Warum ist es wichtig, Ihre Kontoauszüge abzugleichen? Hier sind 5 Gründe, die Sie kennen müssen

Als Unternehmer fragen Sie sich vielleicht: „Warum ist es wichtig, Ihre Kontoauszüge abzustimmen?“ Nun, es sorgt für Ordnung in den Finanzen Ihres Unternehmens, und auch wenn es vielleicht nicht gerade ein Kinderspiel ist, kann es Sie tatsächlich vor einer Vielzahl von Fallstricken schützen.

Aber wovor genau können Sie sich durch den Abgleich Ihrer Kontoauszüge schützen? Was sind die Vorteile – und gibt es dabei auch Herausforderungen? Das werden Sie gleich herausfinden.

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Was ist eine Bankabstimmung?

Bei der Bankabstimmung vergleichen Sie Ihre Kontoauszüge mit den Finanzunterlagen Ihres Unternehmens. Auf diese Weise können Sie mögliche Unstimmigkeiten zwischen den Aufzeichnungen Ihrer Bank und Ihren eigenen Aufzeichnungen feststellen.

Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass kein Geld von Ihren Konten „verschwindet“. Dies beschränkt sich nicht nur auf die wichtigsten Girokonten, sondern gilt auch für alle Kreditkarten oder Konten für Transaktionen, die Sie möglicherweise haben (z. B. PayPal oder ein Bonsai-Konto).

So funktioniert die Bankabstimmung

Bankkonten sollten monatlich oder vierteljährlich abgestimmt werden. Auf diese Weise können Sie überprüfen, ob Ihre privaten oder geschäftlichen Transaktionen mit Ihren Buchhaltungsunterlagen übereinstimmen. Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun:

Dokumentationsprüfung

Wenn Sie Dokumentationen überprüfen, vergleichen Sie Ihre monatlichen Transaktionen mit denen, die mit dem entsprechenden Konto verbunden sind.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben Ihre Kreditkartenbelege, aus denen hervorgeht, dass Sie einen bestimmten Betrag bezahlt oder erhalten haben, aber Ihre Kreditkartenabrechnungen erzählen eine andere Geschichte. So geringfügig diese Änderungen auch erscheinen mögen, können sie sich erheblich auf Ihren Kontostand auswirken.

Analytik-Überprüfung

Eine analytische Überprüfung kann Ihnen Aufschluss darüber geben, ob Ihre Buchhaltungsunterlagen Hinweise auf Betrug oder Buchhaltungsfehler enthalten. Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie jedes Jahr die gleichen Anschaffungen tätigen, aber dieses Jahr hat die Bilanz gezeigt, dass Sie die Investition um einen erheblichen Betrag überschritten haben.

Durch den Vergleich früherer Kontoaktivitäten und Käufe können Sie herausfinden, ob es Probleme gab oder nicht. Beispielsweise könnte der Buchhalter versehentlich eine zusätzliche Null am Ende der Zahlung hinzugefügt haben, was das potenzielle Problem mit dem Saldo erklären würde.

Warum sollten Sie Ihre Kontoauszüge abstimmen?

Eine Bankabstimmungserklärung ist für jedes Unternehmen wichtig, das seine Bankbuchhaltung unter Kontrolle halten möchte. Monatliche Bankabstimmungen können folgende Vorteile bringen:

Betrugserkennung

Der Bankabstimmungsprozess kann zwar Betrugsfälle nicht verhindern, aber er kann Ihnen zumindest Aufschluss darüber geben, wann sie auftreten.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben einen Lieferanten bezahlt, aber dieser hat den Betrag manipuliert und erhöht – und ihn anschließend eingelöst. Möglicherweise erfahren Sie davon erst, wenn Sie es in Ihren Finanzunterlagen sehen und Ihre Belege mit dem Betrag vergleichen, der von Ihrem Konto abgebucht wurde.

Finanzielle Lage des Unternehmens

Bankabstimmungsberichte geben Ihnen einen genauen Überblick über die aktuelle Finanzlage Ihres Unternehmens. Wenn beispielsweise Ihre Buchhaltungsunterlagen nicht mit dem Saldo Ihres Kontoauszugs übereinstimmen, zahlen Sie möglicherweise mehr Geld, als Sie tatsächlich haben.

Eine Bankabstimmungsaufstellung kann Ihnen dabei helfen, mögliche Zinserträge oder Bankgebühren zu erkennen, die Ihnen bisher nicht bekannt waren. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass der Kontostand Ihres Unternehmens tatsächlich korrekt ist.

Cashflow verfolgen

Als Unternehmer ist es wichtig, dass Sie den Cashflow Ihres Unternehmens im Blick behalten. Durch den Bankabgleich können Sie sehen, wie das Geld in Ihre Buchhaltung fließt und sich Ihrem Bankguthaben anschließt, was Ihnen dabei hilft, Ihre Zahlungen zu planen und Ihr Geld effizient auszugeben.

Erkennen von Bankfehlern

Auch wenn es selten vorkommt, können Banken manchmal Fehler machen. Wenn es Abweichungen zwischen Ihren eigenen Aufzeichnungen und den Bankaufzeichnungen gibt, kann eine Bankabstimmung sehr hilfreich sein. Wenn Sie keine Erklärung für diese Fehler finden können, ist es vielleicht eine gute Idee, mit jemandem von der Bank zu sprechen.

Genaue Steuerberichterstattung

Damit Ihre Steuererklärung korrekt ist, müssen Ihr Kontostand auf dem Kontoauszug und Ihr eigener Kontostand korrekt sein. Einige Banken wie Bonsai ermöglichen eine einfache Steuerberechnung, was zu einer genaueren Steuererklärung für Ihren Bargeldkontostand führt.

Allerdings können Bankabstimmungen diese Aufgabe noch weiter erleichtern. Wenn Sie eine Steuersoftware verwenden, kann die Bankabstimmung das Fehlerrisiko verringern. Sie sollten mindestens alle paar Monate einen Blick auf Ihren Kontoauszug werfen, um eine korrekte Steuererklärung sicherzustellen.

Wann sollten Bankabstimmungen durchgeführt werden?

Die Häufigkeit der Bankabstimmung hängt von der Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens ab. Hier erfahren Sie, wie oft Sie Ihren Bargeldbestand parallel zu Ihrem Bankkonto überprüfen lassen sollten.

Monatlich

Jedes Unternehmen sollte mindestens einmal im Monat einen Bankabgleich durchführen. Dies ist der Fall, wenn Sie jeden Tag das gleiche Volumen bei durchschnittlichem Durchfluss erhalten. Wenn Ihr Unternehmen saisonalen Schwankungen unterliegt, können vierteljährliche Abstimmungen ausreichen, um Probleme mit Ihrem Kassenbestand zu vermeiden.

Täglich

Wenn Sie ein Unternehmen mit hohem Umsatzvolumen haben, sind Sie einem höheren Betrugsrisiko ausgesetzt. Aus diesem Grund sollten Sie in Betracht ziehen, Ihren Kassenbuchsaldo täglich abzustimmen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die Gelder in angemessener Höhe auf das Konto eingehen und von diesem abfließen und dass es dabei keine Unstimmigkeiten gibt.

Vierteljährlich oder jährlich

Wenn das Unternehmen ein geringes Aktivitätsvolumen aufweist, ist die monatliche Abstimmung des Kassenbestands nicht erforderlich. Wenn das Bankkonto jedoch nur geringe Umsätze aufweist, sollte es geschlossen und auf ein aktiveres Konto übertragen werden. Dies kann zur Optimierung des Abstimmungsprozesses beitragen.

Nachteile, wenn Bankauszüge nicht abgeglichen werden

Wenn es Unterschiede in Ihrem Bargeldbestand gibt, mit unterschiedlichen Beträgen auf den Konten, müssen all diese Unterschiede irgendwie erklärt werden. Durch den Abgleich Ihres Bankkontos können Sie Probleme erkennen und beheben, bevor sie zu einem tatsächlichen Problem werden.

Unternehmen, die ihren Bankkontostand nicht regelmäßig abstimmen, laufen Gefahr, Opfer von Betrug, Bankfehlern oder unbefugten Abhebungen zu werden. Wenn dieses Problem nicht behoben wird, kann es zu Lücken im Cashflow kommen, die sich letztendlich auf das Wachstum Ihres Unternehmens und den gesamten Betrieb auswirken können.

Darüber hinaus ist es wahrscheinlicher, dass digitale Zahlungen abgelehnt und Schecks zurückgewiesen werden, wenn ein kleines Unternehmen keine regelmäßigen Bankabstimmungen durchführt. Dies kann die Beziehungen zu Lieferanten und Partnern beeinträchtigen, was zu strengen Zahlungsbedingungen und erhöhten Gebühren führen kann.

Ein Geschäftskonto bietet nicht denselben rechtlichen Schutz wie ein Privatkonto. Das bedeutet, dass zwar ein kleiner Fehler wie ein Bankfehler leicht korrigiert werden kann, dies jedoch nicht für betrügerische Aktivitäten gilt.

Unternehmen sind dafür verantwortlich, solche betrügerischen Aktivitäten selbst zu unterbinden. Der Bankabgleich hilft dabei, diese Probleme zu erkennen, damit sie sich nicht über einen längeren Zeitraum hinziehen.

So gleichen Sie Ihre Kontoauszüge ab

Sie erhalten wahrscheinlich regelmäßig einen Kontoauszug von Ihrem Finanzinstitut Ihrer Wahl. Bonsai ermöglicht beispielsweise monatliche Kontoauszüge, aber Sie können auch Optionen für eine vierteljährliche Zustellung finden.

Hier erfahren Sie, was Sie tun müssen, wenn die Zeit für die Bankabstimmung gekommen ist:

Vergleichen Sie Ihre Salden

Sammeln Sie alle Ihre Buchhaltungsunterlagen, die den Zeitraum Ihres Kontoauszugs abdecken. Dies kann alles umfassen, von Belegen bis hin zu Kontoabhebungen, die Sie während dieses Zeitraums getätigt haben.

Vergleichen Sie alle Ein- und Auszahlungen, die Sie tätigen, und überprüfen Sie, ob sie mit den Ein- und Auszahlungen Ihres Kontos übereinstimmen. Vergessen Sie nicht, die Abhebungsgebühren oder andere mögliche Bankgebühren zu berechnen, die mit dem Finanzinstitut Ihrer Wahl verbunden sind.

Identitätsunterschiede überprüfen

Es ist normal, dass es hin und wieder zu zeitlichen Abweichungen kommt, beispielsweise aufgrund eines noch nicht eingelösten Schecks oder einer Einzahlung, die noch unterwegs ist. Möglicherweise hat Ihr Unternehmen eine Zahlung erhalten, die auf Ihrem Geschäftskonto eingegangen ist, die Bank hat dies jedoch noch nicht registriert.

Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, Ihren Kontoauszug mit Ihrem eigenen Bargeldkontostand abzugleichen. Auf diese Weise können Sie eventuelle Gebühren erkennen, die Ihre Bank bei der Einzahlung möglicherweise abgezogen hat.

Potenzielle Probleme lösen

Manchmal kann Ihr Kontoauszug potenzielle Probleme aufzeigen. Der Bankabstimmungsprozess kann Ihnen dabei helfen, diese zu erkennen, damit es keine Unstimmigkeiten in Ihrem Bankkonto gibt. Dies kann folgende Probleme umfassen:

• Transaktionen, die Ihre Bank doppelt verbucht hat
• Ein ungültiger Scheck, der von Ihrem Konto abgegangen ist
• Ein alter ausstehender Scheck, der ungültig gemacht werden muss
• Fehler in Ihrem Kontoauszug

Durch einen Bankabgleich können diese Probleme sichtbar gemacht werden, sodass Sie sie beheben können, indem Sie Ihren Bankkontostand mit den Daten in Ihrem Buchhaltungssystem abgleichen.

Die Salden anpassen

Jetzt, da Sie wissen, wo das Problem liegt, müssen Sie die Salden auf Ihrem Bankkonto anpassen. Fügen Sie die unterwegs befindlichen Einzahlungen hinzu, korrigieren Sie Fehler und ziehen Sie alle ausstehenden Schecks ab, die auf Ihrem Bankabstimmungsbericht aufgeführt sind.

Bei der Anpassung von Journalbuchungen müssen Sie eventuelle Strafgebühren und Bankgebühren hinzufügen und die von Ihrer Bank verbuchten Zinserträge abziehen. Unabhängig davon, ob der Fehler während Ihres Buchhaltungsprozesses oder bei der Bank gemacht wurde, muss er behoben werden.

Erneut angepasste Salden vergleichen

Nachdem Sie nun Ihren angepassten Kontostand haben, ist es an der Zeit, auch Ihre Bargeldbestände zu vergleichen. An dieser Stelle sollte alles mit Ihrem Bankabstimmungsprozess übereinstimmen. Wenn dies immer noch nicht funktioniert, müssen Sie erneut die vorherigen Schritte ausführen und nach einer Diskrepanz suchen.

Journalbuchungen anpassen

Nachdem Ihre Bankabstimmungserklärung nun zeigt, dass alles übereinstimmt, ist es an der Zeit, die letzten Anpassungen an Ihren Journalbuchungen vorzunehmen. Sie können Folgendes angeben:

• Strafen oder Bankgebühren, die Ihre Bank möglicherweise verbucht hat
• Zinserträge, die Ihre Bank möglicherweise verbucht hat

Wenn die Unstimmigkeiten stattdessen in Ihren Büchern zu finden wären, dann sollte dies für Sie ein Anlass sein, etwaige Fehler bei der Dateneingabe zu beheben.

Mögliche Herausforderungen beim Abgleich von Kontoauszügen

Bankabstimmungen sind für Kleinunternehmer von entscheidender Bedeutung, und es sollte regelmäßig überprüft werden, ob Ihr Jahresabschluss mit Ihrem Buchsaldo übereinstimmt.

Allerdings gibt es immer noch einige Herausforderungen, denen Sie manchmal begegnen können, insbesondere wenn Sie Ihren Kontoauszug manuell abstimmen. Hier sind einige der häufigsten:

Langsame Dateneingabe

Bei der Bankabstimmung muss sich ein Analyst manuell in das Bankkonto einloggen, den Kontoauszug abrufen und dann sicherstellen, dass die Beträge genau mit den Daten in Ihrem ERP-System übereinstimmen. Sie müssen sich die Bargeldtransaktionen und andere Dateneingabefehler ansehen, die aus Ihrem Bargeldkonto stammen.

Wenn diese Abstimmung manuell durchgeführt wird, kann dies aufgrund des manuellen Eingriffs zu einer langsamen Dateneingabe führen. Dies ist möglicherweise nicht der Fall, wenn Sie eine Finanzplattform mit einem Automatisierungssystem wie Hello Bonsai verwenden.

Mögliches menschliches Versagen

Wenn die Bankabstimmung manuell durchgeführt wird, steigt auch die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler. Wenn Ihr Ziel ein genauer Endsaldo ist, könnte sich dies als nicht vorteilhaft für Sie erweisen. Sie können mehr Fehler machen, als Sie zu beheben versuchen.

Ein Bargeldkonto wie Bonsai kann Ihnen dabei helfen, den Prozess durch Automatisierung zu beschleunigen. Dadurch können menschliche Fehler reduziert und die Genauigkeit Ihrer Geschäftsbuchhaltungsabstimmung erhöht werden.

Fehlen eines zentralen Systems für Audits

Nachdem Sie den Bankabstimmungsbericht erstellt haben, müssen Sie ihn zu Prüfungszwecken aufbewahren. Wenn Sie dies online über Systeme wie Bonsai tun, kann es relativ einfach sein. Wenn dies jedoch auf Papier erfolgt, kann es recht schwierig sein, diese Papierdokumente für die beiden Bargeldbestände aufzubewahren.

Das Fazit

Die Kontenabstimmung ist unerlässlich, wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihr Kontoauszug keine Unstimmigkeiten aufweist. Sprechen Sie mit Ihrer Bank, lassen Sie sich einen Kontoauszug ausstellen und vergleichen Sie dann Ihre Daten, um sicherzustellen, dass alles übereinstimmt.