Por que é importante reconciliar seus extratos bancários? Aqui estão 5 razões que você precisa saber

Como proprietário de uma empresa, você pode se perguntar: “por que é importante reconciliar seus extratos bancários?” Bem, isso manterá as finanças da sua empresa em ordem e, embora possa não parecer fácil, pode realmente protegê-lo de uma série de armadilhas.

Mas do que exatamente você pode se proteger ao reconciliar seus extratos bancários? Quais são as vantagens e quais são os desafios? Você está prestes a descobrir.

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O que é uma reconciliação bancária?

Ao fazer a reconciliação bancária, você compara os extratos bancários com os registros financeiros da sua empresa. Ao fazer isso, você poderá encontrar possíveis discrepâncias entre os registros do seu banco e os seus próprios registros.

Dessa forma, você pode ter certeza de que nenhum dinheiro “desaparecerá” de suas contas. E isso não se limita às principais contas correntes, mas a quaisquer cartões de crédito ou contas para transações que você possa ter (por exemplo, PayPal ou uma conta Bonsai).

Como funciona a reconciliação bancária

As contas bancárias devem ser reconciliadas mensalmente ou trimestralmente. Ao fazer isso, você pode verificar se suas transações individuais ou comerciais estão de acordo com o que consta em sua contabilidade. Existem duas maneiras de fazer isso:

Revisão da documentação

Quando você faz revisões de documentação, está comparando suas transações mensais com as transações relacionadas à conta correspondente.

Por exemplo, digamos que você tenha os recibos do seu cartão de crédito que mostram que você pagou ou recebeu uma determinada quantia, mas as faturas do seu cartão de crédito mostram algo diferente. Por menores que possam parecer, essas mudanças podem afetar significativamente o saldo da sua conta bancária.

Análise analítica

Uma análise pode indicar se seus registros contábeis apresentam alguma fraude ou erro contábil. Por exemplo, digamos que você faça as mesmas compras todos os anos, mas este ano o balanço patrimonial mostrou que você ultrapassou o investimento em uma quantia significativa.

Ao comparar os níveis de atividade e compras anteriores da conta, você poderá descobrir se houve algum problema ou não. Por exemplo, o contador pode ter adicionado um zero extra ao final do pagamento por engano, o que explicaria o possível problema com o saldo.

Por que conciliar seus extratos bancários?

Um extrato de reconciliação bancária é importante para todas as empresas que desejam manter sua contabilidade bancária em dia. As reconciliações bancárias mensais podem trazer os seguintes benefícios:

Detecção de fraudes

Embora o processo de reconciliação bancária possa não ser capaz de impedir que fraudes ocorram, ele pode pelo menos alertá-lo quando elas acontecerem.

Por exemplo, digamos que você pagou a um fornecedor, mas ele adulterou o valor e o aumentou, sacando-o posteriormente. Você pode não saber disso até ver em seus extratos financeiros, comparando seus recibos com a quantia que foi retirada da sua conta.

Situação financeira da empresa

Os extratos de reconciliação bancária podem indicar exatamente a situação da sua empresa. Por exemplo, se seus registros contábeis não corresponderem ao saldo do seu extrato bancário, você pode acabar pagando mais dinheiro do que realmente possui.

Um extrato de reconciliação bancária pode ajudá-lo a identificar possíveis rendimentos de juros ou taxas de serviços bancários dos quais você não tinha conhecimento. Dessa forma, você saberá que o saldo bancário da sua empresa está realmente correto.

Acompanhamento do fluxo de caixa

Como proprietário de uma empresa, é importante que você acompanhe o fluxo de caixa do seu negócio. Através da reconciliação bancária, você pode ver como o dinheiro flui para seus registros contábeis e se junta ao seu saldo bancário, ajudando você a planejar seus pagamentos e gastar dinheiro de forma eficiente.

Detecção de erros bancários

Embora seja raro, os bancos podem, por vezes, cometer erros. Se houver discrepâncias entre seus próprios registros e os registros bancários, a reconciliação bancária pode ser muito útil. Se você não conseguir encontrar uma explicação para esses erros, talvez seja uma boa ideia conversar com alguém do banco.

Relatórios fiscais precisos

Para que sua declaração de imposto de renda seja precisa, o saldo do seu extrato bancário e o seu próprio saldo devem estar corretos. Alguns bancos, como o Bonsai, permitem um cálculo fácil dos impostos, levando a uma declaração fiscal mais precisa para o saldo da sua conta corrente.

Dito isso, as reconciliações bancárias podem ajudar ainda mais nessa tarefa. Se você usa algum tipo de software fiscal, a reconciliação bancária pode reduzir as chances de erro. Você deve considerar dar uma olhada no seu extrato bancário pelo menos uma vez a cada poucos meses, a fim de garantir uma declaração de imposto correta.

Quando as reconciliações bancárias devem ser feitas?

A frequência da reconciliação bancária dependerá da atividade da sua empresa. Aqui está a frequência com que você deve verificar seu saldo em dinheiro em paralelo com sua conta bancária.

Mensal

Todas as empresas devem realizar uma reconciliação bancária pelo menos uma vez por mês. Esse é o caso se você obtiver o mesmo volume todos os dias, em um fluxo médio. Se sua empresa tem fluxo sazonal, reconciliações trimestrais podem ser suficientes para evitar problemas com seu saldo de caixa.

Diariamente

Se você tem um negócio de grande volume, então corre um risco maior de fraude. Por esse motivo, você deve considerar a possibilidade de reconciliar o saldo do seu livro caixa todos os dias. Dessa forma, você garantirá que os fundos estejam entrando e saindo da conta em uma taxa adequada e que não haja discrepâncias.

Trimestral ou Anual

Se a empresa tiver um baixo volume de atividades, a reconciliação mensal do saldo de caixa não é necessária. Dito isto, se a conta bancária tiver um volume baixo, ela deve ser encerrada e transferida para uma conta mais ativa. Isso pode ajudar a simplificar o processo de reconciliação.

Desvantagens de não reconciliar extratos bancários

Quando há diferenças no seu saldo de caixa, com valores diferentes nas contas, todas essas diferenças devem ser explicadas de alguma forma. Ao reconciliar sua conta bancária, você consegue identificar os problemas e resolvê-los antes que se tornem um problema real.

As empresas que não reconciliam regularmente o seu saldo bancário correm o risco de se tornarem vítimas de fraude, erros bancários ou levantamentos não autorizados. Se não for resolvido, isso pode levar a perdas no fluxo de caixa, o que pode acabar afetando o crescimento do seu negócio e suas operações em geral.

Além disso, se uma pequena empresa não fizer reconciliações bancárias periódicas, é mais provável que seus pagamentos digitais sejam recusados e seus cheques devolvidos. Isso pode prejudicar as relações com os fornecedores e parceiros, resultando em condições de pagamento mais rígidas e aumento das taxas.

Uma conta empresarial não oferece o mesmo tipo de proteção legal que uma conta pessoal. Isso significa que, embora um pequeno erro, como um erro bancário, possa ser facilmente corrigido, o mesmo não se aplica a atividades fraudulentas.

As empresas são responsáveis por impedir esse tipo de atividade fraudulenta. A reconciliação bancária ajuda a identificar esses problemas para que eles não se prolonguem por muito tempo.

Como reconciliar seus extratos bancários

Você provavelmente receberá um extrato bancário da instituição financeira de sua escolha regularmente. O Bonsai, por exemplo, permite extratos bancários mensais, mas você também pode encontrar opções para recebê-los trimestralmente.

Aqui está o que você terá que fazer quando chegar a hora da reconciliação bancária:

Compare seus saldos

Reúna todos os seus registros contábeis que abrangem os períodos do seu extrato bancário. Isso pode incluir qualquer coisa, desde recibos até saques de conta que você fez durante esse período.

Compare todos os depósitos e retiradas que você fizer e verifique se eles correspondem aos saques e despesas da sua conta. Não se esqueça de calcular as taxas de saque ou quaisquer outras taxas bancárias potenciais associadas à instituição financeira de sua escolha.

Verifique as diferenças de identidade

É normal observar diferenças de tempo de vez em quando, como um cheque pendente ou um depósito que ainda está em trânsito. Talvez sua empresa tenha recebido um pagamento que está na conta da empresa, mas o banco ainda não registrou.

É por isso que é muito importante conciliar o seu extrato bancário com o saldo da sua conta de caixa. Dessa forma, você poderá detectar quaisquer taxas potenciais que seu banco possa ter deduzido no momento do depósito.

Resolva possíveis problemas

Às vezes, seu extrato bancário pode mostrar possíveis problemas. O processo de reconciliação bancária pode ajudá-lo a identificá-los, para que não haja discrepâncias na sua conta bancária. Isso pode incluir as seguintes questões:

• Transações que seu banco registrou duas vezes
• Um cheque cancelado que foi compensado no seu extrato bancário
• Um cheque antigo pendente que deve ser anulado
• Erros no seu extrato bancário

A reconciliação bancária pode tornar esses problemas visíveis para que você possa corrigi-los, comparando seu saldo bancário com os dados do seu sistema contábil.

Ajustar os saldos

Agora que você sabe onde está o problema, precisa ajustar os saldos da sua conta bancária. Adicione os depósitos que estavam em trânsito, ajuste os erros e subtraia quaisquer cheques pendentes que apareceram no seu extrato de reconciliação bancária.

Ao ajustar os lançamentos contábeis, você deve adicionar quaisquer multas e taxas bancárias potenciais e subtrair os rendimentos de juros que seu banco registrou. Independentemente de o erro ter sido cometido durante o seu processo contábil ou pelo banco, ele precisa ser corrigido.

Comparar saldos ajustados novamente

Agora que você tem seu saldo bancário ajustado, é hora de comparar também seus saldos de caixa. Neste ponto, tudo deve corresponder ao seu processo de reconciliação bancária. Se ainda assim não funcionar, você terá que seguir novamente os passos anteriores, procurando por uma discrepância.

Ajustar lançamentos contábeis

Agora que seu extrato de reconciliação bancária mostra que tudo está correto, é hora de fazer os ajustes finais em seus lançamentos contábeis. Você pode incluir o seguinte:

• Multas ou taxas bancárias que seu banco possa ter registrado
• Rendimentos de juros que o seu banco pode ter registrado

Se as discrepâncias estivessem em seus livros, então isso deveria ser um sinal para resolver quaisquer erros de entrada de dados.

Possíveis desafios na reconciliação de extratos bancários

As reconciliações bancárias são fundamentais para os proprietários de pequenas empresas, e garantir que suas demonstrações financeiras correspondam ao saldo contábil é algo que deve ser feito regularmente.

Dito isso, ainda existem alguns desafios que você pode enfrentar às vezes, especialmente se estiver reconciliando seu extrato bancário manualmente. Aqui estão alguns dos mais comuns:

Entrada lenta de dados

Durante a reconciliação bancária, um analista precisa fazer login manualmente na conta bancária, obter o extrato bancário e, em seguida, verificar se os valores correspondem perfeitamente aos dados do seu sistema ERP. Eles precisam analisar as transações em dinheiro e outros erros de entrada de dados que ocorreram na sua conta de caixa.

Se essa declaração de reconciliação for feita manualmente, pode levar a uma entrada de dados lenta como resultado da intervenção manual. Isso pode não ser o caso se você usar uma plataforma financeira com algum tipo de sistema de automação, como o Hello Bonsai.

Possível erro humano

Se a reconciliação bancária for feita manualmente, a possibilidade de erro humano também aumenta. Se o seu objetivo é obter um saldo final preciso, isso pode não ser vantajoso para você. Você pode cometer mais erros do que aqueles que está tentando corrigir.

Uma conta de dinheiro como a Bonsai pode ajudá-lo a acelerar o processo por meio da automação. Isso pode reduzir as chances de erro humano e proporcionar mais precisão à reconciliação das contas da sua empresa.

Ausência de um sistema central para auditorias

Com o extrato de reconciliação bancária preparado, você deve mantê-lo armazenado para fins de auditoria. Se você fizer isso online através de sistemas como o Bonsai, pode ser bastante fácil. No entanto, se for feito em papel, pode ser bastante complicado manter esse rastro de papel para os dois saldos de caixa.

Conclusão

A reconciliação de contas é essencial se você deseja garantir que seu extrato bancário não apresente discrepâncias. Fale com seu banco, obtenha um extrato e compare seus dados para garantir que tudo esteja correto.