de tu equipo. Las hojas de horas y las funciones de gestión de la capacidad permiten a los gestores realizar ajustes rápidos para mantener los proyectos según lo previsto y dentro de los plazos. Se trata de aprovechar cada minuto.

Ejemplos de horas facturables en agencias

Entonces, ¿qué es facturable? En las agencias, todo gira en torno al trabajo directamente relacionado con los clientes y los proyectos. Piensa en consultas con clientes, ejecución de proyectos o tareas creativas, todas las cuales se pueden cobrar según tus tarifas de facturación establecidas. Las horas no facturables, sin embargo, son aquellas tareas administrativas, reuniones de equipo y sesiones estratégicas que, aunque importantes, no generan ingresos.

Utilizar un gestor de horas facturables no solo es una buena práctica, sino que es esencial. Garantiza que se contabilicen todas las horas facturadas, lo que mantiene la transparencia y le permite estar al día con sus clientes. Cuando se combina con la facturación basada en el tiempo, se obtiene una visión en tiempo real de la rentabilidad del proyecto y la utilización de los recursos. Es tu plan para evitar esos desagradables excesos en las tarifas facturables.

Reuniones con clientes

Las reuniones con los clientes y su incorporaciónpueden ser una mina de oro o una pérdida de tiempo. Con el sistema de seguimiento adecuado, puedes distinguir claramente entre el trabajo facturable y esas charlas amistosas que entran dentro de las horas no facturables. Una facturación precisa comienza por conocer la diferencia. Y hablar de antemano sobre las tarifas de facturación, ya sean por tiempo o por precio fijo, elimina confusiones más adelante. A nadie le gustan las sorpresas en una factura.

El seguimiento del tiempo dedicado a estas reuniones también revela su tasa de utilización, lo que le ayuda a ver qué es lo que consume tiempo sin contribuir a los ingresos. No se trata solo de realizar un seguimiento, sino de aprovechar al máximo cada minuto.

Ejecución del proyecto

Aquí es donde se pone a prueba la teoría. Durante la ejecución del proyecto, contar con un buen sistema de seguimiento de las horas facturables no es opcional, sino esencial. Ayuda a garantizar que cada hora dedicada al trabajo del cliente se registre, se facture y contribuya a la rentabilidad. Separar las horas no facturables de las facturables evita esos temidos excesos en las tarifas facturables.

Es fundamental encontrar un equilibrio entre las tareas facturables y las no facturables. Mantiene tu tasa de utilización saludable y tus proyectos rentables. Tanto si trabajas con facturación por tiempo como con un modelo de precio fijo, la coherencia es clave para un proceso de facturación fluido.

Ejemplos de horas no facturables en agencias

No todo el trabajo es facturable, y eso está bien. Las horas no facturables son aquellas dedicadas a reuniones internas, formación o tareas administrativas. Estas actividades mantienen el buen funcionamiento de la agencia, aunque no sean directamente facturables a un cliente.

El seguimiento eficiente del tiempo es igualmente fundamental en este caso. Ayuda a distinguir entre el trabajo facturable y el no facturable, minimizando los excesos en las tarifas facturables y promoviendo una tasa de utilización saludable. A largo plazo, no se trata solo de rentabilidad, sino también de sostenibilidad.

Reuniones internas

Las reuniones internas pueden no ser facturables, pero son vitales. Ayudan a planificar y gestionar cómo se acumulan las horas facturables frente a las no facturables. ¿Utilizas un registro de horas facturables durante estas sesiones? Es un cambio revolucionario. Te mantiene al tanto de dónde se invierte el tiempo de tu equipo y ayuda a evitar esos deslizamientos furtivos en las tarifas facturables.

Estas reuniones también son una oportunidad para revisar las estrategias de facturación, ya sea por tiempo o por precio fijo. Hablar abiertamente sobre estos enfoques puede ayudarte a mejorar tu proceso de facturación y aumentar la rentabilidad de tus proyectos. No solo te estás reuniendo, sino que estás elaborando estrategias.

Formación y desarrollo

Las sesiones de formación son donde ocurre la magia: los miembros del equipo mejoran sus habilidades, lo que se traduce en una mejor ejecución de los proyectos en el futuro. No son facturables, pero son esenciales. Y aunque no contribuyen directamente a los ingresos, son fundamentales para la rentabilidad a largo plazo.

Implementar una formación que haga hincapié en la importancia del control del tiempo puede cambiar la forma en que su equipo ve las tareas facturables frente a las no facturables. No se trata solo de aprender, sino de comprender el impacto de cada hora trabajada. Y cuando los empleados saben cómo su trabajo afecta a la rentabilidad del proyecto, se muestran más comprometidos y productivos.

Cómo realizar un seguimiento de las horas facturables y no facturables

Es fundamental controlar las horas facturables y no facturables, ya que, sin ello, básicamente se está trabajando a ciegas en lo que respecta a la precisión de la facturación y la rentabilidad de los proyectos. 

Necesitas un sistema, ya sea una hoja de horas tradicional o una solución de software elegante, para registrar cada segundo de trabajo facturable junto con aquellas tareas esenciales no facturables. No se trata solo de llevar un control de las horas trabajadas, sino de asegurarse de que la facturación es correcta y de no perder tiempo en tareas que no contribuyen directamente a los resultados finales.

Entonces, ¿cuál es la estrategia? En cuanto a las horas facturables, céntrate en todo lo que esté relacionado con los clientes o con los proyectos, ya que son tu principal fuente de ingresos. ¿Horas no facturables? Piensa en el trabajo administrativo, las reuniones de equipo o incluso la formación. 

Estar atento a tu tasa de utilización (larelación entre las horas facturables y el total de horas trabajadas) es clave para comprender la eficacia con la que estás utilizando tu tiempo. 

Y no olvidemos supervisar los excesos en las tarifas facturables, cuando las horas reales superan lo presupuestado. Se trata de encontrar ese equilibrio y garantizar que tus tarifas de facturación sean justas y reflejen el trabajo realizado.

Seguimiento manual del tiempo

Seguimiento manual del tiempo: es la forma clásica de registrar las horas, pero tiene sus pros y sus contras. 

Por el lado positivo, te obliga a ser consciente de cómo empleas tu tiempo, lo que te permite tener una visión más clara tanto del trabajo facturable como del no facturable. Sin embargo, puede resultar tedioso, especialmente si no se es constante. Y seamos sinceros, es fácil olvidarse de registrar esos intervalos de 15 minutos dedicados a ajustes en proyectos o llamadas a clientes.

¿Por qué sigue siendo importante? Porque te da control. Puede ajustar manualmente las tarifas de facturación, lo que es una forma excelente de controlar su tasa de utilización. 

Pero ten cuidado: el seguimiento manual es propenso a errores humanos y, si no se tiene cuidado, puede dar lugar a esos temidos excesos en las tarifas facturables. Todo es cuestión de disciplina y supervisión constante.

Prueba la calculadora gratuita de horas facturables de Bonsai.

Uso de software de seguimiento del tiempo

El software de seguimiento del tiempo hace el trabajo pesado por usted, separando el trabajo facturable de las tareas no facturables con solo hacer clic en un botón. Es muy fácil. 

Al registrar cada minuto dedicado a un proyecto, se crea un registro muy claro de las horas facturables, lo que facilita enormemente la facturación. ¿Y esas horas no facturables? También se registran, lo que te ofrece una visión global de cómo se distribuye el tiempo de tu equipo.

La belleza del software reside en su capacidad para automatizar y optimizar. Reduce los errores, mantiene una tasa de utilización saludable y señala cualquier indicio de sobrepasamiento de la tarifa facturable. Tanto si trabajas en proyectos con precio fijo como con facturación por tiempo, disponer de un sistema automatizado garantiza la transparencia y la eficiencia.

Cómo utilizar Bonsai para realizar un seguimiento de tus horas facturables y no facturables

Bonsai no es solo otra herramienta de seguimiento del tiempo, es el centro de mando de tu agencia para supervisar las horas y aumentar la productividad. Aquí tienes una guía rápida paso a paso para sacarle el máximo partido.

Paso 1: Establece la capacidad semanal para los miembros de tu equipo.

Dirígete a la pestaña Equipo en tu panel de control y añade a tu equipo. Defina su capacidad semanal, es decir, el total de horas que están disponibles para trabajar. Esta es tu referencia para supervisar las cargas de trabajo y asegurarte de que nadie se agote ni se quede de brazos cruzados.

Paso 2: Asignar tarifas facturables y de costes

Asigna a cada miembro del equipo sus tarifas específicas facturables y de costes en la pestaña Equipo. Esto te ayuda a ver, de un vistazo, cuánto estás cobrando a los clientes en comparación con lo que te cuesta internamente. Se trata de transparencia y control sobre tus finanzas.

Paso 3: Comience a registrar el tiempo

Hay dos formas de realizar un seguimiento del tiempo en Bonsai:

1. Utiliza el temporizador integrado en la aplicación para registrar las horas en tiempo real.
2. Introduzca manualmente las horas en la sección Hojas de horas para mayor flexibilidad.

Asegúrate de registrar tanto las horas facturables como las no facturables. Cada tarea cuenta, aunque no sea facturable.

Paso 4: Revisar y ajustar las horas registradas en las hojas de horas.

Consulte la pestaña «Hojas de horas» para ver un resumen semanal de todas las horas registradas. Ajuste las entradas según sea necesario para asegurarse de que todo esté en el lugar correcto. Esto mantiene tus datos limpios y tus conocimientos precisos.

Paso 5: Personalizar tarifas para proyectos específicos

A veces, las tarifas estándar no son suficientes. Para proyectos que requieren precios especiales, ajuste las tarifas directamente en la configuración del proyecto. De esta manera, tu facturación se ajusta perfectamente a lo que has acordado con el cliente.

Paso 6: Supervisar el rendimiento del equipo con informes de actividad.

Sumérgete en el Informe de actividad para obtener una visión completa de cómo tu equipo está dividiendo su tiempo entre tareas facturables y no facturables. También puede generar un informe de utilización para realizar un seguimiento de la productividad de cada miembro del equipo en función de su capacidad semanal. Es como tener un control en tiempo real de la eficiencia de tu agencia.

Paso 7: Factura las horas no facturadas con un solo clic.

En la pestaña Tiempo de un proyecto, puede ver todas las horas no facturadas. Con un solo clic, genere una factura para asegurarse de que no se le escape nada. Es rápido, fácil y garantiza que se le pague por cada trabajo realizado.

Cómo aumentar las horas facturables

Más horas facturables, más beneficios. Es así de sencillo. ¿Pero cómo se consigue? En primer lugar, controla mejor tu tiempo. Si pierdes incluso unos pocos minutos facturables aquí y allá, la suma se acumula rápidamente. 

Utiliza herramientas precisas para registrar cada segundo del trabajo del cliente: no dejes que esas horas se pierdan. Mejorar la precisión del seguimiento del tiempo no solo consiste en registrar las horas, sino en capturar el valor total de tu trabajo.

A continuación, considere su modelo de precios. Pasar de una tarifa fija a una facturación basada en el tiempo puede suponer un cambio radical. Te permite cobrar por cada minuto dedicado al trabajo del cliente, evitando que cobres de menos. 

Presta mucha atención a tu tasa de utilización, ya que te muestra cuánto tiempo disponible dedicas realmente a tareas facturables. ¿El objetivo? Reduzca las horas no facturables y aumente las facturables. Se trata de aprovechar al máximo el tiempo de tu equipo.

Mejorar la gestión de proyectos

Una buena gestión de proyectos es como dirigir un barco. Debe actuar con cautela para evitar problemas como sobrecostes en las tarifas facturables e inexactitudes en la facturación. Empieza por implementar un sistema fiable de seguimiento de las horas facturables. Esto le ayuda a controlar la facturación basada en el tiempo y garantiza que no pierda dinero por horas mal registradas.

Diferencia claramente entre el trabajo facturable (como los entregables al cliente), el trabajo no facturable (como la planificación interna) y las tareas no facturables (como las sesiones de formación). Esta claridad ayuda a evitar confusiones en las facturas y aumenta la rentabilidad general. Al optimizar el uso de tus recursos, no solo gestionarás mejor los proyectos, sino que también mejorarás tus resultados.

Reducción del trabajo no facturable

El trabajo no facturable: el asesino silencioso de la productividad. Son esas tareas las que consumen horas pero no aumentan tus ingresos. Para minimizarlas, comience por identificar y clasificar estas tareas. ¿Hay reuniones que podrían ser más breves o correos electrónicos que podrían simplificarse? Utiliza un gestor de horas facturables para obtener información sobre cuánto tiempo se dedica a actividades no facturables.

Reducir las horas no facturables mejora su tasa de utilización, lo que a su vez aumenta su rentabilidad. Y no lo olvides: puedes considerar la posibilidad de adoptar un modelo de precio fijo para las tareas repetitivas no facturables. De esta manera, no pierdes tiempo en actividades que no contribuyen directamente a tus resultados finales.

Cómo gestionar las horas no facturables

Gestionar las horas no facturables es como mantener tu coche: necesario, pero sin excederse. Haz un seguimiento meticuloso para tener una visión completa de dónde se va el tiempo. Aunque no generen ingresos directos, siguen costándole dinero. Por lo tanto, inclúyalos en sus tarifas generales de facturación para mantener la transparencia.

El uso de herramientas que separan las horas facturables de las no facturables ayuda a evitar sorpresas. De esta manera, tanto si utiliza facturación por tiempo como contratos de precio fijo, tendrá una visión clara de cómo se utilizan sus recursos. Piénsalo como un ajuste fino del motor de tu negocio: mantener todo funcionando sin problemas y sin obstáculos innecesarios.

Establecer un límite para las horas no facturables

Para maximizar la rentabilidad, establezca límites estrictos a las horas no facturables. ¿Por qué? Porque el tiempo dedicado a tareas no facturables merma tu potencial de ingresos. Establezca un límite máximo —por ejemplo, no más del 15-20 % del total de horas— y cúmplalo. Esto garantiza que tu equipo se centre más en las actividades que generan ingresos.

Revise periódicamente sus tarifas de facturación por tiempo y utilice un sistema fiable de seguimiento de las horas facturables para controlar el cumplimiento de estos límites. Si es necesario, considere la posibilidad de adoptar precios fijos para actividades no facturables, como la formación interna o el trabajo administrativo. De esta manera, usted controla los costos y mejora la productividad sin sacrificar las operaciones comerciales necesarias.

Convertir las horas no facturables en horas facturables

El santo grial de la gestión del tiempo: convertir las horas no facturables en facturables. Comience por identificar las tareas no facturables que podrían incorporarse al trabajo del cliente. Por ejemplo, ¿podrían reubicarse esas horas de investigación interna como tiempo de consultoría para los clientes? ¿Podría un servicio gratuito convertirse en un complemento de pago?

Se trata de ser estratégico con la precisión de su facturación. Utiliza tus datos de seguimiento del tiempo para analizar tendencias y ajustar las tarifas de facturación en consecuencia. Y recuerde, un sólido sistema de seguimiento de horas facturables facilitará la detección de oportunidades de conversión. Aumentará su tasa de utilización y se asegurará de que una mayor parte del tiempo de su equipo contribuya directamente a los resultados finales.

Conclusión: Equilibrar las horas facturables y no facturables

Encontrar el equilibrio adecuado entre las horas facturables y las no facturables es esencial para la rentabilidad. Utilice un registro de horas facturables o un sofisticado sistema de seguimiento del tiempo para mantener la precisión de la facturación y gestionar eficazmente las tarifas de facturación. Esto ayuda a distinguir claramente entre el trabajo facturable y las tareas no facturables, lo que garantiza que se aproveche al máximo los recursos.

Entender cuándo utilizar la facturación por tiempo y cuándo los modelos de precio fijo le ayudará a optimizar la distribución de su tiempo y a gestionar la productividad de su equipo. Se trata de encontrar el equilibrio adecuado, para que tu negocio pueda prosperar sin agotar tus recursos. 

¿Listo para perfeccionar tu estrategia de horas facturables? Hagámoslo realidad.